Pilotprojekt kommunal reserevision Årsrapport 2003

Transkript

1 Årsrapport 2003 Version Sida 1 av 3 Pilotprojekt kommunal reserevision Årsrapport 2003 Bakgrund Det finns tydliga fördelar med att hantera kommuners fordonsflotta på ett samlat, strukturerat och rationellt sätt. Erfarenheter från tidigare utredningar visar att kommuner ofta kan göras väsentliga förbättringar vad gäller antal fordon, val av fordon, körsätt, planering av resor samt vägval. Kommuner som effektiviserar sina transporter kan minska sina kostnader och öka servicen. Effektivare transporter innebär också minska negativ miljöpåverkan, vilket alla vinner på. Det är också en arbetsmiljöfråga vilken bil kommunanställda färdas i och hur lång tid de vistas i trafiken. Bilpool är ett effektivt sätt att minska trafikens miljöbelastning och ett sätt bland flera att organisera sina fordon och tjänsteresor. En bilpool erbjuder ofta nyare bilar som har betydligt bättre miljöegenskaper än genomsnittsbilen. Dessutom är nyare bilar betydligt mer trafiksäkra än gamla och bidrar därmed till en säkrare arbetsmiljö. I Vägverkets uppdrag ingår att arbeta för att trafiken ska bli effektivare. Effektivare trafik betyder bland annat bättre framkomlighet, mindre utsläpp av växthusgaser samt ökad trafiksäkerhet. Syfte Vägverket driver detta projekt för att minska miljöpåverkan från trafiken och bidra till ökad trafiksäkerhet. Genom att stimulera kommuner att effektivisera sina transporter och på så sätt spara pengar, öka servicen och skapa en bättre arbetsmiljö, minskas även utsläpp av växthusgaser och buller. Mindre tid i bil och bättre bilar ökar dessutom trafiksäkerheten. Utifrån erfarenheter från utredningar i två pilotkommuner ska en metod utarbetas och en handledning tas fram för förbättring av fordonsekonomi och transportlogistik i kommuner. Denna handledning ska spridas till andra kommuner. Information om de erfarenheter som projektet gör ska även spridas under projekttiden. Planering och kontraktering av konsulter I början av 2003 skrevs en projektbeskrivning av Vägverket. Under våren 2003 kontrakterades Pontus Grönvall, Promotion International, för att ansvara för projektsamordning och information i projektet. Lars Peterson, Ynnor, samt Jan Espenkrona, Trandis Logistik, kontrakterades för att genomföra revision av fordonsekonomi respektive logistik. Under hösten 2003 gavs i uppdrag åt företaget Carmenta att utveckla ett dataprogram för logistikplanering i kommuner. Bildande av referensgrupper Under våren och sommaren 2003 kontaktades representanter för Kommunförbundet, Landstingsförbundet och Arbetsmiljöverket för att undersöka intresse av att vara med i en referensgrupp. Intresse fanns från Kommunförbundet och Arbetsmiljöverket. Parallellt tillsattes en referensgrupp med personer inom Vägverket. Under hösten 2003 bildades även en referensgrupp med representanter från de kommuner som deltagit i rekryteringsprocessen, men ej valdes ut att delta i projektet. Personerna i referensgrupperna får, via e-post, lägesrapporter om projektet. Referenspersonerna uppmanas att komma med synpunkter på hur projektet drivs eller med förslag till kompletteringar och förbättringar.

2 Årsrapport 2003 Version Sida 2 av 3 Urval av kommuner Under sommaren 2003 gjordes ett urval av de två kommuner som skulle vara med i projektet, Rekryteringsprocessen gick till enligt följande: - Vägverkets miljö- och trafiksäkerhetsansvariga i regionen m.fl. tillfrågades om vilka kommuner i regionen de ansåg skulle passa att vara med, samt vilka personer som var lämpliga som kontaktpersoner. - Ur de förslag som kom in valdes sex kommuner (Alingsås, Mark, Orust, Tanum, Ulricehamn och Vara). - Samtal fördes sedan med olika tjänstemän som kunde tänkas beröras av projektet, t.ex. kommunchef, socialchef, agenda 21-samordnare, fordonsansvariga eller motsvarande. - Utifrån den respons som erhölls vid kontakterna med kommunerna valdes Marks och Orust kommuner ut för möte med kommunledningen och nyckeltjänstemän. Dessa möten föll väl ut. Avtal slöts sedan under hösten med Marks och Orust kommuner. I avtalen förbinder sig Vägverket att bidra med konsultstöd för översyn av fordonsekonomi och logistik samt ansvara för eventuell utbildning av kommunanställda samt för projektsamordning. Kommunerna förbinder sig att bidra med arbetstid hos berörda tjänstemän, avsätta resurser för en lokal kontaktperson, bistå med information om kommunens transporter samt i vissa moment bistå med arbetslokal. Kommunen förbinder sig också att genomföra de förslag till förändringar av kommunens transporter som projektet arbetar fram. En förutsättning är att förändringarna tydligt visas innebära effektivare transporter för kommunen medan verksamhetens kvalitet bibehålls eller förbättras. Revision av logistik och fordonsekonomi I Orust kommun påbörjades översynen av fordonsekonomi och logistik i samband med ett möte den 7 oktober. I Marks kommun ligger arbetet med översyn av fordonsekonomi och logistik förskjutet cirka en månad senare i tid. Många människor involveras på respektive kommun. En mängd dokumentation samlas in och möten och intervjuer genomförs. Även tidsstudier på resor inom hemtjänsten genomförs. I Orust kommun förväntas översynen av fordonsekonomi och logistik att vara klar under andra halvan av februari Motsvarande arbete i Marks kommun förväntas vara klart i mitten av mars Utveckling av nytt dataprogram för logistikplanering Ett användarvänligt dataprogram för ruttplanering baserat på NVDB och specialanpassat för kommunala transporter började utvecklas under hösten Programmet ska vara klart i en första demoversion i slutet av februari Attitydundersökning Under slutet av 2003 skickades en enkät ut till anställda inom hemtjänsten och övriga förvaltningar som kör bil i tjänsten i Marks och Orust kommuner. Cirka 400 svar har kommit in från Marks kommun och cirka 250 från Orust kommun. Materialet håller på att bearbetas. Informationsprocessen Arbetet med att effektivisera kommunala transporter handlar mer om vanor och attityder än om ny teknik och pengar. Därför är information och förankring i respektive kommun en viktig del av projektet. Projektet ska också sprida vunna kunskaper vidare till andra kommuner än de som deltar i pilotprojektet. I samarbete med respektive kommuns informationsansvariga har informationsaktiviteter genomförts inom den kommunala organisationen samt till kommuninvånarna.

