1 PROTOKOLL. Plats och tid Badhusgatan 4, Borgholm 09:00-12:15, 13:00-15:00

Transkript

1 1 Paragrafer Plats och tid Badhusgatan 4, Borgholm 09:00-12:15, 13:00-15:00 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Birger Palm (S) Ingvar Svensson (V) Anders Nyholm (M) Jacob Jonsson (S), ersätter Joel Schäfer (S) Övriga deltagande Clara Hoogland, sekreterare Tomas Ekberg, arbetstagarrepresentant Annika Hermansson, ekonomichef Tobias Selldén, gruppchef fastighet, 49 Markus Wertwein-Ros, VA-chef, Jörgen Samuelsson, Ölands kommunalförbund, 57 Utses att justera Jacob Jonsson (S) Justeringens plats och tid Badhusgatan 4, , kl 14:00 Underskrifter Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Jacob Jonsson (S) Sekreterare Ordförande

2 2 Paragrafer Innehållsförteckning 47 Månadsuppföljning /1 48 Nyttjande av allmän mark: förbättrad process 2016/59 49 Resedan 8 (etapp 2) 2015/ Omprioritering i investeringsbudget /62 51 Vattensituationen Borgholms kommun 2016/24 52 Förstudie - avsaltningsanläggning 2016/61 53 Tilläggsbudgetering för genomförande av Röviksprojektet 2016/3 54 Sjöledning från Kalmar till Borgholms kommun, Revsudden - Stora rör 2016/54 55 Pågående och planerade VA-projekt 2016/9 56 Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga 2016/2 processer 57 Ansökan till EU:s havs- och fiskeriprogram 2015/ Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun 2016/48 59 Utveckling av logistiktjänsten 2016/46 60 Arbetsmiljön på logistikavdelningen, Ekbacka 2016/35 61 Flytt av förråd för teknisk verksamhet 2015/ Åtgärder för förbättrad arbetsmiljö Löttorp 3:33 - Åkerboskolan 2016/52 garage/kontor 63 Granskning av Borgholm Energis internkontroll svar på revisionsrapporten 2016/14 64 Granskning av kommunens hamnverksamhet svar på revisionsrapporten 2016/19 65 VD informerar 2016/44 66 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) 2016/43 67 Meddelanden 2016/7

3 3 47 Dnr 2016/1 Månadsuppföljning per den sista mars 2016 Informationen är mottagen. För den skattefinansierade verksamheten redovisas ett resultat på tkr. Gata-park har dock ett positivt resulatat, bland annat är gatubelysningen 100 tkr lägre än budget. För vinterväghållningen budgeteras för beredskap, vilket betyder att alla åtgärder föranleder ett negativt resultat. Hittills i år är resultatet 894 tkr. För gata-park är extrabeställningarna, som ligger utanför avtalen med kommunen, på 147 tkr, för kosten 632 tkr och för fastighet 614 tkr. För den taxefinansierade verksamheten är resultatet för koncernen hittills i år positivt med tkr. Gällande investeringar har ca 5 mkr av 49,8 mkr hittills förbrukats. Likviditeten är fortfarande god. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

4 4 48 Dnr 2016/59 Nyttjande av allmän mark: förbättrad process Ekonomichef Annika Hermansson uppdras att i samråd med samhällsbyggnadsförvaltningen ta in extern hjälp med juridisk kompetens för att effektivisera processen. Näringsidkare ska ansöka om polistillstånd för att sätta upp uteserveringar, gatupratare mm på kommunens gator. Därefter kan kommunen fakturera enligt fastställd taxa. Bolagets uppgift är att säkerställa framkomligheten på våra vägar och att fakturera avgiften. Trots försök att förbättra processen är det fortsatt svårt att göra korrekta faktureringar och få inbetalningar i tid. Försök att dokumentera nyttjandet genom fotografering och uppmätning har gjorts, men motparter har hävdat att fotografiet inte överensstämmer med verkligheten etc. Det är dessutom svårt att hitta organisationsnummer och faktureringsadress till vissa näringsidkare. Med extern hjälp som har juridisk kompetens, skulle det vara möjligt att få till stånd en effektivare process. Samhällsbyggnadsförvaltningen ska informeras om det pågående arbetet och processen införas i samråd med dem. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att extern hjälp, med juridisk kompetens, tas in för att få till en effektivare process. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat Skickas till Servicechefen Ekonomichefen Samhällsbyggnadsnämnden Kommunstyrelsens arbetsutskott

