Förändrings- och förbättringsarbete på Laboratoriemedicin Jönköping

Transkript

1 Förändrings- och förbättringsarbete på Jönköping Lisa Stark Processamordnare, Klinisk Mikobiologi Jenny Thureson Verksamhetsutvecklare, Klinisk patologi

2 Att arbeta med förändring - Svårt men nödvändigt Forskning visar att de flesta förändringsinitiativ misslyckas (inte bara i vård & omsorg) Utan framgångsrik förändring riskerar en organisation att inte kunna uppfylla sitt syfte (t.ex. att bota och lindra sjukdom) och stannar i utveckling

3 KRAV Hälso- och sjukvårdslagen: Inom hälso- och sjukvård skall kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. (31 HSL) Ledningen av hälso- och sjukvård skall vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. (28 HSL) Swedac SS-EN ISO 15189:2012 Kp 4.2 Quality management system 4.14 Evaluation and audits

4 Förutsättningar/ utgångspunkter Förbättringar sker sällan av sig själva de kräver målmedvetet och aktivt arbete. Vill man åstadkomma bättre resultat i en verksamhet måste man förändra sina arbetssätt. Enbart kunskap om att det finns ett bättre sätt att arbeta medför inte automatiskt att alla börjar arbeta på det sättet. Man behöver också arbeta aktivt med själva förändringsprocessen.

5 Organisation Klinisk kemi Eksjö, Jönköping, Värnamo Transfusionsmedicin Eksjö, Jönköping, Värnamo Primärvårdslaboratorium Hela länet Klinisk mikrobiologi Jönköping Klinisk patologi o cytologi Jönköping Resursenhet Hela länet Utvecklingsenhet Jönköping Ca 330 anställda Nio områdeschefer, tre medicinska chefer, en verksamhetschef Verksamhetsutvecklare

6 Organisation mikrobiologilaboratoriet Verksamhetschef Medicinsk chef Områdeschef Medicinskt ansvariga Processamordnare Kvalitetsansvarig Metodspecialister Klinikinstruktör Laboratorieingenjör

7 Organisation patologilaboratoriet Verksamhetschef Medicinsk chef Medicinskt ledningsansvar Områdeschef Drift- och personalansvar Verksamhetsutvecklare Processamordnare Provinlämning snittning Färgning patologi, spec.lab, utlämning Cytologi Metodspecialister Provmottagning, utskärning Dehydrering, bäddning, snittning Färgning Cytologi Immunhistokemi IT-tekniker Samordnings -ansvar Sekretariat Obduktion Läkare

8 Förutsättningar för kontinuerlig verksamhetsutveckling Professionell kunskap Ämneskunskap Personliga färdigheter Värderingar, etik Förbättringskunskap Systemförståelse Variation Lärandestyrt förändringsarbete Förändringspsykologi Metodspecialist Processamordnare Förbättring av diagnostik & behandling + Förbättring av arbetssätt, processer, system i sjukvården Ökat värde för dem vården finns till för Ref. Paul Batalden

9 Ledningssatsning satsning på mikrosystemutbildning ca år i Qulturums regi Kundfokus - samverkan Lean i vården Metodstöd Qulturum Fokus på förbättringar fanns med i styrkortet Roll infördes processamordnare processgrupper/mikrosystem Leanspelet

10 Effektiva processgrupper mikrosystem Producerar mera effektivt utifrån kundens behov Beslut fattas där de hör hemma Tar bättre tillvara allas kompetens Fokus på att skapa mer värdeskapande arbete genom att ta bort slöserier Skapar större engagemang och därmed bättre trivsel

11 Input/output - mikrobiologilaboratoriet Informationsvägar Tavlor Morgonmöte -dagligen Processmöte -varje vecka Enhetsmöten - Serologen - Bakt - Parasit - Substrat - Molekylär APT Verksamhetsmöte Input Förbättringslappar förbättringstavla Avvikelser -interna -externa (kund) Processkartläggning Workshops Output Lärande och utveckling Processgrupper Händelseanalys -bland tvärprofessionellt Stöd Ledning Verksamhetsmöte

12 Input/output - patologilaboratoriet Informationsvägar Tavla Morgonmöte -dagligen Processmöte -vid behov Sektionsmöten - Vårdadmin - BMA - Cyt - Läkare APT Verksamhetsmöte Input Idélappar anslagstavla Brainstorming Workshops Avvikelser -interna -externa (kund) Processkartläggning Påverkansanalys Output Lärande och utveckling Processgrupper Händelseanalys -tvärprofessionellt Stöd Ledning Verksamhetsmöte

13 Idéer

14 Förbättringstavla patologilaboratoriet

15 Processtavla mikrobiologilaboratoriet

16 Förbättringstavla mikrobiologilaboratoriet

17 Förändringsvilja Tid Källa: Rogers 2003, SKL

18 Metoder

19 PDSA

20 A3

21 Förbättringsarbeten 2016

22 Systematiskt förbättringsarbete Gemensam rutin för mikrobiologi- och patologilaboratoriet En genomgång av förbättringsidéerna görs regelbundet, oftast på enhetsmötet/processmötet Pågående förbättringsarbete följs upp regelbundet (idé, pågående, avslutat) Om det på mötet beslutas att en uppgift ska utföras utses ansvarig/ansvariga för uppgiften Små saker utförs av en person Större saker utförs av fler personer (för att få tempo i förändringen)

