Granskning av nämndernas fordonshantering. Mönsterås kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av nämndernas fordonshantering Sandra Marcusson Caroline Liljebjörn November 2016

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser Organisation och ansvarsfördelning Riktlinjer och rutiner Upphandling och inköp Aktuella förteckningar över fordon Inköp eller leasing Rutiner för utbyte av leasingbilar med mera Överenskommelse om skick och reparationer vid återlämnande Intern kontroll Revisionell bedömning Kommunstyrelsen Socialnämnden Miljönämnden Rekommendationer Oktober av 20

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens verksamheter är i behov av och använder fordon som antingen köps eller hyrs in. Ur ett ekonomiskt perspektiv är det viktigt att kommunens fordon är anpassade utifrån de behov som finns i verksamheten. Det är därför viktigt att ha kontroll på och analysera hur fordonen används, exempelvis för att undvika så kallade undermil och övermil vid användning av leasingbilar. För att möjliggöra detta är det av vikt att det finns system och rutiner för att bevaka vilka fordon som finns inom verksamheten samt hur dessa nyttjas. Det är även av vikt ur ett förtroendeperspektiv att kommunens fordon används på ett korrekt sätt. Revisorerna i har utifrån en bedömning av väsentlighet och risk funnit det angeläget att granska huruvida kommunens fordon nyttjas på ett ändamålsenligt sätt. har med anledning av detta fått i uppdrag att granska huruvida kommunens fordonshantering sker på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll Syfte och revisionsfråga Revisionsfrågan som ska besvaras är: Säkerställer kommunstyrelsen, socialnämnden och miljönämnden att kommunens fordon nyttjas på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll? 1.3. Revisionskriterier Iakttagelserna i granskningen bedöms bland annat gentemot följande revisionskriterier: Kommunallagen (1991:900) Skatteverkets rekommendationer om körjournaler Av kommunfullmäktige och nämnderna fastställda styrdokument 1.4. Kontrollmål För att besvara granskningens revisionsfråga beaktas följande kontrollmål: 1. Verksamheten avseende fordonshanteringen är organiserad och ansvarsfördelad på ett tydligt och ändamålsenligt sätt. 2. Det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för användning av fordon och maskiner. 3. Upphandling av leasingfordon, köp av fordon och andra tjänster avseende exempelvis reparationer av bilarna sker på ett ändamålsenligt sätt. 4. Det finns aktuella förteckningar över fordonen. Oktober av 20

4 5. Det görs kalkyler och andra överväganden om bilar ska köpas eller leasas. 6. Det finns policy för upphandling av leasingbilar/egna bilar vad avser säkerhet, utrustning och miljö. 7. Det finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner som beskriver hur exempelvis utbyte av leasingbilar går till. 8. Det finns en dokumenterad överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet av fordonet till bilföretaget. 9. Verksamheten bedrivs med en tillräcklig internkontroll, exempelvis via nyttjandet av körjournaler, uppföljning av nyttjandegrad och drivmedelskostnad per bil m.m Avgränsning Granskningen avgränsas till socialnämnden, miljönämnden och tekniska förvaltningens verksamhet inom kommunstyrelsen. Avgränsningen gjordes baserat på att vi inledningsvis fick uppgifter från kommunen att det enbart är dessa nämnder och förvaltningar som äger fordon. Vi har i efterhand fått uppgifter om att det även finns fordon inom byggnadsnämndens verksamhet och kommunstyrelsens IT-avdelning. Dessa förvaltningar har inte ingått i granskningen Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med ansvariga tjänstemän för fordonshanteringen inom respektive nämnd/förvaltning: miljöchef, assistent på socialförvaltningen, räddningschef, avdelningschef för teknisk service, fastighetschef samt informations- och säkerhetschef. Dokument som har granskats är bland annat förvaltningarnas fordonsförteckningar, de styrdokument och dokumenterade rutiner som finns avseende fordonshanteringen samt kravspecifikationen som används i samband med upphandling av nya fordon Sakavstämning Rapporten har sakavstämts av assistent på socialförvaltningen, räddningschef, avdelningschef för teknisk service, fastighetschef samt informations- och säkerhetschef. Oktober av 20

5 2. Iakttagelser I detta avsnitt presenteras våra iakttagelser utifrån respektive kontrollmål samt per nämnd Organisation och ansvarsfördelning I finns det ingen central bilpool utan de fordon som finns i verksamheterna är utspridda inom de förvaltningar där de används. Det finns fordon som används som poolbilar och därmed kan lånas av anställda inom andra förvaltningar. Det saknas kommunövergripande bestämmelser avseende hanteringen av fordon och som specificerar ansvaret för fordonshanteringen. Det saknas kommunövergripande samordning av fordonshanteringen, vilket bland annat framgick i våra försök att bringa klarhet i vilka nämnder och förvaltningar som innehar fordon (se avsnitt 1.5 Avgränsning). I avsnitten nedan beskriver vi hur fordonshanteringen är organiserad inom de granskade nämnderna Kommunstyrelsen Tekniska förvaltningen Tekniska förvaltningen har 81 fordon inom sin verksamhet, varav 12 fordon är personbilar. Resterande fordon utgörs av lastbilar, mopeder, skåpbilar, släpvagnar, tankbil, sopbil, minibuss med mera. Inom tekniska förvaltningen återfinns fordonen inom fastighetsavdelningen, avdelningen för teknisk service och räddningstjänsten. Av intervjuerna framkommer det att det varje verksamhetschef som avgör om de ska köpa in ett fordon till sin verksamhet. Även ansvaret för fordonshanteringen finns på de olika avdelningarna och administreras exempelvis inte centralt av förvaltningen eller annan samordnande funktion. Antal bilar och fordon inom tekniska förvaltningen (inklusive släpvagnar, elmopeder, gräsklippare m.m.) Avdelningen för teknisk service 38 Fastighetsavdelningen 14 Räddningstjänsten 25 Tekniska förvaltningen 2 Mätningsavdelningen 1 Städ 1 Totalt 81 Tabell: Uppgifter om antal fordon är hämtade från en fordonsförteckning som senast uppdaterades Oktober av 20

