TURMALINENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING PROTOKOLL FRÅN ORDINARIE STÄMMA

Transkript

1 TURMALINENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING PROTOKOLL FRÅN ORDINARIE STÄMMA Tid: 10 Mars 2014 Plats: Nisellsalen, Xenter, Tumba 1 Stämmans öppnande Styrelsens ordförande, Erik Persson, öppnade 2014 års stämma genom att hälsa samtliga välkomna. 2 Val av ordförande för stämman Erik Persson valdes till ordförande för stämman. 3 Val av sekreterare för stämman Britt Tolf valdes till sekreterare för stämman. 4 Val av 2 justerare av stämmoprotokollet Klas Lindqvist och Eva Johansson valdes att justera stämmoprotokollet. 5 Fastställande av dagordning Det förslag till dagordning som delats ut tillsammans med övriga mötesunderlag fastställdes. 6 Mötets behöriga utlysande Stämman förklarades vara behörigen utlyst. 7 Upprättande av röstlängd En närvarolista cirkulerades och skrevs på av de närvarande. Följande 43 fastigheter av totalt 119 var representerade på stämman: Grytstigen 1, 3, 11, 17, 31, 33, 40, 42, 43, 45, 49, 51, 55, 58, 63, 64, 70, 74, 77, 81, 93, 100, 102, 103, 109,110, 112, 113,114, 115, 117, 118, 119, 120, 122, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 134. En fullmakt anmäldes för Grytstigen 100 Det beslutades att den upprättade närvarolistan vid behov kunde användas som röstlängd. Ordföranden påminde om att varje fastighet har en röst oavsett hur många delägare som finns. 8 Fastställande av övriga frågor att behandla under 21 Stämman fastställde att följande fråga skulle behandlas under 21: Styrelsen framför, att datum för vårstädningen ska bestämmas. 9 Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning för år 2013 Ordförande undrade om stämman ansåg att det var nödvändigt att styrelsens verksamhetsberättelse lästes upp. Stämman ansåg inte att det var nödvändigt. Inga frågor eller kommentarer kom från stämman och verksamhetsberättelsen lades till handlingarna. Lennart Ström kommenterade den ekonomiska redovisningen för Han konstaterade, att ekonomin är i balans samt att det förväntade utfallet på kr istället blev ett överskott på kr. För betydligt lägre kostnader än beräknat står: snöröjning + sandning, värme samt reparation VVS. På en fråga från Klas Lindqvist om kostnaden för kulvertarbetet blivit högre än beräknat svarade Lennart, att det endast blir något dyrare genom att dragning av VVC- röret kvarstår i längan Sida 1

2 Den merkostnad, som kulvertarbetet i G7 kan medföra kommer att debiteras fastighetsägaren. Den ekonomiska redovisningen för 2013 lades därmed till handlingarna. 10 Revisionsberättelse för år 2013 Stämman ansåg inte heller, att revisionsberättelsen behövde läsas upp, när ordförande ställde frågan om detta. Inga frågor eller kommentarer om revisionsberättelsen kom från stämmodeltagarna. Ordförande läste upp revisionsberättelsens avslutande meningar gällande vad granskningen givit revisorerna anledning att tillstyrka. Revisionsberättelsen lades till handlingarna. 11 Fastställande av balans- och resultaträkning Balans- och resultaträkningarna fastställdes. 12 Beslut om disposition av resultatet från verksamhetsåret 2013 Stämman beslutade i enlighet med styrelsens förslag, tillstyrkt av revisorerna, att överskott respektive underskott i de olika anläggningarna överförs i ny räkning. 13 Styrelsens ansvarsfrihet Styrelsens ledamöter beviljades ansvarsfrihet för 2013 års förvaltning. 14 Val av styrelse samt styrelseordförande I enlighet med valberedningens förslag valdes följande personer till styrelse för år 2014: Ordinarie ledamöter: Eva Johansson Grytstigen 112 Nyval 2 år Jan Asplund Grytstigen 110 Omval 2 år Berit Hasselqvist Grytstigen 77 Kvarstår 1 år Lennart Ström Grytstigen 40 Kvarstår 1år Britt Tolf Grytstigen 100 Omval 2 år Suppleanter: Lars Lindén Grytstigen 64 Omval 1 år Antonin Sima Grytstigen 113 Nyval 1 år Ordförande: Eva Johansson 15 Val av revisorer och revisorssuppleant Enligt valberedningens förslag valdes följande revisorer för 2014: Ordinarie revisorer: Ulla Wenström Grytstigen 58 Omval 1 år Lennart Karlsson Grytstigen 119 Omval 1 år Revisorssuppleant: Klas Lindqvist Grytstigen 70 Omval 1 år 16 Val av valberedning och suppleant Följande valberedning valdes: Erik Persson utsågs till sammankallande. Erik Persson Grytstigen 49 Yvonne Marténg Grytstigen 63 Lennart Karlsson Grytstigen Ersättning till styrelse och revisorer Ordförande påminde om att styrelsens arvode höjdes 2013 från kr till kr och föreslår att summan förblir densamma för Sida 2

