Granskning av de kommunala bolagens rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader Finspångs kommun

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av de kommunala bolagens rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader Finspångs kommun Stefan Knutsson *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund och syfte Metod Sammanfattning och åtgärdsförslag Policydokument Granskningsresultat Efterlevande av policydokument Finspångs tekniska verk Vallonbygden FINET...7 2

3 1 Bakgrund och syfte Finspångs kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska de kommunala bolagens rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader. Granskningen ska undersöka om det om det finns policydokument avseende ovanstående och hur eventuella regler följs. Granskningen ska också undersöka om det sker en tillräcklig kontroll av mobiltelefonanvändningen samt dess kostnader inom bolagen samt om attestering av fakturorna sker på ett korrekt vis. Revisionsfrågan som ska besvaras lyder enligt nedan: Finns fungerande rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader inom kommunens bolag? 2 Metod Granskningen har avgränsats till att omfatta de kommunala bolagen. Verifiering har skett genom granskning av policydokument. Kontroll mot ovan gällande dokument har skett genom stickprovsgranskning av 31 fakturor. Granskningen omfattar Finspångs tekniska verk, Vallonbygden och FINET. Urvalet av ärenden har gjorts slumpmässigt utifrån erhållen datafil omfattande samtliga mobiltelefonkostnader per bolag under perioden december 2007 till mars Intervjuer har skett med ekonomichefen för respektive bolag. 3

4 3 Sammanfattning och åtgärdsförslag Svar på revisionsfrågan Finns fungerande rutiner för kontroll av mobiltelefonkostnader inom kommunens bolag? Min bedömning är att nuvarande rutin för kontroll är tillfredställande och ger möjligheten att fånga upp större avvikande kostnader. Möjligheten till en mer genomgripande faktura kontroll bedöms som begränsad i de fall detaljspecifikation av faktura saknas. Åtgärdsförslag För att stärka rutinen för kontroll av mobiltelefonkostnader föreslås följande: Efterlevande av riktlinjer för mobiltelefonanvändning kan kontrolleras genom införande av delad faktura för samtliga abonnemang samt information till berörda om gällande riktlinjer. Införskaffa tilläggstjänsten detaljspecifikation för samtliga abonnemang i syfte att möjliggöra genomgripande kontroll. Tillse efterlevandet av attestordning med hänsyn till att beslutsattest ej bör ske av egen faktura. Upprätta en rutinförteckning/checklista över kontrollmoment som beslutsattestant skall genomföra innan godkännande. 4

5 4 Policydokument Bolagen anser själva at de följer kommunens riktlinjer för telefonianvändning. I dokumentet finns ett särskilt stycke gällande nyttjande av mobiltelefon. Aktuellt dokument är upprättat och benämns riktlinjer för telefonanvändning i Finspångs kommun. Av riktlinjen framgår följande gällande mobiltelefon: Mobiltelefon får inte på arbetsgivarens bekostnad nyttjas privat annat än för korta meddelanden till familjen. Delad faktura skall alltid användas om du använder mobiltelefon för privatsamtal. Delad faktura innebär att man får en faktura för privata samtal och en faktura för organisationsnumrets samtal. 5 Granskningsresultat 5.1 Efterlevande av policydokument Finspångs tekniska verk Inom bolaget finns mobiltelefonabonnemang som inte är kopplade till delad faktura enligt gällande riktlinje. Privatsamtal ingår således i de fakturor som inkommer till bolaget för betalning. För att tillse att privata samtal inte bekostas av arbetsgivaren skall den anställde betala för dessa. För de abonnemang där delad faktura tillämpas skall likväl betalning ske för privata samtal som belastar fakturan till bolaget. För flertalet av bolagets abonnemang ingår detaljerad specifikation vilket möjliggör kontroll per enskilt samtal, SMS, etc. Rutin för kontroll sker i enlighet med befogenhetsreglementet där beslutsattest skall intyga att inköpet är korrekt och att kostnaden avser verksamheten. Detta innebär följaktligen att beslutsattestant har ansvar att kontrollera att enbart kostnader som tillhör verksamheten kan godkännas. För att ge en bild av hur trafikavgiftskostnaden är fördelade följer nedan en uppdelning utifrån gjorda stickprov: Fördelning av total trafikavgift (%) Mobilsamtal 45 Fasta nätet 12 SMS/MMS 3 Interna samtal 11 Utlandssamtal 29 Fördelning utifrån totala kostnaden till mobil och fasta nätet (%) Mobilsamtal kvällar och helger 24 Fasta nätet kvällar och helger 27 5

