E-utvecklingen i Stockholms län 2015

Transkript

1 E-utvecklingen i Stockholms län 2015

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Genomförande Nulägesanalys och diskussion Utvecklingen under perioden Utvecklingen av digitala tjänster - fortsatta skillnader mellan verksamhetsområdena Tillgången till digitala välfärdstjänster - invånarperspektivet Behovet av samverkan kring grundläggande förutsättningar Bilagor Bilaga 1. Resultatet för eblomlådan Bilaga 2. Uppföljning av 16 principer för samverkan E-utvecklingen i Stockholms län (48)

3 1 Sammanfattning Kommunförbundet Stockholms Län (KSL) har under 2015 gjort en uppföljning av e-utvecklingen i Stockholms län. Med e-utveckling menas service och verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informationsteknik. Uppföljningen har genomförts för tredje året i rad genom att länets kommuner använt eblomlådan, som är ett verktyg för självvärdering av service och verksamhetsutveckling med stöd av IT. Utöver eblomlådan har länets kommuner besvarat en enkät kring 16 principer för samverkan. 1 Under perioden har ett antal indikatorer i eblomlådan förändrats eller tillkommit, och antalet kommuner som genomfört en självvärdering har ökat. De områden som uppvisar den tydligaste förbättringen under perioden är e-hälsa och välfärdstjänster inom samhällsbyggnadsområdet. Årets uppföljning har inriktats mot att beskriva och kommentera den regionala nivån. I uppföljningen av svaren från eblomlådan framträder fortsatt tydliga skillnader mellan kommunernas verksamhetsområden. Området Barn och elever, som omfattar digitala välfärdstjänster inom skolområdet, uppvisar mycket goda resultat. Under de senaste åren har skolportaler och lärplattformar införts i de flesta av länets kommuner som har gett elever och vårdnadshavare tillgång till personliga digitala tjänster. Inom området Äldre & personer i behov omsorg & stöd, dvs e-hälsa, har kommunerna i stor utsträckning infört digitala trygghetslarm och utvecklingen när det gäller möjligheten att göra kvalitetsjämförelser är positiv. Men fortfarande saknar merparten av kommunerna de digitala välfärdstjänster som eblomlådan mäter inom området, och det finns fortsatt en stor förbättringspotential. Förklaringarna till skillnaderna diskuteras i rapporten och det konstateras att underlaget till uppföljningen inte ger ett uttömmande svar, men att förklaringarna bör gå att finna i ett samspel mellan olika områden, från teknik och säkerhet till organisation och styrning. En utgångspunkt för eblomlådan är att de respektive nivåerna i verktyget har ett ömsesidigt beroende och att de första nivåerna, som beskriver grundläggande principer, struktur och teknik, ger förutsättningar för att verksamheterna ska kunna realisera digitala tjänster som skapar nytta för invånare och verksamheten. De 16 principerna för samverkan anger också 1 16 principer för samverkan är regler som är tänkta att skapa bättre förutsättningar för att information ska kunna utbytas på ett säkert sätt. Principerna har antagits av samtliga kommuner i regionen och landstinget. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

4 grunden för ett säkert informationsutbyte över internet, vilket möjliggör digitala tjänster som möter invånarnas krav på en sammanhållen service. Dessa grundläggande förutsättningar är en nödvändig grund för den fortsatta utvecklingen av digitala tjänster inom offentlig sektor som möter invånarens behov. Resultatet från de senaste årens uppföljningar av e-utvecklingen visar att arbetet med de grundläggande förutsättningarna har gått framåt, men att det också finns centrala områden där utvecklingen har avstannat eller varit begränsad. Några exempel som nämns i rapporten är arbetet med informationssäkerhet och säker kommunikation mellan invånare och verksamheter. Under de närmaste åren kommer resultaten på de första nivåerna i eblomlådan och arbetet kring principerna för informationsutbyte att behöva prioriteras, inte minst för att stödja framväxten av sammahållna digitala tjänster. Sammanfattningsvis visar årets uppföljning att många kommuner i Stockholms län har kommit långt i sin digitala utveckling, men också att kommunerna står inför olika utmaningar när det gäller den fortsatta utvecklingen. De viktigaste utvecklingsområdena som identifieras i rapporten är: Öka fokus på de grundläggande förutsättningarna, t ex säker informationsdelning och principer för samverkan. Arbetet med informationssäkerhet behöver förstärkas. Samverka kring lösningar för säker kommunikation mellan verksamheter och invånare. Samverka inom samhällsbyggnad och digitalisering fler kommuner bör tillhandahålla grundläggande e-tjänster inom området, t ex ansökan om bygglov. Inom e-hälsa bör fokus läggas på utvecklingen av mobilitet, e-hemtjänst och informationsdelning E-utvecklingen i Stockholms län (48)

5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Kommundirektörerna i Stockholms län enades vid möte i februari 2013 om att genomföra en årlig uppföljning av e-utvecklingen i länets kommuner. Med e-utveckling menas service och verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informationsteknik. Uppföljningen ska dels utgå från eblomlådan, som är ett nationellt verktyg framtaget inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), dels från en enkät kring användandet av 16 principer för samverkan. Resultatet av självvärderingen i eblomlådan visar hur kommunerna ligger till vad gäller användningen digitala välfärdtjänster och verksamhetsutveckling med stöd av IT, medan uppföljningen av 16 principer visar hur långt kommunerna kommit i arbetet med informationssäkerhet och med att bygga den tillit som behövs för att möjliggöra ett säkert informationsutbyte över internet. Syftet med den årliga uppföljningen är att beskriva kommunernas utveckling inom området, och målet är att uppföljningen ska utgöra ett underlag för prioriteringen av det fortsatta arbetet med samverkan inom digitaliseringsområdet på KSL. Uppföljningen av e-utvecklingen i länets kommuner genomförs för tredje året i rad. Utvecklingen av e-förvaltningen i Sverige I början av 2015 kom E-delegationens rapport Jämförande analys: Den svenska e-förvaltningens utveckling i relation till omvärlden. Rapporten visar att det svenska samhällets digitalisering står sig stark medan den offentliga förvaltningens digitalisering börjat tappa positioner i internationella jämförelser. En förklaring till att Sverige tappar placeringar är att de fördelar som möjliggjorde att vi var tidigt ute med satsningar på digitalisering nu är uttömda. Den svenska förvaltningsmodellens fördelar med decentralisering, frivillighet och självständighet som grund blir ett hinder för den fortsatta digitaliseringen. En slutsats som dras i rapporten är vikten av en gemensam färdplan framåt, och ett nationellt arbete. Infrastrukturen för informationsutbyte behöver också utvecklas för att möjliggöra samverkande tjänster. Ett tydligt utvecklingsområde är även det lokala, och behovet av ökat fokus på kommunerna. Övriga områden som identifieras är styrning, finansiering och juridik. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