3 Årsrapport 2003 Version Sida 3 av 3 I Marks kommun hölls den 26 november en pressträff, som gav bra respons i lokala media. I Orust kommun skickades pressinformation ut till lokala media i början av december, vilket också fick bra genomslag. Som underlag för kontakter med media samt för interninformation togs frågor och svar och pressmaterial fram. Goda exempel från tidigare genomförda mindre projekt med revision av fordonsekonomi och logistik håller på att sammanställas. En kommunikationsplan har upprättats i vilken informationsverktyg, målgrupper och tidsplan finns beskrivna. Kommunikationsplanen kommer att uppdateras efterhand som projektet fortskrider. Kommunikation inom kommunen Det är viktigt att under projekttiden fånga upp hur föreslagna förändringar mottas av de anställda inom respektive kommun, för att vinna erfarenheter om hur en förankring av dessa frågor sker på bästa sätt. Planer på hur detta bäst ska ske håller på att utarbetas. Varberg, den 17 februari 2004 Pontus Grönvall Bilageförteckning Lägesrapporter: (bilaga 1) (bilaga 2) (bilaga 3) Kontrakt med kommuner: Marks kommun (bilaga 4) Orust kommun (bilaga 5) Informationsmaterial: Sammanfattande projektbeskrivning (bilaga 6:1 6:4) Frågor och svar Orust (bilaga 7:1 7:3) Pressmaterial Mark (bilaga 8:1 8:2) Kommunikationsplan (bilaga 9:1 9:3) Pressklipp: Borås Tidning (bilaga 10) Hallands Nyheter (bilaga 11) Bohuslänningen (bilaga 12) Stenungsunds-Posten (bilaga 13) Markbladet (bilaga 14)

4 Lägesrapport Version Sida 1 av 1 Pilotprojekt kommunal reserevision Lägesrapport Referensgrupper Du får denna lägesrapport för att du accepterat att delta i projektets referensgrupp. I referensgruppen finns bl.a. representanter för Kommunförbundet, Arbetsmiljöverket och Vägverket. Om du vill strykas från vår sändlista eller hänvisa till en någon annan, kontakta Pontus Grönvall (pontus@promotion.se, tel ). Kontraktering av konsulter Ynnor AB har anlitats för att genomföra genomgången av fordonsekonomi och Trandis AB har anlitats för att göra logistiköversynen i utvalda kommuner. Urval av kommuner Just nu pågår arbetet med att hitta de kommuner som är lämpliga och som vill vara med i projektet. Följande har gjorts: Vägverkets miljö- och ts-ansvariga i regionen m.fl. har tillfrågats om vilka kommuner i regionen de anser skulle passa att vara med, samt vilka som är lämpliga kontaktpersoner. Ur de förslag som kommit in har projektgruppen valt ut sex kommuner (Alingsås, Mark, Orust, Tanum, Ulricehamn och Vara). Undertecknad har talat med olika tjänstemän som kan tänkas beröras av projektet, t.ex. kommunchef, socialchef, agenda 21-samordnare, fordonsansvariga eller motsvarande. Vi har börjat med att ta dessa kontakter eftersom vi bedömer det som avgörande för projektets framgång att de tjänstemän som berörs ska vara intresserade av att delta och engagerade i dessa frågor. Utifrån de reaktioner vi fått vid kontakter med kommunerna kommer vi att välja ut två, med vilka vi bokar möte. Vi vill då bland annat träffa kommunchef, omsorgschef, ev. transportansvarig och ansvarig/a politiker. Ambitionen är att kunna genomföra möten i slutet av augusti eller början av september. Avsikten är att presentera och diskutera projektet. Ett utkast till avtal kommer också att presenteras. I det fall dessa möten inte leder till avtal kommer vi att kontakta övriga kommuner i en vald rangordning. Synpunkter och idéer Om du har synpunkter, goda idéer eller om du vill ha mer information, kontakta Pontus Grönvall (pontus@promotion.se, tel ) eller Per Schillander (per.schillander@vv.se, tel ). // Pontus Grönvall Pilotprojekt kommunal reserevision Det finns ett behov i kommunerna att återkommande se över sitt fordonsinnehav. Ofta kan kommunerna också använda sina fordon effektivare och därmed minska kostnader och miljöpåverkan samt öka trafiksäkerheten. Syftet med pilotprojektet är att visa på den potential för förbättring som finns. En reserevision ska genomföras i samarbete med Marks och Orust kommuner. Utifrån vunna erfarenheter ska en handledning som kan användas av andra kommuner tas fram. Projektet drivs av Vägverket och pågår

