TURMALINENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING PROTOKOLL FRÅN ORDINARIE STÄMMA

Transkript

1 TURMALINENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING PROTOKOLL FRÅN ORDINARIE STÄMMA Tid: 9 Mars 2015 Plats: Nisellsalen, Xenter, Tumba 1 Stämmans öppnande Styrelsens ordförande, Eva Johansson, öppnade föreningsstämman genom att hälsa samtliga välkomna. 2 Val av ordförande för stämman Eva Johansson valdes till ordförande för stämman. 3 Val av sekreterare för stämman Britt Tolf valdes till sekreterare för stämman. 4 Val av 2 justerare av stämmoprotokollet Ulf Ingelsson och Karl- Gustav Kruse valdes att justera stämmoprotokollet. 5 Fastställande av dagordning Det förslag till dagordning som delats ut tillsammans med övriga mötesunderlag fastställdes. 6 Mötets behöriga utlysande Stämman förklarades vara behörigen utlyst. 7 Upprättande av röstlängd De närvarande prickades av på listor över fastighetsägare och fullmakter samlades in. Innan stämman öppnades kontrollerades att samtliga närvarande blivit avprickade på ett sätt där varje fastighet, oavsett antal delägare, har en röst samt möjlighet att vid eventuell omröstning gällande garage och parkeringsplatser med elstolpar endast representera den gemensamhetsanläggning en viss fastighet har del i. Följande 41 fastigheter, varav 3 representerades via ombud, av totalt 119 var representerade på stämman: Grytstigen: 1, 3, 17(ombud), 25, 27, 40, 42, 45, 49, 51, 55, 58, 63, 64, 65, 70, 75, 77, 80, 81, 91,96, 100, 103, 110, 112, 113, 115, 117, 118, 119, 120,121 (ombud), 122 (ombud), 125, 126, 127, 129, 130, 131, 132. Det beslutades att den upprättade närvarolistan vid behov kunde användas som röstlängd. 8 Fastställande av övriga frågor att behandla under 21 Stämman fastställde att följande frågor skulle behandlas under 21: a) Erik Persson vill informera om kommunens Grannsamverkansgrupp b) Tord Svärd vill framföra synpunkter på aktuella förändringar i SRV s sophantering. Sida 1

2 9 Styrelsens och revisorernas berättelser för år 2014 Ordförande undrade om stämman ansåg att det var nödvändigt att styrelsens verksamhetsberättelse lästes upp. Stämman ansåg inte att det var nödvändigt. Inga frågor eller kommentarer kom från stämman och verksamhetsberättelsen lades till handlingarna. Stämman ansåg inte heller, att revisionsberättelsen behövde läsas upp, när ordförande ställde frågan om detta. Inga frågor eller kommentarer om revisionsberättelsen kom från stämmodeltagarna. Revisionsberättelsen lades till handlingarna. 10 Fastställande av balans- och resultaträkning Lennart Ström sammanfattar resultat- och balansräkningarna med att det gått bra för samfälligheten under Värme- och snöröjningskostnader blev lägre än förväntat. För garagen (GA11 och GA11-1) är utfallet som beräknat. För GA12 parkeringsplatser med elstolpe- har en kostnad för registrering hos Lantmäterienheten medfört ett minusresultat i reparationsfonden jämfört med budgeterat utfall. Innestående medel i en likviditetsfond, SEB, har under 2014 flyttats till ett för samfälligheten mer gynnsamt placeringskonto hos SEB. Balans- och resultaträkningarna fastställdes, sedan ordförande konstaterat, att det inte fanns några frågor eller kommentarer från stämmodeltagarna. 11 Beslut om disposition av resultatet från verksamhetsåret 2014 Stämman beslutade i enlighet med styrelsens förslag, tillstyrkt av revisorerna, att överskott respektive underskott i de olika anläggningarna överförs i ny räkning. 12 Styrelsens ansvarsfrihet Styrelsens ledamöter beviljades ansvarsfrihet för 2014 års förvaltning. Beslutet är i enlighet med revisorernas rekommendation 13 Val av styrelse samt styrelseordförande I enlighet med valberedningens förslag valdes följande personer till styrelse för år 2015: Ordinarie ledamöter: Eva Johansson Grytstigen 112 Kvarstår 1 år Jan Asplund Grytstigen 110 Kvarstår 1 år Britt Tolf Grytstigen 100 Kvarstår 1 år Lennart Ström Grytstigen 40 Omval 2 år Antonin Sima Grytstigen 113 Nyval 2 år Suppleanter: Lars Lindén Grytstigen 64 Omval 1 år Peter Engborg Grytstigen 95 Nyval 1 år Ordförande: Eva Johansson valdes av stämman att vara styrelseordförande. 14 Val av revisorer och revisorssuppleant Enligt valberedningens förslag valdes följande revisorer för 2014: Ordinarie revisorer: Ulla Wenström Grytstigen 58 Omval 1 år Lennart Karlsson Grytstigen 119 Omval 1 år Revisorssuppleant: Klas Lindqvist Grytstigen 70 Omval 1 år Sida 2

