Kallelse till årsmöte 2013

Transkript

1 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Kallelse till årsmöte 2013 Medlemmarna i Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening kallas till årsmöte. Varje hus har en röst. Tid: Onsdagen den 20 mars 2012 kl Plats: Folkets Hus, möteslokal Alfons, Hammarkulletorget Förslag till dagordning: 1. Mötet öppnas 2. Mötets behöriga utlysande 3. Godkännande av dagordning 4. Val av ordförande för årsmötet 5. Val av sekreterare för årsmötet 6. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare Observera - fullmakt krävs Är ni två ägare till huset? Om bara en av er kommer på mötet behöver denne en fullmakt från den andra ägaren för att få rösta. Fullmaktsblankett bifogas. 7. Verksamhetsberättelse Bilaga 1 8. Bokslut för 2012 Bilaga 2 9. Revisionsberättelse delas ut på mötet 10. Ansvarsfrihet för styrelsen 11. Presentation av nya medlemmar 12. Skrivelse från styrelsen angående nya L-stöd Bilaga Skrivelse från styrelsen angående farthinder Bilaga Motion angående städning och städområden Bilaga Motion angående specificering av ekonomisk redovisning Bilaga Ersättning för styrelse och revisorer 17. Förslag till budget och utdebitering 2013 Bilaga Val av förtroendevalda Bilaga Val av valberedning 20. Övriga frågor 21. Mötet avslutas Bifogas: Fullmaktsblanketter Bilaga 9 Finns tillgängligt: Debiteringslängder för samfällighet samt el- och garageanläggning finns tillgängliga hos Bo Nilsson, Vattentornsg. 90, och Arne Kardbom, Vattentornsg. 88, samt på årsmötet. Kaffepaus: Tas vid lämpligt tillfälle, och ordnas i år av block A9 och A10. Tappar du bort denna kallelse kan du ladda ner en ny från

2 Kv. Brevbärarens Samfällighetsförening Bilaga 1 VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2012 Förtroendeuppdrag: Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Övr ledamot Suppleanter Revisorer Revisorssuppleanter Materialförvaltare El & Garageföreningen Bo Nilsson Timo Markkanen Maria Wångersjö Arne Kardbom Mohamad Kiswani Gunnel Johansson Bedri Doroci Åke Johansson Britt-Inger Larsson Donald Runsten Rose Hultberg Bo Berg Matti Vartiainen Tage Eriksson Möten. Under året har styrelsen haft sju protokollförda sammanträden samt ett blockombudsmöte på våren. Ett informationsmöte om takombyggnaden mm hölls den 10 oktober. Nya medlemmar. Under 2012 har en fastighet fått nya ägare: Nr 136 Abdullah Nabi Al Sharafani Omar och Nejle Ismail Saadi Viktigare händelser. Under sommaren avslutades arbetena med vår takombyggnad. Under hösten skedde slutbesiktning och entreprenaden godkändes efter vissa justeringsarbeten.

3 Under hösten har vi gjort ganska omfattande reparationer av garagen på P2. Tack vare insatser av några medlemmar kunde vi göra dessa till låga kostnader för föreningen. Trappan mellan A7 ocha8 har reparerats. En ny gräsklippare har anskaffats eftersom vår andra gräsklippare var inne på en långvarig reparation just under den tid när behovet av gräsklippare var som störst. Vi har bytt bokföringssystem och som en följd av det gått över från plusgiro till bankgiro. Övrigt. Styrelsen vill tacka medlemmarna för det gångna året och uttrycka vår förhoppning att alla medlemmar aktivt lever upp till det gemensamma ansvar vi har för att föreningen skall fungera på bästa sätt. Angered i mars 2013 Bo Nilsson Mohamad Kiswani Arne Kardbom Timo Markkanen Gunnel Johansson Maria Wångersjö

4 Kvarteret Brevbärarens samfällighetsförening Bilaga 2 BOKSLUT FÖR ÅR SAMFÄLLIGHETEN RESULTATRÄKNING Not INKOMSTER Utdebitering Samfällighetsavgift 1) , ,00 Utdebitering takombyggnad , ,00 Utdebitering Underhålls- och förnyelsefond , ,00 Utdebitering VA-avgifter , ,00 Utdebitering Kabel-TV 2) , ,00 Uthyrning av P-platser 6 870, ,00 Påminnelseavgift 250,00 150,00 Räntor , ,19 Summa inkomster , ,19 UTGIFTER VA-avgifter , ,00 Kabel-TV , ,00 Belysningsel , ,00 Administration 3) , ,38 Underhåll,samfälligheten 4) , ,20 Takombyggnad 0, ,00 Reparationer efter takläckage 0, ,76 Renhållning 5) , ,00 Försäkring 7 473, ,00 Ersättning styrelse + revisorer 6) , , , ,34 Avskrivning ,00 0,00 Ränta ,00 0, ,00 0,00 Förändring av Underhålls- och förnyelsefond , ,82 Förändring av Reservfond ,47 66,53 Förändring av Kabel-TV-reserv 2 380, ,03 Förändring av reserv VA-avgifter 8 625, ,14 Förändring av reserv Projekt lekplatser 0, ,50 Förändring av reserv Projekt L-stödsmur ,93 0,00 Förändring av reserv Takrenovering , , , ,62 Summa utgifter , ,72 Årets resultat , ,53 1 (3)