5 Lägesrapport Version Sida 1 av 1 Pilotprojekt kommunal reserevision Lägesrapport Val av kommuner Avtal har slutits med Marks och Orust kommuner. I avtalet förbinder sig Vägverket att bidra med konsultstöd för översyn av fordonsekonomi och logistik samt ansvara för eventuell utbildning av kommunanställda samt för projektsamordning. Kommunerna förbinder sig att bidra med arbetstid hos berörda tjänstemän, avsätta resurser för en lokal kontaktperson, bistå med information om kommunens transporter samt i vissa moment bistå med arbetslokal. Kommunen förbinder sig också att genomföra de förslag till förändringar av kommunens transporter som projektet arbetar fram. En förutsättning är att förändringarna tydligt visas innebära effektivare transporter för kommunen medan verksamhetens kvalitet bibehålls eller förbättras. Översyn av fordonsekonomi och logistik I Orust kommun påbörjades översynen av fordonsekonomi och logistik i samband med ett möte den 7 oktober. I Marks kommun ligger arbetet med översyn av fordonsekonomi och logistik förskjutet cirka en månad senare i tid. Många människor involveras på respektive kommun. En mängd dokumentation håller på att samlas in och möten och intervjuer genomförs. Även tidsstudier på resor inom hemtjänsten genomförs. Attitydundersökning En enkätundersökning kommer inom de närmsta veckorna att genomföras i kommunerna. Enkäten vänder sig till anställda inom hemtjänsten och övriga förvaltningar som kör bil i tjänsten. Avsikten är att samla in attityder till tjänsteresor innan eventuella förändringar genomförs. Information I samarbete med respektive kommuns informationsansvariga pågår arbete med att planera hur informationen kring projektet ska spridas inom den kommunala organisationen, till kommuninvånarna samt till omvärlden. Bl.a. planeras en pressinformation att hållas i Marks kommun, den 26 november. Synpunkter och idéer Om du har synpunkter, goda idéer eller om du vill ha mer information, kontakta Pontus Grönvall (pontus@promotion.se, tel ) eller Per Schillander (per.schillander@vv.se, tel ). Om du vill inte vill vara med i referensgruppen eller hänvisa till någon annan, kontakta Pontus Grönvall. // Pontus Grönvall Pilotprojekt kommunal reserevision Det finns ett behov i kommunerna att återkommande se över sitt fordonsinnehav. Ofta kan kommunerna också använda sina fordon effektivare och därmed minska kostnader och miljöpåverkan samt öka trafiksäkerheten. Syftet med pilotprojektet är att visa på den potential för förbättring som finns. En reserevision ska genomföras i samarbete med Marks och Orust kommuner. Utifrån vunna erfarenheter ska en handledning som kan användas av andra kommuner tas fram. Projektet drivs av Vägverket och pågår

6 Lägesrapport Version Sida 1 av 1 Pilotprojekt kommunal reserevision Lägesrapport Översyn av fordonsekonomi och logistik Arbetet går enligt plan. Kommunerna har lagt ner stort arbete på att plocka fram nödvändigt underlag. I Orust kommun förväntas översynen av fordonsekonomi och logistik att vara klar under andra halvan av februari. Motsvarande arbete i Marks kommun förväntas vara klart i mitten av mars. Attitydundersökning Under slutet av 2003 skickades en enkät ut till anställda inom hemtjänsten och övriga förvaltningar som kör bil i tjänsten. Enkäten handlade bland annat om attityder till tjänsteresor samt om resvanor. Cirka 400 svar har kommit in från Marks kommun och cirka 250 från Orust kommun. Materialet håller på att bearbetas. Nytt dataprogram för logistikplanering Ett användarvänligt dataprogram för ruttplanering baserat på NVDB och specialanpassat för kommunala transporter håller på att utvecklas av företaget Carmenta, på uppdrag av Vägverket. Programmet ska vara klart i en första demoversion i slutet av februari. Seminarium Den 22 mars 2004, ca. kl kommer ett seminarium att hållas i Marks kommun, dit även representanter för Orust kommun bjuds in. Vid seminariet presenteras resultat av revision av fordonsekonomi och logistik i Marks och Orust kommuner. Dessutom kommer bland annat ovan nämnda dataprogram för logistikplanering att demonstreras samt resultat av attitydundersökningar i Mark och Orust att presenteras. Delrapport 2003 En delrapport håller på att tas fram och kommer att vara klar i mitten av februari. Kontakta undertecknad om ni vill ha ett exemplar. Delrapporten kommer att finnas som pdf-fil. Synpunkter och idéer Om du har synpunkter, goda idéer eller om du vill ha mer information, kontakta Pontus Grönvall (pontus@promotion.se, tel ) eller Per Schillander (per.schillander@vv.se, tel ). Om du inte vill vara med i referensgruppen eller hänvisa till någon annan, kontakta Pontus Grönvall. // Pontus Grönvall Pilotprojekt kommunal reserevision Det finns ett behov i kommunerna att återkommande se över sitt fordonsinnehav. Ofta kan kommunerna också använda sina fordon effektivare och därmed minska kostnader och miljöpåverkan samt öka trafiksäkerheten. Syftet med pilotprojektet är att visa på den potential för förbättring som finns. En reserevision ska genomföras i samarbete med Marks och Orust kommuner. Utifrån vunna erfarenheter ska en handledning som kan användas av andra kommuner tas fram. Projektet drivs av Vägverket och pågår

