Uppföljande granskning: leasingbilar

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljande granskning: leasingbilar Vara kommun Karin Norrman Elgh

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod Granskningsresultat Styrdokument/riktlinjer för användning av bilar finns Kommentarer Styrdokumenten/riktlinjerna tillämpas på avsett sätt Kommentarer Körjournaler/bensinkortsanvändning används i bilarna Kommentarer Kontroller av körjournalerna genomförs, t.ex. gentemot mätarställning och tankad volym Kommentarer Sammanfattning/förslag på åtgärder... 4 Vara kommun

3 1. Inledning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vara kommun genomfört en uppföljande granskning av kommunens leasingbilar Bakgrund Ur ett ekonomiskt perspektiv är det viktigt att kommunens bilar är anpassade utefter det behov som finns. För att möjliggöra detta är det viktigt att det finns ett system och regler för att bevaka vilka fordon som finns inom kommunen samt hur dessa nyttjas. Det är även viktigt ur ett förtroendeperspektiv att kommunens bilar används på avsett vis. Det är därmed viktigt att minimera risken för otillåten användning av kommunens bilar. I februari 2012 genomfördes en förstudie avseende kommunens leasingbilar, i rapporten framfördes ett antal förbättringsområden. Förbättringsområdena berörde riktlinjer för fordonshantering, rutiner för inrapportering av mätarställning, enhetligt system för körjournaler samt intern kontroll. Kommunens revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning för 2013 funnit skäl att genomföra en uppföljning avseende rutiner och kontroller av fordonshanteringen Revisionsfråga Granskningen hade att besvara följande revisionsfråga: Har kommunstyrelsen tillräcklig intern kontroll och rutiner avseende användningen av kommunens fordon? Revisionsfrågan besvarades med hjälp av följande kontrollmål: Styrdokument/riktlinjer för användning av bilar finns. Styrdokumenten/riktlinjerna tillämpas på avsett sätt. Körjournaler/bensinkortsanvändning används i bilarna. Kontroller av körjournalerna genomförs, t.ex. gentemot mätarställning och tankad volym Metod Granskningen har genomförts dels genom att aktuella dokument har studerats, bl.a. riktlinjer för fordonshantering, dels genom intervjuer/samtal med bilansvarig, ekonomichef, resultatenhetschef inom bildningsförvaltningen och socialförvaltningen. I granskningen har även stickprov gjorts på fakturor och kvitton. Rapporten är sakavstämd med bilansvarig. Vara kommun 1 av 5

4 2. Granskningsresultat I Vara kommun finns vid granskningstillfället (maj 2013) 98 leasingbilar. Uppgiften är exkl. gata, park och de kommunala bolagen som administrerar sina bilar själva. Alla bilar förutom tio stycken poolbilar finns utplacerade i verksamheterna. De tio poolbilarna finns centralt placerade vid kommunhuset och hämtas ut via kommunens växel. Fordonshanteringen handhas av en fordonsstab centralt på personalavdelningen där en person är ansvarig för kommunens leasade bilar (exkl. gata, park och de kommunala bolagen). Fordonsstaben står som ansvarig för bilarna och administrerar anskaffning, avyttring och hanteringen av bilarna Styrdokument/riktlinjer för användning av bilar finns Sedan föregående granskning har nya riktlinjer för fordonshantering beslutats, riktlinjer fordonshantering De nya riktlinjerna består av två huvuddelar. Den första delen behandlar fordonsanskaffning, avyttring av fordon samt återlämnande av fordonen. Den andra delen omfattar fordonshantering såsom körjournaler, inrapportering av mätarställning, löpande underhåll, försäkring och bilpooler Kommentarer I föregående granskning rekommenderades att riktlinjer för fordonshantering arbetades fram och antogs, vilket har genomförts. Det rekommenderades även att rutiner avseende inrapportering av mätarställning samt ett enhetligt system för körjournaler skulle föras in i riktlinjerna. Rutiner för inrapportering av mätarställning har införts i riktlinjerna och i riktlinjerna framgår även att det är fordonsstaben som är ansvariga för att ett enhetligt system för körjournaler för leasingbilarna finns Styrdokumenten/riktlinjerna tillämpas på avsett sätt Enligt riktlinjerna skall mätarställningen för respektive bil fyllas i och skickas till fordonsansvarig. Vid intervju med fordonsansvarig framkom att en mall skickas ut fyra gånger per år där mätarställningen för aktuellt kvartal skall fyllas i. Mallen fylls däremot inte alltid i av verksamheterna. I granskningen framkom att några verksamheter använder bensinkorten till parkeringsavgifter, vilket inte är förenligt med kommunens riktlinjer Kommentarer Riktlinjerna avseende inrapporteringen av mätarställningen följs inte på ett tillfredsställande sätt. Fortfarande förekommer att vissa fordons mätarställning inte Vara kommun 2 av 5

