Kallelse till årsmöte 2016

Transkript

1 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Kallelse till årsmöte 2016 Medlemmarna i Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening kallas till årsmöte. Varje hus har en röst. Vid delat ägande krävs fullmakt om inte bägge ägarna är på mötet. Tid: Onsdag den 9 mars 2016 kl Plats: Folkets Hus, Hammarkullen Förslag till dagordning: 1. Mötet öppnas 2. Mötets behöriga utlysande 3. Godkännande av dagordning 4. Val av ordförande för årsmötet 5. Val av sekreterare för årsmötet 6. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 7. Årsredovisning Bilaga 1 Verksamhetsberättelse Bokslut för Revisionsberättelse Bilaga 2 9. Ansvarsfrihet för styrelsen 10. Presentation av nya medlemmar 11. Ersättning för styrelse och revisorer 12. Förslag till budget och utdebitering 2016 Bilaga Val av förtroendevalda Bilaga Val av valberedning 15. Information om parkering på inomkvartersgator Bilaga Övriga frågor 17. Mötet avslutas Bifogas: Fullmaktsblanketter (obs glöm inte ta med!) Bilaga 6 Finns tillgängligt: Debiteringslängder för samfällighet samt el- och garageanläggning finns tillgängliga från och med nu hos Bo Nilsson, Vattentornsgatan 90 samt på årsmötet. Kaffepaus: Tas vid lämpligt tillfälle, och ordnas i år av block A3. Tappar du bort denna kallelse kan du ladda ner en ny från

2 Bilaga 1 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Årsredovisning VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2015 Förtroendeuppdrag: Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Övr ledamot Suppleanter Revisorer Revisorssuppleanter Materialförvaltare El & Garageföreningen Bo Nilsson Timo Markkanen Maria Wångersjö Arne Kardbom Mohamad Kiswani Gunnel Johansson Barry Kelly Åke Johansson Rolf Nilsson Donald Runsten Tomas Hallberg Bo Berg Matti Vartiainen Tage Eriksson Möten. Under året har styrelsen haft sju protokollförda sammanträden samt ett blockombudsmöte på våren. Nya medlemmar. Under 2015 har två fastigheter fått nya ägare: Nr 56: Khaled Allo och Sahar Abu Rached Nr 148: Abdallah Abou-Taouk Viktigare händelser. Under våren 2015 åtgärdades de defekta L-stöden vid blocken A2 och A5. Arbetena förlöpte på ett bra sätt och till en kostnad som blev lite lägre än vi hade budgeterat. Leverantören har lämnat 5 års garanti på detta arbete. 1 (5)

3 Vid en besiktning av våra lekredskap fick vi anmärkning på flera punkter. Alla dessa punkter har åtgärdats. Tyvärr innebar det också att vi blev tvungna att ta bort rutschkanan eftersom den var i ett så dåligt skick att den inte gick att reparera. En av de stora björkarna ovanför block B2 har tagits bort eftersom den var angripen av en sjukdom. Den andra stora björken har beskurits för att ta bort risken att den skulle kunna falla vid hård blåst. Alla medlemmar har fullgjort sina ekonomiska förpliktelser mot föreningen under året. Övrigt. Styrelsen vill tacka medlemmarna för det gångna året och uttrycka vår förhoppning att alla medlemmar aktivt lever upp till det gemensamma ansvar vi har för att föreningen skall fungera på bästa sätt. 2 (5)

4 BOKSLUT FÖR ÅR SAMFÄLLIGHETEN RESULTATRÄKNING Not Utfall 2015 Budget 2015 Utfall 2014 INTÄKTER Utdebitering Samfällighetsavgifter 1) , ,00 Återbetalning för städdagsdeltagande , ,00 Utdebitering takombyggnad ) , ,00 Utdebitering Underhålls- och förnyelsefond , ,00 Utdebitering VA-avgifter 3) , ,00 Utdebitering Kabel-TV 4) , ,00 Uthyrning av P-platser 5 880, ,00 Påminnelseavgift 450, ,00 SUMMA INTÄKTER , ,00 KOSTNADER VA-avgifter 5) , ,00 Kabel-TV , ,00 Belysningsel 6) , ,00 Administration 7) , ,60 Underhåll,samfälligheten 8) , ,00 Renhållning 9) , ,00 Försäkring (Villaägarna) 9 280, ,00 Ersättning styrelse + revisorer 10) , ,00 SUMMA KOSTNADER , ,60 AVSKRIVNINGAR O FINANSIELLA POSTER Avskrivning , ,00 Intäktsränta 214, ,13 Ränta , ,00 SUMMA AVSKRIVNINGAR O FINANSIELLA POSTER , ,87 RESULTAT FÖRE BOKSLUTSDISPOSITIONER , ,53 BOKSLUTSDISPOSITIONER Förändring av Underhålls- och förnyelsefond 11) , ,39 Förändring av Reservfond 0, ,78 Förändring av reserv Projekt L-stödsmur , ,86 SUMMA BOKSLUTSDISPOSITIONER , ,03 ÅRETS RESULTAT 5 331, ,50 3 (5)