7 Överenskommelse mellan Vägverket och Marks kommun om pilotprojekt kommunal reserevision Vägverket driver pilotprojektet Kommunal reserevision. En del i projektet är att i samverkan med Marks kommun se över hur kommunen kan använda sina fordon effektivare och därmed minska kostnader och miljöpåverkan samt öka trafiksäkerheten. Projektet avser kommunala persontransporter med lätta fordon. Projektets mål är att utarbeta en metod och skriva en handledning för fordonsekonomi och transportlogistik i kommuner. Projektet har även som mål att åstadkomma goda förändringar i de två medverkande kommunerna (varav Marks kommun är en), så att dessa kan framstå som nöjda förebilder. Projektet pågår under perioden Vägverket ska: Bidra med konsultstöd för översyn av fordonsekonomi Bidra med konsultstöd för översyn av logistik Ansvara för eventuell utbildning av kommunanställda Ansvara för projektsamordning. Marks kommun ska: Bidra med arbetstid hos berörda tjänsteman, avsätta resurser för en lokal kontaktperson, bistå med information om kommunens transporter samt i vissa moment bistå med arbetslokal. Genomföra de föreslag till förändringar av kommunens transporter som projektet arbetar fram, förutsatt att förändringarna tydligt visas innebära effektivare transporter för kommunen medan verksamhetens kvalitet bibehålls eller förbättras. Data och resultat framtagna inom projektet ägs gemensamt av Vägverket och de deltagande kommunerna och får fritt utnyttjas av dessa. Anlitade konsulter har möjlighet att nyttja materialet i sin verksamhet, med normal hänsyn till inblandade parter. Vid tveksamheter ska Vägverket och berörd kommun tillfrågas. Dessa rättigheter kringgår inte bestämmelser om upphovsrätt till bilder och liknande. Överenskommelsen avser en långsiktig samverkan under perioden och har upprättats i två exemplar, varav parterna har erhållit var sitt. Göteborg Mark Vägverket Marks kommun Per-Erik Winberg Lars-Olof Johansson

8 Överenskommelse mellan Vägverket och Orust kommun om pilotprojekt kommunal reserevision Vägverket driver pilotprojektet Kommunal reserevision. En del i projektet är att i samverkan med Orust kommun se över hur kommunen kan använda sina fordon effektivare och därmed minska kostnader och miljöpåverkan samt öka trafiksäkerheten. Projektet avser kommunala persontransporter med lätta fordon. Projektets mål är att utarbeta en metod och skriva en handledning för fordonsekonomi och transportlogistik i kommuner. Projektet har även som mål att åstadkomma goda förändringar i de två medverkande kommunerna (varav Orust kommun är en), så att dessa kan framstå som nöjda förebilder. Projektet pågår under perioden Vägverket ska: Bidra med konsultstöd för översyn av fordonsekonomi Bidra med konsultstöd för översyn av logistik Ansvara för eventuell utbildning av kommunanställda Ansvara för projektsamordning. Orust kommun ska: Bidra med arbetstid hos berörda tjänsteman, avsätta resurser för en lokal kontaktperson, bistå med information om kommunens transporter samt i vissa moment bistå med arbetslokal. Genomföra de föreslag till förändringar av kommunens transporter som projektet arbetar fram, förutsatt att förändringarna tydligt visas innebära effektivare transporter för kommunen medan verksamhetens kvalitet bibehålls eller förbättras. Data och resultat framtagna inom projektet ägs gemensamt av Vägverket och de deltagande kommunerna och får fritt utnyttjas av dessa. Anlitade konsulter har möjlighet att nyttja materialet i sin verksamhet, med normal hänsyn till inblandade parter. Vid tveksamheter ska Vägverket och berörd kommun tillfrågas. Dessa rättigheter kringgår inte bestämmelser om upphovsrätt till bilder och liknande. Överenskommelsen avser en långsiktig samverkan under perioden och har upprättats i två exemplar, varav parterna har erhållit var sitt. Göteborg Henån Vägverket Orust kommun Per-Erik Winberg Ewa Reinhold

9 Projektbeskrivning sammanfattning Version Sida 1 av 4 Pilotprojekt kommunal reserevision Syfte Det finns ett behov i kommunerna att återkommande se över sitt fordonsinnehav. Ofta kan kommunerna också använda sina fordon effektivare och därmed minska kostnader och miljöpåverkan samt öka trafiksäkerheten. Syftet med pilotprojektet är att visa på den potential för förbättring som finns. En reserevision ska genomföras i samarbete med två kommuner. Utifrån vunna erfarenheter ska en handledning som kan användas av andra kommuner tas fram. Projektet drivs av Vägverket Region Väst. Bakgrund Kommunens hela fordonsflotta bör hanteras på ett samlat, strukturerat och rationellt sätt. Hemtjänsten är en av flera verksamheter, men eftersom den ofta är transportkrävande och dominerande i transportvolym kan hemtjänsten vara en lämplig ingång vid en revision och ett omställningsarbete. I projektet bör dock även finnas öppningar för att se över övriga delar av kommunens fordon och transporter. Erfarenheter från en utredning i Ätran (Falkenbergs kommun) visar att det finns en stor besparingspotential i hemtjänsten. Väsentliga förbättringar kan nästan alltid göras vad gäller antal fordon, val av fordon, körsätt och vägval. Dessutom är det en arbetsmiljöfråga vilken bil man färdas i och hur lång tid man vistas i trafiken. Bilpool är ett effektivt sätt att minska trafikens miljöbelastning och ett sätt bland flera att organisera sina fordon och tjänsteresor. En bilpool erbjuder ofta nyare bilar som har betydligt bättre miljöegenskaper än genomsnittsbilen. Dessutom är nyare bilar betydligt mer trafiksäkra än gamla och bidrar därmed till en säkrare arbetsmiljö. Vägverket har således en rad goda skäl att uppmuntra tillkomsten, tillväxten och utnyttjandet av bilpooler både för hushåll och för verksamheter. Mål Projektmål - Projektets mål är att utarbeta en metod och skriva en handledning för fordonsrevision och transportlogistik i kommuner. I metoden ska ingå ett system för hur mätning före revision utförs och hur årlig uppföljning ska genomföras. Metoden ska också beskriva ett åtgärdspaket där goda exempel lyfts fram. - Projektet har även som mål att åstadkomma goda förändringar i de medverkande kommunerna, så att dessa kan framstå som nöjda förebilder. Etappmål - Etappmål 1 är att få två kommuner att teckna avtal om att medverka i ett pilotprojekt för att revidera kommunernas fordon och transporter. - Etappmål 2 är att redovisa en inventering av fordonsflottan, transportbehov och resrutter samt respektive förbättringspotential. - Etappmål 3 är att redovisa en omställning på nämnda centrala områden. - Etappmål 4 är en handledning för fordonsrevision och transportlogistik i kommuner. - Etappmål 5 är en gedigen utvärdering av projektet.

