Plats och tid Badhusgatan 4, , kl 09:00-12:10, 13:00-16:15

Transkript

1 PROTOKOLL Sida 1 Datum Plats och tid Badhusgatan 4, , kl 09:00-12:10, 13:00-16:15 Beslutande Carl Malgerud (M), ordförande Tomas Lind (FÖL), andre vice ordförande Anders Nyholm (M) Birger Palm (S) Ingvar Svensson (V) Daniel Nilsson (C) Joel Schäfer (S), vice ordförande Bertil Lundgren (MP) ersätter Daniel Nilsson (C) Övriga deltagande Clara Hoogland, sekreterare Tomas Ekberg, arbetstagarrepresentant Martin Johansson, arbetstagarrepresentant, Anders Lindholm, VD Annika Hermansson, ekonomichef Anders Heidenfors, markexploatör, 332 Bertil Lundgren, ersättare, Underskrifter ClaraHoogland Carl Malgerud Anders Nyholm Sekreterare Ordförande

2 PROTOKOLL Sida 2 Innehåll 330 Månadsuppföljning per den sista november Projekt inköp och upphandling - delrapport Arrendeavgifter för sjöbodar m.m Fastighetsfunktionen på Borgholm Energi AB Uthyrningspolicy för Borgholm Energi AB:s och Borgholms kommuns bostadslägenheter A-huset, ev. försäljning eller ombyggnation Pågående och planerade VA-projekt Aktuella ärenden i VA-nämnden Vattenanslutningar enskilda företagare Larmberedskapen på vattenverken och reningsverken VD informerar Hamnutredning Rättelse av ackumulerade vinster inom VA-kollektivet och inom renhållningskollektivet Finansiering av sluttäckning av deponier Meddelanden 21

3 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/69 Månadsuppföljning per den sista november 2015 Informationen är mottagen. Den skattefinansierade verksamheten ligger totalt sett 0,4 mkr över budget. Ett nytt sätt att redovisa timkostnader i projekt leder till att driften får ta mer kostnader framöver. Fastighetsförvaltningen har ökade kostnader efter att moduler på grund av platsbrist har upphandlats till Gärdslösa skola och installerats där. Modulerna kommer sedan att hyras av utbildningsförvaltningen. Kostnaden för installationen ska inte belasta fastighetsavdelningens driftsbudget. Ombyggnadsprojekt för flyktingmottagande bör redovisas så särskiljning kan göras och återsökande från Migrationsverket blir möjlig. På Gata-Park leder en eftersläpning i faktureringen till att fler intäkter kommer framöver men i övrigt redovisar de ett negativt resultat beroende på bl.a. underhållsarbeten i hamnar och stormar, som skadat skogarna. För den taxefinansierade verksamheten gäller att nästan samtliga verksamheter redovisar bättre resultat än vid samma tid föregående år. Det är lågsäsong för återvinning och avfall vilket ger ett negativt resultat för månaden. För VA är driftskostnaderna betydligt lägre än normalt och verksamheten redovisar ett positivt resultat på tkr för månaden. Egna bostäder redovisar ett negativt resultat eftersom renovering av tomma lägenheter har påbörjats. Investeringarna för 2015 uppgår nu till 29 mkr av budgeterat 35 mkr på helåret. Likviditeten är fortsatt god.

