Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Dokumenthanteringsplanen är uppdelade efter verksamheterna på kommunledningskontoret, och inte efter den organisatoriska strukturen. Syftet med detta är att planen ska kunna användas oberoende av organisationsförändringar. En annan anledning är att olika enheter kan utföra delar av en och samma handläggningsrutin, och att det är en fördel att förstå sammanhanget som ett visst dokument framställs eller hanteras. Tanken är också att planen ska kunna användas som ett stöd när det gäller arbetet i ärende och dokumenthanteringssystemet LEX. Innehållsförteckning Nämndsadministration och ärendehandläggning 1 Ekonomiadministration 5 Upphandla och teckna avtal 12 Personaladministration 15 Personalhälsovård 22 Planering 24 Inion 26 Försäkringar och säkerhet 29 Juridik, arkiv och borgliga vigslar 31 Service 33 ITfunktion 34 Handlingar av tillfällig och ringa betydelse 35

2 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Nämndsadministration och ärendehandläggning Beskrivning Handläggare på kommunledningskontorets enheten handlägger ärenden och fattar beslut på delegation från kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskottet, KSAU, skall förbereda och lägga fram förslag till beslut som därefter behandlas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen förbereder ärenden inför kommunfullmäktige och ansvarar för att fullmäktiges beslut genomförs. I kommunfullmäktige tas de stora övergripande besluten om den kommunala verksamheten. Inionshantering LEX, Troman Medium/ av allmänna handlingar Diarium/ärendehanteringssystem ADB Databas LEX Urval och rutiner för avställning av data ur systemet bör utarbetas Diarielista kronologisk lista över Utskrift S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Årsvis i kronologisk ordning. Skrivs ut registrerade ärenden Arkivista över registrerade ärenden ordnade efter diarieplansbeteckning löpande. Inbinds. Utskrift S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Efter diarieplansbeteckning. Skrivs ut en gång om året och binds in tillsammans med diarielistan Diarieplan Utskrift S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Bifogas diarielistan. Gemensam för kommunen. Binds in tillsammans med diarielistan. Register (diarier/postlistor) över inkomna och upprättade handlingar om inte diarieförts i nämndens diarium ÄRENDEHANDLÄGGNING Beslut som fattas på delegation Papper/ADB S 5 år BEVARAS Arkiv 80 Bevaras i den mån de har upprättats Underlag till delegationsbeslut S Pärm Se anmärkning! Se även under rubriken "handlingar av tillfällig och ringa betydelse"! Ordnas i kronolologisk ordning per delegat och eventuellt efter typ av beslut. ar av vikt bevaras som bilagor till delegationsbeslut. Rensas och gallras av handläggaren. 1

3 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Medium/ Delegationsbeslut S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Efter delegat/typ av beslut i kronologisk ordning Delegationslistor/liggare Excel eller worddokument D Akt/LEX 5 år BEVARAS Arkiv 80 Undersökningar Enkäter Papper/ADB S Pärm/digitalt Vid inaktualitet När sammanställningen är klar Sammanställningar av resultatet vid enkätundersökningar PDF, Excel eller word dokument D Akt/LEX 5 år BEVARAS Arkiv 80 Statistik Statistiska rapporter Excel, PDF D Akt/LEX 5 år BEVARAS Se anmärkning! Utlämnande av allmän handling Arkiv 80 Upprättade rapporter av vikt för att visa verksamheten bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Begäran om utlämnande av allmän handling Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling med besvärshänvisning Projekt S Pärm 2 år När en begäran hänskjuts till myndigheten ska den diarieföras D 5 år BEVARAS Arkiv 80 5 år efter att ärendet är avslutat Handlingarna ordnas kronologiskt/ ärende. Annons/motsvarande Pärm 2 år Underlag rensas Ansökningar om bidrag som Papper Pärm 2 år Efter att slutrapporten är inlämnad inkommit till kommunen Ansökan från kommunen D Akt/LEX 5 år BEVARAS Arkiv 80 Begäran om ändringar av åtgärder Papper/ADB D Akt/LEX 5 år BEVARAS Arkiv 80 Begäran om komplettering Papper/ADB D Akt/LEX 5 år BEVARAS Arkiv 80 2

