Lokalvård i Region Skåne år 2007

Transkript

1 Lokalvård i Region Skåne år 2007 En jämförelse av daglig- smitt och storstädning - lokalvårdens kärnverksamhet En del i Region Skånes förnyelsearbete delprojekt 3 Projektledare: Carl-Johan Tykesson 1

2 Projektet: En del av förnyelsearbetet i Region Skåne, delprojekt 3 Beställare: Förnyelsekontoret Projektets bakgrund, syfte och mål: Se projektdirektivet Projektledare: Carl-Johan Tykesson Projektgrupp: Region Skånes försörjningschefer, städchefer och städcontrollers samt representant från MA-Skåne och administrativt stöd. Projektgruppen har tagit fram de i utredningen redovisade nyckeltalen och ansvarar för att materialet från varje enhet är kvalitetssäkrat. Projektledaren ansvarar för utredningens slutsatser och förslag. Projektgruppen är informerad om dessa. 2

3 Metod Nulägesanalys och jämförelse av lokalvårdens kärnverksamhet som definierats som daglig- smitt- och storstädning. Övriga arbetsuppgifter, s.k tilläggs- och vårdnära tjänster, är exkluderade. (Se sid 25) I rapporten jämförs dels kostnad för lokalvård per sjukhus dels kostnad för städenheternas samlade lokalvård. 3

4 Basfakta 1,1 miljoner kvadratmeter 245 miljoner kronor 218 kr/kvadratmeter i genomsnitt i Skåne Genomsnitten för sjukhusen varierar mellan kr/kvadratmeter Genomsnitten per städenhet/entreprenad varierar mellan ca kr/kvadratmeter Primärvården redovisar 200 kr/kvadratmeter Folktandvården redovisar 298 kr/kvadratmeter 4

5 Sammanställning av data för Lokalvården i Region Skåne år 2007 TOTALT Kontrakterad städyta (Miljoner kvadratmeter) 1,130 Total kostnad (Mkr) 256,4 - avdrag fönsterputs -2,3 - avdrag entremattor -1,3 - avdrag tilläggstjänster och vårdnära tjänster -7,1 Summa Kostnad för daglig- smitt- och storstädning 245,7 - varav storstädning 15,6 - varav smittstädning 3,1 - varav daglig städning 227,0 Kostnad/kvm för daglig- smitt- och storstädning (Kr) 218 (Kostnad/Kvm efter besparing Overheadkostnad inom försörjningsverksamheterna (Mkr) (Ingår i lokalvårdskostnaderna) 4,3 Overheadkostnad Förvaltningsövergripande (Mkr) (Ej inräknad i lokalvårdskostnaderna) 9,8 Intäkter (Mkr) 158,6 Uppgifter om medarbetare: Årsarbetare anställda 623,0 Årsarbetare använd resurs 349,8 Lönekostnad inkl sciala avgifter (Mkr) 130,7 Kostnad för obekväm arbetstid inkl sociala avgifter (Mkr) 5,8 Kända förändringar 2008 (Mkr) varav 3 mkr är upphandling för primärvård i sydväst -3,6 Kommentarer: Vissa mindre lokalytor och relaterade kostnader saknas. Uppgifter om medarbetare är bara fullständiga för verksamhet som bedrivs i egen regi. Dvs det går inte i denna tabell att relatera t ex årsarbetare till totalkostnad. 5

6 Sjukhusens kostnader De två följande två bilderna visar sjukhusens städkostnader. Städenheternas uppdrag åt andra förvaltningar är borttagna. Då framkommer att: Sjukhus med lokalvård i egen regi betalar i genomsnitt 233 kr/kvadratmeter Sjukhus med lokalvård på entreprenad betalar i genomsnitt 212 kr/kvadratmeter 6

7 Kostnad per kvadratmeter Endast sjukhus Kr/Kvm Genomsnitt Egen regi Genomsnitt Entreprenad 7

8 Kostnad per kvadratmeter - Endast sjukhus Entreprenörerna vid USiL och UMAS jämförs med städenheternas lokalvård vid de egna sjukhusen Kr/Kvm Ystad Egen regi UMAS Egen regi Hässleholm Egen Regi Genomsnitt Egen regi Helsingborg Egen regi CSK Egen regi Ängelholm Egen regi Trelleborg Egen regi UMAS Entreprenad Genomsnitt Entreprenad USiL Entreprenad Städenheterna i egen regi städar ca kvm till de egna sjukhusen till en genomsnittlig kostnad på 233 kr/kvm (Grön linje) Entreprenörerna städar kvm till USiL och delar av UMAS till en genomsnittlig kostnad på 212 kr/kvm (Röd linje) Om samma yta istället kunde städas för den kostnad som Ystad har, 195 kr/kvm, så skulle Region Skåne spara minst 20 mkr! 8