5 Noter till resultaträkning för samfälligheten 1) Utdebitering Samfällighetsavgift Årsavgift ,00 Städavgift ,00 Återbetalning , ,00 2) Utdebitering Kabel-TV Medlemsfakturering ,00 Ersättning för el till förstärkare , ,00 3) Administration Bankavgifter 4 078,00 Fika vid medlemsmöten 3 070,00 Avgift för lån 2 954,00 Nytt bokföringssystem 2 682,00 Hyror 2 600,00 Kontorsmateriel mm 2 296,00 Blommor till medlemmar 956,00 Webhotellsavgift 299, ,00 4) Underhåll,samfälligheten Ny gräsklippare 7 600,00 Murreparation 7 200,00 Div markarbete 5 313,00 Material vid vårstädning 3 129,00 Allmänt underhåll 2 640, ,00 5) Renhållning Snöröjning ,00 Avfallsbehållare 4 974, ,00 6) Ersättning styrelse + revisorer Styrelsemöten 3 000,00 Övrig ersättning till styrelse, revisor och förrådsansvarig 9 950, ,00 2 (3)

6 BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar ,00 0,00 Medlemsfordringar , ,00 Kassa 855, ,00 Plusgiro , ,03 Företagskonto, Swedbank ,28 Placeringskonto 1, Swedbank 2 878,59 Placeringskonto 2, Swedbank , ,11 Summa kassa och bank , ,14 SUMMA TILLGÅNGAR , ,14 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Balanserad vinst eller förlust Vinst/förlust föregående år , ,99 Årets resultat , ,53 Summa Eget kapital 8 096, ,54 Långfristiga skulder ,00 0,00 Kortfristiga skulder (reserver) Underhålls- och förnyelsefond , ,11 Reservfond , ,47 Reserv Kabel-TV 2 680,07 299,96 VA-avgift , ,14 Projekt L-stöd ,93 0,00 Takombyggnad 0, ,00 Summa Kortfristiga skulder (reserver) , ,68 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , ,14 3 (3)

7 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Bilaga 3 Skrivelse från styrelsen - årsmötet 2013 Byte av L-stöd Många av våra L-stöd lutar och behöver bytas. Ett har redan fått rivas. Det är sannolikt att samtliga våra L-stöd, som främst finns längs med trädgårdssidorna på A2 och A5, kommer att behöva bytas inom de närmsta åren. Då startkostnaden för att ta hit en entreprenör är hög är det mest ekonomiskt att byta flera L- stöd åt gången. År 2012 avsattes kr för detta ändamål, men arbetet är inte påbörjat. De kronorna räcker inte heller till några omfattande åtgärder. Styrelsen föreslår därför att: Ytterligare kr avsätts i år Vi byter L-stöden ett helt block i taget Vi börjar med block A2, vars L-stöd är i sämst skick Räcker pengarna till mer än så fortsätter vi med block A5 Beslut om ytterligare avsättningar kan vid behov fattas av 2014 års årsmöte Bakgrund Ett L-stöd är en stödmur i form av ett L, som används när det finns höjdskillnader. Våra L-stöd är tillverkade i armerad betong, och finns på trädgårdssidorna längs med hela blocken A2 och A5, men finns även på andra ställen, bland annat A6. Våra L-stöd är i dåligt skick. Värst är läget vid A2. Ett L-stöd som knäcks i vinkeln kan ramla ner och orsaka skador på människor och gångar. L-stöden tillhör samfälligheten, trots att de står på husägarnas tomt. Detta framgår tydligt av det anläggningsbeslutet som Lantmäteriverket utfärdade 1976, när vår samfällighet bildades. Varför har L-stöden fått skador? Ett L-stöd som produceras idag har en ungefärlig livslängd på ca 40 till 50 år. Våra L- stöd är 36 år gamla, och det är därför rimligt att anta att de snart tjänat ut sin livslängd. Våra L-stöd är felmonterade - de är inte länkade med varandra, vilket är en förutsättning för bra stadga. Dräneringen har möjligtvis funnits en gång, men efter att ha rivit ett lutande L-stöd vet vi att den inte fungerar längre. Detta gör att både betong och armering har utsatts för tjälsprängning och frätskador av surt regn. Hur byter man ut ett gammalt L-stöd mot ett nytt? Det gamla L-stödet rivs, med slägga eller med maskinell hjälp Jorden innanför L-stödet (ca 1,5 meter in) schaktas bort Det nya L-stödet sätts på plats med hjälp av en kranbil L-stöden länkas samman med intilliggande L-stöd för extra stadga En bädd av makadam/grus läggs som dränering Ny jord fylls på, eventuellt med lättare fyllnadsmaterial underst

