Landstingsservice Datum Sida 1 (1) Dnr

Transkript

1 Information Servicenämnden Landstingsservice Datum Sida 1 (1) Dnr Verksamhet Bilaga 4a Årsbokslut 2015 Bokslut, måluppföljning och verksamhetsberättelse redovisas i särskild ordning. Resultatet bättre än målbilden. Nya och förändrade uppdrag 2016 Följande uppdrag ligger enligt direktiv utanför Budget 2016: VNS-pilot städ Avesta förlängt t.o.m Nya ambulanshuset; fastighetsdrift och övriga serviceuppdrag Materiel- och textilförsörjning avd 56 och 58 Textilhantering nya klädförråd kulvertplan Falu lasarett Patienthotellet Falun; VNS-fullservice på 51 vpl Servicetjänster Helikopterplatta Falun resp Mora VNS fullservicekoncept Ortopeden Falun styrgrupp MTFP Städ Mora folkhögskola K&B Fastighetsdrift Folkhögskolor i Dalarna LFD Slutstädning förlossningen kvällar, helger och nätter div kir VNS-koncept Allmänpsykiatrin Falun och Säter div psyk Verksamhetsplan Ett omfattande arbete med nedbrytning av Landstingsplanen och med stort fokus på målstyrning och måluppföljning. Verksamhetsplanen har redovisats i särskild ordning. Budget 2016 Landstingsservice ledningsgrupp, i samverkan med kompetensansvariga och övriga chefer i driften, har under större delen av hösten arbetat intensivt med nya och inte i alla stycken helt tydliga ingångsvärden och förutsättningar. Först i mitten av vecka 4 var det möjligt att räkna ner sista raden i budgeten till + 9,0 Mkr. Detta innebär ett omfattande ingrepp i personalkostnadsbudgeten, som kommer att få konsekvenser främst ute i Hälso- och sjukvården. Uppdrag utred och implementera en Processorienterad organisation Rekrytering av FM-chef har slutförts och det finns nu en sådan fr.o.m Martin Ekberg har förordnats på 4 år. Ytterligare lägesrapportering sker i samband med nämndsmötet. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Nissers väg Ulf Cristoffersson Falun Falun ulf.cristoffersson@ltdalarna.se Förvaltningschef Org. nr: ulf.cristoffersson@ltdalarna.se

2

3

4

5

6

7

8

9 BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum Sida 1 (2) LSD Förvaltningsledning/stab Dnr LD15/01743 Uppdnr 1290 Bokslut 2015 FV82 Servicenämnden Ordförandens förslag 1. Att godkänna redovisat bokslut för Sammanfattning Det ekonomiska resultatet 2015 för Landstingsservice uppgår till +3,7Mkr, vilket innebär att förvaltningens ekonomiska mål på +3,0Mkr är uppfyllt under året. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Bokslut samt måluppfyllelse 2015 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Bokslutet för år 2015 har framtagits i förvaltningsledningen och i samverkan med ekonomienheten, personalenheten och verksamhetsdriften. Patientperspektiv Redovisas i bokslutsunderlaget. Ekonomi och finansiering Redovisas i bokslutsunderlaget. Miljö Redovisas i bokslutsunderlaget. Likabehandling Redovisas i bokslutsunderlaget. Barnperspektiv Inte aktuellt. Juridik Redovisas i bokslutsunderlaget. Folkhälsa Inte aktuellt. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Nissers väg Ekberg Martin Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Ekonomichef Org.nr: martin.ekberg@ltdalarna.se

10 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum Dnr Sida 2 (2) LD15/01743 Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Redovisas i bokslutsunderlaget. Samverkan med fackliga organisationer Bokslutet redovisas på Central samverkan Uppföljning Uppföljning sker i Servicenämnd, Central samverkan, ledningsgrupp Landstingsservice, respektive områdes ledningsgrupp samt Serviceråd.

