Plats och tid Badhusg. 4, Borgholm, kl. 09:00-12:15, 13:00-17:00

Transkript

1 1 (21) Plats och tid Badhusg. 4, Borgholm, kl. 09:00-12:15, 13:00-17:00 Beslutande Carl Malgerud, ordförande (M) Tomas Lind, vice ordförande (FÖL) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Ingvar Svensson (V) Birger Palm (S), Martin Johansson, arbetstagarrepresentant Övriga närvarande Clara Hoogland, sekreterare Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Åsa Amnér, kostchef, 243 Christina Olsson, driftledare, 244 Lisbeth Axelsson, chef lokalvård och transport, 245 Hans Johannesson, Utses att justera Justeringens plats och tid Ingvar Svensson (V) Badhusg 4, , kl. 13:00 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Clara Hoogland Carl Malgerud (M) Ingvar Svensson (V)

2 2 (21) Innehållsförteckning 240 Månadsuppföljning per den sista maj Attestreglemente 242 Tilläggsbudgetering för städning av offentliga toaletter och städning och låsning av vänthallen i Borgholm Presentation av verksamheten: Kost 244 Sluttäckning av deponier: förstudie 245 Presentation av verksamheten: Lokalvård och transport 246 Presentation av verksamheten: Gata-Park 247 Hamnavgift Nabbelund 248 Placering av förbindelsepunkt inom verksamhetsområde 249 Redogörelse för samförläggningskostnader 250 Aktuella ärenden i VA-nämnden 251 Arbetsmiljön Rälla kök 252 Projektgrupp Kommunikation 253 Projektgrupp Inköp och upphandling 254 Borgholm Energis kalender Dokumenthanteringsplan för Borgholm Energi 256 Renhållningsordning för Borgholms kommun 257 Information från VD 258 Restlista uppdrag från styrelsen 259 Delegering av beslut om tilldelning i projekt Ekbacka

3 3 (21) 240 Dnr 2015/69 Månadsuppföljning per den sista maj 2015 Informationen är mottagen. Resultatet för den skattefinansierade verksamheten är 789 tkr. Dock är budgeten inte periodiserad, vilket betyder att resultatet inte är rättvisande. Prognosen är därför att resultatet kommer att vara noll i december. 570 tkr har betalats tillbaka från NCC för en asfaltering och redovisas i juni. För den taxefinansierade verksamheten gör VA ett överskott, huvudsakligen beroende på en lägre kostnad än förväntat, från föregående år. Det totala resultatet på 9,7 mkr är jämförbart med resultatet vid samma tid föregående år. Likviditeten är god i enlighet med förväntningarna. Angående investeringar pågår ett arbete med att utveckla projektredovisningar, vilket kommer att ge bättre uppföljning av projektkostnader både före, under och efter ett projekt. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. 241 Dnr 2015/78 Attestreglemente Attestreglemente enligt bilaga antas. Attestreglementet syftar till att ge bolaget en tydligt ansvars- och

4 4 (21) 241 fortsättning arbetsfördelning när det gäller kontroll av ekonomiska transaktioner. Med anledning av nyrekrytering till tjänsten som chef ledningsnät behöver attestreglementet uppdateras. Ett tillägg angående ersättningar till förtroendevalda har också gjorts. Ärendets behandling Tjänsteutlåtande Ekonomichef Annika Hermansson föreslår i tjänsteutlåtande, daterat , att attestreglementet antas. Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen bifaller tjänsteutlåtandets förslag till beslut. Beslutsunderlag Attestreglemente, daterat Dnr 2015/107 Tilläggsbudgetering för städning av offentliga toaletter och städning och låsning av vänthallen i Borgholm 2015 Styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. Tilläggsbudgetering på kr för att finansiera städningen av de offentliga toaletterna beviljas. 2. Tilläggsbudgetering på kr för städning och bevakningstjänst på KLT:s vänthall i Borgholm beviljas. VD Anders Lindholm uppdras att utreda möjligheterna till en alternativ och billigare bevakningslösning år Städningen av de offentliga toaletterna har utförts av Gata-Park till och med den första maj i år, då ansvaret togs över av Städ.

