Mål och strategier för ledarskapsoch ledningsgruppsarbete. Umeå 5 november 2013

Transkript

1 Mål och strategier för ledarskapsoch ledningsgruppsarbete Umeå 5 november 2013

2 Upplägg Bakgrund Chef- och ledarskap Att arbeta med målstyrning Hessner-metoden

3 Bakgrund Specialistutbildning klinisk virologi Klinisk virolog: al, böl, öl Stf smittskyddsläkare Västerbotten VC Smittskydd Västerbotten VC Smittskydd Region Skåne VC Laboratoriemedicin VLL

4 En fråga om chefs- och ledarskap Vad är det för skillnad på att vara chef och att vara ledare?

5 Chefskap vs ledarskap Chefskap Ett mandat man får utifrån sitt uppdrag och som reglerar ansvar och befogenheter Ledarskap Utgår från din relation med de personer du leder Ett förtroende man förvärvar från sina medarbetare genom sitt sätt att vara och agera

6 Lärdomar från Johns Hopkins Medicine

7

8 Johns Hopkins University Grundat 1876 Första universitetet i USA som lade tyngdpunkten på forskning + undervisning Första universitetet i USA som betonade seminariers betydelse inte bara föreläsningar Första amerikanska universitet som delade ut doktorsgrader Hittills 36 nobelpristagare varav 16 i medicin: 2000 (M), 2002 (F), 2003 (L), 2003 (K), 2004 (M), 2006 (M), 2009 (M), 2010 (M), 2011 (F), 2011 (K); M = 6 av 10

9 Lärdomar från Johns Hopkins University Hospital Vikten av att satsa på forskning & utbildning Bygga starka team och skapa nätverk med gott samarbete Att arbeta med fokus, ständiga förbättringar och kvalitet Strategiskt ledarskap (höga chefer: MD + MBA)

10 Ledarskap en resa utan slut

11 Vad bör chefer fokusera på?

12 Vad bör chefer fokusera på? Skapa goda förutsättningar för medarbetarna att göra ett bra jobb Kunskap/kompetens Motivation/engagemang Trivsel

13 Peter Drucker The leader of the past was a person who knew how to tell. The leader of the future will be a person who knows how to ask.

14 Uppdraget som verksamhetschef för Laboratoriemedicin Västerbotten

15 Hur ska man ta sig an denna typ av uppdrag? - 8 avdelningar i Umeå 6 (9) specialiteter Klinisk kemi (inkl. del av Klinisk farmakologi) Klinisk mikrobiologi (Bakteriologi/Virologi) Klinisk immunologi och Transfusionsmedicin Klinisk patologi/cytologi Klinisk genetik Vårdhygien, Biobank, Vävnadsinrättning - Verksamhet i Skellefteå, Lycksele, Östersund - Totalt ca 420 medarbetare varav 27 chefer

16 Mina strategier som ledare Styra genom att sätta mål snarare än att detaljstyra Hög grad av delegering God personalvård Trivsel Kunskap/kompetens Motivation/engagemang

17 Plan inför 2012 VT-2012 Fokus internt Laboratoriemedicin Enkätundersökning Intervjuer med chefer och andra centralt placerade personer Besöka verksamheterna intervjua medarbetarna ge återkoppling till chefer HT-2012 Fokus både internt och externt (våra kunder) Eventuell organisationsförändring

18 Enkätundersökning Sju frågor varav en öppen fråga Mål att snabbt få en bild av medarbetarnas: Trivsel Kunskap/kompetens Motivation/engagemang + Förslag på förändringar/förbättringar

19 A. Hur trivs du med ditt arbete i stort? Ringa in en siffra nedan. Mycket dåligt Mycket bra B. Hur hög/låg kunskap och kompetens anser du att du har för att klara av ditt arbete? Ringa in en siffra nedan. Mycket låg Mycket hög C. Hur motiverad och engagerad känner du dig med avseende på ditt arbete? Ringa in en siffra nedan. Väldigt lite Väldigt mycket

20 D. Hur viktiga är dessa faktorer för att du ska känna arbetstillfredsställelse och motivation i ditt arbete? Gradera genom att ringa in en siffra från = inte alls motiverande 7 = mycket motiverande 1. Känna uppskattning från min chef Ha nöjda kunder skapa värde för andra Få ökat eget ansvar Lönen Arbetsgruppens gemenskap

21 6. Möjlighet till personlig utveckling Tydliga mål att arbeta mot Feedback från min chef både positiv och negativ Möjlighet till befordran/karriär Min chefs förmåga att ge mig instruktioner Min chefs förmåga att ge mig stöd i mitt arbete Intressanta och varierande arbetsuppgifter Kunna prata med min chef om personliga problem Känna uppskattning från mina medarbetare Vara delaktig i arbetet att utforma enhetens mål Vara delaktig i forsknings-/utvecklingsarbete Lagom stor arbetsbelastning Annat

22 E. Välj ut och rangordna de fem faktorer i fråga D som du anser vara allra viktigast för att du ska känna motivation och tillfredsställelse i ditt arbete; börja med det du tycker är viktigast, fortsätt med det näst viktigaste, osv

23 F. Om du tänker på din egen arbetssituation idag hur nöjd/missnöjd är du med avseende på faktorerna nedan? Gradera genom att ringa in en siffra från = mycket missnöjd 7 = mycket nöjd 1. Känna uppskattning från min chef Ha nöjda kunder skapa värde för andra Få ökat eget ansvar Lönen Arbetsgruppens gemenskap

