Fokus på information

Transkript

1 Fokus på information Resultat och förslag från Informationsenkät till alla boende i föreningen. Hösten

2 Bakgrund Behovet av en bättre, löpande och mer uppdaterad information är stort i området. Med över 400 lägenheter och ett stort antal pågående projekt och aktiviteter inom föreningen så krävs bra informationskanaler, och resurser för att samla in, bearbeta och presentera informationen. För att veta vilka kanaler som når våra medlemmar bäst, genomfördes en informationsenkät bland medlemmarna. Denna rapport presenterar resultatet av denna samt förslag på slutsatser och åtgärder. Vision och informationspolicy Information är grunden för delaktighet och engagemang. Bristande eller rent av vilseledande information skapar frågor, spekulationer, rykten och utanförskap. För att föreningen som helhet ska må bra och fungera bra så är information en nyckelfråga. Visionen måste därför vara att: Alla medlemmar ska ha tillgång till all viktig informa tion, som direkt eller indirekt berör dem, och därmed uppleva delaktighet, samhörighet och högre boendekvalitet. Omvänt krävs också att medlemmarna ges goda möjligheter och förutsättningar att kommunicera med styrelsen. Samt att styrelsen har en hög servicenivå genom att svara på frågor och ge åtekoppling till de som hör av sig. I detta åtagande ingår även de entreprenörer och samarbetspartners som föreningen engagerar. Dessa ska känna till föreningens informationspolicy utgöra en del av denna samt bidra och underlätta till ett korrekt informationsflöde. Underleverantörer skall utse en informationsansvarig person som är kontaktperson inför styrelsen och för den information som vidarebefordras till medlemmarna. 2

3 Boendeprofil Föreningen har en tydlig äldreprofil med 50+ i klar majoritet. I enkäten (som var anonym) ombads de svarande att kategorisera sig i en av nedanståden fyra kategorier. Ungdom Barnfamilj Medelålder Senior Fördelning av svar Ungdom Barnfamilj Medelålder Senior Av föreningens 400 hushåll har 181 svar inkommit, vilket är ett mycket gott resultat och visar på frågans vikt för medlemmarna. 3

4 Föreningens informationskanaler Föreningen har fram till nu använt anslag i trapphusen och infokanalen på tv samt på senare tid även en webbplats för att sprida information. Informationen har också skett mun mot mun genom besök på expeditionen. Informationen har till dags dato varit bristfällig och under ständig kritik från medlemmarna. Områdets relativt höga medelålder har föranlett många att tro att information via Internet inte varit ett prioriterad kanal. 70 % har tillgång till Internet hemma En överraskande hög siffra 70 %, av alla svarande har tillgång till Internet och dator hemma och använder den ofta (dagligen, flera gånger i veckan), och hela 60 % av seniorfamiljerna har och använder Internet ofta. Färre än 10 % uppger att de använder Internet / dator sällan. 100 % 59 % 78 % Ungdom + Barnfamiljer Medelålder Seniorer Infokanalen 63 %, framför allt gruppen Seniorer, tittar på Infokanalen ofta (dagligen, någon gång i veckan). De anser att infokanalen är en viktig informationskanal, trots att de har tillgång till Internet och webben. Förmodligen är detta en vanesak. En tredjedel av de svarande tittar sällan eller aldrig på Infokanalen. Anslagstavlan 60 % vill ha information via anslagstavlorna i trapphusen. 4

5 Hur vill man få information? Anslagstavla TV Internet Obs. Detta var inte en antingen/eller-fråga utan många (de flesta) har kryssat i två eller flera alternativ. Vad vill man få information om? Projektinformation, pågående arbeten 88 % Regler och bestämmelser 51 % Kalender, viktiga händelser 71 % Kontaktinformation 41 % Partners, hantverkare 45 % Anslagstavla, annonstorg 34 % Diskussionsforum 33 % Ekonomi 39 % En hel del kritik mot Infokanalen och webben har framkommit i enkäten; att den uppdateras för sällan, att den inte innehåller den information man söker, att man inte hinner med att läsa (infokanalen) osv. 5

6 Slutsatser, förslag och rekommendationer Att Anslagstavlan, Infokanalen och Internet är de viktigaste informationskanalerna är knappast förvånande. Det som var lite förvånande var den höga grad av Internetanslutna hushåll, speciellt bland seniorerna. Detta gör att vi bör prioritera upp webben och epost som kommunikationskanal i fortsättningen. Anslagstavlan Styrelsen samlar aktuell information och sätter upp ett informationsblad en gång i månaden. Infokanalen Nuvarande system uppgraderas och Internetansluts för att underlätta uppdateringar. Infokanalen uppdateras löpande. Internet Föreningen sätter upp en ny webbsajt som möjliggör mer information, flera administratörer och redaktörer samt en bättre interaktion med medlemmarna. Webben uppdaterias löpande. Inkommande ärenden Styrelsen måste vara på alterten och snarast besvara alla inkomna frågor, förslag och ärenden. Med besvara menas också en bekräftelse att ärendet är mottaget samt besked om hur det kommer att handläggas. Efterfrågad information Den mest efterfrågade informationen gäller projektinformation, byggnation och underhåll inom området. Här måste styrelsen bli bättre på att prioritera och uppdatera informationen från byggmöten. Men också ställa högra krav på entreprenörer och underleverantörer vad gäller informationskvaliteten. Stimulera till webbanvändande Lite förvånande är också att bland gruppen Seniorer, som har dator och använder dator regelbunden (dagligen eller någon gång i veckan) och använder e-post (dagligen eller någon gång i veckan), trots detta, föredrar att kommunikationen sker via brevlåda, telefon och anslagstavla. Detta indikerar att föreningen kanske borde stimulera denna grupp att i högre grad använda e-post och webben (genom t ex utbildning, komigång-träffar med genomgång av webbens funktioner). Uppföljning Informationsenkäten bör följas upp årligen för att se om de satsningar som nu görs ger önskvärt resultat. Hans Eklundh