6 Enligt attestordningen skall egna kostnader attesteras av närmast överordnad attestberättigade person. Kommentarer Vid granskning av fakturor och medföljande detaljspecifikation bedöms sannolikt privatsamtal förekomma. Enligt min bedömning sker i de flesta fall en rimlighetskontroll av fakturan istället för en mer genomgripande kontroll av kostnader hänförliga till bolaget respektive abonnemangsnyttjaren. Vid kontroll av betalningar för privatsamtal framgår det att tre inbetalningar gjorts under granskningsperioden. Kontroll av slutlig attest påvisar att attest sker av egen faktura Vallonbygden Bolaget tillämpar delad faktura för samtliga mobiltelefonabonnemang i enlighet med riktlinjen. Kostnad för privatsamtal som belastar fakturan till bolaget skall justeras via betalning till bolaget. Bolaget nyttjar inte tjänsten detaljspecifikation från mobiltelefonoperatören. Rutin för kontroll av fakturor framgår i bolagets attestordning. Beslutsattestant skall intyga att kostnaden är hänförlig till verksamheten. För att ge en bild av hur trafikavgiftskostnaden är fördelade följer nedan en uppdelning utifrån gjorda stickprov: Fördelning av total trafikavgift (%) Mobilsamtal 42 Fasta nätet 12 SMS/MMS 3 Interna samtal 16 Utlandssamtal 1 Datatjänster 11 Förmedlade tjänster 15 Fördelning utifrån totala kostnaden till mobil och fasta nätet (%) Mobilsamtal kvällar och helger 23 Fasta nätet kvällar och helger 31 Kommentarer Eftersom detaljspecifikation inte finns att tillgå vid kontroll av fakturor kan ingen tydlig verifiering ske av privatsamtal. Bedömning görs att endast rimlighetsbedömning tillämpas vid kontroll av faktura. För att ge förutsättning till en fullgod rutin för kontroll krävs initialt att detaljspecifikation finns att tillgå som kontrollunderlag. 6

7 Vid kontroll av betalningar för privatsamtal framgår det att en inbetalning gjorts under granskningsperioden. Kontroll av slutlig attest påvisar att attest sker av egen faktura FINET Bolaget tillämpar inte delad faktura för de abonnemang som finns registrerade på bolaget. Ett undantag är ekonomichefens abonnemang vilket kvarstår från tidigare tjänst inom annat bolag. Privatsamtal som belastar fakturan skall justeras via betalning till bolaget. Bolaget nyttjar inte tjänsten detaljspecifikation från mobiltelefonoperatören. Aktuell attestordning saknas för bolaget. Senast upprättade dokumentet är från tiden då bolaget ingick i Tekniska verken. Dokument är dock under upprättande och skall finnas klart för beslut i juni. Enligt uppgift gäller dock den praxis som tillämpas gällande attester, det vill säga att beslutsattestant har ansvar att kontrollera att enbart kostnader som tillhör verksamheten kan godkännas samt att beslutsattest inte får ske av egen faktura. För att ge en bild av hur trafikavgiftskostnaden är fördelade följer nedan en uppdelning utifrån gjorda stickprov: Fördelning av total trafikavgift (%) Mobilsamtal 44 Fasta nätet 8 SMS/MMS 1 Interna samtal 13 Utlandssamtal 27 Datatjänster 6 Förmedlade tjänster 1 Fördelning utifrån totala kostnaden till mobil och fasta nätet (%) Mobilsamtal kvällar och helger 17 Fasta nätet kvällar och helger 14 Kommentarer Detaljspecifikation finns inte att tillgå vilket medför att en tydlig verifiering av privatsamtal inte är möjlig. Min bedömning är att endast rimlighetsbedömning tillämpas vid kontroll av faktura. För att ge förutsättning till en fullgod rutin för kontroll krävs att detaljspecifikation finns som kontrollunderlag. Vid kontroll av betalningar för privatsamtal framgår det att en inbetalning skett under granskningsperioden. Kontroll av slutlig attest påvisar att attest sker av egen faktura. 7