Redovisning av intern kontroll2012 för kommunstyrelsens förvaltning

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL LEDNINGSUTSKOITET 3 (2.3) Sammanträdesdatum Redovisning av intern kontro202 för kommunstyresens förvatning Dnr 202/8 Beredning Biaga KS 203/27/, skrivese från kommunstyresens förvatning Kerstin Oa Stahre föredrar ärendet. Yrkanden Per-Oov Rapp (S) yrkar att edningsutskottet föresår att kommunstyresen besutar it godkänna genomförd intern kontro för 202 avseende kommunstyresens förvatning. BESLUT Ledningsutskottet föresår att kommunstyresen besutar att godkänna genomförd intern kontro för 202 avseende kommunstyresens förvatning. Utdrag kommunstyresen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Biaga KS 203/27/ B~o~b~ SALA. KOMMUN KommBnstvresens förvatning Ink KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING -- / CornrpUstyresen D!&fienr J d iakt!iaga,!.q \d- t> J :) Redovisning av intern kontro 202 o r Kommunstyresens förvatning Enigt av kommunfumktige faststät Regemente för intern kontro i Saa komm ska nämnder och styrese varje år anta en särskid pan för uppföjning av den interna kontroen. Denna syftar ti att skerstäa att styrese och nämnder upprätthåer en tifredsstäande intern kontro, d.v.s. de ska med rimig grad av skerhet skerstäa att föjande må uppnås: ändamåsenig och kostnadseffektiv verksamhet tiföritig finansie rapportering och information om verksamheten efterevnad av tiämpiga agar, föreskrifter, riktinjer m.m. tfommunstyresen har det övergripande ansvaret för att se ti att det finns en god intern kontrol Näniderna har det yttersta ansvaret för den interna kontroen inom respektive verksamhetsonuåde. Under 202 har datorinköp och köptrohet granskats inomramen för den interna kontroen. F!Jrsag ti besut att godkärma genomförd intern kontro för 202 avseende kommunstyresens förvatning. Cerstin Oa Stahre Tf kommunchef

3 Kontrorapport \ \ Nämnd! förvatning: Process (rutin/system): Resutat- iakttageser: Kommunstyresens förvatnin~ (f.d.) Datorinköp Kartäggayika förvatningsintema rutiner som finns för datorinköp Under 20 infördes ny rutin av!t-enheten för förvatningarnas inköp av datorer. Direktivet är att förvatningarna ska göra sina datorinköp sjäva via!nvids e-hande ( Behörighet ti att bes!ma datorer via In vids e-hande har för Kommunstyresens frvatning i första hand tideats forvatningschef, kontorschefer samt enhetschefer. Ä ven några nyckepersoner på förvatningen har tideats den möjigheten. Rutinen är att närmaste chef besutar om en dator ska inköpas och då kan antingen chefen bestäa eer också kan man ta hjäp av hepdesk på!t -enheten. Vid bestäningstifået oggar man in på ett "personigt konto" där samtiga uppgifter är forifyda, b.a. everansadress och fakturaadress. På e-han dessidan finns ett bantat sortiment av produkter, särskit anpassade ti de nätverk som används av kommunen. Det är mycket viktigt att datorerna är passade ti Saa kommuns nätverk så att!t-enheten kan ämna support for dessa. I inköpspriset for datorn ingår även instaation av densamma. Rutinen har nu använts i drygt ett år och efter samta med hepdesk på!t -enheten är erfarenheten att rutinen fungerar vä. Rutinen fungerar enigt rutinbeskrivning Rutinen fungerar men behöver utveckas Dokumenterad rutinbeskivning finns (samtiga personer som innehar konto för att bestäa har ocksä fått en rutinbeskrivning) Föjande avvikeser mot rutinbeskrivning har konstaterats: Ja Nej Kontro utförd Kontroansvarig: Anna Cedervång redovisningsekonom Mirjam Osson ekonomisekreterare

