TURMALINENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING PROTOKOLL FRÅN ORDINARIE STÄMMA

Transkript

1 TURMALINENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING PROTOKOLL FRÅN ORDINARIE STÄMMA Tid: 25 Mars 2013 Plats: Konferensrummet, Xenter, Tumba 1 Stämmans öppnande Styrelsens ordförande, Erik Persson, öppnade 2013 års stämma genom att hälsa samtliga välkomna med ett glatt Hej allihopa. Han förklarade att pga. bytet av datum för stämman så hade det inte gått att boka Nilsellsalen där stämman normalt hållits de senaste åren. 2 Val av ordförande för stämman Erik Persson valdes till ordförande för stämman. 3 Val av sekreterare för stämman Klas Lindqvist valdes till sekreterare för stämman. 4 Val av 2 st justerare av stämmoprotokollet Anne-Li Konrad och Yngve Wikström valdes att justera stämmoprotokollet. 5 Fastställande av dagordning Det förslag till dagordning som delats ut tillsammans med övriga mötesunderlag fastställdes. 6 Mötets behöriga utlysande Stämman förklarades vara behörigen utlyst. 7 Upprättande av röstlängd En närvarolista cirkulerades och skrevs på av de närvarande. Följande 37 fastigheter av totalt 119 var representerade på stämman: Grytstigen 1, 3, 17, 19, 25, 31, 33, 45, 49, 51, 55, 63, 73, 75, 77, 85, 91, 93, 109, 117, 119, 127, 131, 40, 42, 58, 64, 70, 74, 100, 102, 106, 110, 112, 114, 118, 128 Inga formella fullmakter anmäldes men Nils Thun anmälde att det formellt är Anette Thun som står som fastighetsägare till Grytstigen 3. Det beslutades att den upprättade närvarolistan vid behov kunde användas som röstlängd. Ordföranden påminde om att varje fastighet har en röst oavsett hur många delägare som finns. 8 Fastställande av övriga frågor att behandla under 21 Stämman fastställde att följande frågor skulle behandlas under 21: Gunnar Tolf, angående bildande av en grupp för att lösa problemen i längan Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning för år 2012 Erik Persson undrade om stämman ansåg att det var nödvändigt att styrelsens verksamhetsberättelse lästes upp. Stämman ansåg inte att detta var nödvändigt. Gunnar Tolf påpekade dock att avståndet mellan föreningens UC och Himmelsbodafälten inte var så stor som 3 km utan bara 1,5 km. Ordföranden hänvisade till den redogörelse som lämnats av revisorerna i årets revisionsberättelse och påpekade att det den här gången hade varit speciellt svårt att sammanställa ett bokslut i tid till stämman. Sida 1

2 Eftersom kassören inte var närvarande hjälptes ordföranden och revisor Lennart Ström åt att föredra den ekonomiska redovisningen för år 2012 och att svara på följande frågor som ställdes: Maud Bick undrade vad som ingår i Gemensamma aktiviteter. Svar: Kontot innehåller sådant som t.ex. förtäring vid vår- och höststädningarna, julgran inklusive transport till Grytstigen och bortforsling efter jul (bortforslingen är speciellt dyr) Jukka Huotari undrade vad Osäkra fordringar innebär. Svar: Det handlar här om den fastighetsägare som inte betalat sina fastighetsägarbidrag under lång tid och hela tiden låg efter med betalningarna. Det hade därför ansetts osäkert när pengarna skulle kunna inkomma till föreningen. Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska redovisning godkändes och lades till handlingarna. 10 Revisionsberättelse för år 2012 Ordföranden läste upp förslagen i revisorernas berättelse och påpekade speciellt att samtliga anläggningar redovisar ett överskott för år Revisor Lennart Ström underströk dessutom att trots svårigheterna vid sammanställningen av bokslutet, se revisionsberättelsen, hade revisorerna kunnat konstatera att inga oegentligheter hade förekommit och att alla pengar som skulle finnas i föreningen verkligen fanns där. Revisionsberättelsen godkändes av stämman och lades till handlingarna. 