Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad

Transkript

1 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad Granskningsrapport Arne Svensson

2 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Uppdraget Uppdragets genomförande Urval Rapportens disposition Kort nulägesbeskrivning De granskade stadsdelarna Styrdokumenten De nationella styrdokumenten Kommuncentrala styrdokument Stadsdelarnas egna styrdokument Granskningsfrågorna - analys Integrering av målen i styrdokumenten Styrdokumentens aktualitet Kvalitetsarbetets inriktning och omfattning Ansvarsfördelningen Personalens delaktighet i kvalitetsarbetet Klagomålshantering Dokumentation och uppföljning av kvalitetsarbetet Slutsatser och rekommendationer Nya förutsättningar Övergripande bedömning Rekommendationer Bilagor 1. Uppdragsbeskrivning 2. Förteckning över intervjupersoner

3 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 3 1. Sammanfattning har på uppdrag av Stadsrevisionen i Malmö stad under maj - augusti 2010 genomfört en granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad. Granskningen omfattar fyra av stadens tio stadsdelar, nämligen Centrum, Fosie, Limhamn-Bunkeflo och Oxie. I dessa fyra stadsdelar finns mer än hälften av stadens förskolebarn. I underlaget för granskningen ingår följande: Relevanta styrdokument på statlig, kommunal och stadsdelsnivå. Relevant skriftlig dokumentation på stadsdels-, rektorsområdes- och förskoleområdesnivå (eller motsvarande), totalt över 800 dokument. Webbenkät till samtliga 50 chefer (rektorer och biträdande rektorer) för kommunala förskolor i berörda stadsdelar. Efter sju påminnelser uppnåddes 100 % svarsfrekvens. Webbenkät till ett urval på 200 medarbetare vid kommunala förskolor i berörda stadsdelar. Efter två påminnelser hade på förhand bedömd erforderlig svarsfrekvens överträffats (62,5 %). Intervjuer med nyckelpersoner i berörda stadsdelar (ordförande i stadsdelsfullmäktige, stadsdelschef och barn- och ungdomschef vid stadsdelsförvaltningen) samt kvalitetsstrateg kommuncentralt. Granskningen omfattar enligt uppdragsbeskrivningen sju revisionsfrågor. I rapporten analyseras först resultatet av granskningen av befintlig skriftlig information och genomförda intervjuer och enkätundersökningar. Det samlade analysen leder fram till ett antal slutsatser, vilka i sin tur bildar underlag för konkreta rekommendationer med förslag till vidareutveckling av hur arbetet med kvalitetsutveckling och kvalitetsuppföljning bedrivs. Vid utformningen av rekommendationerna har även beaktats de förändrade förutsättningar som gäller från 1 juli 2011, då den nya skollagen träder i kraft. Den innebär bl a att förskolan blir en egen skolform. Kravet på att kommunerna måste ha en skolplan tas bort. Detsamma gäller kravet på kvalitetsredovisning. Den nya skollagen föreskriver istället att kvalitetsarbetet ska dokumenteras och att huvudmannen ska ha ett kvalitetssystem med struktur, rutiner, processer och resurser. Flertalet intervjuade anser att förskolan har kommit i skymundan för skolan och att kvaliteten har fått stå tillbaka i den kraftiga expansionen av förskoleverksamheten där mycket kraft och intresse fokuseras på den nödvändiga utbyggnaden och optimeringen av resursutnyttjandet i befintliga lokaler. Den nya skollagen välkomnas därför av de intervjuade. Granskningen pekar på ett antal brister som huvudmannen enligt den nya skollagen är skyldig att åtgärda. Förskoleverksamheten är en viktig del av utbildningssystemet som kan ha avgörande betydelse för många barns sociala utveckling, framtida förutsättningar för fortsatt utbildning och yrkeslivet. De individuella behoven och förutsättningarna är skiftande och bildar mönster som är olika även på aggregerad nivå i stadsdelar eller delar av stadsdelar. Det krävs insatser i verksamheten som i hög grad utformas utifrån varje individs perspektiv. Verksamhetens komplexitet ställer krav på en systematisk uppföljning av kvaliteten för att resultaten ska vara användbara för en vidareutveckling av kvaliteten i ett bredare sammanhang än vid varje enskild enhet för sig.

4 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 4 Granskningen har visat att det finns ett stort engagemang för en vidareutveckling av verksamhetens kvalitet. Det finns en vilja och öppenhet att diskutera hur en evidensbaserad gemensam kunskapsutveckling skulle kunna komma till stånd trots knappheten på gemensam tid för metodutvecklingen på den enskilda arbetsplatsen. Utöver den nationella styrningen av förskoleverksamheten har Malmö stad fastställt mål i skolplanen och budgeten. Det finns dock ingen kvalitetsplan för förskolan och inte heller något dokumenterat kvalitetssystem på kommuncentral nivå. I Malmö stads budget anges att målet är att alla barn som är registrerade i förskolekön ska erbjudas en förskoleplats med god kvalitet inom lagstadgad tid. Med ett fåtal undantag har målet om att erbjuda förskolepalts inom lagstadgad tid uppnåtts i de granskade stadsdelarna under de senaste två åren. Eftersom verksamheten befinner sig i en mycket expansiv fas har fokus för stadsdelsfullmäktige och dess förvaltning legat på att klara utbyggnaden och andra åtgärder för att säkerställa tillgången på platser så att det kvantitativa målet har uppnåtts. Detta anses av många chefer och medarbetare ha haft en negativ påverkan på möjligheterna att klara målet om god kvalitet. Det har inte funnits förutsättningar att ägna kvalitetsutvecklingsarbetet den uppmärksamhet som flertalet anser önskvärd. Det går dock inte att avgöra om målet om god kvalitet har uppnåtts, då detta inte är tydligt definierat. Det finns inga uppnåendemål i förskolans läroplan utan målbestämningarna är av den art som kräver lokala insatser med att bestämma kvalitetsindikatorer och tillhörande standards för vad som ska anses vara god kvalitet. Det är oklart hur de olika målen på nationell, kommunövergripande och stadsdelsnivå förhåller sig till varandra. Bl a finns det olika uppfattningar om syftet med lokala mål inom stadsdelen. Det finns en mängd mål fastställda på olika nivåer nationellt, kommuncentralt och på stadsdelsnivå och det är svårt för personalen att orientera sig i denna målflora. En enklare och tydligare målstruktur skulle underlätta personalens prioriteringar. Alla stadsdelar lämnar en kvalitetsredovisning som är systematiskt uppbyggd. Kvalitetsredovisningarna på förskolenivå är oftast informativa och utförliga, men mer aktivitetsorienterade än resultatorienterade. Det finns ett informations- och erfarenhetsutbyte inom och mellan stadsdelarna genom ledningsorganisationen och den nätverksstruktur som är uppbyggd. Det finns dock inom nuvarande samverkansstruktur ingen systematisk spridning av t ex goda exempel utan detta sker mera ad hoc. Ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet är inte alltid nedskriven och fastställd. Ansvars- och arbetsfördelningen för kvalitetsutveckling och kvalitetsuppföljning bör klargöras genom tydliga åtaganden för varje nivå inom stadsdelsförvaltningarna. Webbenkäterna visar att cheferna kraftigt överskattar personalens (känsla av) delaktighet i kvalitetsarbetet. Det finns en betydande utvecklingspotential i ett mer systematiskt arbete med kvalitetsuppföljning och kvalitetsutveckling, med en röd tråd i kvalitetsarbetet över årscykeln både horisontellt inom den enskilda enheten och vertikalt mellan de olika organisationsnivåerna i hierarkin. Det saknas ett sammanhållet kvalitetssystem. Eftersom stadsdelarna redan i större eller mindre utsträckning tillämpar flertalet av de komponenter som normalt ingår i ett kvalitetssystem, finns det goda förutsättningar att relativt snabbt kunna åstadkomma ett mer