10 Projektbeskrivning sammanfattning Version Sida 2 av 4 Omfattning Avgränsningar Projektet ska omfatta två kommuner, varken mer eller mindre. Revisionen bör omfatta kommunens samtliga lätta fordon som används för persontransporter. Projektet ska starta under 2003 och avslutas under Projektet ska inte belasta medverkande kommuner finansiellt. De bidrar dock med sin arbetstid och i vissa moment med arbetslokal. Mjuka och hårda frågor Projektet består av dels mjuka frågor, dels hårda frågor. Till de mjuka hör information, utbildning, enkäter, dokumentation och attitydpåverkan. Dessa ska hanteras i samråd med berörd personal. Personalen måste informeras och göras delaktig i arbetet, inte minst arbetsmiljöfrågorna. Till de hårda hör inventering av befintliga fordon, fordonsavtal och studier av resrutter, körjournaler, resekostnader etc. Fordonsekonomi Grunden för hela projektet vilar på en ekonomisk översyn och uppföljning av rese- och transportkostnader. Översynen ska inledas med en inventering av hela kommunens fordonsekonomi, resrutter, bilinnehav etc. samt en analys av dessa data. Samma mätningar ska sedan göras vid minst ett tillfälle efter omställningen. Fordonsparken ska ses över i syfte att den ska bestå av så få, bränslesnåla och säkra bilar som möjligt. Bilpool är ett av flera möjliga sätt att organisera sina fordon. Logistik En viktig del av projektet är att föra in en insikt om betydelsen av och potentialen i god logistisk planering. En viktig grund för detta arbete är Nationell Vägdatabas (NVDB) som successivt bygger upp ett digitalt vägnät i samarbete med landets kommuner. En logistisk översyn av resorna ska ske med NVDBs vägnät som grund. Eftersom logistik inte är en statisk förutsättning ska projektet även omfatta en utbildning av två personer så att kommunen själv kan revidera logistiken. Fordonsrutiner Ett av de viktigaste målen för revisionen är att införa ett bra system och bra rutiner för uppföljning av fordonsanvändningen. Ett sådant system bör innehålla belöningar där personal och enheter får ta del av minskade reskostnader. Arbetsmiljö Centrala argument i en reserevision är de anställdas arbetsmiljö. Det handlar om vilka fordon som de anställda färdas i under arbetstid. Fordonen bör vara driftssäkra, trafiksäkra, moderna, bekväma, miljöoptimala, bränslesnåla och anpassade till uppdragets krav. Det handlar också om hur mycket man ska behöva färdas på vägarna (antal timmar bakom ratten, ruttval, arbetsuppgifter etc.) Arbetsmiljöaspekten ska studeras och förbättringar redovisas. Utbildning God kunskap om de egna resornas kostnader, effekter och risker är en viktig grund vid ett förändringsarbete. Medverkande tjänstemän, politiker, berörda medarbetare samt andra nyckelpersoner bör få en anpassad utbildning i projektets olika ämnesområden.

11 Projektbeskrivning sammanfattning Version Sida 3 av 4 Sparsam körning Den personal som berörs bör erbjudas att utbilda sig i sparsam körning (t ex Ecodriving). En sådan satsning fordrar en noggrann mätning av individuella körvanor. Bränsleförbrukningen mäts före och vid olika intervall efter genomförd utbildning. Ett system för belöning utifrån gjorda besparingar bör upprättas. För att kunna urskilja effekten av en sådan körutbildning från andra förändringar bör den genomföras i ett sent skede av projektet, med den nya fordonsflottan. Analys och utvärdering För att lyckas är det avgörande att, med stor hänsyn till berörd personal, utvärdera förändringsarbetet i verksamheten. Inledningsvis ska en analys göras av ingående grupper och deras drivkrafter och mål. Avgörande kvalitetsmått för projektets resultat är hur förändringsarbetet tas emot. Attityder och synpunkter ska inhämtas från medverkande och berörda tjänstemän, politiker samt andra nyckelpersoner före, under och efter projektet. Till utvärderingen hör även att analysera inkomna data och genomförda förändringar. Dokumentation Projektet ska preliminärt resultera i följande dokument: - I projektets startskede ingår att sammanställa ett underlag med goda exempel på kommuner och företag som genomfört en liknande transportrevision och har dokumentation på förändringen. Detta underlag ska testas på de medverkande kommunerna, för att se värdet i förebilder och goda exempel ur verkligheten. - Projektet ska utmynna i en handledning för en kommunal reserevision. Denna ska göras generell och lättillgänglig. Här kan eventuellt framtagna goda exempel på reserevision och bilpooler i företag och förvaltningar infogas. - Projektet och dess olika delaktiviteter ska dokumenteras i en rapport. Denna ska utgöra ett stödjande material till handledningen. - Annan dokumentation och presentationsmaterial kan övervägas. Effekter och nytta Om allt går som vi tänkt oss bör effekterna i varje medverkande kommun bli: - En optimerad fordonsflotta - Minskade kostnader för fordon och resor, minst 10 % - Färre fordonskilometer, minst 5 % - Minskad bensinförbrukning per km, minst 5 % - Arbetsmiljön förbättras; personalen färdas i säkrare och mindre miljöstörande fordon och tillbringar färre arbetstimmar bakom ratten - Fler tar sig till och från arbetet utan egen bil - Bred nöjdhet med förändringarna Dessutom bör kunna noteras: - Lokala medias intresse - Stolthet bland de utvalda - Bra interna och externa förebilder

