Åtgärdsplan för minskad budgetram år 2013 och minskad avvikelse mot standardkostnad

Transkript

1 Handläggare Datum Åtgärdsplan för minskad budgetram år 2013 och minskad avvikelse mot standardkostnad 1. Bakgrund Kostnaderna för äldreomsorgen i Södermöre kommundelsnämnd och omsorgsnämnden är höga vid jämförelser med andra liknande kommuner samt vid strukturkostnadsjämförelser. För år 2012 har Södermöre kommundelsnämnd en minskad budgetram på 1 miljon kronor. Med anledning av det beslutade nämnden att avveckla kostverksamheten på Ljungbyhemmet. Denna verksamhetsförändring är genomförd och förväntas täcka budgetramsminskning på 1 miljon kronor. För år 2013 har Södermöre kommundelsnämnd en minskad budgetram på ytterligare 1 miljon kronor. Även efter denna minskade budgetram i två omgångar kommer Södermöre kommundelsnämnd ha höga standarkostnader. Ytterligare effektiviseringar krävs i syfte att minska standardkostnader samt för att skapa ekonomiskt utrymme för framtida kvalitetsförbättringar Ca 80 procent av kostnader inom äldreomsorgen härrörs till personalkostnader. För Södermöres del innebär det personalkostnader på 53 mkr. Preliminära siffror från konsultföretaget Ensolution ger följande bild av kostnaden för brukare för Södermöre kommundelsförvaltnings omsorgsverksamhet 2. Kostnad per brukare i SÄBO och hemtjänst 2011 Kostnad per brukare Hemtjänst Södermöre 516 kr/tim 573 kr/tim SÄBO Ljungbyhemmet 1744 kr/dygn 1746 kr/dygn SÄBO Möregården 1808 kr/dygn 1953 kr/dygn SÄBO Björkhaga 1612 kr/dygn 1678 kr/dygn Kostnaden per brukare har för hemtjänsten minskat med 57 kr per timme. Hemtjänsten har under 2011 gått in ett nytt resursfördelningssystem och omställningen har inte varit helt lätt. Vidare har Södermöres omsorgsverksamhet gått med i bemanningsservice. Detta har haft Södermöre kommundelskontor Södermöre kommundelsförvaltning AdressHarbyvägen 3, Ljungbyholm Tel vx sodermore@kalmar.se

2 2 (5) sina inkörningsproblem och styrningen med att kalla in extra bemanning har inte varit tillräcklig. Årets kommunsnitt SÄBO 1975 kr (Sverige 1595 kr) och hemtjänst ca 388 kr (Sverige 421 kr) Vidare har förvaltning inte haft ett bra system för nyckelhantering inom hemtjänsten. Detta har inneburit långa körsträckor och mycket tid har gått åt till att hämta nycklar. Södermöre är ju ren landsbygd och omfattar en yta som är lika stor som halv Kalmar kommun Kostnaderna för SÄBO har inte förändrats nämnvärt från 2010 då förvaltning fokuserat på att rätta upp hemtjänsten. Förutsättningarna för att minska kostnaderna ytterligare för omsorgsverksamheten bedöms som goda. Nya enhetschefer med lång erfarenhet har anställts. Cheferna skall under våren tillsammans med personalen arbeta fram ett sparförslag som kommundelsnämnden skall ta ställning till i juni. Stort fokus på budget och budgetföljsamhet ägnas på ledningsgrupp omsorgs agenda. Varje månad skall budgetuppföljning analyseras och kommenteras. Utnyttjandet av bemanningsservice skall också analyseras. 3. Åtgärder för minskad budgetram 2013 Budget i balans gäller Under de senaste åren har kommundelsnämndens omsorgsverksamhet överskridit sin planerade budget. Detta har dock inte märkts då nuvarande resursfördelningssystem i kommunen har resulterat i ekonomiskt tillskott till kommundelen pga. den demografiska utvecklingen. I klartext innebär detta att omsorgens budget redovisat ett plus till följd av att vi har många friska äldre i kommundelen. Vår omsorgsverksamhet kan dock inte förlita sig på detta utan givna budgetramar måste hållas och klara ett resursfördelningssystem som eventuellt får en tydligare koppling till kostnad per brukare. - Budgetuppföljning sker en gång/månad i samband med ledningsgruppens omsorg. Effektivisering och utveckling av hemtjänsten År 2011 infördes ett resursfördelningssystem inom hemtjänstens verksamhet. Detta har inneburit minskade kostnader för utförandet inom verksamheten. Trots detta ligger kostnaderna per brukare fortfarande högt (se ovan). Samtidigt har hemtjänsten idag svårt att klara de budgetramar som resursfördelningssystemet sätter. - Översyn av resursfördelningssystemet; - Tydligare styrning av användandet av Bemanningspoolen; - Införa ett mer effektivt nyckelhanteringssystem (Phoniro/Swedlock); - Minska körtid genom effektivare nyckelhantering och se över möjlighet till ytterligare ruttoptimering; - Planera för en framtida hemtjänstorganisationen;

