Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Tomas Lind (FÖL) Sekreterare Ordförande Justerare

Transkript

1 PROTOKOLL Borgholm Energi AB fer , Protokoll från Styrelsemöte i Borgholm Energi AB Plats och tid Badhusgatan 4 09:00 ande Carl Malgerud (M), ordförande Joel Schäfer (S), förste vice ordförande Tomas Lind (FÖL) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Ingvar Svensson (V) Birger Palm (S) Övriga deltagande Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Martin Johansson, arbetstagarrepresentant Tomas Ekberg, arabetstagarrepresentant Staffan Larsson (C), ersättare för Peder Svensson (C) Annika Karpfors, sekreterare Bertil Lundgren (MP), 187 Markus Wertwein Ros, VA, Energi och Miljö chef 184, 191 Inger Green, VA 191 Jesper Slöjdare, taxestrateg 192, 193, 196 Ann Nilsson, HR-chef 197, 201 Tobias Selldén, fastighetschef 200 Jens Odevall, kommunchef 201 LG Fagerberg, ekonomichef kommunen 201 Linda Kjellin, budgetchef kommunen 201 Underskrifter Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Tomas Lind (FÖL) Sekreterare Ordförande Justerare

2 PROTOKOLL Borgholm Energi AB fer , Innehållsförteckning FORMALIAÄRENDEN 183 BEAB Styrelsemöte inledning /1 4 INLEDANDE ÄRENDEN 184 VD rapporterar / Månadsuppföljning 2018 BELNAB 2018/ Avvikelserapportering november /62 9 särenden taxefinansierat 187 Förstudie ventäkt Vedby-Vedborm 2017/87 10 Informationsärenden, taxefinansierat 188 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer 2016/ Aktualitetsförklaring kommunal avfallsplan 2018/ Bixia ProWin 2018/ Rutin för information om förmedlande av förbindelsepunkter 2018/ Taxeprojekt oförmedlade förbindelsepunkter 2017/ Intern kontrollplan 2018/ särenden, skefinansierat

3 PROTOKOLL Borgholm Energi AB fer , Kontor och mötesplats för företag i Borgholms kommun 2017/ Säkerställande av piren i Borgholms yttre hamn 2018/69 21 Informationsärenden, skefinansierat 197 Personalpolicy Borgholms kommun 2018/67 22 ÖVRIGA ÄRENDEN 198 Återrapportering från Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen och Kommunstyrelens arbetsutskott / Restlista / Byggnation av verksamhetskallförråd Köpings Tall 2018/ Ekonomifunktionen 26

4 4 183 Dnr 2018/1 BEAB BEAB Styrelsemöte inledning 2018 Styrelsens ordförande Carl Malgerud förklarar mötet öppnat och hälsar deltagarna välkomna. Styrelsen utser Tomas Lind tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. Dagordningen godkänns.

5 5 184 Dnr 2018/2 BEAB VD rapporterar 2018 november informationen är mottagen. VD Anders Lindholm rapporterar om aktuella möten och ärenden. - Sandviks avsaltningsverk kommer presenteras vid Eco-Tech Konferens Linnéuniversiteten november 2018 med tema Ven, - Hamnprojektet - Deponier - Västerviksmodellen - Masterplan Osten - VA samverkan med Mörbylånga - Avloppsven för bevning Borgholms Reningsverk (Markus Wertwein Ros informerar) - Framtida VA-försörjning Byxelkrok FVAB (Markus Wertwein Ros informerar) sunderlag Information presenteras på styrelsemötet.

6 6 185 Dnr 2018/3 BEAB Månadsuppföljning 2018 BEAB oktober informationen är mottagen. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet Månadsuppföljning oktober Gata Park Uppvisar ett budgetunderskott på 1372 tkr, vilket beror på verksamheten använt fler timmar över lag. Oktober månad uppvisar ett budgetunderskott på 68 tkr. Prognosen som gjordes 04 visade på ett budgetunderskott om 3 mkr. 08 hade kostnaderna minskat och prognosen beräknades till ett budgetunderskott om 2,5 mkr. Resultatet per 10 visar ett budgetunderskott om tkr, vilket är ytterligare en förbättring under året. Hamnar Uppvisar ett budgetunderskott på 14 tkr. Under året har personalkostnaderna varit lite högre än budget, på grund av en större post som avsåg 2017 men som bokades BEAB Service Visar ett negativt resultat om 1154 tkr vilket beror på de större kostnadsbesparande åtgärderna inte har kunnat genomföras. Oktober månad uppvisar ett överskott på 258 tkr. Vinterväghållning Uppvisar ett budgetunderskott 2474 tkr, inga kostnader i juni till oktober. Kost Uppvisar ett budgetöverskott på 347 tkr. I oktober var kostnaderna nära budget. Lokalvård