6 Inom avdelningen för teknisk service återfinns fordonen inom renhållning, vatten och avlopp (VA) samt gata och service. Ansvaret för den dagliga driften av fordonen (såsom service, körjournaler, besiktning osv.) åligger respektive arbetsledare. I intervjuerna anges det att fordonshanteringen ofta aktualiseras på avdelningens arbetsplatsträffar. Vid dessa tillfällen diskuteras fordonsstandarden och hur organisationen fungerar inom respektive område. Det är avdelningschefen som beslutar om inköp av fordon eller andra investeringar som ska genomföras avseende fordonen. Vid skada på fordonen upprättar avdelningschefen och en administratör på förvaltningen en skadeanmälan. De flesta fordonen parkeras vid kommunförrådet i fordonsgarage medan några av fordonen parkeras vid reningsverken. De medarbetare som har beredskap har ett fordon med sig hem. Arbetsledaren har även hand om bokningarna för de bilar som lånas ut till andra verksamheter eller delas mellan medarbetare. Inom teknisk service finns det en minibuss som lånas ut som resurs till andra anställda i kommunen. Vid utlåning av minibussen fakturerar avdelningen en internhyra. Inom fastighetsavdelningen är det verksamhetens vaktmästare som nyttjar bilar i tjänsten. Det är respektive vaktmästare som ansvarar för det fordon som tilldelats dem och sköter därmed den dagliga driften av fordonen (såsom service, besiktning, tankning osv.). Det är fastighetschefen som beslutar om anskaffning av nya fordon eller annan utrustning. Vid skada på fordonet upprättar fastighetschefen och en administratör på förvaltningen en skadeanmälan. Fordonen förvaras på ett flertal ställen. Exempelvis förvaras tre bilar och två släpvagnar vid kommunförrådet i Mönsterås, en bil och en släpvagn förvaras vid Allégården i Mönsterås, en elmoped förvaras i Fliseryd, två bilar förvaras vid Torshaga i Ålem, en bil förvaras vid Tillingeskolan i Timmernabben osv. Principen är att fordonen ska finnas där de används. De intervjuade anger att det är sällan som verksamheten lånar ut fordon till andra nämnder/förvaltningar. Detta anges bero på att deras fordon används dagligen i den egna verksamheten. Inom räddningstjänsten är det en materialförvaltare som har ansvaret för räddningstjänstens fordonshantering. Materialförvaltaren är därmed den person som säkerställer att fordonen besiktas, får service och underhålls som de ska. Det är räddningschefen som beslutar om anskaffning eller andra inköp avseende fordonen. Om ett fordon skadas upprättar räddningschefen och en administratör på förvaltningen en skadeanmälan. Fordonen förvaras på tre olika ställen i kommunen (vid brandstationen i Mönsterås, Ålem och Fliseryd). De intervjuade anger att räddningstjänstens fordon inte lånas ut till andra förvaltningar inom nämnden. Majoriteten av tekniska förvaltningens fordon ägs av kommunen. Det är enbart nio fordon som leasas Socialnämnden Socialnämnden har 57 fordon inom sin verksamhet. Flertalet fordon avser leasade personbilar. Socialnämnden har fordon inom äldreomsorgen, biståndsenheten och individ- och familjeomsorgen. På socialförvaltningen finns en assistent som har det nämndsövergripande ansvaret för att bland annat hantera upphandling och inköp av fordonen. Av intervjuerna framkommer att det är varje verksamhets- eller avdelningschef som, i samråd med förvaltningens ekonom, avgör inköp av ytterligare fordon Oktober av 20