4 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Medium/ Beslut Papper/ADB D Akt/LEX 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kontrakt, avtal Papper D Akt/LEX 5 år BEVARAS Arkiv 80 Beslut om utbetalning Papper S Pärm 5 år 2 år Utbetalningar redovisas i ekonomihanteringssystem Övrig korrespondens Papper/epost D Akt/LEX När slut rapporten är BEVARAS Arkiv 80 Handlingar av vikt bevaras som utskrifter Verksamhetsrapporter, årsredovisningar och annat underlag till beslut eller rapporter Delrapporter med bilagor, kompletteringar till delrapporter klar Papper/ADB Pärm 2 år Efter att slutrapporten är inlämnad Pärm 2 år (EUprojekt Efter projektet är avslutat 5 år) Fakturakopior Papper Pärm 2 år (EUprojekt Om Växjö kommun är projektledare 5 år) Kopior av kontrakt Papper Pärm Vid inaktualitet Slutrapport, med appendix Worddokument D Akt/LEX BEVARAS Bilagor i form av ljudupptagningar med mera samt slutrapporten i digital form kan gallras under förutsättning att inion av vikt inte går förlorad. Handlingar i projekt med annan Pärm Vid inaktualitet huvudman Administration av uppgifter om Troman de förtroendevalda Underlag (protokollsutdrag mm) Pärm Efter inregistrering och kontroll 3

5 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Medium/ Register över förtroendevalda ADB Databas Uppgifter om namn, adresser och telefonnummer vid inaktualitet Kommunfullmäktiges och Utskrift D Akt/LEX 5 år BEVARAS Arkiv 80 kommunstyrelsens vallista Övriga utskrifter Pärm 2 år Sammanträden Kallelser D LEX 2 år Kommunfullmäktiges protokoll S LEX/pärm 10 år BEVARAS Arkiv 80 Kommunstyrelsens protokoll S LEX/pärm 10 år BEVARAS Arkiv 80 Protokoll från utskott och S LEX/pärm 10 år BEVARAS Arkiv 80 beredningar Protokoll från arbetsgrupper där Rutiner för att avställa registerdata ur Troman bör upprättas S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kronologisk ordning enheten har ett huvudansvar Anteckningar från arbetsplatsmöten och liknande S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kronologisk ordning. Om anteckningar upprättas Kopior av protokoll Papper S Pärm Vid inaktualitet 4

6 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Ekonomiadministration Beskrivning Inionshantering AGRESSO, Devis, Baltzar Medium/ Inventarieförteckning D Pärm 10 år BEVARAS Papper Bifogas bokslut. Konsumentprisindex S Pärm Vid inaktualitet Värdehandlingar Borgensförteckning S Pärm Vid inaktualítet Borgensåtagande protokollförs i KS Borgenreverser, kopior S Hängmapp Vid inaktualítet Engagemangsuppgifter, S Pärm BEVARAS Papper Kronologisk ordning borgensåtaganden Kvitto på värdehandlingar S Pärm 10 år BEVARAS Papper Kronologisk ordning Säkerhetshandlingar såsom aktier, andelar, grundfondskapital, anslagstäckta lån S Mapp i säkerhetsskåp BEVARAS Papper Kronologisk ordning Försäkringar Korrespondens angående försäkringar Ekonomienheten arbetar med ekonomiska frågor som rör hela kommunen, såsom budget, bokslut, uppföljning samt redovisning. Enheten ansvarar även för finansfrågor och kravverksamhet. S Pärm 10 år efter försäkringen upphört Kronologisk Försäkrignsbrev S Pärm BEVARAS Kronologisk Inkomna skadeanmälningar Papper S Pärm 10 år Kronologisk Kassan Avtal med bankgirot avseende utbetalningsservice S Pärm 2 år efter avtalet Kronologisk ordning 5