5 5 49 Dnr 2015/213 Resedan 8 (etapp 2) VD Anders Lindholm uppdras att tillsammans med gruppchef Tobias Selldén utreda ärendet och återkomma till styrelsen med förslag till beslut och avtal. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog till, , 390, att utreda om det finns intresse för försäljning av fastigheten Borgholm Resedan 8, på 4781 kvm, med krav att uppföra hyres- och bostadsrätter. Fastighetsavdelningen har låtit göra en värdering, som indikerar ett värde på 1000 kr per antal uppförda kvadratmeter för bostäder och 400 kr för handel. Försäljningen bör genomföras med följande villkor: Fastslagen detaljplan ligger till grund för exploateringen. Vid försäljning avtalas önskvärda villkor såsom exploateringsgrad, värmeförsörjning, tidplaner etc. Köparen åtar sig att bebygga fastigheten med bostäder (hyresrätter 50%, bostadsrätter 50%, alternativt 100% hyresrätter) om minimum 3000m². En tilläggsköpeskilling kan läggas till i avtalet om detta. Lägenheter/byggnader och markområden ska i sin helhet vara klar att tas i bruk senast två år efter genomförd försäljning. Försäljning ska ske i konkurrens för att generera högsta möjliga köpeskilling. Försäljningen bör ske genom mäklare. Styrelsen föreslog den 14 januari 2016, 12, kommunfullmäktige att Borgholm Energi uppdras att sälja fastigheten Resedan 8. En intresseanmälan har inkommit från BoSams Gemenskapsboendeförening att bebygga Resedan 8. BoSams har tagit fram ett förslag till optionsavtal. Gruppchef fastighet Tobias Selldén redogör för ärendet. Styrelsen tar ställning till intresseanmälan och optionsavtalet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att frågan ska utredas vidare. VD Anders Lindholm uppdras att, tillsammans med gruppchef Tobias Selldén utreda ärendet och återkomma till styrelsen med förslag till beslut och avtal.

6 6 49 fortsättning Beslutsunderlag Förfrågan från BoSams gemenskapsboendeförening, daterat Skickas till VD Anders Lindholm Gruppchef Tobias Lindholm BoSams Gemenskapsboendeförening

7 7 50 Dnr 2016/62 Omprioritering i investeringsbudget 2016 Ekonomichef Annika uppdras att presentera en uppdaterad investeringsbudget för Total investeringsbudget 2016 är beslutad till tkr, fördelad på definierade projekt. På grund av vattenbristen, som blivit akut, krävs omprioriteringar i investeringsbudgeten. Obudgeterade investeringar 2016 Mkr Sjöledning Stora Rör 5,5 (av totalt 11) Avsaltningsverk ca. 5 Maximera vattenproduktion 3 BFUS (kundhanteringssystem) 2,5 Väg+stängsel FJV Åkerbo 0,8 Mark Kalleguta 0,3 SUMMA 17,1 Likviditetsplan En realistisk uppskattning är att det finns ca 18 mkr kvar till likviditetsgränsen på 20 mkr. Görs ytterligare investeringar på mkr kan krediten utnyttjas, blir investeringarna större måste tillgångar säljas eller lån tas. Per dagens datum har ca. 5 mkr av 2016 års investeringsbudget förbrukats. I den existerande investeringsbudgeten finns ett flertal poster som måste ses över, eftersom möjligheten att genomföra dem i år påverkas av de projekt som tillkommer i och med vattensituationen. Ekonomichefen Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att den befintliga investeringsbudgeten rymmer de obudgeterade investeringarna enligt ovan, under förutsättning att några av de tidigare planerade investeringarna skjuts på framtiden. Ekonomichef Annika uppdras att presentera en uppdaterad investeringsbudget för Beslutsunderlag Likviditetsprognos Investeringsbudget 2016