5 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 5 fullständigt och väl fungerande kvalitetssystem. Detta skulle öka både medarbetarnas känsla av delaktighet och deras faktiska delaktighet. Mot bakgrund av analysen rekommenderas att Malmö stad överväger nedanstående konkreta åtgärder inom granskningsområdet. Förbättringsförslagen är uppdelade på dels sådana som bör föranleda kommungemensamma åtgärder, dels utvecklingsinsatser som är helt stadsdelsinterna. Kommungemensamma åtgärdsförslag Kvalitetssystem för förskolan utarbetas och fastställs senast 1 juli 2011 En enklare och tydligare målstruktur, som inkluderar de nationella målen, bör skapas Skolplanen bör slopas när det statliga kravet på en sådan upphör Kvalitetsredovisningen som isolerad aktivitet i nuvarande form bör slopas när det statliga kravet på en sådan upphör och kvalitetsuppföljningen bli en integrerad del i kvalitetssystemet Kvalitetsindikatorer och standards bör vidareutvecklas i samråd mellan verksamhetsansvariga inom stadsdelarna och stadskontoret för att säkerställa en enhetlig och jämförbar kvalitetsuppföljning. Rutiner, organisation och ansvarsfördelning för klagomålshanteringen fastställs och information om klagomålsrutinerna lämnas senast 1 juli 2011 Goda exempel på kvalitetsutveckling bör identifieras i en proaktiv process och spridas mellan stadsdelarna. Staden bör säkerställa en evidensbaserad gemensam kunskapsutveckling genom ett starkare och sammanhållet ledarskap i kvalitetsutvecklingsfrågor, där nuvarande nätverksstrukturer kan spela en viktig roll. Stadsdelsinterna åtgärdsförslag Utifrån en förenklad målstruktur för staden, som inkluderar de nationella målen, bör respektive stadsdelsfullmäktige tydliggöra syftet med lokala mål och hur dessa ska användas Ansvars- och arbetsfördelning för kvalitetsutveckling och kvalitetsuppföljning bör klargöras genom tydliga åtaganden för varje nivå inom stadsdelsförvaltningarna. Arbetet med kvalitetsuppföljning och kvalitetsutveckling bör sättas in i ett sammanhållet kvalitetssystem både på stadsdelsnivå och inom varje förskoleenhet. Dokumentationen och uppföljningen av kvaliteten bör vidareutvecklas 2. Inledning 2.1 Bakgrund Följande bakgrund till uppdraget återfinns i uppdragsbeskrivningen: Förskoleverksamheten i Malmö är under stark utbyggnad. Antalet barn i åldrarna 1-5 år ökar i alla stadsdelar. Totalt finns det ca barn i förskoleverksamheten varav 2350 i enskilda förskolor. Varje år startar ett stort antal nya förskolor och den relativa andelen barn i de lägsta åren ökar. Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för utvecklingen av den pedagogiska verksamheten. Ansvaret för hur kommunledningens mål och resultat uppnås har delegerats till de tio stadsdelsfullmäktige.

6 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 6 Förskoleverksamheten styrs av skollagen och läroplanen för förskolan. Skolverket ger ut allmänna råd för kvalitet i förskolan. Syftet med dessa är att förtydliga verksamhet utifrån nationella krav och mål samt ge stöd vid bedömning och utveckling av verksamhetens kvalitet ur likvärdighetssynpunkt. Utöver den nationella styrningen av verksamheten har Malmö antagit en skolplan som stadens styrdokument för alla pedagogisk verksamhet. I denna finns anvisningar om hur kvalitetsarbetet inom förvaltningarna ska bedrivas. Därutöver har kommunfullmäktige i budget för år 2010 angett riktlinjer för arbetet och som inriktningsmål angett att; alla barn som är registrerade i förskolekön ska erbjudas en förskoleplats med god kvalitet inom lagstadgad tid. Stadsdelsfullmäktige har i vissa fall också fastställt anpassade planer för verksamheten samt rutiner för uppföljning. Under 2007 genomförde revisionskontoret en granskning av kvaliteten inom förskoleverksamheten. I rapporten nämndes bl a följande förslag till förbättringar: se över era lednings- och styrinstrument så att kvaliteten i förskolan lyfts fram tydligare se över hur stadsdelen hämtar in synpunkter från brukarna. 2.2 Uppdraget Granskningen omfattar det kvalitetsarbete - och uppföljningen av detta - som respektive stadsdelsfullmäktige och kommunstyrelsen bedriver inom förskoleverksamheten. Syftet med granskningen är att belysa och bedöma följande revisionsfrågor: Har stadsdelsfullmäktige implementerat de kommunövergripande målen i skolplan och i andra övergripande styrdokument i sin verksamhetsplanering/-uppföljning? Är styrdokumenten (övergripande och lokala) uppdaterade och aktuella? Är kvalitetsarbetets inriktning och omfattning (ledning, styrning och uppföljning) anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål? Har ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställts? Är personal delaktig i arbetet med att säkra kvaliteten? Finns det en etablerad rutin för klagomålshantering? Dokumenteras kvalitetsarbetet och följs det upp kontinuerligt på olika nivåer i organisationen? Granskningen innefattar endast de kommunala förskolorna. Granskningen omfattar fyra stadsdelar, nämligen Fosie, Oxie, Centrum och Limhamn-Bunkeflo. Detta urval ger underlag för en generell bedömning av förskoleverksamheten i Malmö stad. Syftet med granskningen är således inte att peka ut de enskilda stadsdelarna i urvalet. Därför särredovisas inte stadsdelarna i granskningen och namnges inte annat än undantagsvis i citat från webbenkäterna. Uppdragsbeskrivningen i dess helhet återfinns i bilaga Uppdragets genomförande Uppdraget har genomförts av Arne Svensson, under maj - augusti Uppdraget har genomförts i tre etapper enligt följande:

7 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 7 Etapp 1: Planering Den första etappen inleddes med ett samråd med uppdragsgivaren kring detaljplaneringen av uppdraget (material, intervjupersoner etc). Uppdragsgivaren översände viss dokumentation samt kontaktuppgifter. Vi utarbetade därefter tillsammans en detaljerad tidsplan för det fortsatta arbetet. Etapp 2: Informationsinsamling I den andra etappen granskades inledningsvis all relevant tillgänglig skriftlig dokumentation. Denna har innefattat tidigare genomförda revisioner, uppföljningsrapporter, utvärderingar, dokumentation av kvalitetssystem etc i vilka revisionsfrågorna är belysta. Därefter utarbetades två olika webbenkäter till två målgrupper nämligen (1) samtliga berörda verksamhetschefer (chefer för kommunala förskolor) i de fyra stadsdelarna respektive (2) ett urval bland de anställda vid de kommunala förskolorna i de fyra stadsdelarna. Dessa webbenkäter innehåller dels några flervalsfrågor som formulerats med utgångspunkt från revisionsfrågorna ovan, dels öppna frågor med möjlighet för respondenterna att lämna konkreta förslag till förbättringar. I anslutning till webbenkäten till cheferna (rektorer eller biträdande rektorer beroende av stadsdelens organisation) efterfrågades all ytterligare tillgänglig dokumentation från de berörda stadsdelarna/rektorsområdena (motsv) av relevans för revisionsfrågorna. Urvalet för webbenkäterna beskrivs nedan i avsnitt 2.4. Berörda stadsdelar/rektorsområden har överlämnat en omfattande dokumentation, som innefattar planer, målbeskrivningar, kvalitetsredovisningar, mallar, rutinbeskrivningar etc på alla nivåer. Detta innefattar bl a målbeskrivningar, lokala arbetsplaner, likabehandlingsplaner och kvalitetsredovisningar för alla förskolor. Vissa nystartade förskolor har av naturliga skäl inte dokumenterat en hel årscykel ännu. Vidare ingår föräldraenkäter och utvärderingsrapporter, protokoll och minnesanteckningar mm. Totalt har mer än 800 dokument gåtts igenom. Resultatet av webbenkäterna kompletterades med intervjuer med ett antal nyckelpersoner i berörda stadsdelar (ordförande i stadsdelsfullmäktige, stadsdelschef och barn- och ungdomschef vid stadsdelsförvaltningen) samt kvalitetsstrateg kommuncentralt. Intervjuerna genomfördes av Arne Svensson. Intervjuerna genomfördes i Stadshuset under två på varandra efterföljande dagar (Bilaga 2). Etapp 3: Analys och rapportering Det samlade materialet analyserades och en preliminär granskningsrapport innehållande faktaredovisning, analys, slutsatser och förslag till vidareutveckling översänds till uppdragsgivaren samt granskade stadsdelar för faktakontroll och synpunkter på rapporten i dess helhet. Efter erforderliga justeringar av den preliminära rapporten och samråd med uppdragsgivaren översänds granskningsrapporten i slutligt skick.

8 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad Urval De berörda stadsdelarna har följande organisation: Limhamn-Bunkeflo: Under Barn- och ungdomschefen finns 6 rektorsområden som bl a innehåller förskoleverksamhet. Oxie: Under Barn- och ungdomschefen finns 3 rektorsområden som bla innehåller förskoleverksamhet Fosie: Under Barn-och ungdomschefen finns 7 rektorsområden som bla innehåller förskoleverksamhet Centrum: Under Barn- och ungdomschefen finns 3 samordningsområden som innehåller 10 förskoleområden De fyra barn- och ungdomscheferna, stadsdelscheferna och ordförande i stadsdelsfullmäktige har intervjuats. Även kvalitetsstrategen vid Stadskontoret har intervjuats. Webbenkät 1 sändes till samtliga rektorsområden och samordningsområden/förskoleområden och har besvarats av rektor, biträdande rektor eller motsvarande beroende av stadsdelens organisation 1. Respektive stadsdel översände till oss erforderliga kontaktuppgifter (namn, titel/funktion, e-postadress och telefonnummer). Webbenkäten sändes till samtliga 50 berörda chefer. Beräknad svarsfrekvens på 100 % uppnåddes, dock först efter sju påminnelser. Webbenkät 2 sändes till ett urval bland personalen vid de kommunala förskolorna. Urvalet omfattade 200 anställda (50 per stadsdel). Respektive stadsdel översände till oss kontaktuppgifter för ett slumpmässigt urval bland de anställda (namn, e-postadress och telefonnummer). Beräknad svarsfrekvens på 60 % överträffades. Antalet svar från personalen var efter två påminnelser 125, d v s svarsfrekvensen blev 62,5 %. Eftersom terminen var slut och många kunde förväntas gå på semester och den beräknade svarsfrekvensen var uppnådd skickades inga ytterligare påminnelser ut. Vi har jämfört svaren från dem som svarade direkt utan påminnelse med dem som svarade efter en påminnelse respektive efter två påminnelser. Det finns ingen skillnad i svarsmönstret. Det finns därför inget som tyder på att de mest positiva eller mest negativa har en större benägenhet att svara. Resultatet kan därför betraktas som tillförlitligt. 2.5 Rapportens disposition Den skriftliga slutrapporten disponeras på följande sätt: Första kapitlet utgörs av en sammanfattning. Därefter följer en kortfattad beskrivning av uppdraget och dess genomförande i kapitel 2. Kapitel 3 är en nulägesbeskrivning baserad på intervjuerna, enkäterna och tillgänglig dokumentation. Därefter görs i kapitel 4 en analys av det samlade materialet. Här ges således svaret på varje revisionsfråga. Avslutningsvis summeras i kapitel 5 slutsatser och förslag till förbättringar. 3. Kort nulägesbeskrivning 3.1 De granskade stadsdelarna Förskolan, för barn 1 5 år, är grunden för det livslånga lärandet. Social fostran och det pedagogiska lärandet bildar en helhet i förskolan. Lek och utveckling av elevernas motorik och 1 Stadsdel Centrum är den enda av de granskade stadsdelarna med rektorer som verksamhetschefer för förskolan. I övriga stadsdelar är förskolans chef en biträdande rektor. Enligt den nya skollagen ska cheferna för förskolan kallas förskolechefer.

