RIKTLINJER. Riktlinjer för kommunens fordon

Transkript

1 RIKTLINJER Riktlinjer för kommunens fordon 1

2 Styrdokument Handlingstyp: Riktlinjer för kommunens fordon Diarienummer: KS/2017:298 Beslutas av: Kommunstyrelsen Fastställelsedatum: Dokumentansvarig: Områdeschef infrastruktur Revideras: Minst vart 4:e år Följs upp av: Tekniksektion Tidigare versioner: 2008:39 Giltig t o m:

3 Innehåll 1 Inledning 4 2 Syfte 4 3 Målsättning Miljö Säkerhet Fel! Bokmärket är inte definierat. 4 Ansvar Allmänt Inköp 5 5 Fordon 6 6 Föraransvar 6 7 Kommunens ansvar 7 8 Milersättning för fordon 7 9 Tredjeparts fordon 7 10 Specialfordon 8 11 Uppföljning 8 3

4 1 Inledning Det finns en fordonspolicy som antogs och som utifrån sitt innehåll och kommunens antagna riktlinjer för styrdokument har behov av att uppdateras. 2 Syfte Detta dokument ska reglera anskaffning, användandet och avveckling av fordon i Tranemo kommuns verksamheter. Person- och godstransporter som sker med kommunens fordon ska ske med god ekonomi, minimerad miljöpåverkan samt god och förbättrad arbetsmiljö och trafiksäkerhet. Med fordon menas i detta sammanhang av kommunen ägda/leasade fordon med en totalvikt på max 3,5 ton. Dokumentet ska i tillämpliga delar även vara vägledande för inhyrda fordon, för avtalade transporter samt för egna specialfordon. 3 Målsättning 3.1 Miljö Tranemo kommun vill vara ett föredöme inom miljöarbetet. Den miljöpåverkan som uppstår genom fordonstransporter i kommunens verksamheter ska minimeras. Kraven kommer successivt att skärpas i takt med den tekniska utvecklingen och förändringar inom miljölagstiftningen. Anskaffning av miljöfordon ska prioriteras och avsteg därifrån endast utifrån godkännande av fordonsansvarig. 3.2 Säkerhet Tranemo kommun lägger stor vikt vid arbetsmiljö och trafiksäkerhet i samband med transporter i kommunens verksamheter. Kraven kommer successivt att skärpas i takt med den tekniska utvecklingen samt förändringar i trafiklagstiftningen. 4

5 4 Ansvar 4.1 Allmänt Ansvarig för detta dokument är kommunstyrelsen. Det administrativa ansvaret uppdras åt särskild fordonsansvarig. Ansvaret för genomförandet av och informationen kring dokumentet uppdras åt respektive sektionschef, som också ansvarar vidare för fordonstransporterna står i proportion till nyttan. Enligt fastlagd rutin säkerställs: Krav på nya driftfordon, utifrån ekonomiskt, miljömässigt och arbetsmiljömässigt perspektiv Krav när det gäller tjänsteresor med privata fordon Övriga anvisningar (skötsel etc.) som kan behövas Kommunchefen kan, när det behövs, bevilja avsteg från detta dokument. Driftansvariga funktioner med operativt ansvar ska utses av kommunchefen, efter samråd med respektive sektionschef. Kommunchefen kan delegera ovanstående, med undantag för beslut om att utse fordonsansvarig. 4.2 Inköp Fordonsansvarig ansvarar för upprättande av avtal avseende driftfordon, inklusive samtliga kommersiella kontakter. Fordonsansvarig ska i största möjligaste mån nyttja den övriga kompetensen som finns inom kommunen, exempelvis när det gäller inköp. Löpande avrop och avyttring av fordon kan, liksom fordonsrelaterade tjänster och löpande driftmässiga leverantörskontakter, uppdras av fordonsansvarig enligt fastlagd rutin. Vid inköp av fordon och fordonsrelaterade tjänster ska kommunens ramavtal eller motsvarande användas. I samband med beställning ska inköpsanmodan fyllas i enligt gällande regler med avseende på fordonsbehov. Fordon leasas normalt under en period på 36 månader. Avsteg från denna princip kan beslutas av fordonsansvarig. 5

