Revidering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magdalena Salomonsson KS 2018/0526 Kommunarkivarie s arbetsutskott Revidering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan Förslag till beslut s arbetsutskott antar kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan och förslag på gallringsfrister. Bakgrund Uppdatering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan sker årligen i samarbete med enheterna De enheter som inkommit med önskemål om förändringar i dokumenthanteringsplanen är: Arbete- och välfärdsenheten Arbetsmiljöenheten Kansli- och omvärdsenheten Kommunikationsenheten Personalenheten Arbetsmiljöenheten Handlingstyp Tidigare Bevaras/gallras Arbetsprofilbedömning Kick Profildata Tas bort, görs inte längre Hälsoprofilbedömning Kick Profildata Tas bort, görs inte längre Klimatprofilbedömning Kick Profildata Tas bort, görs inte längre Ledarprofilbedömning Kick Profildata Tas bort, görs inte längre Arbetsskadeanmälningar Till kommunarkivet årsvis Inkomna pappershandlingar T o m 2017, därefter i personalakt Träningskontrakt G=1 år G=1 år efter avslutad träning Kansli- och omvärdsenheten Handlingstyp Tidigare Bevaras/gallras Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax magdalena.salomonsson@kalmar.se

2 KS 2018/ (2) Postlista G=2 år B Ansökan extern utbild- Pärm hos chef Borttagen använd ej ning Kommunikationsenheten Handlingstyp Tidigare Bevaras/gallras Pressmeddelanden, Inte specificerat inbjudningar Ärendehantering Streamflow Artwise Pressmeddelanden Tas bort nationella evenemang Vänorter, Entebbe Tas bort Vid uppdatering av dokumenthanteringsplanen tillkommer alltid bevarandevärda handlingar och andra ändringar pga. förändrade arbetssätt eller organisationsförändringar. Därför är det av stor vikt att arkivansvariga, arkivredogörare och ansvariga använder sig av dokumenthanteringsplanen vid arkivering och gallring av myndighetens allmänna handlingar. Magdalena Salomonsson Kommunarkivarie Bilaga Kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan

3 KOMMUNLEDNINGSKONTORETS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum s arbetsutskott Magdalena Salomonsson (48) Kommunledningskontorets Dokumenthanteringsplan Läsanvisning Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad arkivredovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar. För kommungemensamma handlingstyper se den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen i verksamhetshandboken. Uppdatering sker en gång per år vid årsskiftet. Förslag till förändringar skickas in till kommunarkivet löpande under året från kommunledningskontorets enheter. beslutade att förvaltningarna får gallra diarieförda pappershandlingar efter skanning till dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360. Från gallring undantas handlingar där underskrift krävs pga. krav i lagstiftningen, omfattande handlingar och om handlingens format inte lämpar sig för skanning. Då det ser olika ut på förvaltningarna vilka handlingstyper som diarieförs så kan det i förekomma att det står papper/digitalt vilket betyder att antingen finns den i pappersform eller digitalt eller både och då det i vissa fall diarieförs men att pappershandlingen skickas till en annan förvaltning för förvaring och arkivering. För mer information se dokumentet Gallring av diarieförda pappershandlingar efter skanning till dokumentoch ärendehanteringssystemet Public 360 i vår gemensamma verksamhetshandbok. / anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges. Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll. Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt. Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/), fysisk plats ( lilla arkivet ), verksamhetssystem eller mapp på gemensam. Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer handlingarna som ska till kommunarkivet. Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. betyder att handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en 10-årig gallringsfrist får gallras först år = gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov. Gallringsfristen gäller oavsett om handlingen är på papper eller digital. I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering

4 2 (48) Innehållsförteckning Kommunledningskontorets Dokumenthanteringsplan... 1 Läsanvisning... 1 Innehållsförteckning... 2 Arbete- och välfärdsenheten... 6 Arbetsmarknad/Falkenbergshuset... 6 Flykting & Integration... 6 Protokoll... 6 Allmän administration... 6 Flyktingmottagande... 8 Arbetsmiljöenheten... 9 Journal - företag... 9 Journal - patient... 9 Journal - tidbok Övrigt Brandkåren Rapporter m.m Ekonomienheten Protokoll Kvalitetsarbete Bokslutshandlingar Koncernbokslutshandling Övrigt Deklarationer... 15