7 verksamheten. Redan befintliga fordon vars avtal går ut byts ut per automatik. Det praktiska ansvaret för fordonshanteringen finns på de olika avdelningarna. Antal bilar inom socialnämndens verksamheter Hemtjänsten 17 Biståndsenheten 2 Individ- och familjeomsorgen 12 Sjuksköterskorna 9 Rehabiliteringen 4 Socialpsykiatrin 3 Omsorgen/Personliga assistenter 6 Enhetschef i beredskap 1 Hjulet 3 Totalt 57 På Allégården finns det en bilansvarig person som ansvarar för den praktiska hanteringen av sjuksköterskornas och rehabiliteringens fordon. Tjänstemannen ansvarar för bilarnas service, däckbyten, besiktning med mera. För dessa två verksamheter finns det även dokumenterade rutiner som beskriver hur fordonshanteringen ska fungera. I övriga delar av nämndens verksamhet är det respektive enhetschef som ansvarar för att fordonen hanteras på ett korrekt sätt. De intervjuade anger att det inom varje grupp ska finns en utsedd bilansvarig som ska säkerställa att fordonen skiftar däck med mera. Samtliga fordon förvaras i anslutning till den arbetsplats där fordonen används. De intervjuade på förvaltningen känner inte till i detalj, till exempelvis, var nycklarna till bilarna förvaras eller hur bilarna i praktiken hanteras inom de olika avdelningarna/enheterna. Det är i princip enbart den egna personalen eller nämndens förtroendevalda som kan använda nämndens fordon. Det finns en beredskapsbil inom nämnden som enhetscheferna använder sig av. Denna bil kan även användas som poolbil inom nämnden, när den inte används i beredskap. De tre fordonen som används av arbetsmarknadsenheten Hjulet ägs av kommunen, medan resterande fordon leasas Miljönämnden Miljönämnden har tre fordon inom sin verksamhet. Det är miljöchefen, en assistent samt en projektanställd tjänsteman som delar på ansvaret för hanteringen av nämndens bilar. Miljöchefen har det övergripande ansvaret för bland annat anskaffning, avyttring och uppföljning av fordonen. Assistenten på förvaltningen ansvarar bland annat för bokningen av fordonen och sköter det praktiska kring faktureringen. Den projektanställda tjänstemannen ansvarar bland annat för att hålla fordonen städade, att fordonen får service och blir besiktade. Oktober av 20

8 Antal bilar och fordon inom miljönämndens verksamheter (inklusive släpvagnar, elmopeder m.m.) Miljöförvaltningen 3 Totalt 3 Samtliga tre fordon återfinns på kommunens parkering vid kommunhuset. En av nämndens tre bilar är en elbil. Nycklarna till fordonen förvaras i ett nyckelskåp på förvaltningen. Två av nämndens fordon används som poolbilar och kan lånas ut till andra nämnder vid behov. Den tredje bilen används i samband med provtagning med mera och är utrustad samt lastad med material till detta ändamål, därav lånas inte detta fordon ut till andra. De intervjuade anger att det förekommer relativt ofta att fordonen lånas ut till andra förvaltningar. Kommunen äger två av tre fordon. Elbilen leasas Riktlinjer och rutiner Den 7 maj år 2007 antog kommunfullmäktige en policy för anställdas och förtroendevaldas resor i tjänsten. Av policyn framgår det att miljöförvaltningen som ansvarar för att genomföra utbildningar för de anställda i miljöanpassat körsätt och att tekniska förvaltningen ansvarar för att utbilda de anställda i trafiksäkerhet. Varje förvaltning ansvarar för att personalen genomgår utbildningen. Av intervjuerna framkommer det uppgifter om att tekniska förvaltningen inte genomför utbildningar i trafiksäkerhet. Enligt uppgifter från kommunen håller en trafiksäkerhetspolicy på att utarbetas under hösten/vintern år Utöver den kommunövergripande policyn från år 2007 finns inga andra kommunövergripande eller nämndspecifika riktlinjer för användning av fordon och maskiner. Däremot återfinns det skriftliga rutiner daterade den 27 januari år 2016 avseende fordonshanteringen för de fordon som används av sjuksköterskorna och rehabiliteringen inom socialnämnden. Dessa rutiner innehåller bland annat uppgifter om vem som är bilansvarig, vilken utrustning som ska finnas i varje bil (exempelvis bilpärm, reflexväst, brandsläckare, isskrapa med mera), var bilnycklar ska förvaras, hur bilarna ska tvättas, hur tankning ska ske med mera Upphandling och inköp Det finns ingen central upphandlingsenhet i. har istället ett samarbetsavtal med Västerviks kommun vilket innebär att upphandlingarna som genomförs i Mönsterås administreras av upphandlingsenheten i Västervik. De intervjuade anger att upphandlingsenheten i Västervik utgör ett bra stöd för verksamheten. Oktober av 20

