Landstingen i Blekinge och Kronobergs län

Transkript

1 Landstingen i Blekinge och Kronobergs län Granskning av tidsanvändningen i vården Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Blekinge och Kronoberg Yvonne Lundin Johan Persson

2 Andreas Endrédi Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 2

3 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTANDE ANALYS OCH REKOMMENDATIONER BAKGRUND OCH SYFTE SAMMANFATTANDE ANALYS SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER BAKGRUND OCH UTGÅNGSPUNKTER SYFTE METOD OCH AVGRÄNSNING GRANSKNINGENS GENOMFÖRANDE GRANSKNINGENS UTGÅNGSPUNKTER REVISIONSUNDERLAG KORT OM DE GRANSKADE ENHETERNA Infektionsklinikerna vid CLV och BLS Vårdcentralerna i Teleborg (Kronoberg) och Olofström (Blekinge) TIDIGARE STUDIER AV TIDSANVÄNDNING I VÅRDEN Genomgång av vissa tidigare undersökningar Vilka historiska skillnader i tidsanvändning kan ses? STYRNING AV TIDSANVÄNDNINGEN Landstinget Kronoberg Landstinget Blekinge Kommentarer UPPFÖLJNING AV TIDSANVÄNDNINGEN Landstinget Kronoberg Landstinget Blekinge Kommentarer GENOMFÖRD TIDSSKATTNING Infektionskliniker Vårdcentraler MÖJLIGHETER ATT ÄGNA MER TID ÅT DIREKT PATIENTARBETE BILAGA 1 TIDSSKATTNING INFEKTIONSKLINIKER BILAGA 2 TIDSSKATTNING VÅRDCENTRALER BILAGA 3 BLANKETT FÖR TIDSSKATTNING Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 3

4 1 SAMMANFATTANDE ANALYS OCH REKOMMENDATIONER 1.1 Bakgrund och syfte Personalens tid är en mycket viktig resurs i vården. Att tiden används på bästa sätt utifrån t ex bemanningsbehov och kompetens är angeläget för att nå långt med knappa resurser. Det finns tecken som tyder på att exempelvis ökade krav på vårddokumentation och intygsskrivning medfört att mindre tid kan ägnas åt det direkta patientarbetet. Olika former av administrativa uppgifter medför att arbetsledningens och vårdpersonalens tid för att leda och utveckla respektive utföra arbetet begränsas. Syftet med denna granskning är att undersöka dels vilka förutsättningar den medicinska personalen har att ägna arbetstiden till direkt patientarbete dels arbetsledningens förutsättningar att använda sin tid till att leda patientarbetet. Läsanvisning Denna rapport är strukturerad så att läsaren på ett snabbt och enkelt sätt skall kunna tillgodogöra sig det mest väsentliga i granskningen. Rapporten inleds (detta kapitel) med en tämligen fyllig sammanfattande analys vilken också innehåller de slutsatser och rekommendationer som lämnas till landstinget med anledning av denna granskning. Granskningens bakgrund, syfte, utgångspunkter mm presenteras i kapitel två medan det tredje och avslutande kapitlet innehåller granskningens revisionsunderlag, d.v.s. fakta. I bilagor finns detaljerade sammanställningar av den tidsskattning som genomförts dels vid infektionsklinikerna Blekingesjukhuset och Centrallasarettet i Växjö dels vid Olofströms VC i Landstinget Blekinge och vid Teleborgs VC i Landstinget Kronoberg. 1.2 Sammanfattande analys Styrning av tidsanvändningen Alla de granskade enheterna har mer eller mindre uttalade bemanningsmål vilka ofta grundar sig i hur belastningen/efterfrågan på vården ser ut under tex veckans dagar. Vid infektionskliniken på CLV finns eventuellt möjlighet att ytterligare anpassa läkarnas mottagningstider till variationer i vårdbehovet under veckans dagar. I detta arbete ligger det nära till hands att använda ett liknande tillvägagångssätt som övriga personalgrupper vid CLVs infektionsklinik redan använt för att matcha bemanning till vårdbehov. Det får i detta sammanhang ses som förvånande att läkarna inte naturligt ingår i denna typ av projekt. Ofta används uttrycket vårdpersonalen i betydelsen all vårdpersonal förutom läkarna. Med de förutsättningar som de utvalda enheterna har tycks samtliga, med dagens bemanning, nå så långt som möjligt avseende att ha sammanhängande sjok av liknande arbetsuppgifter. Inget av landstingen har några uttalade riktlinjer för hur vårdpersonalens tid bör fördela sig mellan olika insatser i meningen vilken typ av insats som utförs. Däremot finns riktvärden i form av bemanningsmål och inom primärvården även i form av hur stor del av tiden som skall åtgå till BVC, MVC etc för olika personalgrupper. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 4

5 Uppföljning av tidsanvändningen Inget av landstingen genomför löpande uppföljning av tidsanvändningen men exempel på denna typ av uppföljningar finns vid båda landstingen. De undersökningar som genomförts i Landstinget Blekinge visar på liknande resultat som motsvarande mätningar i denna rapport, se avsnitt 3.5. Det är oklart hur Landstinget Blekinge använt resultatet av undersökningen för att styra verksamheten. På motsvarande sätt är det oklart hur primärvårdsledningen i Landstinget Kronoberg avser att, för eget bruk, använda resultatet av den tidsskattning som genomfördes för ca ett år sedan. Däremot har primärvårdsledningen på ett konkret sätt använt en tidigare uppföljning för att undvika att administrativa arbetsuppgifter utförs på övertid. Det är främst på kliniknivå som effekter/förbättringar med anledning av denna typ av uppföljningar kan ske. Detta förutsätter att man på de klinker som uppvisar avvikande resultat gör noggrannare analyser av hur arbetet går till tex genom att göra platsbesök på grannkliniker och utnyttjar möjligheten att lära av andra. Genomförd tidsskattning i denna granskning Resultatet av tidsskattningarna är behäftade med stor osäkerhet. Detta hänger framförallt samman med olika tolkning av delarna i den enkät som genomförts och att många ansett det svårt att uppskatta tidens fördelning under en vecka. Vissa korrigeringar har varit möjliga att genomföra i efterhand men sammantaget bedöms en betydande osäkerhet trotts detta kvarstå. Vissa iakttagelser ur materialet kan ändå göras: Överlag visar tidsskattningarna att de undersökta enheterna ligger väl till i jämförelse med andra liknade studier. Tiden används i hög grad till patientarbete och i liten grad till övrig administration. Genomgående uppvisar de granskade enheterna högre eller lika hög andel patienttid än vad som framkommit i jämförbara studier. Det kan finnas skäl att titta närmare på orsaker till skillnaden avseende lägre andel direkt patienttid för läkare på infektionskliniken CLV än BLS. En del av skillnaden kan eventuellt förklaras med olika sätt att genomföra ronder och olika joursystem. Även andra verksamhetsmässiga skillnader eller skillnader i hur tiden skattats kan förklara skillnaden i direkt patienttid. Skillnaden är dock så stor att det bedöms som lämpligt att CLV-kliniken genom olika kontakter med grannkliniken på BLS undersöker möjligheten att nå en högre andel direkt patienttid för läkare. Vid Teleborgs VC sköter idag, till följd av att läkarsekreterarna inte hinner med, undersköterskorna och till viss del även sjuksköterskor hanteringen med att hämta och leta journaler. Detta medför att deras tid inte används på bästa sätt utifrån kompetens. Att så mycket som nästan 40% av undersköterskornas tid används till detta måste anses som helt ohållbart. Det utvecklingsarbete som redan påbörjats får därför anses som mycket angeläget och bör bedrivas skyndsamt. Vid BLS finns enligt de intervjuade en potential i att integrera de delar av journalhanteringen som fortfarande sköts manuellt i det datoriserade journalsystemet. En hel del av sådant som traditionellt skötts av särskilt avdelad personal sköts idag vid infektionskliniken vid BLS av klinikens/avdelningens personal, tex mathantering och patienttransporter. Den tidigare mathanteringen med matvagnar fyllda med färdiga brickor till patienterna levererade från ett centralkök har ändrats. Maten levereras nu i kantiner. Vårdpersonal vid avdelningen lägger upp maten och hanterar disken efteråt. Avseende patienttransporter så gäller för båda de granskade infektionsklinikerna att man tidigare hade tillgång till transportörer vid sjukhuset men att detta skurits ner och Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 5