4 PROTOKOLL Sida fortsättning Ekonomichef Annika Hermansson redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen.

5 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/123 Projekt inköp och upphandling - delrapport Informationen är mottagen. Styrelseledamot Anders Nyholm och ekonom Daniel Petersson har utsetts till att ingå i ett projekt som ska se över och ta fram rutiner för inköp och upphandling. Projektet ska bidra till att Borgholm Energi vid inköp och upphandling följer lagens krav, är transparenta och informerar intressenter på bästa sätt. För att uppnå en så kallad inköpsexcellens, vilket innebär att organisationen kännetecknas av hög kompetens och verkar lagenligt i dessa frågor, krävs bland annat tydliga mål, rutiner och nyckeltal. Utöver detta krävs även en god dialog med leverantörer samt presumtiva leverantörer. Projektet har valt att fokusera på processen, avtalshanteringen och att få en tydligare styrning i projektet. Borgholms kommun hamnar väldigt lågt i jämförelser med övriga kommuner i Sverige gällande hur bra företagare själva upplever företagsklimatet i sin kommun. Ett medvetet och strategiskt arbete med upphandlingsfrågorna skulle kunna bidra till ett bättre företagsklimat. En genomgång av samtliga leverantörsfakturor från den första januari 2013 till den 25 november 2015 (projekt Resedan undantaget) visar att inköpsvolymen var 597 mkr , samt att bolaget tar emot ungefär fakturor per år. Under perioden fanns det 1178 enskilda leverantörer och 20% av leverantörerna stod för 94% av inköpsvolymen. Styrelseledamot Anders Nyholm och ekonom Daniel Petersson redogör för ärendet. Projektgruppen kommer att presentera ett antal rekommendationer för hur arbetet ska fortsätta och vilka åtgärder som bör ske. Slutrapporten ska innefatta förslag till struktur, organisation och åtgärder. När det är konkretiserat kan det presenteras på en leverantörsträff. Det är viktigt att arbetet går i takt med kommunen och deras näringslivsarbete, för att få bästa effekt.

6 PROTOKOLL Sida fortsättning Beslutsunderlag Presentation, daterad

7 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/174 Arrendeavgifter för sjöbodar m.m. Informationen är mottagen och ärendet avslutas för egen del. Borgholm Energi har av kommunen uppdragits att utreda om arrendeavgifterna för sjöbodar m.m. är rimliga och i paritet med vad andra kommuner tar ut. En jämförelse som är gjord med andra liknande kommuner visar att Borgholm ligger ganska bra till gällande arrendeavgifter. I de kommuner som skiljer ut sig ingår mer än bara sjöbodsplatsen i arrendeavgiften, i t.ex. Kalmar ingår det bland annat två båtplatser. Ärendets behandling Vid styrelsens sammanträde den 15 oktober 2015, 299 redogjorde gruppchef Tobias Selldén för kommunens och andra kommuners prissättning av sjöbodar. Styrelsen beslutade att uppdra till VD Anders Lindholm att utreda frågan vidare. Vid styrelsens sammanträde den 19 november 2015, 323, beslutades att bjuda in kommunens markexploatör till dagens sammanträde. Markexploatör Anders Heidenfors redogör för ärendet. Avtalen är indexreglerade och följer konsumentprisindex, KPI. En möjlighet till att ta ut en högre hyra är att följa ett annat index, vilket dock ska avtalas med respektive arrendator. Ansvaret för att se över arrendeavgifter och avtalen är delegerat från kommunstyrelsen till arbetsutskottet och markexploatören och inte Borgholm Energis ansvar, även om det påverkar intäkter och budget för verksamheten fastighet. Ordföranden finner att styrelsen därför tackar för informationen och betraktar ärendet som avslutat för egen del.