11 Servicenämnden Landstingsservice (LsD) Verksamhet Årsbokslut 2015 Uppdrag från Landstingsplanen 2015 Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveckla vårdnära service i samarbete med Hälso- och sjukvården samt servicetjänster till övriga verksamheter inom Landstinget Dalarna. I uppdraget ingår att systematiskt utvärdera, välja och ansvara för den mest effektiva driftformen för servicetjänster inom koncernen. Landstinget ska vara fortsatt nationellt ledande i att driva lokaler och fastigheter energi- och miljöeffektivt. Samverkan mellan Fastighets- och Serviceförvaltningen ska utvecklas för att utnyttja samordningsvinster. Bidra till att klara miljömålen. Andelen ekologisk mat ska öka. mål uppfyllt mål delvis uppfyllt mål ej uppfyllt Mål uppfyllelse Landstingsservices uppdrag är att ansvara för och utveckla vårdnära service i samarbete med Hälso- och sjukvården samt servicetjänster till övriga verksamheter inom Landstinget Dalarna. Se Måluppföljning Årsbokslut 2015 för utförligare kommentarer till ovanstående måluppfyllelse. Nyckeltal/Perspektiv Personal Sjukfrånvaro (total) Sjukfrånvaro (korttid) Nöjdmedarbetarindex Resultat 7,6 % 3,5 % - Mål 5,0 % 3,0 % 75 % Kund Mätningen av nöjdkundindex (NKI) genomfördes under hösten/vintern 2014 (72%) där både personal och patienter ingår i kundperspektivet. En ny mätning av nöjdkundindex påbörjades december 2015 där resultatet av mätningen beräknas vara klart i mars Mål uppfyllelse Ekonomi Resultatindex 1,01 1,01 Kund Nöjdkundindex Produktion Städ, avverkningsgrad (kvm/h) Tvätt, leveranssäkerhet Kost, totalkostnad per portion Fastighetsteknik, förebyggande underhåll/totalt antal timmar Yttre transport, minskade kör mil (jmf 2014) Andel miljömärkta livsmedel - 75 % ,8% 74,67 kr 54 % 9,5 % 32 %*) ,0% 70,00 kr 50 % 10 % 25 % mål uppfyllt mål delvis uppfyllt mål inte uppfyllt *Utfallet avser totalt inköpta livsmedel Falun, varav en del distribuerats vidare till Nämnden för Kostsamverkan, varför utfallet 32 % inte avser förvaltningen som helhet eller Kost Falun som del. Personal Målet för den totala sjukfrånvaron för Landstingsservice under 2015 är 5,0 %. Utfallet för året är 7,6 %. Målet bedöms vara för högt satt utifrån de befattningar som finns inom förvaltningen, anställningstiden på våra medarbetare samt de arbetsuppgifter som utförs. Sjukfrånvarosiffrorna är dock låga ur ett nationellt perspektiv och i jämförelse med flertalet närliggande serviceförvaltningar. Förvaltningen fortsätter att sträva mot att nå detta mål genom tidig kartläggning av korttidssjukfrånvaron (5 frånvarotillfällen) och ett proaktivt rehabiliteringsarbete. Ekonomi Under 2015 har Landstingsservice ett avkastningskrav på 3,0 Mkr, vilket motsvarar ett resultatindex på 1,01. Utfallet 2015 ger 3,7 med ett resultatindex på 1,01 avseende avkastningskravet. Produktion Överlag är det inga större avvikelser. Under kvartal 2 i samband med att den nya lastbilen levererades så justerades det nuvarande ruttsystemet för yttre transporter. Andelen levererade måltider under sommaren har varit lägre än tidigare, i kombination med höga livsmedelskostnader under första halvåret. Detta har gjort att kostnaden per portion ökat. För tillfället pågår ett arbete med att ytterligare minska produktionssvinnet. Efter livsmedelsupphandlingen som blev klar i början av sommaren, så har andelen miljömärkta livsmedel ökat till produktionen av måltider, och inte enbart till försäljningen av livsmedel. Viktiga händelser 2015 Pilotverksamheten för Vårdnära service, enbart städ, påbörjades i maj månad, i nära samverkan med vården på Avesta lasarett. Huvudsyftet med vårdnära service är att frigöra vårdtid men också att undersöka följdeffekterna för exempelvis patientsäkerhet, patientnöjdhet, kvalitet och arbetsmiljö. Vårdnära service är en del av det ursprungliga huvudprojektet Mer tid för patienten. Pilotverksamheten är förlängd till och med I ett nationellt perspektiv är utvecklingen och införandet av Vårdnära service just nu den enskilt mest uppmärksammade servicefrågan i landstingssverige. Praktiskt taget alla landsting arbetar med detta och genom det nationella servicenätverket Best Service genomförs i samarbete med SKL flera nationella studier. Utvecklingen går mot att service är en naturlig del av vårdprocessen. Det konstateras att i gränssnittet mellan vård och service finns det stor utvecklingspotential. LD har påbörjat ett processarbete för att minska VRI (Vård Relaterade Infektioner), med mål att inom 3 år sänka nivån till 5 %. LsD medverkar i projektgruppen. Projektet bedöms ha en tydlig anknytning till VNS, vilket gör det särskilt intressant. Den årliga benchmarkingen inom det nationella servicenätverket Best service har genomförts. Såväl Falu som Mora lasarett har deltagit inom processerna lokalvård, personalmåltider och materielförsörjning. Landstingsservice fick återigen kvitto på att vi är konkurrenskraftiga i jämförelse med andra landsting.