5 5 (21) 242 fortsättning Inga medel fanns budgeterat för städningen av majoriteten av toaletterna. Det finns sammanlagt 24 offentliga toaletter i kommunen. Fyra är öppna året om, medan övriga är öppna endast under säsong (1 maj 31 augusti, samt Skördefesten). Städningen utförs sju dagar i veckan under säsong, vilket i tid uppskattas till sex timmar om dagen. Gata- Park sköter städningen under helgen, och fakturerar i sin tur Städ. För fem av toaletterna har städverksamheten budgeterat medel och för de tre som finns i hamnarna har Gata-Park budgeterat medel, men för 16 av toaletterna saknas finansiering. Det finns för 2015 budgeterade medel på kr medan den totala kostnaden för städningen av samtliga toaletter utom de i hamnarna uppskattas till kr för hela året. Ska vänthallen i Borgholm öppna behövs även finansiering av städning och låsning. För låsning varje kväll och eventuell avhysning samt städning varje dag uppskattas kostnaden bli kr för årets återstående sex månader. Ett mindre kostsamt alternativ är att städningen endast utförs tre dagar i veckan (måndag, onsdag, fredag). Då uppskattas kostnaden, tillsammans med låsning varje kväll och ev. avhysning, till kr för årets återstående sex månader. Ärendets behandling Chef för lokalvård Lisbeth Axelsson föreslår i tjänsteutlåtande, daterat , att styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja tilläggsbudgetering på kr för att finansiera städningen av de offentliga toaletterna, samt på kr för städning och bevakningstjänst på KLT:s vänthall i Borgholm. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordförande yrkar bifall till förslagen till beslut och finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige besluta att bevilja en tilläggsbudgetering på kr för att finansiera städningen av de offentliga toaletterna 2015 samt på kr för städning (städning tre dagar/vecka) och bevakningstjänst på KLT:s vänthall i Borgholm.

6 6 (21) 242 fortsättning Ordföranden finner att styrelsen även beslutar att uppdra till VD Anders Lindholm att utreda möjligheterna till en alternativ och billigare bevakningslösning år Dnr 2015/75 Presentation av verksamheten: Kost Styrelsen tackar för informationen. Kostverksamheten omfattar 20 medarbetare, varav två köksföreståndare och en köksansvarig, vilket totalt utgör 17,9 heltidstjänster. Verksamhetens bedrivs med tillagningsköks på på Åkerboskolan, Viktoriaskolan och Rällaskolan, samt mottagningskök på Köpings skola, Skogsbrynets förskola och Gärdslösa skola. Maten tillagas både till äldreboenden och skolor, så spannet på kunderna är mellan 0 och 100 år. Kostavtal som reglerar kostnad, kvalitet och leveranser infördes Ett nytt förslag till kostpolicy är på väg till kommunfullmäktige. Kommande utmaningar innefattar översynen av maskiner och inventarier, som kräver både reparationer och nya investeringar. En upphandling för service på storköksmaskiner bör genomföras. Verksamheten är nu anpassad till nuvarande produktion, så efterfrågas en utökning måste ombyggnader eller tillbyggnader göras. Kostchef Åsa Amnér redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att tacka för informationen.

7 7 (21) 244 Dnr 2015/80 Sluttäckning av deponier: förstudie 1. Driftledare Christina Olsson uppdras att ta fram en förstudie. 2. Förstudien finansieras med ackumulerade vinstmedel. Om sluttäckningen av deponierna ska finansieras av taxekollektivet krävs det en grundlig genomgång, både av kostnaden för själva sluttäckningen, hur mycket taxan kan höjas och hur taxehöjningen ska disponeras på de olika tjänsterna. Ackumulerade vinster för återvinning och avfall är tkr och utöver detta finns det två mkr reserverat för sluttäckning. En eventuell förändring av tidplanen kan också påverka vilken höjning som är nödvändig, om det är möjligt att projektet löper över en längre tid än den som nu är rapporterad till Länsstyrelsen. Ärendets behandling Styrelsen tog del av en redovisning i ärendet den 20 maj 2015, 230. Driftledare Christina Olsson redogör för ärendet. Med hänvisning till de två mkr som finns ackumulerat konstaterar styrelsen att beslut om taxehöjning kan vänta till Förstudien ska innehålla en tids- och kostnadskalkyl, samt en konsekvensbedömning. Även en utredning kring vilken höjning av taxan som kommer att krävas ska presenteras. Förstudien samt projektstarten kan finansieras av de ackumulerade vinstmedlen och ska presenteras för styrelsen i oktober Ordföranden finner att styrelsen beslutar driftledare Christina Olsson uppdras att ta fram en förstudie, vilken finansieras med ackumulerade vinstmedel.

