Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Joel Schäfer Sekreterare Ordförande Justerare

Transkript

1 1 Paragrafer Plats och tid Badhusgatan 4 09:00 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Joel Schäfer (S), förste vice ordförande Tomas Lind (FÖL) Mats Bengtsson (M), ersättare för Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Ingvar Svensson (V) Birger Palm (S) Övriga deltagande Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Martin Johansson, arbetstagarrepresentant Tomas Ekberg, arabetstagarrepresentant Annika Karpfors, sekreterare Underskrifter Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Joel Schäfer Sekreterare Ordförande

2 2 Paragrafer Innehållsförteckning 164 Taxor 2019 för Återvinning och Avfall samt VA 2018/ Äskande ökade medel för 2019 för Gata/Park 2018/ Projekt VA-taxa Införande av ny taxestruktur VA och 2017/127 8 debiteringsmodeller för avtalskunder VA 167 Budgetöverskridande 2018 Gata/Park och 2018/ Vinterväghållning 168 BEAB Styrelsemöte inledning / VD rapporterar / Månadsuppföljning 2018 BEAB 2018/ Avvikelserapportering oktober / Taxor och budget 2019 Borgholm Energi 2018/ Byggnation av verksamhetskallförråd Köpings Tall 2018/ Avfallssortering matavfall Lägesrapport 2017/ Projekt VA-taxa Statusrapport 2017/ Verksamhetsplan med Budget 2019 Borgholm 2018/49 21 Energi 177 Återställning/Utbyggnad av Ölanda flygplats 2018/ Uppföljning Gata Park Hamnar (Ingela presenterar) 2017/ Återrapportering från Kommunstyrelsen, 2018/56 24 Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsens Arbetsutskott oktober Hållbarhetspolicy 2018/ Skyddskommittén 2018/ Restlista /8 27

3 3 Paragrafer

4 4 164 Dnr 2018/49 Budget 2019 Borgholm Energi Taxor 2019 för Återvinning och avfall 1. Styrelsen beslutar att föreslå Kommunfullmäktige att godkänna den nya taxemodellen för Återvinning och avfall för Styrelsen beslutar att föreslå Kommunfullmäktige att anta oförändrad total taxenivå för både Återvinning och avfall samt VA. Catherine Hevelius och Carolina Grandin förklarar och föredrar ärendet förslag till taxor och budget för 2019 för Återvinning och Avfall. Styrelsen ber om vissa justeringar i dokumenten och Catherine Hevelius ombesörjer detta innan vidare handläggning hos Kommunstyrelen. Beslutsunderlag Taxor och budget 2019: Återvinning och avfall PM med ändringar och analyser beskrivna i texten Förslag till Avfallstaxa 2019 Kopia av Förslag till Avfallstaxa 2019 med beskrivningar av ändringar Kommunstyrelsen för vidare beslutshantering Annika Hermansson, ekonomichef Catherine Hevelius, chef för Återvinning och Avfall Markus Wertwein Ros, VA-chef

5 5 165 Dnr 2018/49 Budget 2019 Borgholm Energi Äskande av medel för 2019 Gata Park Styrelsen beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att avsätta extra medel till 2019 års budget för Gata/Park om tkr. Verksamheten 2019 För att klara de åtaganden som föreskrivs i avtalet har bolaget bedömt att budgeten behöver ökas med tkr, från beslutade tkr till tkr. Beräkningarna har gjorts utifrån 2018 års avtal. Se budgeten i bifogat beslutsunderlag. Observera att i den beslutade budgeten om tkr ingår el-kostnad avseende gatubelysning på tkr. Budget för övriga delar i avtalet är tkr. Den äskade ökningen avser de övriga delarna i avtalet, som då skulle få en budget på tkr. Se budgeten i bifogat beslutsunderlag. Beräkningar Kommunen betalar för 6 heltidsanställda, men det är inte namngivna personer, utan arbetet läggs upp så effektivt som möjligt. Alla medarbetare kan utföra arbetsuppgifter inom avtalet. Arbetet planeras så att högsäsongen har tillräckligt med resurser. Kommunen betalar även för 58% av administratören och 29% av verksamhetschefen. Planering för sommaren är att semester för ordinarie personal läggs ut av arbetsgivaren enl. semesterlagen dvs delas upp under juni-augusti för att få större Spridning och fler ordinarie är i arbete under sommaren mot tidigare. Endast 2 sommarjobbare krävs samt feriearbetare Ett förslag är att vi debiterar fasta belopp i avtalet, precis som för övriga skattefinansierade verksamheter i bolaget. Rapporteringen i KomMa används för att planera arbetet. Rapportering för övriga uppdragsgivare sker som tidigare, d v s debitering av rapporterade timmar.