7 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Meddelanden om kontoinbetalning med notor från bowlinghallen Medium/ S Pärm 10 år Kronologisk ordning Banksammandrag kommun, VA, S Pärm 2 år Kronologisk ordning RH, Räddn.tjänst Sammanläggning av bankböcker S Pärm 2 år Kronologisk ordning makulerade bankböcker Plus/bankgirokontoutdrag S Pärm 2 år Kronologisk ordning Dagrapporter kommun, VA, RH, S Pärm 10 år Kronologisk ordning Räddn.tjänst Insättningskvitton, serviceboxar S Pärm 10 år Kronologisk ordning. Finns i dagrapporten Inrapportering från kontantkassor S Pärm 2 år Kronologisk ordning Transaktioner koncernkontot S Pärm 10 år Kronologisk ordning Överföringar koncernkontot S Pärm 10 år Kronologisk ordning (mellan bolagen) Förteckning över utlämnade S Pärm 2 år Kronologisk ordning blanketter Kontantförsäljning, kvitton S Pärm 2 år Momsredovisning S Pärm 10 år Bankkort S Pärm 2 år efter Bankkortsinnehavares uppgifter inaktualitet Objektsavtal (SECURITAS) S Pärm 2 år efter avtalet upphört Dagskassor Betalningsbevakning, plusgiro S Pärm 2 år Betalningsbevakning, autogiro S Pärm 2 år Bankavstämningar S Pärm 10 år Kronologisk ordning Rekvisitioner från AMS S 10 år Bokslut Huvudbok BEVARAS Arkiv 80 Inbinds 6

8 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Medium/ Bokslutsbilagor S Binds in 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kronologisk ordning Donationshuvudbok S Binds in 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kronologisk ordning Årsjournal S Binds in 5 år BEVARAS Se anmärkning! Utskrifter till och med Urval av tabeller att bevara ur ekonomisystemet samt arkiv ska ske i samråd med kommunarkivet. Årsjournal, mikrofilm S Säkerhetsfilm framtages som rullfilm, förvaras tätpackad aluminiumburk. Bruksfilm fiche/pärm Säkerhetsfilm vid leverans till kontoret BEVARAS Godkänd filmbas, silverfilm av SP rullfilm fiche Kontonr/ kronologisk. Förvaras i klimatreglerat arkivutrymme Årsredovisning, tryckt D 5 år BEVARAS Papper Koncernbokslut D Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Ingår i årsredovisning Underlag årsredovisningar S Pärm 3 år Kronologisk ordning Korrespondens med länsstyrelsen D Pärm 5 år BEVARAS Papper Kronologisk ordning angående fonder Sammandrag av förvaltade fonder S Pärm 5 år Kronologisk ordning under länsstyrelsens tillsyn Underlag årsredoviningar S Pärm 3 år Kronologisk ordning Komplettering av donationsbok avs Växjö Kommuns Samfond för Sociala Ändamål BEVARAS Donationsbok, Katdralskolan S Pärm 5 år BEVARAS Kronologisk ordning Budget Kopior, budgetunderlag såsom anvisningar, ramberäkningar S Pärm 2 år Kronologisk ordning 7

9 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Medium/ Budget och verksamhetsplanshandlingar D Pärm 5 år BEVARAS Papper Kronologisk ordning inklusive motiveringar (även tryckta handlingar) före Aus förslag, före KSs förslag, före KFs förslag Budgetuppföljning S Pärm 2 år Kronologisk ordning Ekonomihantering Systemdokumentation S Pärm Efter systemet tagits ur drift Ekonomisk redovisning, S Pärm Vid rutinhandbok inaktualitet Kontoregister S Pärm Vid BEVARAS Papper Sammanställning samt urval av befintlig dokumentation i samråd med kommunarkivet BEVARAS Papper Bevaras som utskrift på papper. BEVARAS inaktualitet Räkenskapsinion i systemet AGRESSO 10 år Under förusättning att den inion som ska bevaras har överförts för långtidslagring enligt instruktioner i dokumenthanteringsplanen Journaler S Pärm 2 år under förutsättning att årsjournal framtages Rapporter/listor/utskrifter ur ekonomisystem S Pärm Vid inaktualitet, senast efter 2 år Papper Kontonummer/kronologisk Bokföringsorder S Pärm Kronologisk ordning Verifikationer S Pärm 10 år Nummerordning. Ska fram till gallring förvaras i ursprungligt skick 8

