Protokoll från Styrelsemöte i Borgholm Energi AB

Transkript

1 PROTOKOLL Borgholm Energi AB fer Protokoll från Styrelsemöte i Borgholm Energi AB Plats och tid Badhusgatan 4 09:00 ande Carl Malgerud (M), ordförande Joel Schäfer (S) Tomas Lind (FÖL) Anders Nyholm (M) Daniel Nilsson (C) Ingvar Svensson (V) Birger Palm (S) Övriga deltagande Anders Lindholm, VD Jonas Svensson, ekonomichef Martin Johansson, arbetstagarrepresentant Tomas Ekberg, arabetstagarrepresentant Staffan Larsson (C), ersättare Cecilia Ahlström (S), ersättare Annika Karpfors, sekreterare Jesper Slöjdare, 19 Underskrifter Annika Karpfors Carl Malgerud (M) Daniel Nilsson (C) Sekreterare Ordförande Justerare

2 PROTOKOLL Borgholm Energi AB fer Innehållsförteckning FORMALIAÄRENDEN 15 Styrelsemöte inledning /2 4 INLEDANDE ÄRENDEN 16 VD informerar / Månadsuppföljning / Avvikelserapportering /6 8 särenden taxefinansierat 19 Internkontrollplan Borgholm Energi AB 2019/ Informationsärenden, taxefinansierat 20 Avfallssortering matavfall 2017/ Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer 22 Kommunikationsplan Projekt oförmedlade förbindelsepunkter 2016/ / Informationsärenden, skattefinansierat 23 Radonmätning och anmälningsplikt 2019/ Vattenskada Runstens gamla brandstation 2019/17 20 ÖVRIGA ÄRENDEN

3 PROTOKOLL Borgholm Energi AB fer Attestreglemente 2016/ Restlista / från kommunen 2019 januari 2019/15 23

4 4 15 Dnr 2019/2 BEAB Styrelsemöte inledning 2019 Styrelsens ordförande Carl Malgerud förklarar mötet öppnat och hälsar deltagarna välkomna. Styrelsen utser Daniel Nilsson att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. Dagordningen godkänns.

5 5 16 Dnr 2019/3 BEAB VD informerar 2019 att informationen är mottagen VD Anders Lindholm rapporterar om aktuella möten och ärenden. - Dialogmöte har ägt rum med LRF Sydost, Mörbylånga kommun och Länsstyrelsen om vattensituationen på Öland Redogörelse för vattensituationen i Borgholm Uppdatering av Böda dammar

6 6 17 Dnr 2019/4 BEAB Månadsuppföljning 2019 att informationen är mottagen Ekonomichef Jonas Svensson redogör för ärendet Månadsuppföljning 2019 gällande januari Gata Park Uppvisar ett budgetunderskott på 23 tkr, vilket beror på lågt utfall för elkostnader men också utfall över budget vad gäller interna GS-timmar. Hamnar Uppvisar ett budgetöverskott på 11 tkr. BEAB Service Visar ett negativt resultat på 342 tkr, vilket ska analyseras närmare. Vinterväghållning Vinterväghållningen visar ett budgetöverskott på 282 tkr, främst beroende på det knappa snöfallet i januari. Kost Uppvisar ett budgetöverskott på 223 tkr, främst beroende på låga inköpskostnader för livsmedel i perioden. Transport Uppvisar ett budgetunderskott på 18 tkr. Förråd Visar ett överskott på 79 tkr. Bolagsledning Visar ett budgetöverskott på 99 tkr.