6 6 Ett annat förslag är att vi har avstämningsmöten mellan beställaren och BEAB för att stämma av om nivån är bra. Helt enkelt för att ha dialog om tolkningen av avtalet stämmer överens. För att förenkla helt enkelt. Konsekvensanalys Ej ökad budget Minimal gräsklippning Minimal ogräsrensning Minimal trimning och röjning Endast ett fåtal blomkrukor, vi slipper inköpet av blommor och vattningen Färre bryggor läggs i, vi slipper underhåll och pålning Stängning av latrintoaletter Minskad maskinpark, med mindre personal krävs färre maskiner och bilar. Specialmaskiner kanske vi inte kan göra oss av med. Liten beredskap vid snöröjning Släcka gatubelysning, i vissa områden eller vissa lampor. För att minska elförbrukningen. Minskade lokaler. Färre personer och mindre utrustning kräver mindre lokaler. Ytor utomhus är svåra att minska ner. I praktiken svårt att genomföra. Ökad budget med 2,3 mkr Gräsklippning enligt riktlinjer i avtalet. Ogräsrensning enligt avtalet. Trimning och röjning enligt avtalet. Samma omfattning av blomkrukor och planteringar som tidigare Samma antal bryggor som tidigare. Alla toaletter öppna. Analys av beläggningen på maskinparken skall göras. Målet är att ha rätt resurser tillgängliga vid rätt tillfälle. Kanske leder analysen till förändringar i maskinparken. Personalstyrkan och den beläggning vi planerar för gör att vi kan ha beredskap för snöröjning. Gatubelysning i samma omfattning som tidigare. Ökade elpriser gör att kostnaden har ökat senaste åren. Lokaler i Osten som tidigare. Genom samlokalisering försöker vi minska hyreskostnaden per verksamhet. Arbetsmiljöanalys Arbetsmiljön för medarbetarna på Gata/Park har varit ett stort problem under lång tid. Oavsett om ytterligare medel beviljas till Gata/Park eller inte, så måste åtgärder vidtas för att förbättra arbetsmiljön. En stor del av problemen handlar om styrningen av verksamheten. Åtgärder för att förbättra arbetsmiljön: 1. Tydliga beställningar till rätt person 2. Tydligt avtal 3. Resurser för akutåtgärder (ex snörröjning, gräsklippning, olyckor, döda sälar, evenemang) som vi lever med hela tiden 4. Resurser för extrabeställningar, så att vi kan hjälpa till när det behövs, men också ta betalt.

7 7 Åtgärd 3 och 4 är svåra att genomföra med en så liten arbetsgrupp som det blir om ytterligare medel inte beviljas. Avslutning Vad vill vi erbjuda medborgare och turister i Borgholms kommun? Borgholm Energis ambition är en fräsch kommun och att bibehålla varumärket. Vi har vidtagit åtgärder för att effektivisera, och vi tror att ytterligare förbättringar kan göras i samråd med kommunen. Men det finns en gräns när arbetsgruppen blir för liten och maskinutrustningen inte utnyttjas optimalt. Den gränsen är passerad med en budget på tkr Anders Lindholm föredrar ärendet. Styrelsen önskar få el-kostnaderna för gatubelysningen redovisad separat innan ärendet går vidare till Kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Till kallelsen bilagt budgetförslag: Gata Park budget ,6 mkr Kommunstyrelsen