11 Fastställande av balans- och resultaträkning Balans- och resultaträkningarna fastställdes. 12 Beslut om disposition av resultatet från verksamhetsåret 2012 Stämman beslutade i enlighet med revisorernas förslag att överskottet i de olika anläggningarna överförs i ny räkning. 13 Styrelsens ansvarsfrihet Styrelsen beviljades ansvarsfrihet för 2012 års förvaltning. 14 Val av styrelse samt styrelseordförande I enlighet med valberedningens förslag valdes följande personer till styrelse för år 2013: Ordinarie ledamöter: Erik Persson Grytstigen 49 Kvarstår 1 år Janne Asplund Grytstigen 110 Kvarstår 1 år Berit Hasselqvist Grytstigen 77 Omval 2 år Lennart Ström Grytstigen 40 Nyval 2 år Britt Tolf Grytstigen 100 Nyval 1 år Suppleanter: Lars Lindén Grytstigen 64 Omval 1 år Yvonne Marténg Grytstigen 63 Omval 1 år Erik Persson utsågs till ordförande för 1 år. 15 Val av revisorer och revisorssuppleant Enligt valberedningens förslag valdes följande revisorer för 2013: Ordinarie revisorer: Ulla Wenström Grytstigen 58 Omval 1 år Lennart Karlsson Grytstigen 119 Nyval 1 år Revisorssuppleant: Klas Lindqvist Grytstigen 70 Omval 1 år Sida 2

3 16 Val av valberedning och suppleant Följande valberedning valdes: Sumoud Sulaiman Grytstigen 75 Eva Johansson Grytstigen 112 Kjell Skytt Grytstigen 83 Sumoud Sulaiman utsågs till sammankallande. 17 Motioner Inga motioner hade inkommit men styrelsen presenterade följande fyra propositioner: 1. Ändring av prissättningen på parkeringsplatser som hyrs ut till föreningen och som hyrs ut av föreningen. a. Föreningen hyr en P-plats av vissa boende och har då hittills betalat 1 500,- kr per plats och år. Styrelsen föreslog en höjning och att föreningen i fortsättningen ska betala 1 600,- kr per plats och år och att hyran ska betalas ut med 400,- kr per plats och kvartal. Styrelsen avser att skriva ett kontrakt med 3 månaders uppsägningstid med de som hyr ut sin P-plats till föreningen. b. Styrelsen föreslog att när föreningen hyr ut en P-plats inom området till en boende skall hyran höjas och i fortsättningen vara 2 000,- kr per plats och år. Hyran ska betalas in med 500,- kr per plats och kvartal. Styrelsen avser att skriva ett kontrakt med 3 månaders uppsägningstid med de som hyr P-plats inom området av föreningen. c. Styrelsen föreslog att hyran för en P-plats på E-parkeringen skulle höjas till 1.400,- kr per plats och kvartal. Hyran ska betalas in med 350,- kr per plats och kvartal. Styrelsen avser att skriva ett kontrakt med 3 månaders uppsägningstid med de som hyr P-plats på E-parkeringen av föreningen. Ordföranden påpekade också att en P-plats på våra parkeringar, inom området och på E-parkeringen, inte får hyras ut till någon som inte bor i området. Detta har beslutats på stämman för ett antal år sedan och beslutet gäller. Ordföranden nämnde dessutom att i det fall en fastighetsägare kommer överens med en annan fastighetsägare (inom området) om att överföra rätten till t.ex. ett garage från den ena fastigheten till den andra (den ena fastigheten utgår ur GA 11 eller GA 11-1 och den andra går in i samma GA) så måste detta formellt ske med en anmälan till Lantmäteriet. Lantmäteriet tar betalt för att göra en sådan omregistrering. Först när detta är klart hos Lantmäteriet har den nya fastigheten rätt till garaget. Den fastighet som lämnar garaget har då naturligtvis istället rätt till en vanlig P-plats. Styrelsen ska i ett sådant fall informeras om förändringen så att kassören kan debitera fastighetsägarbidraget på rätt fastighet. 