8 8 51 Dnr 2016/24 Vattensituationen Borgholms kommun Informationen är mottagen. Det råder idag brist på dricksvatten på Öland. Resultatet av grundvattennivåmätningarna från januaris mätning visar på den lägst uppmätta nivån under januari månad sedan mätningarna startade De låga nivåerna är resultatet av två tidigare torrår var ett torrår med återkomsttid vart 20:e år och 2015 torrår med återkomsttid vart 10:e år. En mängd åtgärder har vidtagits av VA-verksamheten för att undvika att situationen blir krisartad till sommaren. För att säkra vattentillgången har Länsstyrelsen och Borgholms, Mörbylångas och Kalmar kommuner beslutat om att dra en sjöledning för vatten från Revsudden till Stora Rör. Förprojektering för att bygga ett avsaltningsverk i kommunen pågår. Planen är att det ska vara i drift senast maj VA-chefen har i mars månad tillsammans med personal från VA-avdelningen och i april månad tillsammans med styrelsens ordförande besökt Gotland för att få information om de avsaltningsverk som har uppförts där. Representanter för Borgholm Energi har även träffat VAKA, den nationella vattenkatastrofgruppen, som ger stöd i kriser som rör dricksvatten. De uttryckte sig positivt om den framförhållning Borgholm Energi har haft samt de vidtagna åtgärder som pågår i Borgholms kommun för att lösa bristen på vatten. Ordföranden träffade intresseorganisationen Ölands vattenråd den 11 april. Ärendets behandling Styrelsen informerades den , 19, , 36, om vattensituationen och aktuella planerade åtgärder. VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att ordföranden finner att informationen är mottagen.

9 9 52 Dnr 2016/61 Förstudie - avsaltningsanläggning Förstudie gällande avsaltningsanläggning genomförs med en budget om 1,4 mkr. Grundvattennivåerna är historiskt låga på Öland och återhämtningen av våra täkter genom tillrinning har uteblivit. Sommaren 2016 förväntas ett produktionsunderskott av vatten på kbm/dygn under juli månad i Köpingsviks vattenverk. Det finns även en risk att leveranskapaciteten kommer att möta efterfrågan i december 2016, vilket kan resultera i stora problem under sommaren 2017 om åtgärder inte vidtas. Infiltrationsperioden är på sitt slut för säsong och endast 1/9 ( kbm istället för kbm) av den normala mängden vatten har infiltrerats till täkterna som förser Köpingsviks vattenverk. Nästa infiltrationsperiod ( ) förväntas starta i oktober När resultatet är klart efter den perioden kommer möjligheterna till åtgärder för att hantera en lika dålig tillrinning i täkterna som tidigare år inför sommaren 2017 att vara i princip obefintlig. Därför krävs förebyggande åtgärder redan nu för att garantera tillgång till dricksvatten sommaren Arbetet med att ta fram en långsiktig lösning som står klar för produktion under sommaren 2017 har därför påbörjats. Upphandling av konsulttjänster sker i förenklat förfarande, då tid inte ges för upphandling. Beslutsunderlag för investering ska tas fram till maj 2016, för att kunna påbörja eventuell entreprenad under sommaren 2016 och därmed färdig anläggning juni I budgeten för 2016 finns 1 mkr upptaget för utredning av en avsaltningsanläggning på norra Öland. Med den rådande situationen är nu inriktningen att påbörja planeringen för en större permanent anläggning. WSP är anlitade att driva projektet som omfattar en komplett anläggning för avsaltning av havsvatten för leverans av färskvatten. Detta innebär b.la. utredningar, tillstånds- och lovansökningar och anmälningar, projektering och utförande av samtliga arbeten som krävs för en färdig anläggning. Uppdraget kommer att delas in i 2 etapper. Förstudie, etapp 1 - innehåller en omfattande utredning av flertalet delar inför uppförandet av en avsaltningsanläggning. Budget för detta uppdrag är 1,4 mkr. Utförande, etapp 2 - innehåller genomförandeskedet efter ett styrelsebeslut från Borgholm Energi. Budget för genomförande beslutas efter gjord utredning i etapp 1.

10 10 52 fortsättning VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att en förstudie gällande avsaltningsanläggning genomförs med en budget om 1,4 mkr. Beslutsunderlag WSP / Region Gotland Rapport: Avsaltning av bräckt Östersjövatten möjligheter och svårigheter Skickas till Kommunstyrelsen för information

