Plats och tid Kommunhuset, Mörbylånga 08:00-12:00, 13:30-15:15, 15:30-16:30. Beslutande. Övriga deltagande. Underskrifter

Transkript

1 Sida 1 Paragrafer Plats och tid Kommunhuset, Mörbylånga 08:00-12:00, 13:30-15:15, 15:30-16:30 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Birger Palm (S) Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M) Bertil Lundgren (MP) ersätter Daniel Nilsson (C), Jacob Jonsson (S) ersätter Joel Schäfer (S) Övriga deltagande Clara Hoogland, sekreterare Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Niclas Beerman, teknisk chef Mörbylånga kommun, 16 Underskrifter Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Tomas Lind (FÖL) Sekreterare Ordförande Justerare Justerare Utdragsbestyrkande

2 Sida 2 Paragrafer Innehållsförteckning 16 Information om Mörbylångas tekniska förvaltning 2016/30 17 Uppföljning av årsbokslut /31 18 Månadsuppföljning /1 19 Vattensituationen Borgholms kommun 2016/24 20 Förfrågan från Borgholms kommun om att överta driften för den anlagda våtmarken i Rövik 2015/ Genomförande av Röviksprojektet 2016/3 22 Pågående och planerade VA-projekt 2016/9 23 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen 2016/2 24 Användningsområden för muddringsmassorna på Ölanda 2016/27 25 Underhållsplan för kommunens hamnar 2015/ Projekt Inköp och upphandling - delrapport 2015/ VD informerar 2016/7 28 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) 2016/6 29 Meddelanden till styrelsen 2016/8 Justerare Utdragsbestyrkande

3 16 Dnr 2016/30 Information om Mörbylångas tekniska förvaltning Informationen är mottagen. Vid styrelsens studiebesök i Möbylånga kommun informerar tekniska förvaltningen om sin verksamhet. Verksamheten omfattar gång- och cykelvägar, gata, park, skog och hamnar, vindkraft, VA, fjärrvärme samt administration. Samarbete i kommunen som är aktuellt rör VA-planen, framtagande av verksamhetsområden, planer/detaljplaner, investeringsprojekt och myndighetsutövning. Arbetet med vattenförsörjningen är ett stort arbetsområde, med anledning av den sämre tillgången till vatten på ön. Tekniska chefen i Mörbylånga kommun, Niclas Beerman, redogör för den tekniska affärsverksamheten i Mörbylånga kommun.

4 17 Dnr 2016/31 Uppföljning av årsbokslut 2015 För 2016 ska extrabeställningar redovisas separat och innan arbetet påbörjas ska budget vara godkänd av beställaren. Resultatet för den skattefinansierade verksamheten 2015 är negativt med tkr. En anleding till minusresultatet är extrabeställningar från kommunen på ca. 2 mkr på Gata- Park och Fastighet. Extrabeställningarna ingick inte i den antagna budgeten men kostnaderna har burits av verksamheterna. Resultatet för den taxefinansierade verksamheten är positivt med tkr. Resultatet påverkas negativt av nedskrivningen för vindkraften med 11,6 mkr och av avsättningen för deponier med tkr. En positiv påverkan har rättelsen av de ackumulerade vinsterna inom VA-kollektivet med 2,8 mkr. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att för 2016 ska extrabeställningar redovisas separat och innan arbete påbörjas ska budget vara godkänd av beställaren. Skickas till Kommunens ekonomiavdelning

5 18 Dnr 2016/1 Månadsuppföljning för januari 2016 Informationen är mottagen. Den skattefinansierade verksamheten visar ett negativt resultat för januari med tkr. För Gata-Park är inte intäkterna periodiserade i budgeten, och de 300 tkr som idag redovisas som ett negativt resultat, kommer under året att rättas till, när intäkterna kommer. Fastighetsförvaltningen har haft elkostnader på 157 tkr, utan budget för detta. Budgeten baserades på att kommunen skulle betala alla elfakturor direkt, men nu ändrades detta och fakturorna kommer först till Borgholm Energi innan de går vidare till kommunen för betalning. Den taxefinansierade verksamheten visar ett positivt resultat för januari på tkr. Likviditeten är fortsatt god. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