12 Projektbeskrivning sammanfattning Version Sida 4 av 4 Tid- och aktivitetsplan Tabellen nedan visar en tidplan i grova drag. Projektet löper huvudsakligen under 2003 och Projektet kan innebära en omfattande omställning av en kommuns fordonsflotta och tillhörande organisation. Det är därför viktigare att låta det ta den tid som fordras än att hålla fast vid en snäv tidsram. Ambitionen är dock att avsluta projektet under Moment k 1 k 2 k 3 k 4 k 1 k 2 k 3 k 4 k 1 k 2 k 3 Intern planering, projektanalys x x Kontakter med AMV, Svekom mfl x x Kontraktera konsulter x x Förfrågningar till kommuner x x Urval av kommuner x x Avtal med kommuner EM1 Förberedande akt. i kommuner Ta fram o pres goda exempel X x x Utredning o analys av fordon x x Utbildning x x x Utredning o analys av logistik x x Avstämning av etappresultat X EM2 Omställning av rutter x x x Förändring av bilflotta x x x Eftermätningar EM3 x x x Prod av rapport x x x x x Produktion av handledning EM4 ev Utbildning i Ecodriving ev Eftermätning Ecodriving x x X x x Utvärdering EM5 x x X

13 Frågor & svar Orust Version Sida 1 av 3 Frågor och svar Fråga: Vad är pilotprojektet Kommunal reserevision? Vägverket driver pilotprojektet Kommunal reserevision. En del i projektet är att i samverkan med Orust och Marks kommuner se över hur kommunerna kan använda sina fordon effektivare. Kommunerna ska minska kostnader och miljöpåverkan samt öka trafiksäkerheten. Projektets mål är att utarbeta en metod och skriva en handledning för fordonsekonomi och transportlogistik i kommuner. Projektet har även som mål att åstadkomma goda förändringar i de två medverkande kommunerna, så att dessa kan framstå som nöjda förebilder. Fråga: Fråga: Fråga: Fråga: Fråga: Fråga: Gäller översynen transporter med alla kommunens fordon? Projektet begränsar sig till att titta på kommunala persontransporter med lätta fordon (personbilar, minibussar etc.). Den största delen av dessa sker inom hemtjänsten, men även övriga kommunala tjänsteresor med personbil ingår. Hur länge pågår projektet? Projektet pågår under perioden Denna tidsperiod behövs för att vi ska hinna ta fram förslag till förbättringar, genomföra dem och sedan utvärdera resultatet. Vad ingår i översynen? Projektet omfattar en översyn av fordonsekonomi och logistik. Fordonsekonomin handlar t.ex. om hur fordon köps in, administreras och avvecklas. Logistiken handlar om att se till att resor planeras och genomförs så effektivt som möjligt. Vad är Vägverkets ansvar i projektet? Vägverket ska bidra med konsultstöd för översyn av fordonsekonomi och logistik samt ansvara för eventuell utbildning av kommunanställda samt för projektsamordning. Hur mycket pengar satsar Vägverket i Orust kommun? Totalt handlar det om cirka kronor för de delar i projektet som berör Orust kommun. Hälften av detta avser översyn av fordonsekonomi och logistik och den andra hälften avser information, utvärderingar samt utveckling av viss programvara. Varför gör Vägverket sådant här? Borde inte Vägverket laga vägar istället? Vägverket har många viktiga uppdrag, där framkomlighet på vägarna är ett. Ökad trafiksäkerhet och minskad miljöpåverkan från vägtrafiken är ett par andra. Detta projekt syftar till att trafiken ska bli effektivera. Effektivare trafik betyder bättre framkomlighet, mindre utsläpp av växthusgaser samt ökad trafiksäkerhet. Att stimulera kommuner att effektivisera sina transporter leder dessutom till att kommunerna sparar pengar och att personalen ges ökade förutsättningar att kunna göra ett bra jobb. Fråga: Varför valdes just Orust och Marks kommuner? Det finns ett starkt engagemang hos både Orust och Marks kommun för att arbeta med dessa frågor. Dessutom har båda kommunerna avtal med NVDB (nationell vägdatabas). I NVDB finns digital information om vägnätet som behövs för översynen av logistiken.

14 Frågor & svar Orust Version Sida 2 av 3 Fråga: Vad är kommunens ansvar i projektet? Kommunen ska bidra med arbetstid hos berörda tjänstemän, avsätta resurser för en lokal kontaktperson, bistå med information om kommunens transporter samt i vissa moment bistå med arbetslokal. Kommunen ska också genomföra de förslag till förändringar av kommunens transporter som projektet arbetar fram. En förutsättning är att förändringarna tydligt visas innebära effektivare transporter för kommunen medan verksamhetens kvalitet bibehålls eller förbättras. Fråga: Varför är kommunen med i projektet? För att spara pengar, för att minska miljöpåverkan och för att få loss mer tid till att utföra arbetsuppgifter istället för att sitta i en bil. Fråga: Vad kostar det kommunen att vara med i projektet? Kommunen investerar egen arbetstid för att hjälpa de konsulter som Vägverkets finansierar. De omställningar som Vägverket och kommunen tillsammans kommer fram till kan leda till vissa engångskostnader, men ska naturligtvis löna sig, annars genomförs de inte. Fråga: Hur mycket kommer kommunen att tjäna på att arbeta med dessa frågor? Målsättningen är att kommunens kostnader för fordon och resor ska minska med minst tio procent. Fråga: Kostnadsbesparingar innebär nästan alltid försämrad service, kommer kunderna, t.ex. vårdtagarna, att påverkas genom de besparingar som visas? Målsättningen är att utnyttja existerande resurser på ett mer effektivt sätt. Kunden ska förhoppningsvis inte märka av annat än möjligtvis en förbättrad service. Fråga: Fråga: Blir det ett resultat av utredningen att man ska använda mindre och billigare bilar med sämre säkerhet för personalen? Personalen ska fortfarande ha en säker arbetsplats. Nya bilar betyder ofta säkrare bilar, även om de skulle vara mindre. Utvecklingen inom området har gått mycket framåt de senaste åren. Kommer kommunen att satsa på miljöbilar? Är inte det dyrt? Det kan bli aktuellt. Även om bränslekostnaderna kan vara något högre än för andra fordon behöver inte det betyda att totalkostnaden blir högre. Den beror på många andra faktorer, som inköpspris, andrahandsvärde, service osv. Fråga: Finns risken att de konsulter ni använder förordar vissa leverantörer och hur står detta i förhållande till de lokala leverantörerna av t.ex. fordon? De konsulter vi använder arbetar helt fristående från marknadens aktörer som bilföretag, finansbolag m fl. Det är upp till kommunen att besluta om vilka leverantörer man vill ha och konsulternas uppgift är att ta fram ett beslutsunderlag. De lokala leverantörerna har alltid möjligheten att vara med, stöttade av sina generalagenter. Närheten till service m.m. är alltid viktig i samband med ett effektivt fordonsinnehav. Fråga: Kommer utredningen att innebära att personalen inte får använda sina privata bilar i tjänsten? För många upplevs detta som en frihet och kanske även ett bra tillskott till hushållskassan. Erfarenheter från andra utredningar visar är att merparten av de kommunanställda inte vill använda privata fordon i tjänsten då man anser att den ersättning som utbetalas inte täcker kostnaderna.