2. Ändrad datering av kvartalsfakturorna Det händer då och då, vid försäljning av en fastighet, att säljare och köpare inte gör upp om vem av dessa som ska betala fastighetsägarbidraget. Detta är en sak som ska ingå i den likvidavräkning som normalt görs vid själva köpetillfället. En del mäklare/banken struntar dock i att ta upp detta och det blir därför lätt en konflikt mellan säljare och köpare. I vissa fall har säljare och köpare då önskat att kassören ska dela upp fastighetsägarbidraget och skicka en delfaktura till vardera parten. Ordföranden underströk att detta inte är föreningens sak att hålla reda på och betonade att i fortsättningen kommer föreningen att tillämpa principen att den som står som fastighetsägare vid ingången av det kvartal som fakturan avser, kommer att anses vara ansvarig för att fastighetsägarbidraget inkommer till föreningen. Sida 3

4 För att undvika missförstånd kring detta föreslog styrelsen att fakturorna i fortsättningen ska dateras den första dagen i den första månaden i varje kvartal, dvs. 1 januari, 1 april, 1 juli och 1 oktober, men med samma förfallodagar som hittills gällt. Förfallodagarna kommer alltså även i fortsättningen att vara 28 februari, 31 maj, 31 augusti och 30 november. Styrelsen planerade att kunna sätta igång det nya systemet fr.o.m. det tredje kvartalet Ordföranden påminde också om att det är mycket viktigt, speciellt vid betalning över Internet, att man alltid måste skriva fakturanummer och husnummer på betalningen så att kassören vet vem som har betalat. Det slarvas ganska ofta med detta, men här behövs en skärpning av de fastighetsägare som inte redan gör detta. 3. Slutprognos för VVS-arbetskostnad Det finns ännu inte någon sluträkning för utbyte av avstängningsventilerna för varmt och kallt tappvatten samt renoveringen av avloppsrör och varmvattencirkulation (inklusive nödvändig ombyggnad av inspektionsbrunnarna). Vintern satte stopp för arbetet på ett brutalt sätt i och med all den myckna snö vi har fått i år. Arbetet kommer nu att återupptas i och med att det blir möjligt att återigen komma åt brunnarna på gavlarna. Eftersom de inspektionsbrunnar som byggdes vid renoveringen av kulvertsystemet är för små för att det ska vara möjligt att komma ner under husgavlarna och koppla nya rör (främst nu för varmvattencirkulationen) så måste brunnarna byggas om. Nya aluminiumlock kommer då att monteras istället för de små runda brunnslocken. Styrelsen hade önskat att det skulle vara möjligt att presentera den exakta kostnaden för renoveringen på stämman men detta måste tyvärr vänta tills arbetena är färdiga. Det beror delvis också på att det visat sig att det krävde olika mycket arbete i olika fastigheter pga. det sätt husen har byggts från början och på vilka reparationer som redan gjorts i vissa hus. Planen är nu att det sista arbetet ska vara genomfört i mitten av april. På extrastämman beslutade föreningen att ge styrelsen i uppdrag att ta upp ett banklån för att tills vidare täcka kostnaderna för utbyte av avstängningsventilerna för varmt och kallt tappvatten samt renoveringen av avloppsrör och varmvattencirkulation (inklusive nödvändig ombyggnad av inspektionsbrunnarna). Det visade sig att SE-banken, där föreningen varit kund sedan området bildades på 1970-talet, förhalade godkännandet av ett lån genom att vara otydliga i vilka underlag de behövde och därför hela tiden krävde nya handlingar från föreningen. Styrelsen ändrade därför sin strategi och bad istället, de fastighetsägare som hade anmält att de önskade lösa sin del av kostnaden kontant, om ett förskott på 8 000,- kr. Med hjälp av de pengar som då kom in kunde de första fakturorna betalas. Att så många som 75 fastigheter har sagt att de vill betala kontant och det faktum att den första kalkylen med stor