1 PROTOKOLL. Plats och tid Badhusgatan 4, Borgholm 09:00-12:15, 13:15-16:00

Transkript

1 1 Paragrafer Plats och tid Badhusgatan 4, Borgholm 09:00-12:15, 13:15-16:00 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Birger Palm (S) Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C), Jacob Jonsson (S), ersätter Joel Schäfer (S) Övriga deltagande Clara Hoogland, sekreterare Tomas Ekberg, arbetstagarrepresentant Anders Lindholm, VD Daniel Petersson, controller Tobias Selldén, gruppchef fastighet, Åsa Amnér, chef kostverksamheten, 89 Underskrifter Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Anders Nyholm (M) Sekreterare Ordförande

2 2 Paragrafer Innehållsförteckning 82 Månadsuppföljning /1 83 Omprioritering i investeringsbudget /62 84 Resedan 8 (etapp 2) 2015/ Fastighet: pågående projekt 2016/ Flytt av förråd för teknisk verksamhet 2015/ Vattensituationen Borgholms kommun 2016/24 88 Leasing av kombinerad spol-/sugbil 2016/97 89 Projekt BFUS - kunddatasystem 2016/98 90 Pågående och planerade VA-projekt 2016/9 91 Borgholm Energi - organisationsförändring 2016/96 92 Attestreglemente 2016/87 93 Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun 2016/48 94 VD informerar 2016/7 95 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) 2016/6 96 Sammanträdesdagar / Meddelanden till styrelsen /8 2016/90

3 3 82 Dnr 2016/1 Månadsuppföljning per den sista maj 2016 Informationen är mottagen. Den skattefinansierade veksamheten redovisar ett resultat på minus 588 tkr jämfört med budget. Det negativa resultatet beror huvudsakligen på snöröjningen. Lokalvården redovisar höga personalkostnader, med anledning av att en annan utförare vann upphandlingen av lokalvård av Landstingets lokaler. Sommarsäsongens verksamheter med gräsklippning etc. är i full gång. Extrabeställningar från kommunen, som inte är budgeterade, uppgår till 2,6 mkr. Kommunstyrelsens arbetsutskott har behandlat frågan om rutiner för beställningar med syfte att tydliggöra ansvar och roller för beställningar till bolaget. Den taxefinansierade verksamheten redovisar ett resultat på 2,3 mkr per den sista maj och på 11, 8 mkr för Renhållningen redovisar ett fortsatt bra resultat på, med anledning av minskade generella kostnader, vilket dock förväntas justeras i och med att vi nu går in i högsäsong. VA redovisar ett positivt resultat mot budget, dels med anledning av en förändrad bokföringsrutin, dels med anledning av en kostnadseffektiv organisation. Försäljningen av vatten ökar också, som alltid denna tid på året. Investeringarna uppgår till 13,4 mkr. Investeringsbudgeten fortsätter att ses över med anledning av de akuta åtgärder som planeras på grund av vattenbristen. Likviditeten är fortsatt god. Ekonom Daniel Petersson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen finner att informationen är mottagen.

4 4 83 Dnr 2016/62 Omprioritering i investeringsbudget Den uppdaterade investeringsbudgeten för 2016 godkänns. 2. Till styrelsens sammanträde i augusti ska budgeten i sin helhet, med gjorda förändringar, redovisas. Total investeringsbudget 2016 är beslutad till tkr, fördelad på definierade projekt. På grund av vattenbristen krävs omprioriteringar i investeringsbudgeten. För att skapa utrymme för nytillkomna obudgeterade investeringar bör investeringar om 10 mkr skjutas på framtiden. Verksamheterna har enats om ett förslag som innebär att följande investeringar skjuts upp: (VS) Spjutterum vatten -200 (VS) Spjutterum avlopp -500 Vattenmätare Hornsjöns reglering Biobädd (Avlastning sommartid) Kolstad II Triangeln Ärendets behandling Ekonomichef Annika Hermansson uppdrogs , 50, att presentera en uppdaterad investeringsbudget. Ekonom Daniel Petersson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att godkänna den uppdaterade investeringsbudgeten Till styrelsens sammanträde i augusti ska budgeten i sin helhet, med gjorda förändringar, redovisas.