9 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 9 språk utgör grunden för barnets kreativa utveckling. I Malmö finns förskolor med många olika profiler och pedagogisk inriktning såsom språk, musik och levande verkstad. Det finns bl a uteförskolor, förskolor för barn med allergi, för barn med särskilda språkproblem och för barn med autism. I uppdragsbeskrivningen anges följande uppgifter beträffande verksamhetens storlek i de fyra granskade stadsdelarna: SDF Centrum Antal barn i kommunala förskolor: 1575 SDF Fosie Antal barn i kommunala förskolor: 2059 SDF Oxie Antal barn i kommunala förskolor: 734 SDF Limhamn-Bunkeflo Antal barn i kommunala förskolor: 2265 Stadsdelsfullmäktige har befolkningsansvar för bl a de barn som har rätt till förskola. Dessutom har stadsdelsfullmäktige driftansvar för de kommunala förskolor som är lokaliserade inom stadsdelens geografiska område. Stadsdelsfullmäktige har också ansvar för tillsyn, enligt skollagen, av enskilda förskolor inom sitt geografiska ansvarsområde. 3.2 Styrdokumenten Förutom genom årsbudgeten och de mål för verksamheten som där anges, styr kommunfullmäktige förskolans verksamhet genom särskilt antagna styrdokument. De verksamheter som drivs under tio parallella stadsdelsfullmäktige ställer krav på kommungemensamma styrdokument, som fastställs över den enskilda nämndens nivå för för att säkerställa en likvärdig kommunal verksamhet för medborgarna oberoende av var de bor i staden. De enskilda stadsdelsfullmäktige skall därefter infoga dessa styrsignaler i sina egna mål och styrdokument. Med anledning av det stora antalet dokument och bristen på struktur i styrsystemet genomförde kommunstyrelsen 2006 en översyn. I översynen konstaterades att för flertalet gällande kommuncentrala styrdokument i Malmö stad finns inga krav på uppföljning. Relationen mellan styrdokumenten på olika nivåerna som gäller för förskola och skola illustreras med nedanstående skiss:

10 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 10 ANSVAR FÖRVALTNING MÅLDOKUMENT UPPFÖLJNING/ UTVÄRDERING Riksdag/ Regering Skolverket, Skolinspektionen Lagstiftning Läroplan Myndighetsrappor Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Stadskontoret Skolplan Budget/ KF mål Kvalitetsredovisning Ekonomisk Nämnd Förvaltning Rektor Arbetslag Budget/ Nämndsmål Arbetsplan Individuella utvecklingsplaner/ studieplaner Kvalitetsredovisning Kvalitetsdialog Ekonomisk Kvalitetsredovisning Lärare Elev/ Kursplanering Betyg Kursutvärdering Nedan redovisas kortfattat de viktigaste styrdokumenten på nationell nivå (avsnitt 3.3), kommuncentral nivå (avsnitt 3.4) och stadsdelsnivå (avsnitt 3.5). Som framgår av avsnitt 4.2 är det dock för rektorerna och biträdande rektorerna oklart vad som ska anses vara styrdokument.

11 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad De nationella styrdokumenten Antalet lagar, förordningar och föreskrifter, som styr den kommunala verksamheten har beräknats till ca st, varav ca 80 st avser den kommunala skolverksamheten 2. De nationella målen i lagstiftning och läroplan är överordnade de kommunala målen i skolplan och budget. Den statliga styrningen av förskola och skola skiljer sig från andra kommunala kärnverksamheter genom att: rektor har ett direkt, uttalat, ansvar för att målen uppfylls och att verksamheten utvecklas ha särskilt detaljerade målformuleringar ha ett fastställt regelverk för uppföljning, utvärdering och kvalitetsredovisning Enligt skollagen (1985:1100) 2 kap. 8 gäller att I alla kommuner skall det finnas en av kommunfullmäktige antagen skolplan som visar hur kommunens skolväsende skall gestaltas och utvecklas Enligt förordning (1997:702) om kvalitetsredovisning inom skolväsendet skall varje kommunalt bedriven förskola årligen upprätta en skriftlig kvalitetsredovisning som ett led i den kontinuerliga uppföljningen och utvärderingen av verksamheten. Kommunens kvalitetsredovisning skall omfatta den kommunalt bedrivna förskoleverksamheten. Kvalitetsredovisningarna skall innehålla en bedömning av i vilken utsträckning de nationella målen för utbildningen har förverkligats och en redogörelse för vilka åtgärder kommunen respektive förskolan avser att vidta för ökad måluppfyllelse. I kvalitetsredovisningarna skall verksamhetens förutsättningar, arbetet i verksamheten och utbildningens måluppfyllelse redovisas. Enligt allmänna råd och kommentarer avseende kvalitetsredovisning (2006) bör kommunen respektive förskolan i den skriftliga kvalitetsredovisningen ge en övergripande bild och bedömning av kvaliteten och måluppfyllelsen i sin verksamhet med stöd av faktauppgifter och beskrivningar, ta upp särskilda insatser som har genomförts för att förbättra verksamheten under den tid redovisningen omfattar, visa på skillnader i måluppfyllelse för att bidra till likvärdighet i pedagogisk verksamhet och utbildning, för kommunens del mellan verksamheter, för förskolans, fritidshemmets och skolans del inom olika delar av enheten. Aktuella förändringar i den nationella styrningen och deras effekter på den kommunala förskoleverksamheten analyseras i avsnitt Kommuncentrala styrdokument Kommunfullmäktige fastställer den kommunala skolplanen och i budgetprocessen de särskilt prioriterade målen för den pedagogiska verksamheten. Kommunstyrelsen följer upp och utvärderar målen i skolplanen. 2 Avregleringsutredningen, SOU 1998:105. Det finns inget som tyder på att antalet minskat nämnvärt sedan dess.