8 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/214 Fastighetsfunktionen på Borgholm Energi AB En fastighetsingenjör ska rekryteras på sex månader. Redan under våren 2015 fördes diskussioner med dåvarande fastighetschef om att stärka organisationen med en ytterligare fastighetstekniker. Vid fastighetschefens avgång har inte tjänsten återbesatts utan en fastighetstekniker har istället utsetts till gruppchef. Organisationen är därför fortsatt underbemannad och i dagsläget hårt ansträngd. Rekryteringen av fastighetstekniker som pågick under hösten 2015 har avbrutits i och med att Borgholms kommun har beslutat att rekrytera en fastighetsingenjör. Denne ska vara anställd av kommunen och inte av bolaget. Det är oklart hur mycket avlastning en fastighetsingenjör som är anställd av kommunen kan bidra till. Eftersom fastighetsavdelningen idag ger uttryck för stress och en orimlig arbetsbelastning bör bolaget inte invänta kommunens anställning av fastighetsingenjör utan gå vidare med en egen rekrytering av en fastighetsingenjör. Ärendets behandling VD Anders Lindholm föreslår i tjänsteutlåtande, daterat , att rekryteringen av fastighetsingenjör ska genomföras. Budgeten för fastighet 2016 är oförändrad avseende personalkostnader. Utrymme finns för tjänsten fastighetschef, eftersom den inte är tillsatt. Möjlighet finns därmed att finansiera tillsättningen av en tjänst som fastighetsingenjör. Dock kan beslutet från kommunstyrelsens arbetsutskotts senaste möte, där kommunens tillsättning av en fastighetsingenjör delvis ska finansieras med Borgholm Energis budget, påverka utrymmet. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att en fastighetsingenjör ska rekryteras, initialt på sex månader. Skickas till Gruppchef Tobias Selldén Kommunstyrelsen

9 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/198 Uthyrningspolicy för Borgholm Energi AB:s och Borgholms kommuns bostadslägenheter Styrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar uthyrningspolicy för Borgholm Energi AB:s och Borgholms kommuns bostadslägenheter För att likabehandla alla sökanden och hyresgäster samt att klargöra riktlinjer gällande ansvar, skötsel med mera, så föreligger ett stort behov av en hyrespolicy. Detta är något som de flesta bostadsbolag idag arbetar efter. Bilagd policy är framtagen av BEAB fastigheter i samråd med Fastighetsägarföreningen. Policyn är avsedd att gälla både för Borgholm Energis egna fastigheter och Borgholms kommuns bostadsrätter. Utkastet till uthyrningspolicy har varit på remiss till fastighetsstrategen på Borgholms kommun, socialförvaltningen i Borgholms kommun och Hyresgästföreningen. Socialförvaltningen och fastighetsstrategen har inte haft någonting att erinra. Hyresgästföreningen får inte uttala stöd eller misstycke gällande dessa frågor, men är positiva till att det finns en konkret policy. Ärendets behandling Styrelsen beslutade den 19 november 2015, 314, att återremittera utkastet till policy för att ta in hyresgästföreningens och socialtjänstens synpunkter på policyn. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att policyn antas. Beslutsunderlag Hyresgästpolicy för Borgholm Energi AB:s och Borgholms kommuns bostadslägenheter

10 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/187 A-huset, ev. försäljning eller ombyggnation Borgholm Energi AB avråder Borgholms kommun från att bygga om byggnaden A- huset på fastigheten Borgholm 11:42, till lägenheter. Borgholm Energi fastigheter har fått i uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott att utreda möjligheten till ombyggnad av A-huset till lägenheter. Fastighetsavdelningen har räknat på två olika alternativ till lägenheter i A-huset. I alternativ 1, som innebär en boarea på 563m² och en gemensam area på 130m² uppdelat på 6 st 2 rum och kök och 2 st 2½ rum och kök. BEAB fastigheter har beräknat investeringskostnaden för A-huset för en total entreprenad till ca 14 mkr. En marknadsmässig hyra i anpassning till läge och skick kan antas vara 1200kr per m². Detta skulle ge hyresintäkter på 675 tkr kr per år, samt drift- och underhållskostnader på kr och finansiella kostnader på kr. Årliga avskrivningar blir kr. Det skulle ge oss ett ekonomiskt resultat på kr varje år. Förutsatt att vi inte gör några underhållsinvesteringar så når vi ekonomisk lönsamhet för investeringen år 25. Alternativ 2 kan inte kalkyleras innan planskisser och beräkningar har utförts men bedömningen är att A-huset skulle kunna rymma 11st lägenheter på ett rum och kök, samt gemensamma utrymmen. Uppskattningsvis har alternativ 2 högre investeringskostnader än alternativ 1, vilket leder till att hyresuttaget per m² ökar och lönsamheten kan därför uppskattas till ungefär samma som för alternativ 1. Bedömningen är att hyreskostnaderna kommer bli på en sådan hög nivå att intresset för att hyra kommer vara väldigt lågt, förutsatt att vi ska nå lönsamhet i affären. En annan påtaglig risk är framtida högre räntekostnader som påverkar lönsamheten. Behandling av ärendet beslutade den 15 oktober 2015, 306, att föreslå kommunstyrelsen att inte bygga om A-huset, fastighet Borgholm 11:42, till lägenheter.