4 Kontrorapport Nämnd/förvatning: Process (rutin/system): Resutat- iakttageser: Kommunstyresens forvatning\(f.d.) Inköp sker hos avtaade everantörer Kontro har gjorts av vika everantörer f.d. Kommunstyresens förvatning använt sig av 202. I stort kan konstateras att i defa avta finns mot everantör, så sker inköpen där. Som eempe kan nämnas kontorsmateria som inhandas hos Stapes, frukten inhandas hos Sigvard Andersson och datorerna via In vids e-hande. Direktivet ti bestäarna är att datorinköp ska ske via nvids e-hande oc.h detta görs ti 98 %. Totaa inköpsvärdet för datorer var 520 tkr. Inköpsvärdet hos avtaade everantörer var 495 tkr. Rutinen fungerar enigt rutinbeskrivning Rutinen fungerar men behöver utveckas Dokumenterad rutinbeskrivning finns Ja Nej FöUande avvikeser mot rutinbeskrivning har konstaterats: Kontro utförd Kontroansvarig: Mirjam Osson ekonomisekreterare

5 ~ intei-n kontropan för bygg- och mijönämnden ].Process KontroRmoment KontroRansvar Frekvens ( rutinisystem) Fakturahantering Kontro att Fakturaansvarig/ 2ggr/år upprättade rutiner internrevisor fois Attesträtter Kontro av att Assistent ggr/år - attesträtter är uppdaterade - Användning av r--- Kontro av vad Assistent månadsvis betakort_ som inköpts ffiköp av ~änster, kurser Kontro av att Förv chef7 ggr/år [och varor. inköp gjorts efter internrevisor - -- besnt av behörig - Metod Rapportering ti Riskbedömning Rapportering av genomföraode stickprov/ revision Förv chef7 Möjig, Kännbar Genomfort edningens genomgång Genomgång av Förv chef Mindre sannoik, Genomfört samtiga attesträtter Kännbar Granskning av Förv chef Möjig, Kännbar Genomfort sammanstäning månadsvis :a havåret Stjckprov/revision Bygg- och Möjig, Känn bar Genomförs / mijönämnden kontinuerigt "\

6 Pm SALA ~KOMMUN TEKNISKA FÖRVALTNINGEN ~APPORT RAPPORT Internkontropan 203 Internkontroen 202 innefattar processen fakturahanteringstid i systemet!of (Inköp och Faktura), näringsriktiga menyer inom skoa, förskoa och ädreomsorg och handäggningstiden för inkommen ansökning/anmäan om ansutning ti kommunat VA. PROCESS FAKTURAHANTERINGSTID JOF (INKÖP OCH FAKTURA) Under 200 har antaet användare i systemet!of "Inköp och Faktura" utökats, viket medfört behovet av nedtecknade rutiner för band annat handäggningstider för everantörsfakturor.,.a , Omfattning av utförd kontro " stickprovskontro sker på tre fakturor per besutsattestant och månad från och med mars 202. Urva görs på faktura 0 på sidan tre, faktura 5 på sidan fem och faktura 20 på sidan sju i sökresutatet Resutat och iakttageser Mindre avvikeser från nedtecknade rutiner kan konstateras gäande handäggningstider för everantörsfakturorna. Samtiga fakturor är dock betaade före förfa oda tum. Då riskbedömningen vid avvikese för momentet är satt som möjig (det finns risk att fe ska uppstå) och i förekommande faindrig (uppfattas som iten av såvä intressenter som kommunen), föresås ingen åtgärd och kontro upphör. PROCESS NÄRINGSRIKTJGA MENYER INOM SKOLA, FÖRSKOLA OCH ÄLDRE OMSORG kostenhetens uppdrag ingår att sätta samman näringsberäknade menyer för att säkerstäa näringsriktiga måtider. Kostdatabasen används som stödverktyg vid framtagningen av menyer. Omfattning av utförd kontro Sammantaget över hea sjuveckorsperioder kontroeras att recept och menyer föj der Livsmedesverkets riktinjer avseende näringsinnehål