5 5 84 Dnr 2015/213 Resedan 8 (etapp 2) Informationen är mottagen. Kommunfullmäktige beslutade den 18 april 2016,, att godkänna att säljer fastigheten Borgholm Resedan 8 enligt nedan framförda villkor, dock bör det framgå att fastigheten i första hand ska bebyggas med 100 % hyresrätter och i andra hand 50 % hyresrätter och 50 % bostadsrätter. Försäljningen bör genomföras med följande villkor: - Fastslagen detaljplan ligger till grund för exploateringen. - Vid försäljning avtalas önskvärda villkor såsom exploateringsgrad, värme- försörjning, tidplaner etc. - Köparen åtar sig att bebygga fastigheten med bostäder (hyresrätter 50%, bostadsrätter 50%, alternativt 100% hyresrätter) om minimum 3000m². En tilläggsköpeskilling kan läggas till i avtalet om detta. - Lägenheter/byggnader och markområden ska i sin helhet vara klar att tas i bruk senast två år efter genomförd försäljning. - Försäljning ska ske i konkurrens för att generera högsta möjliga köpeskilling. - Försäljningen bör ske genom mäklare. Ärendets behandling Styrelsen för beslutade att föreslå kommunfullmäktige att godkänna försäljning av fastigheten Resedan 8. Styrelsen för beslutade , 49, att uppdra åt VD att VD Anders Lindholm uppdras att tillsammans med gruppchef Tobias Selldén utreda ärendet och återkomma till styrelsen med förslag till beslut och avtal. Kommunfullmäktige godkände , 83, förslaget till försäljning. Tobias Selldén, gruppchef fastighet, redogör för det pågående arbetet med försäljning, avstyckning av fastigheten, vägdragning etc. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

6 6 85 Dnr 2016/101 Fastighet: pågående projekt Informationen är mottagen. Pågående projekt inom verksamheten fastighet omfattar bland annat renovering, till- och nybyggnationer samt underhåll på de egna och kommunens fastigheter. Gruppchef fastighet Tobias Selldén redogör för pågående projekt inom verksamheten. Beslutsunderlag Sammanställning pågående projekt

7 7 86 Dnr 2015/186 Flytt av förråd för teknisk verksamhet VD Anders Lindholm uppdras att ta fram en konsekvensanalys på vad en flytt till elnätsförrådet på Guntorp för VA-verksamheten innebär. Det finns behov av att flytta det nuvarande förrådet för den tekniska verksamheten, som ligger på Resedan 4. Idag delar personal från gata-park, fastighet och VA på utrymmena. Elnät har ett förråd i Guntorp i Borgholm, som byggdes på 90-talet och är dimensionerat för sju personer. Gata-Park har elva fast anställda och tar varje sommar in fyra säsongsanställda. Elnät har fyra anställda, fastighetsavdelningen två och VA tre. Fastighetsavdelningen kommer att flytta sina snickare till Smörblomman och kommunstyrelsen godkände , 192, hyreskostnaden på 70 tkr som därmed tillkommer. Centralförrådet med torrvaror kommer efter beslut i kommunfullmäktige angående investering i fastigheten, att flytta till Ekbacka. De verksamheter som då är kvar på förrådet på Resedan 4 är Gata-Park och VA. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott, ksau, beslutade den 25 augusti 2015, 270, att uppdra till controller Johan Andersson och kundtjänstassistent Julia Persson att utreda frågan om vilka behov den tekniska verksamheten har på förrådsutrymmen. Utredningen presenterades för styrelsen den 15 oktober 2015, 300 och nya förslag på lokaler presenterades därefter på ksau:s sammanträde den 20 oktober 2015, 367. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att VD uppdras att ta fram en konsekvensanalys på vad en flytt till elnätsförrådet på Guntorp för VA-verksamheten skulle innebära. Konsekvensanalysen ska omfatta tidplan, kostnad och samordningsvinster.

8 8 87 Dnr 2016/24 Vattensituationen Borgholms kommun Informationen är mottagen. Sjöledningen mellan Revsudden i Kalmar och Stora Rör i Borgholms kommun invigdes igår. De sista grävarbetena kommer att göras under veckan. Den regionala samordningen leds av Länsstyrelsen. Styrgruppen består av landshövdingen, kommunstyrelsernas ordförande i Mörbylånga, Kalmar, Borgholm. En handlingsplan ska tas fram, för att möjliggöra samarbete med myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB. Inventering av brunnar pågår för närvarande för att kartlägga framför allt lantbrukarnas behov. Vattenprover har tagits i Rällatäkten och resultatet visar att det är möjligt med uttag av dricksvatten, vilket kommer att påbörjas inom några veckor. Förberedelser görs för att ta ut vatten från Hornsjön till de bönder som har behov, även om det inte kan användas till dricksvatten. Uppdatering och framtagande av nödvattenplaner pågår. Kalmar kommun kommer att samordna arbetet. Informationskampanjen om att spara vatten är ett samarbete mellan Borgholm Energi, Kalmar vatten, Mörbylånga kommun, Torsås kommun, Länsstyrelsen och med stöd av Regionförbundet och kommer att lanseras på fredag. Kommunfullmäktige tar ställning till frågan om avsaltningsverk måndag den 13 juni. Ärendets behandling Styrelsen informerades , 19, , 36, , 51 och , 70, om aktuell vattensituation och vidtagna och planerade åtgärder. VD Anders Lindholm redogör för ärendet.