6 Mot bakgrund av det ovanstående är det intressant att ställa frågan: vilka utmaningar kan vi se i länets kommuner när det gäller de grundläggande förutsättningarna för den offentliga förvaltningens digitalisering? Vilka områden behöver vi samverka kring för att möjliggöra att regionen fortsatt har en ledande position och att vi använder de möjligheter som digitaliseringen ger? För att besvara de ovanstående frågorna och för att belysa de gemensamma utmaningana är årets uppföljning av e-utvecklingen i Stockholms län inriktad mot att beskriva och kommentera utvecklingen på en regional nivå. eblomlådan ett verktyg för verksamhetsutveckling eblomlådan är ett digitalt verktyg för självvärdering av service och verksamhetsutveckling med stöd av IT, som tagits fram av SKL genom ett nätverk av kommuner. SKL uppmuntrar till användning av eblomlådan, och dess nivåer har i viss utsträckning koppling till SKL strategi för e-samhället. eblomlådan har utvecklats under de senaste åren och har fått nya funktioner. En överssyn och uppdatering av indikatorerna gjordes under 2014, och denna version ligger till grund för årets uppföljning. Vid den senaste uppdateringen i början av 2015 infördes en rad nya funktioner bl.a. för att genomföra jämförelser länsvis. Det innebär att ett stort antal indikatorer har tillkommit eller förändrats inom respektive område sedan förra årets rapport. Syftet med eblomlådan är dels att skapa dialog mellan IT och verksamhet, dels att utgöra ett verktyg för prioritering av utveckling. Verktyget stödjer den fortsatta utvecklingen där digitaliseringen bidrar till att erbjuda invånare och företag en enklare vardag med bättre service samt högre effektivitet och ökad öppenhet. Med hjälp av självvärderingsverktyget kan kommunen identifiera sina förbättringsområden och skapa ett underlag för lokala prioriteringar. Målsättningen är att få dubbel nytta: kommunerna använder verktyget för den interna dialogen och prioriteringen, samtidigt som det visar var länets kommuner befinner sig i sin e-utveckling. eblomlådan är uppbyggd i tre olika nivåer där varje nivå har ett antal indikatorer: IT som möjliggörare Verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering Digitala välfärdstjänster och självservice E-utvecklingen i Stockholms län (48)

7 Svarsalternativen för varje indikator är: Uppfyller helt, Uppfyller delvis eller Uppfyller inte alls. När samtliga indikatorer besvarats illustrerar färgen på bladen de olika indikatorerna och beskriver utifrån modellen hur framgångsrik IT-styrningen inom det aktuella verksamhetsområdet är. Resultatet går dels att presentera utifrån respektive kommun, dels genom en sammanställning av flera kommuner. En sammanställning av resultatet för flera kommuner går endast att göra för de kommuner som aktivt valt att publicera självvärderingen. 16 principer för samverkan De 16 principerna för samverkan är framtagna och överenskomna för att vara grunden för elektronisk samverkan inom Stockholms län. Målet är att bygga den tillit som behövs för att möjliggöra ett säkert informationsutbyte över internet. Principerna möter de högt ställda säkerhetskraven som finns inom vård och omsorg, men kraven är även applicerbara för en huvudmans hela behov av säkerhetslösningar. De 16 principerna för samverkan tar fasta på informationens rörlighet och har som yttersta mål att i varje tillfälle värna om den personliga integriteten. Principerna omfattar bl.a. följande områden: informationssäkerhet, federationer och elektronisk signering. 2 De 16 principer för samverkan reviderades under 2012 och är antagna av samtliga kommuner och Stockholms läns landsting. 1.2 Genomförande I samband med framtagandet av denna rapport har påminnelser skickats ut till IT-chefer, strateger och CIO:er i länets kommuner. Sammantaget är det 22 kommuner som har publicerat en självvärdering i årets version av eblomlådan, och 22 kommuner som besvarat enkäten. I bilagorna redovisas vilka kommuner som har svarat. Disposition I kapitel två ges en beskrivning av e-utvecklingen i länet med utgångspunkt från resultatet i eblomlådan, samt uppföljningen av 16 principer för samverkan. I inledningen av kapitlet beskrivs utvecklingen under perioden , följt av genomgång av årets resultat. De skillnader som framkommit inom respektive område lyfts fram och kommenteras. 2 En federation är detta sammanhang en sammanhållen teknisk infrastruktur där hanteringen av identiteter och åtkomsträttigheter knyts samman med e-tjänster. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