8 8 (21) 245 Dnr 2015/75 Presentation av verksamheten: Lokalvård och transport Styrelsen tackar för informationen. Lokalvården har 24 tillsvidareanställda, varav tio på heltid. Målet är att alltid erbjuda heltider när en vakans uppstår och att lokalvårdaren jobbar i team med hela kommunen som arbetsfält. Rotationer ger förutsättningar för en helhetssyn. Verksamheten omfattar ca. 60 objekt, med ca kvadratmeter. Lokalvården städar även fem offentliga toaletter året runt och under säsong ytterligare 21. Fokus för verksamheten är effektivitet, kostnader, hälsa och miljö. Verksamheten har gått med vinst sedan Avtal har upprättats med kommunen vilket har underlättat dialogen och rätat ut många frågetecken om ansvar och vad kostnaderna ska täcka. Tydliga städinstruktioner har tagits fram och i det ingår att användandet av kemikalier ska fortsätta att minska. Utmaningar i verksamheten är frågan om ansvar och roller. Bolaget tar till exempel emot klagomål om städning av toaletter som inte är kommunala och som andra ansvarar för. En ytterligare utmaning är Folkhälsomyndighetens rekommendationer om att städning i skolor bör utföras oftare än det görs idag. Transportverksamheten togs över från vaktmästeriet på Hälsocentralen samt skolorna. Det innefattar hämtning av post på Postterminalen, postleverans och hämtning av post från förvaltningarna två gånger per dag, mattransporter till de särskilda boendena, samt till skolor och förskolor. Även inom detta område har det nu upprättats avtal med kund. Verksamheten har utökats med en logistikavdelning, som omfattas av en deltidstjänst, som sköter administrationen och beställningar och leveranser av livsmedel. Samordnandet har skapat stora samordningsvinster och effektiviserat verksamheten. Frågan om att utöka denna verksamhet till att även sköta beställningar och leveranser till och från serviceförrådet ska utredas.

9 9 (21) 245 fortsättning Chef för lokalvården, Lisbeth Axelsson, redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att tacka för informationen. 246 Dnr 2015/75 Presentation av verksamheten: Gata-Park Styrelsen tackar för informationen. Servicechef Hasse Johannesson redogör för ärendet. Verksamheten har 16 anställda, varav två i Löttorp, och omfattar bland annat 50 mil väg som ska underhållas och snöröjas, sju hamnar och 600 kvadratmeter gräs som ska klippas. Utöver detta är det ca evenemang av olika omfattning som genomförs under året och där Gata-Park också är involverad. Av uppdragen är det mycket som utförs åt andra verksamheter. Det har upprättats avtal mellan kommunen och Gata-Park, vilket bör underlätta dialogen, samt klargöra vad som ska utföras, vem som har ansvar för beställning och leverans, samt för kostnaderna. Det har varit väldigt otydliga beställningsvägar och krav har kunnat framföras på olika sätt. Det ger arbetsro i organisationen att detta nu sköts mer enhetligt och samt att uppdrag som utförs alltid har kostnadstäckning. Piren i Stora Rör har under våren delvis rasat och kommunfullmäktige har tilläggsbudgeterat 250 tkr för renovering. Tyvärr är tiden för knapp för att utföra åtgärderna innan simskolan i Stora Rör startar om två veckor. Att upphandla tjänsten tar tid i sig och övriga företag har också startat sina semesterperioder och har svårt att med så kort varsel utföra uppdraget. Tillsammans med ekonomichefen Lars-Gunnar Fagerberg, hamnkaptenerna och respektive intresseförening ses hamnarnas renoveringsbehov och kostnaderna för dessa över, vilket kan skapa förutsättningar för en mer långsiktig planering av nödvändiga åtgärder, för att undvika att situationer som den i Stora Rör uppstår.

