Projektplan för värdeskapande visionsarbete

Transkript

1 STAB Sida 1 (5) Enhet Datum Kansli Handläggare Edvin Ekholm/Annica Carter Allmänna utskottet Projektplan för värdeskapande visionsarbete Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förvaltningens förslag till projektplan för värdeskapande visionsarbete. Bakgrund Kommunstyrelsen gav, 155/11, kommunchefen i uppdrag att ta fram ett förslag på projektorganisation för att utarbeta en ny vision för Hjo kommun. Kommunchefen har utsett en analysgrupp som förutom hon själv består av personalchef Per Johansson, utredningssekreterare Annica Carter och kommunsekreterare Edvin Ekholm. Analysgruppen har inventerat vilka insatser som gjorts i kommunen det senaste årtiondet av visionsliknande karaktär, träffat och kontaktat andra kommuner som nyligen genomfört visionsarbeten samt bjudit in olika företag med inriktning på dessa tjänster. De grundläggande slutsatser som gruppen dragit presenteras nedan. Analysgruppens slutsatser En vision definieras ofta som en bild av ett önskvärt framtida tillstånd. Analysgruppen har, genom att resonera och diskutera både internt och externt, dragit slutsatsen att visionsarbetet inte enbart bör fokusera på att skapa den bilden av framtiden. Ett sådant klassiskt visionsarbete vore att välja den enkla vägen. För att visionsarbetet i Hjo ska få genomslag och leda till utveckling, måste visionsarbetet handla mer om att skapa en gemensam vilja och drivkraft till utveckling än att formulera en önskvärd framtidsbild. Hjo kommun är en viktig aktör i utvecklingen, men drivkraften måste vara gemensam och genomsyra hela samhället. Analysgruppen kallar denna typ av visionsarbete för en värdeskapande visionsprocess. Nedan beskrivs hur ett sådant visionsarbete kan utformas. Postadress Besöksadress Telefon vx Telefax E-postadress HJO KOMMUN Torggatan kommunen@hjo.se Kansli Hjo Direkttelefon Handläggarens E-post adress Hjo edvin.ekholm@hjo.se

2 2 (5) Värdeskapande visionsprocess Syfte Arbetet med att skapa en vision för Hjo kommun syftar lika mycket till att skapa en kultur och en anda av delaktighet och självval som att måla en bild av framtiden. Processen är målet. Projektorganisation Projektledare är kommunchefen, vars uppgift är att ta fram ett förslag till vision utifrån nedanstående plan. Projektledaren utser en analysgrupp vars uppgift är att sammanfatta och analysera inhämtat material samt samordna och hålla ihop den värdeskapande visionsprocessen. I analysgruppen ingår kommunchef Lisbeth Göthberg, personalchef Per Johansson, utredningssekreterare Annica Carter och kommunsekreterare Edvin Ekholm. En projektgrupp utses att leda den värdeskapande visionsprocessen. Projektgruppen består av nyckelpersoner från samtliga intressentgrupper (kommunens olika verksamheter, politiker och företrädare för medborgarna, representanter för näringsidkare och föreningsliv). Förslag på projektgrupp: Lisbeth Göthberg, kommunchef Per Johansson, personalchef Annica Carter, utredningssekreterare Edvin Ekholm, kommunsekreterare Marie-Louise Fahlström, kultur- och fritidschef Kristina Mustajärvi, näringslivschef Åke Malmeling, utvecklingschef Per-Åke Johansson, miljöstrateg Catrin Hulmarker, kommunalråd Pierre Rydén, oppositionsråd Dan Ahlqvist, representant Love Hjo representant från idrottsrådet representant från Företagarna Kommunchefens ledningsgrupp i sin helhet kommer att delta i arbetet med den värdeskapande visionsprocessen genom sina återkommande träffar, dit analysgruppen rapporterar. Utvecklingsberedningen kommer att vara politisk referensgrupp i visionsprocessen.