sannolikhet visade för hög kostnad, innebär troligen att föreningen inte kommer att behöva låna hela det belopp som först planerades. Som det ser ut nu beräknas den återstående delen av arbetet uppgå till ca ,- kr. Den slutliga kostnaden kommer naturligtvis att fördelas lika på de 119 fastigheterna. De som ska betala kontant kommer troligen att få skjuta till ytterligare medel (ev. ca kr) och de som väljer att betala genom att delta i ett lån kommer att få dela på räntan för lånet. Eftersom bilden ser helt annorlunda ut nu än vid den extra stämman konstaterades att vi nu har att välja på att ta upp ett lån i bank eller att låna ur föreningens reparationsfond. Jukka Huotari föreslog att föreningen skulle ta en del av kostnaden för renoveringen från reparationsfonden. Styrelsen föreslår dock nu dels att ett belopp motsvarande överskottet år 2012, dvs ,- kr tas av reparationsfonden samt att ett lån ska tas upp i bank. Detta för att inte minska reparationsfonden alltför mycket. (Vid lån i bank planeras den första amorteringen ske i kvartal 2 i år.) Anne-Li Konrad påminde om att den extra stämman redan beslutat att inte ta av reparationsfonden men stämman ansåg ändå att man skulle kunna utnyttja överskottet från Sida 4

5 Stämman beslutade att ett belopp motsvarande 2012 års överskott i GA 1, ,- kr, får disponeras för utbytet av avstängningsventilerna för varmt och kallt tappvatten samt renoveringen av avloppsrör och varmvattencirkulation (inklusive nödvändig ombyggnad av inspektionsbrunnarna). Conny Nilsson undrade varför inte ROT-avdrag nämnts i sammanhanget. Styrelsen förklarade att en samfällighetsförening inte kan få ROT-avdrag. Efter den systemändring som gjordes för ett par år sedan kan ROT-avdrag numera bara erhållas efter ansökan från det företag som utfört arbetet, i samband med att företaget direkt fakturerar en fastighetsägare. I det här fallet är det inte möjligt att låta fakturera alla 119 fastighetsägarna separat eftersom anläggningen tillhör föreningen. Ordföranden avslutade punkten om renoveringen med att understryka att renoveringsarbetet har flutit på bra med väldigt få incidenter. Han beklagade dock att Grytstigen 7 befann sig i ett sådant skick att det inte var möjligt att genomföra renoveringen där, Det innebar dessutom att längan 1 17 f.n. inte kunde få röret för varmvattencirkulation utbytt. Styrelsen arbetar vidare med att få en lösning på det problemet. 4. Problemet med trånga parkeringsrutor Styrelsen får då och då önskemål om att göra parkeringsrutorna bredare. Styrelsen har tillsammans med Birger Borg funderat över vad som kan göras åt detta och över vilka kostnader det skulle medföra. Att bredda rutorna i hela området skulle medföra att åtta P-rutor behövde ersättas. Förutom kostnaderna för själva anläggandet av nya P-rutor tillkommer kostnader för att flytta stolpar och motorvärmaruttag m.m. Frågan är då samtidigt vem som skall betala en sådan ombyggnad. Det hade dessutom visat sig att det inte finns tillräckligt med mark inom området för att göra en sådan utbyggnad. Det måste i så fall bli en utbyggnad av E-parkeringen som vi arrenderar. Botkyrkabyggen, som äger marken runt E-parkeringen, hade dock helt motsatt sig en utbyggnad av E-parkeringen nedanför det stora parkeringsgaraget (som är den mark som möjligen skulle kunna vara tillgänglig). Vid kontakterna med Botkyrkabyggen hade det dock framgått att det återigen är möjligt för boende i vårt område hyra P-plats av Botkyrkabyggen i det stora parkeringsgaraget. Med dessa kunskaper i bagaget vill styrelsen därför avsluta frågan om att bredda P-rutorna. Ordföranden passade samtidigt på att tacka Birger Borg för det arbete han lagt ner på detta. 