Genomlysning av välfärdsförvaltningens

Transkript

1 Genomlysning av välfärdsförvaltningens verksamheter Projekt- och processbeskrivning Detta dokument är en övergripande beskrivning av uppdraget att genomlysa välfärdsförvaltningens verksamheter, vilket kommer att genomföras i projektform. Dokumentet ska fungera som en gemensam bas med information om arbetsprocessen, t.ex. kommunikationsvägar, organisation, kvalitet, kostnader, aktiviteter och översiktlig tidplan. Dokumentet bygger på kommunchefens uppdragsbeskrivning, antagen av kommunstyrelsen , 15.

2 Innehållsförteckning 1 Projektets inriktning Bakgrund Mål Syfte Frågeställningar Kvalitet Projektplan Tidplan Huvudaktiviteter under hösten Huvudaktiviteter under våren Huvudaktiviteter under hösten Budget Organisation Projektledare och projektgrupp Styrgrupp Referensgrupp Samverkan inom organisationen Samverkan utom organisationen Möten och avstämningar

3 1 Projektets inriktning 1.1 Bakgrund Kommunstyrelsen i Munkedals kommun fattade , 25, beslut om att ge kommunchefen i uppdrag att lämna förslag till uppdragshandling avseende en total genomlysning av välfärdsförvaltningens olika verksamheter med fokus på långsiktiga lösningar där brukarnas livskvalitet samt verksamhetens kvalitet står i centrum. I kommunchefens uppdragshandling beskrivs bakgrunden till det uppdrag om genomlysning av välfärdsförvaltningens verksamheter som kommunstyrelsen fattade beslut om: 1.2 Mål Utvecklingen inom det kommunala området ställer den offentliga verksamheten inför stora utmaningar och ökade krav. På de flesta områden fattas beslut som utmärks av en högre servicenivå och ökad rättssäkerhet. Tydliga exempel på detta är förändringar inom omsorgen av äldre, LSS-lagstiftningen och skärpningar i skollagen. För att möta framtidens krav och förväntningar krävs därför att de gemensamma resurserna används på sätt som ger högsta möjliga kvalitet i de olika verksamheterna. De flesta kommuner, även Munkedal, måste förutsättningslöst och utan på förhand givna slutsatser, genomlysa och utreda sin verksamhet samt beskriva möjliga vägar för att nå målet en god välfärd. Målet är att kommunens samlade insatser i ett hållbart samhälle ska vara utformade utifrån medborgarnas behov och förutsättningar. Kommunens organisation ska präglas av effektivitet, kvalitet, demokrati, arbetsglädje och minsta möjliga miljöpåverkan. Varje verksamhet, enhet och anställd ska på ett medvetet och kompetent sätt bidra till detta mål och denna helhet. 1.3 Syfte Syftet med genomlysningen är att på ett allsidigt sätt beskriva de behov som välfärdsförvaltningens verksamheter ska tillgodose samt visa på alternativa strategier för att uppnå en hög grad av måluppfyllelse, dvs. insatser som utmärks av hög kvalitet. Utredningen ska visa på möjligheter i såväl det lilla som det stora, centralt som lokalt. Såväl snabba, konkreta förändringar som långsiktiga, visionära utvecklingslinjer ska lyftas fram. 1.4 Frågeställningar Frågeställningar som ska besvaras i utredningen är: Hur kan givna resurser användas på ett optimalt sätt och därmed ge förutsättningar för att kommunens insatser utformas utifrån medborgarnas behov? På vilka sätt skapas möjligheter för boende i Munkedals kommun att få tillgång till verksamheter som även i framtiden präglas av god kvalitet? Hur kan tillgänglighet och valfrihet uppnås? Hur ser informations- och kompetensbehoven ut? Vilka prioriteringar kan bli aktuella? Hur skapas förutsättningar för samarbete såväl internt som externt? 3