7 7 Uppvisar ett budgetöverskott på 765 tkr. Transport Uppvisar ett budgetunderskott på 240 tkr. Förråd Visar ett underskott på 34 tkr. Bolagsledning Visar ett budgetunderskott om 456 tkr. Det beror på högre BFUSkostnader och personalkostnader än budgeterat. Taxefinansierat Återvinning och avfall Uppvisar ett positivt resultat om 4082 tkr, vilket är bättre än föregående år och budget. (Gäller innan fondavsättning.) Ven och avlopp Uppvisar ett positivt resultat om 5880 tkr, vilket är högre än budget. Prognosen som gjordes i augusti ser något låg ut. (Gäller innan fondavsättning.) Egen fastighetsförvaltning Visar positivt resultat om 134 tkr. Bostäder Visar ett negativt resultat om 396 tkr. Fjärrvärme Uppvisar ett positivt resultat om 658 tkr. Vindkraft Visar ett negativt resultat om 358 tkr. Likviditeten är forts god. Presentation av delkomponenter i likviditeten; Kastlösa och Bixia ProWin försäljningsintäkter, fonder för VA och deponi, samt Elnät. Investeringsprojekt pågår. Vi har hittills under året aktiverat ca 57mkr av budgeten på 97 mkr. sunderlag sunderlag presenteras på sammanträdet.

8 8 Månadsuppföljning oktober Skickas till Annika Hermansson, ekonomichef

9 9 186 Dnr 2018/62 BEAB Avvikelserapportering november 2018 informationen är mottagen. VD Anders Lindholm rapporterar nytillkomna avvikelserapporter. sunderlag Avvikelse inom Fastigheter, Säkerhet Avvikelse inom Fastigheter, Kvalitet Avvikelse inom VA, Energi och Miljö, Tillstånd Avvikelse inom VA, Energi och Miljö, Säkerhet Avvikelse inom Gata Park, Ekonomi Skickas till Tobias Selldén, fastighetschef Markus Wertwein Ros, VA, Energi och Miljö-chef Ingela Götberg, tf chef Gata Park

10 Dnr 2017/87 BEAB Förstudie ventäkt Vedby-Vedborm ge i uppdrag till projektet söka samråd med berörda markägare ansöka om statliga medel till det fortsa arbetet inkluderande åtgärder i det aktuella området fortsätta undersökningar för komplettera faktaunderlaget ansöka om miljödom återrapportering till styrelsen ska ske kontinuerligt Bertil Lundgren föredrar Slutrapporten, vilken bifogats kallelsen. Slutrapport utgör beslutsunderlag och stomme tillsammans med den muntliga rapport som presenteras vid styrelsemötet. Till slutrapporten har fogats en vetenskaplig rapport utförd av konsult. sunderlag Slutrapport: Förstudie av Vedby och Vedborm träsk kopplat till dricksvenkvalitet och Löttorps ventäkt, slutrapport. Presentation vid sammanträdet. Skickas till Anders Lindholm, VD Bertil Lundgren, Projektledare venvårdsåtgärder, Samhällsbyggnadsförvaltningen

11 Dnr 2016/2 BEAB Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer informationen är mottagen. VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Mark- och miljödomstolen handlägger tvister om ven och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna ventjänster. Mark- och miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet betala avgift eller avgiftens storlek, rätt bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt stänga av venleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. sunderlag M , M

12 Dnr 2018/64 BEAB Aktualitetsförklaring kommunal avfallsplan föreslå Borgholms kommun aktualitetsförklarar Avfallsplan för Borgholms kommun antagen av KF gälla tills ny avfallsplan antas. Se tidigare beslut angående aktualitetsförklaring av Avfallsplan, Kommunfullmäktige , Dnr 2017/ KS 51. VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Aktuell lagstiftning Sedan 1991 ska alla kommuner ha en avfallsplan som omfar samtliga avfallsslag och vilka åtgärder som behövs för hantera avfallet på ett miljö- och resursmässigt lämpligt sätt. Kravet finns idag i miljöbalken 15 kap 41. Där framgår det för varje kommun ska finnas en renhållningsordning och en avfallsplan som ska innehålla uppgifter om avfall inom kommunen och om kommunens åtgärder för minska avfallets mängd och farlighet. Miljöbalken innehåller också krav om hur renhållningsordningen och avfallsplanen ska tas fram. Det gäller exempelvis kraven om samråd och utställning och beslut om renhållningsordning och avfallsplan ska fas av kommunfullmäktige. Aktualitetsförklaring avfallsplan Borgholms kommun En kommun kan aktualitetsförklara sin avfallsplan om den innehåller mål som fortfarande är aktuella eller om man behöver längre tid på sig genomföra avfallsplanens åtgärder.