9 Använda resurser I Ystad städar varje använd resurs drygt 1900 kvadratmeter I Trelleborg städar varje använd resurs drygt 1400 kvadratmeter 9

10 Ystad Antal kvadratmeter/använd resurs Städning i egen regi 10 Hässleholm Helsingborg CSK UMAS Ängelholm Trelleborg Folktandvård Kvm/använd resurs

11 Exempel på variationer - storstädning I Ängelholm kostar storstädningen över 20 kr/kvadratmeter medan storstädningen i Ystad endast kostar 8 kr/kvadratmeter Det är inte påvisat att det är smutsigt i Ystad. Man har inte fler belastningsskador bland lokalvårdarna och inte fler sjukskrivna. 11

12 Kostnad för storstädning/kvadratmeter kontrakterad städyta Kr/Kvm Primärvården Ystad Folktandvård UMAS Trelleborg Hässleholm USiL Helsingborg CSK Ängelholm Diagrammet visar den sammanlagda kostnaden år 2007 för storstädning fördelad per kvadratmeter kontrakterad städyta. 12

13 Lönekostnader I april år 2007 var medellönen bland städerskor i Ystad 1550 kr lägre än i Hässleholm. I april år 2008 var medellönen bland städerskor i Ängelholm 1980 kr lägre än i Hässleholm 13

14 Medellöner per städenhet Städchef och ev assistenter/vaktmästare ingår inte Kronor Städ + ev städledare 2007 Städ + ev städledare 2008 Ystad Ä-holm UMAS CSK Helsingborg Hässleholm 14

15 Teoretisk besparingspotential Om alla sjukhus kunde få lokalvård till samma kostnad som i Ystad så skulle Region Skåne spara minst 20 miljoner kronor. 15

16 145% 140% 135% 130% 125% 120% 115% 110% 105% 100% Kvm-kostnad i % av "Best in practise" (Ystad = 195 kr/kvm) 16 USiL Entreprenad UMAS Egen regi Hässleholm Egen Regi Helsingborg Egen regi CSK Egen regi Ängelholm Egen regi Trelleborg Egen regi UMAS Entreprenad Ystad Egen regi

17 Besparingspotential jmf YSTAD (Utöver nedan sparar primärvården 3 Mkr genom upphandling år 2008 i sydvästra Skåne) 17 UMAS Entreprenad Hässleholm Egen Regi Trelleborg Egen regi Ängelholm Egen regi USiL Entreprenad CSK Egen regi Helsingborg Egen regi UMAS Egen regi Ystad Egen regi Tkr

18 Påverkar verksamhetens innehåll? Det är i nuläget inte påvisat några väsentliga skillnader i sjukhusens verksamhet som skulle kunna motivera de variationer som finns. USil har som exempel betydligt lägre kostnad än CSK, Helsingborg och Ängelholm. 18

19 Kostad totalt per städenhet/entreprenad I nästa diagram (sid 20) visas kostnaderna per städenhet/entreprenad. Till skillnad från tidigare diagram, som endast omfattar lokalvård på sjukhusen, ingår här även den städning som städenheterna utför på uppdrag av andra förvaltningar och externa kunder. T ex till regionfastigheter, primärvården m fl. Kostnaden per kvadratmeter sjunker något för de flesta städenheterna eftersom lokalerna utanför sjukhusen i allmänhet är mer lättstädade. I diagrammet finns också kostnaderna för primärvård och tandvård. Primärvårdens lokaler anses mer lättstädade än sjukhusen medan folktandvården har mer svårstädade lokaler. Primärvårdens och folktandvårdens lokalvård utförs till största delen på entreprenad. Undantag primärvården i nordöstra Skåne däre lokalvården till stora delar utförs i egen regi. Låga kostnader redovisas för koncernledning/stab som dock uteslutande har lättstädade kontorslokaler. Landskronas låga kostnad har inte kunnat förklaras. 19