10 10 (21) 246 fortsättning Budgeten för evenemangen ska ses över, samt vilken roll Borgholm Energi ska ha i dessa. Till dess att något nytt är beslutat gäller dock det tidigare fattade beslutet om vilka evenemang bolaget ska vara med och stödja. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att tacka för informationen. 247 Dnr 2015/110 Hamnavgift Nabbelund Den hamnavgift som Eon betalar ska finansiera muddringen av inseglingsrännan i Nabbelund. Enligt beslut i kommunstyrelsen ska muddring utföras i Grankullaviksgattet i samband med Eon:s projekt i Kårehamn. Muddringsföretaget fakturerar Borgholm Energi. Den hamnavgift som Borgholm Energi i sin tur debiterar Eon ska täcka samtliga kostnader som uppstått i samband med framtagande av tillstånd och för besiktningar, samt kostnaden för konsulttjänster och själva muddringen. Detta faktureras Eon efter att arbetet är slutfört och besiktigat. Ärendets behandling Servicechef Hasse Johannesson föreslår i tjänsteskrivelse att den hamnavgift som Eon betalar ska finansiera muddringen av inseglingsrännan i Nabbelund. Ett avtal har skrivits på mellan Borgholm Energi och E.ON som reglerar detta. Ordförande finner att styrelsen föreslår att bifalla förslaget till beslut. Skickas till: Kommunkansliet E.ON

11 11 (21) 248 Dnr 2015/70 Placering av förbindelsepunkt inom verksamhetsområde Förbindelsepunkten för VA ska placeras i anslutning till fastighetens gräns. Borgholm Energi har tillämpat 30-metersregeln, vilket innebär att kunden aldrig ska behöva gräva mer än 30 meter på sin fastighet mellan förbindelsepunkt och byggnad. Förbindelsepunkten utgör gränsen mellan den allmänna VA-ledningen och fastighetens VA-installation. Tillämpandet har bidragit till onödiga kostnader för VA-kollektivet samt till att vissa kunder har särbehandlats på ett godtyckligt sätt. Dessutom uppstår problemet att vissa förbindelsepunkter hamnar på fastighetsägarens mark, trots att det är Borgholm Energi som äger ledningen fram till den, vilket kan ge upphov till oklarheter i gränsdragningarna gällande drift och ansvar. För vissa fastigheter kan den egna kostnaden bli hög för grävarbeten, då det kan vara en lång sträcka mellan byggnad och fastighetsgräns, där förbindelsepunkten egentligen ska vara. Dessutom hamnar dessa fastigheter troligtvis aldrig i ett verksamhetsområde, eftersom verksamhetsområden bildas utifrån att det finns en viss täthet på byggnader inom ett visst område. Ärendets behandling Styrelsen fick den 20 maj 2015, 227, en redogörelse av ärendet från t.f. VA-chef Markus Wertwein-Ros. Styrelsen beslutade då att ärendet skulle beredas vidare. Tjänsteutlåtande T.f. VA-chef föreslår i tjänstutlåtande, daterat , att förbindelsepunkten för VA ska placeras i anslutning till fastighetens gräns. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Yrkanden Daniel Nilsson (C) och Ingvar Svensson (V), yrkar att 30-metersregeln fortsätter att tillämpas. Anders Nyholm (M) och Carl Malgerud (M) yrkar bifall till förslaget till

