Revisionsrapport. Bollnäs kommun. Granskning av Privata medel. Mars Hantering av privata medel inom LSS

Transkript

1 Revisionsrapport Mars 2004 Lena Forssell Granskning av Privata medel Hantering av privata medel inom LSS Bollnäs kommun

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Uppdrag Revisionsfråga Metod Bakgrund Regler för hantering av privata medel Socialnämndens riktlinjer God man Granskningens resultat Tillämpning av gällande regler Implementering av riktlinjerna Dispositionsrätt Rutiner vid redovisning Kontroll Förvaring Övrigt Revisionell bedömning...5 0

3 1. Inledning 1.1 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun fått uppdraget att granska hanteringen av vårdtagares privata medel inom handikappomsorgen (LSS) 1 i Bollnäs kommun. 1.2 Revisionsfråga Syftet med granskningen är att utröna om socialnämnden har antagit riktlinjer för privat medelshantering. Härutöver pröva om rutinerna för hantering av privata medel tillämpas i enlighet med eventuella riktlinjer samt i övrigt är tillfredställande med avseende på den interna kontrollen. 1.3 Metod Intervjuer med verksamhetsansvariga och ekonom. Besök och stickprov på ett antal boenden. Analys av relevanta dokument. Genomgång av tillämpade rutiner har gjorts på följande enheter: Oden/Gutenberg Nedre Ren Morkullan/Framnäs 2. Bakgrund Socialnämnden ansvarar för boende inom handikappomsorgen. Beträffande ekonomisk förvaltning av de boendes penningmedel är det vårdtagaren, om denne är vid sina sinnens fulla bruk, eller annars, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legale företrädare (god man eller förvaltare) som har det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen. Det är dock vanligt att personalen hjälper till med hantering av vårdtagarens privata medel d v s vårdtagarens fickpengar. Ofta sker denna hantering i samråd med god man eller anhörig. I dessa fall är det kommunen, via personalens försorg, som ansvarar för denna penninghantering för den enskilde vårdtagarens räkning. Personalens hantering skall dock alltid grundas på fullmakt från god man, alternativt skriftlig överenskommelse med god man, och alltid under dennes huvudansvar. Hantering måste även ske utifrån av socialnämnden 1 LSS. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade 1

4 antagna regler för privat medelshantering. Härutöver förutsätts, att vårdtagaren inte utan hjälp klarar den dagliga medelshanteringen själv. 3. Regler för hantering av privata medel 3.1 Socialnämndens riktlinjer Socialnämnden har antagit riktlinjer för privata medel i Allmänna riktlinjer för hantering av handkassor, personliga medel i gruppboenden i Bollnäs kommun. Dessa riktlinjer reglerar både handkassor och privata medel och är antagna år Riktlinjerna har sedermera förändrats i Riktlinjer för hantering av boendes ekonomi vid gruppboende inom handikappomsorgen i Bollnäs kommun. Dessa riktlinjer är ett förtydligande och en förenkling av de riktlinjer som fanns tidigare, då dessa ansågs otydliga. Ett antal områdeschefer var ansvariga för omarbetandet och det gjordes för ca 4 år sen. I stort bygger riktlinjerna på de gamla men är tydligare och enklare att förstå. Det finns ett antal större förändringar gällande t ex arbetsledarens kontroll, delegation mm. De nya riktlinjerna är ej behandlade och beslutade av socialnämnden. 3.2 God man I det fall vårdtagaren själv är förhindrad att tillvarata sina intressen kan tingsrätten utse en god man. Detta förutsätter att vårdtagaren p.g.a. sjukdom, psykisk störning, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Socialnämnden eller annan bör därför anmäla till överförmyndaren när en vårdtagare kan antas behöva en god man eller förvaltare. Gode män står under tillsyn av överförmyndaren och tillsynsmyndighet för överförmyndaren är länsstyrelsen. I kommunens gruppboenden inom handikappomsorgen har de allra flesta en förordnad god man. 4. Granskningens resultat 4.1 Tillämpning av gällande regler Vid granskningen har intervjuer och stickprov gjorts vid tre enheter. Vid dessa tillfällen har ett antal förutbestämda frågeställningar diskuterats och granskats. Här nedan redovisas en sammanställning av de viktigaste iakttagelserna. 2