12 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 12 Kommuncentrala styrdokument syftar vanligen till att förtydliga politiska visioner och att styra verksamheten i en viss riktning. Förslag till nya styrdokument i Malmö stad initieras på tre olika vägar: Internt inom kommunstyrelsen och dess förvaltning, enskild nämnd och dess förvaltning eller genom initiativ och efterföljande beslut i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har slagit fast att årsbudgeten är det viktigaste styrdokumentet för stadens verksamhet. Styrningen skall i största möjliga utsträckning ske via budgeten och de politiska mål för verksamheten som uttrycks i denna. I alla kommuncentrala styrdokument skall framgå hur uppföljning och utvärdering skall genomföras och vem som har ansvaret för att detta sker. Vid sidan av budgeten är skolplanen det viktigaste styrdokumentet på kommuncentral nivå. Gällande skolplan är från Skolplanen är Malmö stads styrdokument för all pedagogisk verksamhet från förskolan till och med kommunala vuxenutbildningen. Med utgångspunkt i den statliga styrningen formulerar denna skolplan ett antal prioriterade områden, som ska uppmärksammas i samtliga skolformer och på samtliga nivåer. Hur dessa prioriterade områden tillämpas avgör respektive enhet och/eller nivå. Alla kommuncentrala styrdokument bör enligt kommunstyrelsen innehålla tydliga och välformulerade mål för den verksamhet som styrdokumentet avser 4. En vedertagen uppdelning är: inriktningsmål, effektmål och operativa mål. Inriktningsmålen anger på vilket sätt Malmö har valt att arbeta med resp. område. Effektmålen anger vilket resultat insatserna skall leda till. Operativa mål beskriver vilka åtgärder som skall genomföras för att önskade effekter skall uppnås. I skolplanen uttrycker de prioriterade områdena vilken inriktning den pedagogiska verksamheten skall ha för att eleverna skall utvecklas mot såväl kunskapsmålen som den kommunikativa och sociala kompetensen. Inriktningsmålen anger den långsiktiga inriktningen, medan effektmålen är tidsatta och mätbara. Dessa mål motsvarar läroplanens strävansmål och uppnåendemål. Skolplanen innehåller inga operativa mål. Dessa är stadsdelsfullmäktiges och enheternas ansvar att formulera. Utöver den nationella styrningen av förskoleverksamheten har således Malmö stad fastställt inriktningsmål och effektmål i skolplanen och budgeten. Kvalitetssystemen för den pedagogiska verksamheten i Malmö stad finns dokumenterade i två kvalitetsplaner: Plan för kvalitetsarbetet inom det obligatoriska skolväsendet i Malmö stad, Kvalitetsplan avseende gymnasieskola och vuxenutbildning Det finns således ingen kvalitetsplan för förskolan och inte heller något dokumenterat kvalitetssystem på kommuncentral nivå. En kvalitetsplan för alla skolformer har varit ute på remiss och ska troligen behandlas i kommunstyrelsen i september För kvalitetsredovisningen finns i Malmö stad en instruktion som ska användas på enhetsnivå inom samtliga skolformer. Instruktionen är upprättad med stöd av Skolverkets Allmänna råd för kvalitetsredovisning. Enligt direktiven skall kvalitetsredovisningen innehålla uppföljning av 3 Skolplan för Malmö, Kommuncentrala styrdokument i Malmö stad. Slutredovisning av uppdrag

13 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 13 arbetsgivarens inriktning för fortsatt skolutveckling inom Malmö stad med insatser och resultat för de strategiska ställningstagandena. 3.5 Stadsdelarnas egna styrdokument Stadsdelsfullmäktige ansvarar för att formulera lokalt anpassade mål för förskolan inom sitt geografiska område 5. Detta sker med utgångspunkt i de statliga och kommuncentrala målbeskrivningarna. Det åvilar stadsdelsfullmäktige att kontinuerligt följa upp och utvärdera målen. Varje rektorsområde/verksamhetsområde ansvarar för att fastställa lokala arbetsplaner i vilka det skall framgå hur man avser att arbeta för att verksamheten skall ge alla elever de bästa förutsättningar för att nå målen i de statliga styrdokumenten och i de kommunala målen på olika nivåer. Den pedagogiska verksamheten ska i den lokala arbetsplanen beskriva hur verksamheten ska genomföras, så att målen uppnås. Det åvilar rektor att kontinuerligt följa upp de statliga, kommunala och lokala målen. 4. Granskningsfrågorna - analys Analysen i detta kapitel bygger på det material (dokumentation, intervjuer och webbenkäter) som har granskats. Tabellerna i kapitlet visar resultatet från webbenkäterna. Analysen följer den struktur som anges i uppdraget, d v s var och en av granskningsfrågorna analyseras i tur och ordning i avsnitt Integrering av målen i styrdokumenten I detta avsnitt behandlas den första granskningsfrågan: Har stadsdelsfullmäktige implementerat de kommunövergripande målen i skolplan och i andra övergripande styrdokument i sin verksamhetsplanering/-uppföljning? Intervjuer och webbenkäter visar att uppfattningen om vad som är styrdokument eller övergripande styrdokument varierar högst väsentligt mellan de ca 70 respondenterna (d v s stadsdelsfullmäktigeordförande och chefer på olika nivåer). Detta behandlas närmare i avsnitt 4.2. De mål för förskoleverksamheten som fastställs av stadsdelsfullmäktige har utarbetats av de förtroendevalda själva. De återspeglar vad fullmäktige anser vara särskilt viktigt att uppmärksamma under året. Detta innebär att målen inte nödvändigtvis är heltäckande och de ersätter inte heller de mål som finns angivna i de nationella styrdokumenten eller målen i Malmö stads budget. Den verksamhetsplanering som sker inom stadsdelsförvaltningen, rektorsområdet o s v tar dock sin utgångspunkt i de nationella målen och målen i Malmö stads budget. 5 Reglemente för envar av stadsdelsfullmäktige inom områdena Centrum, Södra Innerstaden, Västra Innerstaden, Limhamn/Bunkeflo, Hyllie, Fosie, Oxie, Rosengård, Husie och Kirseberg, Ant av kf 26/ , 164, bih 110, Ändr 17/ , 249, bih 145, 25/5 2000, 100, bih 51, 1/ ,