10 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Inläsn. av försystemtransaktioner ProCapita, BOOKING, Respons Medium/ Papper Pärm 10 år Nummerordning Integrationslista Papper S Tillsammans 10 år Kronologisk ordning med verifikationen Anläggningsreskontra Anläggningsregister S 10 år Papper Efter objektnummer. Ingår i bokslutsbilagorna inbundna Leverantörsreskontra Remitteringslistor utbetalningar till Papper S Pärm 10 år Kronologisk ordning. Tillsammans med bank och plusgiro Remittid sammanställning av skickade betalningar till bg och pg dagrapporten Papper S Pärm. 3 år. Kronologisk Beställningar Papper S Pärm 2 år Kronologisk Följesedlar S Pärm 2 år A/Ö / kronologisk. Om det inte framgår av fakturan vad man har köpt ska följesedeln medförlja fakturan Integrationslista S Pärm 10 år Sitter ihop med verifikationen (AGRESSO/DEVIS) Inläsning av Baltzartransaktioner S Pärm 10 år Kronologisk Kvittenser av nyupplagda S Pärm 3 år Kronologisk leverantörer Interndebitering Integrationslista S Pärm 10 år Sitter ihop med verifikationen (AGRESSO/DEVIS) Inläsning/reversering internfakturor S Pärm 10 år Kronologisk Betalning av internfakturor (AGRESSO/DEVIS) S Pärm 10 år Kronologisk 9

11 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Medium/ Kundreskontra ADBfakturering (EDIT) S Pärm 10 år Förvaltning/ Debiteringsunderlag (EDIT/DEVIS) (hemtjänst, barnomsorg) S Pärm 10 år Kronologisk ordning Debiteringsrapport S Pärm 10 år Kronologisk ordning Manuella debiteringslängder S Pärm 10 år Kronologisk ordning Makulerade räkningar S Pärm 2 år Kronologisk ordning Restlängder S Pärm 10 år Kronologisk ordning. Sista listan varje år bevaras Avstämningslistor S Pärm 10 år Kronologisk ordning Kundregister Datakred. S Pärm 10 år Avstämningsrapport Datakred. Transaktioner S Pärm 10 år Kronologisk ordning Krav och inkassoärenden, S Pärm 3 år Kronologisk ordning avslutade Fakturajournaler S Pärm 10 år Kronologisk ordning OCRinbet / Avstämning S Pärm 3 år Kronologisk ordning Registervårdslistor S Pärm 10 år Kronologisk ordning Omatchade OCRinbet (underhåll) Rättelser och avskrivningar Kreditfakturor S Pärm Kronologisk ordning Reverserade fakturor S Pärm Kronologisk ordning Medgivande autogiro avslutade S Pärm Kronologisk ordning autogiro Anmälan om Efaktura S Outlook 2 år Kronologisk ordning Återredovisning Efaktura S Outlook 2 år Kronologisk ordning Integrationer från försystem Autogirolistor från bankgirot S 2 år Avskrivningar från förvaltningar S 10

12 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Medium/ Ärenden lämnade till kronofogden D 2 år Efter att ärendet avslutats Återkrav pga domslut eller annan juridisk handling Hängmappar BEVARAS Papper Handlingar av vikt bevaras 11

13 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Upphandla och teckna avtal Beskrivning Inionshantering Upphandlingssystem (Avantra Upphandling) Avantra, InkopWin, Officepaketet ADB Databas/Avantra Urval och rutiner för avställning av data ur Dokumenten förvaras även i systemet bör utarbetas upphandlingspärmar (redovisas nedan) och avtalspärmar. Inköpskatalogen ADB Databas/Avantra Vid inaktualitet Avtalen publiceras i sammandrag på intranätet. Systemdokumentation (Avantra) Papper BEVARAS Papper Ett urval befintlig dokumentation av systemet bevaras och systemdokumentation sammanställs i samråd med kommunarkivet. Upphandlingspärmar Papper Pärm (avantra) 5 år efter ärendet är avslutat Anskaffningsbeslut D 5 år BEVARAS Arkiv 80 Annonsering S 2 år efter upphandlingstidens utgång Handlingar angående inköpssamverkan, och referensgrupper Upphandlingsavdelningen ansvarar för Växjö kommuns centrala ramavtalsupphandlingar. Utöver inköp som sker via ramavtal genomför även avdelningen upphandlingar för enskilda inköp. Avdelningen ansvarar också för den inköpssamverkan som finns mellan kommunerna i Kronobergs län. Upphandlande enhet har arkivansvar för handlingar i upphandlingsärenden. När h dli d l i tfö h dli fö ifik k /b l äk i ki h dli h kti S 2 år efter upphandlingstidens utgång Broschyrer/presentationer S 2 år Förfrågningsunderlag D 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kravspecifikation D 5 år BEVARAS Arkiv 80 Leverantörers frågor S 2 år Anbudsöppningsprotokoll D 5 år BEVARAS Arkiv 80 Anbudskvalificering S 2 år Varje upphandling får en egen pärm med särskilt pärmregister. Gallras av respektive handläggare enligt nedan. ar av vikt bevaras 12