6 19 Dnr 2016/24 Vattensituationen Borgholms kommun Informationen är mottagen. Resultatet av grundvattennivåmätningarna från januaris mätning visar på den lägst uppmätta nivån under januari månad sedan våra mätningar startade De låga nivåerna är resultatet av två tidigare torrår var ett torrår med återkomsttid vart 20:e år och 2015 torrår med återkomsttid vart 10:e år. Påverkan En utredning gjord med avseende på hur grundvattennivåns läge påverkar det möjliga vattenuttaget (vattenbudget) i huvudtäkterna för Köpingsviks vattenverk i tre olika scenarier. Normalår 2016, torrår 2016 samt torrår Dock finns alltid en osäkerhet vid denna typ av bedömningar. Utredningen är genomförd av konsultfirman Structor som uppskattat den totala volymen i täkterna samt hur volymen och grundvattennivån påverkas av nederbörd, infiltration, vattenavrinning och vattenuttag i de olika scenarierna. Resultatet av rapporten samt föreslagna akuta åtgärder i korthet: Scenario normalår 2016: Grundvattennivån kan stiga med 0-0,3 m under året, inga allvarliga negativa konsekvenser uppstår. Scenario torrår 2016: Grundvattennivån kan minska med 0-1,3 m och grundvattennivån är under slutet av året 1-2 meter under det normala. Det är troligt att vissa av våra brunnar kommer att sina, alternativt få begränsad kapacitet. Åtgärder för begränsning av vattenuttaget kan vara motiverade. Scenario torrår 2016 och 2017: Grundvattennivån kan minska med 0,5-2,5 m och grundvattennivån är under slutet av år 2017 ca 2-4 meter under det normala. Flertalet av våra brunnar kommer att sina eller få en begränsad kapacitet. Förändringar i vattenkvaliten kan uppstå.

7 19 fortsättning Köpingsviks vattenverk hamnar i ett sårbart driftläge med avsaknad av reservkapacitet. Besparings- och ransoneringsåtgärder med prioritering blir förmodligen helt nödvändiga för att klara vattenförsörjningen. Följande åtgärder är idag aktuella: Säkerställ att maximal mängd ytvatten infiltreras till grundvattnet så att grundvattensänkningen i görligaste mån kan motverkas. Infiltration av ytvatten bedöms vara det effektivaste sättet att höja grundvattennivåerna. Översyn av brunnsinstallationer för att säkerställa att brunnarna fungerar även vid lägre nivåer. Eventuellt borrning av nya brunnar. Åtgärder för minskad vattenförbrukning bör inledas senast i maj 2016 om inte en betydande grundvattennivåhöjning sker under perioden februari-april. Upprätta ett geotekniskt kontrollprogram för kontroll av eventuella sättningar i områden med stor grundvattensänkning och silt/lera i grunden, eftersom stora ändringar i grundvattennivåerna kan påverka mark och byggnader. Kommande aktiviteter Ett samverkansprojekt med närliggande kommuner samt berörda myndigheter är initierat för att gemensamt hantera en situation med fortsatt lite nederbörd. Åtgärder är redan initierade och återrapporteras fortlöpande till styrelsen och ledningen. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Structor Vattenförsörjning Borgholm-Köpingsvik vid torka Justerare Utdragsbestyrkande

8 20 Dnr 2015/197 Förfrågan från Borgholms kommun om att överta driften för den anlagda våtmarken i Rövik Informationen är mottagen. Borgholms kommun har anlagt en våtmark i området mellan Löttorp och Hornsjön. Projektet har drivits i samarbete med länsstyrelsen, med projektslut Kostnader som uppstått före på totalt kr har delats lika mellan Borgholms kommun och Länsstyrelsen. Dock återstod det vid projektslutet åtgärder som måste slutföras för att säkerställa våtmarkens funktion. Ansökan om miljödom för verksamheten måste också göras. Borgholms kommun har ställt frågan till Borgholm Energi om möjlighet finns att dela på de kostnader som uppstått efter projektslutet samt även ta över den framtida driften av anläggningen under våren I önskemålet ingåräven att Borgholm Energi ska beställa, samt ta kostnader för projektets återstående åtgärder. Ärendets behandling Styrelsen beslutade , 329, att bevilja 170 tkr till våtmarksprojektet i Rövik och att överta projektet efter att avtal upprättats mellan samhällsbyggnadsförvaltningen och Borgholm Energi. Styrelsen beslutade , 6, att uppdra åt VD Anders Lindholm att i dialog med samhällsbyggnadsförvaltningens chef klargöra förutsättningarna för projektet. Frågor att ta ställning till rör anläggningens utformande, den framtida driften, samt att säkerställa nyttan av projektet. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Vid möte med samhällsbyggnadsförvaltningen den 21 februari klargjorde de att de ställer sig positiva till att Borgholm Energi tar över och genomför projektet, samt att de bistår med resurser för övertagande och genomförande i form av personal. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Skickas till Samhällsbyggnadsförvaltningen