6 transporter nu i stor utsträckning utförs av den egna vårdpersonalen. I detta finns naturligtvis en potential med utgångspunkt i att vårdpersonalens kompetens används bättre till vård- / omvårdnadsinsatser än transporter. Sannolikt finns dock svårigheter i att motivera den kostnadsökning som blir följden av detta. Vid Teleborgs VC sker besöksbokningen manuellt. Tiderna för läkarna är uppdelade i två pärmar. Detta medför att sjuksköterskorna inte så sällan måste be patienter vänta i telefon för att den aktuella pärmen är upptagen av en annan sköterska som just då håller på att boka in en annan patient. Ett enkelt IT-baserat bokningssystem skulle kunna effektivisera denna hantering och frigöra tid för sjuksköterskorna. Dokumentationen kring OVK, Obruten vårdkedja, skulle enligt distriktssköterskorna i Olofström och avdelningschefen på infektionsmottagningen BLS kunna hanteras av läkarsekreterare och därigenom frigöra tid till direkt patientarbete. På samma sätt skulle de remissvar, epikriser och läkares korrespondens som idag sköts av undersköterskorna vid VC Olofström kunna hanteras av läkarsekreterarna. Arbetsledningen har svårighet att lyckas prioritera arbete med att långsiktigt utveckla och förbättra den egna verksamheten. Det stora patienttrycket, och därigenom personalens begränsade möjlighet att delta i denna typ av arbete, är en begränsning i detta sammanhang. I situationer av tids-/personalbrist prioriteras gärna patientarbetet på bekostnad av utvecklingsarbete. En förvånande liten del av tiden används till kurs/fortbildning. Det är tveksamt om det på lång sikt är möjligt att upprätthålla kompetensen hos vårdpersonalen med denna nivå på utbildning. Avslutning Att ägna mer tid till patientarbete handlar enligt denna granskning i mycket liten grad om att arbeta snabbare. Möjligheterna att öka patienttiden ligger istället i att omfördela tid mellan olika yrkesgrupper för att därigenom få ett bättre utnyttjande av kompetensen eller att effektivisera vissa rutiner, tex journalhantering och tidbokning via ökad tydlighet, enhetlighet och/eller datastöd. Att öka andelen patienttid genom att ha en lägre andel tid till fortbildning, kvalitetsutveckling och liknande synes olämpligt. Sjukvården har idag problem med sjukskrivningar och rekrytering. Sannolikt är dessa problem delvis kopplade till de arbetsmiljömässiga förutsättningar som råder i vården. I flera av intervjuerna har framkommit att man anser att tiden för reflexion i arbetet och kompetensutveckling är otillräcklig. För att locka till sig arbetskraft behövs kanske snarare mer tid till detta. Att införa riktvärden för hur tiden bör fördela sig kan vara lämpligt. Riktvärden skulle då naturligt finnas för hur stor del av tiden som skall åtgå till olika typer av patientarbete. Lika viktigt kan det vara att få ett stöd för att faktiskt med gott samvete - kunna sätta av rimligt med tid för utbildning/fortbildning och utvecklingsarbete. En möjlighet att öka andelen patienttid, och främst den direkta patienttiden, ligger i att effektivisera journalhantering. Även om datajournaler kräver mer tid av läkare och sjuksköterskor i samband med att skriva journalen så får det anses vara effektivare än att ha manuella journaler. Tid för att leta och hämta journaler kan undvikas liksom dubbelarbete till följd av dubbelföring av vissa uppgifter pga att läkare och sjuksköterskor använder separata journaler. Den fulla potentialen i datajournal förutsätter att samtliga kring patienten vanligen Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 6