9 Samtliga nämnder saknar dokumenterade riktlinjer eller rutinbeskrivningar som tydliggör hur upphandling eller avyttring av fordon ska gå till. Representanter från tekniska förvaltningen och socialförvaltningen har utarbetat en mall för kravspecifikation som används i samband med upphandling av fordon. I kravspecifikationen anges exempelvis vilka säkerhetsaspekter som ska råda, hur kupén eller hytten ska vara utrustad (exempelvis ACC och yttertemperaturmätare), uppgifter om service, att det ska vara framhjulsdrivna bilar m.m. Kravspecifikationen anpassas beroende på vilken typ av fordon som ska anskaffas. Av intervjuerna framkommer det att det råder viss osäkerhet mellan och inom de olika nämnderna huruvida bränsle har upphandlats eller ej. Vi har därefter fått uppgift om att det har upphandlats bränsleleverantörer via Kommentus/SKL, och att detta avropas lokalt. Vi noterar att detta inte är något som är välkänt i verksamheten Kommunstyrelsen Tekniska förvaltningen Det är förvaltningschefen eller respektive avdelningschef på tekniska förvaltningen som beslutar om anskaffning av fordon baserat på budgeten. När det framkommer att det föreligger ett behov kontaktar avdelningscheferna upphandlingsenheten i Västervik. Verksamheten utarbetar en kravspecifikation i samarbete med Västervik, och därefter tar Västervik över ärendet och administrerar allt från utannonsering till tilldelningsbeslut. De intervjuade framhåller att upphandling och avyttring av fordon fungerar bra. Tekniska förvaltningen har tecknat serviceavtal för de fordon som upphandlas via leasingavtal. Serviceavtalen är specifika för respektive fordon. De intervjuade anger att serviceavtal ingår som en del i förfrågningsunderlaget i samband med anskaffning av nya fordon Socialnämnden Inom socialnämnden är det en assistent på förvaltningen som har det övergripande och samordnande ansvaret för att anskaffa och avyttra fordon. När en verksamhetschef eller enhetschef tillsammans med ekonomen gör bedömningen att en bil bör införskaffas och/eller avyttras kontaktar de assistenten som i sin tur kontaktar upphandlingsenheten i Västervik. De intervjuade beskriver att det, innan assistenten började på den tjänsten, var det relativt oklart hur verksamheten skulle gå tillväga när fordon skulle införskaffas eller avyttras. Detta berodde till stor del på att det saknades rutinbeskrivningar av vad som behöver göras samt att det i övrigt saknades kunskap om hur detta hade skötts i verksamheten tidigare. Nämnden har upphandlat serviceavtal med Kia och med Skobes. Serviceavtal för respektive bil avropas i samband med upphandlingen av bilen Miljönämnden Inom miljönämnden är det miljöchefen som ansvarar för anskaffning och avyttrande av fordon. När miljöchefen har gjort bedömningen att verksamheten behöver anskaffa ett fordon utarbetas en kravspecifikation i samarbete med Västervik och därefter tar Västervik över ärendet och administrerar allt från utannonsering till tilldelningsbeslut. Av Oktober av 20

10 intervjuerna framkommer det inte finns några tydligt utarbetade rutiner vad gäller detta. Miljöchefen har vid det tillfället som elbilen upphandlades tagit hjälp av assistenten på socialförvaltningen, för att säkerställa att processen gick rätt till Aktuella förteckningar över fordon Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen saknar en aktuell nämndsövergripande fordonsförteckning över de fordon som finns inom nämndens verksamhetsområde. Huruvida det finns fordonsförteckningar på övriga förvaltningar och nämnder anges vara respektive förvaltnings ansvar. Det finns därmed inte någon samlad bild över hur många fordon som finns inom kommunstyrelsens, eller övriga nämnders, verksamheter. Det råder även viss osäkerhet inom olika verksamheter om det finns fordonsförteckningar, var dessa finns och hur uppdaterade de är Tekniska förvaltningen På tekniska förvaltningen finns det en fordonsförteckning över förvaltningens samtliga fordon. Förteckningen reviderades senast år I förteckningen finns det bland annat uppgifter om fordonens registreringsnummer, avdelning som fordonet tillhör, årsmodell, typ, märke och huruvida fordonet ägs eller leasas. Räddningstjänsten har därutöver en separat fordonsförteckning som uppdateras årligen och som ligger som en bilaga i en besiktningsplan av fordonen. Av fordonsförteckningen framgår fordonens registreringsnummer och fordonstyp Socialnämnden Socialnämnden har en fordonsförteckning som innehåller uppgifter om samtliga fordon inom nämndens verksamhet. Förteckningen innehåller bland annat uppgift om registreringsnummer, typ av fordon, vilken verksamhet som ansvarar för fordonet, märke på fordonet, månadskostnad på fordonet, servicekostnad, information om när leasingavtalet går ut med mera. Fordonsförteckningen uppdateras löpande under året så snart en ny bil införskaffas eller om ett fordon avyttras. Det är assistenten på socialförvaltningen som ansvarar för att hålla fordonsförteckningen uppdaterad Miljönämnden Miljönämnden saknar en aktuell fordonsförteckning av nämndens fordon. De intervjuade anger att det till stor del beror på att nämnden har så få fordon (tre stycken) och att de därmed inte är i så stort behov av en förteckning för att följa upp fordonen Inköp eller leasing I intervjuerna framkommer det information om att det inte finns några fastställda rutiner eller riktlinjer för vilka kalkyler eller överväganden som ligger till grund för anskaffning av nya fordon. Den övervägning som görs är generellt sett beroende på vilken budget som finns för anskaffning av fordon det aktuella året. Ytterligare faktorer som påverkar är till vilket ändamål som fordonet ska användas, exempelvis om det är ett stort slitage på fordonet i arbetet eller liknande. Majoriteten av fordonen inom tekniska förvaltningen ägs av kommunen. Likaså ägs fordonen inom miljönämnden. Det är därmed ett fåtal fordon som leasas. Oktober av 20