8 Genomgående presenteras och kommenteras resultatet utifrån ett regionalt perspektiv. I rapportens första bilaga redovisas och kommenteras resultatet för eblomlådan per indikator och område. I den påföljande bilagan redovisas och kommenteras även resultatet för enkäten kring 16 principer samverkan i sin helhet. Avgränsning Som tidigare nämnts redovisas resultatet i årets uppföljning på en regional nivå. Det innebär att resultatet för de enskilda kommunerna inte presenteras, med ett undantag: det samlade resultatet i eblomlådan för Stockholms stad används för att illustrera invånarperspektivet i kapitel två. När det gäller underlaget för uppföljningen bör det understrykas att eblomlådan i första hand är utformat som ett verktyg för självvärdering. Resultatet visar kommunens egen bedömning av e-utvecklingen inom respektive område. Verktyget mäter inte det faktiska antalet digitala tjänster eller nyttjandegraden. Det bör även noteras att i den nuvarande versionen av eblomlådan så har kommunerna samma vikt oavsett kommunstorlek. I denna rapport redovisas resultatet utifrån de förutsättningar som för närvarande finns i eblomlådan, men en diskussion kring frågan förs i kapitel två. 2 Nulägesanalys och diskussion 2.1 Utvecklingen under perioden Resultaten av de årliga uppföljningarna visar att många kommuner i Stockholms län har kommit långt i sin digitala utveckling, men också att kommunerna står inför olika utmaningar när det gäller den fortsatta utvecklingen. Under 2014 har ett flertal indikatorer i eblomlådan uppdaterats och tillkommit, och antalet kommuner som genomfört en självvärdering har under perioden ökat från 17 till 22. Det innebär att resultaten inte är helt jämförbara, men det går att utläsa tendenser från det samlade resultatet: De områden som uppvisar den tydligaste förbättringen är e-hälsa och välfärdstjänster inom samhällsbyggnadsområdet. Den största förändringen skedde mellan 2014 och 2015, och främst gällande de indikatorer som förändrats eller tillkommit. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

9 Från 2013 till 2014 förbättrades resultatet för digitala välfärdtjänster inom skolan stort. Utvecklingen mellan 2014 och 2015 var dock marginell. De grundläggande nivåerna; IT som möjliggörare och Verksamhetsutveckling genom digitalisering uppvisar som helhet endast mindre förändringar under perioden. När det gäller utvecklingen av resultatet inom 16 principer för samverkan så som har svarsfrekvensen varierat mellan 22 till 25 kommuner under perioden, men ett antal förändringar är tydliga: En stor förbättring har skett när det gäller användningen av tillitsramverk bland länets kommuner. 3 I 2015 års enkät svarar 14 kommuner att de delvis eller helt använder dessa. Förmågan att hantera elektroniska identitets- och behörighetsintyg har ökat stort sedan I årets undersökning svarar 17 kommuner att de helt eller delvis kan göra det. Antalet kommuner som har en antagen informationssäkerhetspolicy har varit relativt oförändrat under åren. I 2015 års enkät svarar t.o.m. färre kommuner att helt har infört en policy inom området jämfört med Utvecklingen av digitala tjänster - fortsatta skillnader mellan verksamhetsområdena I uppföljningen av svaren från eblomlådan framträder fortsatt tydliga skillnader mellan kommunernas verksamhetsområden. Området Barn och elever, som omfattar digitala välfärdstjänster inom skolområdet, uppvisar mycket goda resultat. Under de senaste åren har skolportaler och lärplattformar införts i de flesta av länets kommuner som har gett elever och vårdnadshavare tillgång till personliga digitala tjänster. Inom området Äldre & personer i behov omsorg & stöd, dvs e-hälsa, finns en fortsatt stor förbättringspotential. Kommunerna har i stor utsträckning infört eller påbörjat arbetet med digitala trygghetslarm och utvecklingen när det gäller möjligheten att göra kvalitetsjämförelser är positiv, men fortfarande saknar merparten av kommunerna de digitala välfärdstjänster som eblomlådan mäter inom området. 3 Med tillitsramverk avses de regler och säkerhetsnivåer som fordras för att få ingå i en federation. 4 Den tekniska förmågan att utfärda eller ta emot digitala intyg som visar användarens identitet och behörighet. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

10 Ett annat exempel är området Boende och trafikanter där en stor förbättring skett när det gäller andelen kommunerna i länet som använder digitala kanaler för att informera om och inhämta synpunkter. Men när det gäller övriga digitala tjänster för invånare finns en fortsatt förbättringspotential inom området, ett exempel är möjligheten att ansöka om bygglov som fortfarande finns i endast sex kommuner. Vilka är orsakerna till att skillnaden mellan områdena består? Vilka möjligheter och utmaningar finns inom respektive verksamhetsområde? Frågorna går inte att besvara utifrån det underlag som uppföljningen ger. Men förklaringarna bör gå att finna i ett samspel mellan olika områden, från teknik och säkerhet till organisation och styrning. En möjlig förklaring inom det tekniska området är t.ex. att tjänsterna inom vård, hälsa och omsorg generellt sett är mer komplexa och fordrar samverkan mellan flera olika externa aktörer, medan plattformarna inom skolan är relativt väl integrerade och utbyter mindre informationsmängder. Det finns många andra möjliga förklaringar. Vilka begränsningar har ITstöden? Vilka nyttor ser verksamheterna med de digitala tjänsterna? Vilka är drivkrafterna? Vilka e-tjänster efterfrågas? Hur ser den politiska viljan ut? 2.3 Tillgången till digitala välfärdstjänster - invånarperspektivet Kommunerna i Stockholms län omfattar 22% av Sveriges befolkning och många av kommunerna är stora med svenska mått. Men det finns en stor variation. Stockholms stad utgör exempelvis 40% av befolkningen i länet. I den nuvarande versionen av eblomlådan har kommunerna samma vikt oavsett kommunstorlek. Det innebär att det inte går att utläsa i vilken utsträckning länets invånare har tillgång till digitala välfärdstjänster. Resultatet från Stockholms stad och flera av de övriga större kommunerna i länet påverkar utfallet. Ett exempel är möjligheten att göra kvalitetsjämförelser för utförare inom hemtjänst digitalt, 59% av kommunerna svarar att det är möjligt, omräknat till invånare innebär det att 82% av invånarna i länet har den möjligheten. Ett annat exempel är möjligheten att ansöka om bygglov digitalt: 45% av kommunerna svarar att det inte går att göra, men omräknat motsvarar det bara 28% av länets invånare. Den nedanstående tabellen exemplifierar utfallet inom ett antal indikatorer inom området Hälsa, vård och omsorg. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