7 förekommande system integreras med journalsystemet. I annat fall kan den situation uppkomma, vilken också delvis råder på infektionskliniken BLS, att det trotts införande av datajournal krävs en hel del manuellt arbete med patientens samlade journalhandling. En sådan splittrad dokumentation kan dels medföra svårigheter att få en samlad bild av patientens samtliga uppgifter och det kan dessutom leda till att mer tid åtgår för journalhantering än med en fullständigt manuell hantering. Det synes angeläget att vid infektionskliniken BLS snabbt få till en bättre integration mellan journalsystemet och andra system kring patienten. Dokumentation/journalhantering är ett område som uppenbarligen tar olika mycket tid vid olika enheter. Vid samtliga enheter är det dock frågan om en betydande del av tiden, vid infektionsklinikerna kring 10% och vid vårdcentralerna 17-18%. Sannolikt kan det i detta finnas mer att göra kring att klargöra vem som gör vad. Exempelvis bör det vara klargjort vilket ansvar läkarsekreterare tar i samband med journalskrivning, skriva ut remisser, intyg och hantera läkares korrespondens i övrigt. Det som behöver klargöras är inte bara vad som skall göras utan också hur bra det görs, exempelvis hur lång tid tar det att få en journal utskriven, skall läkarsekreteraren föreslå diagnoskod etc. Det tycks i vissa fall råda oklarhet om i vilken omfattning sjuksköterskor/distriktssköterskor har möjlighet att få sekreterarhjälp. Det senare tycks idag vara ett större problem vid de granskade vårdcentralerna än vid infektionsklinikerna. De översyner/utvecklingsarbeten som pågår beträffande läkarsekreterarnas arbete bör förtydliga vilket åtagande läkarsekreterarna har beträffande ovanstående delar. Att titta närmare på tidsanvändningen i ett mikroperspektiv kan också vara intressant. Me detta avses enskilda läkares, sjuksköterskors osv sätt att arbeta. Hur gör en skicklig läkare för att snabbt få en bra kontakt med patienten, fånga upp dennes problem, sätta in problemet i ett sammanhang kring patienten, värdera och kommunicera alternativa åtgärder/behandlingar med patienten, fastställa åtgärd/behandling och verkställa densamma tex genom att skriva recept, etc. I detta finns sannolikt en stor potential att via kollegialt utbyte, och lära av andra, använda tillgänglig tid bättre. I ambitionen att sänka kostnaden för administration och andra servicetjänster till vården (tex läkarsekreterartjänster, mathantering och patienttransporter) förs mer och mer av dessa arbetsuppgifter ut på vårdpersonalen. Landstingens ambition att sänka dessa kostnader kan i värsta fall vara contraproduktiv. Såvida det inte finns vårdpersonal med ledig kapacitet, dvs personal som inte är fullt sysselsatta med sina ordinarie vårdsysslor, kommer kvaliteten i de tjänster som vården levererar att sjunka när vårdtid byts mot tid för administration och andra servicetjänster. En viktig orsak till att detta ändå kan ske är att landstingen inte lyckas tydliggöra denna förmodade kvalitetssänkning. Det som i landstingets ekonomiska redovisning syns som en kostnadssänkning på administrativa- eller andra servicetjänster minskar i praktiken också värdet (kvaliteten) av de tjänster som levereras. En annan effekt av detta är att tex mathanteringen på BLS totalt sett sannolikt tar mer resurser i anspråk nu än i det tidigare systemet. Detta till följd av att man nu dels inte kan dra nytta av den skalfördel som tidigare fanns dels att det inte längre är specialister på denna typ av hantering som sköter mathanteringen. Sjukhusets totala kostnader har troligen sjunkit till följd av förändringen genom att den tidigare centrala hanteringen avvecklats. Samtidigt har effekten blivit att en del av vårdpersonalens tid omfördelats från vårdtid till mathanteringstid. Det som troligen har hänt är således att man skapat en mindre effektiv mathantering samtidigt som även effektiviteten i vården (vårdkvaliteten) sjunkit. Liknande resonemang kan föras både kring administrativt stöd i vården och patienttransporter. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 7

8 Även olika typer av stödfunktioner bidrar i hög grad till vårdens samlade effektivitet. Att genomföra ineffektiva besparingar inom vårdens stödfunktioner leder till en ineffektiv vård. Att anpassa vårdens kostnader till tillgängliga resurser sker inte genom att byta ut effektiva stödtjänster mot mindre effektiva utan genom att prioritera mellan och inom patientgrupper. Om man genomför ineffektiva besparingar i vårdens stödfunktioner kommer detta endast att leda till att mer/större/svårare prioriteringar behöver ske i framtiden mellan och inom patientgrupper. Kostnadssänkningar i vården bör i fortsättningen i ökad grad ske i form av prioriteringar inom och mellan patientgrupper. 1.3 Slutsatser och rekommendationer Överlag visar tidsskattningarna att de undersökta enheterna ligger väl till i jämförelse med andra liknade studier. Tiden används i hög grad till patientarbete och i liten grad till övrig administration. Genomgående uppvisar de granskade enheterna högre eller lika hög andel patienttid än vad som framkommit i jämförbara studier. Det bedöms i nuläget inte finnas anledning för de granskade landstingen att genomföra tätare eller mer omfattande undersökningar än hittills av tidsanvändningen. Däremot kan det finnas skäl att tydligare använda resultatet av genomförda undersökningar. Det är främst på kliniknivå som effekter/förbättringar med anledning av denna typ av uppföljningar kan ske. Detta förutsätter att man på de klinker som uppvisar avvikande resultat gör noggrannare analyser av hur arbetet går till tex genom att göra platsbesök på grannkliniker och utnyttjar möjligheten att lära av andra. Det kan finnas skäl att titta närmare på orsaker till skillnaden avseende lägre andel direkt patienttid för läkare på infektionskliniken CLV än BLS. Läkarsekreterarnas åtagande bör ses över och förtydligas. Det finns en risk att trenden att överföra mer av administrativa- och servicesysslor till vårdpersonal är contraproduktiv, dvs motverkar sitt syfte att spara pengar. Det utvecklingsarbete om journalhantering som redan påbörjats vid VC Teleborg anses som mycket angeläget och bör bedrivas skyndsamt för att snabbt förbättra journalhanteringen och förbättra arbetssituationen på vårdcentralen inte minst för undersköterskorna som idag ägnar en orimligt hög andel av sin tid till att leta och hämta journaler. Vid Teleborgs VC bör ett IT-baserat bokningssystem införas för att effektivisera hanteringen och frigöra tid för sjuksköterskorna. En förvånande liten del av tiden används till kurs/fortbildning. Det är tveksamt om det på lång sikt är möjligt att upprätthålla kompetensen hos vårdpersonalen med denna nivå på utbildning. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 8

9 2 BAKGRUND OCH UTGÅNGSPUNKTER Personalens tid är en mycket viktig resurs i vården. Att tiden används på bästa sätt utifrån t ex bemanningsbehov och kompetens är angeläget för att nå långt med knappa resurser. Det finns tecken som tyder på att exempelvis ökade krav på vårddokumentation och intygsskrivning medfört att mindre tid kan ägnas åt det direkta patientarbetet. Olika former av administrativa uppgifter medför att arbetsledningens och vårdpersonalens tid för att leda och utveckla respektive utföra arbetet begränsas. 2.1 Syfte Syftet är att undersöka dels vilka förutsättningar den medicinska personalen har att ägna arbetstiden till direkt patientarbete dels arbetsledningens förutsättningar att använda sin tid till att leda patientarbetet. 2.2 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts som en dokument-, intervju- och enkätstudie. Två enheter inom respektive landsting har valts ut för att belysa tidsanvändningen på enhetsnivå. Inom Kronoberg valdes infektionskliniken vid CLV (Centrallasarettet Växjö) samt Teleborgs vårdcentral. Från Blekinge valdes infektionskliniken vid BLS (Blekingesjukhuset) samt Olofströms vårdcentral. Valet av enheter följer dels av revisionens uppdrag att granska all verksamhet i landstinget vilket medför att revisionen önskar sprida insatserna till enheter som inte nyligen varit föremål för granskning dels av att få viss jämförbarhet mellan landstingen. 2.3 Granskningens genomförande Följande dokument har granskats: Tidigare studier av tidsanvändningen inom sjukhusvården och primärvården i de båda landstingen. De utvalda enheternas egna uppföljningar av tidsanvändningen De utvalda enheternas senaste bokslut, budget/verksamhetsplan och budgetuppföljning Intervjuer har genomförts med: Verksamhetschefer vid de verksamheter från vilka enheterna valts ut. Verksamhetsutvecklare / motsvarande vid de utvalda verksamhetsledningarna och vid central förvaltning Enhetschefer från de utvalda enheterna Representanter för läkare och sjuksköterskor från de valda enheterna Enkät Första steget i undersökningen var att konstruera en enkät. Denna utformades både med utgångspunkt i vårt syfte och i tidigare gjorda undersökningar. Före utskicket till personalen fick respektive klinkchef möjlighet att ge sina synpunkter om eventuella förtydliganden som Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 9