12 12 (21) 248 fortsättning beslut. Thomas Lind (FÖL) yrkar bifall till förslaget till beslut, med möjlighet att göra undantag från beslutet i särskilt ömmande fall. Proposition Vid propositionsställande finner ordföranden att styrelsen beslutar att förbindelsepunkten för VA ska placeras i anslutning till fastighetens gräns. 249 Dnr 2015/67 Redogörelse för samförläggningskostnader VD Anders Lindholm uppdras att bereda ärendet vidare. Kostnad för del i schakt vid arbeten utförda av Borgholm Energi: vid samförläggning med såväl intern som extern part fördelas kostnaden för del i schakt enligt kostnadskatalog Sambyggnad och samförläggning framtagen i sammarbete mellan Svensk energi och Skanova. Material: Om material inte tillhandahålls av beställaren tillkommer en kostnad för detta. (För Optoslang typ 7x7/3,5 är kostnaden idag 15 kr/m) Prisindikation fräsning: Prisindikation för fräsning av fiberkanalisation är ca 100 kr/m. (exklusive material och återställning) Ärendets behandling På styrelsens möte , 238, redogjorde Markus Wertwein- Ros, chef Elnät och t.f. VA-chef för ärendet. Styrelsen beslutade att ärendet skulle beredas vidare.

13 13 (21) 249 fortsättning Tjänsteutlåtande Markus Wertwein-Ros, chef Elnät och t.f. VA-chef, föreslår i tjänsteutlåtande daterat , att kostnadsförslaget godkänns, samt att ett förtydligande av rutinerna för beställning görs. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att merkostnaderna ska utredas och därför bereds ärendet vidare. Beslutsunderlag Sambyggnadskatalog april-v3 Samförläggningsarbete med räkneexempel 250 Dnr 2015/72 Aktuella ärenden i VA-nämnden Styrelsen har tagit del av informationen. Statens va-nämnd handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Nämnden är första instans för mål från hela landet. En sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i VA-nämnden redovisas för styrelsen. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att de har tagit del av informationen.

14 14 (21) 251 Dnr 2015/99 Arbetsmiljön Rälla kök Styrelsen beslutar att föreslå kommunstyrelsen att Kostens lokaler/köket på Rälla skola verksamhetsanpassas och uppgraderas för att förbättra arbetsmiljön. I södra verksamhetsområdet finns två tillagningskök, Rälla och Runsten. Rälla är byggt som mottagningskök men har under alla år fungerat som tillagningskök i.o.m. att produktionen varit begränsad till Rälla skola, fritids och förskola. När Runsten skola och kök lades ner överfördes produktionen till Rälla och portionsantalet ökade med drygt 130 %. I köket finns en extra ångugn samt en mobil kokgryta på drygt 30 liter, som dock inte motsvarar behoven eller är tillräckliga för att skapa en bra produktion och arbetsmiljö. Föreslagna åtgärder 1. Ventilationen måste förbättras så att fläktkåpan täcker hela ugnen 2. En fast kokgryta motsvarande de som finns på traditionella storkök på liter måste installeras. 3. En golvbrunn för rengöring av kokgrytan måste installeras. 4. En fläktkåpa över den nya kokgrytan för att förhindra att ånga går upp i innertaket måste installeras. Ärendets behandling Tjänsteutlåtande Kostchef Åsa Amnér föreslår i tjänsteutlåtande daterad , att kostens lokaler/köket på Rälla skola verksamhetsanpassas och uppgraderas för att förbättra arbetsmiljön och därmed göra det möjligt att behålla Rälla kök som tillagningskök i södra området. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att bifalla förslaget till beslut. Ärendet översänds till kommunstyrelsen, för vidare åtgärd. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Skyddsrondsprotokoll, med kostnadskalkyl,

