Uppföljning av granskningen av den interna. mobiltelefoner och kassor

Transkript

1 Revisionsrapport Uppföljning av granskningen av den interna kontrollen av betalkort, drivmedelskort, mobiltelefoner och kassor Uppvidinge kommun 13 mars 2009 Eva Gustafsson

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund och revisionsfråga Tillvägagångssätt Iakttagelser Policydokument Betalkort Drivmedelskort Mobiltelefoner Kassor Privata medel inom äldreomsorgen Revisionell bedömning...5

3 1 Bakgrund och revisionsfråga Kommunens revisorer gjorde under början av år 2008 en granskning av den interna kontrollen av betalkort, drivmedelskort, mobiltelefoner och kassor. Revisorerna kunde konstatera att den interna kontrollen var otillräcklig och mycket bristfällig. Revisorerna har därför beslutat att nu göra en uppföljande granskning. Den övergripande revisionsfrågan är om den interna kontrollen nu är tillräcklig? Vi ska kartlägga om de nu finns fastställda riktlinjer och rutiner för hur betalkort, drivmedelskort, mobiltelefoner och kassor ska hanteras och om dessa är kända i verksamheterna. Vi kommer även att följa upp om hanteringen av privata medel inom äldre- och handikappomsorgen nu sker enligt de anvisningar som finns fastställda. Vidare kommer vi att kartlägga om det arbetats fram regler för hur den interna kontrollen när det gäller kontanthanteringen ska ske. Vi kommer att intervjua handläggare på de centrala förvaltningarna samt besöka ett antal verksamheter företrädesvis inom socialnämnden och barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområden. 2 Tillvägagångssätt Vi har vid granskningens genomförande haft kontakt med ekonomichefen, förvaltningschefen vid barn- och utbildningsförvaltningen, controllern vid barn- och utbildningsförvaltningen, den administrative chefen för socialförvaltningen, utvecklingsledaren vid socialförvaltningen samt samordnaren för kostenheten. Vi har vidare besökt ett särskilt boende. Rapporten är i sin faktadel avstämd med ekonomichefen. 3 Iakttagelser 3.1 Policydokument Vid den tidigare granskningen konstaterades att det saknades centralt utarbetade och beslutade dokument som beskrev hanteringen av kort, mobiltelefoner och kassor. Det fanns dokument som var fastställt av socialnämnden och som beskrev Hur vi hanterar privata medel, gåvor och testamenten inom äldreomsorgen. Det fanns vidare en anvisning om förvaltningen av boendes privata medel inom äldre- och handikappomsorgen som hade sammanställt av socialchefen och var daterad 28 oktober

4 Vid uppföljningen kan vi konstatera att det inte hänt så mycket när det gäller dokumenten. Kommunfullmäktige har antagit en policy för telefoni och mobiltelefoner den 10 juni Utvecklingsledaren på socialförvaltningen omarbetar vidare anvisningen för hanteringen av de boendes privata medel, gåvor och testamenten inom äldreomsorgen. I detta arbete ingår också att beskriva hur nyckelhanteringen ska ske inom äldreomsorgen. 3.2 Betalkort Inga betalkort fanns vid den tidigare granskningen och ingen förändring hade skett vid uppföljningen. 3.3 Drivmedelskort Det fanns en rutin för att kontrollera drivmedelskorten och en uppföljning i form av körjournaler både på tekniska förvaltningen och sociala förvaltningen vid den tidigare granskningen. En förändring av kontrollen på sociala förvaltningen är under upparbetande för samtliga fordon för tillfället. På tekniska förvaltningen konstaterades vid den tidigare granskningen att det fanns tre dieseltankar där det inte fanns någon kontroll av vem som tankade eller hur mycket som tankades. En viss förändring har skett såtillvida att notering sker vid tankning, men det saknas fortfarande exakt mätutrustning. 3.4 Mobiltelefoner Som framgår under 3.1 finns nu ett en fastställd policy för telefonin. Medborgarservicen har fått i uppdrag att implementera policyn i förvaltningarna. I dokumentet finns bl.a. beskrivet vad som gäller för att få mobiltelefon i tjänsten, att mobiltelefonerna ska vara spärrade för utlandssamtal, privatsamtal får ske om telefonen utrustas med prefix för privata samtal, att betaltjänster från kommunens abonnemang inte får förekomma utan skriftligt tillstånd från verksamhetschef. Slutligen framgår det av dokumentet att det är verksamhetschefen som har uppföljningsansvaret för om det fortsatta innehavet av mobiltelefonen och att omprövning ska ske varje år. 3.5 Kassor Vid den tidigare granskningen konstaterades att det fanns ett antal handkassor utkvitterade. Det sammanlagda beloppet var kronor. Vid årsskiftet 2008/2009 hade antalet utlämnade kassor minskat från tolv till nio. Det totala utbetalda beloppet var nu kronor. Vi konstaterade vidare att det fanns ett stort antal kontantkassor ytterligare ute i verksamheterna som en följd av olika slags försäljningar. Vi konstaterade vidare att det vi S:t Olovs utbildningscenter fanns mycket kontanter som hanterades på ett bristfälligt sätt. En 4

5 förändrig har skett av kontanthanteringen vid utbildningscentret och förvaltningens controller har nyligen besökt verksamheten och ytterligare skärpt upp rutinerna. Bl.a. har nu bestämts att kontanterna ska redovisas minst var 14:e dag. Som tidigare konstaterades är det kommunens kostenhet som sköter försäljningen av kost vid de särskilda boendena och skolorna. Det fanns brister i hur kassaapparaterna inom bl.a. de särskilda boendena sköttes. Någon förändring av t.ex. hur kassaapparaternas kontroll- och kvittoregister sköts har inte skett. 3.6 Privata medel inom äldreomsorgen Som tidigare framgått under rubrik 3.1 håller förvaltningen på att omarbeta rutinerna för hanteringen av privata medel. Vi kunde vid den tidigare granskningen konstatera att den gällande rutinen inte var känd ute i verksamheterna och att den därmed inte följdes. Vid vårt besök på ett särskilt boende vid detta granskningstillfälle kan vi konstatera att ingen förändrig skett av hur de privata medlen hanteras. 4 Revisionell bedömning Vi kan efter den uppföljande granskningen konstatera att den interna kontrollen fortfarande är otillräcklig och mycket bristfällig när det gäller t.ex. hanteringen av kontanter. Trots revisionens tidigare påpekanden har endast några få förändringar skett. Vi tänker då på att kommunen har fastställt en policy för telefonin och att det pågår ett arbete med en ny rutin för hanteringen av privata medel inom äldreomsorgen. Regler för hur kommunens interna kontroll ska ske har inte heller arbetats fram och den totala inventeringen av kontanthanteringen har inte skett vad vi har erfarit. 5