5 Noter till resultaträkningen 1) Utdebitering Samfällighetsavgift Årsavgift (allmänt underhåll, administration, ,00 försäkring, renhållning o snöröjning, belysning, styrelse o revisorer) Städavgift ,00 L-stödsmurar , ,00 2) Utdeb. takombyggnad (amortering o ränta) Avskrivning ,00 Ränta , ,00 3) Utdebitering VA-avgifter Fasta avgifter ,00 Förbrukningsavgifter , ,00 4) Utdebitering Kabel-TV Medlemsfakturering ,00 Ersättning för el till förstärkare , ,00 5) VA-avgifter Fasta avgifter ,00 Förbrukningsavgifter , ,00 6) Belysningsel Överföring från eluttagsanläggningen ingår med 331,00 7) Administration Bankavgifter 4 142,00 Fika vid medlemsmöten 2 667,15 Kontorsmateriel 1 901,00 Hyror 1 900,00 Blommor till medlemmar 916,00 Expeditionsavgifter taklån 540, ,15 8) Underhåll, samfälligheten L-stödsmurar ,00 Trädvård ,00 Lekplats ,00 Underhåll, mark 5 798,00 Belysningsmaterial 4 881,00 Farthinder 4 760,00 Underhåll och drift, maskiner 4 129,00 Skadebesiktning 2 625, ,00 9) Renhållning Snöröjning , ,00 Avfallsbehållare (2 tillfällen) 7 462, ,00 10) Ersättning styrelse + revisorer Styrelsemöten Övrig ersättning till styrelse, 3 500,00 revisor och förrådsansvarig , ,00 11) Förändring av Underhålls- och förnyelsefond Utdebitering ,00 Ränta 214,54 Utnyttjat för L-stödsmurar , ,20 4 (5)

6 BALANSRÄKNING Not TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar 12) , ,00 Medlemsfordringar 0,00 0,00 Omsättningstillgångar Kassa -101, ,00 Företagskonto, Swedbank , ,71 Placeringskonto 1, Swedbank 2 911, ,61 Placeringskonto 2, Swedbank , ,61 Summa kassa och bank , ,93 SUMMA TILLGÅNGAR , ,93 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Reservfond , ,29 Vinst/förlust föregående år , ,34 Reserver överförda till Eget kapital 0, ,89 Årets resultat 5 331, ,50 Summa Eget kapital , ,02 Långfristiga skulder , ,00 Reserveringar Underhålls- och förnyelsefond , ,65 Projekt L-stödmurar 13) 0, ,26 Summa Reserveringar , ,91 Summa Skulder , ,91 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR , ,93 OCH SKULDER Noter till balansräkningen 12) Anläggningstillgångar Takanläggningens anskaffningsvärde ,00 Ackumulerade avskrivningar, 10%/år , ,00 13) Projekt L-stödmurar Ingående balans ,26 Utdebiterat under året ,00 Från Underhålls- och förnyelsefond ,74 Årets, kostnad ,00 Angered Bo Nilsson Mohamad Kiswani Arne Kardbom Timo Markanen Maria Wångersjö Gunnel Johansson Barry Kelly Vår revisionsberättese har avgivits Åke Johansson Rolf Nilsson 5 (5)