7 7 Taxefinansierat Återvinning och avfall Uppvisar ett negativt resultat på 259 tkr, där ett lågt intäktsutfall skall analyseras vidare. Vatten och avlopp Uppvisar ett negativt resultat på tkr, orsakat av ett lågt intäktsutfall vilket skall analyseras vidare. Egen fastighetsförvaltning Visar positivt resultat om 430 tkr, men till största del orsakas detta av att avskrivningar inte har bokats i perioden, uppföljning följer. Bostäder Visar ett positivt resultat på 257 tkr, men även här saknas bokningar av avskrivningar i perioden. Fjärrvärme Uppvisar ett negativt resultat om 322 tkr, orsakat av lågt intäktsutfall, låga kostnader för inköp av material och råvaror samt ej bokade avskrivningar i perioden, uppföljning följer även här. Vindkraft Visar ett positivt resultat om 133 tkr. Likviditeten är fortsatt god. sunderlag sunderlag presenteras på styrelsemötet. Månadsuppföljning januari 2019 Skickas till Ekonomichef Jonas Svensson

8 8 18 Dnr 2019/6 BEAB Avvikelserapportering 2019 att informationen är mottagen VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Avvikelser inom verksamheterna under perioden: 1. Elnät Kvalitet VA Kvalitet sunderlag Elnät Kvalitet VA Kvalitet

9 9 19 Dnr 2019/20 BEAB Internkontrollplan Borgholm Energi AB att godkänna Internkontrollplan för 2019 enligt bilagor; Samlad Internkontroll BEAB Riskanalys, Samlad Internkontroll BEAB Internkontrollplan. att följande kommentar ska noteras: Då detta är första internkontrollplanen för bolaget, så bör både riskbedömningar och kontrollområden ses över. Jesper Slöjdare föredrar ärendet. Mot bakgrund av de brister som påtalats i revisorsrapporten Granskning av intern kontroll Lekmannarevisorerna i Borgholm Energi AB, december 2015 har bolagets styrelse ställt krav på att bristerna gällande intern kontroll åtgärdas och att en internkontrollplan implementeras. Parallellt med det inom bolaget pågående arbetet med internkontroll har motsvarande process drivits inom kommunens organisation. Bolaget har i samarbete med Borgholms kommun, utifrån av kommunen uppdaterat Reglemente för intern kontroll, tagit fram ett förslag till Riktlinje intern styrning och kontroll för beslut i KS. Dokumentet syftar till att säkerställa att en tillfredställande intern kontroll upprätthålls inom Borgholms kommun. Riktlinjen är ett verktyg för att praktiskt kunna upprätthålla intern kontroll i kommunens verksamheter. (Utkast Riktlinje för Intern styrning och kontroll, ) Med det uppdaterade reglementet och med de gemensamma riktlinjerna skapas förutsättningar för ett systematiskt enhetligt arbete med intern styrning och kontroll i både bolagets och den kommunala organisationen.

10 10 I korthet går arbetsprocessen för framtagande av internkontrollplanen till som följer: 1. En arbetsgrupp med representanter från samtliga förvaltningar (och bolaget) a. Inventerar kommunövergripande risker. b. Riskerna fördelas ner på förvaltningarna (och bolaget). 2. Nämndens arbetsutskott (bolagets ledningsgrupp) och förvaltningschefen (VD) a. Kompletterar med förvaltningsspecifika risker. b. Värderar riskerna. c. Väljer ut de mest prioriterade riskerna. d. Föreslår nämnden (bolagets styrelse) ett antal risker att följa upp under året. Arbetet med internkontrollplanen följer den årshjulsprocess som definieras i Riktlinjer för intern styrning och kontroll med framtagande, beslut, genomförande och uppföljning. För att initiera arbetet med internkontrollplan har bolaget inför 2019 utgått ifrån punkt 2 ovan, genom att bolagets ledningsgrupp a) Genom respektive verksamhetsansvarig tagit fram bolagsspecifika risker för respektive verksamhet. b) Värderat riskerna. c) Valt ut de mest prioriterade riskerna. d) Och föreslår nu bolagets styrelse ett antal risker att följa upp i bolagets internkontrollplan. De av ledningsgruppen samlade föreslagna riskerna presenteras i bilaga; Samlad Internkontroll BEAB Riskanalys. Den därtill hörande Internkontrollplan med interna kontrollrutinerna, kontrollaktiviteter och kontrollansvarig presenteras i bilaga; Samlad Internkontroll BEAB Internkontrollplan. (Som bilagor finns även de verksamhetsspecifika riskanalyser och internkontrollplaner vilka ligger till grund för den av ledningsgruppen samlade och föreslagna riskanalys och internkontrollplan.)