11 Hälsa, vård och omsorg Andel kommuner Andel invånare Samlad kvalitetsjämförelse av äldreboenden 50% 76% Samlad kvalitetsjämförelse av hemtjänst 59% 82% e-tjänst för ansökan om bistånd från äldreomsorg 27% 61% e-tjänst för ansökan om personlig assistans 18% 54% e-tjänst för ansökan om ekonomiskt bistånd 5% 2% Via e-tjänst få tillgång till information om planerade 9% 47% och genomförda insatser inom äldreomsorgen Privatpersoner erbjuds e-hemtjänst 0% 0% Privatpersoner erbjuds digitala trygghetslarm 23% 32% Privatpersoner kan via e-tjänst ansöka om 23% 16% färdtjänst Privatpersoner kan via e-tjänst ansöka om parkeringstillstånd för rörelsehindrade 27% 59% Några kommentarer till det ovanstående resultatet: e-tjänst för ansökan om försörjningsstöd är komplex att införa, med underskrift och verifierade handlingar. E-hemtjänst är ett nytt område som endast en kommun erbjuder idag, men det är ett prioriterat område i många kommuner. Den regionala e-tjänsten för ansökan om färdtjänst finns idag hos 1177 Vårdguiden. De ovanstående exemplen visar att resultaten i eblomlådan utifrån ett invånarperspektiv är starkare än vad som framgår av verktygets egen sammanställning. Kommunerna har olika förutsättningar, och många mindre kommuner uppvisar mycket goda resultat, men för invånarna i länet betyder de goda resultaten i de större kommunerna att de digitala välfärdstjänsterna kommer många invånare till del, och att regionen som helhet har en framskjuten position. 2.4 Behovet av samverkan kring grundläggande förutsättningar En utgångspunkt för eblomlådan är att de respektive nivåerna har ett ömsesidigt beroende och att de två första nivåerna skapar (med principer, struktur och teknik) förutsättningar för att verksamheterna ska kunna realisera digitala tjänster som skapar nytta för invånare och verksamheten. De 16 principerna för samverkan anger också grunden för ett säkert informationsutbyte över internet, vilket möjliggör digitala tjänster som möter invånarnas krav på en sammanhållen service. De grundläggande förutsättningarna är en nödvändig grund för den fortsatta utvecklingen av digitala tjänster inom offentlig sektor som möter invånarens behov. Resultatet från de senaste årens uppföljningar visar att arbetet med de grundläggande förutsättningarna har gått framåt, men att det också finns E-utvecklingen i Stockholms län (48)

12 centrala områden där utvecklingen har avstannat eller varit begränsad. I årets kartläggning får det att hitta följande utmaningar och framgångsfaktorer: Arbetet med informationssäkerhet behöver prioriteras. Fortfarande svarar mindre än hälften av kommunerna att de infört en informationssäkerhetspolicy. Mindre än hälften av kommunerna kravställer regelmässigt federativ förmåga vid upphandlingar av nya tjänster. Behovet av säker kommunikation med andra offentliga aktörer och invånare är stort och behöver utvecklas. Kommunerna förhåller sig avvaktande till de säkra elektroniska brevlådor som finns i t.ex. den nationella tjänsten Mina meddelanden. Nästan alla kommuner använder av regionala och nationella principer för säkert informationsutbyte i någon form. Överenskommelsen om 16 principer för samverkan har varit en framgångsfaktor. Under de närmaste åren kommer resultaten på de första nivåerna i eblomlådan och arbetet kring principerna för informationsutbyte att behöva prioriteras, inte minst för att stödja framväxten av sammahållna digitala tjänster. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

13 Bilagor Bilaga 1. Resultatet för eblomlådan 2015 Kommuner som har publicerat den aktuella versionen av eblomlådan Botkyrka kommun Danderyds kommun Ekerö kommun Haninge kommun Huddinge kommun Lidingö stad Nacka kommun Nykvarns kommun Nynäshamns kommun Sollentuna kommun Solna stad Stockholms stad Sundbybergs stad Södertälje kommun Tyresö kommun Täby kommun Upplands Väsby kommun Upplands-Bro kommun Vallentuna kommun Vaxholms stad Värmdö kommun Österåkers kommun E-utvecklingen i Stockholms län (48)

14 Resultatet i länets kommuner Den ovanstående bilden visar sammanställningen av de kommuner i länet som publicerat en självärdering i den senaste versionen av eblomlådan. I den ovanstående sammanställningen har kommunerna samma vikt oavsett kommunstorlek. Under de nedanstående rubrikerna presenteras i detalj resultatet för länets kommuner, redovisade per indikator, och organiserat per nivå. Redovisningen inleds med den första nivån: IT som möjliggörare och följs sedan av Verksamhetsutveckling med stöd av IT. Den sistnämnda nivån består av två delar, först den generella som omfattar generella arbetssätt och metoder i kommunen, följd av den andra nivån som beskriver arbetssätt och metoder i verksamheterna inom respektive område, t ex skola och lärande, eller hälsa, vård och omsorg. Den sista nivån Digitala välfärdstjänster och självservice innehåller indikatorer för digitala tjänster som riktar sig till invånare och näringsliv. I de sektorsindelade nivåerna har vi valt att redovisa de områden som KSL/IT-forum arbetat med under de senaste åren; e-hälsa, skola och samhällsbyggnad. Efter varje nivå kommenteras resultatet under två rubriker. Den första: Uppnått, är en sammanfattning av de indikatorer där kommunerna i länet sammantaget uppvisar goda resultat, och/eller där signifikanta positiva förändringar har skett. Den andra rubriken: Förbättringspotential, sammanfattar och kommenterar indikatorer med en tydlig E-utvecklingen i Stockholms län (48)

15 förbättringspotential. Den sista rubriken är Regionalt. Där presenteras exempel på KSLs arbete inom området under de senaste åren. IT som möjliggörare Kriterie Status Kommunen har identifierat vilka it-system som är verksamhetskritiska. Kommunen har klassificerat informationen i de verksamhetskritiska it-systemen. Kommunen har utsedda ägare för verksamhetskritiska it-system. Kommunen har utsedda ägare för kritisk information. Kommunen har en dokumenterad plan för utveckling av IT-miljön, i syfte att möta verksamhetens behov. Kommunens IT-miljö är dokumenterad. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