11 PROTOKOLL Sida fortsättning Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 25 augusti 2015, 271, att uppdra till Borgholm Energi att utreda möjligheten att bolaget köper A-huset för ombyggnation till mindre lägenheter, samt att uppdraget ska ingå att undersöka behovet och efterfrågan av små lägenheter, 1:or och 2:or. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att Borgholm Energi AB avråder Borgholms kommun från att bygga om byggnaden A-huset på fastigheten Borgholm 11:42, till lägenheter. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat Lönsamhetsanalys A-huset Skickas till Kommunstyrelsen

12 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/144 Pågående och planerade VA-projekt Informationen är mottagen. VA-projekt omfattar nyanläggningar av och renoveringar och underhåll på vattenverk som renar vatten, avloppsreningsverk som renar avloppsvatten, anläggningar för behandling av slam, samt nydragningar eller underhåll av rörledningar. VA-projekt utgör en stor del av verk-samheten och investeringarna inom Borgholm Energi. Att ha en god översyn och tydlig projektstyrning möjliggör planering av verksamheten och att nödvändiga medel kan budgeteras för projekten. Pågående projekt idag är Ledning Böda Sand, Böda ARV etapp 2, sanering Borgholms hamn och Djupvik-Lofta, etapp 3. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat

13 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/72 Aktuella ärenden i VA-nämnden Informationen är mottagen. Statens VA-nämnd handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Nämnden är första instans för mål från hela landet. Nämndens beslut kan överklagas till Svea Hovrätt som prövar målet i dess sammansättning som Markoch miljööverdomstol och ärendet kan sedan gå vidare till Högsta domstolen. Parterna i tvister om VA-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan kan avgiftsskyldighet föreligga. Beslutsunderlag Sammanställning pågående ärenden i VA-nämnden VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande med sammanställning, daterat

14 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/217 Vattenanslutningar enskilda företagare Informationen är mottagen. Den sydöstra delen av Borgholms kommun har idag ett underdimensionerat vattenledningssystem. VA har påbörjat ett utredningsjobb för bl.a. denna del av ledningsnätet för att fastställa det faktiska läget. Historiskt har det skett många påkopplingar inom och utanför verksamhetsområdet av stora företag, men de senaste åren har privata avtalskunder på grund av bristande kapaciteten och tryck nekats anslutningar eller ökat uttag. Den rådande kapacitetsbristen gör att bolaget för närvarande inte kan ansluta eller öka uttaget för avtalskunder. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att informationen är mottagen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, daterat

15 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/218 Larmberedskapen på vattenverken och reningsverken Informationen är mottagen. Lördagen den 14 november kl gick kommunikationslarmet i Löttorps vattenverk. När jourpersonalen åkte till Köpingsviks vattenverk för att kontrollera felet upptäcktes det att det inte fanns någon kommunikation med de andra vattenverken och att nätverken låg nere. Felet var inte åtgärdat förrän måndag eftermiddag. Ett nytt avbrott inträffade igen under lördagen den 21 november. Vid några tillfällen har Telia varit skyldiga till nätverksfelen, men vid några tillfällen är det IT-systemet som har felat. Felen leder till en stor sårbarhet i verksamheten. Larm om felaktig utrustning, avbrott, brister etc. får inte brista, eftersom det skulle kunna få stora negativa konsekvenser för vattenproduktionen och leveransen. Detta gäller även för reningsverken. VA-avdelningen planerar att utreda backupsystem för vattenverk och reningsverk för att säkerställa produktion och leverans. Om IT-avdelningen inte säkerställer sin leverans genom att ha beredskapspersonal, saknas förutsättningar för VA att sköta sitt uppdrag. Skickas till Kommunstyrelsen, för åtgärd.