8 8 166 Dnr 2017/127 Projekt VA-taxa Införande av ny taxestruktur VA och debiteringsmodeller för avtalskunder VA Styrelsen beslutar att införa ny taxestruktur för VA och i Kommunfullmäktige beslutade debiteringsmodeller för avtalskunder VA Ny taxestruktur är framtagen och presenterades för styrelsen november Nya debiteringsmodeller för avtalskunder beslutades i KF ( 141 Dnr 2017/ KS). Dialog och kommunikation med näringslivet pågår fortfarande vilket innebär att förslag att taxestruktur och i KF beslutade debiteringsmodeller för avtalskunder införs först VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Kommunstyrelsen

9 9 167 Dnr 2018/49 Budget 2019 Borgholm Energi Budgetöverskridande 2018 Gata Park Styrelsen beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att avsätta medel för det beräknade budgetöverskridandet på Gata/Park 2018 om 2,5 mkr. Prognos 2018 Gata/Park Den prognos som gjorts per visar ett överskridande på 2,5 mkr för Gata/Park. Avtalet beräknas överskrida med 310 tkr, och BEAB Service med tkr. Orsakerna beskrivs nedan: Budget Energiskatt Gräs och snö Köpingbaden Externa tjänster Egna arbetstimmar Admin tjänst Personalkostnad Förändrad intäkt Förbrukningsmaterial Rep och underhåll Bolagsgemensamt Övrigt Prognos Verksamhet Förändring Gatubelysning BARMARKSUNDERHÅLL ENSKILD VÄGHÅLLNING PARKERING PARKER Skog och övrig mark OFFENTLIGA LEKPLATSER Bad och Rastplatser HAMNRÖRELSE KOMMERSIELL VERKSAMH VERKSAMHETSFASTIGHETE Intäkter Externa tjänster KOSTNADER FÖR ARBETSK Fordon, förbr.mtrl, rep. O UH Avgifter, avskrivningar INTERNREDOVISNING Underskott i budget Totaler Budget Diff

10 10 BEAB Service har en budget som inte gick ihop från början. Det beror på att intäkterna för arbetstiden inte täcker kostnaderna. Några orsaker till det: Mycket extra intern tid har lagts på förrådet (odebiterbar tid) Vi debiterar ingenting för projektledning Vi har utfört tjänster utan att ta betalt. De gamla överenskommelser som uppdagats har nu stoppats. Åtgärder har vidtagits för att planera bättre, ha mer framförhållning och ta kontroll över budgeten. Arbetsmiljön för medarbetarna på Gata/Park har varit ett stort problem under lång tid. En orsak till det är att tjänstemän och politiker ringer till enskilda medarbetare och vill ha tjänster utförda. Arbetsledningen blir mycket otydlig och medarbetaren tvingas fatta beslut som han/hon inte har befogenhet till. Detta leder till obehag. Verksamheten blir svår att styra för chefen och oplanerade arbetsuppgifter kostar pengar. Två medarbetare är för tillfället sjukskrivna för utmattningsdepression. Orsakerna till det är givetvis flera, men gemensamt kan vara en känsla av att inte ha makt att styra sin arbetsdag. Ekonomichef Annika Hermansson föredrar ärendet. Kommunstyrelsen

11 Dnr 2018/1 BEAB Styrelsemöte inledning 2018 Styrelsens ordförande Carl Malgerud förklarar mötet öppnat och hälsar deltagarna välkomna. Styrelsen utser Joel Schäfer att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. Dagordningen godkänns.

12 Dnr 2018/2 VD rapporterar 2018 Styrelsen finner att informationen är mottagen. VD Anders Lindholm rapporterar om aktuella möten och ärenden. Anders Lindholm informerar: - Tvist Böda dammar - Hamnen i Borgholm, piren spärrad - Jordmassor vid Bovieran - Vedby Vedborm våtmark - Bixia ProWin uppdatering Beslutsunderlag Information presenteras på sammanträdet.