13 13 Kommunens befintliga avfallsplan är aktualitetsförklarad gälla till och med Ett förslag till ny avfallsplan för Borgholms kommun har tagits fram under 2018 och kommer lämnas för beslut om utställning i slutet av året. Efter utställningen ska planen ses över igen, varefter förslaget lämnas för beslut om antagande. Ny avfallsplan kan därför förväntas antas under Delar av Borgholms kommun befintliga avfallsplan är fortfarande aktuella, varför det kan vara lämpligt aktualitetsförklara Borgholms kommuns befintliga avfallsplan gälla tills den nya avfallsplanen antas. Skickas till Kommunstyrelsen för vidare beslut i Kommunfullmäktige

14 Dnr 2018/37 BEAB Bixia ProWin informationen är mottagen. VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Tekniska verken i Linköping vind AB ( ) tillträder och betalar för aktierna i Bixia ProWin AB ( ) den första november 2018 (11-01) enligt ingånget aktieöverlåtelseavtai. sunderlag Till kallelsen fogade bilagor: Bilaga 1Brev till aktieägarna i Bixia ProWin AB, Tillträdesdag Bilaga 2 Av båda parter påskrivet Aktieöverlåtelseavtal

15 Dnr 2018/68 BEAB Rutin för information om förmedlande av förbindelsepunkter informationen är mottagen. Presentation av befintlig rutin för information till nya kunder. Inger Green, VA, informerar om rutinen som är upprättad 2010 och reviderad Beskrivning lämnas under mötet av informationsrutinerna som gäller för anslutning av nya kunder. Meddelas rutinerna gällande oförmedlade förbindelsepunkter fram till idag varit samma som för nya kunder. Med anledning av det påbörjade projektet för oförmedlade förbindelsepunkter kommer alla under projekttiden påträffade oförmedlade förbindelsepunkter införlivas i projektet. Kommunikationsplan för projektet finns och har presenterats och beslutats tidigare. sunderlag Information under mötet. Skickas till Inger Green, VA Jesper Slöjdare, taxestrateg

16 Dnr 2017/146 BEAB Taxeprojekt oförmedlade förbindelsepunkter informationen är mottagen. Jesper Slöjdare redogör för ärendet. Dagsläge Inledande informationsmöten för berörda grupper av Borgholm Energis personal samt för delar av kommunledning och KSAU har genomförts. Informationen blev väl mottagen. Information i våra digitala kanaler samt informationsutskick till under 2019 och 2020 berörda fastigheter, banker och fastighetsmäklare planeras till november för möjliggöra för generell information om antagna VO i utskick av kommunnytt innan projektinformationen publiceras. Gemensam planering med VA-organisationen gällande resurser etc för utredning av identifierade fastigheter har genomförts i början av november. Kommande aktiviteter Enligt ovan. sunderlag Tjänsteskrivelse Presentation under sammanträdet

17 17 Skickas till Taxestrateg Jesper Slöjdare

18 Dnr 2018/66 BEAB Intern kontrollplan informationen är mottagen. Jesper Slöjdare redogör för ärendet. I samarbete med Borgholms kommun har utifrån av kommunen uppdaterat Reglemente för intern kontroll tagits fram ett utkast till Riktlinje intern styrning och kontroll för beslut i KS. Dokumentet syftar till säkerställa en tillfredställande intern kontroll upprätthålls inom Borgholms kommun. Riktlinjen är ett verktyg för praktiskt kunna upprätthålla intern kontroll i kommunens verksamheter. (Utkast Riktlinje för Intern styrning och kontroll, 10-15) Med det uppdaterade reglementet och med de gemensamma riktlinjerna skapas förutsättningar för ett systemetiskt enhetligt arbete med intern styrning och kontroll i både bolagets och den kommunala organisationen. Med hänsyn till uppdaterat reglementet och de tillkommande riktlinjerna har vissa justeringar i upplägget av den tilltänkta internkontrollplanen för Borgholm Energi krävts. I dagsläget är ett justerat förslag till internkontrollplan färdig för verksamhetsenheterna ekonomi, fastighet och kost. För övriga verksamhetsenheter pågår processen. Planen är ha förslag till internkontrollplan för samtliga verksamhetsenheter färdigt innan årsskiftet för därefter följa den årshjulsprocess som definieras i Riktlinjer för intern styrning och kontroll.