11 11 Under 2019 kan sedan bolaget påbörja efterlevandet av årshjulsprocessen. Förhoppningsvis initieras även det kommunövergripande processarbetet enligt punkt 1 ovan inför arbetet med internkontrollplanen för I det arbetet ser vi som en naturlig del att vidareutveckla den bolagsspecifika riskidentifieringen och internkontrollplanen genom att lyfta upp och komplettera en del av de bolagsövergripande risker och kontrollsystem som idag hanteras på verksamhetsnivå till att gälla utifrån ett bolagsledningsperspektiv. sunderlag sunderlag Internkontrollplan Borgholm Energi AB Reglemente för intern styrning och kontroll, KF Riktlinjer intern styrning och kontroll, ska tas upp i KS: Samlad Internkontroll BEAB Riskanalys Samlad Internkontroll BEAB Internkontrollplan Internkontroll BEAB Riskbedömning (för respektive verksamhetsområde, 11st) Internkontroll BEAB Internkontrollplan (för respektive verksamhetsområde, 11st) Skickas till Jesper Slöjdare, affärsutvecklare

12 12 20 Dnr 2017/126 BEAB Avfallssortering matavfall att informationen är mottagen VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Behandling av insamlat avfall Leveranser av avfall till KSRR och optisk sortering fortgår enligt plan. I mars skall en körning göras för att få siffror på mängderna matavfall kontra övrigt avfall i en leverans. KSRR redovisar månadsvis mottagen mängd avfall till optisk sortering respektive förbränning. Övrigt Projektering av ny omlastning av hushållsavfall vid Kalleguta har påbörjats. Ombyggnad av omlastningen är bland annat en kvalitetshöjande åtgärd för avfallet. Utredning av taxestruktur pågår och ett förslag kommer under året att lämnas till styrelsen för vidarebefordran till kommunen. Syftet är att understödja målen i förslaget till ny avfallsplan, bland annat att få en bättre utsortering av matavfall. Skickas till Catherine Hevelius, chef ÅoA

13 13 21 Dnr 2016/2 BEAB Aktuella VA-ärenden i Mark- och miljödomstolen och övriga rättsliga processer att informationen är mottagen VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Mark- och miljödomstolen handlägger tvister om vatten och avlopp enligt lagen (2006:412) om allmänna vattentjänster. Mark- och miljödomstolen är första instans. Domstolens beslut kan överklagas till Mark- och miljööverdomstolen vid Svea hovrätt och vidare till Högsta domstolen. Parter i tvister om va-frågor är den som driver den allmänna anläggningen och normalt ägaren eller tomträttshavaren av berörd fastighet. Tvist mellan parter kan uppstå t.ex. om skyldighet att betala avgift eller avgiftens storlek, rätt att bruka anläggningen eller villkoren för brukande, tillämpning i övrigt av taxa eller bestämmelser för brukandet som huvudmannen utfärdat, innebörden av avtal som parterna träffat, rätt att stänga av vattenleverans, skadeståndsskyldighet m.m. Avgiftsskyldighet kan föreligga även om fastighetsägaren inte utnyttjar anläggningen. Även för obebyggda tomter inom område med detaljplan föreligger avgiftsskyldighet. Nedan redovisas en sammanställning av samtliga ärenden som för Borgholm Energi är aktuella i Mark- och Miljödomstolen samt övriga rättsliga tvister. Förändringar i mål som har tillkommit sedan senaste redovisningen är färgmarkerade. M Ärende: Bebyggd tomt inom detaljplan och verksamhetsområde. Ärendet gäller utebliven betalning på anläggningsavgift för vatten och spillvatten. Förbindelsepunkt förmedlades