11 De intervjuade framför önskemål om ett tydligare politiskt ställningstagande kring huruvida fordon bör köpas eller leasas. Av policyn som kommunfullmäktige antog i maj år 2007 avseende anställdas och förtroendevaldas resor i tjänsten (se avsnitt 2.2) framgår det bland annat att kommunen ska ställa välpreciserade och högt ställda krav vid upphandling av hyr- och leasingbilar. Bilarna måste bland annat kunna uppnå minst tre stjärnor vid provning enligt Euro NCAP (skydd vid frontal- och sidokollision) samt helst vara utrustade med alkolås Rutiner för utbyte av leasingbilar med mera De granskade nämnderna saknar dokumenterade rutiner som redogör för hur utbyte av leasingbilar går till. De intervjuade informerar oss om att det råder viss osäkerhet i verksamheterna kring hur utbyte/återlämning av leasingbilar går till. Den rutin som finns kring hanteringen av utbyte av leasingbilar anges vara att förvaltningen ringer till leverantören för att boka upphämtning av bilen som ska bytas ut. Därefter gör leverantören en besiktning av bilen och säljer bilen på en bilauktion. Efter genomförd bilauktion får kommunen finansiera ett eventuellt restvärde. Alternativet är att förvaltningen på egen hand säljer bilen på auktion eller byter in bilen Överenskommelse om skick och reparationer vid återlämnande Det finns ingen dokumenterad överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet av fordonet till bilföretaget. Däremot finns ett serviceavtal med bilfirmor i vilket det finns tydliggjort vad som ingår i den service som upphandlats. I samband med service kontrolleras bland annat hur många mil som fordonet har gått. Om verkstaden upptäcker att fordonet har gått färre eller fler mil än beräknat så justeras detta direkt på nästkommande faktura. Detta innebär att det exempelvis inte tillkommer större kostnader avseende övermil eller undermil i samband med avyttring av fordonen Intern kontroll Kommunstyrelsen Det finns inga nämndsövergripande rutiner eller riktlinjer för hur kommunstyrelsens fordon ska hanteras Tekniska förvaltningen Inom tekniska förvaltningen finns det heller inga dokumenterade rutiner eller riktlinjer avseende förvaltningens egna fordon. Det saknas därmed rutiner som exempelvis om fordonen ska utrustas med körjournaler, att nyttjandegraden av bilarna ska följas upp med mera. Förvaltningen har inga rutiner för att systematisk följa upp fordonshanteringen, annat än den förteckning som uppdaterades under år Avdelningscheferna på tekniska förvaltningen följer till viss del upp fordonshanteringen i samband med attesteringen av bensinfakturor. Vid dessa tillfällen uppges avdelningscheferna få en god överblick över kostnaderna för fordonen. Av intervjuerna får vi uppfattningen att det finns körjournaler i många fordon, men inte i alla. Detta beror lite Oktober av 20

12 på hur fordonet används i tjänsten. Det saknas ett beslut om huruvida körjournaler ska användas eller ej Socialnämnden Det finns inga nämndsövergripande rutiner eller riktlinjer som exempelvis fastställer att samtliga fordon ska ha körjournaler, att nyttjandegraden av bilarna ska följas upp eller liknande. Det har inte genomförts någon annan systematisk uppföljning av fordonshanteringen, annat än den fordonsförteckning som finns. I fordonsförteckningen omnämns inte milantal på bilen eller andra uppgifter om fordonens beskaffenhet. Drivmedelskostnad per bil följs upp av respektive attesterande chef men det följs inte upp på en kommunövergripande nivå Miljönämnden Miljönämnden saknar dokumenterade riktlinjer och rutiner som exempelvis fastställer att samtliga fordon ska ha körjournaler, att nyttjandegraden av bilarna ska följas upp eller liknande. Däremot har nämnden som rutin att det ska finnas en anteckningsbok i varje fordon där föraren ska anteckna fordonets mätarställning vid start/slut, destination och signatur. Assistenten på förvaltningen kontrollerar varje drivmedelsfaktura gentemot de kvitton som inlämnats till förvaltningen av föraren som tankat bilen. Oktober av 20

13 3. Revisionell bedömning Säkerställer kommunstyrelsen, socialnämnden och miljönämnden att kommunens fordon nyttjas på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll? 3.1. Kommunstyrelsen Vi bedömer att kommunstyrelsen inte säkerställer att kommunens fordon nyttjas på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Vi grundar vår bedömning på att kommunstyrelsen inte har säkerställt att det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutiner för fordonshanteringen för såväl den egna verksamheten, som de andra nämndernas verksamheter. Vidare bedömer vi att det inte är ändamålsenligt att kommunstyrelsen saknar en systematisk uppföljning av fordonshanteringen inom nämnden. Nedan utvecklar vi vår bedömning utifrån respektive kontrollmål. Kontrollmål Kontrollmål 1 Verksamheten avseende fordonshanteringen är organiserad och ansvarsfördelad på ett tydligt och ändamålsenligt sätt. Kontrollmål 2 Det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för användning av fordon och maskiner. Kommentar Delvis uppfyllt Vi bedömer att kommunstyrelsens fordonshantering endast delvis är organiserad och ansvarsfördelad på ett tydligt och ändamålsenligt sätt. Vi grundar bland annat vår bedömning på att kommunstyrelsen saknar en nämndsövergripande hantering och uppföljning av kommunstyrelsens fordon. Vi bedömer det som en brist att verksamheten inte tydligt kan ange var fordonen återfinns och vilken nämnd som ansvarar för vilka fordon. Samtidigt bedömer vi att respektive avdelningschef på tekniska förvaltningen har en relativt god överblick och kontroll av verksamhetens fordon, även om det inte finns dokumenterat. Ej uppfyllt Vi bedömer att kommunstyrelsen inte har ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för användning av fordon och maskiner. Vi grundar vår bedömning på att det saknas såväl nämndspecifika som kommunövergripande rutiner och riktlinjer som beskriver hur fordonen ska hanteras. Vi grundar också vår bedömning på att de intervjuade upplever en viss osäkerhet avseende vilka bestämmelser som gäller Oktober av 20