16 Kommunen har en modell för förvaltning av it-system.. Kommunen har kvalitetsmål för leverans av IT. (t.ex. SLA.). Kommunens verksamheter kan följa upp sina kostnader för IT och leverans av IT. Kommunen har en samordnad funktion för säker inloggning som möjliggör tvåfaktorsautentisering. Kommunen har en funktion för digitala underskrifter. Kommunen tillämpar E-delegationens Vägledning för webbutveckling. Kommunen tillämpar nationella/regionala riktlinjer för säkert informationsutbyte med andra aktörer ( t.ex. E-delegationens Vägledning för digital samverkan, säkert informationsutbyte inom ehälsa). E-utvecklingen i Stockholms län (48)

17 Kommunen har en infrastruktur som stödjer mobil åtkomst till verksamhetskritiska ITsystem. Kommunen har en bredbandsstrategi. Kommunen tillhandahåller federerade tjänster. Kommunen samverkar med andra kommuner och/eller landsting kring gemensam IT-drift, tjänster och förvaltning. Uppnått Antalet kommuner som har infört en funktion för tvåfaktorsautentisering har ökat. 18 kommuner svarar entydigt att den funktionen finns. Kommunerna har i stor utsträckning infört en infrastruktur som stödjer mobil åtkomst till verksamhetssystem. Indikatorn är ny för i år. Kommunerna använder i relativt stor utsträckning nationella/regionala riktlinjer för informationsutbyte. Förbättringsområden Endast fyra kommuner svarar entydigt att de klassificerat informationen i verksamhetskritiska system. Mindre än hälften av kommunerna har tagit fram bredbandsstrategier. Indikatorn är ny för i år. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

18 Regionalt 16 principer för samverkan är framtagna regionalt för att etablera gemensamma regler för att enkelt och säkert utbyta information, och regional samverkan är etablerad inom arkitekturområdet. KSL/IT-forum har arbetat med att ta fram material för att underlätta informationsklassning, och informationssäkerhetsarbetet i länets kommuner. Verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering Arbetssätt och metoder Kriterie Status Kommunen anger i övergripande styrdokument hur man vill ta tillvara digitaliseringens möjligheter. Kommunen följer årligen upp kommunens e-utveckling, t.ex. med avseende på om det blivit enklare, effektivare och öppnare. Kommunen deltar i arbetet med en regional digital agenda. Kommunen tillämpar en modell för projektstyrning. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

19 Kommunen tillämpar en modell för prioritering av utvecklingsprojekt (t.ex. portföljstyrning). Kommunen följer aktivt upp effekter och kostnader av e-utvecklingsprojekt och säkerställer nyttohemtagning. Kommunen har en finansieringsmodell som stimulerar utveckling och förvaltning av digitala tjänster. Kommunen använder ett processorienterat arbetssätt för att se över och effektivisera sina metoder och arbetsflöden. Kommunen samverkar med andra kommuner och/eller landsting kring gemensam utveckling av digitala tjänster. Kommunen samverkar med andra kommuner och/eller landsting kring gemensam upphandling av IT-stöd. Kommunen följer upp och utvecklar medarbetarnas digitala arbetsmiljö (t.ex. med avseende på användbarhet, spilltid och stress). E-utvecklingen i Stockholms län (48)

20 Kommunen samverkar med andra aktörer kring publicering av öppna data. Kommunen tillhandahåller öppna data. Kommunens beställningar och inköp genomförs elektroniskt. Kommunens chefer och medarbetare har genomgått kompetensutveckling kring hur man bäst drar nytta av digitaliseringens möjligheter för att öka sin effektivitet. Kommunen har ett livscykel- och hållbarhetsperpektiv på e-utvecklingen, d.v.s. strävar efter att nyttja digitaliseringens möjligheter för att nå en balans mellan den sociala, ekonomiska och ekologiska dimensionen. Kommunen har infört arkiv för digitalt långtidsbevarande, s.k. e-arkiv. Kommunen har infört säker digital brevlåda för kommunikation med privatpersoner och företagare via Mina Meddelanden eller motsvarande. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

21 Kommunen stödjer mobila arbetssätt. Kommunen har en funktion för bokning/hantering av mötestid med handläggare. Uppnått Fler än hälften av kommunerna tillämpar en modell för projektstyrning. Det är en förbättring jämfört med föregående år då endast en tredjedel av kommunerna gjorde det. Kommunerna stödjer i stor utsträckning ett mobilt arbetssätt. Denna indikator är ny i årets kartläggning. Förbättringsområden Kommunerna i länet förhåller sig fortfarande avvaktande till säkra elektroniska brevlådor av typen Mina meddelanden. Ingen av kommunerna svarar entydigt att de infört en sådan funktion. Endast tre av kommunerna följer aktivt upp effekter och kostnader av e-utvecklingsprojekt och säkerställer nyttohemtagning. Få kommuner svarar att de tillämpar en modell för prioritering av utvecklingsprojekt. Endast tre svarar att det gör det. Regionalt KSL har stött kommunernas arbete med e-arkiv under 2014 och Regionen har arbetat med samverkan inom e-arkiv under flera år. KSL har tagit fram rekommendationer kring öppna data till länets kommuner, samt arbetat med att stödja publiceringen av öppna data. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

22 Hälsa, vård och omsorg Kriterie Status Verksamheten har utvecklat och effektiviserat verksamheten med stöd av digitalisering. Verksamheten gör kartläggningar av målgruppens behov av digitala tjänster. Verksamheten följer systematiskt upp användarbarheten i de digitala tjänsterna. Verksamheten har minskat sina handläggningstider med hjälp av IT-stöd och förändrat arbetssätt. Verksamheten arbetar aktivt med samordnad vårdplanering med stöd av IT. Verksamheten nyttjar IT-stöd för en effektiv bemanningsplanering. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