10 behövdes i indelningen eller förklaringstexten. I några fall efterfrågades även en muntlig genomgång med personalen. Personalen på respektive enhet fick sedan försöka fördela sin arbetstid med utgångspunkt i hur en genomsnittlig arbetsvecka ser ut. I enkäten ingick även en uppdelning per yrkeskategorier med betoning på den medicinska personalen som vi i denna undersökning definierade som läkare, sjuksköterskor, undersköterskor och klinikchef. Personalen skulle specificera sin tid på ett antal aktiviteter som i sin tur ingick i aktivitetsgrupperna indirekt- och direkt patienttid, allmän administration, utbildning/forskning samt övrigt (se bilaga 3). Då vi i denna undersökning valt ut fyra enheter med begränsat antal personal gjordes inget urval utan en totalundersökning kunde genomföras. Ansvarig för insamling av enkäten var respektive enhets klinikchef. Svarsfrekvensen i Växjö får betraktas som hög då Vårdcentralen Teleborg hade en svarsfrekvens på 91 % och infektionskliniken hade en svarsfrekvens på 96 %. På infektionskliniken i Karlskrona fick vi en svarsfrekvens på 65 % vilket får betraktas som lågt. Svarsfrekvens var 71 % hos sjuksköterskor, 60 % hos läkare (delvis beroende på att två av läkarna var frånvarande då tidsskattningen genomfördes) och 53 % hos undersköterskor. I Olofström var svarsfrekvensen 81% vilket är något bättre. Svarsfrekvensen var här 75% för läkare, 81% för sjuksköterskor och 78% för undersköterskor. I den totala svarsstatistiken ingår dock en stor andel från övriga personalgrupper som i viss mån förbättrar den totala svarsfrekvensen. Undersökningen har genomförts under semestermånaderna vilket medfört att insamlingsarbetet tagit relativt lång tid och därmed inneburit en större arbetsinsats både för oss och för kontaktpersonerna. Detta kan i viss mån ha påverkat svarsfrekvensen men vi tror ändå att denna påverkan är liten med tanke på den markanta skillnaden i svarsstatistik mellan länen. Vi har arbetat aktivt för att öka svarsfrekvensen genom upprepade uppmaningar till kontaktpersonerna på respektive klinik. Kontaktpersonerna har i sin tur försökt uppmana personalen men har inte velat driva på för hårt. Vi har inte gjort någon bortfallsanalys. Materialet från respektive enhet har jämförts dels med tidigare undersökningar och dels med de övriga enheterna. Efter analysen diskuterades resultatet vid längre intervjuer med medicinsk personal på respektive enhet. Vilka som skulle intervjuas bestämdes av enhetscheferna som valde ut två till tre personer från respektive av följande yrkesgrupper: undersköterskor, sjuksköterskor, läkare och enhetschefer. Många av de intervjuade har framfört att det varit svårt att skatta tiden. Detta har främst gällt fördelningen inom och mellan aktivitetsgrupperna direkt- och indirekt patienttid. Vissa av de skillnader som framkommer i jämförelserna är svåra att förklara. En del skillnader förklaras sannolikt av att man gjort olika tolkningar av vad som ingår i de olika aktiviteterna för vilka tid skulle skattas. Detta kan i sin tur förklaras av olikheter i sättet att organisera arbetet. Trots att åtgärder vidtagits att i efterhand försöka korrigera för vissa fel i materialet är bedömningen att materialet innehåller stor osäkerhet. Vissa försiktiga iakttagelser med anledning av tidsskattningens resultat kan ändå göras. I tabeller i rapporten liksom i bilagor presenteras sammanställningar av tidsskattningen i hela procentenheter. Detta innebär att det i vissa fall blir olika värden i den övergripande sammanställningen och i den detaljerade (om man summerar själv). Orsaken är avrundningsfel. Dessa fel är obetydliga i sammanhanget. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 10

11 2.4 Granskningens utgångspunkter Följande kännetecken anses utmärka att personalens tid används väl: Det finns en kunskap om hur tiden används. Det finns en uttalad ambition att tiden skall användas så att de personalkategorier som har direkta patientkontakter kan ha en hög andel av sin tid med direkt patientkontakt. Bemanningen skall matcha det aktuella vårdbehovet över dygnet, veckan och året. I görligaste mån utförs arbetet i sammanhängande sjok av liknande sysslor för att minimera ställtider och restider. Kringsysslor som mer är av servicekaraktär än vårdkaraktär utförs inte av vårdpersonal. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 11

12 3 REVISIONSUNDERLAG I detta kapitel sker en genomgång av det faktamaterial som revisionen tagit del av 3.1 Kort om de granskade enheterna Infektionsklinikerna vid CLV och BLS CLV:s infektionsklinik skall vara ett kompetenscentrum för infektionssjukdomar i landstinget Kronoberg. Infektionskliniken vid BLS har i uppdrag att inom Blekinge län svara för den öppna och slutna infektionsvården på specialistnivå. Av Nysam-statistik avseende 2002 framgår följande data för klinikerna: CLV BLS Antal vårddagar Antal vårdtillfällen Andel akuta vårdtillfällen 96% 94% Antal slutenvårdsplatser infektion Antal läkarbesök (exkl vaccination) Antal vaccinationsbesök läkare Antal vaccinationsbesök SSK Väntetid oprio mottagning 4 veckor 4 veckor Den stora skillnaden i antal läkarbesök förklaras dels av att infektionskliniken på BLS har ett bredare uppdrag än infektionskliniken vid CLV genom den könsmottagning som finns i Karlskrona men inte i Växjö. Dessutom registreras konsultationer på andra avdelningar med i besöksstatistiken vid BLS. Klinikerna har följande personalstat årsanställda för 2003: CLV BLS Läkare 7,25 8,25 Sjuksköterskor 21,6 20,8 Undersköterskor 13,9 11,1 Sjukvårdsbiträden 1,8 Sekreterare 3,5 2,9 Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 12