14 Kontrollmål 3 Upphandling av leasingfordon, köp av fordon och andra tjänster avseende exempelvis reparationer av bilarna sker på ett ändamålsenligt sätt. Kontrollmål 4 Det finns aktuella förteckningar över fordonen. Kontrollmål 5 Det görs kalkyler och andra överväganden om bilar ska köpas avseende hur fordonen ska hanteras och vem som ansvarar för vad. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att säkerställa att det finns heltäckande kommunövergripande och uppdaterade riktlinjer vad gäller fordonshanteringen. Fastställda heltäckande riktlinjer är en förutsättning för att skapa en viss struktur eller styrning avseende hur kommunens fordon ska hanteras. Kommunstyrelsen bör även säkerställa att efterlevnaden av sådana riktlinjer följs upp. Delvis uppfyllt Vi bedömer att upphandling av leasingfordon, inköp av fordon och andra tjänster avseende exempelvis reparationer av bilar enbart delvis sker på ett ändamålsenligt sätt. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det saknas kommunövergripande och nämndspecifika riktlinjer som tydliggör hur exempelvis upphandling, inköp, avyttring och reparationer av fordon ska fungera. Vi ser positivt på att det finns en framtagen mall på kravlista som kan ställas i samband med upphandling av leasingfordon och att den praktiska upphandlingen sker via en specialiserad upphandlingsenhet. Vi ser även positivt på att det finns några hållpunkter för anskaffning av fordon i policyn för förtroendevaldas och anställdas resor i tjänsten som antogs år Ej uppfyllt Vi bedömer att det inte finns aktuella förteckningar över fordonen. Vi grundar vår bedömning på att kommunstyrelsen saknar en nämndsövergripande fordonsförteckning. Det finns inga dokumenterade rutiner som fastställer att en fordonsförteckning ska finnas, utan detta är beroende på huruvida förvaltningschefen eller avdelningscheferna har valt att upprätta detta. Vi bedömer det som ändamålsenligt att tekniska förvaltningen har upprättat en uppdaterad fordonsförteckning. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det delvis görs kalkyler och andra överväganden om bilar ska köpas eller Oktober av 20

15 eller leasas. Kontrollmål 6 Det finns policy för upphandling av leasingbilar/egna bilar vad avser säkerhet, utrustning och miljö. Kontrollmål 7 Det finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner som beskriver hur exempelvis utbyte av leasingbilar går till. Kontrollmål 8 Det finns en dokumenterad överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet av fordonet till bilföretaget. Kontrollmål 9 Verksamhetens bedrivs med en leasas. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det inte finns några riktlinjer för verksamheten huruvida bilarna bör leasas eller inte. Huruvida bilar leasas eller inte anges tills största del bero på vilken budget verksamheten har för inköp av bilar. Däremot noterar vi att det finns en medvetenhet hos de intervjuade att det, enligt deras bedömning, upphandla leasingbilar i den utsträckning som de bedömer är lämpligt utifrån fordonets användningsområde och verksamhetens budget. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning på att det inte finns en aktuell och uppdaterad policy som exempelvis tydliggör hur fordon bör upphandlas, vilka kravspecifikationer som bör anges, huruvida fordon bör leasas eller köpas samt huruvida skötselavtal och upphandling av bränsle ska genomföras eller inte. I dagsläget fungerar detta olika mellan, och även inom, de olika verksamheterna. Vi bedömer att det är av vikt att kommunstyrelsen säkerställer att det finns uppdaterade, kommunövergripande och tydliga riktlinjer för hur upphandling av fordon och fordonshanteringen ska fungera. Kommunstyrelsen bör säkerställa att det sker en systematisk uppföljning av efterlevnaden av de riktlinjer som finns, eller som skapas framgent. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning på att det saknas dokumenterade rutiner som beskriver hur utbyte av leasingbilar fungerar. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning att det inte finns en skriftlig överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet av fordonet till bilföretaget. Ej uppfyllt Oktober av 20