5 3 (48) Planering och uppföljning Fonder Ekonomi- och lönecenter Ekonomihandlingar Fakturering/kundreskontra Löneadministration Statistik Kansli- och omvärldsenheten Avtal Ekonomi Förteckningar Protokoll Styrdokument Kvalitetsarbete Övrigt Kommunens revisorer Arbetsmiljöenheten... Fel! Bokmärket är inte definierat. Journal - företag... Fel! Bokmärket är inte definierat. Journal - patient... Fel! Bokmärket är inte definierat. Journal - tidbok... Fel! Bokmärket är inte definierat. Protokoll... Fel! Bokmärket är inte definierat. Övrigt... Fel! Bokmärket är inte definierat. Kommunikationsenheten Kommunikation Kontaktcenter... 24

6 4 (48) Nationella evenemang Sveriges Nationaldag Vänorter Gdansk, Polen och Wismar, Tyskland Wilmington, USA Internationella evenemang Hansedagarna Kontorsledning Protokoll Näringslivsenheten Samverkan externa aktörer Event och sammankomster Kommunikation Hemsändningsbidrag Övrigt Personalenheten Protokoll Utbildning Övrigt Personal Personalakter Projekt- och exploateringsenheten Tomträtt Försäljning av anläggningstillgång Försäljning av fastighet, marköverlåtelse genom fastighetsreglering... 35

7 5 (48) Förvärv av fastighet Samhällsplanering Bygglov Detaljplan Tomtkö Grävtillstånd Markanvisningstävling Markreservation Övriga markärenden Genomförande detaljplan Dokument som berör fastighetsrättsliga genomförandet och utbyggnad av allmän platsmark Dokument som berör markanvisningstävling Dokument som berör markreservation Miljö förorenad mark... 47

8 6 (48) Arbete- och välfärdsenheten / Arbetsmarknad/Falkenbergshuset PPP (pröva på praktik för gymnasieelever) sammanställning PPP övriga handlingar, underlag, svar på enkät mm. Anvisningsbeslut (arbetsmarknadspolitiskt program) Papper/digital Papper/digital Papper/digital Platschef/ G: Platschef/ G: Platschef/ G: Kronolo gisk Kronolo gisk / Alfabetisk G=3 år Flykting & Integration Protokoll Protokoll från möten med frivilligorganisationer m.fl. som deltar i mottagande av flyktingar Papper Chef-lilla arkivet Integrationsrådets protokoll Papper Chef-lilla arkivet Referensgruppens protokoll Papper Chef-lilla arkivet *Mentor till mentor *Integrationsråd *LÖK *SFI utveckling; styr & arbetsgrupp Allmän administration Utvärdering av flyktingverksamheten Papper/Digital Chef-lilla arkivet *Statistik *Revision

9 7 (48) / Register över flyktingar Papper/Digital Chef-lilla arkivet Avtal om mottagande av flyktingar Papper Chef-lilla arkivet Avtal mellan kommunen och Papper Chef-lilla frivilligorganisationer arkivet Projekt Papper Chef-lilla arkivet Klippärm Papper Chef-lilla arkivet Tolkrekvisitioner Papper Adm. Krono- Mottagningsbevis Papper Adm. Krono- Underlag för återsökningar-kopior Papper Chef-lilla arkivet Utbetalningslistor-original Migrationsverket Papper Chef-lilla arkivet Statsbidragsansökningar Papper/Digital Chef-lilla arkivet Underlag till statsbidragsansökningar Papper/Digital Chef-lilla arkivet Utbetalningslistor över statsbidrag Papper/Digital Chef-lilla arkivet Lägenhetskontrakt-original Papper/Digitalt Chef-lilla arkivet - Mottagningsblanketter/Procapita - Gallras vid in aktualitet - *Röda korset *Bilda B *Eget info *Material *Broschyrer B=5år logisk B=5år logisk G=10 år G=10 år B=5 B=5 Krono- B=5 logisk Alfabetisk B=5 Efter kontraktstidens utgång under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår

10 8 (48) / Register över andrahandsbostäder Digitalt Chef/Adm. Alfabetisk Uppsägning av lägenhetskontrakt-original Papper Lilla arkivet Varningsbrev och uppsägningar Papper Lilla arkivet Besiktningsprotokoll, foton, film Papper/Digital Lilla arkivet Alfabetisk Överklaganden med bilagor ang. Lgh Papper Lilla arkivet Alfabetisk Ajourhålles G=2 år Efter kontraktstidens utgång G=2 år Efter att ärendet avslutats G=2 år Efter att ärendet avslutats G=2år Efter att ärendet avslutats Flyktingmottagande Dossié - Etableringsplan; AF - Praktikplatsformulär; AF, SFI - Korrespondens Papper Ansvarig Beslut i enskilt ärende Digital Ansvarig Dossié/ärenden- Procapita 2 Digital Procapitaansvarig Ärendekorrespondens Papper/digital Ansvarig Pnr G=se anmärkning Pnr B Procaita Pnr Pnr G=5 år efter sista anteckning G=se anmärkning Gallras 6 månader efter avslutat ärende. Gallring sker vid årsskiftet det 6:e året. Gallras 6 månader efter avslutat ärende.

11 9 (48) Arbetsmiljöenheten / Dokument, sammanställning, mätprotokoll, ergonomirond Digital Alfabetisk B Pappershandlingar som skannas kan efter kontroll gallras vid inaktualitet. B Original till beställaren. Pappershandlingar som skannas kan efter kontroll gallras vid inaktualitet. - Pappershandlingar som skannas kan efter kontroll gallras vid inaktualitet. Journalsystem Uppdragsbekräftelse Digital Journalsystem Journal - företag Avtal anslutna bolag Digital Journalsystem Journal - patient Audiogram Brev och intyg Journalanteckning Journalkopior annan vårdinrättning Provsvar Remissvar från sjukvårdsinrättning Sjukintyg Vaccinationsjournal Digital Journalsystem Pnr B Fr.o.m skannas pappershandlingar in i journalsystemet och får efter kontroll gallras vid inaktualitet.

12 10 (48) / Arbetsskador, kopior t.o.m Audiogram Brev och intyg EKG Journalanteckning t.o.m Journalkopior annan vårdinrättning Provsvar Remissvar från sjukvårdsinrättningar Sjukintyg Synjournal t.o.m Vaccinationsjournal Papper Arkivskåp Pnr B Inkomna pappershandlingar T.o.m Därefter i personalakt Sekretess Journal - tidbok Tidbokningssystem Digital Journalsystem Övrigt Kalibreringsprotokoll Papper Laboratoriet Träningskontrakt Papper Sjukgymnast Alfabetisk B G=1 år Gallras ett år efter avslutad träning.

13 11 (48) Brandkåren / Rapporter m.m. Insatsrapporter - Styrkeledar - G=5 år -exp. Utryckningsstatistik (Pb) - Kansli - Tillsynsrapporter Pärm Förebygga nde-arkivet Stationsrapporter (SOS Alarm AB) Pärm Kansli G=2 år Riskinventering, riskanalys, utredningar Pärm Kassaskåp Polisanmälan-protokoll/tillsyn Pärm Fbbibliotelogisk Krono- G=5 år Tillstånd brandfarliga varor Mapp - Tillsyn brandfarlig vara - Kansli Journalblad över farligt avfall Pärm Brandkåren G=2 år Övningsjournal Pärm/data Övnings- Enheten Förebyggandearkivet (objekt) - Brandskyddsenheten Fastig- hetsbe- teckning - Testprotokoll-andningsskydd, kem- Pärm/data Rökoch dykdräkter verkstaden Testprotokoll-fys Pärm Brandkåren - Sekretess