23 Verksamheten använder digitala verktyg för samla in, följa upp och analysera resultat. Verksamheten har möjlighet att dokumentera mobilt (t.ex. insatser och avvikelser) Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring hur man leder, organiserar och följer upp arbetet med IT. Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring digital kompetensutveckling. Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring såväl verksamhetsmässig som administrativ användning av IT. Uppnått Nästan hälften av kommunerna svarar att vård- och omsorgsverksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring hur man leder, organiserar och följer upp arbetet med IT. Tio kommuner svarar att verksamheten använder digitala verktyg för samla in, följa upp och analysera resultat inom området. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

24 Förbättringsområden Det är fortfarande få kommuner där verksamheten har möjlighet att dokumentera vård- och omsorgsinsatser mobilt. Endast fem kommuner svarar entydigt att det är möjligt. Endast en kommun svarar att verksamheten följer systematiskt upp användarbarheten i de digitala tjänsterna inom hälsa, vård och omsorg. Endast fyra kommuner svarar att de minskat sina handläggningstider med hjälp av IT-stöd och förändrat arbetssättet inom området. Regionalt KSL driver nätverk för kommunernas e-hälsosamordnare. Vägledingsmaterial har tagits fram för att styra och leda arbetet med e-hälsa. Under 2014 gjordes fortsatta satsningar på e-hälsa med nationella projektmedel. En särskild e-hälsostyrgrupp tillsattes med socialchefer från delregionerna. Skola och lärande Kriterie Status Verksamheten har utvecklat och effektiviserat verksamheten med stöd av digitalisering. Verksamheten gör kartläggningar av målgruppens behov av digitala tjänster. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

25 Verksamheten följer systematiskt upp användarbarheten i de digitala tjänsterna. Verksamheten har minskat sina handläggningstider med hjälp av IT-stöd och förändrat arbetssätt. Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring hur man leder,organiserar och följer upp arbetet med IT. Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring utrustning och infrastruktur. Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring digital kompetensutveckling. Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring såväl pedagogisk som administrativ användning av it. Uppnått Skolan uppvisar fortsatt relativt goda resultat inom området, och har i stor utsträckning utvecklat och effektiviserat verksamheten med stöd av digitalisering. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

26 Antalet kommuner som svarar att skolverksamheten har minskat sina handläggningstider med IT-stöd har ökat. Över hälften av kommunerna har svarat entydigt att arbetssättet förändratts. Förbättringsområden: Det finns en tydlig förbättringspotential när det gäller arbetet med att följa upp användarbarheten i de digitala tjänsterna. Endast sju kommuner gör det systematiskt. Endast åtta kommuner gör kartläggningar av målgruppens behov av digitala tjänster. Regionalt KSL har under 2014 arbetat med att stödja införandet av självskattningsverktyget LIKA som SKL tagit fram. KSL har arrangerat erfarenhetsutbyten kring Skolfederation. Samhällsbyggnad, transport och miljö Kriterie Status Verksamheten har utvecklat och effektiviserat verksamheten med stöd av digitalisering. Verksamheten gör kartläggningar av målgruppens behov av digitala tjänster. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

27 Kriterie Status Verksamheten följer systematiskt upp användbarheten i de digitala tjänsterna. Verksamheten har minskat sina handläggningstider med hjälp av IT-stöd och förändrat arbetssätt. Verksamheten visualiserar sina detalj- och översiktplaner på webbplatsen. Verksamheten har möjlighet att dokumentera mobilt (t.ex. vid tillsyn). Verksamheten använder digitala verktyg för att samla in, följa upp och analysera resultat. Verksamheten använder digital teknik för att minska energianvändningen. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

28 Kriterie Status Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring hur man leder, organiserar och följer upp arbetet med IT. Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring digital kompetensutveckling. Verksamheten arbetar systematiskt med att identifiera och samordna insatser kring såväl verksamhetsmässig som administrativ användning av IT. Uppnått En mycket stor andel av kommunerna visualiserar sina detalj- och översiktplaner på webbplatsen. Indikatorn är ny i årets kartläggning. Antalet kommuner som svarar att de minskat handläggningstider inom miljö- och samhällsbyggnadsområdet med hjälp av IT-stöd har ökat. Hälften av kommunerna svara entydigt att så är fallet. Hälften av kommunerna svarar även att de utvecklat och effektiviserat verksamheten inom området med stöd av digitalisering. Förbättringsområden Det finns fortfarande en förbättringspotential när det gäller möjlighet att dokumentera mobil, t ex vid tillsyn. Endast två kommuner svarar att verksamheten har möjlighet att göra det. Få kommuner gör systematiskt kartläggningar av målgruppens behov av digitala tjänster inom miljö- och samhällsbyggnadsområdet. Endast sex kommuner svarar entydigt att de använder digitala verktyg för att samla in, följa upp och analysera resultat inom området. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

29 Digitala välfärdstjänster och självservice Äldre & personer i behov omsorg & stöd Kriterie Status Privatpersoner kan via digital tjänst göra en samlad kvalitetsjämförelse av alla äldreboenden. Privatpersoner kan via digital tjänst göra en samlad kvalitetsjämförelse av alla utförare av hemtjänst. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om bistånd från äldreomsorgen. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om personlig assistans. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om försörjningsstöd. Vårdtagare och anhöriga kan via digital tjänst få information om planerade och genomförda insatser inom äldreomsorgen. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

30 Privatpersoner erbjuds e-hemtjänst, d.v.s. möjlighet till stöd med digitala hjälpmedel. Privatpersoner erbjuds digitala trygghetslarm. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om färdtjänst. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka om parkeringstillstånd för rörelsehindrade. Uppnått Merparten av kommunerna erbjuder digitala trygghetslarm. Detta är ett mycket bra resultat och viktigt då det är en nationellt prioriterat fråga. Indikatorn är ny för i år. Antalet kommuner där det går det att göra en samlad kvalitetsjämförelse av alla utförare av hemtjänst har ökat. Det är numera möjligt i 13 av kommunerna. I hälften av kommunerna kan privatpersoner via digital tjänst göra en samlad kvalitetsjämförelse av alla äldreboenden. Även detta är en ökning jämfört med tidigare år. Förbättringsområden Endast i två av kommuner kan vårdtagare och anhöriga kan via digital tjänst få information om planerade och genomförda insatser E-utvecklingen i Stockholms län (48)