14 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Anbudsutvärdering S 2 år Förslag till beslut S Rensas före arkivläggning Tilldelningsbeslut D 5 år BEVARAS Arkiv 80 Korrespondens (in och utgående skrivelser) S 5 år BEVARAS Papper Handlingar av vikt bevaras. E postmeddelanden kan gallras efter utskrift. Begäran om allmän handling S 2 år När en begäran hänskjuts till myndigheten ska den diarieföras Antagna anbud D 5 år BEVARAS Papper Bilagor som utgörs av föremål t ex arbetsprover kan gallras Ej antagna anbud 2 år efter upphandlingstidens utgång Anbudskuvert Efter öppnande Kan sparas vid tveksamhet Upphandlingspresentation Om handlingen inte tillför ärendet något i sak kan den rensas före arkivläggning. Prisblad Vid inaktualitet Prisändring Vid inaktualitet Varu och leverantörsregister Sparas så länge registret används Statistik? D 5 år BEVARAS Arkiv 80 Årsstatistik bevaras Uppdrag, rådgivning Utredningar, statistik med mera Papper S Pärm 5 år BEVARAS Papper Korrespondens (inkomna och Papper/ e S Pärm 5 år BEVARAS Papper upprättade handlingar) post Handlingar angående samverkan i S 5 år BEVARAS Papper länet Gallras av kommunarkivet 13

15 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Inköpsenhetens historia Pärm Efter överenskommelse BEVARAS Papper Gallras av arkivredogörare 14

16 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Personaladministration Beskrivning Inionshantering Lönehanteringen i kommunen är decentraliserad. Arbetsrutiner och hantering av handlingar beskrivs i Personalhandboken på Insidan. Personalenheten ansvarar för chefsrekrytering, kompetensförsörjning, personalpolitiskt utvecklingsarbete, ledarförsörjning/utveckling inom personalområdet. Hit hör även övergripande introduktionsprogram för nyanställda och att vara ansvarig tjänsteman i jämställdhetskommittén. Personalenheten är också kommunens övergripande funktion för arbetsrätt och svarar för helhet, samordning och utveckling i förhandlings, löne och pensionsfrågor. PersonaPS, Capella, WinLas, Procapita, KPAdirekt Förvaring Löneavtal, centrala Pärm Ej arkivmaterial, pappersinsamling Löneavtal, lokala Papper D Akt/LEX BEVARAS Arkiv 80 Kopior gallras vid inaktualitet HemPC avtal Papper S Pärm Vid inaktualitet Kopior av avtal Papper S Vid Kronologisk ordning inaktualitet Avtal om löneväxling S BEVARAS Arkiv 80 Delegationsbeslut Kopia av försäkringsbrev, Papper Hängmapp Vid Efter försäkringsbolag pensionsförsäkring inaktualitet Avtal om att anställning upphör S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Delegationsbeslut Anställningsavtal, S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Delegationsbeslut förvaltningschefer Beslut om avskrivning av löneskuld S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Delegationsbeslut MBLprotokoll 1014, S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kronologisk ordning samverkansprotokoll Inion till arbetstagaren att S Pärm När skulden Malning skuld uppstått är reglerad Utfärdade intyg angående inkomst Worddokument S Vkatalog 1 år Eventuella utskrifter gallras vid inaktualitet, löne och skatteavdrag Platsannonser ADB S Vkatalog 1 år Facklig tid Papper S Pärm BEVARAS Papper Alfabetisk ordning Lönerevision Handlingar av betydelse bevaras 15