3 3 (5) FAS 1 För att skapa en långsiktig utveckling och vara goda förebilder i samhället börjar vi med att förbereda ledare och medarbetare i kommunens egen organisation. Vi ger ledare fördjupad kunskap om vad som motiverar och stimulerar engagemang och delaktighet från hela samhället och bygger förmåga till samverkan och helhetssyn på utveckling. Vi ger medarbetare lust, insikt och vilja att utveckla ett välkomnande förhållningssätt i mötet med medborgare, företag och varandra. Poängen med detta är att etablera de värden som ska genomsyra den fortsatta visionsprocessen. I denna fas kommer kommunen ta hjälp av två konsulter från Värdskapet AB och YouTurn/PJN AB. 1. Etablering av projektgrupp Arbetet inleds med att den utsedda projektgruppen samlas och under en dag diskuterar möjligheter och svårigheter med den värdeskapande visionsprocessen. Målet med dagen är att skapa en samsyn kring visionsarbetets syfte och mål. 2. Utbildning/inspiration Alla kommunens chefer inspireras dag 1 (2 april 2012) till att ta ledarskap i arbetet och vara förebilder utifrån frågor som identifierats efter projektgruppens etableringsdag. Fokus läggs på det egna ledarskapet vad motiverar människor att vilja bidra till utveckling? Teori och övningar kring värdskap, förändringsledarskap, motivation, motstånd, företagskultur och att leda utifrån värderingar. Förtroendevalda inspireras dag 2 (3 april 2012) till helhetssyn och samverkan över gränser för att kunna skapa samverkan inom kommunen och med relevanta samhällsaktörer. Fokus läggs på förmåga att ska utvecklande dialog och samverkan hur kan vi tillsammans dra Hjo kommun framåt? 3. Utarbeta värdegrund och grunden för vision En gemensam dag i april 2012 för kommunen som organisation där många människor inkluderas. Dagen lyfter frågor som vad kan Hjo (potential, möjligheter)? Och vad krävs av kommunen som organisation för att nå dit? Vilka värderingar och drivkrafter vill vi främja i organisationen? Vad står Hjo kommun för? Dagen genomförs i storgruppsworkshop med nyckelpersoner från alla kommunens verksamheter.

4 4 (5) FAS 2 Grunden för ett framgångsrikt visionsarbete är lagd i och med att chefer och förtroendevalda, med projektgruppen som ryggrad, inspirerats till värdeskapande visionsarbete. Chefer har vidareförmedlat budskapet till sina anställda. En vilja att utveckla Hjo kommun har börjat odlas genom ett förhållningssätt från chefer, förtroendevalda, anställda och projektgrupp. 4. Workshops för hela Hjo! Vid 2-3 träffar i maj 2012 genomförs storgruppsworkshops med syfte att skapa en gemensam vision och ett starkt engagemang för Hjos utveckling i samhället som helhet. Vi ska jobba för att så många medborgare som möjligt deltar och att så många grupper som möjligt representeras. Tillsammans arbetar deltagarna för att bygga på verkliga styrkor och verklig potential. Storgruppsworkshopen kommer att kompletteras med andra insatser, tex på hemsidan, i skolan och i sociala medier. 5. Visionen bearbetas i projektgruppen Projektgruppen bearbetar materialet från storgruppsworkshops och hittar en visionsformulering i ord och eventuella symboler. Analysgruppen har innan detta bearbetat materialet. Förslag lämnas till politiken så att kommunfullmäktige kan fatta under hösten Framtidsdag: Visionen förankras Beroende på visionens inriktning/utformning förankras visionen brett hos allmänheten genom en framtidsdag under hösten 2012 öppen för alla där exempel på utveckling och möjligheter utifrån visionen presenteras, och idéer tas emot från medborgarna om hur kommunen kan utvecklas med stöd av visionen. 7. Strategiarbete Visionen resulterar i ett arbete med att ta fram strategier för Hjo kommuns fortsatta utveckling. 8. Värdskapsarbete För att nå visionen och arbeta praktiskt med värdegrunden ser vi till att hela organisationen utvecklar värdskapet under hösten/vintern 2012/2013. Vi vill väcka lust, insikt och vilja till utveckling av kommunens värdskap och till de förändringar vision och värdegrundsarbetet bär med sig.

5 5 (5) 9. Visionen, värdegrunden och värdskapet blir levande i gemensamma projekt. Arbete med syfte att etablera visionen i verkligheten, testa nya former av samverkan och skapa konkreta resultat. Detta arbete drivs helt av krafter i samhället, samordnade av projektgruppen eller liknande. Pris Priset för den konsulthjälp som behövs i fas 1 kostar 150 tkr. Konsulthjälp i fas 2 beräknas kosta lika mycket, vilket innebär en total kostnad på 300 kr för att ta fram en värdeskapande vision. Ev. kostnader för framtagande av strategier (punkten 7) och efterföljande värdskapssatsning i hela organisationen (punkten 8) är inte inräknat i detta pris.