12 Arbetet med energioptimering, har i samarbete med LFD varit mycket framgångsrikt. I jämförelse med andra landsting har vårt Landsting placerat sig på första plats. Jämfört med medelvärdet för Sveriges landsting 2014, så uppgår besparingen till ca 14 Mkr/år. Utöver detta så uppgår besparingen för 2015 till ca 1,4 Mkr totalt. Förberedelser kring det nya patienthotellet som ska stå klart under 2016 har pågått under Utgångspunkten är att införa ett fullservicekoncept. Igångsättning är beräknad till Arbetet med att implementera förbättringsåtgärder kopplade till genomlysningen av den inre logistikfunktionen startade i januari Effekterna av förbättringsåtgärderna utgör en del av handlingsplanen för att uppnå dels avkastningskravet och dels att uppnå full transparens gällande Inre Servicelogistik-tjänster. Slutrapport och nytt ramavtalsförslag beräknas ske Landstingsservice har utfört flytten av länsarkivet från Håksberg till nybyggda lokaler på Ludvika Lasarett. Ett uppdrag som genomfördes under juni-juli vilket innebar en särskild utmaning för LsD då det var mitt under semesterperioden. Totalt har ton arkivmaterial packats, transporterats och packats upp. Tidplanen hölls med god marginal, och kunden har meddelat att man är otroligt nöjd med insatsen. Landstingsservice har tagit ett helhetsgrepp kring nuvarande och framtida IT- och verksamhetssystem. Som serviceorganisation är det av största vikt att våra kunder är nöjda och upplever att vi utför och levererar rätt service, på rätt plats, i rätt tid och till rätt pris. För att lyckas med det krävs systemstöd som exempelvis är ändamålsenliga, flexibla, pålitliga och användarvänliga. Under februari genomfördes Skid-VM i Falun och det kan konstateras att förberedelserna inför och insatserna under evenemanget har varit tillräckliga. Upphandling av en tung lastbil genomfördes under våren. Den nya lastbilen har levererats till Mora, och det befintliga ruttsystemet för yttre transporter har omarbetats och anpassats för den nya lastbilen. Förändringen innebär en sänkning av årskostnaden för yttre transporter med totalt ca 130 Tkr/år, samtidigt som servicegraden höjts. Upphandling av Caféverksamheten i Mora genomfördes under våren. Upphandlingen resulterade i att Fazer fick i uppdrag att fortsätta bedriva verksamheten de kommande tre åren. Upphandling av avfallshantering för länet är genomförd. Syftet var att ersätta flera separata avtal samt att vara mer fördelaktigt, både ur ett ekonomiskt och effektivitetsperspektiv. Effekten innebär en total besparing på 0,2 Mkr per år. Under 2014 tecknades ett nytt avtal för gas. Detta bedöms ge en kostnadsreducering för koncernen på drygt 4 Mkr/år från och med En uppföljande extern revision, inom ramen för vår miljöoch kvalitetscertifiering, har genomförts under maj månad. Resultatet blev att vi rekommenderades fortsatt certifiering. Mål- och utvecklingssamtal samt nya lönekriterier har införts och används fullt ut för första gången under 2015 i förvaltningen. Framtiden Fokusområden för 2016: Processorienterad organisation Systematisk uppföljning med omedelbart agerande Dialog med Hälso- och sjukvården Engagerat ledarskap och medarbetarskap Besparings- och avkastningskrav Omvärldsbevakning Vårdnära service (VNS) Förvaltningen har ett avkastningskrav på 3,0 Mkr och besparingskrav på 6,0 Mkr, totalt 9,0 Mkr. Budget 2016 visar ett positivt resultat på 9,0 Mkr. Det ställs stora krav på verksamheten att uppnå det budgeterade resultatet. Verksamheten har slimmat sin organisation till det yttersta. Tillfälliga anställningar har budgeterats till ett minimum jämfört med utfall Den nya Landstingsplanen understryker vikten av kompetensförskjutning och införande av tjänster inom vårdnära service, vilket ligger i linje med SKL och vår egen Servicenämnds uppfattning. I det kommande arbetet med benchmarking inom det nationella servicenätverket Best Service kommer svinn att vara en punkt som kommer att följas upp. Jämförelsen kommer att redovisas under slutet av En aktiv omvärldsbevakning via Best Service med tillhörande aktiviteter som benchmarking och benchlearning kommer att fortgå, följas upp och säkerställas av den nyanställda FM-chefen. EA personal och HR personal som tidigare var anställda direkt på förvaltningen har centraliserats till Central förvaltnings Ekonomi- respektive Personalenhet. Framtiden får utvisa hur stödfunktionerna utvecklas i den nya organisationen. Fortsatt arbete med effektivitets- och rätt resursanvändning är det viktigaste uppdraget som förvaltningen har på agendan ett antal år framåt för att kunna leverera kostnadsreduceringar både för förvaltningen och koncernen Landstinget Dalarna. Ekonomi (mkr) Budget Resultat Avvikelse Resultat Intäkter 300,9 307,3 6,4 307,0 -varav Landstingsbidrag -1,7 0 1,7 0 Kostnader -297,9-303,7-5,7-301,4 -varav löner exkl soc avg Resultaträkning Över- /underskott Årets investering -132,8-136,8-4,0-132,1 3,0 3,7 0,7 5,5-3,8-5,0-1,3-2,2

13 Resultatet för året 2015 uppgår till +3,7 Mkr. Kostnadsutvecklingen under inledningen av 2015 för personal fick till följd att förvaltningen under maj månad införde ett nytt överprövningsförfarande för anställningar. Detta gav effekt, och åskådliggörs i personalstatistiken längre ner. Dock påverkar den höga bemanningen under första delen av året de totala ackumulerade personalkostnaderna. Kartläggningen av avfallshanteringen visade att de faktiska kostnaderna beräknas överstiga ersättningen från driftavtalet med ca 1 Mkr på årsbasis. En dialog med Landstingsfastigheter initierades under våren 2015 vilket resulterade i en justering av ersättningsbeloppet för 2015 med ca 450tkr. I resultatet belastar Café Oasen med -1,7 Mkr och Café Hörnan -1,0 Mkr. Outsourcing av Café Oasen fanns med som en av aktiviteterna i förvaltningens handlingsplan för att uppnå avkastningskravet på 3,0 Mkr. Då inga anbud inkom under utsatt tid, innebar det att verksamheten fortsatt bedrevs i egen regi under hela Café Oasen upphörde med sin verksamhet Landstinget Dalarna ligger på första plats, både vad gäller energiförbrukning och kostnader för media. Beträffande totala driftkostnader, ligger vi på en andraplats, varav skötselkostnader på sjunde plats i landet. Fastighetsdriften visar i år ett överskott motsvarande ca 7 Mkr. Detta resultat redovisas i huvudsak inom Fastighetsförvaltningen. Olyckligtvis kan Landstingsservice inte tillgodoräkna detta i resultatredovisningen, dock är koncernnyttan oomtvistat mycket positiv. Driftavtalet med Landstingsfastigheter är kopplat till prisuppräkning KPI istället för LPI. Därför har Landstingsservice tvingats till rationalisering och effektivisering motsvarande ytterligare 3,2 Mkr till och med Orsaken är den låga korrelationen mellan KPI och den generella löneutvecklingen. Detta är således utöver 2015-års avkastningskrav på 3 Mkr. Ett centralt beslut under februari 2015 om nytt nattavtal gällande höjd Ob-ersättning, genererade drygt 200 Tkr i ökade personalkostnader för förvaltningen under Av projektdirektivet för Mer tid för patienten, framgick att 50 % av lönekostnaden för delprojektledarna skulle finansieras centralt. Därefter har projektdirektivets förutsättningar ändrats och finansieringen uteblev. Huvuddelen av genomförda investeringar avser bl.a. möblering av nytt boende i Falun och investering i en ny tung lastbil. Jämfört med budget 2015 har det tillkommit och avslutats uppdrag som har påverkat både intäkter och kostnader, vilket i sin tur kraftigt har försvårat uppföljningen. Verksamhets område (Mkr) Budget 2015 Resultat 2015 Resultat 2014 Nämndverksamhet -0,4-0,5-0,4 Central administration 0,4 0,6 2,6 Norra området 0,1-0,3-0,1 Mellersta området 4,3 6,7 3,7 Södra området -1,4-2,4 0,1 Omstrukturering 0,0-0,4-0,5 Summa 3,0 3,7 5,5 Investeringar (mkr) Budget Resultat Avvikelse Bilar och transport 0,8 1,1-0,3 Maskiner och inventarier 3,0 3,9-0,9 Summa 3,8 5,0-1,2 Verksamhetsstatistik Nyckeltal Städning Underhållsstädning, volym kvm Underhållsstädning, volym timmar Extra uppdrag, volym timmar Underhållstädning, snittavverkningsgrad kvm/timme Underhållsstädning, kostnad per kvm Inre fastighetsskötsel, kr/kvm (BRA) Falu lasarett Mora lasarett Avesta lasarett Ludvika lasarett Genomsnitt, total volym Antal måltider (frukost, lunch, middag) Därav patientmåltider Därav restaurang/cafémåltider ,00 82,00 79,00 78,00 79, ,00 80,00 79,00 76,00 79, ,00 80,00 79,00 76,00 79, Måltidspris patient (lunch, genomsnitt) 70,70 69,00 67,00 Måltidspris restaurang (lunch) 79,00 77,00 75,00 Bevakning Antal utryckningar