24 Enhet/sektion Ort Yrke %-tjänstgöring vid Laboratoriemedicin Universitetsanställd (ja/nej) G. Här har du möjlighet att ge förslag på hur vi kan förbättra vår verksamhet i stort (Laboratoriemedicin) och vid den enhet/sektion där du arbetar. Det kan till exempel gälla vår service gentemot andra, din och andra medarbetares kunskap, kompetens, fortbildning, motivation, engagemang, trivsel, arbetsmiljö, samarbete intern/externt, strategier, mål, aktiviteter mm

25 Enkätresultat 278 besvarade enkäter 235 sidor med kommentarer Mottagare/sammanställare = Jens Parameter Range 1-7 Trivsel 5,6 (5,0-6,0) Kunskap/kompetens 5,9 (5,7-6,1) Motivation/engagemang 5,6 (4,8-5,9)

26 Topp-5 - viktigast 1. 6,33 Arbetsgruppens gemenskap 2. 6,32 Ha nöjda kunder 3. 6,32 Lönen 4. 6,31 Intressanta och varierande arbetsuppgifter 5. 6,05 Feedback från min chef både positiv och negativ

27 Besök ute i verksamheterna Tre frågor att förbereda 1. Vad fungerar bra det positiva 2. Vad fungerar mindre bra/dåligt det negativa 3. Ge förslag på förändringar/förbättringar Prioritera och rangordna från 1-5

28 Att genomföra ett strukturerat förändringsarbete

29 Smittskydd Skåne Arbetet startade med att fundera på uppdraget i stort Därefter gjordes en SWOT-analys I dag: styrkor och svagheter I morgon: möjligheter och hot

30 Smittskydd Skåne Mål Delmål Delmål Aktivitet Ansvarig: Deadline: Indikator: Aktivitet Ansvarig: Deadline: Indikator: Aktivitet Ansvarig: Deadline: Indikator:

31 Verksamhetsplan för Smittskydd Skåne, mål 5

32 SMARTa mål Till skillnad från visioner ska mål vara uppföljningsbara, realistiska och tidssatta. S=specifika, konkreta och tydliga mål M=mätbara, ska medge möjlighet att mäta A=accepterade, medarbetarna ska acceptera målen som sina egna R=realistiska, ska vara möjliga att kunna nås T=tidssatta, ska tala om när de ska uppnås

33 Lärdomar från elitidrotten

34 Elitidrott på internationell toppnivå Umeå IK Vision - Europas bästa klubblag Guld Champions League 2003 och 2004 SM-guld :e SM-guldet sedan 2000 Mål för säsongen Mål för hela laget Mål för lagdelarna Mål för individerna i laget + kartläggning Taktik Teknik Mental förmåga Fysik: styrka, snabbhet, spänst, uthållighet

35 Hessnermetoden

36 Lönsamt ledarskap, Lars Hessner, års studier av arbetsklimat > 1 miljon personer har deltagit i Hessners medarbetarundersökningar Hessnermetoden - tiopunktslista Positivt samband mellan ledarskap, arbetsklimat och produktivitet + lönsamhet (Bergström & Johansson, Handelshögskolan 2008)

37 Lönsamt ledarskap, Lars Hessner, 2009 Framgångsrika organisationer arbetar kontinuerligt med att mäta: Ekonomiska nyckeltal Kundnöjdhet Medarbetarindex Dessa tre är lika viktiga och bör få ta lika mycket utrymme på ledningsgruppsmöten

38 10-i-topp-listan 1. Medarbetarna måste känna att de blir bemötta med respekt av chefer och arbetsledning. 2. Välfungerande samarbete och konflikthantering. Konflikter som uppstår måste kunna bli lösta av cheferna. 3. Medarbetarna måste känna att de har möjlighet att påverka sin arbetssituation. 4. Medarbetarna måste få återkoppling på sina arbetsinsatser.

39 10-i-topp-listan 5. Medarbetarna måste uppleva att de får en rättvis belöning. 6. Interninformationen måste fungera väl. 7. Medarbetarna måste kunna se och förstå helheten och sin del i helheten på sin arbetsplats. 8. Medarbetarna måste känna till och arbeta efter uppsatta mål. 9. Medarbetarna måste känna att de har möjlighet till personlig utveckling. 10.Medarbetarna måste känna att de har möjlighet att få saker lätt genomförda.

40 8. Kännedom om och uppföljning av mål Inte bara chefer utan alla medarbetar måste kunna svar på följande frågor: Vilka är organisationens mål? Vilka är gruppens/avdelningens mål? Vilka är mina mål? Hur ska vi/jag uppnå dem? Hur långt har vi/jag kommit idag? Det är en chefsuppgift att sätta gruppens mål men det är viktigt att medarbetarna kan påverka planen för hur dessa mål nås

41 Målarbete Det räcker inte att känna till målen de måste ha en mening för var och en Skillnad mellan krav och individuella mål Krav: de arbetsuppgifter medarbetarna förväntades göra när de blev anställda ofta understa ribban för vad medarbetarna förväntas prestera Mål: kompletterar krav för att åstadkomma framåtsträvande och utveckling helst kvantifierbara individuella mål men kvalitativa mål kan vara OK om man pratar om vad man menar: Bli bättre på att.

42 Sammanfattning & tips Skapa goda förutsättningar för medarbetarna att göra ett bra jobb Kunskap/kompetens Motivation/engagemang Trivsel Tydliga mål och strategier Kommunikation: dialog inte monolog Delegera undvik toppstyrning Ta tag i problem innan de blir för stora