Slutrapport Public 360 införandeprojekt

Transkript

1 1 (5) Slutrapport Public 360 införandeprojekt Projekt: Införande av Public 360 Projektledare: Cecilia Wolkert Uppdragsgivare: Ulf Heyman Datum: Idag har Public 360 tagits i bruk som system för diarieföring på de institutioner som tidigare använt Godis. I och med det har projektet uppnått sitt mål och mitt arbete är slutfört. I denna slutrapport sammanfattar jag projektet i enlighet med SLU:s projektmodell. Bakgrund och motiv Under 2009 och 2010 ledde Renata Arovelius arbetet med att upphandla och anpassa systemet Public 360 för användning som SLU:s diariesystem. Hon har också projektlett arbetet med att migrera merparten av de tidigare skapade ärendena från det gamla diariesystemet Godis och på så sätt möjliggjort för registraturen vid universitetsadministrationen i Uppsala att överge Godis och arbeta i Public 360. Det här projektets syfte har varit att rulla ut Public 360 som diariesystem för de 58 diarier som återstod att efter Renatas projekt. Syfte - nytta med projektet Projektet har syftat till att rulla ut Public 360 för användning på SLU som diariesystem. Projektet göra det möjligt för personal att släppa det gamla systemet som är instabilt och svårarbetat. Mål resultat av projektet När projektet är avslutat skulle alla ärenden från Godis ha migrerats in till Public 360, samtliga tidigare användare av Godis skulle vara utbildade och kunna utföra sina dagliga arbetsuppgifter i Public 360 istället. Målet var att ha detta klart till årsskiftet 2010/2011. Att det tidsmålet inte skulle hålla uppdagades tidigt och rapporterades även i statusrapporten i december. Projektet har nått sitt mål idag den 15:e mars Som jag kommenterade i min statusrapport har projektet blivit trögare än väntat på grund av bristen på kompetens i systemet på konsultmarknaden och bristen på leveransförmåga hos systemleverantören.

2 2 (5) Genomförande och resultat enligt milstolpeplan Efter sommaren arbetade vi med att få systemet tekniskt klart. Milstolpen passerades den 3:e september. Systemets databaser hade då flyttats till det nya gemensamma databashotellet med förbättrad prestanda jämfört med den tillfälliga databasserver som det tidigare låg på. Vi beslutade att inte uppgradera till SP6 eftersom en helt ny version av systemet finns och det är bättre att gå direkt på den efter projektets avslut. Milstolpe 1 Systemet tekniskt färdigt: den 3:e september Vi fick ihop ett gäng registratorer som kunde vara förtrupp och verifiera testmigreringen med de testfall och testprotokoll vi tagit fram. Vi utbildade dem och tre personer från IT-stöds applikationssupport. Testprotokollen finns sparade på projektets arbetsplats. Vi genomförde testmigreringar i november och december som visade att SI:s migreringsverktyg var felaktigt. Efter mycket tuffa diskussioner lyckades vi få hit personal från systemleverantören som lagade migreringsapplikationen och ge korrekta användarinstruktioner. Så snart vi lyckats genomföra en lyckad migrering planerade vi det resterande projektet. Jag sonderade under januari med ett stort antal registratorer vad som skulle vara lämpliga datum under våren och datumen spikades till helgen mars. Med utgångspunkt från det och SLU:s fyra sportlovsveckor planerade vi utbildningarna. Milstolpe 2 Testmigrering klart med lyckat resultat: den 30:e januari I enlighet med projektplanen hölls utbildningar på fyra orter under februari och mars. Vi utbildade ca 60 användare. Utbildningen fick hållas av systemförvaltaren Anna Svensson istället för Anders Hammarstedt som planerat. Utbildningarna kördes i datasalar istället för i föreläsningssal som i det förra projektet. Förutom det har vi också genomfört en förberedande videoutbildning där 30 personer deltog. Kontrollerna efter migreringen har visat att registratorerna var mycket väl förberedda för att ta systemet i bruk. Milstolpe 3 Godis stängt för registrering: den 10:e mars I torsdags den 10 mars stängdes Godis för registrering och därefter genomförde vi migreringen som planerat. Under arbetet med att förbereda migreringen upptäckte många åtgärder som måste vidtas i systemet på grund av det stora antalet diarier. Detta arbete var oförutsett och skulle ha kunnat göras tidigare om systemleverantören haft bättre rutiner. SI har som mest sett en myndighet med 10 diarier medan SLU har 58 som migrerats över. Under torsdag natt gjordes uttaget ur Godis. Datat bearbetades under fredag förmiddag av Gunnar Ståhl som skapade den SQL-databas som används för migreringen. Precis efter lunch satte Anna