20 Kostnad/kvm för daglig- smitt- och storstädning Alla ytor som städas per städenhet/entreprenad Landskrona Primärvården Ystad USiL UMAS GENOMSNITT Hässleholm CSK Ängelholm Helsingborg Trelleborg Folktandvård Koncernledning o Stab Kr/Kvm

21 Kvalitet och hygien De krav som ställs på kvalitet och hygien måste utgå från tydliga riktlinjer. Det skall också vara tydligt vem som följer upp att dessa krav efterlevs. En viktig förutsättning för kvalitetskontroller är fungerande och enhetliga avvikelserutiner/system som kan kommunicera inom och mellan förvaltningar. Men; Det finns idag inga objektiva mätningar som påvisar att kvaliteten är högre eller lägre på olika sjukhus/enheter. Inte heller går det att påvisa att lokalvård utförd av entreprenörer håller en högre eller lägre kvalitet jämfört med lokalvård som utförs i egen regi. Det finns inte heller fungerande och enhetliga avvikelserutiner/system. Det finns ett stödsystem på marknaden för kvalitetsarbete inom lokalvård. Visning/utbildning sker i september Därefter eventuellt beslut att införa systemet i Region Skåne. 21

22 Städmetoder, tider och frekvenser Numera finns: En standard för städmetoder och städtider för olika typer av rum och verksamhet vid daglig städning. En rekommendation för städfrekvenser vid daglig städning. Standard för smitt- och storstädning. De flesta sjukhus säger sig tillämpa standard för städmetoder och städtider i daglig städning medan det är mer osäkert vad gäller städfrekvenser och standard för smitt- och storstädning. Det finns idag inga accepterade sätt att mäta hur väl man följer standard. Exempel: Ängelholm genomför planerad storstädning av alla ytor en gång per år medan Ystad storstädar i mån av tid och beroende av tillgänglighet hos kunderna. 22

23 Beställningsfunktioner Det saknas idag regionövergripande beställningsfunktioner. Beställningsfunktionerna på förvaltningarna ser olika ut vad gäller resurser, kompetens och arbetssätt. En bra beställningsfunktion: Upphandling Avtal, avtalsvård, uppföljning Standards, skalfördelar Kunddialog, helpdesk Kvalitet, avvikelser Vem är ansvarig om det inte är rent? 23

24 Stödsystem Regionen har infört en gemensam städdatabas: Kopplad till Regionfastigheters ritningsdatabas Möjlighet att koppla varje yta till rätt kund/verksamhet. Möjlighet att lägga in städmetoder, tider mm Möjlighet att räkna fram kostnader, totalt och per kund. Ger möjlighet till kontroll av lokalvårdskostnader såväl lokalt som på koncernnivå. Bra verktyg för städ- och resursplanering. Ger nya möjligheter att jämföra lokalvårdskostnader mellan olika enheter i Region Skåne. Registrering är dock mycket tidskrävande. Först färdig blir Helsingborg (juni 2008). Hela regionen färdig tidigast årsskiftet 08/09. 24

25 Gränssnitt lokalvård-vårdpersonal Det är svårt att mäta objektivt om vårdpersonalen är mer eller mindre engagerad i lokalvården på olika avdelningar eller sjukhus. Sjukhus med relativt låg bemanning av vårdpersonal skulle teoretiskt kunna ha en relativt större bemanning inom t ex lokalvård. 25

26 Tilläggs- och vårdnära tjänster Städenheterna utför i varierande omfattning uppdrag utöver sin kärnverksamhet som är daglig- smitt- och storstädning. Dessa uppdrag brukar benämnas tilläggsoch vårdnära tjänster. Här avses som exempel: Blomvattning Kaffekokning Förrådshantering Frukostbuffé Viktigt att beakta vid eventuella förändringar. Det finns betydande risker för övervältring av arbetsuppgifter på vårdpersonal. 26

27 Kostnad för daglig- smitt och storstädning/totalkostnad 100% 98% 96% 94% 92% 90% 88% 86% Ängelholm UMAS Landskrona Ystad USiL Helsingborg Folktandvård Hässleholm Primärvården Trelleborg CSK Ängelholms städenhet utför betydligt fler uppdrag utöver daglig- smittoch storstädning än CSKs städenhet. OBS! Jämförelserna i övrigt i denna utredning omfattar endast den del av verksamheterna som avser daglig- smitt- och storstädning. 27