17 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Förvaring Listor över anställda Papper S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Förhandlingsprotokoll Papper S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Avtal Papper S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 PERONALAKTER Papper Akt/pärm Efter akten avslutats Meritförteckning med betyg S BEVARAS Papper Anställningsbeslut och S BEVARAS Arkiv 80 kompletterande blad till anställningsbeslut Ledighetsansökan över 30 dagar S 2 år Papper (ej semesteransökan) Anställningsintyg S BEVARAS Arkiv 80 Anställningsbetyg S BEVARAS Arkiv 80 Beslut om S BEVARAS Papper sjukersättning/aktivitetsersättning från Försäkringskassan Beslut om månadsbelopp från AFA S BEVARAS Papper Skickas från förvaltningarna till personalenheten när akten avslutats Blankett om bisysslor S BEVARAS Arkiv 80 Handlingar angående arbetsskador S BEVARAS Papper Rehabiliteringsutredning S BEVARAS Papper Läkarintyg, kvitton och liknande gallras i samband med att akten avslutas Aviseringar och övriga handlingar S BEVARAS Papper rörande namnändring Byte om semesterdagstillägg S BEVARAS Arkiv 80 Anmälan till arbetsmiljöverket S BEVARAS Arkiv 80 Disciplinära åtgärder S BEVARAS Arkiv 80 Skriftlig erinran, disciplinpåföljd varning, avskedande Entledigande S BEVARAS Arkiv 80 Pensionsbeslut S BEVARAS Arkiv 80 16

18 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Förvaring LÖNEADMINISTRATION Persona PS Systemdokumentation Översiktlig beskrivning över S Pärm När systemet BEVARAS Papper Bevaras som utskrift systemet tas ur drift Systemdokumentation S Pärm Se anmärkning! Bevaras lika länge som inionen i systemet. Sammanställs i samråd med kommunarkivet Tabellinfo Personec XLS, papper S Katalog, pärm Se systemdokumentation Produktinfo Personec koncept Papper S Pärm Se systemdokumentation Inion Personec Papper S Pärm Se systemdokumentation Lokala orsaker och kontroller Papper S Pärm Se systemdokumentation Material från användarträffar S Pärm Ej arkivmaterial Responshandboken ADB S Intranät När systemet tas ur drift Personalhandboken ADB S Intranät När den ersätts av en ny BEVARAS i urval (se anmärkning) BEVARAS i urval (se anmärkning) Papper Papper Slutversion med historik över relevanta förändringar bevaras. Tas ut på papper. Tas ut på papper i samband med omfattande omarbetningar. Administration av systemet Behörighet i Personec S Katalog, pärm 10 år Alfabetisk ordning Lathundar för driftkörningar Papper Pärm Vid inaktualitet Supportärenden Personec ADB/papper S Pärm 2 år Kronologisk ordning Utskick till Responsanvändare ADB/papper S Pärm 2 år Kan lagras digitalt Frågor från användare angående regler, tolkningar, tillämpningsanvisningar, diverse S Pärm 2 år Objekt/ kronologisk. Kan lagras digitalt 17

19 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Förvaring Organisationsförändringar S Pärm Efter inrapportering Objekt/ kronologisk. Förvaltningarna rapporterar in förändringar i organisationen som leder till ändringar i systemet Inrapportering i modulen Självservice Databas 10 år Inionen ska inte tas ut på papper, utan lagras i databasen. Eventuella utskrifter ska gallras vid inaktualitet. Reseräkningar med bilagor Papper S Pärm 10 år Skrivs ut om kvitton bifogas reseräkningen Underlag för inrapportering i lönesystemet (avser underlag i form av blanketter, kopior av beslut med mera) Ledighetsansökan under 30 dagar Papper S Pärm 2 år och semesteransökan Sjukförsäkran Papper S Pärm 10 år Reseräkningar med bilagor Papper S Pärm 10 år Arvodesuppgifter Papper S Pärm 10 år Läkarintyg, kvitton rörande Papper S Pärm 10 år läkarvårds och läkemedelsersättningar Kopior av läkarintyg Papper S Pärm 2 år Längre tids sjukfrånvaro där läkarintyget i original översänts till Försäkringskassan Körjournal S 10 år Beslut om lön Papper S Pärm 2 år Utmätningsbeslut Papper S Pärm 2 år Beslut om utmätning av lön Skatteuppgifter ANSi txt S Katalog 2 år Underlag för manuellt utbetald lön Papper S Pärm 10 år Övriga underlag som utgör verifikationer Papper S Pärm 10 år Förskottsutbetalningar, löneskulder med mera 18

