Processbeskrivning Avveckling

Transkript

1 ProcIT-P-021 Processbeskrivning Avveckling Lednings- och kvalitetssystem Fastställt av Sven Arvidson

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Symboler i processbeskrivningarna 3 2 Avvecklingsprocessen Planera avveckling - delprocess Aktiviteter i Planera avveckling Överföring till extern driftspart - delprocess Aktiviteter i Överföring till extern driftspart Avveckla - delprocess Aktiviteter i Avveckla Utvärdera - delprocess Aktiviteter i Utvärdera 10 3 Intressenter 11 4 Roller 11 5 Mallar/Checklistor/Verktyg 11 6 Ordlistor och definitioner Ordlista för processbegrepp Ordlista för Avvecklingsprocessen 13 7 Förvaltning av processen 13 8 Referenser 13 Avvecklingsprocessen[3.0].doc 2(13)

3 1 Inledning Detta dokument beskriver Avvecklingsprocessen inom För ordlistor och definitioner, se avsnitt 6 Syfte med processdokumentet Dokumentets syfte är att beskriva hur ett avvecklingsarbete går till. Målgrupper för processdokumentet Dokumentets målgrupper är alla som kommer att medverka i avveckling av olika tjänster. Omfattning för processdokumentet Dokumentet gäller för. 1.1 Symboler i processbeskrivningarna Start Slut Markerar start resp slut i flöde delprocess s Logiskt avgränsad del av processen, omfattar en eller flera aktiviteter inflöde/ utflöde Inflöde, information, dokument, material som startar eller används i aktivitet/process Utflöde, dvs resultatet av aktivitet/process Aktivitet Beskriver vad som utförs Flödets riktning Parallella vägar i flöde Vägval Här tar flödet olika väg beroende på situationen Funktion/roll Avvecklingsprocessen[3.0].doc 3(13)

4 2 Avvecklingsprocessen Avveckling av en tjänst/driftsuppdrag kan ha olika orsaker. En orsak är att tjänsten har spelat ut sin roll och inte längre behövs, tjänsten ska då avvecklas. En annan orsak är att tjänsten ska ersättas med en ny tjänst och en tredje orsak kan vara att tjänsten/driftsuppdraget ska överföras till en annan driftsleverantör. Ur kundens perspektiv är det här helt olika situationer, men för driftsleverantören är det till stora delar samma arbetsmoment som ska utföras. Syfte Processens syfte är att säkerställa att avveckling av tjänster och enskilda driftuppdrag görs på ett kontrollerat sätt. Mål Processens mål är att alla steg i avvecklingen är hanterade på ett korrekt sätt. Omfattning Avvecklingsprocessen omfattar avveckling av tjänster och enskilda system. Processen omfattar inte avveckling av organisation och verksamhet. Den omfattar inte heller avvecklingsaktiviteter i samband med migrering av en tjänst från ett gammalt till ett nytt system. Starthändelse De starthändelser som sätter igång processen är beslut att en tjänst ska avvecklas. Besluten kan vara av olika karaktär: Beslut att tjänsten ska avvecklas Beslut att tjänsten ska ersättas med annan tjänst Beslut att tjänsten ska överföras till en extern driftspart Resultat Processen resulterar i en avvecklad tjänst, alternativt ett avvecklat och överlämnat driftuppdrag. Inflöde Tjänst som ska avvecklas Tidpunkt för avveckling Utflöde Arkiverade system, dokumentation Utvärderingsrapport Avvecklingsprocessen[3.0].doc 4(13)