6 5 Fordon Fordon tillhandahålls av Tranemo kommun till förare för tjänstekörning. Fordonen ska användas av behörig personal för att transportera behöriga personer samt erforderlig utrustning till och från olika förrättningar. Fordonen får endast användas för tjänstekörning. Fordonet ska vara lämpligt dels för förarens behov, dels för kommunens behov. Som fordon godkänns endast bilar av typ svarande mot särskild specifikation. En succesiv anpassning av kommunens nuvarande fordonspark kommer att ske i enlighet med detta dokument. 6 Föraransvar Förare som kör för Tranemo kommun ska följa kommunens krav på säkerhet och miljö och vara ett föredöme i trafiken. Tranemo kommun vill speciellt värna om följande: Föraren ska se till att samtliga i fordonet använder säkerhetsbälte och att detta är inställt och anpassat på korrekt sätt. Föraren ska respektera hastighetsbestämmelser samt anpassa hastigheten till rådande förhållanden. Föraren ska hålla ett tillräckligt säkerhetsavstånd till framförvarande fordon samt hålla god uppsikt över bakomvarande trafik. Föraren ska ej vara alkohol- eller drogpåverkad. Vid användande av medicin ska föreskrifter från ordinerande läkare respektive tillverkande företag följas. Föraren ska undvika att köra uttröttad. Föraren ska inte använda mobiltelefon under färd såvida inte handsfreeutrustning används. Föraren ska planera sin körning avseende vägval och tid och i övrigt vidtaga åtgärder som minskar bränsleförbrukning och därigenom miljöbelastningen. Föraren av kommunens fordon ska vårda fordonet i enlighet med kommunens krav samt rapportera skador till fordonsansvarig. 6

7 7 Kommunens ansvar Tranemo kommun arbetar aktivt för att utbilda personal och i övrigt engagerade i transporter inom kommunens ansvar. Tranemo kommun ansvarar för att ett bra försäkringsskydd garanteras alla som framför fordon på uppdrag av kommunen. Tranemo kommun ser positivt på att anställda och övriga som genomför transporter i kommunens regi erhåller information samt utbildning efter behov av miljö- och säkerhetstänkande. 8 Milersättning för fordon Vid transporter för kommunen ska i första hand kommunens fordon användas. För att minska behovet av transporter med personalens egna fordon har kommunen en central bilpool. Antalet fordon i bilpoolen anpassas till behovet. Som ett stöd i att tillfredsställa omvärldens och kundernas behov har kommunen emellertid ett kompletterande behov att mot milersättning nyttja personalens egna fordon. Tranemo kommun har ett uttalat ansvar för de personer som använder sin egen bil i tjänsten. Detta innebär att motsvarande miljö och säkerhetskrav som ställs på av kommunen ägda fordon på sikt även kommer att omfatta personalens egna fordon som används i tjänsten. 9 Tredjepartsfordon När kommunen ingår persontransportavtal med extern leverantör (exempelvis färdtjänst, skolskjutsar) ska detta dokument vara normgivande för krav på leverantörens fordon och dess användande. 7

8 10 Specialfordon Övriga fordon som används inom kommunen, och som inte specificeras i detta dokument (exempelvis lastfordon och bussar över 3,5 ton), omfattas av speciellt utarbetade regler. Dessa regler upprättas av respektive sektion, baserat på de specifika behov som kan verifieras i förhållande till användningsområdet. Även specialfordon ska i möjligast utsträckning följa detta dokument. Fordonsanvarig ska alltid underrättas om förestående inköp av specialfordon. 11 Uppföljning Årligen ska följande uppföljning ske: Fordons utnyttjandegrad (antal mil/år). Bilpoolens utnyttjandegrad (antal bokade timmar mellan kl ). Antal mil som ersätts till personal för nyttjande av eget fordon. 8