7 Tekniska förvatningen Resutat och iakttageser Kontroen visar på att andeen fett och proteiner mijskat, ti förmån för ökad ande kohydrater i skounchen. Resutatet visar också på att menyerna inom respektive område har rätt näringsinnehål Riskbedömningen vid avvikese för momentet inom skoa och förskoa är satt som mindre sannoik [risken är mycket iten att fe ska) och i förekommande faindrig [uppfattas som iten av såvä intressenter som kommunen). Fortsatt kontro föresås 203. Riskbedömningen vid avvikese för momentet inom ädreomsorg är satt som mindre sannoik (risken är mycket iten att fe ska} och i förekommande fa kännbar (uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen}. Fortsatt kontro föresås 203. PROCESS HANDLÄGGNINGSTIDEN FÖR INKOMMENANSÖKAN/ ANMÄLAN OM ANSLUTNING TILL KOMMUNALT VA Kontroen avser tiden från att ansökan eer anmäan kommittekniska kontoret tihanda tiämnad arbetsorder ti enhten gata/park för utförande. Omfattningen av u,tförd kontro...., En gång per år kontroeras sammantaget aa inkomna anökningar och anmäningar, att besut epedieras inom fyra veckor. " Resutat och iakttageser Årets inkomna ansökningar och anmäningar har kontroerats och epedieringen inom fyra veckor har karats i samtiga fa. Då riskbedömningen vid avvikese för momentet är satt som möjig (det finns risk att fe ska uppstå} och i förekommande fa försumbar [är obetydig för cte oika intressenterna och kommunen), föresås ändå fortsatt kontro 203. TEKNISKA FÖRVALTNINGEN Margareta Furenrna Administrativ chef Göran Åkesson Kontorschef

8 .. SALA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL KULTURUTsKOTTET \ sammanträdesdatum S~O) KU 47 Intern kontropan Dnr 202/38 Beredning Biaga KU 202/29, redovisning av intern kontropan Arendet föredras av tf. enhetschef Yrkande Amanda Lindbad (S) yrkar att kuturutskottet besutar att hänskjuta besutet om intern kontropan ti kommunstyresen för besut. BESLUT Kuturutskottet besutar.att hänskjuta besutet om intern kontropan tikommunstyresen för besut. Utdrag Kommunstyresen Utdcog<be,tyckande

9 \ Kontrorapport Ni!mnd/fOrvatning: Kutur- och fritidsnimnden Process (rutin/system): KontroD: Rutin och systembeskrivningar Genomgång av rutinen for vattenprovtagning ska göras under våren och vi ska sama ihop de berörda for en genomgång och efter det ska vi kontroera hur det fungerar. / Resutat - iakttageser: Rutinen fungerar enigt rutinbeskrivning Rutinen fungerar men behöver utveckas Dokumenterad rutinbeskrivning finns Föjande avvikeser mot rutinbeskrivning har konstaterats: Kommentar: Ja Nej Under 202 har rutiner setts över både att sjäva genonf0ra provtagningen samt de prover som skickas iväg for etern konfumering. " Vattenprovtagning sker vruje dag eer vid behov samt att ett vattenprov skickas iväg för etern konfirmering en gång i månaden. Persona som genomför provtagning har genomgått utbidning och tisammans gått igenom de oika rutinerna vid vattenprovtagningen Kontro utford ( ) Kontroansvarig: Roger Nisson, F Enhetschef

10 Intern kontropan för kutur- och fritidsnämnden 202 SALAKOMMUN Kutur & Rtid Ink. Z02-2- O 3 Process Kontromoment Kontroansvar Frekvens Metod (nrtin/svstem) Rutin- och systembeskrivnidgar Kontroiav F-ehef Ur Genomgång av Genomgång av rutinen för vattenprovtagoing rutineroch rutiner och kontro ska göras under våren och vi ska sama ihop genomförande av Rutin- och ~ de berörda för en genomgång och efter det systembeskrivningar ska vi kontroera bur det fungerar. - Rapportering ti Nämnd Riskbedömning Rapportering av genomrorande Möjigmen Genomfört indrig " ( ~.;. -, J,_ --- ~