18 Ersättning till styrelse och revisorer Ordföranden påminde om att vid stämman 2012 hade Yngve Wikström föreslagit en höjning av styrelsens arvode till ,- kr men efter de diskussioner som då varit hade beslutet blivit att arvodet skulle stanna vid ,- kr för Till detta kommer ett schablonbelopp på 2 000,- kr för porto och telefonkostnader och 3 000,- kr för revisionskostnader. Ordföranden föreslog nu att stämman 2013 skulle följa Yngve Wikströms förslag och denna gång höja arvodet till ,- kr. Yngve Wikström föreslog att ordförande och kassör skulle tilldelas en större andel av arvodet än övriga styrelsemedlemmar. Bakgrunden till detta är att erfarenheten visar att det nästan alltid är dessa två poster som har den största arbetsbelastningen. Stämman beslutade enligt förslaget att arvodet till styrelsen för 2013 ska vara ,- kr. Stämman beslutade samtidigt att uppdra åt styrelsen att se över fördelningen av styrelsearvodet så att ordförande och kassör i fortsättningen tilldelas en större andel av arvodet än övriga styrelsemedlemmar. Stämman beslutade om ett schablonbelopp för ordförande och kassör på 2 000,- kr för utlägg för bl.a. porton och telefonkostnader. Stämman beslutade avsätta ett belopp på 3 000,- kr för revisionskostnader. 19 Budget för verksamhetsåret 2013 Stämman fastställde förslaget till budget i enlighet med det utsända förslaget. Sida 5

6 20 Förslag till utdebiteringar 2013 Det konstaterades att i förslaget till utdebitering hade beloppet för Extra parkering utanför området (EP2 13 st) felaktigt angivits till 375,- kr/kvartal, medan den nyss fastställda budgeten angav 350,- kr/kvartal. Avgiften för Extra parkering utanför området (EP2 13 st) justerades till 350,- kr/kvartal. Stämman fastställde förslaget till utdebitering i de olika gemensamhetsanläggningarna och för extra parkeringar. Det noterades samtidigt att för de som ska delta i lånet för VVS-renoveringen kommer amortering och ränta att tillkomma. 21 Övriga frågor fastställda i 8 a) Styrelsen tog upp följande frågor: Vårstädningen 2013: Efter viss diskussion planerades en senareläggning av vårstädningen, pga. den stora mängden kvarvarande snö och den ihärdiga kylan, till den 27 april Områdesbasarna kommer dessförinnan att kallas till sedvanlig rundvandring i området. Ordföranden kommer att hålla uppsikt när kommunen kommer att sopa och komma överens med Goran om när det är dags att sopa gränder och parkeringar. En sopmaskin kommer då att sopa bort vintergruset från gränder och parkeringar. Detta bör ske i veckan före vårstädningen. Man ska därför innan dess sopa ut gruset från väggarna så att sopmaskinen får med sig så mycket som möjligt. Det är också lämpligt att kratta bort så mycket grus som möjligt från gräsmattorna längs Grytstigen så att kommunens sopmaskin får med sig så mycket som möjligt därifrån. Vid vårstädningen är det dags för områdesbasarna att lämna över nycklarna till nästa på tur, enligt den turordning som finns upptagen i årsmöteshandlingarna. En ny lista kommer att delas ut när bytena har gjorts. En rättelse i årsmöteshäftet: Sedan häftet trycktes har öppettiderna hos SRV i Skyttbrink ändrats. Nu gäller att det är öppet kl på lördagar och söndagar. b) Bildande av en grupp för att lösa problemen i längan Gunnar Tolf påminde om att han och Britt vid förra årets stämma tagit upp frågan om tillgång för samfällighetsföreningen till den fastighet som befinner sig i obeskrivlig misär. Han hade sedan dess haft en mängd kontakter med bl.a. kommunstyrelsens ordförande och många fler personer för att undersöka vilka möjligheter som fanns att lösa problemen. Han informerade om att Miljö- och hälsoskyddsnämnden hade beslutat att det inte finns någon