3 Till detta kommer ett schablonbelopp på kr för porto och telefonkostnader. Styrelsen föreslår att revisionskostnaden, som i flera år varit densamma: kr ska höjas till kr. Höjningen innebär, att beloppet blir skattepliktigt och att sociala avgifter ska betalas av samfälligheten. Ordförande informerade om, att styrelsearvodet enligt föregående års stämmobeslut differentierats så att ordförande och kassör, tilldelats en större andel av arvodet än övriga styrelsemedlemmar. Styrelsen beslutade att dela beloppet i 9 delar varefter ordförande och kassör tilldelades 2 delar var och övriga 5 styrelsemedlemmar 1 del vardera. Lennart Karlsson och Klas Lindqvist uttryckte, att kassörens arbete under 2013 varit mycket omfattande och utförts på ett ytterst förtjänstfullt sätt. Lennart Ström fick en applåd för sitt arbete. Lars Dennemo framförde, att även styrelsens sekreterare skulle tilldelas en större andel av styrelsearvodet. Ordförande framförde, att det är upp till den nya styrelsen att besluta hur arvodet ska fördelas under Stämman beslutade enligt förslaget att arvodet till styrelsen för 2014 ska vara kr och att styrelsen beslutar hur fördelningen mellan styrelsemedlemmarna ska se ut. Stämman beslutade om ett schablonbelopp för ordförande och kassör på kr för utlägg för bl.a. porton och telefonkostnader. Stämman beslutade avsätta ett belopp på kr för revisionskostnader för Budget för verksamhetsåret 2014 Stämman beslutade att godkänna styrelsens förslag till budget efter justering av revisionskostnaderna, från kr till kr samt något högre arbetsgivaravgifter än budgeterade kr. 19 Förslag till utdebiteringar 2014 och första kvartalet (Q1) 2015 samt debiteringslängd för 2014 och första kvartalet (Q1) 2015 Stämman godkände styrelsens förslag till utdebitering i de olika gemensamhetsanläggningarna samt utdebitering av individuell vattenförbrukning och amortering och ränta avseende lån (kulvertbyte rör och VVS) Debiteringslängden framlades. 20 Motioner och propositioner Motion 1 omplantering av buskar på E-parkeringen: Lars Dennemo uttryckte på stämman, att han under hösten hoppats att styrelsen skulle ha kunnat besluta om kostnaden för att snygga upp E-parkeringen utan att en motion skrevs. Med de kommentarer och förtydliganden styrelsen lämnat till motionen tog Lars Dennemo under stämman tillbaka sin motion. Från stämman kom synpunkter på att vissa förbättringar av E-parkeringen kan göras i samband med vårstädningen utan extra kostnader. Motion 2-4,från Vanessa Quiroga Correa: anläggning av trottoar, upprustning av bollplan och lekplats. Eftersom samtliga förslag rör kommunens mark föreslår styrelsen, att Vanessa bildar en arbetsgrupp och framför förslagen till kommunen. Vanessa avböjer förslaget om arbetsgrupp. Ordförande föreslår då att Vanessa tillsammans med styrelsen arbetar vidare med att hitta en handlingsplan för aktuella förslag. Jukka Houtari påpekar, att det i samband med kontakt med kommunen, bör framhållas, att kommunens dagbrunnar inom vårt radhusområde ska vara låsta av säkerhetsskäl, vilket de inte är. Stämman beslutade enligt ordförandes förslag. Motion 5, från Vanessa Quiroga Correa: fällning av träd på kommunens mark: Motionen hänförs av styrelsen att tas upp i samband med styrelsens proposition gällande röjning av sly eller trädfällning på kommunens mark. Motion 6, från Vanessa Quiroga Correa: samlingslokal. Motionen avslogs. Proposition( förslag från styrelsen): överenskommelser mellan enskild fastighetsägare och samfälligheten vid önskemål om slyröjning respektive trädfällning på kommunens mark. Överenskommelserna har av styrelsen bedömts vara nödvändiga för att samfälligheten ska kunna teckna ett slyröjningsavtal med Botkyrka kommun. Sida 3