13 Under 2002 har kliniken i Växjö under första halvåret saknat bemanning på två läkartjänster. Dessa är bemannade sedan september månad Trots detta saknas bemanning på 0,45 överläkartjänst. Tidvis har brist på sekreterare förelegat Vårdcentralerna i Teleborg (Kronoberg) och Olofström (Blekinge) Vårdcentralen Teleborg betjänar innevånarna i Teleborg som är en stadsdel i Växjö med primärvård. Området präglas av expansion bl. a genom det nybyggda universitetsområdet. Avståndet från Teleborg till CLV är ca 1-2 km. Vårdcentralen i Olofström har tätorten Olofström med omnejd som upptagningsområde. Olofström är en mindre industriort som har relativt höga ohälsotal. Blekingesjukhusets kliniker ligger på ½ till 1 timmes bilfärd bort beroende på om man skall till Karlshamn eller Karlskrona. Vårdcentralen Olofström har ansvaret att sköta all hemsjukvård i eget boende. Teleborgs VC har inte detta uppdrag vilket där istället sköts av Växjö kommun. Jämförelsedata saknas till stor del. Landstinget Kronoberg har nyligen börjat delta i Nysamsamarbetet. Tabellen nedan innehåller Nysamstatistik från Olofström. Motsvarande uppgifter från Teleborg presenteras i den mån de funnits tillgängliga. Nysam 2002 Olofström Teleborg Antal läkarbesök på mottagning Antal telefonsamtal läkare 2377 Antal SSK-besök på mottagning Antal telefonsamtal SSK Antal MHV-besök, barnmorska 3899 Antal hemsjukvårdsbesök, läkare i ordinärt + särskilt boende Antal hemsjukvårdsbesök SSK Antal hemsjukvårdsbesök USK / Sjukvårdsbiträde Vårdcentralerna har följande personalstat årsanställda för 2003: Teleborg Olofström Läkare 5,3 4,5 Sjuksköterskor 6,9 17,8 Undersköterskor 3,0 4,9 Sjukgymnaster 2,0 5,0 Sekreterare 3,3 3,5 Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 13

14 Psykologer 0 0,5 Städare 1,8 2,0 Dessutom finns vid Olofström 2,6 Arbetsterapeut, 2,0 Barnmorskor, 1,9 Biomedicinska analytiker, 0,5 Verksamhetschef. 3.2 Tidigare studier av tidsanvändning i vården Genomgång av vissa tidigare undersökningar Komrevs granskning 2003 av hur ca 730 sjuksköterskor arbetar Granskningen visar att omkring 40% av sjuksköterskornas tid ägnas åt direkt patientarbete. Ungefär en tredjedel går till administration och omvårdnadsdokumentation. En del av denna tid går till dubbelarbete tex när sjuksköterskor dokumenterar sådant som läkare redan har eller ska journalföra. Detta skulle kunna undvikas om varje patient endast hade en journal. Idag är det vanligast att läkaren för en journal och sjuksköterskorna en separat för respektive patient. I rapporten konstateras även att så mycket som en tredjedel av sjuksköterskans arbetsuppgifter skulle kunna utföras av andra personalkategorier, tex undersköterskor, biträden och läkarsekreterare. Socialstyrelsens utredning Omfattning av administration i vården dnr /99 Socialstyrelsen konstaterar i utredningen att man inte funnit belägg för att det finns några helt onödiga administrativa rutiner i vården. Enligt utredningen ägnas ca 25% av vårdpersonalens arbetstid åt administration både vid sjukhus och inom primärvården. Fördelning av arbetstiden och hur man valt att i undersökningen kategorisera den administrativa tiden framgår av tabellen nedan. Tidsåtgång per vecka i medeltal för olika arbetsuppgifter/aktiviteter vid sjukhus Arbetsuppgift/ aktivitet Läkare Sjuksköterskor Övrig personal Dokumentation 7,8 7,2 2,0 Intygsskrivning & kontakter med myndigh. 2,5 4,2 Andra interna administrativa insatser 0,9 0,9 1,1 Kvalitetsarbete 1,2 0,6 SUMMA 12,4 10,3 Tidsåtgång per vecka i medeltal för olika arbetsuppgifter/aktiviteter vid vårdcentral Arbetsuppgift/ Läkare Sjuksköterskor Övrig personal aktivitet Dokumentation 7,3 7,0 0,5 Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 14

15 Intygsskrivning & kontakter med myndigh. 2,7 2,5 Andra interna administrativa insatser 0,5 0,2 Kvalitetsarbete 0,7 0,5 SUMMA 11,2 7,2 Källa: Socialstyrelsens utredning Omfattning av administration i vården dnr /99, egen sammanställning Att vara i mitten En studie om vårdenhetschefers ledarskap, Landstingsförbundet 2002 Studien bygger på en enkätundersökning till 364 slumpvis utvalda vårdenhetschefer vid sjukhuskliniker i sju landsting. På frågan Av alla dina arbetsuppgifter, använder du tid åt sådant som du anser att någon annan lika gärna / bättre skull kunna utföra? svarade 75 % ja. Enligt studien handlar detta t.ex. om schemaläggning, kortsiktig bemanning och flexrättning. Studien beskriver också att en stor del av de som besvarat enkäten anser att de lägger för mycket tid på att lösa akuta/kortsiktiga problem och för litet tid på långsiktig planering och personalutveckling. Vad gör läkarna? Institutet för hälso- och sjukvårdsekonomi (IHE), 2000 IHE har kartlagt hur 328 läkare inom specialiteterna allmänmedicin, internmedicin, kirurgi och radiologi fördelar sin arbetstid på olika arbetsuppgifter. Allmänläkarna i studien ägnar nästan hälften av sin arbetstid till direkt patientarbete medan motsvarande andel för sjukhusläkarna är en tredjedel. Enligt rapporten förklaras skillnaderna delvis av att läkarna har olika arbetsuppgifter. Om man lägger samman all arbetstid kopplad till enskilda patienter (direkt och indirekt patientarbete) har samtliga specialiteter i studien ca två tredjedelar av sin arbetstid inom detta område. Allmänläkare 73%, sjukhusläkare 63%. I genomsnitt ägnar läkarna i studien ca 10-15% av sin tid åt allmän administration dvs administrativ tid som inte är kopplad till enskilda patienter. I andra studier definieras den administrativa tiden som administrativ oberoende av om administrationen är kopplad till enskilda patienter eller inte. I dessa studier hamnar läkarnas administrativa tid på ca 25% vilket den gör även i IHE-studien om materialet anpassas till den alternativa definitionen. Av allmänläkarna i studien uppger en stor majoritet, 80%, att mer tid bör ägnas åt FoU. Rapporten lyfter även fram behovet av att ha riktvärden för hur läkartiden skall användas, hur stor andel av tiden bör ägnas åt direkt/indirekt patientarbete? Vilka historiska skillnader i tidsanvändning kan ses? Flera studier, bl.a. IHEs studie Vad gör läkarna? visar att läkarna, sett över en 5-10 års period, ägnar en allt större del av sin tid till administration. Studierna visar också att en betydande del av de administrativa uppgifterna kan utföras av andra enligt läkarna. I denna granskning har framkommit att detta främst är att karaktärisera som patientadministration. Enligt de intervjuade (främst läkarna och sjuksköterskorna) har tiden som åtgår till dokumentation till följd av lagliga krav på journalföring, krav på avvikelsehanteringssystem samt intygsskrivning ökat. Detta innebär att en förskjutning av tid har skett från direkt- till indirekt patienttid. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 15