5 Delprocesser i Avveckling Avveckling består av följande delprocesser: I de följande avsnitten kommer varje delprocess att beskrivas mer i detalj. 2.1 Planera avveckling - delprocess Utifrån beslut att avveckla en tjänst planeras avvecklingen. Beroende på vilken tjänst det är fråga om och om tjänsten ska ersättas med en ny tjänst eller överföras till annan driftpart, kommer planeringen att se olika ut. Resultatet av planeringen är en avvecklingsplan. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att avvecklingen är planerad, tidssatt och att berörda parter är informerade Aktiviteter i Planera avveckling Planera avveckling består av följande aktiviteter: Beslut avveckla tjänst Beslut avveckla och ersätta med annan tjänst Analyserar konsekvenser Planerar avveckling Stämmer av med berörda Säger upp avtal Informerar Avvecklingsplan Beslut överför till extern driftspart Förtydligande av aktiviteter i Planera avveckling Analyserar konsekvenser Konsekvenserna av avvecklingen analyseras. Hur ser sambanden ut med andra tjänster? Påverkan på utrustning, bemanning? Behovet av arkivering? Behövs ytterligare dokumentation? Förvaltningsledare Medverkande: Förvaltningsledare IT Avvecklingsprocessen[3.0].doc 5(13)

6 Planerar avveckling Avvecklingen planeras och tidpunkt fastställs för när tjänsten ska stängas och ett datum beslutas för när avvecklingen ska vara genomförd. Avvecklingsplaneringen dokumenteras. Förvaltningsledare IT Medverkande: Förvaltningsledare, driftansvarig Stämmer av med berörda En avstämning görs med berörda. Det är viktigt att kunden och personal som arbetar med tjänsten är införstådda med planeringen och också påverkar planeringens innehåll. Förvaltningsledare, förvaltningsledare IT Säger upp avtal Avtal som inte längre kommer att vara aktuella sägs upp. Objektägare IT Informerar Intressenter informeras om den kommande avvecklingen. Det är viktigt att beställare, användare, operation center och helpdesk blir informerade. Förvaltningsledare, förvaltningsledare IT 2.2 Överföring till extern driftspart - delprocess Överföring av en tjänst till en annan driftsleverantör innebär normalt ett relativt stort arbete som utförs i projektform, se vidare PPS 1. Under kontrollerade former ska tjänsten och data flyttats till annan leverantör. Flytten måste ske på ett sådant sätt att påverkan på användarna blir så begränsad som möjligt. Förändringarna ska vara förutsägbara och datat ska inte förvanskas. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att tjänsten överförs till annan driftpart på ett kontrollerat sätt. 1 PPS Praktisk projektstyrning Avvecklingsprocessen[3.0].doc 6(13)

7 2.2.1 Aktiviteter i Överföring till extern driftspart Överföring till extern driftspart består av följande aktiviteter: Avvecklings plan Planerar överföring Genomför överföring OK? Ja Överlämnar till annan driftleverantör Godkänner överlämnandet Godkänt överlämnande Nej Stoppar överföring Förtydligande av aktiviteter i Överföring till extern driftspart Planerar överföring Hur överföringen ska gå till planeras i detalj. Projektledare Medverkande: Driftansvarig, drifttekniker, Change Manager, mottagande driftorganisation Genomför överföringen Överföringen genomförs i enlighet med gjord planering. Projektledare Medverkande: Driftansvarig, drifttekniker, Change Manager, mottagande driftorganisation Stoppar överföringen I de fall överföringen inte fungerar stoppas den. Ett stopp av överföringen innebär att de delar som inte fungerat får planeras om. Projektledare Medverkande: Driftansvarig, drifttekniker Överlämnar till annan driftleverantör Alla de delar som tjänsten består av överlämnas till den leverantör som fortsättningsvis kommer att ansvara för tjänsten. Projektledare Medverkande: Mottagande driftorganisation Godkänner överlämnandet Den mottagande parten godkänner att tjänsten/uppdraget är mottaget. I och med detta upphör ansvaret för tjänsten. Projektledare Medverkande: Mottagande driftorganisation Avvecklingsprocessen[3.0].doc 7(13)