11 11 53 Dnr 2016/3 Tilläggsbudgetering för genomförande av Röviksprojektet Informationen är mottagen. Styrelsen beslutade , 329, att bevilja kr till våtmarksprojektet i Rövik. Kostnadsuträkningarna gjordes av Bertil Lundgren på samhällsbyggnadsförvaltningen. Efter möten med samhällsbyggnadsförvaltningen har VA sammanställt vad som behövs för att genomföra projektet. VA-avdelningen har fått offert på kr exkl. moms för att förlägga kabel, bygge av servisväg, ny vall, pumpstation, 2 slussluckor, gångstig till inlopp, rostfria galler för säkerhet och vatten delare. I ovanstående beräkning finns inte kostnaderna för det tekniska inräknat. Detta omfattar pumpar, styrning, kommunikation etc och beräknas till kr, exklusive den egna personalkostnaden. Det är ett första steg för att få våtmarken i drift. Därefter kommer det att krävas mer resurser i form av underhåll etc. Kostnaden för detta är svårbedömd, men beräknas till ca kr per år. Ett alternativ till att bygga servisvägen och installera pumpstationen är att göra om hela sänkan till våtmark och ersätta lantbrukarna för den betesmark de då förlorar. Görs hela området om till våtmark blir reningseffekten av vattnet i Hornsjön bättre. De olika alternativen har utretts vidare i samråd med samhällsbyggnadsförvaltningen. Resultatet av utredningen är att gå vidare med alternativet att göra hela sänkan till våtmark. En förutsättning för övertagande är dock stöd av samhällsbyggnadsförvaltningen med framtagande av skötselinstruktion för anläggningen samt ansökan om nödvändiga tillstånd för verksamheten. Ett förslag till tilläggsbudgetering kan presenteras för styrelsen när detta har levererats, troligen efter sommaren VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. När samhällsbyggnadsförvaltningen har vidtagit nödvändiga åtgärder inför ett övertagande skulle det vara möjligt att se över

12 12 53 fortsättning hela området runt Hornsjön och låta Rövik ingå i ett större projekt för vattenförbättrande åtgärder. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Styrelsemötet i maj förläggs i Löttorp med en rundvandring vid Hornsjön. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat Skickas till Samhällsbyggnadsförvaltningen

13 13 54 Dnr 2016/54 Sjöledning från Kalmar till Borgholms kommun, Revsudden - Stora rör Sjöledningen mellan Kalmar och Borgholms kommun genomförs till en kostnad av 5,5 mkr. För att åtgärda bristen på dricksvatten som idag är en effekt av de senaste årens torrår planerar Borgholm Energi att i samarbete med Kalmar och Mörbylånga kommun dra en sjöledning för vatten från Revsudden, Kalmar kommun till Stora Rör, borgholms kommun. Borgholm Energi är beställare och kostnaderna ska därefter fördelas lika mellan ölandskommunerna. Kostnaden uppskattas till 11 mkr, i detta ingår: Material (ledning och vikter) Sjöentreprenad, Schakt på land Tryckstegringsstation Konsultkostnader Förundersökningar Planerad start är mars 2016 och planerad driftstart är juni Efter projektets slut planeras även uppförandet av en vattenreservoar i direkt anslutning till ledningen. Denna kommer att hantera ojämnheter i flödet vilket gör att ledningen kan användas optimalt. Kostnaden för uppförande av reservoaren uppskattas i dagsläget till 1 mkr. VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att sjöledningen mellan Kalmar och Borgholms kommun finansieras genom omprioritering i investeringsbudgeten Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat

14 14 55 Dnr 2016/9 Pågående och planerade VA-projekt Informationen är mottagen. VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verksamheten och investeringarna inom Borgholm Energi. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan budgeteras för projekten. Statusen i de olika projekten redovisas vid varje styrelsemöte. Större pågående projekt som är under utredning eller är pågående: Sanering Borgholms kommun Djupvik-Lofta Etapp 3 Röviksprojektet Runsten Kolstad Djupvik-Lofta Etapp 4 Köping Tall Spjutterum Vattenmätare Sjöledning Revsudden-Linsänkan Bräckvattenverk Akuta åtgärder - vattenförsörjningen VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för statusen i de olika projekten. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad

15 15 56 Dnr 2016/2 Aktuella VA-ärenden i Mark- och Miljödomstolen och övriga rättsliga processer Informationen är mottagen. Statens VA-nämnd upphörde vid årsskiftet 2016 och pågående och kommande ärenden har flyttats över till Mark- och Miljödomstolen i Växjö. Deras förhoppning är att samtliga nu pågående mål ska avgöras inom 6 månader. Mark- och Miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och Miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till Svea hovrätt som prövar målet i dess sammansättning som markoch miljööverdomstol och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. Övriga rättsliga processer gäller tre skadeståndsanspråk från tre olika VA-kunder. VA-chefen Markus Wertwein-Ros redogör för aktuella ärenden i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga processer. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, daterad