14 Tvätteri Antal ton, ackumulerat Kilo per timma Leveranssäkerhet 1 343,0 24,2 98, ,5 24,24 97,44 Som framgår av ovanstående statistik kan konstateras att den totala städytan och därmed också städvolymen ökar. Antalet måltider minskar i takt med att vårdplatsantalet av olika skäl sjunker. Tvättens volym fortsätter öka sannolikt i takt med ökad efterlevnad av basala hygienkrav inom Hälso- /sjukvården ,6 24,81 97,03 Könsfördelning (antal personer) Kvinnor Män Landstingsservice personalsammansättningen utgörs av 63 % kvinnor (LD 79 % kvinnor). Detta är representativt för flertalet av våra yrkesbefattningar (kost och lokalvård, > 60 % kvinnor) i ett nationellt perspektiv enligt SCB. Personal Antal anställda Förändring mot föregående år Antal faktiska årsarbetare 379,05 392,1-3,3% Antal anställda ,4% Antal faktiska årsarbetare och anställda mäts periodens sista dag. Under året har bemanningsutökningar skett på grund av bland annat Rätten till heltid, övertagande av omplacerad personal samt komplexa personalärenden. Personalkostnaderna skenade iväg under första halvåret, vilket medförde att ett strikt överprövningsförfarande infördes för att bryta den negativa trenden. Syftet var att främst minska de tillfälliga anställningarna. Även pensionsavgångarna har noga övervägts. Som ovan nämnt så har överprövningsrutinen i förvaltningen haft effekt på faktiska årsarbetare och antalet anställda. Förvaltningen har även valt att temporärt vakanthålla tjänster inom några funktioner. Detta är inte hållbart långsiktigt ur ett kompetensperspektiv. Åtgärder enligt ovan visade sig vara verkningsfulla och har starkt medverkat till årets positiva, ekonomiska resultat. Arbetad tid Arbetad tid timmar, anställda Förändring mot föregående år ,0% -varav timanställda ,0% -varav arbete under jour och beredskap -varav mertid/övertid samtlig personal ,4% 0 0 0,0% De arbetade timmarna för förvaltningen är likvärdig med föregående år, dock har tiden för timanställda minskat som följd av överprövningsrutinen. Även beredskapstiden har minskat med samma procentuella mängd som för timanställda. Förvaltningens chefer har arbetat aktivt med överprövningsrutinen och det återspeglas i tabellen ovan. Genomsnittlig sysselsättningsgrad Kvinnor 94,6 94,5 Män 98,4 97,8 Totalt 96,0 95,7 Valda personalkostnader (mkr) Budget Resultat Resultat Löner exklusive sociala avgifter -132,8-136,8-132,1 De höga ackumulerade personalkostnaderna under första halvåret följer med under Andel deltider i % av totalt antal anställda Kvinnor 20,2 Män 6,2 Totalt 15,0 Andelen deltidsarbetande medarbetare har sjunkit i förvaltningen, både enskilt och totalt sett sedan föregående år. Åldersfördelning (antal personer) Under 40 år år Över 60 år Av förvaltningens medarbetare är 13 % över 60 år, vilket gör att LsD har ett behov att möta kommande generationsväxling. Detta sker genom att utarbeta en strategisk kompetensförsörjningsplan för förvaltningen. Pensionsavgångar (antal personer) Ålderspension 13 8 Särskild ålderspension 0 0 Sjukersättning 0 0 Totalt 13 8 Pensionsavgångarna under verksamhetsåret ligger i nivå med koncernen (3 %). Den genomsnittliga sysselsättningsgraden i verksamheten har ökat något ifrån föregående år. Heltidsavtalet i koncernen har påverkat denna stigande siffra.

15 Sjukfrånvaro Förändring procentenheter föregående år Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid Korttidssjukfrånvaro (dag1-14) i % av ordinarie arbetstid 7,6 7,7-0,1 3,5 3,1 0,5 Det finns fortfarande markanta skillnader inom förvaltningen gällande sjukfrånvaron. Vissa verksamheter möter det uppsatta målet för sjukfrånvaron, både ur ett kort- och långtidsperspektiv medan andra verksamheter har en total sjukfrånvaro på ca %. En bidragande faktor till ökningen av korttidssjukfrånvaron är att även vår förvaltning drabbades av vinterinfluensan under årets första månader. HR-enheten har presenterat en benchmarkingrapport inom området som visar att förvaltningen ligger förhållandevis bra till i ett riksperspektiv. Frisknärvaro Andel personer som har max 5 sjukdagar under ett år, uttryckt i % 37,5 45,0 Korttidsfrånvaron påverka frisknärvaron negativt. Miljöarbete Förvaltningen är fortsatt ISO-certifierade inom både miljö och kvalitet efter extern revision. Verksamheternas lagefterlevnad i miljöarbetet har med stöd av en checklista följts upp under året och frågan har även tagits upp som en del vid de interna revisionerna. Samtliga verksamheter har framtagna miljöhandlingsplaner som man arbetat efter. Optimering av pelletsanläggningen fortgår och oljeförbrukningen till reservpannorna har minskat med 97,7% 2015 jämfört med oljeförbrukningen 2011, en minskning med ytterligare 12,7% (16507 liter olja) sedan Under början av 2015 konstaterades ett stort svinn av textilier som hamnade i soporna i nya vårdblocket på Falu Lasarett. Efter att omskyltning av sop- och textilnedkasten samt information och uppföljande kontrollmätningar genomförts kunde konstateras att svinnet i stort sett upphört i det nya vårdblocket på Falu lasarett. Arbete med att minska matsvinn har pågått i samtliga kostverksamheter i länet. Produktionsköket i Falun mäter svinnet i hela produktionsprocessen från inköp till färdig måltid. I Ludvika arbetar med att minska kostsvinnet genom att kontinuerligt anpassa portionsbeställningarna (inkl. specialkoster). Köket i Mora har påbörjat ett arbete med att styra produktionsplaneringen bättre genom att följa upp att prognosen för inköp av livsmedel stämmer bättre mot det beställda antalet portioner. Kostservice i Falun har fr.o.m fokuserat mer på miljömärkta livsmedel i måltidsproduktionen vilket är möjligt tack vare ett nytt livsmedelsavtal från och med 1 juni Ulf Cristoffersson Förvaltningschef Landstingsservice