15 15 (21) 252 Dnr 2015/101 Projektgrupp Kommunikation Joel Schäfer, Julia Persson och Clara Hoogland utses att ingå i projektgrupp Kommunikation Borgholm Energi har antagit en grafisk profil, som reviderades Sedan dess har behoven av en tydlig policy och plan kring kommunikation ökat och den grafiska profilen skulle behöva uppdateras. I samband med lanseringen av Borgholm Energis nya hemsida under året har Connectmedia tagit fram grafiskt material som också skulle kunna arbetas in i den grafiska profilen, för att garantera att det som kommuniceras från bolaget görs på ett enhetligt sätt med samma typsnitt och layout, oberoende av om det sker via annonser, hemsidan, broschyrer eller på annat sätt. Borgholms kommun har under våren antagit ett nytt stadsvapen och en ny grafisk profil, som Borgholm Energi bör ta hänsyn till, så att utformningen blir liknande, men inte likadan. Den grafiska profilen ska ta avstamp i vilken bild man vill förmedla av bolaget och dess verksamhet och hur man bäst når ut med sitt budskap. Ärendets behandling Tjänsteutlåtande Ledningsadministratör Clara Hoogland föreslår i tjänsteskrivelse att Joel Schäfer, Julia Persson och Clara Hoogland utses att ingå i projektgrupp Kommunikation. Ledningsadministratör Clara Hoogland redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att bifalla förslaget till beslut. Beslutsunderlag Grafisk profil Borgholm Energi

16 16 (21) 253 Dnr 2015/123 Projektgrupp Inköp och upphandling Anders Nyholm (M) och ekonom Daniel Petersson utses att ingå i projektgrupp Inköp och upphandling och att lämna en redovisning på sammanträdet i augusti, enligt nedan. Lagen om offentlig upphandling, LOU, är den lag som styr all offentlig upphandling i Sverige. För att konkurrensen ska fungera är det viktigt att den offentliga upphandlingen av varor och tjänster går rätt till. Meningen är att leverantörer ska få lika konkurrensvillkor och att skattemedlen ska användas på bästa sätt. Inköp och upphandling är därför ett viktigt område i bolaget och varje verksamhet ansvarar för att lagen följs, samt för avtalshantering och uppföljning. Med gemensamma rutiner och en mer samordnad process skulle det dock vara möjligt att effektivisera arbetet, samt förbättra uppföljningen. Avtalens organisering och hantering bör också ses över. Ordförande finner att styrelsen beslutar att utse Anders Nyholm (M) och ekonom Daniel Petersson att ingå i projektgrupp Inköp och upphandling. Anders och Daniel uppdras att ta fram ett förslag på gruppens sammansättning och projektbeskrivning, att redovisa på sammanträdet i augusti. 254 Dnr 2015/95 Borgholm Energis kalender 2016 Borgholm Energi producerar och distribuerar en kalender för Borgholm Energi har de senaste 15 åren producerat en kalender som har skickats till samtliga bofasta i Borgholm kommun, samt till sommarstugeägares fasta adress, inom Sverige. Det har dessutom funnits extra exemplar på Badhusgatan 4, Stadshuset, samt Företagshuset i Löttorp för extra utdelning. Kalendern innehåller information om

17 17 (21) 254 fortsättning öppettiderna på återvinningscentralerana, regler kring insamling av avfall, hämtningsschema, kontaktuppgifter, bland annat. Bilderna i kalendern har de senaste åren tagits fram av Skördefesten, som utser Årets Ölandsfotograf. Tävlingsbidraget ska bestå av 12 bilder, att användas i kalendern. I år hade 12 bidrag kommit in och juryn tar ställning till bildserierna utan att veta fotografens namn. Årets vinnare kungjordes den 5 juni och är Miriam Eriksson. Temat för året är jordbruk. 255 Dnr 2015/102 Dokumenthanteringsplan för Borgholm Energi Dokumenthanteringsplan för Borgholm Energi, h.id. 2015/689, antas. Varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens allmänna handlingar och hur de hanteras. Det är respektive nämnd/styrelse som fastställer planen. Det viktigaste innehållet i planen är gallringsbeslut när får allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten förstöras? Enligt Offentlighets- och sekretesslagen 4 kap, 2, ska varje myndighet upprätta en beskrivning som ger information om bl.a. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar. Med myndighet menas kommunstyrelse, nämnd eller bolag. Förutom att följa lagens krav är en viktig anledning att underlätta vid personals frånvaro, samt för att nyanställda ska veta hur olika handlingar ska hanteras, hitta bland dem, samt säkerställa att onödiga handlingar slängs. Ärendets behandling Ledningsadministratör Clara Hoogland föreslår i tjänsteutlåtande daterat , att dokumenthanteringsplanen antas.