16 3.3 Styrning av tidsanvändningen Landstinget Kronoberg Det finns inte inom landstinget några uttalade riktvärden om hur stor andel av tiden som skall ägnas åt patientarbete. Infektionskliniken CLV Kliniken tillämpar årsarbetstid och har bemanningsmål. Personalen kan välja ett schema och korrigeringar görs endast om inte bemanningsmålen nås via personalens egen anpassning av arbetstider. Bemanningsmålen utgår ifrån det förväntade behovet av personal vilket varierar med veckodag, tid på dygnet och årstid. Måndagar och i viss mån fredagar uppges vara dagar med större vårdbehov (fler akutfall) än övriga dagar. Bemanningsmålen för schemalagd personal tar hänsyn till denna variation i belastning, däremot tycks inte läkarnas mottagningstider vara anpassade på samma sätt till detta. VC Teleborg Personalen har stora frihetsgrader att utifrån en bemanningsplan själva välja sina arbetstider. Bemanningsplanen förutsätter hög bemanning både på läkarsidan och för övriga grupper i början av veckan då många patienter vill komma efter helgstängningen. Läkarna gör ett eget schema ca en månad framåt där mottagningstider och tider för insatser i hemsjukvården fördelas/planeras. Undersköterskorna upplever en för hög belastning under måndagar och tisdagar då ofta alla läkare har mottagning samtidigt. En förklaring till detta är enligt undersköterskorna att undersköterskebemanningen utgår ifrån att det finns fem heltidsläkare vid vårdcentralen. I verkligheten är det åtta läkare som delar på de fem heltidstjänsterna. När alla har mottagning samtidigt i början av veckan blir det svårt för undersköterskorna att hinna med Landstinget Blekinge Det finns inte inom landstinget några uttalade riktvärden om hur stor andel av tiden som skall ägnas åt patientarbete. Sedan en tid finns beslut inom landstinget att tillämpa s.k. utglesad helgtjänstgöring. Detta innebär att schemalagd personal med helgtjänstgöring endast behöver arbeta två helger av fem mot tidigare varannan helg. Detta har medfört att det behövs fler personer som arbetar på helger för att täcka upp bemanningsbehovet. Samtidigt uppstår ett visst personalöverskott på vardagar genom den tid som flyttas från helgerna. Infektionskliniken BLS Styrningen av tiden sker genom schemaläggning för all personal med undantag för läkare. Dagtid har man fasta scheman veckovis medan tvättstugeschema med bemanningsmål tillämpas för nattbemanningen. Bemanningsmålen utgår ifrån det förväntade behovet av personal vilket varierar med veckodag, tid på dygnet och årstid. För läkarnas del skall bemanning finnas på ett antal positioner såsom rond på avdelning och mottagningstid. Hur läkartiden fördelas mellan olika insatser är erfarenhetsmässigt betingat. VC Olofström Större delen av personalen är schemalagd. Hänsyn tas till personalens särskilda önskemål om arbetstider under förutsättning att en adekvat bemanning kan upprätthållas. Vårdcentralens särskilda uppdrag att hantera den normalt sett - kommunala delen av hemsjukvården innebär Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 16

17 att inte bara läkare utan även distriktssköterskor och undersköterskor har sitt arbete förlagt både till mottagningen och till äldre i deras bostad. Bland distriktsköterskor och undersköterskor finns en ambition att få längre sammanhängande tid på mottagning och i hemsjukvården. Denna ambition är ofta svår att förverkliga pga högt patienttryck. Läkarna planerar och fördelar själva sig emellan tid för mottagning och hemsjukvård. De försöker förlägga mer mottagningstid till måndagar än andra dagar eftersom fler patienter önskar få hjälp då. Vid korta planeringsmöten dag- eller veckovis fördelas och planeras arbetet i hemsjukvården för att minimera restider Kommentarer Alla de granskade enheterna har mer eller mindre uttalade bemanningsmål vilka grundar sig i hur belastningen/efterfrågan på vården ser ut under tex veckans dagar. Vid infektionskliniken på CLV finns eventuellt möjlighet att ytterligare anpassa läkarnas mottagningstider till belastningen. Med de förutsättningar som de utvalda enheterna har tycks samtliga, med dagens bemanning nå så långt som möjligt avseende att ha sammanhängande sjok av liknande arbetsuppgifter. Inget av landstingen har några uttalade riktlinjer för hur vårdpersonalens tid bör fördela sig mellan olika insatser. 3.4 Uppföljning av tidsanvändningen Landstinget Kronoberg Det har inte framkommit att någon löpande uppföljning av tidsanvändningen sker på landstings eller förvaltningsnivå. Inom primärvården gjordes i början av 1996 en mätning av hur mycket administrativ tid som åtgick vid vårdcentralerna. Mätningen får anses ha fångat administrativ tid oberoende av om den är kopplad till enskild patient eller inte. Medelvärdet för landstingets vårdcentraler landade på ca 25% administrativ tid. Detta ligger helt i paritet med en liknande mätning med motsvarande definition av administrativ tid som socialstyrelsen gjorde år 1999, se En intressant iakttagelse från landstingets undersökning är att det var en stor spridning mellan vårdcentralerna i hur stor andel tid som var administration. På vissa vårdcentraler var denna andel kring 10% samtidigt som flera låg på 30 40%. Enligt primärvårdsledningen visade denna undersökning även att sju vårdcentraler utförde administrativa arbetsuppgifter på övertid. Efter gemensamma diskussioner mellan ledningen och vårdcentralcheferna finns nu en acceptens för att administrativa arbetsuppgifter är en del i det dagliga arbetet och således inte skall utföras på övertid och inte heller gör det. Infektionskliniken CLV År 2000 genomfördes ett arbetstidsprojekt på infektionskliniken. Syftet var att genom nya former av arbetstidshantering både nå en större flexibilitet i personalens (läkarna ingick ej i detta projekt) arbete / anpassning till anställdas önskemål och samtidigt bemanna mer utifrån verksamhetens behov. En viktig del i projektet var att kartlägga den dåvarande bemanningen och matcha den mot behov. Kartläggningen resulterade i både ett flertal effektiviseringsförslag och en bemanning som bättre matchar behoven. Det stora flertalet av dessa effektiviseringsförslag har genomförts och kliniken har infört årsarbetstid som anses innebära en bättre anpassning av bemanningen i förhållande till verksamhetens behov än tidigare. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 17