16 tillräcklig internkontroll, exempelvis via nyttjandet av körjournaler, uppföljning av nyttjandegrad och drivmedelskostnad per bil m.m. grundar bland annat vår bedömning på att det inte finns kommunövergripande eller nämndspecifika riktlinjer för fordonshanteringen, att det saknas en nämndsövergripande fordonsförteckning och att det inte genomförs några andra systematiska uppföljningar av exempelvis nyttjandegraden på fordonen. Vi bedömer det som en brist att kommunstyrelsen inte har tagit ställning till huruvida fordonen ska vara utrustade med körjournaler eller ej Socialnämnden Vi bedömer att socialnämnden enbart delvis säkerställer att kommunens fordon nyttjas på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Vi grundar bland annat vår bedömning på att nämnden i sin helhet saknar dokumenterade rutiner för hur fordonshanteringen fungerar inom nämnden, att det inte sker någon systematisk uppföljning av fordonshanteringen. Vi ser dock positivt på att det finns vissa dokumenterade rutiner inom förvaltningen, att det finns en tydligt utarbetad ansvarsfördelning avseende fordonshanteringen och att förvaltningen har utarbetat en kravspecifikation som kan användas i samband med upphandling av fordon. Nedan utvecklar vi vår bedömning utifrån respektive kontrollmål. Kontrollmål Kontrollmål 1 Verksamheten avseende fordonshanteringen är organiserad och ansvarsfördelad på ett tydligt och ändamålsenligt sätt. Kontrollmål 2 Det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för användning av fordon och maskiner. Kontrollmål 3 Upphandling av leasingfordon, köp av fordon och andra tjänster Kommentar Uppfyllt Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att nämnden har en tydlig ansvarsfördelning mellan assistenten på förvaltningen och de verksamheter som använder fordonen. Ej uppfyllt Vi bedömer att socialnämnden inte har ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för användning av fordon och maskiner. Vi grundar vår bedömning på att det saknas nämndspecifika rutiner och riktlinjer som beskriver hur fordonen ska hanteras inom den egna verksamheten. Vi ser positivt på att en enhet inom socialnämndens verksamhet har dokumenterat sina rutiner för fordonshanteringen. Delvis uppfyllt Vi bedömer att upphandling av leasingfordon, köp av fordon och andra tjänster avseende Oktober av 20

17 avseende exempelvis reparationer av bilarna sker på ett ändamålsenligt sätt. exempelvis reparationer av bilar enbart delvis sker på ett ändamålsenligt sätt. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det saknas kommunövergripande och nämndspecifika riktlinjer som tydliggör hur exempelvis upphandling, inköp, avyttring och reparationer av fordon ska fungera. Vi ser dock positivt på att det finns en framtagen mall på kravlista som kan ställas i samband med upphandling av leasingfordon och att den praktiska upphandlingen sker via en renodlad upphandlingsenhet. Vi ser även positivt på att det finns några få angivna delar att tänka på vad gäller anskaffning av fordon i policyn för förtroendevaldas och anställdas resor i tjänsten som antogs år Kontrollmål 4 Det finns aktuella förteckningar över fordonen. Kontrollmål 5 Det görs kalkyler och andra överväganden om bilar ska köpas eller leasas. Kontrollmål 6 Det finns policy för upphandling av leasingbilar/egna bilar vad avser säkerhet, utrustning och miljö. Uppfyllt Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att nämnden har fordonsförteckning över nämndens samtliga fordon och att denna uppdateras löpande under året. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det delvis görs kalkyler och andra överväganden om bilar ska köpas eller leasas. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det inte finns några riktlinjer för verksamheten huruvida bilarna bör leasas eller köpas. Huruvida bilar leasas eller inte anges tills största del bero på vilken budget verksamheten har för inköp av bilar. Däremot noterar vi att det finns en medvetenhet hos de intervjuade att det, enligt deras bedömning, upphandlas leasingbilar i den utsträckning som de bedömer är lämpligt utifrån fordonets användningsområde och verksamhetens budget. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning på att det inte finns en aktuell och uppdaterad policy som exempelvis tydliggör hur fordon bör upphandlas, vilka kravspecifikationer som bör anges, huruvida fordon bör leasas eller köpas samt huruvida skötselavtal och upphandling av bränsle ska Oktober av 20

18 Kontrollmål 7 Det finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner som beskriver hur exempelvis utbyte av leasingbilar går till. Kontrollmål 8 Det finns en dokumenterad överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet av fordonet till bilföretaget. Kontrollmål 9 Verksamhetens bedrivs med en tillräcklig internkontroll, exempelvis via nyttjandet av körjournaler, uppföljning av nyttjandegrad och drivmedelskostnad per bil m.m. genomföras eller inte. I dagsläget fungerar detta olika mellan, och även inom, de olika verksamheterna. Vi ser positivt på att socialförvaltningen tillsammans med tekniska förvaltningen har drivit arbetet med att upprätta en kravlista för fordon som kan användas i samband med upphandling. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning på att det saknas dokumenterade rutiner som beskriver hur utbyte av leasingbilar fungerar. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning att det inte finns en skriftlig överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet av fordonet till bilföretaget. Delvis uppfyllt Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det inte finns kommunövergripande eller nämndspecifika riktlinjer för fordonshanteringen och att det inte genomförs några andra systematiska uppföljningar av exempelvis nyttjandegraden på fordonen. Vi bedömer det som en brist att nämnden inte har tagit ställning till huruvida fordonen ska vara utrustade med körjournaler eller ej. Vi ser positivt på att nyttjandegraden av leasingbilarna till viss del följs upp av bilföretaget i samband med service av fordonen, att det finns skötselavtal på samtliga leasingbilar och att det finns en uppdaterad fordonsförteckning Miljönämnden Vi bedömer att miljönämnden enbart delvis säkerställer att kommunens fordon nyttjas på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Vi grundar bland annat vår bedömning på att nämnden i sin helhet saknar dokumenterade rutiner för hur fordonshanteringen fungerar inom nämnden, att det inte sker någon systematisk uppföljning av fordonshanteringen. Vi ser positivt på att det finns en tydlig ansvarsfördelning avseende fordonshanteringen och att det finns körjournaler i nämndens fordon. Oktober av 20