16 16 57 Dnr 2015/205 Ansökan till EU:s havs- och fiskeriprogram Anders Nyholm uppdras att arbeta vidare med och skicka in ansökan. EU-kommissionen har godkänt Jordbruksverkets förslag till havs- och fiskeriprogram. Det består av stöd för att dels utveckla ett miljömässigt, ekonomiskt och socialt hållbart fiske och vattenbruk i Sverige och dels genomföra en del av den integrerade havspolitiken och olika EU-miljödirektiv. I havs- och fiskeriprogrammet beskriver Sverige hur de unionsprioriteringar som medfinansieras genom den europeiska havsoch fiskerifonden ska genomföras. Havs- och fiskerifonden ingår i ett gemensamt, nationellt strategiskt ramverk som även omfattar övriga så kallade struktur- och investeringsfonder i EU (landsbygdfonden, socialfonden, regionalfonden och sammanhållningsfonden). De övergripande målen i programmet är att öka konkurrenskraften hos små och medelstora företag, skydda miljön och främja en hållbar användning av resurser samt främja sysselsättning. För att hamnen ska vara aktuell att söka medel för ska den användas för yrkesfiske och den som söker medel ska själv ansvara för och investera i ett projekt i hamnen. I Borgholms kommun kan lämplig hamn att fokusera på vara Byxelkroks hamn. Den underhållsplan för kommunens hamnar som gata-parkchef Hans Johannesson har tagit fram kan fungera som ett underlag för att sammanställa ett projekt och en ansökan. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 19 november 2015, 320, att utse ledamot Anders Nyholm (M) att bistå i arbetet med att sammanställa ansökningar till EU:s havs- och fiskeriprogram , 33, beslutade styrelsen att uppdra till Anders Nyholm att redovisa ett förslag till ansökan till havs- och fiskeriprogrammet för Byxelkroks hamn.

17 17 57 fortsättning Ledamot Anders Nyholm och Jörgen Samuelsson, Ölands kommunalförbund, redogör för ärendet. En ansökan ska skickas senast den sista april och kan sedan kompletteras. Ordförande finner att styrelsen beslutar att Anders Nyholm uppdras att arbeta vidare med och skicka in ansökan. Beslutsunderlag Förslag till ansökan, daterad Skickas till Anders Nyholm, Jörgen Samuelsson

18 18 58 Dnr 2016/48 Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun 1. Förslaget till förstudie godkänns. 2. Ordförande Carl Malgerud uppdras att presentera förstudien för kommunstyrelsens arbetsutskott. Borgholm Energi ansvarar för gästhamnarna i Nabbelund, Byxelkrok, Böda, Sandvik och Kårehamn medan gästhamnarna i Källa och Stora Rör bedrivs i privat regi. I Borgholm drivs den inre gästhamnen i privat regi, medan Borgholm Energi ansvarar för den yttre hamnen och ställplatsen. Det finns behov av en översyn av verksamheten i hamnarna och hur den skulle kunna utvecklas, där faktorer som driftsformer, underhållsbehov och ekonomiska ställningstaganden kan utredas. Kommunstyrelsens arbetsutskott har uppdragit åt servicechefen Hans Johannesson att ta fram en underhållsplan för hamnarna, med nödvändiga åtgärder för att bevara och utveckla hamnarna. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 13 januari 2016, 5, att uppdra åt styrelsen för Borgholm Energi att i underhållsplanen ta fram förslag på prioriteringsordning, driftsformer och tidshorisont för åtgärderna på 5-10 års sikt. En förstudie bör också ta hänsyn till att den ansökan som ska skickas in under våren till EU:s havs- och fiskeriprogram, med syfte att få delfinansiering till ett projekt i Byxelkroks hamn. Revisorernas har överlämnat en granskningsrapport över hamnverksamheten i Borgholms kommun, som också kan fungera som underlag till det fortsatta arbetet. Förstudien ska kunna presentera ett förslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige på en strategi för hamnarna avseende investeringar, mål, driftsformer och organisation. En projektgrupp och en projektledare ska utses. Projektledaren ska sedan ta fram en projektplan och projektstart sker när projektplanen godkänns av styrgruppen. Styrgruppen föreslås bestå av representanter från Borgholms kommun och Borgholm Energi.