14 Fastigheten anslöts till ledningsnäten 1988, inga anläggningsavgifter eller brukningsavgifter är debiterade sedan tidigare. Status: Motparten har krävt huvudförhandling och den kommer att hållas den 12 februari vid Kalmar Tingsrätt. Ombud för bolaget blir Emanuel Wallin/Lindahls advokatbyrå. Dom: Övrigt: M Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Fastigheten nyttjar tillsammans med andra fastigheter en gemensam vattenbrunn, provtagning är gjord som visar att vattnet i den gemensamma brunnen är tjänligt med anmärkning. Status: Muntlig förberedelse 14 feb, ärendet avhandlas vid Kalmar Tingsrätt. Dom: Övrigt: M Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Fastigheten nyttjar tillsammans med andra fastigheter en gemensam vattenbrunn, provtagning är gjord som visar att vattnet i den gemensamma brunnen är tjänligt med anmärkning. Status: Muntlig förberedelse 14 feb, ärendet avhandlas vid Kalmar Tingsrätt. Dom: Övrigt: M Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Fastigheten nyttjar tillsammans med andra fastigheter en gemensam vattenbrunn, provtagning är gjord som visar att vattnet i den gemensamma brunnen är tjänligt med anmärkning. Status: Muntlig förberedelse 14 feb, ärendet avhandlas vid Kalmar Tingsrätt. Dom: Övrigt:

15 15 Ansökan om stämning Ärende: Fastighetsägaren till 4 fastigheter har bestridit faktura för anslutning av vatten och spillvatten. Fastigheterna ligger i VO för både spill och vatten. Status: Inbetalningarna för 2 st. fastigheter har gjorts till BEAB. Enligt överenskommelse skall de andra 2 st. fastigheterna erhållas fakturor i slutet av dec Dom: Övrigt: M Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Status: Muntlig förberedelse 14 feb, ärendet avhandlas vid Kalmar Tingsrätt. Dom: Övrigt: M Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala spillvattennätet. Status: Muntlig förberedelse 14 feb, ärendet avhandlas vid Kalmar Tingsrätt. Dom: Övrigt: Ansökan om stämning Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura gällande ytterligare lägenhetsavgifter. Lägenhetsavgifterna har tillkommit på grund av ändrad användning av fastigheten. Fastigheten ligger inom VO för både spill och vatten och är sedan tidigare anslutna till det kommunala va-nätet. Status: Stämningsansökan är inlämnad till Mark- och Miljödomstolen. Dom: Övrigt: M

16 16 Ärende: Fastighetsägaren har bestridit faktura för anslutning av vatten. Förbindelsepunkt är förmedlad Fastigheten ligger inom VO för både vatten och spill och är sedan tidigare ansluten till det kommunala spillvattennätet. Status: Muntlig förberedelse 14 feb, ärendet avhandlas vid Kalmar Tingsrätt. Dom: Övrigt: Anspråk om ekonomisk ersättning Böda dammar Västra dammen. Ytterligare anspråk om ersättning för skada har inkommit från två markägare. De samanlagda kraven från markägare uppgår hittills till kr fördelat enligt följande: avser skadad skog avser skördebortfall under avser skördebortfall under avser skördebortfall under perioden 2013 till 2016 Arbete med framtagande av underlag för vattendom gällande grundvattendräneringen pågår. Övriga rättsliga processer Skadeståndsanspråk - Skickas till Markus Wertwein Ros, VA-chef

17 17 22 Dnr 2018/25 BEAB Återkoppling informationsutskick Projekt oförmedlade förbindelsepunkter att informationen är mottagen VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Dagsläge Informationsutskick till under 2019 berörda fastighetsägare, sammanlagt ca 200 mottagare gällande drygt 150 fastigheter, genomfördes under vecka 2. Initialt fick kundtjänst ett par samtal från fastighetsägare vilkas fastigheter redan var anslutna. Olyckligt hade fastigheterna, utan att ha varit med i det ursprungliga underlaget av fastigheter för utredning, lagts till listan hos kommunens GIS i hanteringen med att komplettera berörda fastigheterna med ägarinformation. Totalt rörde det sig om tre fastigheter som lagts till. Åtgärder är vidtagna för att liknande fel inte ska ske igen. Kundtjänst har haft en del samtal och mail från mottagare av utskicket, dock inte i en omfattning som man anser som större än vid andra utskick. En handfull reaktioner har varit kraftiga, där man främst ifrågasätter upprättandet av verksamhetsområde då man bedömer sig ha bra vatten i egna brunnar samt ifrågasätter varför inte verksamhetsområde för avlopp upprättas då fastighetsägarna vill ha avloppstjänster.