8 2.3 Avveckla - delprocess Utifrån avvecklingsplanen genomförs avvecklingen. I detta arbete ingår att stänga tjänsten, arkivera, avsluta avtal och avveckla utrustning. Resultatet av delprocessen är en avvecklad tjänst. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att avvecklingen görs systematiskt och kontrollerat Aktiviteter i Avveckla Avveckla består av följande aktiviteter: Avveclingsplan Stänger tjänsten Arkiverar Avslutar avtal Avvecklar utrustning Avvecklad tjänst Förtydligande av aktiviteter i Avveckla Stänger tjänsten Stänger tjänsten omfattar flera moment och kan bl. a innefatta: Stoppa övervakning Stoppa beredskap Stoppa kopplingar till och från andra system Stoppa tjänster Stoppa backuptagning Avveckla rutiner Förvaltningsledare IT Medverkande: Drifttekniker, Change Manager, operation center, helpdesk Arkiverar I samband med att en tjänst avvecklas ska hänsyn tas till behovet av arkivering. Arkiveringen kan omfatta data, programvara, tillämpliga rutinbeskrivningar, annan dokumentation osv. I de fall det saknas dokumentation avseende det som ska arkiveras, måste denna dokumentation upprättas. Det är kundens behov som styr vad och ur mycket som ska arkiveras. Ju längre arkiveringstid desto viktigare är det att dokumentationen är fullständig. För mycket långa arkiveringstider bör arkivering ske hos Riksarkivet. Avvecklingsprocessen[3.0].doc 8(13)

9 Förvaltningsledare IT Medverkande: UU:s arkivarie, drifttekniker, förvaltningsledare Avslutar avtal Efter att tjänsten är stängd och arkiverad ska tillämpliga avtal avslutas. Exempel på avtal är: Driftavtal med kund Licensavtal på programvaror Serviceavtal med mjuk- och hårdvaruleverantörer Objektägare IT Medverkande: Förvaltningsledare IT Avvecklar utrustning Den hårdvara som används exklusivt för tjänsten kan antigen skrotas eller återanvändas för andra ändamål. Datamedia, t.ex. hårddiskar, ska hanteras på det sätt som överenskommits med kunden. Om det har innehållit personuppgifter eller annan känslig dokumentation ska destruktion normalt utföras. Mjukvara kan återanvändas om licensavtalen inte sagts upp. Konfigurationsinformationen skall uppdateras. Driftansvarig Medverkande: Configuration Manager, drifttekniker 2.4 Utvärdera - delprocess Det är viktigt att ta hand om de erfarenheter och kunskaper som finns kring tjänsten/uppdraget. Är det så att tjänsten har migrerats till annan driftpart är det extra viktigt att klargöra vad som gjorts bra och vad som kunnat göras bättre för att få behålla tjänsten. Erfarenheterna ska användas för att förbättra de åtaganden som görs gentemot kund. Resultatet av delprocessen är en utvärderingsrapport. Syfte Delprocessens syfte är att säkerställa att gjorda erfarenheter tas till vara i verksamheten. Avvecklingsprocessen[3.0].doc 9(13)

10 2.4.1 Aktiviteter i Utvärdera Utvärdera består av följande aktiviteter: Erfarenhet / kunskap Utvärderar den avvecklade tjänsten Informerar berörda Utvärderingsrapport Utvärderar avvecklingsarbetet Förtydligande av aktiviteter i Utvärdera Utvärderar den avvecklade tjänsten Den avvecklade tjänsten utvärderas. Hur har arbetet med tjänsten/uppdraget fungerat? Vad har gjorts bra? Vad har kunnat göras bättre? Utvärderingen dokumenteras. Tjänstenivåansvarig Medverkande: Förvaltningsledare IT, driftansvarig, drifttekniker Utvärderar avvecklingsarbetet Avvecklingsarbetet utvärderas och dokumenteras. Vad har fungerat bra vad har fungerat mindre bra? När tjänsten överförts till annan part är denna utvärdering särskilt viktig. Förvaltningsledare IT Medverkande: Deltagarna i avvecklingsarbetet Informerar berörda Berörda informeras om innehållet i utvärderingen. Tjänstenivåansvarig, förvaltningsledare IT Avvecklingsprocessen[3.0].doc 10(13)