19 19 Skickas till Jesper Slöjdare

20 Dnr 2017/38 BEAB Kontor och mötesplats för företag i Borgholms kommun bordlägga ärendet till nästa styrelsemöte

21 Dnr 2018/69 BEAB Anvisning av medel för trygga säkerheten gällande piren i Borgholms yttre hamn föreslå Kommunstyrelsen anvisa medel om 1,75 MSEK, i enlighet med beslutsunderlaget, för trygga säkerheten gällande piren i Borgholms yttre hamn. Jesper Slöjdare presenterar ärendet. Begäran om anvisning av medel för trygga säkerheten gällande piren i Borgholms yttre hamn i avvaktan på kommunens översyn och planläggning av det yttre hamnområdet. Ytterligare information i till kallelsen bifogat beslutsunderlag. sunderlag Trygga säkerheten gällande piren i Borgholms yttre hamn med bilagor Skickas till Kommunstyrelsen Jesper Slöjdare, taxestrateg

22 Dnr 2018/67 BEAB Personalpolicy Borgholms kommun och Borgholm Energi information är mottagen. Styrelsen tillstyrker dokumentet. HR-chef Ann Nilsson presenterar förslag till ny Personalpolicy för Borgholms kommun och Borgholm Energi. Personalpolicyn är gemensam och övergripande för alla förvaltningar i Borgholms kommun samt Borgholm Energi. Grunden för anställningsförhållandet regleras i lagar och avtal, medan personalpolicyn beskriver Borgholms kommun och Borgholm Energis värderingar och förhållningssätt i relationerna på våra arbetsplatser och till de människor vi möter i arbetet. sunderlag Utkast till personalpolicy Skickas till Ann Nilsson, HR-chef

23 23 HOLM ENERGI AB 198 f 198 Dnr 2018/61 BEAB Återrapportering från Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen och Kommunstyrelsens arbetsutskott informationen är mottagen. Utdrag ur sammanträdesprotokoll från kommunen rörande BEAB och/eller BELNAB. sunderlag 1. Kommunstyrelsen 177 Ändring av utbyggnadsprogram och beslut om etapp 3 och 4; utbyggnad Byxelkroks hamn 2. Kommunstyrelsens Arbetsutskott 298 Lokal trafikföreskrift parkering Verdandi gränd Ytterligare beslut har inkommit efter kallelsen gått ut, besluten presenterades på styrelsemötet: 3. Kommunstyrelsen 191 Reservation av medel för asfaltering, budget Kommunstyrelsen 198 Anvisning av medel projektering Yttre hamnen; Hamnverksamheten i Borgholms kommun 5. Kommunstyrelsen 199 Begäran om anvisning av medel för akuta åtgärdspunkter i hamnarna Borgholm, Byxelkrok, Kårehamn och Sandvik 6. Kommunstyrelsen 200 Inköp av surfplor till politiker

24 Dnr 2018/8 BEAB Restlista 2018 Styrelsen beslutar informationen är mottagen. Restlista inventeras och uppdateras vid varje ordinarie styrelsemöte. Dagens sammanträde Ordförande och VD går igenom Restlistan. sunderlag Restlista daterad 09-12, rev 09-18, 10-10

25 Dnr 2018/48 BEAB EXTRA ÄRENDE - av enig styrelse godkänd för beslut under sammanträdet Byggnation av verksamhetskallförråd Köpings Tall i befintlig investeringsbudget gällande nybyggnad av kallförråd på Köpings Tall 12:2 öka budget med 200 tkr. Tobias Selldén föredrar ärendet. Anbudsöppning gällande nybyggnad av kallförråd på Köpings Tall 12:2 har genomfört och utvärderats. sunderlag 1. Bilaga 1 Anbudsutvärdering 2. Bilaga 2 om budget (Dnr: 2018/48) 3. Bilaga 3 om mottagen miljökonsekvens (Dnr: 2018/48) Skickas till Tobias Selldén Fastighetschef

26 Dnr 2018/75 BEAB EXTRA ÄRENDE av enig styrelse godkänd för beslut under sammanträdet Ekonomifunktionen på Borgholm Energi en ny ekonomichef ska tillsättas inom bolaget. uppdra åt VD Anders Lindholm rekrytera ny ekonomichef med stöd av HR-funktionen. tillstyrka Borgholm Energi tillsammans med kommunen ser över samarbetsformer och gemensamma processer inom ekonomifunktionerna. I samband med ekonomichef Annika Hermansson lämnar bolaget för en ny tjänst, diskuteras ekonomiavdelningens utformande. Från kommunen deltar i diskussionerna kommunchef Jens Odevall, ekonomichef Lars Gunnar Fagerberg, budgetchef Linda Kjellin och personalchef Ann Nilsson. Efter avslutade diskussioner far styrelsen beslut enligt ovan. Skickas till Jens Odevall LG Fagerberg Linda Kjellin Ann Nilsson