18 18 o Tydligare information kring upprättande av verksamhetsområden och därtill hörande krav/förutsättningar/rättigheter/skyldigheter kan vara önskvärt. Några fastighetsägare har bekräftat att det finns en förbindelsepunkt och velat snabba på processen med förmedling och anslutning. I de fall det är möjligt försöker vi tillmötesgå dem. Den större delen av samtalen har sökt bekräftelse på den information som faktiskt står i utskicket, vilket enligt kundtjänst är normalt. Skickas till Jesper Slöjdare, affärsutvecklare

19 19 23 Dnr 2019/16 BEAB Radonmätning och anmälningsplikt att informationen är mottagen På grund av nya direktiv om anmälningsplikt från Strålskyddsmyndigheten gällande radon måste en grundläggande mätning av radonhalterna genomföras. Arbetet med mätning samordnas av fastigheter mellan bolagets olika avdelningar där mätningar ska genomföras. Arbetsplatser där mätvärden överstiger gränsvärde måste anmälas senast Vidare information om resultat av mätningar och vilka åtgärder som eventuellt måste vidtas presenteras efter färdigställda mätningar. Skickas till Tobias Selldén, Fastighetschef

20 20 24 Dnr 2019/17 BEAB Vattenskada Runstens gamla brandstation att informationen är mottagen VD Anders Lindholm föredrar ärendet. Före detta brandstationen i Runsten hyrs ut till en lokal förening. Ledningarna till varmvattenberedaren har brustit och resulterat i omfattande vattenskador i del av byggnaden. Förberedande undersökning av saneringsföretag har gjorts och handlingsplan har framtagits. För att ej mer följdskador ska uppträda påbörjar vi sanering omgående. Hur vi sen går vidare med frågan är ej fastställt ännu. Kontakt med försäkringsbolaget har klargjort att kostnaderna för att använda försäkring överstiger beräknade kostnader för sanering och återställning. Skickas till Tobias Selldén, Fastighetschef

21 21 25 Dnr 2016/87 BEAB Attestreglemente att godkänna revidering av Attestreglemente daterat Attestreglementet syftar till att ge bolaget en tydlig ansvars- och arbetsfördelning när det gäller kontroll av ekonomiska transaktioner. Revideringen gäller: 1. Byte av ekonomichef 2. Förändrade beställnings- och leveransrutiner för Kostverksamheten i samband med införandet av inköpssystemet Proceedo där antalet beställare och mottagningsattestanter behöver utökas sunderlag Bifogat attestreglemente, daterat Skickas till Ekonomichef Jonas Svensson Kostchef Åsa Åmnér Linda Kjellin

22 22 26 Dnr 2019/1 BEAB Restlista 2019 att informationen är mottagen Restlista inventeras och uppdateras vid varje ordinarie styrelsemöte. sunderlag Restlista reviderad

23 23 27 Dnr 2019/15 BEAB från kommunen 2019 januari att informationen är mottagen. Utdrag beslut ur sammanträdesprotokoll från kommunen under perioden gällande BEAB/BELNAB. sunderlag 1. Kommunstyrelsens arbetsutskott Utställning av reviderad renhållningsordning för Borgholms kommun 2. Kommunstyrelsens arbetsutskott Godkännande av beläggnings- och reparationsplan 2019; Gatuunderhållsplan Kommunfullmäktige Aktualitetsförklaring av Avfallsplan antagen Kommunfullmäktige Motion (Per Lublin nöp) solceller på kommunens och BEABs nybyggnationer