18 Någon löpande uppföljning av tidsanvändningen sker inte. VC Teleborg Någon löpande uppföljning av tidsanvändningen sker inte. Däremot gjordes för ca ett år sedan en grov skattning av hur tiden för olika personalgrupper fördelade sig mellan olika verksamheter såsom BVC-tid, mottagningstid etc. Materialet samlades in från primärvårdsledningen och syftade till att få underlag för ett sk totalkostnadbokslut. Resultatet har ännu inte återförts till vårdcentralerna Landstinget Blekinge Det har inte framkommit att någon löpande uppföljning av tidsanvändningen sker på landstings eller förvaltningsnivå. Landstingets kansli gjorde 2001 en genomgång av vårdpersonalens administrativa arbetsuppgifter. Arbetet finns presenterat i rapporten Är det möjligt att avlasta vårdpersonalen administrativa arbetsuppgifter?. Rapporten pekar bl.a. på möjligheter att omfördela arbetsuppgifter från vårdpersonal till läkarsekreterare (tex göra förslag på diagnosklassificering) och att den administrativa tiden kan minska med hjälp av datajournal. BLS anser bl.a. i sitt svar att omfördelning av arbetsuppgifter till läkarsekreterare förutsätter fler läkarsekreterare dessutom anser sjukhuset att även kompetensutveckling är nödvändig. Under 1999 genomfördes inom landstinget en enkätundersökning av läkarnas arbetstid. Följande tabell sammanfattar resultatet: BLS Psykiatri Primärvård Patientarbete totalt 82,1% 76,5% 80,3% varav direkt patientarbete 48,0% 47,5% 59,6% varav indirekt patientarbete 16,7% 21,1% 12,8% varav arbetad tid jour & beredskap 17,4% 7,9% 7,9% I undersökningen framkommer också att tiden för administration (ej patientadministration) skattats till ca 11%. Resultaten ligger i stort sett i paritet med den tidsskattning som genomförts inom ramen för denna granskning. En något högre andel patienttid och en något lägre andel administrationstid kan skönjas i föreliggande granskning. Infektionskliniken BLS Någon löpande uppföljning av tidsanvändningen sker inte. För något år sedan deltog kliniken i en tidsskattning. Det är inte känt hur resultatet av denna har använts i verksamheten. VC Olofström Någon löpande uppföljning av tidsanvändningen sker inte Kommentarer Inget av landstingen genomför löpande uppföljning av tidsanvändningen. De undersökningar som genomförts i Landstinget Blekinge visar på liknande resultat som motsvarande mätningar Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 18

19 i denna rapport, se avsnitt 3.5. Det är oklart hur Landstinget Blekinge använt resultatet av undersökningen för att styra verksamheten. Den tidsskattning som genomfördes 1996 av primärvårdsledningen i Landstinget Kronoberg har lett till att övertid inte längre används till att utföra administrativa arbetsuppgifter vid vårdcentralerna. Det är främst på kliniknivå som effekter/förbättringar med anledning av denna typ av uppföljningar kan ske. Detta förutsätter att man på de klinker som uppvisar avvikande resultat gör noggrannare analyser av hur arbetet går till tex genom att göra platsbesök på grannkliniker och utnyttjar möjligheten att lära av andra. 3.5 Genomförd tidsskattning Infektionskliniker Tabellen nedan visar en översiktlig sammanställning av resultatet från den tidsskattning som genomförts vid infektionsklinikerna CLV och BLS. Materialet kommenteras nedan och i vissa fall sker även jämförelser mellan klinikerna på en mer detaljerad nivå. Underlag till de mer detaljerade jämförelserna framgår av bilaga 1 Andel av arbetstid per aktivitetsgrupp och personalkategori Infektionskliniker Direkt patienttid Indirekt patienttid Allmän administration Utbildning/forskning Övrigt TOTAL Yrkeskategori CLV BLS CLV BLS CLV BLS CLV BLS CLV BLS CLV BLS Läkare 44% 67% 33% 23% 6% 7% 10% 1% 7% 2% 100% 100% Sjuksköterska 57% 61% 32% 24% 5% 4% 3% 5% 3% 6% 100% 100% Undersköterska 70% 66% 10% 7% 6% 2% 5% 8% 10% 16% 100% 100% Klinik-/ avd.chef 16% 34% 18% 28% 55% 22% 3% 7% 8% 8% 100% 100% Övriga % 0% Totalt 57% 62% 23% 20% 8% 5% 5% 5% 7% 8% 100% 100% Båda de undersökta klinikerna har höga andelar patienttid (direkt + indirekt) av den totala tiden på kliniken, CLV 80% och BLS 82%. För läkare är motsvarande siffror CLV 77%, BLS 90%. Skillnaden kan delvis förklaras av att BLS har en mer omfattande könsmottagning än CLV samt att BLS har sjukhusbunden jour vilket inte läkarna på CLV har. Andelen patientarbete för läkare ligger i nivå med undersökning som landstinget Blekinge genomförde I IHEs studie från 2000 ligger andelen patienttid för läkare klart lägre, 63%. Det direkta patientarbetets andel av den totala tiden för läkarna ligger både på CLV och BLS klart över den nivå som IHE kom fram till år 2000 i sin studie Vad gör läkarna? Andelen övrig administrativ tid (dvs icke patientadministration) ligger följaktligen lågt och klart lägre än de 10-15% som andra studier visat. Studien i landstinget Blekinge från 1999 kom fram till att 11% av läkartiden användes för övrig administration. Sjuksköterskor och undersköterskor vid CLV har omvänt mot läkarna en något högre andel patienttid än vad motsvarande yrkesgrupper har vid BLS. En stor del av den indirekta patienttiden för läkare åtgår till dokumentation, fr.a. journalskrivning. Läkarna vid BLS använder 18% av tiden till dokumentation medan motsvarande andel vid CLV är 16%. BLS har nyligen infört datajournal men det är flera delar, Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 19