13 Dnr 2018/3 Månadsuppföljning 2018 BELNAB Styrelsen finner att informationen är mottagen. Styrelsen önskar se delkomponenter i redovisning av likviditet, t ex Kastlösa försäljningsintäkt, fonder för VA och deponi, samt Elnät. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet Månadsuppföljning september Annika Hermansson redovisar månadsuppföljning september Gata Park Uppvisar ett budgetunderskott på 1304 tkr, vilket beror på att verksamheten använt fler timmar över lag. September månad uppvisar ett budgetöverskott på 7 tkr. Hamnar Uppvisar ett budgetunderskott på 108 tkr. Under året har personalkostnaderna varit lite högre än budget, på grund av en större post som avsåg 2017 men som bokades Grus Ölanda I september bokades 100 tkr av kostnaderna för förlängning av landningsbanan på Ölanda flygplats tillbaka igen eftersom projektet inte kunde bära kostnaden. BEAB Service Visar ett negativt resultat om 1412 tkr vilket beror på att de större kostnadsbesparande åtgärderna inte har kunnat genomföras. Vinterväghållning Uppvisar ett budgetunderskott 2474 tkr, inga kostnader i juni till september. Kost Uppvisar ett budgetöverskott på 344 tkr. I september var kostnaderna nära budget. Lokalvård Uppvisar ett budgetöverskott på 686 tkr. Transport Uppvisar ett budgetunderskott på 180 tkr. Förråd Visar ett underskott på 54 tkr.

14 14 Bolagsledning Visar ett budgetunderskott om 336 tkr. Taxefinansierat Återvinning och avfall Uppvisar ett positivt resultat om 4128 tkr, vilket är bättre än föregående år och budget. Vatten och avlopp Uppvisar ett positivt resultat om 3760 tkr, vilket är högre än budget. Prognosen som gjordes i augusti ser något låg ut. Egen fastighetsförvaltning Visar negativt resultat om 23 tkr. Bostäder Visar ett negativt resultat om 724 tkr. Fjärrvärme Uppvisar ett positivt resultat om 663 tkr. Vindkraft Visar ett negativt resultat om 425 tkr. Likviditeten är fortsatt god. Styrelsen önskar se delkomponenter i redovisning av likviditet, t ex Kastlösa försäljningsintäkt, fonder för VA och deponi, samt Elnät. Investeringsprojekt pågår. Vi har hittills under året aktiverat ca 53 mkr av budgeten på 97 mkr. Beslutsunderlag Beslutunderlag presenteras på sammanträdet. Månadsuppföljning september 2018 Annika Hermansson, Ekonomichef

15 Dnr 2018/55 Avvikelserapportering oktober 2018 Styrelsen finner att informationen är mottagen. 1. Avvikelser inom VA, Kvalitet 2. Avvikelser inom VA, Tillstånd 3. Avvikelser inom Återvinning och Avfall, Tvister 4. Avvikelser inom Gata Park, Tillbud 5. Avvikelser inom Fastigheter bostäder, Tvister 6. Avvikelser inom Serviceavdelningen Lokaler, Kvalitet 7. Avvikelser inom Serviceavdelningen, Kvalitet Anders Lindholm presenterar ärendet. Styrelsen vill ha förtydligande på nästa styrelsemöte november 2018, gällande 3. Avvikelser inom Återvinning och Avfall, Tvister Beslutsunderlag Avvikelserapporter, se under sammanfattning av ärendet, bilagt kallelsen. Markus Wertwein Ros Catherine Hevelius Ingela Götberg Julia Persson Tobias Selldén

16 Dnr 2018/49 Budget 2019 Borgholm Energi Taxor och budget Styrelsen beslutar enligt följande: Återvinning och Avfall Oförändrad taxa. Budgeterat resultat 0. Vatten och Avlopp Oförändrad taxa. Avsättning till investeringsfond önskas, budgeten ses över för att rymma en avsättning. Fastigheter Beslut enligt presenterat förslag. Ett överskott på 414 tkr. Bostäder Beslut enligt presenterat förslag. Ett överskott på 77 tkr. I resultatuppföljning för bostäder önskas arrendet om 217 tkr per år redovisat på separat rad. Fjärrvärme Taxehöjning om 3 %. Budgeterat resultat drygt 2 mkr. Vindkraft Beslut enligt presenterat förslag. Ett överskott på 33 tkr. Sammanställning driftsbudget En sammanställning av beslutad driftsbudget önskas vid nästa styrelsemöte. Investeringar Styrelsen önskar ytterligare neddragning av investeringsbudgeten till realistisk nivå. Projektuppföljning styrelsen önskar få en presentation av starttider för projekten innan godkännande. Förslag till Budget för 2019 presenteras på styrelsemötet. Beslutsdokumenten innehåller Tidigare presenterade förslag från styrelsemötet , Kommunicerade förändringar enligt epost-utskick Presentation av Taxor och Budget drift och investeringar, power point