9 21 Dnr 2016/3 Genomförande av Röviksprojektet Informationen är mottagen. Borgholm Energi har beslutat att överta genomförandet av Röviksprojektet, den våtmark som kommunen har anlagt i området mellan Löttorp och Hornsjön. Syftet med projektet är att förbättra vattenkvaliteten på Hornsjöns vatten, som efter rening används som dricksvatten, genom att våtmarken kommer att bidra till ett renare vatten i inloppet till Hornsjön. Känd kostnad för genomförande av projektet var vid beslutstillfället 170 tkr. För att få våtmarken i drift ska två alternativ utvärderas: övertagande enligt ursprunglig plan, där delar av området görs om till våtmark, eller att hela området görs om. Övertagande enligt ursprunglig plan VA-avdelningen har fått offert på kr exkl. moms för att förlägga kabel, bygge av servisväg, ny vall, pumpstation, 2 slussluckor, gångstig till inlopp, rostfria galler för säkerhet och vattendelare. I ovanstående beräkning finns inte kostnaderna för det tekniska inräknat. Detta omfattar pumpar, styrning, kommunikation etc och beräknas till kr, exklusive den egna personalkostnaden. Åtgärderna är ett första steg för att få våtmarken i drift. Därefter kommer det att krävas mer resurser i form av underhåll etc. Kostnaden för detta är svårbedömd, men beräknas till ca kr per år. Hela området görs om till våtmark Ett alternativ till att bygga servisvägen och installera pumpstationen är att göra om hela sänkan till våtmark och ersätta lantbrukarna för den betesmark de då förlorar. Görs hela området om till våtmark bör reningseffekten av vattnet i Hornsjön bli bättre. De olika alternativen utreds vidare i samråd med samhällsbyggnadsförvaltningen. Underlaget kan sedan ligga till grund för beslut av styrelsen i mars om vilka åtgärder som ska vidtas och för beslut om tilläggsbudgetering för de kostnader dessa beräknas uppgå till. Ärendets behandling Styrelsen beslutade , 329, med ett förtydligande, 20, att överta genomförandet av Röviksprojektet och den framtida driften av anläggningen. VA-chefen Markus Wertwein-Ros uppdrogs att upprätta avtal om överförandet av

10 21 fortsättning ansvar och drift, när miljödomen är godkänd och hittills tilltagna åtgärder och tillstånd har redovisats av samhällsbyggnadsförvaltningen. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att de olika alternativen utreds vidare av VA-chefen, i samråd med samhällsbyggnadsförvaltningen. Skickas till VA-avdelningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Justerare Utdragsbestyrkande

11 22 Dnr 2016/9 Pågående och planerade VA-projekt Informationen är mottagen VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam, samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verk-samheten och investeringarna inom Borgholm Energi. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan budgeteras för projekten. De största pågående projekten idag är Sanering Borgholms kommun, Djupvik-Lofta Etapp 3 och 4, Röviksprojektet, Runsten, Kolstad, Köping Tall, Spjutterum, Vattenmätare VD Anders Lindholm redogör för statusen i de olika projekten. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

12 23 Dnr 2016/2 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen Informationen är mottagen. Mark- och Miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och Miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till Svea hovrätt som prövar målet i dess sammansättning som markoch miljööverdomstol och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. VD Anders Lindholm redogör för aktuella ärenden i Mark- och Miljödomstolen. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad

13 24 Dnr 2016/27 Användningsområden för muddringsmassor och makadam Styrelsens förslag till kommunstyrelsen Nedan angivna förslag på användningsområden godkänns. Muddringsmassorna som lagras på Ölanda består till största del av makadam och ska vara bortforslade inom 2,5 år. För att få användning för massorna på bästa sätt bör några projekt startas omgående. Antalet ton uppgår till och med nedan föreslagna åtgärder minskar det med ca ton. En större mängd kommer även att kunna användas vid sluttäckningen av deponierna Rullbackarna och Kalleguta, men det är ännu oklart vilket det exakta antalet ton är. Etapp 1 Byxelkroks hamn 3000 ton. Utfyllnad av hamnplanen ca m2 i samband med VA utbyggnaden i Lofta frigörs mycket berg som transporteras till Byxelkrok. VA bekostar transport av makadam från Ölanda och tar med i retur. Vi får berg till Byxelkrok och VA får material till rörläggningen. Vi delar på transportkostnaden. Ev. överskott lagras i Lofta för underhåll av cykelleden Äleklinta-Sandvik-Eskilslund samt vandringsleder. OK med markägare i Lofta. Kräver en del förarbete med uppstart, inköp av tjänst från Ramboll för anbudsunderlag. Cykelleden Lundegård-Ormöga 2500 ton. I och med detta så kopplas cykelleden på norra och södra Öland ihop. En sträcka på totalt 2000 m nybyggnad och ca 500 m upprustning av befintlig väg. Kräver inköp av tjänst för förhandling med markägare. Använder samma företag som cykelledsprojektet. Följande projekt hänger ihop med utfallet av de två ovanstående: Cykelleden Äleklinta-Grönvik (kustvägen) 2000 ton. Befintlig väg i dåligt skick. Lämpligt att utföra i samband med Loftaprojektet. Cykelväg Köpingsvik- Öj 1000 ton. Vandringsleder Det finns ett ganska omfattande nät med vandringsleder i kommunen som behöver en rejäl upprustning. Vandringslederna blir alltmer populära turistmål och det ligger således helt rätt i tiden att satsa på dessa. Lederna finns redan, men behöver rustas upp, skyltas om och marknadsföras. Mörbylånga kommun jobbar mycket med sina leder och de hänger