28 Utredningens förslag 1 Den politiska majoriteten anger i sin plattform att alternativa driftsformer skall prövas för stödverksamhet om det finns ekonomiska och/eller kvalitetsmässiga fördelar. Se även Region Skånes budget år Utredningen har visat att den lokalvård som utförs av entreprenörer i genomsnitt är billigare än den lokalvård som bedrivs i regionens egen regi. Det har också framkommit att kostnaderna per kvadratmeter varierar relativt kraftigt mellan olika städenheter och förvaltningar. Det är inte heller påvisat att lokalvård som utförs av entreprenörer håller lägre kvalitet än den som utförs i egen regi. Teoretiskt finns en besparingspotential om ca mkr. Även om den egna regin skulle få i uppdrag att försöka effektuera så stora besparingar som möjligt av egen kraft så kommer alltid frågan att uppstå om det gått att åstadkomma ännu mer genom upphandling. Mot denna bakgrund föreslås upphandling av den lokalvård som bedrivs i egen regi. 28

29 Utredningens förslag 2 För att upphandling skall bli framgångsrik bedöms följande faktorer vara mycket viktiga: Tydligt ansvar: Vem är ansvarig gentemot kärnverksamheterna om det inte är rent? Beställningsfunktioner som dels säkerställer skalfördelar dels beaktar lokala förutsättningar. Regionala funktioner; samordnande eller beslutande? En fungerande avtalsvård och kunddialoger. Att överenskomna riktlinjer för städmetoder, tider mm tillämpas. Ett gemensamt system för avvikelsehantering som integreras med övrig verksamhet och som kan kommunicera över förvaltningsgränserna. Gemensam syn/förhållningssätt på kvalitet/hygien samt rutiner och stödsystem. Att beställarsidan har tillgång till en regiongemensam städdatabas. 29

30 Utredningens förslag 3 Identifierade nackdelar/risker med upphandling: Det blir kanske inte billigare. Upphandling bör kunna avbrytas för delar där effekten inte blir den förväntade. Försvårar eventuellt ett införande av Facility management (FM). I Helsingborg pågår ett mycket intressant projekt för att införa FM med hjälp av de stödverksamheter man förfogar över i egen regi. Det är ett försöksprojekt för att regionen skall öka sin kunskap om hur FM kan fungera i praktiken, syftande till bättre service och att frigjorda resurser till vården. Upphandling i stuprör försvårar också samordning/fm. Fastighetsdrift och lokalvård utgör exempel på basfunktioner i FM. Man bör samordna upphandlingar/beställningsfunktioner för den här typen av tjänster. 30

31 Konkret: En projektorganisation inrättas med ansvar att genomföra upphandling av den lokalvård som idag bedrivs i egen regi. Upphandlingen skall kunna avbrytas, helt eller delvis, om utfallet inte blir det förväntade. Utöver upphandlingsförfarandet bör följande åtgärder genomföras/övervägas: Inrätta en regiongemensam beställningsfunktion med lokala företrädare för att säkra att skalfördelar såväl som lokala förutsättningar beaktas. Beställningsfunktionen har beslutanderätt kring upphandling, standard, kvalitet mm efter samråd med sjukhuschefer, kundforum, MA-skåne, mfl. Hygien Skåne är en viktig del i beställningsfunktionerna. Kvalitetsrutiner och gemensamt avvikelsehanteringssystem införs Arbetet med gemensam städdatabas prioriteras och färdigställs skyndsamt Kundforum införs. Beställningsfunktionen är ansvarig gentemot verksamheterna för att Region Skånes verksamheter bedrivs i rena lokaler. Beställningsfunktionen tecknar avtal med entreprenörer och ansvarar för avtalsvård och information/dialog till kunderna kring avtalens innehåll och kvalitet/avvikelser. Samordning med övrig stöd- och service bör eftersträvas. Ex fastighetsdrift och lokalvård. Gemensamma beställningsfunktioner bör övervägas. Upphandling genomförs med verksamhetsövergång enligt samma principer som redan genomförda upphandlingar av stöd- och serviceverksamhet. 31

32 Tidplan - hållpunkter Utredningen på remiss över sommaren Förnyelsearbetet styrgrupp (Augusti) Samverkan (Augusti) Ev politiskt beslut (Augusti-september) Upphandling (Hösten 2008) Kartläggning/städdatabas per berörd förvaltning Förfrågningsunderlag Samverkan Anbud Tilldelningsbeslut Genomförande (Tidigast årsskiftet 2008/09) 32