9 9 88 Dnr 2016/97 Leasing av kombinerad spol-/sugbil Ärendet återremitteras för att ingå i budget för Ledningsnät VA och Produktion har ett stort behov av underhållsspolningar, akuta spolningar och transporter av slam. Idag köps denna tjänst via entreprenadupphandlingen, som löper ut Skötseln av rutinuppdrag på ledningsnätet är eftersatt på grund av bristande resurser och höga kostnader. Investeringen kan gå jämt ut om användandet kan ökas med 183 timmar per år kontra att lägga detta på entreprenaden. Organisationen har ett behov av att utöka användandet med ca 350 timmar per år. I detta ingår: Spolplaner av ledningsnätet och pumpstationer Förflyttning av slam mellan reningsverk Jourverksamhet under arbetstid Akuta problem utanför arbetstid kan lösas med att köpa tjänsten av lokala resurser. Akuta problem beräknas minska med införandet av ovan åtgärder. För att bemanna bilen kommer organisationerna att anställa en förare/drifttekniker. VD Anders Lindholm och ekonom Daniel Petersson redogör för ärendet. Ordföranden konstaterar att ärendet återremitteras för att ingå i budget för Beslutsunderlag Mötesanteckningar spolbil PM Spolbil, Daniel Petersson,

10 10 89 Dnr 2016/98 Projekt BFUS - kunddatasystem Informationen är mottagen. Med anledning av att CGI slutar drifta kundhanteringssystemet K+, som bolaget använder för fakturor och kundärenden, krävs att bolaget övergår till ett nytt. Man har valt att gå över till CGI:s nya system, kallat BFUS, som idag används av ett flertal liknande organisationer. Styrgrupp för projektet är VD Anders Lindholm, VA-chef Markus Wertwein-Ros och kundtjänstchef Åsa Amnér. Åsa Amnér är projektledare för projektet. Arbetet initierades i mars i och med att projektplanen godkändes och den första testkonverteringen kommer att göras i juni och sedan fortsätta under hösten tillsammans med utbildningar. Leveransgodkännande förväntas kunna ske i december om allt löper enligt plan. Det finns risk för störningar i verksamheten, framför allt genom att det är personal som inom sina ordinarie anställningar arbetar med projektet. Åsa Amnér, chef för kostverksamheten och kundtjänst, redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

11 11 90 Dnr 2016/9 Pågående och planerade VA-projekt VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verksamheten och investeringarna inom Borgholm Energi. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan budgeteras för projekten. Större projekt som är under utredning eller är pågående: Sanering Borgholms kommun Djupvik-Lofta Etapp 3 Röviksprojektet Runsten Köping Tall Spjutterum Vattenmätare VD Anders Lindholm redogör för statusen i de olika projekten. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Ärendets behandling Statusen i de olika projekten redovisas vid varje styrelsemöte. VA Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Sammanställning VA-projekt per den sista april 2016

12 12 91 Dnr 2016/96 Borgholm Energi - organisationsförändring 1. En tjänst som kommunikatör med personalansvar för kundtjänst inrättas. 2. En tjänst som inköps- och upphandlingsansvarig inrättas. De utredningar som projekten för Inköp & upphandling och Kommunikation har presenterat visar att det finns ett behov av att fortsatt arbeta vidare med frågorna och förstärka organisationen inom dessa områden. Dessutom har behovet av att ha en chef för kostverksamhet på 100 %, istället för dagens 50 %, aktualiserats. Utredningen för inköp & upphandling kommer fram till att det saknas en samlande funktion i företaget gällande dessa frågor. De olika avdelningarna har istället fått skapa egna rutiner och arbetssätt när det gäller inköp. Allmänna och övergripande frågor inom området har ingen naturlig ansvarig. Samordningen mellan avdelningarna är svag på operativ nivå och eventuella samordningsvinster blir inte utnyttjade, samtidigt som det finns en påtaglig risk att de lagstiftade beloppsgränserna (för LOU och LUF) passeras på aggregerad nivå, då en samlad översyn fattas. Det finns behov av att utse en tydlig funktion som agerar samordnare för inköp och upphandlingar internt, fungerar som länk mellan avdelningarna och är den som ökar medvetenheten och förståelsen av enhetligt agerande inom området. Utredningen gällande Kommunikation landar i att det finns behov av att skapa en gemensam syn och arbetssätt för organisationen gällande kundservice och ärendehantering, för att uppnå högre effektivitet. Det finns även behov av att någon samordnar informationsinsatser, det grafiska arbetet och den interna och externa kommunikationen. En ny tjänst som kommunikatör med personalansvar för kundtjänst, föreslås inrättas. Angående tjänsten som chef för kosten och kundtjänst, som i teorin delas lika mellan de olika verksamheterna är i realiteten felallokerad, då tiden som chef för kostverksamheten tar betydligt mer tid i anspråk. Det finns därför behov att utöka tjänsten som chef för kostverksamheten till 100 %, vilket kommunen ska budgetera för. Frågan hanteras i samband med budget 2017.

