TURMALINENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING PROTOKOLL FRÅN ORDINARIE STÄMMA

Transkript

1 TURMALINENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING PROTOKOLL FRÅN ORDINARIE STÄMMA Tid: 14 Mars 2012 Plats: Nisellsalen, Xenter, Tumba 1 Stämmans öppnande Styrelsens ordförande, Erik Persson, öppnade stämman med att hälsa samtliga välkomna till 2012 års stämma. 2 Val av ordförande för stämman Erik Persson valdes till ordförande för stämman. 3 Val av sekreterare för stämman Klas Lindqvist valdes till sekreterare för stämman. 4 Val av justeringsmän för stämman Kalle Kruse och Yngve Wikström valdes till justeringsmän för stämman. 5 Fastställande av dagordning Det förslag till dagordning som delats ut tillsammans med övriga mötesunderlag fastställdes. 6 Mötets behöriga utlysande Stämman förklarades vara behörigen utlyst. 7 Upprättande av röstlängd En närvarolista cirkulerades och skrevs på av de närvarande. Följande 39 fastigheter av totalt 119 var representerade på stämman: Grytstigen 3, 11, 17, 31, 45, 49, 51, 55, 61, 63, 75, 77, 87, 89, 91, 103, 109, 113, 115, 117, , 58, 64, 70, 74, 76, 80, 86, 90, 92, 100, 110, 114, 116, 118, 126, 130, 134 Det beslutades att den upprättade närvarolistan vid behov kunde användas som röstlängd. Inga fullmakter anmäldes. Ordföranden påminde om att varje fastighet har en röst oavsett hur många delägare som finns. 8 Fastställande av övriga frågor att behandla under 21 Stämman fastställde att följande frågor skulle behandlas under 21: Styrelsen informerar om vårstädning sandsopning krattning av grus från gräskanter Botkyrka stadsnät radonmätning 40-årsfest (anmält av Kalle Kruse) Besiktning av rörstammar (anmält av Britt och Gunnar Tolf) Hinder för besiktning (anmält av Britt och Gunnar Tolf)

2 9 Styrelsens verksamhetsberättelse för år 2011 Erik Persson föredrog styrelsens verksamhetsberättelse. Kassören Ricardo Giscombe föredrog styrelsens ekonomiska redovisning och rapporterade att följande två punkter i resultaträkningen sticker ut: fastighetsägarbidrag vatten resultatet avviker från ett normalt år, vilket beror på att det belopp som återbetalades av YIT under år 2010, efter den stora vattenläckan, tillgodoräknades detta konto då. Summan bokfördes dessutom felaktigt två gånger men detta har nu rättas till och de medel vi fick tillbaka har nu utnyttjats. I bokslutet för 2011 syns därför bara den del av den verkliga kostnaden som överstiger de resterande YIT-medlen. resekostnader vilket är en extra kostnad som uppstod under 2011 beroende på att styrelsen blev strandsatt i Bergen i samband med den styrelsekonferens som hölls där. Detta berodde på att flygbolaget, Norwegian, ställde in den flight som styrelsen skulle ha flugit hem med pga. att planet råkat ut för engine bleed trip off. Man hänvisade därför till force majeure. För att alla skulle komma hem i tid hade då styrelsens reseledare köpt nya biljetter hos ett annat flygbolag. Det konstaterades att de överskjutande kostnaderna gäller hemresa för 10 personer, fem av dessa var styrelsemedlemmar, övriga var medföljande familjemedlemmar. Det har sedan detta inträffade pågått diskussioner med Norwegian om att få tillbaka pengarna för hemresan men med hänvisning till force majeure hade bolaget vägrat betala tillbaka något. Ricardo Giscombe föreslog att man istället skulle redovisa kostnaden för styrelsekonferensen som konferenskostnad. Det ifrågasattes varför styrelsen skulle behöva resa bort för att hålla styrelsekonferens men det konstaterades att det är praxis sedan mer än 25 år att styrelsen utnyttjar det avsatta styrelsearvodet till att åka på konferens och att det alltså är ett officiellt uppdrag att åka på styrelsekonferensen. Ulla Wenström undrade hur styrelsen kunde använda föreningens pengar till fördyringar som även innefattade familjemedlemmar. Senare under diskussionen konstaterade hon dock att summan inte var stor nog att bråka om. Ulla Wenström förklarade skattereglerna och påpekade att det ska framgå av fakturan att man har haft ett konferensrum och det ska finnas en dagordning och ett protokoll från styrelsekonferensen vilken ska pågå i minst 6 timmar. Hon påminde samtidigt om de skatteregler som gäller vid utbetalning av arvode. Lennart Ström ansåg att om man istället gick över till att kalla arvodet för konferenskostnad skulle risken vara större att man överskred budgeten och undrade om detta skulle vara tillåtet. Han ansåg samtidigt att det måste vara möjligt för den som inte vill eller kan åka på konferens att ändå få ut sitt arvode. Han efterlyste ett principbeslut i frågan för att undvika att sådant här uppstår igen i framtiden. Stämman var helt överens om att det belopp som har budgeterats för styrelsearvode är ett tak och att detta måste vara en engångsföreteelse. Det är en risk man tar om man följer med på en resa och om något liknande skulle inträffa igen så måste de som är på resa själva bekosta utgifter över det tak för arvodet som angivits i den fastställda budgeten. Yngve Wikström förklarade att den nuvarande lösningen tillkommit pga. den tidens höga marginalskatter. Han föreslog att arvodet i fortsättningen ska betalas ut och att föreningen då också ska betala arbetsgivaravgift och de sociala avgifter som det innebär att betala ut ett arvode. Detta innebär samtidigt att föreningen kommer att lämna inkomstuppgift till skattemyndigheten och kontrolluppgift inför deklarationen. Yngve Wikström och Kalle Kruse framhöll att styrelsearvodet ändå är en låg summa och inte står i proportion till det arbete som i verkligheten läggs ner från styrelsemedlemmarnas sida. Det motsvarar heller inte på något sätt vad vi skulle få betala om vi la ut arbetet på en entreprenör. Då skulle kostnaden troligen stiga till en bra bit över ,- kr per år. Yngve Wikström ansåg att det kanske inte var rimligt att höja arvodet så mycket men föreslog, för att inte urholka värdet av styrelsearvodet alltför mycket, en höjning till ,- kr för Med arbetsgivaravgifter och sociala kostnader skulle man i fortsättningen därutöver behöva budgetera detta med ca ,- kr per år.