20 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Förvaring Övriga underlag av tillfällig Papper S Pärm Senast efter 2 Aviseringar av adressändringar, flexkort betydelse år med mera Returnerade lönespecifikationer Papper S Efter kontroll Kommunfullmäktiges vallista S Pärm Vid Pappersinsamling inaktualitet Databastabeller Löneinion ska vara läsbart i systemet i 10 år. Historiktabeller ADB Databas/ Persona PS Uppgifterna flyttas genom systemets historikhantering över till särskilda Historikfiler ADB Katalog När uppgifterna inte längre kan läsas in i aktuellt lönesystem ANSi txt Anställningsuppgifter, ADB Katalog Se ovan! BEVARAS ANSi txt historiktabeller i systemet. Avställd inion som kan läsas in i systemet i särskilda matrikelmallar. Urvalet av inion som avställs ska ske i samråd med kommunarkivet datumberoende Anställningsuppgifter, övriga ADB Katalog Se ovan! BEVARAS ANSI txt Frånvarouppgifter ADB Katalog Se ovan! BEVARAS ANSi txt Placering ADB Katalog Se ovan! BEVARAS ANSi txt Övrig löneinion i systemet ADB 10 år Rensas i systemets historikhantering. Textfilerna gallras efter 10 år. Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Både mikrofiche och papper Lönelista Papper S Pärm 10 år Bevaras tills vidare Novemberstatistik till SKL ANSi txt S Katalog Vid (Sveriges Kommuner och inaktualitet Landsting) Statistik över anställningar och löner som tagits ut årsvis. 19

21 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Förvaring Uppgifter till KPA (Kommunernas ANSi txt S Katalog 2 mån pensionsanstalt) Löneuppgifter till pensionsförsäkringsföretag S 10 år CSS loggar ANSi txt S Katalog 10 år Loggar användare som loggar in i systemet. Loggfilernas tas ut en gång per år Logglistor RSPfiler S Vkatalogen 10 år Transaktioner som registrerats i systemet, av vem och vid vilken tidpunkt. Uppgifter som visar avvikelser i Papper S 2 år Signallistor. samband med löneberäkningar Ekonomifiler till Agresso ANSi txt S 10 år Inion om löneutbetalning skickas från Personec till ekonomihanteringssystem. Kontrolluppgifter till skatteverket Mdb + ANSi txt S Vkatalogen 10 år Lagen (1990:325) om självdeklaration och kontrolluppgifter, uppbördslagen (1953:272) samt lagen (1982:188) om preskription av skattefordringar Skatt & arbetsgivaravgift Papper S Pärm 1 år Redovisning skickas varje månad till skatteverket Statistik till SCB ANSi txt S Vkatalogen 1 år Månads/kvartalsvis. Bankfil ANSi txt S Vkatalog 10 år Uppgifter för lönespecifikation skickas till banken Semestserlöneskulder XLS, PDF S Vkatalogen 10 år Total/år. Övertidsjournal XLS, PDF S Katalog 2 år Månadsvis Partiavdrag S Pärm 10 år Införslar, Fullmakter Kronologisk S Pärm Underlag som skickas till kronofogdemyndigheten Övriga sammanställningar, rapporter och utskrifter Papper S Vid inaktualitet 20

22 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Förvaring Sammanställningar över beräkning Papper S 2 år av retroaktiva löner ÖVRIGT S Manuell omräkning av lön Papper S Pärm 10 år Utlämnade register (allmän ADB S Katalog Vid Registret får inte innehålla personuppgifter handling) inaktualitet Månadsrapporter (inte för timanställda där tidrapporten även gäller som anställningsbeslut) Papper S Pärm 2 år IDkort, listor, underlag S Pärm Vid inaktualitet WinLas ADB Databas Program som hanterar anställningstid Underlag till LAS S Pärm Efter pension Capella ADB Databas Se anmärkning! Gamla lönesystemet på CDrom Möjligheter att avställa inion bör undersökas KPADirekt Översiktlig systemdokumentation bevaras 21