3 15 Val av valberedning och suppleant Följande valberedning valdes: Berit Hasselqvist Grytstigen 77 Sumoud Sulaiman Grytstigen 75 Mona Jansson Grytstigen 120 Under stämman utsågs inte någon sammankallande inom valberedningen. Efter avslutad stämma tillfrågades Berit Hasselqvist, som sagt ja till att vara sammankallande. 16 Ersättning till styrelse och revisorer Styrelsen föreslår att ersättningsbeloppen är de samma för 2015 som under föregående år. Stämman godkände styrelsens förslag. Arvodet till styrelsen för 2015 ska vara kronor. Ett schablonbelopp tillkommer för ordförande och kassör på kronor för utlägg för bl.a. porton och telefonkostnader. Beloppet för revisionskostnader för 2015 är kronor. 17 Styrelsens förslag till budget för verksamhetsåret 2015 Lennart Ström går igenom budgetförslaget och förklarar anledningar till höjning av kvartalsavgifter. En anledning är höjda avgifter till reparationsfonder för garage och elstolpar samt en förväntad kostnad för GA 11-1 ( de senast byggda garagen), som nu registrerats hos Lantmäteriet. Registreringen är klar men fakturan har ännu inte kommit. Lennart Ström uppskattar, att kostnaden kommer att uppgå till ca kronor. En annan anledning är förändrade villkor för deltagande i vår-och höststädningen, vilket styrelsen lämnat förslag om. Innan stämman kan fatta beslut om budgeten föreslår Erik Persson att stämman fattar beslut i denna fråga. Stämman beslutar, att ändra dagordningen så att styrelsens förslag gällande vår och höststädningen först behandlas. Stämman fattar beslut att godkänna styrelsens förslag om vår- och höststädningen, se 20. Därefter återgår vi till styrelsens förslag om budget för Stämman beslutade att godkänna styrelsens förslag till budget. 18 Förslag till utdebiteringar 2015 och första kvartalet (Q1) 2016 Stämman godkände styrelsens förslag till utdebitering i de olika gemensamhetsanläggningarna samt utdebitering av individuell vattenförbrukning och amortering och ränta avseende lån (kulvertbyte rör och VVS) Framläggande av debiteringslängd för 2015 och första kvartalet (Q1) för 2016 Debiteringslängden framlades. 20 Förslag från styrelsen och motioner från medlemmar Förslag från styrelsen om förändrade villkor för deltagande i vår- och höststädningen. Förslaget innebär ett försök, att få fler boende i området, att ta sitt ansvar för vår gemensamma egendom. Styrelsen ser en risk i att allt färre deltagare på städdagarna till slut inte kan sköta vårt område på ett tillfredställande sätt. Om skötseln av området måste skötas av entreprenör bedömer styrelsen att kvartalsavgifterna måste höjas rejält. Nuvarande förslag innebär, att de som deltar i städdagarna får tillbaka pengar, som en bonus, från inbetalda kvartalsavgifter. Farhågor uttrycktes för att man kan betala sig fri från ansvar, vilket skulle kunna leda till färre deltagare än hittills samt att det blir svårt med kontrollen av vilka som deltar. Styrelsen vill försöka utarbeta ett sätt som blir så effektivt och rättvist som möjligt samt utvärdera resultatet under innevarande år. Lyckas det inte kan stämman Sida 3