3 Ricardo Giscombe föreslog att man istället skulle dela kostnaden på en del för konferenskostnad och en mindre del för arvode, på ett sådant sätt att de som får arvode inte drabbas av att behöva deklarera intäkten. Slutligen företogs en omröstning mellan följande två förslag: Yngve Wikströms förslag att föreningen blir arbetsgivare fullt ut och betalar ut ett arvode (lika stort för varje styrelsemedlem) som styrelsemedlemmarna får skatta för (vilket innebär att föreningen betalar arbetsgivaravgifter och sociala kostnader, lämnar inkomstuppgift till skattemyndigheten, lämnar kontrolluppgift till dem som fått arvoden samt att de som fått arvoden i fortsättningen ska ta upp dessa som inkomst i sin deklaration och betala skatt för arvodet) Ricard Giscombes förslag att betala ut ett mindre skattefritt arvode och betrakta resterande del som konferenskostnad. Röstningen utföll med 24 röster för Yngve Wikströms förslag mot 7 röster för Ricardo Giscombes förslag. Stämman beslutade enligt Yngve Wikströms förslag. Det konstaterades att beslutet kommer att påverka det ekonomiska utfallet för Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska redovisning godkändes. 10 Revisionsberättelse för år 2011 Yngve Wikström läste upp revisionsberättelsen som godkändes av stämman. 11 Fastställande av balans- och resultaträkning Balans- och resultaträkningarna fastställdes. 12 Beslut om disposition av resultatet från verksamhetsåret 2011 Stämman beslutade i enlighet med revisorernas förslag att under- respektive överskottet i de olika anläggningarna överförs i ny räkning. 13 Styrelsens ansvarsfrihet Styrelsen beviljades ansvarfrihet för 2011 års förvaltning. 14 Val av styrelse samt styrelseordförande Enligt valberedningens förslag valdes följande personer till styrelse för 2012: Ordinarie ledamöter: Erik Persson Grytstigen 49 Omval 2 år Janne Asplund Grytstigen 110 Nyval 2 år Tina Jurén Grytstigen 90 Nyval 2 år Berit Hasselqvist Grytstigen 77 Nyval 1 år Det konstaterades att Yalcin Selek valdes för 2 år vid stämman 2011 och kvarstår 1 år. Suppleanter: Lars Lindén Grytstigen 64 Nyval 1 år Yvonne Marténg Grytstigen 63 Nyval 1 år Erik Persson utsågs till ordförande.