20 tex labsvar, som ännu ej är integrerat i datajournalsystemet. Fortfarande sker alltså en hel del manuell journalhantering. CLV använder pappersjournal. Både den totala tiden för att dokumentera och för att leta/hämta journaler är något högre vid BLS än vid CLV. Detta kan troligen förklaras med att BLS nyligen infört datajournal och därför har en inkörningsperiod samt att man egentligen har dubbla system eftersom vissa delar fortfarande körs manuellt. En annan del av den indirekta patienttiden är samtal/möte med annan vårdpersonal. Till detta åtgår 10% av läkartiden vid CLV medan endast 1% vid BLS. Denna skillnad har inte helt kunnat förklaras. Skillnaden kan delvis bero på olika rondsystem där läkare och sjuksköterska vid BLS går rond tillsammans medan läkare vid CLV går rond ensamma och därefter har ett samtal med sjuksköterskor. Vid CLV liksom BLS hamnar rondtiden med patienten som direkt patienttid medan läkarna vid CLV dessutom har ett möte med sköterskor efter genomförd rond. Denna sistnämnda tid är då av karaktären samtal/möte med annan vårdpersonal. Skillnaden i rondtid mellan sjuksköterskor på CLV och BLS är liten vilket motsäger att rondsystemet skulle vara den huvudsakliga förklaringen till den stora skillnaden i hur mycket läkartid som används till samtal/möte med annan vårdpersonal. Det går inte att utesluta att skillnaden främst beror på olikheter i hur man tolkat de olika aktiviteterna i tidsskattningen. Beträffande kurs/fortbildning för läkare samt handledning ägnas vid CLV en större andel av tiden än vid BLS åt dessa aktiviteter. Klinikchefen på infektionskliniken BLS menar att BLS tider är något underskattade och bör hamna på 2% för kurs/fortbildning respektive för handledning. Fortfarande ligger CLV på en dubbelt så stor andel av tiden för detta. Osäkerheten i materialet gör att detta inte kan analyseras närmare. Sjuksköterskorna vid CLV använder 8% av tiden till att bereda läkemedel medan motsvarande andel på BLS är 4%. Det är oklart vad denna skillnad beror på. Mellan 2 till 5% av sjuksköterskornas och undersköterskornas tid åtgår till patienttransporter. Den totala tiden motsvarar ¼ - ½-tidstjänst på respektive klinik. Enligt personalen är det endast i vissa fall som vårdpersonal behöver vara med vid denna typ av transporter tex för röntgenundersökning. Den tidigare mathanteringen med matvagnar och färdiga brickor till patienterna ändrats. Maten levereras nu i kantiner. Vårdpersonal vid avdelningen lägger upp maten och hanterar disken efteråt Vårdcentraler Tabellen nedan visar en översiktlig sammanställning av resultatet från den tidsskattning som genomförts vid Teleborgs vårdcentral i Landstinget Kronoberg och vid Olofströms vårdcentral i Landstinget Blekinge. Materialet kommenteras nedan och i vissa fall sker även jämförelser mellan vårdcentralerna på en mer detaljerad nivå. Underlag till de mer detaljerade jämförelserna framgår av bilaga 2. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 20

21 Andel av arbetstid per aktivitetsgrupp och personalkategori Vårdcentraler Direkt patienttid Indirekt patienttid Allmän administration Utbildning/forskning Övrigt TOTAL Yrkeskategori Teleborg Olofström Teleborg Olofström Teleborg Olofström Teleborg Olofström Teleborg Olofström Teleborg Olofström Läkare 58% 63% 27% 28% 6% 6% 4% 1% 5% 2% 100% 100% Sjuksköterska 76% 59% 15% 30% 4% 6% 0% 1% 6% 5% 100% 100% Undersköterska 44% 33% 51% 37% 2% 10% 0% 0% 4% 20% 100% 100% Klinik-/ avd.chef 15% 11% 53% 18% 23% 61% 5% 4% 5% 6% 100% 100% Övriga 64% 48% 21% 34% 1% 8% 3% 1% 12% 9% 100% 100% Totalt 61% 49% 27% 31% 5% 11% 2% 1% 6% 8% 100% 100% Andelen patienttid (direkt + indirekt) av den totala tiden på vårdcentralerna är hög, Teleborg 88% och Olofström 80%. För läkargruppen är motsvarande siffror Teleborg 85% och Olofström 91%. I IHEs undersökning var denna andel för allmänläkare 76%. Av läkarnas tid används 58 % vid VC Teleborg respektive 63 % vid VC Olofström till direkt patienttid. (Motsvarande siffra i IHE:s rapport var knappt 50 %.) Tid för dokumentation ligger för läkarna på 21% i Teleborg och på 23% i Olofström. I socialstyrelsens utredning Omfattning av administration i vården från 1999 är motsvarande andel ca 25%. Sjuksköterskorna har uppgivit att 4% av tiden i Teleborg och 14% i Olofström ägnas åt dokumentation. I socialstyrelsens utredning låg denna andel på 24%. Sjuksköterskorna på Teleborg använder 76% av sin tid till direkt patientarbete medan motsvarande andel i Olofström är 59%. Båda vårdcentralerna ligger betydligt över den andel på ca 40% direkt patientarbete som framkommer i Komrevs granskning 2003 av hur 730 sjuksköterskor arbetar. Vid Olofströms vårdcentral åtgår, till följd av datoriseringen, ingen tid till att leta/hämta journaler. I Teleborg används 7% av den totala tiden till detta. Det motsvarar mer än en heltidstjänst. Undersköterskorna, vilka främst hanterar detta på vårdcentralen, ägnar nästan 40% av sin tid till att leta/hämta journaler enligt tidsskattningen. Vårdcentralen har under en tid haft en situation där journaler inte hunnit skrivas ut inom rimlig tid vilket medfört extra stora problem att hitta journalerna. Hanteringen av journaler vid Teleborg är för närvarande föremål för en översyn. I detta sammanhang förtjänar det att påpekas att erfarenheten från Olofström, som haft datajournal i många år, är att det är viktigt att omfördela resurser när man inför datajournal. Bytet innebär att mindre tid åtgår för läkarsekreterare / undersköterskor till den fysiska journalhanteringen. Samtidigt är erfarenheten från Olofström att klart mer tid åtgår för läkare och sjuksköterskor som skall skriva själva i datajournalen. En annan erfarenhet är att kvaliteten i dokumentationen och spårbarheten i dokumentationen ökat påtagligt. Olofströms vårdcentrals bredare hemsjukvårdsuppdrag att hantera även det som normalt är kommunens insatser i hemsjukvården återspeglas i tidsskattningen på flera sätt. Både sjuksköterskor och undersköterskor har betydligt mer dokumentationstid i Olofström än i Teleborg. På samma sätt är förhållandet med restid vilket inte alls finns i Teleborg. En betydande skillnad i användning av sjuksköterskornas tid kan ses i tiden som ägnas till telefonsamtal. Sjuksköterskorna i Teleborg använder 36% av sin tid till detta medan endast 16% av sjukskötersketiden går till denna aktivitet i Olofström. Granskning av tidsanvändningen i vården, Landstinget Kronoberg och Landstinget Blekinge 21