31 inom äldreomsorgen. Denna funktion behöver kravställas vid anskaffning av nya IT-stöd. E-hemtjänst, d.v.s. möjlighet till stöd med digitala hjälpmedel, är ännu är ett område som kommunerna är engagerade i, men som ännu är i sin linda. Möjligheten att ansöka om bistånd från äldreomsorgen är fortfarande begränsad. Endast sex kommuner svarar att det är möjligt. Regionalt KSL arbetar med en rad uppdrag med stöd till kommunerna kring digital teknik i hemmen KSL arbetar även med projekt för samordnad vårdplanering med videoteknik En e-tjänst för färdtjänstansökan är framtagen regionalt och ett förbättringsarbete är initierat. Barn och elever Kriterie Status Privatpersoner kan via digital tjänst göra en samlad kvalitetsjämförelse av alla förskolor. Privatpersoner kan via digital tjänst göra en samlad kvalitetsjämförelse av alla grundskolor. Privatpersoner kan via digital tjänst göra en samlad kvalitetsjämförelse av alla gymnasieskolor. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

32 Vårdnadshavare kan via digital tjänst ansöka och få besked om antagning till förskola. Vårdnadshavare kan via digital tjänst ansöka och få besked om antagning till grundskola. Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst ansöka och få besked om antagning till gymnasium. Privatpersoner kan via digital tjänst ansöka och få besked om antagning till vuxenutbildning. Vårdnadshavare kan via digitalt forum (t.ex. portal, lärplattform) kommunicera, ta del av och lämna information (schema, kontaktuppgifter) som rör förskolan. Elever/vårdnadshavare kan via digitalt forum (portal, lärplattform) kommunicera, ta del av och lämna information (schema, kontaktuppgifter) som rör grundskolan. Elever/Vårdnadshavare kan via digitalt forum (portal, lärplattform) kommunicera, ta del av och lämna information (schema, kontaktuppgifter) som rör gymnasieskolan. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

33 Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst ansöka om ledighet. Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst anmäla frånvaro. Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst få information om elevens utveckling i grundskolan. Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst få information om elevens utveckling i särskolan. Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst få information om elevens utveckling i gymnasieskolan. Elever/vårdnadshavare kan via digital tjänst ansöka om skolskjuts. Uppnått Kommunerna i länet erbjuder i mycket stor utsträckning digitala tjänster för att ansöka och få besked om antagning till förskola. Kommunerna erbjuder också i stor utsträckning digitala tjänster för att ansöka och få besked om antagning till grundskola. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

34 Skolportaler, eller lärplattformar finns i de flesta av länets kommuner inom både grund- och gymnasieskolan. 18 kommuner svarar att elever/vårdnadshavare kan kommunicera via digitalt forum för att del av och lämna information som rör gymnasieskolan. Förbättringsområden Endast i sex kommuner kan elever/vårdnadshavare via digital tjänst ansöka om skolskjuts. Indikatorn är ny. Möjlighet att ansöka om ledighet finns fortfarande i mindre än hälften av kommunerna. Boende & trafikanter Kriterie Status Privatpersoner/företagare kan via digital tjänst ansöka om bygglov. Privatpersoner/företagare kan via digital tjänst följa sitt bygglovsärende. Privatpersoner/företagare kan via digital tjänst beställa nybyggnadskarta. Företagare kan via digital tjänst ansöka om grävningstillstånd. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

35 Kommunen använder digitala kanaler för att informera om och inhämta synpunkter på samhällsbyggnaden i kommunen. Privatpersoner kan via digital tjänst anmäla, ändra behov av och följa upp sin sophantering. Privatpersoner kan via digital tjänst lämna vattenmätarställning och följa upp sin förbrukning. Privatpersoner kan via digital tjänst få en tillgänglighetsguide i kommunen. Privatpersoner kan via digital tjänst anmäla installation av värmepump. Uppnått En stor andel av kommunerna i länet använder numera digitala kanaler för att informera om och inhämta synpunkter på samhällsbyggnaden i kommunen. Det är en signifikant förändring gentemot föregående år då endast fyra kommuner svarade att det var möjligt. En ny indikator är möjligheten att via digital tjänst beställa nybyggnadskarta. En majoritet av kommunerna svarar att det är möjligt. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

36 Förbättringsområden Resultatet visar att det generellt fortsatt finns stora förbättringsmöjligheter när det gäller digitala tjänster inom området boende och trafikanter. Endast i fem kommuner går det att följa sitt bygglovsärende. Antalet kommuner som svarar att det är möjligt att ansöka om bygglov digital är fortfarande lågt, endast sex kommuner svarar att de har den tjänsten. Regionalt KSL har arbetat med erfarenhetsutbyte inom området samhällsbyggnad och digitalisering under E-utvecklingen i Stockholms län (48)

37 Bilaga 2. Uppföljning av 16 principer för samverkan Kommuner som besvarat 2015 års enkät Botkyrka kommun Danderyds kommun Ekerö kommun Haninge kommun Huddinge kommun Lidingö stad Nacka kommun Norrtälje Kommun Nykvarns kommun Nynäshamns kommun Salems kommun Sigtuna kommun Sollentuna kommun Stockholms stad Södertälje Tyresö Kommun Täby kommun Upplands Väsby kommun Upplands-Bro kommun Vaxholms stad Värmdö kommun Österåkers kommun Resultatet av 2015 års enkät Nedan presenteras resultatet av enkäten. Antalet svar är färre i år än tidigare, 22 st. jämför med 25 st. föregående år. Därför måste årets resultat behandlas med viss försiktighet. Svarsalternativen i enkäten är: Vet ej Ej tillämpbar princip Arbete påbörjat för att tillämpa principen Principen tillämpas delvis Principen tillämpas helt Nedan följer en grafisk redovisning av svaren. Under varje princip presenteras i vilken omfattning principen tillämpas i respektive E-utvecklingen i Stockholms län (48)