17 17 Samt dokument för Återvinning och Avfall, bilagda tjänsteskrivelse i denna kallelse gällande Taxor och Budget. Annika Hermansson presenterar ärendet. Beslutsunderlag Beslut BEAB Budget 2019, kommunicerade förklaringar till presentation Taxor budget 2019, drift och investeringar Taxor och Budget för Återvinning och Avfall: Taxor och budget 2019 ÅoA, Bilaga 1 Förslag avfallstaxa 2019, vikttaxa Kopia av förslag avfallstaxa 2019, vikttaxa, med beskrivning av förändringar PM med ändringar och analyser beskrivna i text Markus Wertwein Ros Tobias Selldén Annika Hermansson Catherine Hevelius

18 Dnr 2018/48 Byggnation av verksamhetskallförråd Köpings Tall Styrelsen finner att informationen är mottagen. Miljökonsekvenser genomförande och användning Området där byggnad ska uppföras ligger inom tertiär zon vilket innebär att det egentligen inte finns några restriktioner. Varsamhet inom vattenskyddsområde är ändå ytterst lämpligt. Fastigheter kommer därför att vid upphandling ställa krav lika som ställs på byggnation inom primär och sekundär zon. Frågan har rådgjorts med kommunens VA-planering och vattenskydd samt BEAB:s VAavdelning. Det finns ej heller några restriktioner vad gäller användandet av färdig byggnad. Fastigheter kommer dock att sätta upp skyltar på byggnad där det framgår att inga miljöskadliga ämnen får förvaras i byggnaden. Lämplig formulering kommer att tas fram av kommunens VA-planering och vattenskydd i samråd med BEAB fastigheter. Anders Lindholm föredrar ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Tobias Selldén, fastighetschef

19 Dnr 2017/126 Avfallssortering matavfall Lägesrapport oktober 2018 Styrelsen finner att informationen är mottagen. Försortering i samband med omlastningen av hushållsavfallet i Kalleguta skedde fram till den siste augusti. Nu lastas avfallet om utan försortering. Leveranser av avfall till KSRR och optisk sortering fortgår enligt plan. Nytt avtal om behandling börjar gälla Möte inför detta avtal hålls med KSRR vecka 40. Anders Lindholm föredrar ärendet. Catherine Hevelius, chef ÅoA

20 Dnr 2017/127 Projekt VA-taxa Statusrapport Styrelsen beslutar att informationen är mottagen. I enlighet med tidigare styrelsebeslut och därtill hörande kommunikationsplan kommer Projekt Oförmedlade förbindelsepunkter under oktober 2018 att startas. - Informationsmöten kommer att hållas internt med personal och ledning inom. - Informationsmöte kommer att hållas med kommunledning. - Information om projektet kommer att publiceras på Borgholm Energis webbsida. - Inledande informationsutskick kommer att ske till fastigheter med planerad förmedling inom Fastigheter inom verksamhetsområde bedömda ha idag etablerad men oförmedlad förbindelsepunkt. - Informationsutskick om projektet kommer att ske till banker och fastighetsmäklare. VD Anders Lindholm föredrar ärendet.

21 Dnr 2018/49 Budget 2019 Borgholm Energi Verksamhetsplan med budget 2019 samt plan Styrelsen beslutar att godkänna förslaget till Verksamhetsplan samt föreslår Kommunstyrelsen att fatta beslut om godkännande. Förslag till verksamhetsplan för Borgholm Energi med budget 2019 samt plan bifogas. Ekonomichef Annika Hermansson föredrar ärendet. Med vissa föreslagna textjusteringar godkänns verksamhetsplanen för att skickas vidare till Kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Verksamhetsplan med budget 2019 samt plan , Borgholms kommun. Kommunstyrelsen

22 Dnr 2018/49 Budget 2019 Borgholm Energi Återställning/Utbyggnad av Ölanda flygplats Styrelsen finner att informationen är mottagen. VD Anders Lindholm och ekonomichef Annika Hermansson föredrar ärendet. Indikation tyder på att även landningsbanan har förlängts. Ledningen återkommer med analys och åtgärder. Kommunstyrelsen för information.