11 3 Intressenter För definition av intressent, se ordlista för processbegrepp under avsnitt 6, Ordlistor och definitioner. Objektägare/systemägare (kund) Objektägare IT Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Användare OC Helpdesk 4 Roller För definition av roll, se ordlista för processbegrepp under avsnitt 6, Ordlistor och definitioner. För rollbeskrivningar, se 2. Förvaltningsledare Objektägare IT Förvaltningsledare IT Projektledare Change Manager Configuration Manager Tjänstenivåansvarig Driftansvarig Drifttekniker Mottagande driftorganisation UU:s arkivarie 5 Mallar/Checklistor/Verktyg Befintligt stöd Checklista för avveckling av servrar Driftsättningsprocessen och dess checklistor (reverse-hantering) 2 Rollbeskrivningar inom Avvecklingsprocessen[3.0].doc 11(13)

12 6 Ordlistor och definitioner 6.1 Ordlista för processbegrepp Begrepp Aktivitet Delprocess Huvudprocess Intressent Kärnprocess Process Processparameter Processansvarig Roll Rollbeskrivning Starthändelse Styr- och stödprocess Definition Lägsta nivån i processhierarkin. En serie logiskt sammanhängande handlingar som en person eller roll utför, utförs på ett sätt. 3 En delprocess är en logiskt avgränsad del av en huvudprocess, kan finnas på flera nivåer. 2 Huvudprocesser är den högsta nivån av processer i en verksamhet. Kan vara både internt och externt värdeskapande. 2 Någon som tar emot något från processen eller levererar något till processen. 2 Externt värdeskapande process. Kärnprocesser uppfyller verksamhetens övergripande syfte att tillfredsställa kundernas verkliga behov - varför verksamheten existerar. 2 En process är ett flöde av sammanhängande aktiviteter som skapar ett förutbestämt resultat. Processen har alltid kunder - interna eller externa. 2 Processparameter är det mått som används för att mäta och styra processen. 2 En person utsedd av ledningen för att ansvara för att processen som helhet både är effektiv och ändamålsenlig. 2 En roll är knuten till en process. Varje roll har ansvar att leverera ett resultat i processen. En person kan inneha flera roller och samma roll kan innehas av flera personer. 2 En beskrivning av de roller som är knutna till processen. I rollbeskrivningen ingår att beskriva rollens ansvar och befogenhet. 2 Med starthändelser avses händelser som får processen att reagera på ett förutbestämt sätt. Det finns tre typer av starthändelser vilka är. Tidsstyrd starthändelse, händelsestyrd starthändelse och värde styrd starthändelse. Internt värdeskapande processer. Har till syfte att styra och stödja kärnprocesserna. 2 Värdeskapande, värdeadderande Aktiviteten tillför värde till slutkunden. 2 3 PVU (processorienterad verksamhetsutveckling) Avvecklingsprocessen[3.0].doc 12(13)

13 6.2 Ordlista för Avvecklingsprocessen Begrepp Avveckla Migrera Definition Med avveckla avses att en tjänst tas ur bruk Att flytta över, migrera, program, data eller hårdvara till någon annan tillämpning eller till någon annan plattform. Benämningen migration eller migrera används även för att göra äldre versioner av data läsbara i nyare versioner av program eller operativsystem. 7 Förvaltning av processen För förvaltning och förbättring av processen och dess dokument, se vidare 4. 8 Referenser s lednings- och kvalitetssystem, Rollbeskrivningar inom. PVU(processorienterad verksamhetsutveckling) PPS (praktisk projektstyrning) s lednings- och kvalitetssystem, Processbeskrivning Kvalitetsstyrning. 4 Processbeskrivning - Kvalitetsstyrning Avvecklingsprocessen[3.0].doc 13(13)