5 4.1.1 Implementering av riktlinjerna. De riktlinjer som finns är kända hos områdescheferna och enligt områdescheferna även hos övrig personal inom verksamheten. Två av områdescheferna har arbetat många år och har varit involverade i utformandet av riktlinjer. En områdeschef har arbetat i drygt ett år och har inte haft kännedom om riktlinjerna förrän en vecka innan revisionsgranskningen. Områdescheferna ansvarar för att personal har kännedom om riktlinjer och rutiner för bl a hantering av privata medel. I samband med nyanställning finns en pärm där olika dokument samlats som är viktiga för nyanställda. Bl a riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel. Det kan se lite olika ut på boendena vem som sköter introduktionen, områdeschef eller annan personal. I samband med att en ny chef anställs finns en introduktionsplan, samlad i en pärm, dock finns inte riktlinjerna för hantering av privata medel med i denna plan. Avlämnande chef förväntas ta ett ansvar för denna rutin Dispositionsrätt Med dispositionsrätt syftas i detta sammanhang till att personal har tillgång till den boendes pensionskonto. I riktlinjerna står att det ska finnas en överenskommelse mellan den boende, god man och områdeschef om dispositionsrätt. Det ser olika ut på de granskade områdena. På ett område har ingen personal dispositionsrätt. De boende tar här själva ut pengar med hjälp av god man eller personal och skriver själva under. Personalen behöver inte ha dispositionsrätt. Annars svarar god man för att det alltid finns fickpengar. Inom två av de granskade områdena har personalen dispositionsrätt till ett flertal av de boendes konton. Detta innebär att personal äger rätt att ta ut pengar från pensionskonton vilket ställer krav på tydliga rutiner. I de fall det finns dispositionsrätt finns en överenskommelse i botten som är underskriven av både god man/anhörig och aktuell personal och som förvaras på bank. Personalen använder aldrig kort utan alla uttag sker över disk i bank. Uttagen ska alltid signeras av den boende och av den som har dispositionsrätt. Även bomärke accepteras. God man styr i stor utsträckning hur huvudmannens ekonomiska förehavanden ska skötas Rutiner vid redovisning Alla granskade enheter redovisar utgifter på kassablad eller i kassabok. Principen är densamma. 3

6 Kassabladen/böckerna redovisas och sammanräknas månadsvis utom inom ett område där sammanräkning endast sker årsvis. Varje månad kontrollerar kontaktperson och signerar att månadens kostnader stämmer och att det finns kvitton som styrker kostnad. Därefter kontrollerar annan person och signerar. Kvitton sparas och märks med ett verifikationsnummer. På ett av de granskade boendena saknades verifikationsnummer. Vid årets slut sammanställs årets ekonomi på ett speciellt årsblad som är lika och används inom alla områden. Denna sammanställning tillsammans med verifikationer tillsänds god man eller anhörig. På något boende är rutinen att sammanställningar skickas till god man varje månad, på andra boenden har god man tillgång till alla räkenskaper i samband med besök. De blanketter som används; kassablad och årsblad är framtagna av verksamheterna själva. Ett område har egna rutiner för hantering av matpengar och här har man också nedskrivna rutiner för hur kassabladet ska skrivas Kontroll Vad gäller kontroll av kassablad/bok så finns en skillnad i de gamla riktlinjerna och i de nya. Enligt de gamla ska områdeschef genomföra kontroll minst två gånger per år och endast i undantagsfall delegera till annan. I de nya riktlinjerna gäller en gång per år och att delegering gäller. I verkligheten fungerar detta olika inom områdena. Inom alla områden är dock ansvaret delegerat till en eller flera i personalen. I ett fall var denna delegation inte känd. På ett område hade en personal inom varje personalgrupp ansvar för dubbelkontrollen av månadskassabladen. På ett annat område fanns en utsedd person för hela området som dubbelkontrollerar och på ett tredje fanns bägge varianterna. Gemensamt är att områdeschefen vid årsslut i större eller mindre utsträckning granskar att räkenskaperna är rättvisande Förvaring Personalen har i de flesta fall tillgång till vårdtagarens kontanter. Fickpengar förvaras i låsta skåp hos vårdtagaren där också räkenskapsinformation finns. I några fall finns kassaskåp som disponeras av områdeschef och delegat där större kontanta summor kan förvaras. Detta sker i de fall god man/anhörig överlämnar kontanta medel månadsvis och som portioneras till vårdtagaren i mindre summor. 4