19 19 58 fortsättning Ärendets behandling Styrelsen beslutade , 42, att uppdra åt Tomas Lind att till dagens sammanträde lämna ett förslag till hur arbetet med att utreda hamnverksamheten i Borgholms kommun skulle kunna utformas. Tomas Lind redogör för ärendet. Ordförande finner att styrelsen beslutar att förslag till förstudie godkänns. Ordförande Carl Malgerud uppdras att presentera förstudien för kommunstyrelsens arbetsutskott. Beslutsunderlag Förslag till hamnutredning, daterad Skickas till Ordförande Kommunstyrelsen för kännedom

20 20 59 Dnr 2016/46 Utveckling av logistiktjänsten 1. Hantering av förnödenheter överförs från förrådet för teknisk service, kommunförrådet, till logistikavdelningen på Ekbacka kök. 2. Kommunstyrelsen föreslås godkänna tilläggsbudget på 111 tkr. Logistikavdelningen finns idag på nedlagda Ekbacka kök och står idag för hanteringen av separata livsmedel till äldreomsorgen i centrala Borgholm och Köpingsvik. Verksamheten idag utgörs av en 50 % tjänst som faktureras socialförvaltningen för orderhantering, inköp, paketering och leverans av separata livsmedel för frukost och mellanmål. Utkörning av varor sker på onsdagar och fredagar. Det är möjligt att utveckla verksamheten och därmed avlasta förrådet på gata-park. Genom att flytta försäljningen av förnödenheter (sopsäckar, diskmedel, engångsartiklar mm) till logistikavdelningen är det möjligt att minska förrådets lageryta inför deras ev. flytt. Beställning av samtliga varor görs till logistikavdelningen som sedan levererar dem till verksamheterna. I en fortsatt utveckling av logistikavdelningen kan arbetskläder och arbetsskor till samtliga enheter administreras genom logistikavdelningen. Konsekvenser När det bara är en enhet som har lager på varor istället för två minskar administrationen, både för vaktmästarna som utgår från Ekbacka och i och med att det blir färre fakturor som ska hanteras. Samarbete med upphandlingsenheten kan utvecklas för att ännu bättre säkerställa avtalstroheten. Det blir möjligt att ta emot praktikanter från arbetsmarknadsavdelningen. Kostnad Enligt projektplanen beräknas kostnaderna uppgå till ca 111 tkr.

21 21 59 fortsättning Ekonomichefen Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att hanteringen av förnödenheter överförs från förrådet för teknisk service, kommunförrådet, till logistikavdelningen på Ekbacka kök samt att kommunstyrelsen föreslås godkänna tilläggsbudget på 111 tkr. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Projektplan, , version 1.2 Skickas till Servicechefen Chefen för kostverksamheten Kommunstyrelsen

22 22 60 Dnr 2016/35 Arbetsmiljön på logistikavdelningen, Ekbacka Bristerna i arbetsmiljön i gamla köket på Ekbacka sjukhem, vars lokaler nu innehas av Logistikavdelningen, åtgärdas enligt nedan. Köket på Ekbacka Sjukhem utrymdes av kostverksamheten vid halvårsskiftet När det skedde togs samtliga maskiner och övriga inventarier bort och då det inte var bestämt vad som skulle ske med lokalen vidtogs inga åtgärder för att återställa kökets ytskikt. Logistikavdelningen har efterhand tagit större ytor i gamla köket i anspråk. Vid den senast genomförda skyddsronden uppmärksammades en del brister som måste åtgärdas för att uppnå en säker arbetsmiljö samt en förbättrad livsmedelssäkerhet. Huvudpunkterna är Taket. I samband med kostverksamhetens utrymning togs delar av de rostfria fläktkåporna ned och återanvändes på andra enheter. Därför saknas det undertak och kablage som går i taket är blottlagt. Det behövs nya plattor i innertaket för att återställa till rätt standard. Vattenrör. Ett storkök har många vattensanslutningar kopplade på olika maskiner och vid urkoppling av dessa maskiner har vattenrör kapats och pluggats vid maskinernas anslutning och inte i golvnivå eller vid innertaket. Rör sticker upp och ner och utgör en klar risk för personskada, både genom snubbling och att man kan få ansiktsskador om man går in i ett hängande rör. Kostnad Kostnaden för att vattenrör 5000 kr. Kostnad för avsaknad av takplattor- ca kr. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att Beslutsunderlag Tjänstekskrivelse, fortsättning