4 Jukka Houtari anser, att samfälligheten absolut inte ska teckna något slyröjningsavtal med kommunen. Kommunen bör ha kvar ansvaret för sin mark och samfälligheten för sin. Vid eventuella tillbud är då ansvarsgränser tydliga om det blir fråga om skadestånd. Stämman beslutar att samfälligheten inte tecknar något slyröjningsavtal med Botkyrka kommun och Anne-Li Konrad påtalar att det dessutom finns brister i de förslag till överenskommelser som styrelsen föreslagit. Genom stämmans beslut faller dock frågan om överenskommelserna. Jukka Houtari betonar vikten av att varje berörd fastighetsägare skriftligen anmäler till kommunen de träd på kommunens mark, som uppfattas utgöra någon form av risk. Om det sedan händer något med ett anmält träd, som kommunen underlåtit att åtgärda blir kommunen skadeståndsskyldig. Förutom de i dagordningen ingående motionerna och propositionen tar ordförande upp, att han vill propagera för det samarbete mellan Polisen, Botkyrka Kommun och Folksam som benämns Grannsamverkan mot brott och där vår samfällighetsförening är representerad. Information om verksamheten finns på Botkyrka kommuns hemsida och delas även ut i våra brevlådor med värdefulla tips på hur man kan skydda sig. Erik Persson föreslår att vår samfällighetsförening även bidrar ekonomiskt till verksamheten på samma sätt som en del andra föreningar, enligt Erik Person, gör. Erik Persson föreslår, att samfälligheten betalar 1000 kr för 2014 och stämman bifaller förslaget. 21 Övriga frågor fastställda i 8 Styrelsen tog upp följande fråga: Vårstädningen 2014: Stämman beslutade att det blir vårstädning lördag 26 april Alla uppmanas att i god tid sopa ut sand från gräsmattorna så att sopmaskinen kan ta bort sanden före vårstädningen. 22 Ordföranden har ordet Ordföranden informerade om att styrelsen ibland förväntas agera ordningsvakt när boende har klagomål på hur grannar uppför sig. Detta är inte styrelsens uppgift. Om samtliga boende respekterar de trivsel- och ordningsregler som under 2013 uppdaterats blir det trivsamt för alla. uppmanade alla att titta på föreningens hemsida där finns t.ex. ritningar som kan användas vid t.ex. underhåll och ombyggnad ett USB -minne kan dessutom lånas från styrelsen om man vill kopiera ritningar till den egna datorn. uppmanade alla att köra sakta i våra gränder och vara särskilt uppmärksamma på lekande och cyklande barn. informerade om att ett dokument kommer att färdigställas, där samtliga reparationer i en fastighet ska finnas. Dokumenten ska delas ut till varje fastighet och även finnas på hemsidan. tackade alla som bidrar med olika insatser för området. När det gäller kulvertarbetet tackades arbetsgruppen för sitt arbete, vilket bidragit till att Botkyrka kommun beslutat komma med ett föreläggande till berörd fastighetsägare. tackar slutligen själv för 6 år som ordförande - år som varit både roliga och arbetsamma. 23 Plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Stämmoprotokollet kommer att delas ut till samtliga fastighetsägare i brevlådorna. 24 Avtackning av styrelseledamöter Erik Persson och Yvonne Marténg avtackades av samfälligheten genom Lennart Ström. 25 Stämmans avslutning Stämman förklarades avslutad. Vid protokollet: Protokollet justerat: Britt Tolf Klas Lindqvist Eva Johansson Sida 4

5 Sida 5