13 13 91 fortsättning För kundtjänst gäller att den tjänst som har utvecklats till att agera som administrativt stöd till Servicechefen ska budgeteras av kommunen, med hänvisning till att kostnaden ska tas där kostnaden uppstår. Frågan hanteras i samband med arbetet med budget VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att en tjänst som kommunikatör med personalansvar och en tjänst som inköps- och upphandlingsansvarig inrättas. Skickas till Kommunstyrelsen, för kännedom

14 14 92 Dnr 2016/87 Attestreglemente Attestreglemente, daterat, antas. Attestreglementet syftar till att ge bolaget en tydlig ansvars- och arbetsfördelning när det gäller kontroll av ekonomiska transaktioner. Med anledning av nyrekryteringen till tjänsten chef för lokalvården behöver attestreglementet uppdateras. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Beslutsunderlag Attestreglemente,

15 15 93 Dnr 2016/48 Tilläggsbudgetering för förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun Styrelsens förslag till kommunstyrelsen 100 tkr tilläggsbudgeteras till förstudiens genomförande. Borgholm Energi ansvarar för gästhamnarna i Nabbelund, Byxelkrok, Böda, Sandvik och Kårehamn medan gästhamnarna i Källa och Stora Rör bedrivs i privat regi. I Borgholm drivs den inre gästhamnen i privat regi, medan Borgholm Energi ansvarar för den yttre hamnen och ställplatsen. Det finns behov av en översyn av verksamheten i hamnarna och hur den skulle kunna utvecklas, där faktorer som driftsformer, underhållsbehov och ekonomiska ställningstaganden kan utredas. Förstudien ska kunna presentera ett förslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige på en strategi för hamnarna avseende investeringar, mål, driftsformer och organisation. En projektgrupp och en projektledare ska utses. Projektledaren ska sedan ta fram en projektplan och projektstart sker när projektplanen godkänns av styrgruppen. I styrgruppen ingår ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg, kommunstyrelsens ordförande Ilko Corkovic, samhällsbyggnadsnämndens ordförande Lennart Bohlin (FÖL), Borgholm Energis andre vice ordförande Tomas Lind (FÖL) och servicechef Hans Johannesson. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunstyrelsen besluta att tilläggsbudgetera 100 tkr till förstudiens genomförande.

16 16 94 Dnr 2016/7 VD informerar Informationen är mottagen. VD Anders Lindholm informerar om aktuella möten och ärenden: Bland annat lyftes frågan om fiberanslutning till Borgholms kommuns fastigheter, i samband med pågående fiberutbyggnad.

17 17 95 Dnr 2016/6 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade. I Restlistan sammanfattas de uppdrag som styrelsen har delat ut samt de ärenden som har översänts till kommunstyrelsen för beslut, vilket möjliggör en tydlig uppföljning. Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga. Beslutsunderlag Restlista, daterad

18 18 96 Dnr 2015/176 Sammanträdesdagar 2016 Sammanträdet i augusti flyttas från den 10 augusti till den 17 augusti. För att kunna sammanställa ärenden och underlag inför sammanträdet i augusti efter semestrarna föreslås att motet flyttas en vecka framåt I tid, till den 17 augusti. Sekreterare Clara Hoogland redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att sammanträdet i augusti flyttas från den 10 augusti till den 17 augusti.

19 19 98 Dnr 2016/8 Meddelanden till styrelsen 2016 KSAU Uppföljnings- och avstämningsmöte med Dnr 2016/90 Avtal gällande Teknisk service Dnr 2015/186 Flytt av förråd för teknisk verksamhet Dnr 2016/11 Tilläggsbudgetering för ombyggnad av Köpings skolkök till tillagningskök Dnr 2016/91 Val av revisor till Dnr 2016/92 Rena vattnet från läkemedelsrester Dnr 2016/106 Fiberutbyggnad