23 23 Skickas till Kommunstyrelsen för kännedom

24 24 61 Dnr 2015/186 Flytt av förråd för teknisk verksamhet I och med flytten av snickarna på Fastighet till Smörblomman, ska kommunen debiteras hyreskostnaden på 70 tkr/år. Det finns behov av att flytta det nuvarande förrådet för den tekniska verksamheten, som ligger på Resedan 4. Idag delar personal från gata-park, fastighet och VA på utrymmena. Elnät har ett förråd i Guntorp i Borgholm, som byggdes på 90-talet och är dimensionerat för sju personer. Ett önskemål från verksamheterna har varit att gata-park ska ha större samverkan med Arbetscentra, som idag finns på Ölands lego. Gata-Park har elva fast anställda och tar varje sommar in fyra säsongsanställda. Elnät har fyra anställda, fastighetsavdelningen två och VA tre. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott, ksau, beslutade den 25 augusti 2015, 270, att uppdra till controller Johan Andersson och kundtjänstassistent Julia Persson att utreda frågan om vilka behov den tekniska verksamheten har på förrådsutrymmen. Utredningen presenterades för styrelsen den 15 oktober 2015, 300 och nya förslag på lokaler presenterades därefter på ksau:s sammanträde den 20 oktober 2015, 367. Kundtjänstassistent Julia Persson redogjorde för följande förslag till flytt på kommunstyrelsens arbetsutskott : Gata/park flyttar till egna lokaler, ett alternativ är att fastighet Hammaren 13 köps för ändamålet. Byggnaden ligger strategiskt placerad i Borgholm, men måste byggas ut och anpassas för verksamheten. Logistiken tar över kommunförrådsverksamheten och flyttar det till Ekbacka VA-verksamheten flyttar till elnätsförrådet Snickarna på Fastighet flyttar till Smörblomman Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden konstaterar att styrelsen beslutar att i och med flytten av snickarna på Fastighet till Smörblomman, ska kommunen debiteras hyreskostnaden på 70 tkr/år.

25 25 61 fortsättning Skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichefen

26 26 62 Dnr 2016/52 Tilläggsbudgetering för att åtgärd arbetsmiljön Löttorp 3:33 - Åkerboskolan garage/kontor Styrelsens förslag till kommunstyrelsen För 2016 tilläggsbudgeteras 48 tkr för att åtgärda bristerna i arbetsmiljön på Åkerboskolans garage/kontor. Efter genomförd skyddsrond i rubricerad lokal behöver åtgärder gällande arbetsmiljön genomföras enligt nedan. 1. Installera EX-ventilering av utrymme för färg och kem. Kostnad ca 5000kr. 2. Installera en värmepump för att uppnå lämplig temperatur i lokalen. Kostnad ca kr. 3. Installera en frånluftfläkt på tak ovan garagedel, rördragning frånluft till kontor samt tallriksventiler i yttervägg för tilluft. Kostnad ca kr. Lokalen i fråga ägs av Borgholms kommun men nyttjas av. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunstyrelsen att för 2016 tilläggsbudgetera 48 tkr för att åtgärda bristerna i arbetsmiljön på Åkerboskolans garage/kontor. Beslutsunderlag Skyddsrondsprotokoll Skyddsrondsprotokoll åtgärdslista Skickas till Kommunstyrelsen

27 27 63 Dnr 2016/44 Granskning av Borgholm Energis internkontroll svar på revisionsrapporten Styrelsen antar förslaget till svar på granskningsrapporten som sitt. Lekmannarevisorerna i har utifrån sin bedömning om väsentlighet och risk beslutat om att granska bolagets interna kontroll. Lekmannarevisorerna gav PwC i uppdrag att utföra granskningen. I granskningen har PwC utgått från att besvara frågan: Är :s interna kontroll tillräcklig? I granskningsrapporten från PwC redovisas gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Beömningen är att :s arbete med intern kontroll, med utgångspunkt i kommunens reglemente för intern kontroll, inte är tillräcklig. Detta baseras på 1. Bolaget saknar regler, anvisningar och rutiner avseende den interna kontrollen i enlighet med kommunens reglemente för intern kontroll. 2. Roller och ansvar för den interna kontrollen inom bolaget som helhet är inte definierade på ett tydligt sätt. Det grundar vi på att det saknas regler, anvisningar och rutiner som innefattar organisation och ansvar för den interna kontrollen. I nuvarande internkontrollplan framgår endast roller och ansvar för varje kontrollåtgärd. 3. Väsentlighets- och riskanalyser av verksamheten bör genomföras kontinuerligt och beaktas i internkontrollprocessen för att stärka bolagets interna kontroll. För att upprätthålla en tillräcklig intern kontroll är det väsentligt att internkontrollprocessen omfattar även verksamhetsrelaterade processer och rutiner. 4. Bolagets nuvarande rutiner för styr- och kontrollåtgärder bör utvecklas för att den interna kontrollen ska vara tillräcklig. Det baserar vi på att nuvarande internkontrollplan enbart delvis innehåller kontroller samt att resultatet av utförda kontroller inte finns dokumenterat på ett samlat sätt och att slutrapportering inte sker till styrelse eller VD. 5. Det saknas ändamålsenliga rutiner för uppföljning av internkontrollplanen. Återrapportering till bolagets styrelse eller till kommunstyrelsen har inte skett.