7

8 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Bilaga 3 FÖRSLAG TILL BUDGET SAMFÄLLIGHETEN INTÄKTER Budget 2016 KOSTNADER Budget 2016 / fastighet eller plats Totalt Budget Budget Utdebitering avseende: Takombyggnadslån Avskrivning Lån för takombyggnad 2012 Ränta Avskrivning Ränta Avsättn. till underh- och förnyelsefond Underhålls- och förnyelsefond Kabel-TV-avgift Kabel-TV Fast VA-avgift Fast VA-avgift Underhåll Ny rutschkana Städavgift Övrigt underhåll Allmän samfällighetsavgift Belysningsel Administration Total utdebitering av Ersättning styrelse, revisorer samfällighetsavgifter Ekonomitjänst Administration, övrigt Försäkring Renhållning Snöröjning, enligt avtal Container (två tillfällen) Utdebitering avseende: VA-avgift, förbrukning VA-avgifter, förbrukning Utdebitering av hyror, p-platser Intäktsränta 0 Återbetalningar Återbetalning av städavgift Ersättn. för el till förstärkare (12 fastigheter enligt avtal) Summa intäkter Summa kostnader Budgeterat underskott FÖRSLAG TILL UTDEBITERINGSPLAN FEBRUARI Februari Juni Oktober Februari Samfällighetsavgifter Lån för takombyggnad 2012 Avskrivning Ränta Underhålls- o förnyelsefond Kabel-TV-avgift Fast VA-avgift Städavgift Allmän avgift Summa Övriga avgifter (beroende på förbrukning och eget val) VA-avgift, förbrukning beroende på egen förbrukning Hyra P-plats Ersättning för el till Kabel-TV x - - x Återbetalning av städavgift (vid deltagande på städdag) Anm. Utdebitering i februari 2016 beslutades vid årsmötet 2015

9 Bilaga 4 Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförening Förslag till förtroendevalda 2016 Post Mandat- Nuvarande Mandatperiod tid Ordförande 2 år Bo Nilsson 1 år kvar Ledamot 2 år 2 år 2 år Timo Markkanen 1 år kvar 2 år Suppleant 1 år Barry Kelly 1 år Gunnel Johansson Revisor 2 år Åke Johansson 2 år Rolf Nilsson 1 år kvar Revisorssuppleant 1 år Donald Runsteen 1 år Tomas Hallberg Materialförvaltare 1 år El & Garage 1 år Tage Eriksson 1 år Matti Wartiainen

10 Bilaga 5 Parkering på inomkvartersgator Vi har under alla år varit överens om att vi ska undvika bilkörning på de inomkvartersgator vi har i området. Det ska dock vara möjligt att köra in med bil när man har tung last, har handikappade personer i bilen eller har andra liknande skäl. Körning ska då ske med försiktighet med hänsyn till lekande barn och till andra som vistas där. Av- och pålastning ska göras så snabbt som möjligt så att man inte står kvar någon längre tid med bilen. Tyvärr är det alltför många som inte respekterar det vi kommit överens om. Körning in i området sker utan att man har speciella skäl till det och många gånger parkerar man till och med bilen en längre tid. Parkering på inomhusgatorna ska absolut inte ske av flera olika skäl. Man kan hindra utryckningsfordon att komma fram och en bil parkerad nära husen innebär också en brandfara. I vinter har vi fått påtagliga påminnelser om vilka problem som uppstår. Vi har haft ett par bilbränder som har inträffat, som väl var i bilar som var parkerade på parkeringsplats och på gatan. Det hade kunnat få allvarliga konsekvenser om de i stället hade stått parkerade intill våra hus. Dessutom har vi vid något tillfälle inte fått någon snöröjning utförd på en av gatorna eftersom en parkerad bil spärrade för snöröjaren. Respektera det vi har kommit överens om för vår gemensamma trivsel och för omtanke om dina grannar!

11 Fullmaktsblanketter - samfälligheten Bilaga 6 Två ägare - bara en kommer på mötet? Den som kommer behöver fullmakt från den andre för att kunna rösta. Två ägare - bägge kommer på mötet? Ni har en röst tillsammans, och måste vara överens för att kunna rösta. Kan ingen av er komma? Ni kan lämna en fullmakt till en granne eller vän som kan rösta för er. Samtliga ägare ska skriva under fullmakten. Grannen eller vännen får bara representera en annan fastighet utöver den han/hon själv eventuellt äger. Formulär för fullmakter inför årsmöte den 9 mars Fullmakt för delägare i egen fastighet Undertecknad, delägare i fastigheten Vattentornsgatan nr... ger härmed den andra delägaren, namn:... fullmakt att företräda mina intressen vid Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförenings årsmöte den 9 mars 2016: Namn: Fullmakt för annan fastighetsägare Undertecknad/undertecknade, ägare/delägare av fastigheten Vattentornsg. nr... ger härmed Namn:... Adress:... fullmakt att företräda mina/våra intressen vid Kvarteret Brevbärarens Samfällighetsförenings årsmöte den 26 mars 2015 (undertecknas av samtliga ägare): Namn:... Namn:...