23 Exempel på förbättringsarbete - mikrobiologilaboratoriet Förbättringsarbete: Förändrad etikettutskrift vid odling av prover för screening av resistenta bakterier Syfte: Minska antalet felodlade prover samt minska förbrukningen av etiketter Betydelse för våra kunder: Uteblivna svar minskar och en eventuell ny provtagning på patienten undviks Mätning: Antal avvikelser före och efter förändringen. Etikettförbrukning före och efter förändringen Ansvarig person: Jacob och Peter Tidplan för förbättringen: Hösten 2015 Resultat: Avvikelserna har helt försvunnit (9 till 0) Kostnaden för etiketter har reducerats med 30% efter införandet

24 Exempel på förbättringsarbete - mikrobiologilaboratoriet

25 Exempel på förbättringsarbete - mikrobiologilaboratoriet Analys av norovirus införs i hela länet Fokus på patientnytta för att motivera labpersonalen till förändringen Föreläsningar med våra kunder görs för att tydliggöra behovet av snabb diagnostik. Ny analysutrustning med möjlighet till single unit processing implementeras på ett kontrollerat sätt. Mer än 80 biomedicinska analytiker på de tre klin kem labben I länet utbildas på instrumentet och i molekylärbiologiskt arbete.

26 Exempel på förbättringsarbete - mikrobiologilaboratoriet Analysprocessen före förändringen Provtagning Provet förvaras i väntan på transport Patienten isoleras Provtransport till lab Provet analyseras på mikrobiologen, patienten isoleras fortfarande i väntan på analysresultatet Provsvar erhålls Alla prover som tas förvaras i kyl över natten oberoende var de är tagna i länet. Analysen startar kl 11 varje dag för att prover utifrån länet ska hinna transproteras till mikrobiologen Provpreparering och extraktion av virus RNA PCR analysen startar 15

27 Exempel på förbättringsarbete - mikrobiologilaboratoriet Analysprocess efter införandet av förändringen Provresultat tillgängligt 30/01/2017

28 Exempel på förbättringsarbete - mikrobiologilaboratoriet Uppmätt svarstid efter införandet av förändringen

29 Exempel på förbättringsarbete patologilaboratoriet Manuell färgning TB flyttas till maskin Kompetensförskjutning utskärning tarmpreparat Utrustning -nya handskannrar för bättre avläsning av 2D-kod Flytt av mikroskop förbättre arbetsmiljö Kund beställning patologitjänster elektroniskt Anpassa remiss (papper och elektronisk) Visningslista i word avskaffad å ersatt med annat IT-stöd Ny utformning på storsnittkasset möjliggör kortare dehydreringsprogram Dubbel antikroppsfärgning immunohistokemi Uppsnittade kontroller förbättrar arbetsflödet Obduktionstekniker skriver organvikt direkt i LIS viktlista Schemaläggning SVF