16 BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum Sida 1 (2) LSD Förvaltningsledning/stab Dnr LD15/04117 Uppdnr 1249 Verksamhetsplan Landstingsservice Ordförandens förslag 1. Fastställa Verksamhetsplan för enligt förslag. Sammanfattning I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Förslag till Verksamhetsplan Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Verksamhetsplan (VP) för år har sin utgångspunkt i Landstingsplanen. Den fokuserar på fem perspektiv enligt modellen balanserat styrkort. Perspektiven är personal, ekonomi, kund, produktion och utveckling/lärande. Strategiska mål, framgångsfaktorer, mål och mått samt tillhörande aktiviteter beskrivs. Verksamhetsplanen är fyraårig och därför har det för år 2016 lyfts fram följande fokusområden: Processorienterad organisation Systematisk uppföljning med omedelbart agerande Dialog med Hälso- och sjukvården Engagerat ledarskap och medarbetarskap Besparings- och avkastningskrav Omvärldsbevakning Vårdnära service (VNS) Patientperspektiv Vårdnära service ökad patientnytta. Ekonomi och finansiering Innehålla avkastnings- och besparingskrav på totalt 9Mkr. Systematisk uppföljning med omedelbart agerande. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Nissers väg Ekberg Martin Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Ekonomichef Org.nr: martin.ekberg@ltdalarna.se

17 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum Dnr Sida 2 (2) LD15/04117 Miljö Beskrivna miljömål. Likabehandling Inte berör specifikt. Barnperspektiv Inte berör specifikt. Juridik Inte berör specifikt. Folkhälsa Inte berör specifikt. Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Engagerat ledarskap och medarbetarskap lyfts fram som fokusområde. Minskad sjukskrivning. Processorienterad organisation utredning och implementering. Samverkan med fackliga organisationer Verksamhetsplanen förhandlas i Central samverkan 15 februari. Uppföljning Systematisk månatlig måluppföljning med omedelbart agerande.

18 Verksamhetsplan Landstingsservice Dnr LD15/04117 Central samverkan Servicenämnden och

19 BALANSERAT STYRKORT FÖR LANDSTINGSSERVICE Scope (Huvuduppgift) Vision Uppdrag Perspektiv Personal Ekonomi Kund Produktion Utveckling/lärande Strategiska målområden Framgångsfaktorer Nyckeltal/mått Mål Fokusområden 2016

20 SCOPE (Huvuduppgift) Landstingsservice leder, utför, utvecklar och effektiviserar servicetjänster till Hälso- och sjukvården och övriga verksamheter inom och i samverkan med Landstinget Dalarna.

21 VISION Landstingsservice förstår och tillgodoser kundens behov av servicetjänster och är väl integrerad i kundens processer. Vår styrka är att arbeta behovsstyrt och flexibelt oavsett var i organisationen vi befinner oss.

22 UPPDRAG att; ansvara för och utveckla service och Vårdnära service i samarbete med Hälsooch sjukvården och övriga verksamheter inom Landstinget Dalarna. systematiskt utvärdera, föreslå och ansvara för den mest effektiva driftformen för servicetjänster inom koncernen. utreda och implementera en processorienterad organisation. vara nationellt ledande i att leverera servicetjänster. i samverkan med förvaltningarna inom koncernen nyttja samordningsvinster i gränssnitten mellan service och verksamhet. genomföra pilotverksamhet inom Vårdnära service för att på sikt kunna implementeras i hela Hälso- och sjukvården.

23 Perspektiv Strategiskt målområde Framgångsfaktorer Nyckeltal/Mått Mål Produktion Produktions-, kvalitetsoch miljöstyrning Produktions-, kvalitetsoch miljöuppföljning Arbeta behovsstyrt och flexibelt Tydliga processbeskrivningar, gränssnitt och rutiner/ instruktioner Tydliga och mätbara produktivitetskvalitets- och miljömått Uppföljning med rätt styrning och systemstöd Överenskomna servicenivåer Systematisk månatlig uppföljning med omedelbart agerande på avvikelser. Verksamhetsspecifika nyckeltal och miljömål. Se sid. 11

24 Perspektiv Strategiskt målområde Framgångsfaktorer Nyckeltal/Mått Mål Kund Nöjd kund (NK) Nöjd Patient (NP) God samverkan och dialog både internt och externt Service ska vara en självklar del av den patientupplevda kvaliteten tillsammans med den medicinska omvårdnaden Rätt service och bemötande Väl fungerande kundkontakt Väl kommunicerade och överenskomna servicenivåer Forum för dialog med Hälsooch sjukvården och deltagande i HoS ledningsgrupp Nöjd kundindex (NKI) Nöjd patientindex (NPI) 75% 80% Service är en naturlig del av vårdprocessen