28 28 63 fortsättning Förslag till svar på revisionens synpunkter Ledningen har under året arbetat med flera förbättringsprojekt och upplever att det finns god kunskap om de väsentliga risker som verksamheten kan utsättas för. Det som ännu inte har formaliserats är regelverk för återrapportering samt roller och ansvar. Med anledning av den genomförda revisionen har ledningen uppdragit åt KPMG att bistå med att ta fram rutiner för en förbättrad internkontroll i och Borgholm Energi Elnät AB. Förbättringsarbetet beräknas vara klart under hösten Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att anta förslaget till svar på revisionens synpunkter som sitt. Beslutsunderlag Granskningsrapport, Skickas till Revisorerna

29 29 64 Dnr 2016/43 Granskning av kommunens hamnverksamhet svar på revisionsrapporten Styrelsen antar förslaget till svar på granskningsrapporten som sitt. Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om hamnverksamheten sköts på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Hamnverksamheten är organiserad under. Kommunens förvaltningsorganisation är också involverad i hamnverksamheten genom kompetenser och resurser inom t.ex. säkerhets- och utvecklingsfrågor. Revisionen har i sin granskning utgått från frågan om kommunstyrelsen och Borgholm Energi AB har säkerställt att hamnverksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Revisionen kommer i sin bedömning fram till att kommunstyrelsen och Borgholm Energi AB inte har säkerställt att hamnverksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Detta grundar de på att det inte finns någon tydlig strategi eller målbild för kommunens hamnverksamhet, exempel på detta är beslut fattade avseende Nabbelund och Borgholms hamn. Detta medför även att uppföljningen av verksamheten har brister. Vidare bedömer revisorerna att ansvarsfördelningen och organisationen inte är tydligt definierad. Såväl drift som investeringsbudget är inte tillräckligt tydligt uttalad. Verksamhetens kostnader präglas enligt deras bedömning av kortsiktighet beroende på att det inte finns någon tydlig och långsiktig strategi eller målbild. Den genomförda hamnutredningen beskriver inte eventuella risker i ett långsiktigt perspektiv. Utredningen behöver också kompletteras med en konsekvensanalys, om inte redovisade åtgärdsförslag genomförs. Förslag till svar på granskningsrapporten Styrelsen redan insett behovet av en översyn av verksamheten i hamnarna och hur den skulle kunna utvecklas. Med anledning av detta har en förstudie tagits fram för en översyn av hamnverksamheten i kommunen. Projektet ska se över faktorer som driftsformer, underhållsbehov och ekonomiska ställningstaganden. Formerna för beslutsfattande, roller och ansvar och kommunens och bolagets roll gentemot varandra ska också ses över i

30 30 detta. Revisorernas granskning och dess slutsatser kommer att kunna användas som underlag för det fortsatta arbetet. 64 fortsättning Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att anta förslaget till svar på revisionens synpunkter som sitt. Beslutsunderlag Granskningsrapport, Skickas till Revisorerna

31 31 65 Dnr 2016/7 VD informerar Informationen är mottagen. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för aktuella ärenden och möten. Aktieägaravtal i Bixia AB inför styrelsemöte Resedan antal sålda lägenheter Avtal med Ekerum om VA Förslag till fastighetsorganisation ska till ksau för beslut

32 32 66 Dnr 2016/6 Restlistan 2016 (uppdrag från styrelsen) Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade. I Restlistan sammanfattas de uppdrag som styrelsen har delat ut samt de ärenden som har översänts till kommunstyrelsen för beslut, vilket möjliggör en tydlig uppföljning. Aktuella uppdrag, som är beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga. Beslutsunderlag Restlista, daterad

33 Dnr 2016/8 Meddelanden till styrelsen 2016 Dnr 2015/198 Uthyrningspolicy för Borgholm Energis AB:s och Borgholms kommuns bostadslägenheter Dnr 2015/ Cykelled Lundegård-Ormöga, underhåll av cykelleder Dnr 2016/19 Tilläggsbudgetering Gata-Park eller höjning av taxa för el till husbilar Dnr 2016/14 Tilläggsbudgetering för Teknisk Service 2016