14 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 14 När det gäller skolplanen påpekar några av de intervjuade att förskolan där behandlas som en del av skolsystemet och att förskolans särdrag kommer bort när det i generella termer talas om skola, elev etc. Som framgår av nedanstående tabell instämmer två chefer av tre helt i stadsdelsfullmäktige har implementerat de kommunövergripande målen i skolplanen och i andra övergripande styrdokument i sin verksamhetsplanering/-uppföljning. Om även de som instämmer i huvudsak räknas in blir det 92 %. Fyra av 50 chefer instämmer inte alls. De brister som angetts är följande: "Det är inte alltid ett levande dokument. Saknar uppföljning" "Språkutveckling är ett prioriterat mål i skolplanen, Oxie har arbetat aktivt med detta under en längre period samma sak gäller det interkulturella arbetet samt demokrati och inflytande troligen är detta anledningen till att det inte står som lokala mål för 2010" "Att målen kommer uppifrån och inte alls utifrån verksamheternas behov. Ibland för många mål " "Målens betydelse diskuteras för lite på enhets- och sektionsnivå" "Målen finns i kvalitetsredovisningen. Men kvalitetsredovisningen behövs förändras och tydliggöras." "Ingen tydlig uppföljning. Inget aktivt arbete med att föra ut skolplanen" "De kommunövergripande målen har inte varit helt tydliga och klara. 1. Har stadsdelsfullmäktige implementerat de kommunövergripande målen i skolplan och i andra övergripande styrdokument i sin verksamhetsplanering/-uppföljning? No. Percent 4 Ja, helt 34 68% 3 Ja, i huvudsak. Följande b 12 24% 2 Ja, men i mindre utsträckn 0 0% 1 Nej, inte alls 4 8% 0 No answer 0 Number of replies 50 Average 3,52 100% 0% Ja, helt Ja, i huvudsak. Följande brister finns: Ja, men i mindre utsträckning. Följande brister finns: Nej, inte alls Intervjuerna ger en likartad bild. Det är oklart hur de olika målen på nationell, kommunövergripande och stadsdelsnivå förhåller sig till varandra. Det är också oklart hur andra styrdokument förhåller sig till målen: Vad är överordnat när olika policies är i konflikt med varandra? Bl a påpekas i intervjuerna att personalpolicyn motverkar möjligheten att nå målen när det gäller bl a barnens språkutveckling. Alltför stor andel bland personalen anses sakna förskollärarkompetens och erforderliga kunskaper i svenska språket. En av poängerna med en geografiskt baserad nämndsorganisation är att det ska vara möjligt att anpassa verksamheten till förutsättningarna inom respektive stadsdel. De kommuncentrala målen ska säkerställa att alla malmöbor får en likvärdig service oberoende av var de bor. Stadsdelarna ska kunna utforma denna service på olika sätt så att resultatet blir likvärdigt. Samtliga intervjuade bedömer att förskolans verksamhet är likvärdig i hela Malmö. Några av de

15 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 15 intervjuade anser att stadsdelarna inte fullt ut har utnyttjat möjligheten att utforma verksamheten olika utifrån de skilda förutsättningar som finns i stadsdelarna. Stadsdelsfullmäktige skall enligt reglementet inom de riktlinjer som kommunfullmäktige bestämmer avseende resurser, mål, inriktning, omfattning och kvalitet ange lokala mål och ekonomiska förutsättningar för förvaltning och verkställighet av de uppgifter som enligt detta ingår i stadsdelsfullmäktiges ansvarsområde, d v s bl a förskolan. Det finns dock bland de intervjuade olika uppfattningar om syftet med lokala mål inom stadsdelen. Flertalet menar att det inte finns skäl att upprepa de mål som är fastställda på nationell nivå respektive på kommuncentral nivå på alla lägre nivåer. Dessa mål gäller ändå även inom stadsdelen. Några menar att de lokala målen syftar till att lyfta fram de största problemen så att dessa prioriteras i utvecklingsarbetet. Andra menar att de lokala målen på stadsdelsfullmäktigenivå anger vad de lokala politikerna anser vara viktigast i verksamheten oberoende av om denna redan fungerar mycket bra, hyfsat eller dåligt i just detta avseende. Om man exempelvis vill profilera sig på ett visst sätt ska detta alltid utryckas i målbeskrivningen år efter år så länge profilen ska bibehållas. Några anser tvärtom att när ett mål är uppnått ska det tas bort och ersättas av något annat som personalen ska fokusera sina ansträngningar på. 4.2 Styrdokumentens aktualitet Den andra granskningsfrågan är: Är styrdokumenten (övergripande och lokala) uppdaterade och aktuella? Tre av fyra chefer anser att styrdokumenten (övergripande och lokala) är uppdaterade och aktuella. Ytterligare 14 % instämmer i huvudsak, vilket tillsammans med dem som instämmer helt blir 90 %. Det är dock 10 % som inte instämmer alls. Några nämner att den lokala arbetsplanen håller på att uppdateras eller att denna saknar specifik anknytning till förskolans inre arbete. Andra hävdar att skolplanen är inaktuell. Åter andra pekar på de stora förändringar som är på gång på nationell nivå och som ändrar förutsättningarna för Malmö stad och respektive stadsdel. 2a. Är styrdokumenten (övergripande och lokala) uppdaterade och aktuella? No. Percent 4 Ja, helt 38 76% 3 Ja, i huvudsak. Följande b 7 14% 2 Ja, men i mindre utsträckn 0 0% 1 Nej, inte alls 5 10% 0 No answer 0 Number of replies 50 Average 3,56 100% 0% Ja, helt Ja, i huvudsak. Följande brister finns: Ja, men i mindre utsträckning. Följande brister finns: Nej, inte alls På frågan Vilka dokument uppfattar ni som styrdokument? är svaren dock högst varierande. Några exempel: "Förskolans läroplan" "Styrdokument är de offentliga handlingar upprättade antingen på nationell eller kommunal nivå som reglerar förskolan, grundskolan osv."

16 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 16 "Läroplanen för förskolan Lpfö-98, FNs barnkonvention, politiska mål för Malmö kommun, politiska mål i Fosie stadsdel" "Mål Barn och ungdomars livsvillkor, Kommunfullmäktige, Målavstämning Centrum, Stadsdelsfullmäktige indikatorer, förskolans läroplan utifrån målen ovan" "Läroplan, Skollag, Diskrimineringslag" Lagar och förordningar som verksamheten faller under Följande dokument nämns i webbenkäten, rangordnade efter hur många av de 50 cheferna som har angett dem: Läroplan för förskolan 50 Malmö skolplan / Malmö stads mål 22 Stadsdelens (prioriterade, politiska) mål /v-plan 15 Områdets v-plan /lokal arbetsplan 9 Skollagen 9 Diskrimineringslagen 5 Likabehandlingsplan 5 Personalpolicy 4 Jämställdhetsplan 2 Språkpolicy 2 Arbetsmiljölagen 2 Kvalitetsredovisningen 2 FNs Barnkonvention 2 Värdegrund med eleven i centrum 2 KF mål för barn & unga 1 Allmänna råd för familjedaghem 1 Kvalitetsplan 1 Kursplaner 1 Vid intervjuerna framhålles att särskilt läroplanen är en integrerad del av verksamheten. Ett par av de intervjuade menar att grundvärderingarna i läroplanen är så starkt internaliserade att det t o m kan vara svårt att analysera måluppfyllelsen. 4.3 Kvalitetsarbetets inriktning och omfattning I detta avsnitt behandlas den tredje granskningsfrågan: Är kvalitetsarbetets inriktning och omfattning (ledning, styrning och uppföljning) anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål? Hälften av cheferna (52 %) instämmer helt i att kvalitetsarbetets inriktning och omfattning (ledning, styrning och uppföljning) är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål. Om även de som instämmer i huvudsak inkluderas blir andelen 84 %. Det är dock 16 % av rektorerna/biträdande rektorerna som anser att kvalitetsarbetets inriktning och omfattning (ledning, styrning och uppföljning) i mindre utsträckning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål.