4 fatta nytt beslut nästa föreningsstämma. Lennart Ström påminde också om den värdefulla möjlighet till kontakt med grannar som städdagarnas gemensamma arbete medför. Stämman fattade beslut att godkänna styrelsens förslag. Se 17. Förslag från styrelsen gällande enskilt nyttjande av samfällighetens mark. Förslaget väckte frågor om vad som givit styrelsen anledning att komma med förslaget. Svaret är, att styrelsen under föregående år på förekommen anledning måste undersöka vilken lagstiftning som gäller när boende inom vår samfällighet, utan att först kontakta samfälligheten, lägger trädäck på samfällighetens mark som en förlängning av däck på egen tomt samt avgränsar hela området med staket. Dessa tomter ger nu intryck av att vara betydligt större än de egentligen är. I vårt område har under årens lopp flera radhuslängor med egen tomtmark, som gränsar till samfällighetsmark, införlivat den senare med egen tomt. Vid fastighetsägarbyte finns påtaglig risk för att en ny fastighetsägare förleds tro att den egna tomten är större än vad den är. Detta kan ge upphov till konflikter. Den med egen tomt införlivade samfällighetsmarken blir i praktiken inte tillgänglig för samfälligheten och barn kan inte längre röra sig fritt. Om samfällighetens mark ska få nyttjas av en enskild fastighetsägare måste lagen om förvaltning av samfälligheter (1973) följas. Birger Borg föreslog, att vi på stämman skulle rösta om att styrelsen även fortsättningsvis ska besluta i frågor som rör samfällighetens mark, vilket styrelsen inte kunde gå med på eftersom det inte är förenligt med lagen. Conny Nilsson föreslog, att samfällighetsmark skulle säljas till intresserade fastighetsägare. I och med detta skulle också samfälligheten få in pengar till sin budget. Styrelsens förslag innebär att en inventering görs av området och hur enskilda boende använder samfällighetens mark för eget bruk. Styrelsen föreslår, att de som är berörda kontaktar styrelsen för en dialog om hur man kan göra i olika fall. Styrelsen avser sedan att föreslå regler för hur vi använder samfällighetens mark så att samma regler gäller för alla. Beslut om regler och enskilda boendes önskemål om att använda samfällighetsmark för egen del måste sedan fattas på nästkommande föreningsstämma. Stämman godkände styrelsens förslag. Styrelsens förslag gällande Biltrafik och Parkering på Samfällighetens gånggator. Problem med en ökande biltrafik i vårt bilfria bostadsområde har varit föremål för diskussion vid många tidigare föreningsstämmor. Försök att förbättra situationen har inte hjälpt. Risken för att framför allt barn ska skadas bedöms nu vara stor. En stämmodeltagare framhåller, att det inte bara är problem med bilar utan även gäller motorcykel och moped. Många på stämman gav uttryck för kraftigt missnöje med parkerade bilar ( ett gissel ) som gjort att postutdelning har hindrats och vissa inte fått sin post på flera dagar. Plogbilen har inte kunnat ploga. Vad gäller postens användning av bil på gånggatorna vid postutdelning ifrågasattes detta av Klas Lindqvist. Enligt Klas blev SRV s sophämtningsbil tvingad att, respektera områdets bilfrihet när soporna hämtades vid våra fastigheter. Om en bom skulle bli nödvändig vid infartsgränden till kvarteret Akvamarinen ifrågasattes även postens krav enligt Ulf Johansson- på att en brevlådesamling krävs för postutdelningen. Styrelsens förslag att placera stenar som hinder för att parkera på samfällighetens gräsytor samt sätta upp en bom som hindrar biltrafik på gångvägen vid Grytstigen 80 och fram till kommunens gångväg förbi undercentralen godkändes av stämman. Motion från Lotta Hedlund: Inköp av flaggstång till området Många i området skulle uppskatta en flaggstång och förslag om detta har också kommit tidigare. Eftersom inköp och skötsel av flaggstång inte är förenligt med samfällighetens ansvarsområde föreslår styrelsen att inte godkänna motionen. Stämman avslog motionen. 21 Övriga frågor fastställda i 8 a) Erik Persson informerar om samarbetet mellan polis, Botkyrka kommun och Folksam och som benämns Grannsamverkan mot brott, där vår samfällighetsförening är representerad. Sida 4

5 Regelbundna möten ordnas och deltagare får ta del av råd och information om brottsförebyggande insatser. Information från dessa möten sätts upp på anslagstavlan vid undercentralen och finns även på vår hemsida. Intresserade kan vända sig till Erik och Ulla Persson, Grytstigen 49 för ytterligare information. b) Tord Svärd framhåller vikten av att så många som möjligt sorterar matavfall för att användas till biogasframställning. Tord föreslår, att styrelsen ska kontakta SRV för inköp av lämpligt kärl. Ordförande informerar om, att hon varit i kontakt med SRV och att samtliga hushåll kommer få brev i dagarna med information och förfrågan om hur var och en ställer sig till matavfallssortering. Sophanteringen är inte en fråga som styrelsen har något samfällighetsansvar för. 22 Plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Stämmoprotokollet kommer att delas ut till samtliga fastighetsägare i brevlådorna. 23 Avtackning av styrelseledamöter Berit Hasselqvist avtackades av samfällighetens ordförande. Berit, som varit med i styrelsen även tidigare avslutade med att rekommendera stämmodeltagare att vid tillfälle gå med i styrelsen. Uppdraget är enligt Berit både roligt och lärorikt. 24 Stämmans avslutning Stämman förklarades avslutad. I samband med avslutningen tog Ingvar Säfkvist initiativ till ett tack från stämmodeltagarna till alla de goda krafter, som verkat för vår förening. Värdefulla insatser har gjorts av flera, ingen nämnd, ingen glömd, utöver vad som kan förväntas. Vid protokollet: Protokollet justerat: Britt Tolf Ulf Ingelsson Karl-Gustav Kruse Sida 5