3 3 (5) - Studiebesök vid andra hemtjänstenheter som goda exempel. Resursfördelning SÄBO Standardkostnaden för våra särskilda boenden ligger högt. Detta gäller framför allt de mindre enheterna Möregården och Ljungbyhemmet (se ovan). Kommundelsnämnden har inget resursfördelningssystem för särskilt boende, vilket Sveriges Kommuner och Landsting anger som ett av framgångskriterier för andra kommuners äldreomsorg. Ett resursfördelningssystem kopplat till vårdtyngsmätning ger ett tydligare instrument för att tilldela resurser efter behov. Program för denna typ av mätningar finns redan inköpt till förvaltningen. - Införa ett resursfördelningssystem kopplat till vårdtyngd. Bemanning Under år 2011 gick kommundelsförvaltningens med i omsorgsförvaltningens bemanningspool. Tydligt är att vikariekostnaderna under denna korta period har ökat, vilket måste åtgärdas omgående. Kommunfullmäktige har beslutat att önskad sysselsättningsgrad skall gälla fullt ut den sista december 2013 i alla kommunala verksamheter. Detta innebär att nyttjande att bemanningspool måste fasas ut antingen till fullo eller finna en annan form för framtiden. Önskad sysselsättningsgrad innebär också att ökad rörlighet och flexibilitet måste till bland personalen. Det kan t.ex. handla om ökad rörlig tid, kombinationstjänster samt inte minst att det gäller att gå mellan olika avdelningar, enheter, verksamheter. - Tydligare styrning av användandet av Bemanningspoolen; - Enhetschefer och andra nyckelpersoner utbildas i bemanningsekonomi; - Nyttjandet av bemanningspoolen följs upp en gång/månad i samband med ledningsgruppens omsorg; - Utred hur framtida upplägg för vikarieanskaffning i Södermöre kommundels äldreomsorg ska se ut. Lokala ledningsgrupper Viktigt är att personal involveras i genomförande av både utvecklingsarbetet och detta område som handlar om att minska standardskostnader. Det handlar om att dra nytta av de lokala förslag som kommer fram för att dels förbättra verksamheten och dels kan minska vår avvikelse mot strukturkostnader. - Skapa lokala utvecklingsgrupper på varje enhet inom omsorgsverksamheten. Sociala innehållet Fördelningen av aktiveringsresurser ser olika ut mellan våra särskilda boenden. Ett ökat socialt innehåll för våra omsorgstagare är ett viktigt utvecklingsområde. Ett rehabiliterande förhållningssätt

4 4 (5) och aktivering i vardagen bör ingå i en översyn hur det sociala innehållet kan tillgodoses fram över. - Översyn av aktiveringsverksamheten inom äldreomsorgen. Lägre sjukfrånvaro Varken personal, brukare eller verksamheternas ekonomier gynnas av en hög sjukfrånvaro. Under de senaste åren har sjukfrånvaron minskat i Södermöre kommundelsnämnd. Sjukfrånvaron ligger under kommungenomsnittet och ambitionen att det skall fortsätta göra så. Hälsofrämjande insatser genomförs kontinuerligt i förvaltningen som. t.ex. hälsosamtal, friskvårdsbidrag och systematiskt arbetsmiljöarbete. I samband med att datorstödet Hypergene införts i kommunen kan sjukfrånvaron följas per enhet, vilket ger ytterligare möjlighet att rikta ev. insatser för att minska sjukfrånvaro och öka frisknärvaron. - Enheters sjukfrånvaro ska systematiskt följas upp kvartalsvis på ledningsgruppens i syfte att följa utvecklingen och få ett bättre kunskapsunderlag för beslut om ev. riktade insatser. Beläggningsgrad särskilt boende, serviceboende Tomma servicelägenheter och tomma platser på särskilda boenden innebär minskade intäkter och ökande kostnader för omsorgsverksamheten. - Arbetet med att följa beläggningsgraden på särskilda boenden och serviceboenden sker redan idag. Den redovisade statistiken kommer att vidareutvecklas i syfte att nämnd och förvaltning bättre kan följa utvecklingen över tid. - Samarbete sker med omsorgsförvaltningen då lediga platser finns i Södermöre kommundel som möjliggör att de kan fylla på i våra särskilda boenden vid behov. - Utredning: Tvätt, matdistribution och städ Utreda alternativ till att hemtjänst utför tvätt, matdistribution och städ. Handlar inte om någon form av kvalitetssänkning för brukaren utan om att skapa ett jämförelseunderlag mellan kostnader för nuvarande verksamhetsupplägg och att en alternativ utförare skulle utföra nämnda tjänster. Om verksamhetsförändring aktualiseras i framtiden tas det beslutet av kommundelsnämnden. 4. Uppföljning Nämndens uppföljning av arbetet med att effektivisera äldreomsorgen och minska standardkostnaderna sker i samband med delårsrapporterna, bokslutet samt vid de sammanträden som omsorgen är temaområde.

5 5 (5) 5. Dialog och samverkan Nämndens arbete med ovan nämnda frågor förs i dialog med det lokala pensionärsrådet. Ansvaret att föra ut information till brukare och anhöriga ligger hos enhetschefer. Information om detta arbete sker också i samband med det dialogforum som nämnden ska genomföra minst en gång per år. Samråd sker med arbetstagarnas representanter i lokala och centrala samverkansgrupper. Enhetschefer lyfter även arbetet med åtgärdsplanen på arbetsplatsmöten och i de lokal ledningsgrupperna. Mattias Ask Kommundelschef