25 Perspektiv Strategiskt målområde Framgångsfaktorer Nyckeltal/Mått Mål Personal Attraktiv arbetsplats med medarbetare som är: - Kompetenta - Engagerade - Friska - Nöjda (NM) Mål- och Utvecklingssamtal (MU) Medarbetarenkät Genomförda MU-samtal Nöjd medarbetarindex (NMI) 100% NMI: År 2016 = 75% År 2017 = 78% År 2018 = 80% År 2019 = 83% Långsiktig och strategisk kompetensförsörjningsplan Systematiskt arbetsmiljöarbete Engagerat ledarskap /medarbetarskap Total sjukfrånvaro varav korttidsfrånvaro Total sjukfrånvaro: År 2016 = 7% År 2017 = 6,5% År 2018 = 6% År 2019 = 5,5% Korttid = 3 %

26 Perspektiv Strategiskt målområde Framgångsfaktorer Nyckeltal/Mått Mål Ekonomi God ekonomisk hushållning Gemensamt ekonomiskt ansvar Ordning och reda Kostnads- och intäktsmedvetenhet Systematisk månatlig uppföljning med omedelbart agerande på avvikelser. Följsamhet till budget Följsamhet till prognos Resultatindex (RI internt LsD) 99% för LsD totalt 100% för LsD totalt 1,01% Tydliga planeringsförutsättningar/direktiv Tydliga kalkyler som beslutsunderlag

27 Perspektiv Strategiskt målområde Framgångsfaktorer Nyckeltal/Mått Mål Utveckling Processorienterat arbetssätt Omvärldsbevakning Systematisk förbättringsarbete Service en självklar del av vårdprocessen Processorienterad organisation Standardiserade arbetssätt, rutiner och instruktioner Deltagande i nationella nätverk ex. Best Service Implementering av Vårdnära service (VNS) Rätt anpassat IT-systemstöd Implementering processorienterad org Antal genomförda fullskaliga VNS-piloter Se projektplan År 2016: Minst 1 fullskalig VNS-pilot med resultat som leder till breddinförande Certifiering ISO 9001 och 14001:2015 Genomförd omcertifiering Genomförd omcertifiering 2017

28 Perspektiv Nyckeltal/mått Mål Nyckeltal/Mått Mål Produktion Kostservice: Totalkostnad per portion i kr/portion (Falun) Andel miljömärkta livsmedel i relation till totala livsmedel (i kronor) Produktionssvinn (i gram/port) Städservice: Underhållsstädning (uh) i kostnad/kvm Avverkningsgrad uh-städ i kvm/tim 74:-/portion 2016 => 30% 2017 => 35% 2018 => 40% 2019 => 45% 10% 247:-/kvm 346 kvm/h Materielförsörjning: Genomsnittlig processkostnad/vårdplats för de som vi servar Inre logistik /vaktmästeri: Antal utleveranser/timme Tvätt: Leveranssäkerhet Samtliga textilavfall återanvänds eller återvinns (År 2019) Minskning 2%/vårdplats 10,0st./timme 98% 100%

29 Perspektiv Nyckeltal/mått Mål Nyckeltal/Mått Mål Produktion Boenden, elever mm: Beläggningsgrad F+M Fastighetsteknik: Energiförbrukning kwh/m 2 Tillsyn skötsel i förhållande till felavhjälpande underhåll 65% År 2016: <160kWh/m 2 BRA 55% Yttre logistik: Fordonskostnader per mil (exkl personalkostnader) Fordonskostnader totalt (konto ) Övergripande miljömål: Materielåtervinningsgrad 46 kr 2753 tkr 2016 = 36%

30 Fokusområden 2016 Processorienterad organisation Systematisk uppföljning med omedelbart agerande Dialog med Hälso- och sjukvården Engagerat ledarskap och medarbetarskap Besparings- och avkastningskrav Omvärldsbevakning Vårdnära service (VNS)

31 BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum Sida 1 (2) LSD Förvaltningsledning/stab Dnr LD15/04105 Uppdnr 1292 Budget 2016 Servicenämnden Ordförandens förslag 1. Fastställa budget för 2016 enligt förslag. Sammanfattning Förslag till budget för år 2016 redovisas inklusive ett avkastningskrav på 3,0Mkr samt ett riktat besparingskrav på 6,0 Mkr. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Budgetförslag 2016 c) Handlingsplan inklusive konsekvensbeskrivning 2016 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Landstingsservice budgetprocess har inför 2016 tidsmässigt inte kunnat innehållas. Anledningen därtill är att planeringsförutsättningarna inte bedöms ha varit tillräckligt tydliga. Förslag till budget grundas på såväl ett avkastningskrav som ett särskilt riktat besparingskrav, vilket sammantaget innebär en betydande utmaning för serviceförvaltningen med påtagliga konsekvenser för främst Hälso- och sjukvården, men även övriga förvaltningar inom Landstinget. Patientperspektiv Budgetförslaget bedöms inte ha en direkt inverkan på patientsäkerheten. Ekonomi och finansiering Utöver att innehålla avkastningskravet 2015, med bestående kostnadsreducering för 2016 osv, har Landstingsservice även genomfört effektiviseringar motsvarande 3,2Mkr inom ramen för driftavtalet som finns mot Fastighetsförvaltningen. Miljö Hänvisning till Verksamhetsplan Likabehandling Ingen påverkan. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Nissers väg Ekberg Martin Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Ekonomichef Org.nr: martin.ekberg@ltdalarna.se

32 Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum Dnr Sida 2 (2) LD15/04105 Barnperspektiv Ingen påverkan. Juridik Ingen påverkan. Folkhälsa Ingen påverkan. Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Med en tydligt reducerad personalkostnadsbudget är det inte osannolikt att medarbetare får förändrade och/eller utökade arbetsuppgifter, vilket å ena sidan bedöms vara utvecklande men å andra sidan kan upplevas betungande och därmed påverka arbetsmiljön. Samverkan med fackliga organisationer Förhandling i Central samverkan sker den 15 februari Uppföljning Kommer att ske månatligen på kostnadsställenivå, på driftområde, inom serviceområde och på förvaltningsnivå. Tydligare uppföljning kommer även att ske på koncernövergripande nivå. Sedvanlig uppföljning sker i Servicenämnd.