14 24 fortsättning ihop med våra över kommungränsen mellan de gamla borgarna. Projektet kräver vidare utredning innan start. Ärendets hantering Servicechef Hans Johannesson föreslår i tjänsteskrivelse, daterad att ovan angivna åtgärder för avsättning av muddringsmassor godkänns, samt att kommunstyrelsen avsätter :- till etapp 1, Byxelkroks hamn och :- till cykelleden Lundegård-Ormöga. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna föreslagna åtgärder för avsättning av muddringsmassorna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Skickas till Kommunstyrelsen Justerare Utdragsbestyrkande

15 25 Dnr 2015/221 Underhållsplan för kommunens hamnar Servicechefen uppdras att ta fram förslag på prioriteringsordning, driftsformer och tidshorisont för åtgärderna i underhållsplanen. Kommunstyrelsens arbetutskott har uppdragit åt servicechefen och kommunledningskontoret att ta fram en hamnplan som ska klargöra renoverings- och underhållsbehov för kommunens samtliga hamnar och möjligheten att öka hamnintäkterna (avgifterna) så att de bättre matchar genomförda och förväntade kostnader. Förutsättningarna för att eventuellt sälja eller bolagisera hela eller delar av hamnarna bör också undersökas. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 16 december 2015, 341, att översända den hamnutredning som servicechef Hans Johannesson gjort till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 13 januari 2016, 5, att styrelsen för Borgholm Energi lyfter underhållsplanen för att ta fram förslag på prioriteringsordning, driftsformer och tidshorisont för åtgärderna på 5-10 års sikt. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att uppdra åt VD att ansvara för att ta fram förslag på prioriteringsordning, driftsformer och tidshorisont för åtgärderna på 5-10 års sikt. Prioriteringarna bör tas fram i samråd med det pågående arbetet med att sammanställa ansökningar till EU:s havs- och fiskeriprogram. Skickas till Servicechefen

16 26 Dnr 2015/123 Projekt inköp och upphandling - delrapport Informationen är mottagen. Styrelseledamot Anders Nyholm och ekonom Daniel Petersson har utsetts till att ingå i ett projekt som ska se över och ta fram rutiner för inköp och upphandling. Projektet ska bidra till att Borgholm Energi vid inköp och upphandling följer lagens krav, är transparenta och informerar intressenter på bästa sätt. I en delrapport redovisar projektet förslag på åtgärder för att förbättra arbetet med upphandlingar i bolaget: 1. Tydlig utsedd inköpsfunktion i företaget 2. Lättillgänglig hemsida med egen flik för upphandling 3. Utbildningsinsatser för egen personal 4. Leverantörsträffar 5. Avtalshantering 6. Se över är upphandlingsstrategi och inköpsrutiner. En sammanfattande rapport med förslag till beslut gällande ovan angivna åtgärder presenteras vid styrelsemötet i mars. Ledamot Anders Nyholm redogör för delrapporten. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Delrapport,

17 27 Dnr 2016/7 VD informerar Informationen är mottagen. VD Anders Lindholm redogör för aktuella ärenden och möten Kosten Dammen på Ramsättravägen Internkontrollplan Vattensituationen Sponsring Fastighet Projekt Kommunikation

18 28 Dnr 2016/6 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade. Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga. Beslutsunderlag Restlista, daterad

19 Dnr 2016/8 Meddelanden till styrelsen Styrelsen har tagit del av följande handlingar och information: Kommunstyrelsen , 231 Ändring av principbeslut; Nedläggning av tomrör vid grävning/samförläggning på kommunal mark Kommunstyrelsens arbetsutskott , 6 Ansvarsfördelning och skötsel av brandlarmsanläggningar i Borgholms kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott , 4 Fastighetsfunktionen kommunen / bolaget Kommunstyrelsen , 12 Uthyrningspolicy för :s och Borgholms kommuns bostadslägenheter