sanitär olägenhet i det här fallet. Detta för att alla problem finns inom fastigheten Ärendet hade därmed avskrivits. Gunnar Tolf föreslog nu att styrelsen skulle få i uppdrag att bilda en arbetsgrupp inom området som skulle få i uppdrag att snarast sammanställa vilka åtgärder som vidtagits och eventuellt komma med idéer om vad som man kunna gå vidare med. Ingvar Säfkvist ansåg att man borde kunna använda argumentet att vederbörande boende redan tidigare hade avhysts från ett tidigare boende. Stämman förordade att den föreslagna arbetsgruppen bildas genom styrelsens försorg. 22 Ordföranden har ordet Ordföranden tackade för förtroendet att få fortsätta styrelsearbetet tackade de som på många andra sätt hjälper till med vissa uppgifter i det fördolda uppmanade alla att titta på föreningens hemsida där finns t.ex. ritningar som kan användas vid t.ex. underhåll och ombyggnad ett USB-minne kan dessutom lånas från styrelsen om man vill kopiera ritningar till den egna datorn uppmanade alla att komma med förslag och önskemål om vad som bör finnas på hemsidan och vad som kan förbättras och kompletteras påminde om att områdesbasarna byts ut vid vårstädningen och att dessa har nycklar till redskapsförrådet, om man inte har det själv. De har dessutom nyckel till mittendörren i UC om man behöver låna en av stegarna som förvaras där. Sida 6

7 informerade om att styrelsen ibland får in klagomål mot att man inte informerar grannar om att man ska renovera och t.o.m. bygga om uppmanade de som ska genomföra byggnadsarbete i sitt hus att komma överens med grannarna om när det är mer eller mindre lämpligt att utföra t.ex. bullrande arbeten. uppmanade de som ska ha fest att varsko grannarna i förväg påminde om att det är förbjudet att parkera i gränderna man kör sakta in för att lasta/lasta ur och sedan ut igen så snart som möjligt man hinner som regel också gå på toaletten om det är nödvändigt uppmanade alla att inte bara köra sakta dvs. att krypköra!!! i gränderna utan även ute på Grytstigen påminde om att när man flyttar från området ska den vita fastighetspärmen lämnas över till den nya fastighetsägaren Sumoud Sulaiman påpekade att det under förra sommaren hade varit problem med att en gräsklippare varit borta en längre tid. Ordföranden uppmanade alla som lånar gräsklipparen och även andra redskap att ställa tillbaka dem efter det att de använts. Det är inte OK att behålla föreningens utrustningar på sin egen gård när de inte används. Ordföranden uppmanade alla att anmäla till styrelsen om något går sönder. Janne Asplund, Grytstigen 110 tar emot sådana anmälningar. Det är inte meningen att någon ska bli betalningsskyldig, utan att redskap och klippare ska fungera när nästa person behöver använda dem. Om bensinen tar slut så köper man ny bensin och lämnar kvittot till kassören, så betalar denne ut pengarna till ditt konto. Ordföranden påminde också om Grannsamverkan mot brott. Ulla och Henry Säfström och Ulla Persson sätter upp information på anslagstavlan på UC när det kommer något nytt. 23 Plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Stämmoprotokollet kommer att delas ut till samtliga fastighetsägare i brevlådorna. 24 Avtackning av styrelseledamöter Tina Jurén avsade sig sin plats i styrelsen under sommaren 2012 och har nu flyttat till Tullinge. Yalcin Selek som avgår ur styrelsen var inte närvarande på stämman och kommer senare att avtackas av den nya styrelsen på lämpligt sätt. 25 Stämmans avslutning Ordföranden tackade alla för intresset under stämman och påminde om att nästa gång vi samlas är vid vårstädningen. Vid protokollet: Justerat: Klas Lindqvist Erik Persson Anne-Li Konrad Yngve Wikström Stämmosekreterare Ordförande Sida 7