3 3 (5) Svensson igång migreringen och den var klar på lördag förmiddag. Därefter kördes de omspolningar som krävs för att rättigheterna ska sättas på det nya datat. På måndag morgon före kontorstid testade Anna och jag igenom det migrerade datat och behörigheterna och skickade sedan ut mallar för verifikation av datat till 28 huvudregistratorer. Registratorerna körde sina kontroller under dagen och vi upptäckte ett fel som SI rättade tidigt på morgonen idag. När vi med hjälp av registratorerna i Skara verifierat att rättelsen fungerade gav vi klartecken för att alla kan registrera i systemet och uppnådde därmed milstolpe 4. Milstolpe 4: systemet i bruk: den 15:e mars Budget Projektets budget har dels bestått av kostnader som bokförts i projektet. Det har också utgjorts av nedlagd tid som betalas i den verksamhet där personen hör hemma. Därför har jag också kommenterat utfallet för tidsuppskattningen av obetald tid. Kommentarer till budgeten och resultatet Budgeten för drift och förvaltning avsåg perioden från projektstart och året ut. Jag har inte tagit upp utfallet för drift för 2011 i redovisningen. Jag har heller inte redovisat det serviceavtal som jag tog upp i statusrapporten eftersom det är en löpande kostnad som inte hör hemma i projektet. För förvaltning 2011 har IT-enheten fått tilldelning motsvarande 2 dagars arbete i veckan. Merparten av Anna Svenssons arbete ryms inom denna ram trots de många oförutsedda åtgärder vi haft på grund av de många diarierna. Vi har däremot valt att debitera projektet för Annas deltagande i utbildningen då den egentligen skulle ha genomförts av Anders Hammarstedt. Fördyringar i förvaltningen Som jag nämnde i min statusrapport i december blev vi varse under projektets första tid att en väsentlig del av den funktionalitet man haft i Godis inte var införd i Public 360 vid tillfället för produktionssättning. Dessutom kvarstod anmärkningar från användarna om fel i systemets sökfunktion både i testmiljön och produktionsmiljön. Systemförvaltningen har ägnats åt följande uppgifter som inte var kända vid projektstart: Att förstå och dokumentera de förväntningar användarna har på funktionalitet för hantering av tillsättning av tjänst. Dokumentmallar och kontakthantering, funktionalitet som fanns i Godis. Att få de anpassningar av Public 360 som SI produktionssatt att bli testbara i användarens klientmiljö för att göra det möjligt att verifiera vad som återstå för att få systemet att fungera som användaren förväntar sig. Att beskriva och logga fel i sökning samt hitta tänkbara lösningar på problemen. Dessa arbetsuppgifter har lett till fördyring av systemförvaltningen jämfört med budget.

4 4 (5) I tabellen nedan finns en jämförelse mellan budget och utfall med kommentar post för post: Budget Utfall Kommentar Migrering Software Innovations Sogeti och SI räknar m 10 tim ej ännu fakturerat Projektledningsstöd: Ej hittat konsult DBA-tid: Jens Låås tid: Gjordes av Gunnar Ståhl helt Nedlagd systemförvaltning: Enl plan Systemförvaltartid framöver: Som kommenterat i statusrapport, mer än planerat Kostnader för utbildning Anna Svensson gmfrt utbildning istf A Hammarstedt Drift under 2010: Under Debiteras förstås fortsatt 2011 Applikationssupport under rest 2010: - - Se nedlagd tid Resekostnader järngäng: Fika på kurstillfällena Kommentar till tidsåtgången för ej betald tid Jag uppskattade projektledningstiden till ca 100 timmar samt hade budgeterat för ca 50 timmar i projektledningsstöd. Jag har under hösten lagt ungefär en halv dag i veckan på projektet och under våren ca 1 dag i veckan så tidsuppskattningen för projektledning håller. Anna har lagt 44 timmar på utbildningen och den beräknades ta 40 timmar så den beräkningen håller också. Järngänget ägnade 2*5 timmar till utbildning och ca 2 dagar för test så det tog något mindre tid än beräknat. Utbildningen av IT-stöds personal hade jag inte tagit upp som timmar, men det är viktigt att visa fram nu. Vi har också fått ovärderlig hjälp av IT-stöd med att lägga upp nya handläggare i systemet vilket hade varit omöjligt att hinna i tid till produktionssättning annars. I projektplanen plan utfall Kommentar Projektledningstid: Min tid mer eftersom ingen konsult hittats Järngänget utbildning, resor, test: Deltog enbart i utbildning på sin ort Utbildning Public: Annas tidredovisning Utbildning i testning: 6 6 Anders H första tillfället IT-stöd: 0 54 Utbildning 6 pers samt upplägg av handläggare Summa obetald tid:

5 5 (5) Erfarenheter i projektet I det här projektet har vi lärt oss om hur man förbereder verksamheten på förändring, hur milstolpar kan användas som styrmedel och att verksamhetsprojekt bör föregå IT-projekt. Användarutbildning i datorsal och förberedelse på video var mycket positivt. Datormognaden är låg för den här användarkategorin och att själv få prova på under handledning har varit mycket bra. Milstolpeplan istället för tidplan är mycket bra i ett projekt med många osäkra faktorer. Det ger styrbarhet och uppföljningsbarhet men man behöver inte känna den uppgivenhet och frustration som en försenad tidplan ger projektet. Vi har haft ett mycket bra samarbete med ett stort antal registratorer. Vi har fått mycket bra uppbackning från erfarna registratorer runt om på Campusarna. Projektet hade blivit bättre om SLU hade haft ett standardiserat sätt att föra diarium. Det skulle blivit billigare om man ägnat ett år innan åt att ensa diarieplaner och slå ihop diarier. Universitetet skulle också vinna på att låta färre personer ha hand om denna verksamhetsprocess för ett större antal institutioner. Många registratorer gör arbetet sällan och varvar arbetsuppgifterna med många andra. Det vore bättre att låta färre personer bli riktigt duktiga. //Cecilia Wolkert,