4 15 Val av revisorer och revisorssuppleant Enligt valberedningens förslag valdes följande revisorer för 2012: Ordinarie revisorer: Ulla Wenström Grytstigen 58 Nyval 1 år Lennart ström Grytstigen 40 Nyval 1 år Revisorssuppleant: Klas Lindqvist Grytstigen 70 Omval 1 år Valberedningen bad om ursäkt för att posten som revisorssuppleant hade fallit bort i det utsända förslaget. 16 Val av valberedning och suppleant Följande valberedning valdes: 17 Motioner Inga motioner hade inkommit. Sumoud Sulaiman Grytstigen 75 Ricardo Giscombe Grytstigen 51 Gunnar Tolf Grytstigen Ersättning till styrelse och revisorer Stämman beslutade enligt förslag från Erik Persson att arvodet till styrelsen för 2012 ska vara ,- kr. Dessutom ges ett schablonbelopp för ordförande och kassör på 2 000,- kr för bl.a. telefonkostnader. Stämman beslutade att arvodet till revisorerna ska vara oförändrat 3 000,- kr. Se även beslutet i Budget för verksamhetsåret 2012 Styrelsen föreslog ett något sänkt fastighetsägarbidrag för Det konstaterades att budgeten måste justeras med avseende på det något höjda styrelsearvodet samt de tillkommande kostnaderna för arbetsgivaravgifter och sociala avgifter. Stämman fastställde förslaget till budget med de ovan nämnda justeringarna. 20 Förslag till utdebiteringar 2012 Stämman fastställde förslaget till utdebitering i de olika gemensamhetsanläggningarna. Det noterades att ränteavdraget i 2011 års deklaration för dem som fortfarande har en skuld på kulvertlånet uppgår till 194,- kr. 21 Övriga frågor fastställda från 8 a) Styrelsen informerade om följande: Vårstädningen 2012 planeras till den 21 april. Områdesbasarna kommer dessförinnan att kallas till sedvanlig rundvandring i området. En sopmaskin kommer att sopa bort vintergruset från gränder och parkeringar. Man ska därför så snart som möjligt sopa ut gruset från väggarna så att sopmaskinen får med sig så mycket som möjligt. Det är lämpligt att kratta bort så mycket grus som möjligt från gräsmattorna längs Grytstigen så att kommunens sopmaskin får med sig så mycket som möjligt därifrån.