8 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Bilaga 4 Farthinder Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Skrivelse från styrelsen - årsmötet 2013 Trafiken i området är alltför omfattande, och många kör för fort. Detta medför fara framför allt för de många barn som rör sig i området. Problemet har påtalats i många år utan att någon förbättring skett. Farthinder skulle kunna vara ett sätt att få bilar i området att sakta ner. Farthinder är inte speciellt dyra (några tusenlappar), och åtgärden bedöms rymmas inom ordinarie budget. Styrelsen föreslår att: Vi testar farthinder under resterande del av 2013 och början av 2014, för att sedan fatta ett nytt beslut vid årsmötet 2014 Två farthinder köps in, för ungefärlig placering i höjd med fastigheterna 18 och 132 Farthindren bör vara av en tudelad modell, så att bilar tvingas sakta ner men så att det fortfarande är lätt att passera för gående och cyklande Farthindren bör vara möjliga att ta bort, ifall detta behövs av snöröjningsskäl

9

10

11 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Bilaga 7 FÖRSLAG TILL BUDGET SAMFÄLLIGHETEN INKOMSTER Budget 2013 UTGIFTER Budget 2013 / fastighet eller plats Totalt Budget Budget Utdebitering samfällighetsavgift Administration Årsavgift Ersättning styrelse, revisorer Städavgift Administration, övrigt Återbetalning städavgift Renhållning Snöröjning, enligt avtal Container (ett tillfälle) Utdebitering Takombyggnadslån Belysningsel Avskrivning Försäkring Ränta Underhåll Reparation av L-stödsmur Övrigt Utdeb underhålls- och förnyelsefond Utdebitering reservfond Avsättn. till underh- och förnyelsefond Utdebitering kabel-tv Intäktsränta Avgår ersättning för el till förstärkare (12 fastigheter enligt avtal) Avsättning till reservfond 0 Från Reserv Projekt L-stödsmur Takombyggnadslån Avskrivning Intäktsränta Ränta Hyror, p-platser Kabel-TV-avgift Utdebitering VA-avgifter VA-avgifter Förbrukning 2012, m 3 /år Fast avgift/fastighet Summa utgifter Kr/m 3 14, Summa inkomster Budgeterat överskott FÖRSLAG TILL UTDEBITERINGSPLAN Februari Juni Oktober Samfällighetsavgift Underhålls- och förnyelsefond Takombyggnad Kabel-TV VA-avgift i genomsnitt (exempel!) vid beräknad förbrukn ca 120 m3/år Hyra P-platser

12 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET 2013 Husnr Väljas tid Styrelse Ordförande Bo Nilsson 90 Omval 2 år Kassör Arne Kardbom 88 Omval 1 år Ledamot Maria Wångersjö 12 Omval 2 år Ledamot Timo Markanen 128 Omval 2 år Suppleanter Gunnel Johansson 132 Omval 1 år Rose Hultberg 42 Nyval 1 år Revisorer Åke Johansson 144 Omval 1 år Britt-Inger Larsson 94 Omval 2 år Suppleanter Donald Runsteen 100 Omval 1 år Tomas Hallberg 40 Nyval 1 år Materialförvaltare Bo Berg 56 Omval 1 år Representanter El& Garage Tage Eriksson 92 Omval 1 år Matti Vartiainen 104 Omval 1 år

13 Fullmaktsblanketter - samfälligheten Bilaga 9 Två ägare - bara en kommer på mötet? Den som kommer behöver fullmakt från den andre för att kunna rösta. Två ägare - bägge kommer på mötet? Ni har en röst tillsammans, och måste vara överens för att kunna rösta. Kan ingen av er komma? Ni kan lämna en fullmakt till en granne eller vän som kan rösta för er. Samtliga ägare ska skriva under fullmakten. Formulär för fullmakter inför årsmöte den 20 mars Fullmakt för delägare i egen fastighet Undertecknad, delägare i fastigheten Vattentornsgatan nr... ger härmed den andra delägaren, namn:... fullmakt att företräda mina intressen vid Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförenings årsmöte den 20 mars 2013: Namn: Fullmakt för annan fastighetsägare Undertecknad/undertecknade, ägare/delägare av fastigheten Vattentornsg. nr... ger härmed Namn:... Adress:... fullmakt att företräda mina/våra intressen vid Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförenings årsmöte den 20 mars 2013 (undertecknas av samtliga ägare): Namn:... Namn:...