30 Automatiserad paraffin-inbäddning av vävnadsprover Pernilla Dareskog, Athar Maty A Genom att investera i en automatisk inbäddningsmaskin,tissue-tek AutoTEC från Sakura, så har vi sparat tid motsvarande en person vid den manuella paraffininbäddningen.tissue-tek AutoTEC sparar inte bara tid utan skapar även en bättre arbetsmiljö på det histopatologiska laboratoriet. Syfte Laboratoriet Klinisk patologi i Jönköping strävar efter att effektivisera och förbättra vävnads-provernas genomloppstid genom laboratoriet för att uppfylla kraven på kortare svarstider. En del i laboratorieprocessen som är både tids- och personalkrävande är inbäddnings-processen av paraffinklossar. Tre Biomedicinska analytiker (BMA) hanterar denna process upp till en hel förmiddag och frågan som ställdes var således om denna process kan effektiviseras med hjälp av investering av ny apparatur? På marknaden fanns endast en helautomatisk inbäddningsapparat 2012, AutoTEC från Sakura. Det beslutades efter studiebesök i Linköping och Borås under att AutoTEC var en nödvändig investering för att uppfylla de krav som ställts på effektivisering och i mitten av september år 2013 installerades den på patologilaboratoriet i Jönköping. Mål Det övergripande målet är att investeringen ska frigöra BMA-tid från inbäddningsprocessen. Tid som kan omfördelas på andra arbetsuppgifter. För att detta mål ska uppfyllas bör ca 70 % av klossarna bäddas automatiskt i AutoTEC inom två år. Metod Investeringen skulle kräva ett helt nytt arbetssätt på utskärningen för två yrkesgrupper, läkare samt BMA. Vi beslutade därför att en läkare och fem BMA skulle börja i liten skala med en sorts prover, utskurna preparat, från utskärningen. Första delmålet sattes till att 30 % av klossarna skulle vara maskinellt bäddade senast 30 november När detta uppnåddes sattes ett nytt delmål på 50% och all personal involverades. Beslut tas att även inkludera px (3-5 mm). Resultat Vårat mål på 70% har i nuläget ännu inte uppfyllts men vi har nått 65 %. Numera sitter två st BMA och bäddar manuellt till ca kl 10 istället för som innan tre st BMA fram till lunch. Tiden vi använder vid utskärningen har ökat något jämfört med tidigare men processen effektiviseras ju mer Paraform kassetter används vid utskärningen. Slutsatser Den nya rutinen börjar bli väl inarbetad med nuvarande arbetssätt och valda vävnadsprover. Dock börjar en stagnering på den positiva utvecklingen ses. Att vi inte nått 70% beror till stor del på att vi begränsas av Paraform kassetternas utformning. I dagsläget finns det exempelvis ingen Paraform kassett för nålbiopsier tagna från prostata. Eftersom denna provtyp är en stor andel av våran provmängd så finns det utrymme för förbättring om Sakura kunde utforma en kassett för denna provtyp. Med AutoTEC ser vi förutom tidsbesparing att vår arbetsmiljö förbättrats. Det statiska arbetet med slitning på nacke och händer vid manuell inbäddning har förkortats. B Figur A. Orientering av vävnadsprov i Paraform kassett av BMA på utskärningen. Figur B. Paraform kassetter i olika utformningar som väljs utifrån preparatets storlek samt tillhörande ram. Figur C. Färdigbäddade klossar i maskinens output-dörr. C Referenser Sakura Finetek Europe Tissue-Tek AutoTEC kan bädda 120 Tissue-Tek Paraform klossar per timme. Statistik över inbäddade klossar i AutoTec i förhållande till den totala produktionen framtaget av Jenny Thureson.

31 Händelseanalys patologi SoS Risk och händelseanalys Tvärprofessionella analysteam + lokalt team Uppstart lokalt avstämning? slutmöte -patientinvolvering? Visio åskådliggör händelseförlopp Internutredning till chefsläkare IVO? Handlingsplan riskförebyggande åtgärder Förväxlingsfall Provhantering PIL, snittning ett fall/ggr 2D-kod (ny apparatur) Förtydligande befintliga rutiner, dokument Ny handskanner för 2D-kod Introduktion nyanställd/nytt arbetsmoment Bifynd

32 Exempel på förbättringsarbete patologilaboratoriet Styrdiagram TAT tarmbiopsi SVF Kolonbiopsi SVF år 2016 Data från Diver Jakob to Baben, ST-läkare Klinisk patologi

33 Exempel på förändrad process

34 Förändringspsykologi -hur reagerar vi på förändring?

35 Utmaningar -Förändringsresan = Genom svårigheter mot stjärnorna (NASA:s motto)

36 Enkla regler till förbättring Uppslutning kring gemensamma mål Uppföljning Mätetal/ upplevelser Innovativ kultur/ tillåtet att testa idéer Reflektionstid Forum för lärande Se olikheter som en tillgång Källa: Complex Responsive processes in organizations: Learning and knowledge creation Ralph D Stacey

37 Utmaningar Orken till små förbättringar drunknar i de stora Varierande motivation att skriva idélappar Tid Motivation i gruppen Dokumentation Studera i PDSA-hjulet

38 Spridning - inspiration Mikrosystemfestival - Regionen Inspirationsdagar MD och Labmedicin Utvecklingskraft nationell konferens Nätverksträff Förbättringskunskap del i BMA-utbildningen i Jönköping Konferenser (landet runt mm)

39 Framgångsfaktorer Brainstorming Visualisering (lappar, diagram, dialog) Skapa tid i schemat och i processgruppen Feedback Legitimt avsätta tid (ok för ledning) Engagerade medarbetare och processamordnare Uthållighet Spridning God stämning

40 Framgångsfaktorer -Ledarskap och förändring Tydliggöra krav och förväntningar Tydliga mål Hängivenhet och enighet kring mål och ambitioner Skapa förutsättningar för en lärandekultur - reflektionstid, uppföljning mätetal, legalt, testa idéer

41 I pipeline Mikrobiologen: Pågående arbete visualisering daglig styrning Införa vätskebaserad provtagning Införa odlingsautomation Ny organisation metodspecialister HPV primärscreening: samarbete mikrobiologi och patologi Patologen: Workshop all personal 10 feb 2017 Daglig styrning mha datastöd & bildskärm -visualisering av processer i realtid Studiebesök Förbättringsarbete ST-läkare koloncancer SVF

42 Summering Utgå från kundens behov - kunden har tolkningsföreträdelse för vad som är bra kvalitet Aktivt medarbetarskap - alla vill i grunden göra ett bra jobb Aktivt ledarskap - stödja och skapa förutsättningar för innovationer och förbättringar Systemförståelse - medarbetarna måste se/förstå det gemensamma målet

43 Perspektiv

44 Tack för oss!