17 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 17 3a. Är kvalitetsarbetets inriktning och omfattning (ledning, styrning och uppföljning) anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål? No. Percent 4 Ja, helt 26 52% 3 Ja, i huvudsak. Följande b 16 32% 2 Ja, men i mindre utsträckn 8 16% 1 Nej, inte alls 0 0% 0 No answer 0 Number of replies 50 Average 3,36 100% 0% Ja, helt Ja, i huvudsak. Följande brister finns: Ja, men i mindre utsträckning. Följande brister finns: Nej, inte alls En av de brister som påtalas är avsaknaden av definition på vad som är god kvalitet. Några av de andra brister och hinder som lyfts fram i svaren är följande: "I förskolan finns inga uppnåendemål för barnen. I läroplanen står "förskolan skall". Därför borde mer fokus ligga på hur förskolan arbetat med målen." "Bristerna ligger i personalens delaktighet. Där finns mer att göra när det gäller att vara delaktiga i rapporter och liknande. De är dock delaktiga i det kvalitetsarbete vi gör gentemot barnen och vår verksamhet." I överordnat fokus avseende förskolan finns enbart antalet platser. Ingen i övergripande position visar något övrigt intresse för förskolans utvärderingen och utveckling." "Bristerna kan vara att vi i förskolan har för lite pedagogisk tid för gemensam reflektion, analys och utvärdering vi skulle behöva fler ex planeringsdagar. Vi sitter alltid på kvällstid. Kraven på oss är lika stora som i skolan men förutsättningarna är inte på lika nivå. " Kvalitetsredovisningen behöver vara ett levande dokument i verksamheten." Tre av fyra chefer (73 %) anger att det finns en beskrivning av hur kvalitetsarbetet bedrivs. Denna dokumentation har skickats in till granskaren. Genomgången av detta synnerligen omfattande material visar på generellt sett bra beskrivningar av kvalitetsarbetet. 3b. Finns en beskrivning av hur ni bedriver ert kvalitetsarbete? No. Percent 2 Ja. Vänligen sänd detta till 36 73% 1 Nej 13 27% 0 No answer 1 Number of replies 49 Average 1,73 100% 0% Ja. Vänligen sänd detta till Arne Svensson Nej

18 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 18 Det är emellertid 27 % som svarar att det inte finns någon beskrivning av hur kvalitetsarbetet bedrivs. Det är i dessa fall inte möjligt för en utomstående eller för den delen en högre chef eller förtroendevalda i stadsdelsfullmäktige - att bedöma om kvalitetsarbetets inriktning och omfattning (ledning, styrning och uppföljning) är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål. Förutom rektorernas/biträdande rektorernas egenvärdering finns även möjlighet för medarbetarna att bedöma om - utifrån deras perspektiv - kvalitetsarbetets inriktning och omfattning (ledning, styrning och uppföljning) är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål. För att de ska kunna göra en sådan bedömning måste de naturligtvis känna till målen. C. Jag känner väl till de kvalitetsmål som satts upp för min förskola No. Percent 3 Instämmer helt 80 67% 2 Instämmer delvis 36 30% 1 Instämmer inte alls 4 3% 0 No answer 5 Number of replies 120 Average 2,63 100% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer inte alls Som framgår av tabellen instämmer två medarbetare av tre helt i att känner väl till de kvalitetsmål som satts upp för förskolan. Tre procent instämmer inte alls medan resterande 30 % instämmer delvis. Nästa fråga är om de känner till vilka åtgärder som de behöver vidta för att uppfylla kvalitetsmålen. I stort sett alla som känner till kvalitetsmålen väl vet också vilka åtgärder de behöver vidta för att nå dessa. Det är 62 % som instämmer helt i att de vet vilka åtgärder de ska vida för att nå målen, vilket kan jämföras med att 67 % känner till målen. De tre procent som inte alls känner till målen vet naturligtvis inte heller vilka åtgärder de ska vidta. D. Jag känner till vilka åtgärder som jag behöver vidta för att uppfylla kvalitetsmålen No. Percent 3 Instämmer helt 74 62% 2 Instämmer delvis 42 35% 1 Instämmer inte alls 4 3% 0 No answer 5 Number of replies 120 Average 2,58 100% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer inte alls Personalens delaktighet i kvalitetsarbetet behandlas närmare i avsnitt 4.5.

19 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad Ansvarsfördelningen Den fjärde granskningsfrågan är: Har ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställts? Rektor har enligt de nationella styrdokumenten (se avsnitt 3.3) ett tydligt ansvar för kvalitetsarbetet. Rektor ansvarar för att kvalitetsredovisning för aktuellt verksamhetsår/läsår upprättas inom det egna området och att denna omfattar alla där förekommande verksamheter och skolformer. Rektor kan alternativt upprätta en separat kvalitetsredovisning per skolform. Rektor och andra ledare inom området bör enligt Malmö stads anvisningar löpande under verksamhetsåret/läsåret upprätta underlag för kvalitetsredovisningen under medverkan av lärare, verksamhetspersonal samt barn/elever/studerande. Vårdnadshavare bör också ges möjlighet att ta del av arbetet inom den ordinarie föräldrasamverkan. Tidsplanen för kvalitetsredovisningen är anpassad till ett styrsystem och informationsflöde som samverkar med de ekonomiska rutinerna inom kommunen. - Den kommunala styrningen av pedagogisk verksamhet utgår från de nationella styrdokumenten. Prioriteringar görs med utgångspunkt i kommunens förutsättningar och uttrycks i Malmö stads skolplan samt i den kommunala årsbudgeten. - Verksamhetsplaner tydliggör nämndernas prioriteringar av de övergripande styrdokumenten. - Lokala arbetsplaner tydliggör i sin tur enheternas prioriteringar av de övergripande styrdokumenten. - Nämnderna ansvarar för att organisera, genomföra och analysera den pedagogiska verksamheten löpande under verksamhetsåret på ett sådant sätt att målen kan uppnås. Den formella ansvarsfördelningen framgår normalt av fastställda delegations- och attestregler. Kvalitetsarbetet är emellertid inte uppbyggt kring en struktur av formella beslut liknande det som gäller på det ekonomiska området, utan har en mer processinriktad karaktär. Ansvarsfördelningen är därför inte lika tydlig när det gäller kvalitetsarbetet som beträffande det ekonomiska ansvaret eller arbetsmiljöansvaret. Arbetsfördelningen i kvalitetsarbetet regleras i huvudsak genom verksamhetsplaneringen och det löpande samråd som sker inom förvaltningen mellan olika chefsnivåer. Det finns ingen samlad dokumentation som tydligt anger för varje krav i lagstiftning och föreskrifter vem som ansvarar för att kravet uppfylls och vem som i praktiken följer upp att ansvaret tas. Kvalitetsfrågorna behandlas däremot kontinuerligt i de ledningsgrupper och andra fora som finns i alla stadsdelar för samråd mellan chefer på samma nivå respektive med överordnad chef. Kvalitetsfrågorna behandlas också regelbundet i förvaltningsråd och verksamhetsråd.