5 rapporteras in till fordonsansvarig. Användingen av bensinkorten visade sig inte heller vara förenlig med kommunens riktlinjer Körjournaler/bensinkortsanvändning används i bilarna Fordonsansvarig har tagit fram en körjournal som används i de leasade bilarna i verksamheterna. I körjournalen registreras mätarställning innan samt efter användningen av bilen, körd sträcka, orsak till bilanvändningen samt om bilen blivit tankad. Körjournalerna finns i respektive bil. För de tio poolbilarna fyller användaren i en blankett för respektive resa. På blanketten skall förvaltning, vilken bil som avses, mätarställning innan samt efter användning och ifall bilen blivit tankad fyllas i. Till alla bilar finns två tankkort, ett som är knutet till den enhet bilen tillhör och ett som är knutet till bilen. Båda korten används alltid vid tankning. Vid tankning av bilarna i verksamheterna lämnas kvitto till resultatenhetschefen och vid tankning av bilpoolens bilar lämnas kvittot till växeln som lämnar kvittona vidare till fordonsansvarig på fordonsstaben Kommentarer I enlighet med de rekommendationer som lämnades i föregående granskning har ett enhetligt system för körjournaler för bilarna i verksamheterna införskaffats. I intervjuerna med resultatenhetscheferna framkom att körjournalerna används på avsett sätt Kontroller av körjournalerna genomförs, t.ex. gentemot mätarställning och tankad volym Verksamheternas drivmedelsfakturor kontrolleras gentemot inlämnade kvitton. Fakturorna med tillhörande kvitton förvaras hos respektive resultatenhetschef. Fakturorna för bilpoolens drivmedel kontrolleras gentemot kvitton av fordonsansvarig på fordonsstaben. Det görs inga kontroller av de körjournaler som förs i verksamhetens leasingbilar, förbrukning (liter/mil) eller liknande. Blanketterna som fylls i vid användning av bilpoolens bilar används som underlag till bokföringsorder för debitering av användningen av bilarna Kommentarer Vid stickprovskontroll av drivmedelsfakturor och kvitton på bilpoolens bilar framkom att vissa kvitton fattades till fakturorna. I intervjuerna med resultatenhetscheferna framkom att detta även i vissa fall kunde förekomma i verksamheterna. Det gjordes ingen kontroll av förbrukningen på vare sig bilpoolens bilar eller bilarna i verksamheten även om detta finns angivet på drivmedelsfakturorna. Vara kommun 3 av 5

6 3. Sammanfattning/förslag på åtgärder I denna uppföljande granskning visade det sig att många av de förslag som revisionen rekommenderade vid föregående granskning har genomförts. Nya riktlinjer för fordonshanteringen har arbetats fram och beslutats och tillämpas även i stor utsträckning i verksamheterna. Däremot finns fortfarande ett par punkter som bör utveckas. Vi rekommenderar följande: Inrapporteringen av mätarställningen behöver efterlevas bättre. Underlaget behövs för att kunna placera om bilar utifrån hur mycket de har gått för att slippa kompensera leverantören om bilarna går över avtalat milantal. Säkerställ att alla verksamheter följer riktlinjerna avseende användningen av bensinkorten eller ändra i riktlinjerna till att bensinkorten får användas även till parkeringsavgifter. Se till att drivmedelskvitton lämnas in efter tankning. Att en kontroll av förbrukningen (liter/mil som finns angivet på fakturan) införs som rutin vid genomgång av drivmedelsfakturorna Karin Norrman Elgh Staffan Löfving Vara kommun 4 av 5

7 Projektledare Uppdragsledare Vara kommun 5 av 5