15 Frågor & svar Orust Version Sida 3 av 3 Syftet med projektet är att effektivisera bilåkandet genom förbättrad planering. En väg att gå kan vara att inrätta en central bilpool. Detta kan naturligtvis även komma att påverka möjligheterna att få nyttja den privata bilen i tjänsten. Fråga: Jag har hört från andra kommuner att det där med bilpooler inte fungerar så bra. Bilar finns inte tillgängliga när man behöver dem och det sägs vara dyrt för kommunen? Normalt är en bilpool ett effektivt redskap för att åstadkomma bättre ekonomi, men poolen måste administreras och styras på ett effektivt sätt. Det är inte alltid en bilpool är den bästa lösningen i en kommun, bl.a. på grund av utspridda arbetsplatser och många olika funktioner med skiftande behov. Fråga: Kommer kommunen att satsa på utbildning av förarna? Projektet kan komma att omfatta utbildning i sparsam körning. Detta är ännu ej bestämt. Utbildning kan ske på olika sätt och är ofta en investering som lönar sig på relativt kort tid. Resultatet blir en minskad bränsleförbrukning och ett lugnare och säkrare körsätt. Fråga: Kör kommunen idag omkring med stadsjeepar och är det då förenligt med miljösträvan? Inom kommunen finns områden som är mycket svårtillgängliga, speciellt vintertid. För att kunna upprätthålla en god service till kunderna krävs att de anställda ska kunna ta sig fram, och då kan det behövas några fordon med bättre framkomlighet. Räddningstjänsten har naturligtvis terrängfordon. Fråga: Kommer detta att leda till ännu en dyr omorganisation som innebär att de kommunanställda inte hinner utföra sitt arbete? De förändringar som kan komma att genomföras ska leda till ekonomiska vinster för kommunen och minska tiden de kommunanställda tillbringar i bil. Det tjänar alla på.

16 Premmaterial Mark Version Sida 1 av 2 Information till media: Vägverket samlar kunskap om tjänsteresor i Mark Vägverket och Marks kommun ska tillsammans se över hur tjänsteresorna inom den kommunala organisationen kan effektiviseras. Marks kommun har skrivit avtal med Vägverket om att genomföra en kommunal reserevision. Projektet pågår Projektet drivs av Vägverket och ska så småningom resultera i en generell handledning för hur man kan förbättra fordonsekonomi och transportlogistik i kommuner. För att få fram underlag för handledningen genomförs pilotstudier i två kommuner, varav Marks kommun är den ena och Orust kommun den andra. Vägverket står för alla kostnader för de experter som ska se över hur transporterna fungerar idag samt komma med förslag till förändringar. Kommunen ställer upp med egen personal och har också förbundit sig att genomföra de förändringar som föreslås. En förutsättning är att förändringarna innebär minskade kostnader för kommunen och att kvaliteten i verksamheten bibehålls eller förbättras. Mindre kostnader och mer tid Projektet begränsar sig till att titta på kommunala persontransporter med lätta fordon (personbilar, minibussar etc.). Den största delen av dessa sker inom hemtjänsten, men även övriga kommunala tjänsteresor med personbil ingår i översynen. Kommunen har många bilar som används för olika slag av tjänsteresor och vi har känt ett behov av att se över både organisation och användningssätt. Bilarna finns idag placerade på de olika förvaltningarna och det kan vara så att bilarna skulle kunna användas effektivare om en del istället fanns i bilpoolssystem, säger Bertil Fermstad, kommunledningskontoret, Marks kommun. Marks kommun har redan tidigare försökt köpa bränslesnåla och säkra bilar som är anpassade för ändamålet och kommunen försöker minska utsläpp genom att ha etanolbilar. Genom denna utredning får kommunen en mer systematisk beskrivning av vilka bilar som ska väljas. Kommunens syfte är att se om man kan spara pengar, minska miljöpåverkan och samtidigt frigöra tid, som nu används för resor så att personalen kan hinna göra det de egentligen ska göra, säger Bertil Fermstad. Projektet omfattar en översyn av fordonsekonomi och logistik. Fordonsekonomin handlar till exempel om hur fordon köps in, administreras och avvecklas. Logistiken handlar om att se till att resor planeras och genomförs så effektivt som möjligt. Vi uppskattar att kommunen kommer att minska sina kostnader för fordon och resor med minst tio procent. Vi tror också att antalet fordonskilometer som körs i den kommunala verksamheten kan minska med minst fem procent och bensinförbrukningen per kilometer med minst lika mycket, säger Per Schillander, Vägverket. I dagarna startar arbetet med att samla in information om hur transporterna sköts i kommunen idag. Under början av nästa år ska förslag till förbättringar finnas klara och dessa ska sedan genomföras under 2004.