20 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 20 4a. Har ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet fastställts? No. Percent 4 Ja, helt 38 76% 3 Ja, i huvudsak. Följande b 8 16% 2 Ja, men i mindre utsträckn 4 8% 1 Nej, inte alls 0 0% 0 No answer 0 Number of replies 50 Average 3,68 100% 0% Ja, helt Ja, i huvudsak. Följande brister finns: Ja, men i mindre utsträckning. Följande brister finns: Nej, inte alls Tre av fyra rektorer/biträdande rektorer anger att ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet är helt fastställd. Ytterligare 16 % anger att så i huvudsak är fallet. Men några har svarat att det har skett i mindre utsträckning. Följande brister anges bl a: "Vi har ingen tydlig ansvarsfördelning" Finns inget tydligt system med ansvarsområden och uppföljning Det finns en del av kvalitetsarbetet där inte ansvaret är fastslaget vilket leder till brister Det finns en ansvarsfördelning men den brister för att det i huvudsak är en person som av tradition sammanställt förskolans arbete. Eftersom byte av biträdande rektor skett tre gånger under det senaste året har det blivit brister i kvalitetsarbetet. Så vitt kan bedömas av insänd dokumentation har ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet endast i mindre utsträckning tydliggjorts skriftligt. Oftare är det fråga om muntliga överenskommelser baserade på diskussioner mellan olika nivåer i organisationen. Här finns det således en betydande skillnad jämfört med det ekonomiska ansvaret och arbetsmiljöansvaret som generellt sett är skriftligt dokumenterat. Med få undantag har rektorer och biträdande rektorer i webbenkäten beskrivit hur ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet har fastställts. Några exempel: "Skolledning och skolutvecklingsgrupp" "I förskolans skolutvecklingsgrupp arbetar vi med att sammanställa hur kvalitetsarbetet ska bedrivas. Ett utvecklingsområde för 2011" "Rektor/arbetslag i samråd ansvarar för Kvalitetsarbete" "I samverkansgruppen rent formellt, men framförallt på de gemensamma möten vi har på förskolan" "Genom delegationsordning på stadsdelsnivå och klar arbets- och rollfördelning på enhetsnivå." "Inte gjorts någon formell fastställande. Mera av att ledningen ansvarar att arbetet genomförs och tar fram i vilka former det ska ske. " "Rektor har det övergripande ansvaret. En utvecklingsgrupp med processledarkompetens finns på området med särskilt ansvar för kvalitets- och utvecklingsarbete. Förskollärarnas ansvar är fastslaget i stadsdelens ledningsgrupp för barn- och ungdom."

21 Granskning av arbetet med kvalitetsutveckling/uppföljning inom förskoleverksamheten i Malmö stad 21 "Rektor är ansvarig för rektorsområdets samlade kvalitetsredovisning, biträdande rektor för förskolan har fått delegation att driva kvalitetsarbete på förskolorna. Uppföljning av verksamheten görs kontinuerligt av personalen, utvärderas och sammanställs inför den årliga kvalitetsredovisningen" "Inom vårt förskoleområde har vi tre kvalitetsansvariga som tar fram förbättringsområden efter granskning av enkäter och resultat av olika processer. "Biträdande rektor har fått uppdraget av Rektor att skriva kvalitetsredovisning för förskolan. Biträdande rektor har gett förskollärarna på förskolan uppdraget att sammanställa hur arbetet med de för året uppställda målen gått. Biträdande rektor har gett all personal på förskolan ansvar för att arbeta utifrån de uppställda målen och att under året samla dokumentation kring detta. Denna dokumentation skall vara underlaget till kvalitetsredovisningen. " "I skolutvecklingsgruppen och på arbetsplatsträffar" "Enligt min företrädare bygger detta på ett beslut från ett arbetsplatsmöte för ett par år sedan." Även om tre av fyra chefer anger att ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet är helt fastställt känner medarbetarna i betydligt mindre utsträckning till ansvarsfördelningen. E. Jag känner väl till ansvarsfördelningen för uppfyllandet av respektive kvalitetsmål No. Percent 3 Instämmer helt 59 49% 2 Instämmer delvis 52 43% 1 Instämmer inte alls 9 8% 0 No answer 5 Number of replies 120 Average 2,42 100% 0% Instämmer helt Instämmer delvis Instämmer inte alls Hälften av medarbetarna (49 %) instämmer helt i påståendet att de väl känner till ansvarsfördelningen för uppfyllandet av respektive kvalitetsmål. Detta kan jämföras med att 76 % av rektorerna och biträdande rektorerna anser att ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet är helt fastställd. Det är 8 % av medarbetarna som inte instämmer alls, men ingen av cheferna. Svaren på webbenkäten visar dock sammantaget att ansvarsfördelningen anses vara tydlig av åtminstone hälften av cheferna och medarbetarna. Detta innebär emellertid inte att ansvarsfördelningen i stadsdelarna har fastställts genom ett formellt beslut. Oftast är det muntliga överenskommelser i något fora, t ex arbetsplatsträffar, skolutvecklingsgrupp eller ledningsgrupp som åberopas. Intervjuerna förstärker denna bild. Granskningen visar således att det finns ett behov av att tydliggöra ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet, så att åtagandet blir tydligt på alla nivåer.