Besöks- och tidsplanering för vårdcentraler

Transkript

1 PM Besöks- och tidsplanering för vårdcentraler Region Halland Bo Thörn Cert. kommunal revisor Christel Erikssom Cert. kommunal revisor

2 Bakgrund Närsjukvård ges av såväl regionens egna vårdcentraler som av privata vårdgivare. Region Hallands mål är att den nära vården ska svara för 80 procent av hallänningens öppna sjukvård. Genom Vårdval Halland och krav på tillgänglighet är kraven på vårdcentralernas effektivitet tydliga. Uppdrag Revisorerna i Region Halland uppdrog åt PwC att genomföra en granskning med utgångspunkt från revisionsfrågan: Planeras och används läkares och distriktssköterskors tid på ett ändamålsenligt sätt utifrån att nå en effektiv verksamhet? Delfrågor: - Finns skillnader mellan vårdvalsenheterna vad gäller effektivitet i tidsanvändning? - Om det finns skillnader; vad beror dessa på? - Är eventuella skillnader påverkbara för verksamheten? Under granskningen framkom dock att det fanns stor osäkerhet i underlaget varför revisionsfrågan inte med föreliggande granskningsunderlag kunde besvaras. Revisorerna valde att inte använda materialet som granskningsunderlag utan att istället låta det ligga till grund för en diskussion med verksamheterna om möjligheter att kvalitetssäkra underlaget och på vilket sätt sådant underlag kan användas för att följa upp och utvärdera verksamheten. Genomförande Granskningen har omfattat samtliga 22 vårdvalsenheter. Förvalda uppgifter hämtades av vårdcentralerna ur bokningssystemet (i det vårdadministrativa systemet VAS) samt ur personalsystemet. Vidare fick vårdcentralerna svara på ett antal frågor om besöks- och bemanningsplanering. De uppgifter som hämtades in avsåg direkt tid, indirekt tid och övrig tid 1. Uppgifterna kompletterades med information om arbetad tid som hämtades från personalsystemet. Uppgifterna som samlades in avsåg personalkategorierna läkare och distriktssköterskor/sjuksköterskor. Kvaliteten i data och dess användning har sedan diskuterats med affärsområdeschefer och vårdcentralchefer i ett seminarium. 1 Direkt tid avser tid med patient närvarande. Indirekt tid avser tid utan patient närvarande men där arbetsuppgifterna rör enskilda patienter ex. journalföring, remiss- eller intygsskrivning. Övrig tid är tid som ej är patientrelaterad ex. arbetsplatsträffar, handledning av personal. Region Halland 2

3 Följande frågor bildade underlag för diskussionen: - Kan man standardisera mer i bokningssystemet för att kunna få bättre utdata? - Kan och behöver sjuksköterskornas (och ev. övriga yrkeskategorier) bokning/redovisning förbättras och säkras? - Vilka uppgifter kan vara av intresse att få fram när det gäller bokning och tidsanvändning? - Inom vilka områden är det intressant att göra jämförelser? - Finns det i materialet några intressanta iakttagelser som vore av värde att diskutera eller fördjupa kring? Resultatet Resultatet från granskningen och diskussionen med verksamheterna visar att kvaliteten i uppgifter som hämtas från VAS inte håller en sådan kvalitet att relevanta jämförelser och andra analyser är möjliga att göra. Skillnader i kvaliteten i de uppgifter som tagits fram varierar beroende på att vårdcentralerna lägger in uppgifter och arbetar på olika sätt med bokningssystemet. Bland annat varierar riktlinjer för den tid patienterna kan ges, de tidsintervall som patienterna kan bokas in för besök samt vilka personalkategorier som bokar patienter. När VAS infördes betraktades vårdcentralerna som relativt självständiga enheter vilket gjorde att var och en av dem hade relativt stor frihet att välja defintioner av arbetsuppgifter. Därför varierar kvaliteten idag. Vi vill betona att osäkerheten är betydande men att uppgifterna om tjänstgöringstid hämtade från personalsystemet troligen är mer korrekta än vissa uppgifter hämtade ur VAS, att uppgifterna i VAS som avser läkare troligen är mer riktiga än för distriktsköterskor/sjuksköterskor samt att de uppgifter som vi definierat som direkt tid troligen är mer riktiga än för indirekt tid och övrig tid. Diskussionerna på miniseminariet visade att det finns ett behov av information om verksamheterna på vårdcentralerna som gör jämförelser möjliga och som kan sammanställas på ett enkelt sätt. Vidare framkom att informationen även kan utgöra underlag för analys av den egna verksamheten. I denna granskning har vi haft fokus på läkare, distriktssköterskor och sjuksköterskor. På vårdcentraler bedrivs en mer omfattande verksamhet än som fångas in genom dessa kategorier. Det finns ett behov av att uppgifter som rör andra kategorier ingår när jämförelser mellan enheter görs. Bland annat av det skäl att arbetsfördelningen mellan olika yrkeskategorier på vårdcentralerna påverkar innehållet i data och de slutsatser som kan göras. Region Halland 3

4 Med några exempel nedan vill vi illustrera vilka slags utdata som är möjliga att hämta ur VAS-systemet. Uppgifterna avser läkare. Motsvarande uppgifter är möjliga att ställas samman för andra yrkeskategorier. OBS! Data i exemplen är inte kvalitetssäkrade. Fler exempel har lyfts fram till verksamheterna i samband med seminariet. Läkarmottagning, besökstyp Mottagning Öppenvård Telefon Hembesök Timmar. Läk Direkt tid Indirekt tid Övrig tid 2% 0% 29% 69% 34% 41% 25% Bedömning Idag är förutsättningarna för vårdvalsenheterna i Region Hallands regi sådana att det finns en konkurrens till privata utförare. Därmed finns ett större behov i ledningsfunktionen att summera uppgifter som handlar om verksamhetens förutsättningar och genomförande samt att kunna göra analyser av verksamheten. Fördjupade analyser av verksamheten och jämförelser mellan enheter kan här utgöra ett värdefullt inslag. Detta förutsätter att de uppgifter som ligger till grund för analyser av den egna verksamheten samt för jämförelser mellan vårdcentraler är relevanta och har sådan kvalitet att det finns en tilltro till deras riktighet. En viss standardisering är därför nödvändig för att få tillförlitliga uppgifter. Samtidigt visar granskningen att det finns förutsättningar att relativt enkelt hämta uppgifter ur tidboknngssystemet. Inom Region Halland pågår ett arbete med att utveckla VAS. I detta utvecklingsarbete ser vi det som mycket angeläget att Driftnämnd Närsjukvård försäkrar sig om att uppgifter i bokningsmodulen i VAS ges enhetliga definitioner. Vi lämnar följande rekommendationer till nämnden. - Fastställ vilka uppgifter som det är intresse av att hämta ur VAS-systemets bokningsmodul. - Fastställ vilka personalkategorier som ska omfattas Region Halland 4

5 - - Samverka inom Närsjukvården för att definiera och säkra kvaliteten i de uppgifter som ska registreras i bokningssystemet och på vilket sätt de ska sammanställas - Se över riktlinjer och organisation för tidsbokning Region Halland 5