11 Väsentighets- pch riskbedömning Riskområde: Rutin- ocuysej!beskrivnngar Konsekvens SannoikbeJ (skaa 0-5) Mycket avarie Avarie " Kännbar Lindria Försumbar Osannoik Mindre Möjig Sannoik sannoik,. Mycket sannoik Väsentighet: Påverkan på verksambeten/kostnaden om fe uppstår: Försumbar Lindrig Kännbar AvarHg är obetydig för de oiks intressentema och kommunen uppfattas som iten av såvä intressenter som kommunen uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen är aå stor att fe het enket inte tar inträffa Risk Sannoikhetsnivåer för fe Osannoik Mindre sannoik Mjig Sannoik, risken är praktiskt taget obefmtig att fe ska uppstå,. risken är mycket iten att fe ska uppstå det finns risk för att fe ska uppstå det är mycket troigt att fe ska uppstå

12 (2) RÄDDNINGST)ÄNSTEN SALA HEBY BO söqerlund DIREKT: 02,4-558 \ \ i Rapport INTERN KONTROLL 202. Handingspanen har föjts under året. Räddningstjänstens oika avdeningar har i huvudsak fungerat bra och har inte tifogat känd skada genom feaktigt agerande. De ekonomiska transaktionerna har kunnat kontroeras. Nedan föjer korta kommentarer över de oika processdearna. Fakturahanterjng. Samtiga inköp har kontroerats att de med pris och kvaitet motsvarar bestäningarna. Därefter har attestering skett av främst undertecknad. Samtiga fakturor har kunna styrkas och att de.är rätt prissatta. Beta!wrtanvändning. Kort innehas av räddningschef, stfräddningschefer och beredskapspanäggare. Samtiga transaktioners kvitton sparas i akt ti respektiveatort och kontroeras nwt kontoutdragen från korteverantören av förvatningsassistenten. Samtig<~,_utgifter har kunnat styrkas. Personaomsättning detidsanstäda. Läget är bättre än för ett år sedan. För närvarande finns en vakans på en av våra se detidstationer. Detta är ovanigt ite. På två stationer saknas ett respektive två befä. Motåtgärder genom etra tjänstgöring samt att resurser utgår från annan station vidtas. de festa fa kan vakansen täckas genom etra tjänstgöring. Förhåandet är inte nytt och hittis har försämring av uppdraget vid utryckning kunnat undvikas. Detta är naturigtvis måsättningen även fortsättningsvis. Nuvarande agstiftning medger inte att brandman utan befäsutbidning tiförordnas som befä. Tidigare kunde ett sådant besut fattas av änsstyresen. Vid en utryckning fattas myndighetsbesuten av en räddningsedare. den nya agstiftningen behöver inte räddningsedaren vara på pats utan räddningsedarens besut har i detta fa fattas av vår insatsedare i Saa. För att eda arbetet på oyckspatsen kan man utse en arbetsedare och denna behöver inte fatta några myndighets besut. U ta Iarmei ng. 202 är första året då det inte finns någon avvikese från avtaad rutin i SOS utarmningsuppdrag. Rutin finns att anmäa detta och SOS ska redovisa skriftigt svar på sin utredning. 20 fanns 7 rapporterade avvikeser. ~ Samtiga uppdrag har kontroerats. Vid 98% av 36 räddningstjänst- och sjukvårdsuppdrag har insatserna skett utan erinran av de ansvariga befäen. Vid 4 tifäen har probem föreegat med det nya digitaa

13 2(2) Räddningstjänsten Saa Heby radiosystemet Vid ett tifäe har GPS-navi~,eringen inte fungerat. Vid ett tifäe har psykiskt iamående hos utryckningspersonaen uppstått p~ grund av situationen på oyckspatsen. Ingen av störningarna har påverkat insatsens utförande. Godkända rökdykare, Arbetsmijöverket har föreskrift om vad som gäer räddningstjänstens rökdykare. Dessa genomgår årig fysisk och medicinsk kontro enigt föreskriften. Grundorganisationen kräver 7 godkända rökdykare. Vid äkarundersökningarna 202 godkändes 87 rökdykare. Förebyggande brandskydd. Den åriga paneringen av myndighetstisyn enigt Lag om skydd mot oyckor samt Lag om brandfariga och eposiva varor, har utförts. Inom Saa och Heby kommuner har 95 tisyner utförts. I tisynspanen för 202 var panerat för 95 varvid aa bivit utförda. Tisynen är en kontro av egenansvaret och frekvensen anpassas ti hur vä verksamheterna fungerar. Bo Söderuid räddningschef