33 M.Ekberg LANDSTINGSSERVICE LANDSTINGSSERVICE BUDGET 2016 Kst Verksamhet Belopp (Tkr) Södra området Servicenämnden Ledning Södra Förvaltningsledning Städ Team Borlänge Ekonomi FV Transport Team Borlänge Personal FV Städ Team Säter Projekt- och utveckling FV Transport Team Säter Facklig verksamhet FV Café Oasen Säter 0 Total overheadkostnad Städ Team Ludvika Transport Team Ludvika -86 Norra området Fastighetsteknik Team Ludvika Ledning Norra Mottagningskök Ludvika Café Butik Mora *Café Hörnan Ludvika Städ Team 1 Mora Städ Team Avesta Transport Team 2 Mora Transport Team Avesta Fastighetsteknik Team 2 Mora Fastighetsteknik Team Avesta -836 Budgeterat resultat norra området Tvättservice Fredriksberg 651 Budgeterat resultat södra området Mellersta området Ledning Mellersta -1 Sammanställning Kost Ryggåsstugan Falun -16 Central administration Kostservice Prod.kök Falun -38 Norra området Kostservice Restaurang Falun -26 Mellersta området Kostservice Café & butik Falun 69 Södra området Kostservice Ventilen Falun -28 Budgeterat resultat exkl. landstingsbidrag Städ Team 1 Falun Städ Team 2 Falun 293 Höjd arbetsgivaravgift Transport Team 3 Falun 981 Höjda pensionskostnader Yttre skötsel -545 Budgeterat resultat inkl. landstingsbidrag Förädling Materialförsörjning Team 4 Falun Fastighetsteknik Länsservice 750 Landstingsbidrag och underskottsfinansiering LD Dalarna Transporter yttre 614 Höjd arbetsgivaravgift, 1,0 Mkr Transportledningscentral 184 Höjda pensionskostnader, 1,0 Mkr Leasingbilar 17 *Underskottsfinansiering Café Hörnan, Ludvika 1,0 Mkr Bevakning Parkering Bilpool adm/drift Bilpool Boende Mora Boende Falun Boende Avesta -348 Budgeterat resultat mellersta området 8492

34 M.Ekberg LANDSTINGSSERVICE LANDSTINGSSERVICE - BUDGET 2016 (Tkr) MOTPART KONTOGRUPP BUDGET 2016 UTFALL 2015 BUDGET Förs av övriga tjänster Förs av varor o material Erhållna bidrag Övriga intäkter Förs av övriga tjänster Förs av varor o material Övriga intäkter Summa verksamhetsintäkter Lön arbetad tid Lön ej arbetad tid Pensionskostnader Sociala avgifter o löneskatt Övriga personalkostnader Summa personalkostnader Verksamhetsanknutna tjänster Läkemedel, sjukv mtrl Material och varor Material och varor Summa tjänster,material o varor Lokal- o fastigh kostnader Hyra/leasing av anl tillgångar Energi Förbrukn inv och material Reparation o underhåll Kostnader för transportmedel Transporter o frakter Resekostnader Lokal- o fastigh kostnader Summa övriga verksamhetskostnader Tele o post Övriga tjänster Övriga kostnader Avskrivningar Tele o post Övriga tjänster Summa övriga verksamhetskostnader Finansiella kostnader Finansiella kostnader Summa finansiella kostnader RESULTAT MOTPART 1 = EXTERNA MOTPARTER MOTPART 2 = LANDSTINGSINTERNA MOTPARTER

35 AVKASTNINGS- OCH BESPARINGSKRAV LANDSTINGSSERVICE AVKASTNINGS- OCH BESPARINGSKRAV LANDSTINGSSERVICE 2016 EFFEKTIVISERING - RESURSANVÄNDNING ANPASSAD SERVICENIVÅ AVVECKLING TOTAL BESPARINGSEFFEKT DEN TOTALA BESPARINGSEFFEKTEN SKA ÖVERENSSTÄMMA MED LANDSTINGSSERVICE SAMLADE AVKASTNINGS- OCH BESPARINGSKRAV Martin Ekberg

36 KATEGORISERING EFFEKTIVISERING - RESURSANVÄNDNING Fler uppdrag med oförändrad bemanning Samma uppdrag med minskad bemanning Hantering av naturliga avgångar Inhousing Kompetensutveckling Samordning internt/externt Synergier - kombinationstjänster Nya arbetssätt processorienterat arbetssätt Standardisering Samordning i gränssnittet mellan service och verksamhet (vård) ANPASSAD SERVICENIVÅ Överenskomna servicenivåer Frekvenser Varuutbud Ransonering Arbetsplanering Översyn tjänstekatalog AVVECKLING Nedläggning av verksamhet Alternativ driftsform - outsourcing Omställning Martin Ekberg