23 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Personalhälsovård Beskrivning Inionshantering Kommunhälsans erbjuder en fullt utbyggd företagshälsovård och fungerar som en konsultativ och stödjande expertfunktion till ledare och medarbetare. Arbetsfältet omfattar yrkesmedicinska/yrkeshygieniska, tekniskt/fysiska, ergonomiska och arbetspsykologiska frågor. Därutöver erbjuds olika stödjande hjälpinsatser i rehabiliteringsfrågor. Kommunhälsan utför arbetsplatsbesök och kartläggningar. Dessutom erbjuds utbildningar och förebyggande aktiviteter inom ramen för "systematiskt arbetsmiljöarbete". Profdoc Vision Väntelista till stresshanteringskurs Papper S Pärm Vid inaktualitet Kronologisk Förteckning över utlämnade Papper S Pärm Vid inaktualitet Kronologisk nyckelkort Block försålda träningskort Papper S Vid inaktualitet Kronologisk Leverantörsfakturor Papper S 10 år Kopia kundfakturor Papper S Pärm 10 år Verifikationsnummer Bokföringsorder Papper S 10 år Verksamhetsmått (nyckeltal) Papper S Pärm Vid inaktualitet Bevaras med budget och årsredovisning Inventarieförteckning Papper S Pärm Vid inaktualitet Bevaras hos ekonomienheten Utgående offerter Papper S Pärm 5 år BEVARAS Ej antagna offerter gallras Kundavtal Papper S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kronologisk ordning Avtal psykologkonsulter Papper S Pärm Efter BEVARAS Arkiv 80 Kronologisk ordning upphörande Redovisning av gjorda insatser mot Papper S Pärm 5år BEVARAS Papper Kronologisk ordning förvaltningarna av Kommunhälsans team Koldioxidinventering Papper S Pärm Vid inaktualitet När uppgifterna rapporterats till planeringsenheten Journaler 22

24 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Journaler ADB S Databas Profdoc Vision Journalhanteringssystem, systemdokumentation 5 år efter anställningens upphörande eller sista anteckningen S Pärm/digitalt När systemet går ur drift BEVARAS Papper. Se anmärkning! I avvaktan på en ny patientjournallag infördes journalhanteringssystem. Äldre journaler förvaras i aktskåp. Möjligheter att avställa data ur systemet kommer att utredas BEVARAS Papper Urval av befintlig dokumentation bevaras och sammanställs i samråd med kommunarkivet Bilagor till ejournaler Papper S Pärm Se journaler BEVARAS Papper I avvaktan på en ny patientjournallag Röntgensvar Papper S Pärm Se journaler BEVARAS Papper I avvaktan på en ny patientjournallag Kopia av sjukintyg Papper S Pärm Vid inaktualitet Efter personnummer. Original i personalakt Kopia på rehabiliteringsutredning Papper S Pärm Vid inaktualitet Efter personnummer. Original i personalakt 23

25 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Planering Beskrivning Inionshantering Korrespondens (inkommande och upprättade handlingar) Förvaring Anmärkning, systemtillhörighet med mera Papper/epost S Pärm 5 år BEVARAS Papper Handlingar av vikt bevaras. E postmeddelanden kan gallras efter utskrift. AGENDA 21 Miljönätverk, minnesanteckningar Papper S Pärm 5 år BEVARAS Arkiv 80 Kronologisk ordning. Arbetsmaterial rensas vid arkivläggning. Dokumentation från besök (Technical visit), inionsträffar (Agenda 21 forum) med mera Handlingsplaner för hållbar utveckling Worddokument S Pärm 5 år BEVARAS Eventuella sammanställningar tillsammans med ett representativt urval program eller inbjudningar och korrespondens av vikt bevaras som utskrifter på papper. D Akriv/LEX Kopior gallras vid inaktualitet Papper Tidningsurklipp, Miljö Ej arkivmaterial Miljöredovisning D Arkiv/LEX Kopior gallras Papper vid inaktualitet Original diarieförs och arkiveras av kansliet. Diarieförs och arkiveras på kommunkansliet Miljöledningsmanual PDF, Worddokument S Pärm 5 år BEVARAS Papper Verksamhetsplan Worddokument S Digitalt/ pärm 2 år Kronologisk ordning Indikatormallar Papper S Pärm 5 år BEVARAS Papper Kronologisk ordning Underlag S Vid inaktualitet 24

26 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen Förvaring Markanvisningar 5 år BEVARAS Se anmärkning! Statistik S 5 år Se anmärkning! Anmärkning, systemtillhörighet med mera Antaget material bevaras, resten gallras Papper Statistik befolkning, ADB S Databas SCB arkivansvar arbetsmarknad Befolkningsprognoser 5 år BEVARAS Papper Kronologisk ordning Taxeringsvärden Pärm 2 år Kronologisk ordning Ändringar av taxeringar Pärm 10 år Kronologisk ordning Taxeringsutfall Pärm 2 år Kronologisk ordning Vi har tidigare sparat Inkopakstatistik över inkomster, Demopak, Avipak och Folkoch bostadsräkning. Motsvarande listor bör vi fortsätta bevara. 25