19 Nedan utvecklar vi vår bedömning utifrån respektive kontrollmål. Kontrollmål Kontrollmål 1 Verksamheten avseende fordonshanteringen är organiserad och ansvarsfördelad på ett tydligt och ändamålsenligt sätt. Kontrollmål 2 Det finns ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för användning av fordon och maskiner. Kontrollmål 3 Upphandling av leasingfordon, köp av fordon och andra tjänster avseende exempelvis reparationer av bilarna sker på ett ändamålsenligt sätt. Kontrollmål 4 Det finns aktuella förteckningar över fordonen. Kontrollmål 5 Det görs kalkyler och andra överväganden om bilar ska köpas Kommentar Uppfyllt Vi bedömer kontrollmålet som uppfyllt. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det finns en tydlig ansvarsfördelning avseende fordonshanteringen mellan förvaltningschef, assistenten på förvaltningen och den projektanställde tjänstemannen. Ej uppfyllt Vi bedömer att miljönämnden inte har ändamålsenliga riktlinjer och rutinbeskrivningar för användning av fordon och maskiner. Vi grundar vår bedömning på att det saknas nämndspecifika rutiner och riktlinjer som beskriver hur fordonen ska hanteras inom den egna verksamheten Delvis uppfyllt Vi bedömer att upphandling av leasingfordon, köp av fordon och andra tjänster avseende exempelvis reparationer av bilar enbart delvis sker på ett ändamålsenligt sätt. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det saknas kommunövergripande och nämndspecifika riktlinjer som tydliggör hur exempelvis upphandling, inköp, avyttring och reparationer av fordon ska fungera. Vi ser dock positivt på att det finns en framtagen mall på kravlista som kan ställas i samband med upphandling av leasingfordon och att den praktiska upphandlingen sker via en renodlad upphandlingsenhet. Vi ser även positivt på att det finns några få angivna delar att tänka på vad gäller anskaffning av fordon i policyn för förtroendevaldas och anställdas resor i tjänsten som antogs år Ej uppfyllt grundar vår bedömning på att nämnden saknar en fordonsförteckning. Delvis uppfyllt Vi bedömer att det delvis görs kalkyler och andra överväganden om bilar ska köpas eller Oktober av 20

20 eller leasas. Kontrollmål 6 Det finns policy för upphandling av leasingbilar/egna bilar vad avser säkerhet, utrustning och miljö. Kontrollmål 7 Det finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner som beskriver hur exempelvis utbyte av leasingbilar går till. leasas. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det inte finns några riktlinjer för verksamheten huruvida bilarna bör leasas eller inte. Huruvida bilar leasas eller inte anges tills största del bero på vilken budget verksamheten har för inköp av bilar. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning på att det inte finns en aktuell och uppdaterad policy som exempelvis tydliggör hur fordon bör upphandlas, vilka kravspecifikationer som bör anges, huruvida fordon bör leasas eller köpas samt huruvida skötselavtal och upphandling av bränsle ska genomföras eller inte. I dagsläget fungerar detta olika mellan, och även inom, de olika verksamheterna. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning på att det saknas dokumenterade rutiner som beskriver hur utbyte av leasingbilar fungerar. Kontrollmål 8 Det finns en dokumenterad överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet av fordonet till bilföretaget. Ej uppfyllt. grundar vår bedömning att det inte finns en skriftlig överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet av fordonet till bilföretaget. Kontrollmål 9 Verksamhetens bedrivs med en tillräcklig internkontroll, exempelvis via nyttjandet av körjournaler, uppföljning av nyttjandegrad och drivmedelskostnad per bil m.m. Delvis uppfyllt Vi bedömer kontrollmålet som delvis uppfyllt. Vi grundar bland annat vår bedömning på att det inte finns kommunövergripande eller nämndspecifika riktlinjer för fordonshanteringen och att det inte genomförs några andra systematiska uppföljningar av exempelvis nyttjandegraden på fordonen. Vi ser positivt på att nämnden har anteckningsböcker i fordonen där fordonens nyttjande antecknas. Oktober av 20

21 3.4. Rekommendationer Vi rekommenderar kommunstyrelsen och nämnderna att fastställa heltäckande riktlinjer/rutiner som beskriver och tydliggör hur fordonshanteringen ska fungera. Detta för att stärka organisationen och ansvarsfördelningen avseende fordonshanteringen, samt för att tydliggöra för verksamheten vad som gäller avseende exempelvis fordonsförteckningar, hur fordonen ska tankas, vem som får låna fordon, huruvida körjournaler ska nyttjas eller inte och i vilken utsträckning som fordonen bör leasas eller inte Jörn Wahlroth Uppdragsledare Sandra Marcusson Projektledare Oktober av 20