18 18 (21) 255 fortsättning Ordförande finner att styrelsen beslutar att anta dokumenthanteringsplanen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Dokumenthanteringsplan, h.id. 2015/ Dnr 2015/21 Renhållningsordning för Borgholms kommun 1. Daniel Nilsson (C) utses att ingå i en politisk styrgrupp för Renhållningsordningen. 2. Samhällsbyggnadsnämnden, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktiges miljö- och hållbarhetsberedning ombeds att utse varsin representant till styrgruppen. Renhållningsordningen identifierar mål för avfallshanteringen som stämmer överens med samhällets övergripande mål och att styra avfallshanteringen i kommunen så att en hållbar utveckling främjas. Föreskrifterna omfattar det kommunala renhållningsansvaret enligt miljöbalken. Gällande renhållningsföreskrifter antogs av fulmäktige och gällde De behöver nu revideras och därefter antas av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 7 oktober 2014, 268, att beställa hos Borgholm Energi en revidering av renhållningsordningen för Borgholms kommun, samt att revideringen ska göras i en arbetsgrupp tillsammans med representanter från samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunledningskontoret samt andra berörda och finansieras inom renhållningskollektivets ramar. Driftledare Christina Olsson har varit i kontakt med övriga förvaltningar för att utse en arbetsgrupp, som kommer att träffas i augusti för att påbörja arbetet. Christina Olsson föreslår också att en politisk styrgrupp inrättas med en representant från Borgholm Energis styrelse, samhällsbyggnadsnämnden, kommunstyrelsen, samt kommunfullmäktiges miljö- och hållbarhetsberedning.

19 19 (21) 256 fortsättning Ordföranden finner att styrelsen beslutar att utse Daniel Nilsson (C) att ingå i den politiska styrgruppen för Renhållningsordningen, samt att ombe samhällsbyggnadsnämnden, kommunstyrelsen samt miljö- och hållbarhetsberedningen utse varsin representant. Skickas till: Samhällsbyggnadsnämnden, kommunstyrelsen samt kommunfullmäktiges miljö- och hållbarhetsberedning. 257 Dnr 2015/104 Information från VD VD informerar om följande aktuella frågor: Strategi för vatten Rekrytering av chef för ledningsnätet Utdelning av gröna påsar Gärdslösa skola Outhyrda lokaler, arrenden, lägenheter Ärendehantering och ärendebalans Synpunktshantering Renhållningsplan

20 20 (21) 258 Dnr 2015/68 Restlista uppdrag från styrelsen Styrelsen beslutar vilka ärenden som är avslutade. Aktuella uppdrag, beslutade av styrelsen, redovisas i bilaga. Beslutsunderlag Restlista, daterad Dnr 2015/106 Delegering av beslut om tilldelning i projekt Ekbacka Till presidiet delegeras att fatta beslut om tilldelning av projekt Ekbacka TE, ändring av Ekbacka hus 01 och 02 till kontor, Borgholm 11:42, Borgholm Renoveringen av Ekbacka för att anpassa den till kontorslokaler är nu igång. Upphandlingen gick ut på förfrågan den 9 juni 2015 och sista dag för anbudslämnande är den 5 augusti Utvärderingen av anbud kommer att vara klar den 7 augusti och förslag till beslut överlämnas då till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Godkänner kommunfullmäktige investeringskostnaderna vid sammanträde den 14 september kan styrelsen fatta beslut om tilldelning den 15 september Med anledning av att styrelsen inte sammanträder förrän den 23 september föreslås att styrelsen delegerar till presidiet att fatta beslutet. Ärendets hantering Tjänsteutlåtande Fastighetstekniker och upphandlingsansvarig i ärendet, Tobias Selldén, föreslår i tjänsteutlåtande daterat , att presidiet delegeras att fatta beslut i ärendet.

21 21 (21) 259 fortsättning VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att bifalla tjänsteutlåtandets förslag till beslut.