16 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/104 VD informerar Informationen är mottagen. VD informerar om aktuella uppdrag och möten Försäkringsärenden Röviksprojektet Ramavtal byggtjänster Resedan Sluttäckning av deponierna Bixia Södra Hallands Kraft, Bjäre Kraft Internkontrollplan Budget allmänkultur Kommunikationsprojektet

17 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/221 Hamnutredning Informationen är mottagen. På uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott har servicechef Hans Johannesson gjort en hamnutredning med att syfte att skapa en långsiktig plan för nödvändiga åtgärder för kommunens hamnar de närmsta fem åren. Ölands hamnar är, som övriga hamnar runt sundet, byggda runt förra sekelskiftet. De är byggda med ett antal olika metoder med det gemensamt att konstruktionerna har åldrats och nötts och på vissa ställen börjat förfalla. I Borgholms kommun har dock det mest akuta förfallet hindrats genom att grundkonstruktionerna har renoverats, vilket har säkrat själva stommen i hamnanläggningarna. För att undvika att kommunen åter hamnar i en situation där renoverings- och underhållsbehovet blir akut, så har ett antal punkter för varje hamn på vad det är som behöver åtgärdas i den närmsta framtiden sammanställts i utredningen. Utredningen pekar på konkreta åtgärder, när de behöver åtgärdas samt en uppskattad kostnad. Några åtgärder kräver en djupare analys, varför endast en kostnad för analysen är medtagen i utredningen. VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande med hamnutredning, daterat Åtgärdsredovisning Stora Rörs hamn, hamnförnyelse Skickas till Kommunstyrelsen

18 PROTOKOLL Sida Dnr 2015/222 Rättelse av ackumulerade vinster inom VAkollektivet och inom renhållningskollektivet En rättelse av de ackumulerade vinsterna inom VA-kollektivet och renhållningskollektivet ska genomföras och redovisningen av anslutningsavgifterna harmoniseras. Lagen om allmänna vattentjänster (LAV 07) ställer krav på särredovisning bland annat för att kommunen ska kunna visa att de avgifter som tas ut för verksamheten är korrekta samt att bara nödvändiga kostnader bärs upp av respektive kollektiv. Dessutom innebär reglerna för redovisning av anläggningsavgifter att dessa ska täcka såväl direkta kostnader som utgifter för investeringar. Den del av intäkten som svarar mot de direkta kostnaderna ska resultatföras som en intäkt i resultaträkningen. Den del av anläggningsavgiften som motsvarar investeringsutgiften periodiseras över tiden den nyttjas och intäktsförs successivt i takt med värdeminskningen på aktuell investering. VA redovisade den sista december 2014 ett ackumulerat överskott på 38 mkr sedan Överskottet består till stor del av operiodiserade anslutningsavgifter. Under perioden periodiserades dessa avgifter inte alls, periodiserades de delvis och 2014 implementerades principen 90/10, vilket anger fördelningen av anläggningsavgiften mellan investering och drift. Denna fördelning har bedömts vara den mest korrekta. Detta innebär att anläggningsavgifterna inte har periodiserats i enlighet med de normerande redovisningsprinciperna under åren och att VA och Renhållning därför har redovisat för höga intäkter, till ett ackumulerat belopp på 48 mkr, jämfört med om periodiseringen gjorts enligt den korrekta hanteringen 90/10. Ackumulerade positiva resultat som hanteras som tillfälliga överuttag ska återställas till kollektivet inom tre år. Om de ackumulerade resultaten är en konsekvens av hanteringen av anläggningsavgifterna, kan en rättelse ske och redovisningen av anläggningsavgifterna harmoniseras. För Renhållning fanns den sista december 2014 ett redovisat ackumulerat överskott på 11 mkr, samt en avsättning till deponier på 2 mkr.