37 EFFEKTIVISERING OCH RESURSNYTTJANDE FÖRESLAGNA AKTIVITETER OCH KONSEKVENSER EFFEKTIVISERING OCH RESURSANVÄNDNING FÖRESLAGNA AKTIVITETER Förvaltningsövergripande resursfördelning Skärpt behovsprövning vid anställning Skärpt behovsprövning vid pensionsavgångar Inre logistik utjämning av arbetsflöden Yttre logistik ruttoptimering, fordonskostnader Kost minskat svinn Lokalvård PRYL-utbildning och kvalitetsmätning Materielförsörjning tillkommande avdelningar Köpta tjänster och material i ett länsperspektiv Kombinationstjänster med flera servicefunktioner Standardiserat arbetssätt likvärdighet i länet Nytt avtal avfallshantering Serviceteam huvudkontor kombinationstjänster Sammanslagning LsD, LFD, Miljö- och säkerhet Gemensamma inköp med LFD av entreprenörer Fredriksbergstvätten - rengöring pelletsanläggning Brandskyddsutrustning KONSEKVENSER LANDSTINGSSERVICE Minskad vikarieanvändning Tuffare tempo/arbetsbelastning = stress Risk för kvalitetssänkning = missnöjda kunder Tydligare arbetsledning Högre sjuktal Högre kompetenskrav Fler uppdrag (brand) Förenklad uppföljning Förenklad administration Tydligare arbetssätt Ökad flexibilitet Svårighet att bemanna ytterområden vid sjukdom och frånvaro Svårare genomföra utbildning och arbetsplatsträffar KONSEKVENSER KUND/VÅRDEN Enhetliga servicenivåer Jämnare kvalitet Mer tid för patienten Gemensamma inköp ger kostnadsreducering Koncernövergripande synergieffekter Vården kan få utföra fler servicemoment Var möts vi i den verksamhetsnära konsekvensanalysen? Martin Ekberg

38 ANPASSAD SERVICENIVÅ FÖRESLAGNA AKTIVITETER OCH KONSEKVENSER ANPASSAD SERVICENIVÅ FÖRESLAGNA AKTIVITETER KONSEKVENS LANDSTINGSSERVICE KONSEKVENSER KUND/VÅRDEN Överenskomna servicenivåer Översyn tjänstekatalog Städfrekvenser Posthämtning Inre vaktmästeri Begränsat öppethållande ex. Caféer Anpassat bevakningsuppdrag Hantering av beställningsuppdrag Varuutbud standardiserad varukatalog Nya/tillkommande och förändrade Busskortsadministration Helikopterlandningsplats Falun och Mora Vårdnära service (Avesta, Falun) Ambulanshuset Falun Patienthotell Falun Materielförsörjning Minskad vikarieanvändning Skärpt behovsprövning vid anställning Skärpt behovsprövning vid pensionsavgångar Möjlighet att utföra beställningsuppdrag påverkas negativt Ökade krav på förändringsledning Risk för avvikelser p.g.a. bristande kommunikation Enklare med administration med spelregler för beställningsuppdrag Tydligare kommunikation inom LD Tydligare ledarskap Möjlighet att utföra beställningsuppdrag påverkas negativt; flyttuppdrag, patienttransporter, infektionsstäd m.fl. Uteblivna leveranser Ökade köp av externa tjänster Vården utför fler servicemoment Uppdragen utförs inte full ut Längre ställtid p.g.a. prioritering Martin Ekberg

39 ANPASSAD SERVICENIVÅ FÖRESLAGNA AKTIVITETER OCH KONSEKVENSER AVVECKLING FÖRESLAGNA AKTIVITETER Anpassa bemanning utifrån besparingspaket 1 och 2 i HoS Café Hörnan Mottagningsköket ny driftsform LaRätt Översyn fastighetsdrift - driftavtal Yttre skötsel utläggning på entreprenad Parkeringsövervakning Verksamhetsövergång portvakt RPK Ängsklockan KONSEKVENS LANDSTINGSSERVICE Minskade serviceuppdrag Minskat personalbehov Ökad sårbarhet i ytterområden Ökade krav på förändringsledning Omfördelning av personalresurser Krav på beställarkompetens Risk för minskad sak- och specialistkompetens KONSEKVENSER KUND/VÅRDEN Tydligare kommunikation inom LD Tydligare ledarskap Ökade externa köp av varor och tjänster Fler kontaktvägar med serviceleverantörer Risk för suboptimering Risk för ökade kontrollavgifter för patienter, personal, anhöriga Martin Ekberg

40 TOTAL BESPARINGSEFFEKT AV FÖRESLAGNA ÅTGÄRDER OCH AKTIVITETER EFFEKTIVISERING - RESURSANVÄNDNING 4,1 Mkr ANPASSAD SERVICENIVÅ 0,9 Mkr AVVECKLING 1,0 Mkr TOTALBESPARINGSEFFEKT 6 Mkr Martin Ekberg

41 AVKASTNINGS- OCH BESPARINGSKRAV LANDSTINGSSERVICE Servicenämnden Budget 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Kostnadsram - Kontoklass Personalkostnader Tjänster, material o varor Övriga verksamhetskostnader Övriga verksamhetskostnader Int o kostn utanf verksamh res Totalsumma Jämförelsestörande poster (Tkr) Budget 2015 Budget 2016 Avvikelse Intjänad semester Uttag semester Höjd arbetsgivaravgift Pensionskostnader Verksamhetsövergång bevakning Tillkommande personal Obudgeterad personal - omställning Generell löneuppräkning Utebliven driftsavtalsuppräkning Martin Ekberg

42 SAMMANFATTNING UR ETT KONCERNPERSPEKTIV TÄNKBARA SCENARIOR RESURSANVÄNDNING Hur kan LsD bidra till att vi arbetar effektivare? VÅRDKVALITET Hur kan LsD bidra till att vi förbättrar vårdkvaliteten? SERVICEKVALITET Hur säkerställs att LsD uppfyller de specifika kraven för avtalad servicekvalitet? 1. Servicemoment utförs av befintlig vårdpersonal 2. Servicemoment utförs genom en utökning av vårdpersonal 3. Servicemoment utförs av nuvarande servicemedarbetare i vårdens regi 4. Servicemoment utförs inte 5. Servicemoment utförs av Landstingsservice Martin Ekberg

43 CENTRALA BEGREPP VID EN EFFEKTIVISERINGSDISKUSSION KONCERNPERSPEKTIV Resursanvändning Kapacitetsnyttjande Behovsanalys Personförsörjningsstrategi Kompetensförskjutning Arbetsplanering Avtalsknutna tjänster Tilläggsbeställningar Styrning, ledning och uppföljning Servicekvalitet (SLA) Kapacitet KNAPPA RESURSER Servicebehov Kapacitet EJ KNAPPA RESURSER Överkapacitet Underkapacitet Servicebehov Resurs LsD Resurs LsD Martin Ekberg