17 Premmaterial Mark Version Sida 2 av 2 Digital vägdata en förutsättning Avgörande för valet av Marks kommun som en av två pilotkommuner var, enligt Vägverket, kommunens välkända driftighet och tydligt uttalade vilja att genomföra förändringar. En annan anledning var att Mark nyligen slutit avtal med och fått tillgång till den nationella vägdatabasen (NVDB). I NVDB finns digitala uppgifter om alla kommunens gator och vägar. Dessa data behövs för att med hjälp av logistik planera hur resandet kan ske optimalt. Inom kommunen hade vi precis börjat fundera på hur vi skulle se över bilanvändningen, men i mindre omfattning än vad vid nu kan göra när Vägverket bistår med kostnadstäckning. På socialförvaltningen funderade vi på om man kunde skaffa ett system som minskade restiderna och kommunledningskontoret planerade en översyn av fordonsorganisationen. Vägverkets erbjudande kom alltså mycket lägligt, säger Susanne Åhman, socialförvaltningen, Marks kommun. För mer information, kontakta: Per Schillander, Vägverket, tel , per.schillander@vv.se Susanne Åhman, socialförvaltningen, Marks kommun, tel , susanne.ahman@mark.se Bertil Fermstad, kommunledningskontoret, Marks kommun, tfn , bertil.fermstad@mark.se Pontus Grönvall, projektsamordnare, tel , pontus@promotion.se

18 Kommunikationsplan Version Sida 1 av 3 Kommunal reserevision Kommunikationsplan Detta dokument beskriver grunderna i kommunikationen inom pilotprojektet Kommunal reserevision, fram till framtagande av den handledning som ska bli resultatet av projektet. Hur informationen kring presentationen av denna handledning ska ske kommer att beskrivas i senare versioner av kommunikationsplanen. Bakgrund Vägverket driver pilotprojektet Kommunal reserevision. En del i projektet är att i samverkan med Orust och Marks kommun se över hur kommunen kan använda sina fordon effektivare och därmed minska kostnader och miljöpåverkan samt öka trafiksäkerheten. Projektet avser kommunala persontransporter med lätta fordon. Projektets mål är att utarbeta en metod och skriva en handledning för fordonsekonomi och transportlogistik i kommuner. Projektet har även som mål att åstadkomma goda förändringar i de två medverkande kommunerna, så att dessa kan framstå som nöjda förebilder. Projektet pågår under perioden Informationsverktyg Sammanfattande projektbeskrivning En sammanfattande projektbeskrivning är en kortare och mer lättillgänglig version av projektplan. PowerPoint-presentation PowerPoint-presentationen beskriver projektet och uppdateras efter hand som projektet framskrider. Goda exempel Ett underlag sammanställs med goda exempel på kommuner och företag som genomfört en liknande transportrevision och har dokumentation på förändringen. Seminarium Seminarier är ett sätt att sprida information om projektet, dels inom deltagande kommuner, dels till övriga målgrupper. Lägesrapporter Lägesrapporter beskriver utvecklingen i projektet och skickas till referensgrupper. Frågor & Svar Frågor och svar utgör ett underlag för intern förankring samt som förberedelse för kontakter med media. Pressmaterial Pressmaterial anpassas efter nationella media, lokala/regionala media etc. Kommunspecifika verktyg I Orust och Marks kommuner finns olika verktyg (tidningar, intranät etc.). Dessa sammanställs i samverkan med respektive kommuninformatör. Fokusgrupper Inom respektive kommun ska om möjligt fokusgrupper tillsättas med representanter för olika yrkesgrupper och facket. I fokusgrup-

19 Kommunikationsplan Version Sida 2 av 3 perna ska attityder till resor och de förändringar som sker fångas upp. Delrapporter Under projektets gång kommer delrapporter att produceras. Den första delrapporten tas fram i slutet av januari Handledning Projektet syftar till att resultera i en handledning, som andra kommuner ska kunna använda för att minska sina kostnader och sin miljöpåverkan genom att göra en reserevision. Målgrupper Kommunanställda För att projektet ska få genomslag är det viktigt att de som arbetar i Marks respektive Orust kommun har god information och förståelse för hur transporter kan minskas samt varför detta är viktigt. Kommuninvånare Målgruppen utgörs av privatpersoner och företag i Marks och Orust kommuner. Referensgrupper Projektet har referensgrupper med kontaktpersoner inom Vägverket och andra myndigheter. Detta är viktigt dels som en kanal att sprida information, dels för att ta in åsikter om hur projektet drivs. Kommuner som var med i urvalsprocessen I arbetet med att välja ut Marks och Orust kommuner hade projektet kontakt med ett flertal andra kommuner i. Dessa har redan fått information om projektet och är viktiga målgrupper vid marknadsföring av den färdiga handledningen. Övriga svenska kommuner Övriga svenska kommuner är huvudsakligen målgrupp vid marknadsföring av den handledning som projektet ska generera. Media Målgruppen media delas upp i: - Lokal nyhetsmedia (i Mark och Orust) - Regional nyhetsmedia - Nationell nyhetsmedia - Branschmedia - Interntidningar Tidsplan 2003 Jun Lägesrapport 1 till referensgrupper Nov Lägesrapport 2 till referensgrupper Enkät distribuerad i Mark och Orust 26/11 Presskonferens i Mark Dec Utskick till media i Orust 2004 Jan Goda exempel klara Delrapport 1 klar Mar Resultat från enkäter som genomfördes i slutet av 2003 sammanställda Lägesrapport 4 till referensgrupper 22/3 Seminarium i Marks kommun med delresultat från respektive kommun. Även Orust kommun bjuds in 2005 Handledning klar Marknadsföring av handledning Lägesrapport 3 till referensgrupper

20 Kommunikationsplan Version Sida 3 av 3 Uppdatering Denna kommunikationsplan uppdateras efterhand som projektet fortskrider. // Pontus Grönvall, projektsamordnare

21

22

23

24

25