7 4.1.6 Övrigt God man/anhörig är som regel den som har hand om vårdtagarens pensioner och övriga tillgångar samt betalar räkningar. I några fall klarar vårdtagaren detta själv med stöd av personal eller god man/anhörig. Betalning sker i regel via bank- eller postgiro. Alla vårdtagare har en eller två kontaktpersoner, som är de som i första hand ska ha ansvar för sin vårdtagare. 5. Revisionell bedömning Vi har granskat hur kommunen hanterar privata medel åt personer som bor i kommunens gruppboenden inom handikappomsorgen. Revisionsfrågan är; hur säkerställer socialnämnden att det finns riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel och att de tillämpas? Vid vår granskning kan vi först och främst konstatera att de riktlinjer som finns idag egentligen består av två olika dokument varav det ena som togs fram år 1996 är antaget av socialnämnden. Det andra, som är ett förtydligande av dessa riktlinjer, är framtaget vid ett senare skede, oklart när, och är inte antaget av socialnämnden. Då dessa senare riktlinjer på ett antal väsentliga punkter skiljer sig från de första är det viktigt att riktlinjerna aktualiseras och att de beslutas av socialnämnden. Vi kan också konstatera i granskningen att verksamheterna i stort har bra rutiner men att de är olika inom områdena. Detta har självfallet en förklaring i att vårdtagarna klarar olika mycket själva när det gäller den personliga ekonomin. Gode män/anhöriga kan också ha olika krav på hur man vill att vårdtagarens medel ska hanteras. Tillämpningen skiljer också utifrån att riktlinjerna inte hanteras och tolkas på samma sätt. Utifrån att det är viktigt med individuella lösningar är det av mycket stor vikt att grundstrukturen i hanteringen är säker ur intern kontrollsynpunkt. Några punkter som vi särskilt vill peka på och som inte fungerar tillfredställande idag är följande: Rutinerna vid redovisning av vårdtagarens medel är olika vid de olika enheterna. Vid en enhet görs ingen nedräkning månadsvis vilket skall göras enligt de nya riktlinjerna. Ingen dubbelsignering görs heller här. Ett område har skriftliga rutiner för hur kassabladen skall skötas och för hur hantering av matpengar ska ske, de andra har inte det. Delegering av dubbelkontroll och övergripande ansvar från områdeschef till annan personal fungerar ej tillfredställande idag. Dels är det i ett fall oklart om det finns 5

8 delegation och dels följer ej delegationen de riktlinjer som är beslutade av socialnämnden, och är de riktlinjer som faktiskt gäller idag. Dels är delegationen olika inom områdena, det finns ingen tydlighet i vem man har rätt att delegera till. Rutinerna för hur och när gode män/anhöriga ska få ta del av räkenskaperna är olika. Här finns inget som säger hur och hur ofta detta ska ske men det kan vara klokt att tänka igenom en bra gemensam rutin för att kunna arbeta effektivt. Rutiner för implementering av riktlinjer behöver ses över. Det är av yttersta vikt att nya medarbetare, framför allt områdeschefer, har kunskap om riktlinjer och arbetssätt. Kontokort används numera aldrig av personalen utan alla bankärenden sker över disk. Detta bör regleras i riktlinjerna. Vid framtagning av riktlinjer för hantering av vårdtagares privata medel är det mycket viktigt att de tre aspekterna intern kontroll, personliga behov och effektiva rutiner beaktas. Man bör sträva efter att få balans mellan dessa aspekter. Riktlinjerna måste utformas så att vårdtagarens personliga behov tillgodoses. Utgångspunkten för vad personalen ska hantera och inte hantera måste alltid vara den enskilde vårdtagarens möjligheter och behov. De måste dessutom reglera att rutinerna blir så effektiva att vårdpersonalens tid så lite som möjligt används till denna hantering. Ett av syftena med intern kontroll är att hanteringen av den enskildes medel sker på ett sådant sätt att inte oberättigade misstankar riktas mot personalen. Bra riktlinjer, som alla förstår leder till den trygghet och säkerhet som krävs för att arbetet ska kunna utföras med god kvalitet. Socialnämnden har idag inte en rutin för återkoppling av om de riktlinjer de tagit beslut om efterföljs. Rutiner för detta bör skapas inom nämndens ordinarie arbete för intern kontroll. Sammanfattningsvis föreslår vi socialnämnden att beakta följande: Nya aktuella riktlinjer måste utformas och beslutas av socialnämnden. Rutiner till dessa riktlinjer bör tas fram i syfte att säkerställa att riktlinjerna efterföljs. Socialnämnden måste säkerställa att nya befattningshavare erhåller information om riktlinjerna. Socialnämnden bör inom ramen för det interna kontrollarbetet utforma rutiner för uppföljning av riktlinjer för hantering av privata medel. 6