38 organisation. Principerna är grupperade, och en kommentar kring resultatet redovisas i inledningen av respektive område. Informationssäkerhet, princip 1-4 Princip 1-4 avser informationssäkerhetsarbete. Uppföljningen visar att informationssäkerhetsarbetet i länets kommuner är relativt oförändrat jämfört med föregående år: De flesta medlemmar har minst en person utsedd som ansvarar för informationssäkerhetsarbetet. Mindre än hälften kommunerna svarar att entydigt att de har en informationssäkerhetspolicy med tillhörande dokument. I sex kommuner pågår arbete med att ta fram en policy. Fler kommuner än tidigare svarar att de helt tillämpar en likvärdig metod och jämförbara nivåer för informationsklassning. De flesta har sedan tidigare startat arbetet. En effektiv och säker informationshantering är en förutsättning för kommunens verksamhet. Det är därför viktigt att samtliga kommuner antar en informationssäkerhetspolicy. För att kunna säkerställa en tillräcklig nivå av informationssäkerhet i kommunens olika verksamheter är det av stor betydelse att informationssäkerhetsarbetet bedrivs metodiskt och långsiktigt. En informationssäkerhetspolicy utgör det styrande underlag för det arbetet. Princip 1: Att ha en antagen informationssäkerhetspolicy, eller motsvarande, med tillhörande styrande dokument E-utvecklingen i Stockholms län (48)

39 Princip 2: Att ha minst en utsedd person som leder och samordnar informationssäkerhetsarbetet Princip 3: Att tillämpa en likvärdig metod och jämförbara nivåer för informationsklassning E-utvecklingen i Stockholms län (48)

40 Princip 4: Att utifrån återkommande riskanalyser och inträffade incidenter vidta nödvändiga åtgärder för att upprätthålla rätt skyddsnivåer Tillit, princip 5-6 Tillit mellan medlemmarna i en identitetsfederation är en grundläggande förutsättningarna för att möjliggöra ett säkert informationsutbyte. Med detta avses tillit till att alla ingående medlemmar följer det gemensamma regelverket, gällande tillitsnivåer och behörigheter. Uppföljningen visar, som föregående år, att de flesta kommuner påbörjat arbetet med att tillämpa tillitsramverk. Det regionala federationsprojektet Tillit har bidragit till att länet ligger väl till i det nationella arbetet, och flera av länets kommuner har varit aktiva i arbetet med tillitsdeklarationer. Princip 5: Att tillämpa gemensamma tillitsramverk för att skapa tillit över huvudmannagränser E-utvecklingen i Stockholms län (48)

41 Princip 6: Att koppla informationstillgångar till relevanta tillitsnivåer Federering, princip 7-10 Uppföljningen visar att arbetet med realisering av federering fortsätter i medlemsorganisationerna. Antalet kommuner som säkerställer att elektroniska identitets- och behörighetsintyg följer aktuella tillitsramverk har ökat stort. Men blott mindre än hälften kravställer federativ förmåga vid upphandlingar av varje ny tjänst. En systematisk kravställning av en viktig signal till kommunernas leverantörer av IT-stöd, och skapar långsiktiga förutsättningar för att system och tjänster har en federativ förmåga. Därför bör antalet kommuner som återkommande kravställer detta öka. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

42 Princip 7: Att ha förmågan att utfärda och/eller konsumera elektroniska identitets- och behörighetsintyg Princip 8: Att säkerställa att alla delar i det elektroniska identitets- och behörighetsintyget följer aktuella tillitsramverk E-utvecklingen i Stockholms län (48)

43 Princip 9: Att kravställa federativ förmåga i varje tjänst Princip 10: Att tillämpa gemensamma respektive sektorsrelaterade attribut som används i samverkan Signering, princip 11 Uppföljningen visar att medlemsorganisationernas arbete med teknik- och leverantörsoberoende lösningar för underskrifter fortsätter. Men som det framgått av det tidigare redovisade resultatet från eblomlådan har mindre än hälften av kommunerna infört en funktion för digitala underskrifter. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

44 Princip 11: Att medverka till teknik- och leverantörsneutrala lösningar för elektroniska underskrifter Grundläggande infrastruktur, princip Uppföljningen visar att internet är en etablerad bärare av den gränsöverskridande kommunikationen. Antalet kommuner som verkar för att kommunikation över öppen infrastruktur är krypterad fortsätter även att öka sedan förra årets kraftiga ökning. Kunskapen om den nationellt framtagna informationsstrukturen tycks ha ökat markant. Merparten av kommunerna uppger de kravställer med utgångspunkt från nationella infrastrukturer. Det nationella arbetet fortsätter och KSL kommer att arbeta med att konsekvensbeskriva effekterna av de nationella initiativen och tjänsterna ur ett kommunalt perspektiv under Kunskapen och förståelse för de ofta sektorsdrivna nationella initiativen är avgörande för kommunerna som har uppgiften att hantera en IT-miljö och arkitektur som behöver förhålla sig till flera olika sektorers behov. E-utvecklingen i Stockholms län (48)

45 Princip 12: Att tillse att all gränsöverskridande kommunikation kan ske över internet Princip 13: Att verka för att kommunikation över öppen infrastruktur signeras och krypteras E-utvecklingen i Stockholms län (48)

46 Princip 14: Att säkerställa robusthet i för samverkan vitala infrastrukturkomponenter Princip 15: Att den egna källan för tid är spårbar till den svenska nationella tidsskalan E-utvecklingen i Stockholms län (48)

47 Princip 16: Att kravställning bör bygga på nationellt framtagna informationsstrukturer E-utvecklingen i Stockholms län (48)

48 KOMMUNFÖRBUNDET STOCKHOLMS LÄN E-utvecklingen i Stockholms län (48) BOX 38145, STOCKHOLM, BESÖKSADRESS SÖDERMALMSALLÉN 36 TEL