4 1.5 Kvalitet I projektmål och syfte poängteras att välfärdsförvaltningens verksamheter och organisation ska präglas av god kvalitet. Välfärdsförvaltningens mål är att även själva utredningen ska genomsyras av god kvalitet. Ett utredningsarbete med god kvalitet kännetecknas av ett förutsättningslöst arbete där fakta inhämtas, analyseras och öppet diskuteras. Utrymme för reflektion är viktigt. Ett honnörsord för en utredning av den här komplexiteten torde vara helhetssyn med kunskap om delarna kan en helhet med god kvalitet byggas med ambitionen att ge förutsättningar att på ett rättssäkert sätt forma kommunens insatser utifrån medborgarnas behov. Delaktighet för alla som direkt eller indirekt påverkas av slutsatser och åtgärder är centralt. Hur detta ska säkerställas beskrivs nedan i kapitlet om organisation. 2 Projektplan 2.1 Tidplan Den grova tidplanen ser ut enligt följande: Våren 2010 Hösten 2010 Januari-februari 2011 Mars-juni 2011 Hösten 2011 Politiska beslut om uppdraget Nulägesanalyser Grundutredning Politisk behandling och inriktningsbeslut inför fortsatt utredningsarbete Fortsatt utredningsarbete enligt beslutade alternativ Politisk behandling och beslut 2.2 Huvudaktiviteter under hösten 2010 Nulägesanalys Processdefinition Grundläggande principer Frågeställningar Utredning Fortlöpande Information/Avstämning/Förankring Redovisning Nuvarande organisation av förvaltningens verksamheter kartläggs. En detaljerad plan över projektets process tas fram och förankras. Viktiga delar är att säkerställa delaktighet internt och externt. Grundläggande principer baserade på uppdragets mål och syfte tas fram och förankras med alla grupper. Detaljerade frågeställningar utformas utifrån uppdragets mål och syfte. Utredningsuppdraget delas upp i delutredningar som fördelas och tidsuppskattas. Under hela projekttiden görs täta avstämningar med styrgrupp för att säkerställa att projektgruppen arbetar enligt uppdragshandlingens intentioner. Förankring sker med styrgrupp, ledare och personal inom organisationen. Invånare i Munkedals kommun informeras fortlöpande. Projektgruppen redovisar resultatet av genomlysningen genom att presentera möjliga alternativa åtgärder. Aktiviteter from våren 2011 beskrivs senare genom uppdatering av detta dokument. 4

5 2.3 Huvudaktiviteter under våren 2011 Bygdeträffar Elevträff Anhöriga och frivilliga Skolråd Utredningar Fortlöpande Information/Avstämning/Förankring Redovisning Styrgruppen genomför träffar med olika bygdegrupper för att samla in åsikter om kommunens framtida verksamhet. Elever från kommunens olika elevkårer fr.o.m. årskurs 5 bjuds in till kommunhuset för en träff med styrgruppen, i samma syfte som ovan. Styrgruppen träffar anhöriga till brukare och frivilliga inom äldreomsorgen. Detaljerade frågeställningar utformas utifrån uppdragets mål och syfte. Utredningsarbetet fortgår nu i två spår. Dels ska gruppen presentera olika alternativ för utformning av framtida barnomsorg och skola i Munkedals kommun. I presentationen ska anges olika typer av barnomsorg, olika varianter av skolindelning, förskolors/skolors dimension samt deras placering. Dels ska gruppen presentera olika alternativ för utformning av framtida äldreboenden i Munkedals kommun. I presentationen ska anges olika boendetyper, boendeformernas dimension samt deras placering. Under hela projekttiden görs täta avstämningar med styrgrupp för att säkerställa att projektgruppen arbetar enligt uppdragshandlingens intentioner. Förankring sker med styrgrupp, ledare och personal inom organisationen. Invånare i Munkedals kommun informeras fortlöpande. Styrgruppen redovisar resultatet av genomlysningen för kommunstyrelsen genom att presentera möjliga alternativa åtgärder. 2.4 Huvudaktiviteter under hösten 2011 Efter beslut i kommunstyrelsen kommer den politiska beredningen av alternativen att genomföras under hösten Budget Till projektets förfogande står kommunens samlade resurser. Om bedömningen görs att extern kompetens krävs, t.ex. via konsultuppdrag, görs detta efter beslut i styrgruppen. 5