5 b) Styrelsen informerade om att Botkyrka stadsnät efter besök i området hade gjort en kalkyl, som de bedömde också skulle hålla som offert, och då bedömt att installation av fiberkabel i området skulle kosta ,- kr ( ,- kr inkl. moms), vilket innebär kr (22 750,- kr inkl. moms) per fastighet. Summorna gäller om alla fastigheter i området ansluter sig. Anslutning finns då i hallen i varje hus. Mot tillägg kan man få fler uttag i huset. Utöver detta kräver systemet en digitalbox till varje TV i huset. Totalt bör kostnaden därför hamna på ca ,- per fastighet. Det konstaterades att detta endast är en förhandsinformation och ingen offert. Om det finns intresse i området kan man senare ta fram en mer noggrann offert. Mer information om Botkyrka stadsnät finns på Styrelsen anser att priset är väl högt och så länge våra nuvarande kopparkoaxialkablar (Comhemanslutningen/TV-antennuttagen) fungerar finns ingen avsikt att föreslå att vi byter till fiberoptik. Anton Sima framförde att han ansåg det värdefullt för yngre att det finns ett fiberoptiknät i området om man tänker flytta hit. Sumoud Sulaiman ansåg att de nya trådlösa systemen 3G, 4G, 5G osv. redan har spelat ut fiberkablarnas roll. Maud Bick framförde att det finns andra saker som måste prioriteras i området, t.ex. är behovet stort av genomgång och troligen byte av stammar och detta kan väntas medföra stora kostnader. Styrelsen ser detta med fiberoptiknät som en ren information och har inte för avsikt att f.n. agera vidare i frågan. c) Styrelsen har vid flera tillfällen fått frågor om radonmätning och vill därför ge följande information: Våra hus är inte byggda av radonhaltiga material. Det som drabbar oss är markradon. Det finns olika grader av riskområden i Botkyrka. Vi bor i ett normalriskområde. Radonhalterna har varierat en hel del hos dem som har gjort mätningar i vårt område. Många har legat nära gränsvärdena, en del så högt att man har installerat radonfläkt. En mätning kostar några hundralappar och information finns på kommunens hemsida. d) Förslag om 40-årsfest Kalle Kruse föreslog att föreningen under året skulle göra en lite större satsning än den sedvanliga korvgrillningen vid vår- och höststädningarna, med anledning av att området under år 2012 fyller 40 år. Han föreslog att man skulle bilda en mindre grupp för att håll i trådarna och undrade om en sådan grupp kunde emotse ett mindre bidrag till t.ex. mat vid en jubileumsfest. Stämman ställde sig positiv till detta och ansåg att slutet av maj eller början av juni skulle vara en lämplig tidpunkt för att fira 40-årsjubiléet. Följande personer åtog sig att medverka i 40-årsgruppen: Kalle Kruse (G115), Billy (G117), Marina (G125), Erik (G49), Yalcin (G86), José (89) och Ingrid (74). Stämman beslutade ge gruppen ett kostnadstak på ,-. Kalle Kommer att inbjuda gruppen till ett möte inom den närmaste framtiden. e) Besiktning av rörstammar Gunnar Tolf tog upp frågan om besiktning av rörstammarna i området. Bakgrunden är att en läcka hade uppstått på värmeröret under fastigheten. Det fanns även en läcka på avloppsrörets ovansida. Botkyrka Fastighetsservice hade lagat läckan på avloppsröret provisoriskt men kunde inte lämna garanti på arbetet utan rekommenderade att en permanent reparation skulle göras inom ett år. Gunnar och Britt Tolf föreslog att man skulle besiktiga alla rörstammar och börja med att sätta igång en inventering av vilka skador som uppstått på våra stammar i området för att ha som underlag för en bedömning av hur man ska gå vidare för att komma igång med stambyten.

6 f) Befarade hinder för besiktning av rörstammar Gunnar Tolf såg dock att det fanns risk att man inte kommer åt att besiktiga stammarna i alla hus. En fastighet i området befinner sig i obeskrivlig missär. Grannarna till den fastigheten utsätts för ett stort lidande och deras fastigheter har blivit i det närmaste osäljbara. Det ifrågasattes vad som händer vid en besiktning om man inte får tillträde till den fastigheten och även hur man ska kunna gå in i fastigheten vid en besiktning pga. all bråte och alla flugor, stank och annat som finns i fastigheten. Det framfördes synpunkter på hur man ska kunna lagligen skaffa sig tillträde till fastigheten. Det bör kontrolleras med kommunen och lantmäteriet om det finns servitut eller annat beslut som säger vad föreningen har rätt att kräva av fastighetsägarna när det gäller de gemensamma anläggningarna eller om det finns något i anläggningsbeslutet eller lagen om gemensamhetsanläggningar som klarar ut detta. 22 Ordföranden har ordet Eftersom tiden började rinna ut informerade ordföranden kort om arbetet med ny hemsida för föreningen. Den nya hemsidan kommer att innehålla en hel del från den vita föreningspärmen vikten av att vi respekterar varandra i området vid ombyggnad ska man rådgöra med grannarna för att minimera störningar vid fest ska man informera grannarna i förväg vid i- och urlastning i gränderna ska bilen flyttas ut så snart i och urlastningen är färdig när man flyttar ska den vita föreningspärmen lämnas över till den nya fastighetsägaren Grannsamverkan. 23 Plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Stämmoprotokollet kommer att delas ut till samtliga fastighetsägare i brevlådorna. 24 Avtackning av styrelseledamöter Kjell Skytt, Lillemor Hultman, Ricardo Giscombe och Anne-Li Konrad som nu avgick ur styrelsen avtackades. Ricardo och Anne-Li som var närvarande fick därför på plats ta emot var sin blombukett och en flaska gott rödvin. 25 Stämmans avslutning Ordföranden tackade alla för intresset under stämman och påminde om att nästa gång vi samlas är vid korvgrillen under vårstädningen. Han tackade också å sina egna och styrelsens vägnar för förtroendet att få leda föreningen under det kommande året och avslutade därmed Turmalinens Samfällighetsförenings årsstämma Vid protokollet: Justerat: Klas Lindqvist Erik Persson Kalle Kruse Yngve Wikström Stämmosekreterare Ordförande