23 Dnr 2017/110 Uppföljning Gata Park Hamnar Styrelsen för till protokollet att informationen är mottagen. Information om pågående och avslutade ärenden gällande Gata Park Hamnar. Styrelsen har önskat redogörelse från Ingela Götberg. Tf verksamhetschef Ingela Götberg redogör för ärendet. Beslutsunderlag Bilagd Ärendehanteringslista daterad Bilagd Ärendelista augusti september 2018 Bilagd Avvikelser Ingela Götberg

24 Dnr 2018/56 Återrapportering från Kommunstyrelsen, Kommunfullmäktige och Kommunstyrelsens Arbetsutskott oktober 2018 Styrelsen finner att informationen är mottagen. Utdrag ur sammanträdesprotokoll från kommunen som berör BEAB och/eller BELNAB. VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Genomgång av beslut från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott för perioden. Beslutsunderlag 1. Kommunfullmäktige , 188, Utbyggnad av verksamhetsområde för vattentjänster i va-distriktet Köping; fastigheterna Kolstad 4:91-4: Kommunstyrelsen , Riktlinjer för riskhanteringsgruppen i Borgholms kommun 3. Kommunstyrelsen , Begäran om tilläggsbudget samt begäran o anvisning av medel Gata/Park och vinterväghållning 4. Kommunstyrelsens arbetsutskott, B, Lokalbehov, kockutbildning Komvux 5. Kommunstyrelsen arbetsutskott, , Begäran om hastighetsdämpande åtgärder, Kungsgatan 6. Kommunstyrelsens arbetsutskott , Uppsägning av avtal för omförhandling, Kalmarsund Promotion 7. Kommunstyrelsens arbetsutskott , Anvisning av medel, återställning av övergångsställen 8. Kommunstyrelsens arbetsutskott , Uppföljnings- och avstämningsmöte

25 Dnr 2018/54 Hållbarhetspolicy Styrelsen beslutar att anta Hållbarhetspolicy för, daterad , bilagd, att översända policyn till Kommunstyrelsen för information. Kommunfullmäktige har antagit en policy för hållbar utveckling (antagen ). Policyn anger färdriktningen för kommunens arbete för en ekologisk, social och ekonomisk uthållig samhällsutveckling. Utifrån kommunens policy har Borgholm Energi arbetat fram sin egen Hållbarhetspolicy, som är anpassad för att stödja verksamheterna i bolaget och föra upp hållbarhetsfrågorna i fokus. Annika Karpfors presenterar Hållbarhetspolicy för. Beslutsunderlag Hållbarhetspolicy för, Kommunstyrelsen för information

26 Dnr 2018/53 Skyddskommittén Informationen är mottagen. Skyddskommittén I BEAB har ordinarie möten varannan månad. Skyddsombud samt fackliga ombud från verksamheterna är representerade. Vid senaste mötet framkom uppgifter som Skyddskommittén vill informera styrelsen i BEAB om. Bilagt är protokoll från skyddskommittémöte , se punkt 5. HMS, hälsa, miljö och säkerhet. VD Anders Lindholm föredrog ärendet. Beslutsunderlag Protokoll från möte i Skyddskommittén Daniel Gorevitz, huvudskyddsombud och ordförande i Skyddskommittén Kommunstyrelsen för kännedom

27 Dnr 2018/8 Restlista 2018 Styrelsen finner att informationen är mottagen. Restlista inventeras och uppdateras vid varje ordinarie styrelsemöte. Ledningsgruppen har gått igenom listan och gjort uppdateringar och tilläggskommentarer. Ordförande och VD går igenom Restlistan. Beslutsunderlag Restlista daterad , rev