6 4 Organisation 4.1 Projektledare och projektgrupp Välfärdschef Lars-Göran Berg har rollen som projektledare och utser den projektgrupp som aktivt ska arbeta med uppdraget. Välfärdschefen ingår själv i gruppen. Projektgruppens deltagare är: Lars-Göran Berg, välfärdschef Markus Fjellsson, utredningssekreterare Maria Ottosson-Lundström, områdeschef Vård & Omsorg Per-Olov Magnusson, områdeschef Barn & Utbildning Peter Martinsson, områdeschef Stöd Projektgruppen träffas 1 gång/vecka för gemensamma arbetsmöten, avstämning och fördelning av nya arbetsuppgifter. Mellan varje sammankomst arbetar projektgruppens medlemmar med olika delar av utredningen. 4.2 Styrgrupp Styrgruppen har utsetts av kommunstyrelsen och består av en representant för varje politiskt parti: Ann-Sofie Alm (m) Olle Olsson (kd) Jeanette Karlsson (ksff) Maria Sundell (s) Björn Jacobsson (fp) Hans-Joachim Isenheim (mp) Ove Göransson (v) Lars-Göran Sunesson (c) Styrgruppen har ansvar för att säkerställa att målen för uppdraget nås och ska aktivt följa upp och åtgärda ev. avvikelse. Styrgruppen ansvarar också för att förankra och informera om uppdraget till de politiska partierna och kommunens brukare/intressenter. Krävs externa resurser för att tillföra kompetens till utredningen görs det av styrgruppen. Styrgruppen kan, efter politisk behandling och inriktningsbeslut/vägval, få en ny roll eller avvecklas. 4.3 Referensgrupp Någon formaliserad referensgrupp kommer inte att tillsättas i projektet. Det är dock, i en så omfattande utredning som detta uppdrag innebär, av mycket stor vikt att under hela processen förankra och inhämta synpunkter från organisationen. Detta säkerställs genom att projektgruppen kontinuerligt samråder med andra personer inom och utanför välfärdsförvaltningen, t.ex. ledare inom förvaltningen samt ekonomi- och personalavdelning. Vid behov kan mindre omfattande deluppdrag läggas till dessa personer och sen återrapporteras till projektgruppen. 4.4 Samverkan inom organisationen Den stora gruppen anställda kommer att informeras och ges möjlighet att komma med synpunkter, detta sker genom information på Insidan/hemsidan, men främst genom att projektgruppen under hela utredningsarbetet har täta träffar med de fackliga representanterna. 4.5 Samverkan utom organisationen Utredningen berör många, för att inte säga alla, invånare i Munkedals kommun, varför det är av största vikt att dessa ges möjlighet att följa utredningen. För att säkerställa att 6

7 invånarna får erforderlig information och möjliggöra en dialog mellan projektgrupp och invånare kommer möten att hållas där allmänheten bjuds in. Formerna för detta kommer att utarbetas vid projektarbetets start hösten Möten och avstämningar Projektmöten Projektledare sammankallar projektgruppen med jämna mellanrum för gemensamma arbetsmöten och avstämning. Styrgruppsmöten Samverkan inom org. Samverkan utom org. Styrgruppen samlas vid behov, oftast måndasvis, för uppföljning av hur utredningen fortskrider. Rapportering och information ges av välfärdschef alt hela eller delar av projektgruppen. Med jämna mellanrum ges information till ledarna inom välfärdsförvaltningen samt de fackliga representanterna. Information om utredningen kommer kontinuerligt att läggas ut på kommunens hemsida. Vid några tillfällen ges allmänheten möjlighet att via sammankomster få mer detaljerad information, komma med synpunkter och ställa frågor. Hur ofta och i vilken form dessa möten ska genomföras beslutas under tidig höst Lars-Göran Berg Välfärdschef 7