19 PROTOKOLL Sida fortsättning När denna rättelse är genomförd kommer ackumulerade vinster från 2003 fram till idag på 38 mkr i VA och 11 mkr i Renhållning att ändras till en förlust för VA på 10 mkr och ett nollresultat för Renhållning då detta överskott avsätts till fond för deponiteckning i enlighet med beslut i BEAB , 343. Taxorna påverkas inte av denna åtgärd. Soliditeten i bolaget skulle minska från 14% till 6%. Ordförande Carl Malgerud redogör för ärendet. Revisorerna har informerats om det planerade förfarandet och KPMG har anlitats för att se över de juridiska aspekterna i ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att föreslå kommunfullmäktige att en rättelse av de ackumulerade vinsterna ska genomföras och redovisningen av anslutningsavgifterna harmoniseras. Beslutsunderlag Sammanställning information Konsekvenser för Borgholm Energi AB vid korrigering av VA-verksamheten

20 343 Dnr 2015/80 PROTOKOLL Sida 20 Finansiering av sluttäckning av deponier 1. Vid årsbokslutet 2015 skapas en investeringsfond för sluttäckning av deponier, baserat på tidigare avsättning till deponifonder om två mkr och det ackumulerade överskottet från Renhållningskollektivet. 2. Ekonomichefen Annika Hermansson uppdras att ta fram ett förslag till särredovisning av taxan för deponi. Kalleguta och Rullbackarna är de två deponier som fortfarande räknas som aktiva i kommunen idag, även om inget mer avfall längre tillförs och Länsstyrelsen har fattat beslut att de ska sluttäckas. Sluttäckningen av deponierna beräknas ta 13 år och beräknas kosta ca. 25 mkr med tillkommande kostnader för material. I enlighet med beslut fattat av BEAB , 343, om rättelse av de ackumulerade vinsterna kan det vid årsbokslutet 2015 skapas en investeringsfond för sluttäckning av deponier. Överskjutande kostnader tas från avfallskollektivet genom taxa, för att finansiera sluttäckningen av deponierna. Bedömningen är dock att taxorna totalt inte kommer att påverkas nämnvärt, avseende deponierna. Ordförande Carl Malgerud redogör för ärendet och finner att styrelsen beslutar att vid årsbokslutet 2015 skapas en investeringsfond för sluttäckning av deponier, baserat på tidigare avsättning om två mkr och det ackumulerade överskottet från Renhållningskollektivet. Ekonomichefen Annika Hermansson uppdras att ta fram ett förslag till särredovisning av taxan för deponi fr.o.m och ordföranden själv uppdras att sammanställa de juridiska utlåtandena för att stödja ovanstående beslut. Ärendet kan därefter behandlas av styrelsen den 14 januari 2016 och frågan om taxans konstruktion slutligt avgöras av kommunfullmäktige.

21 PROTOKOLL Sida Meddelanden Kommunstyrelsens arbetsutskott Uppföljnings- och avstämningsmöte BEAB och KSAU Kommunstyrelsens arbetsutskott Avtal gällande tekniska service Kommunstyrelsens arbetsutskott Ansvarsfördelning och skötsel av brandlarmsanläggningar i kommunal ägo Kommunstyrelsen Förbättrande åtgärder av Sjöstugans servering, Borgholm Kommunstyrelsens arbetsutskott Utredning av förråd för teknisk verksamhet Kommunstyrelsens arbetsutskott Resedan 8 (etapp 2)