14 12 (48) / Uppdragsbeskrivning för kommunens skyddsjägare Uppdragsbeskrivning för medlem i kommunalt jaktlag Pärm - - G Gallras efter kontrakttidens slut Pärm - - G Gallras efter kontrakttidens slut

15 13 (48) Ekonomienheten / Protokoll Kvalitets- och miljönätverkets mötesanteckningar Digital Kvalitetsoch miljösamordnaren/g: G=10 år Kvalitetsarbete Ansökan, lägesrapport, redovisning ännu bättre och social hållbarhet Kemikalielista, sammanställning förvaltningarnas Digital Digital Närarkiv/ Kvalitetsoch miljösamordnare n/g: B - Bokslutshandlingar Värdehandlingsförteckningar Sista inlämningsår till kommunarkivet Revisionsbilagor Papper Arkivskåp Årsjournaler Sista inlämningsår till kommunarkivet Handlingar rörande kommunens pensionsskulder Papper/digital Tjänsterum /databas Beräkning av pensionsskuld, underlag till pensionsberäkningar. Bifogas som specifikation till bokslut. Budgetavräkningar Sista inlämningsår till kommunarkivet

16 14 (48) / Tilläggsbudget Papper/digital Diariet Huvudböcker med bilagor Digital Ekonomisystem - B Fr.o.m Kontoplan med kodförteckning Digital Ekonomisystem - B Årsredovisning Papper/digital Underlag till årsredovisning Se anmärkning Delårsbokslut/Budgetuppföljning Papper/digital Ärende- Diarie- hanterings- kod system Kan gallras efter avstämning eller när det inte längre behövs. Koncernbokslutshandling Förvärvsanalyser Papper Arkivskåp - Koncernårsredovisningar Papper/Digitalt Arkivskåp - Underlag till framställd koncernredovisning Papper Arkivskåp - Sammanställningar balansräkningar/ Sista inlämningsår till kommunarkivet resultaträkning och finansieringsanalys Sammanställningar interna fordringar och Sista inlämningsår till kommunarkivet skulder Sammanställningar interna intäkter och Sista inlämningsår till kommunarkivet kostnader Sammanställningar aktier/andelar i dotterföretag Sista inlämningsår till kommunarkivet

17 15 (48) / Övrigt Akter, borgen/säkerheter Papper Närarkiv - G=10 år Gallras 10 år efter borgensåtagandets upphörande, kan innehålla ansökan, borgensförbindelse, beslut, pantbrev. OBS pantbrev återsändes. Kvitto på återsänt pantbrev/inteckning bevaras. Kvittens på återsänt pantbrev/inteckning Papper Närarkiv - När pantbrev återsänts ska kvittens på återsänt/inteckning bevaras. Lånehandlingar, upptagna och utlämnade lån Förvaltningsberättelse, stiftelser och donationer Kapitalkostnadslistor Papper/digital Arkivskåp/ Ekonomisystem Papper Tjänsterum - G=10 år Efter att lånet är slutbetalt. Akten kan innehålla pantbrev. Kvitto på återsänt pantbrev bevaras Sista inlämningsår till kommunarkivet - G=10 år Kommunens pantbrev för egna fastigheter (obelånade pantbrev) Papper Närarkiv - B Kvittenser, listor över utlämnade kvittensblock Papper Tjänsterum - G=2 år Kvitto, återlämnade värdehandlingar Papper Närarkiv - G=10 år Anläggningsregister, fastigheter, inventarier Digital Databas - B=10 år Årsvisa sammanställningar bevaras. Deklarationer Momsredovisning med underlag Papper Arkivskåp - G=10 år Allmänna deklarationer Papper Tjänsterum - G=10 år

18 16 (48) / Planering och uppföljning Förvaltningarnas budgetförslag Digitalt - G=10 år (bevaras på respektive förvaltning) Detaljspecifikationer m.m. Papper Tjänsterum - G=3 år Budget och ekonomisk planering Papper/digital Diariet Dokument budgetunderlag Papper/digital Tjänsterum - Fonder Urkunder Papper Närarkiv - B Ansökningar Papper Tjänsterum - /Närarkiv Donationskommitténs protokoll Papper Närarkiv - Deklarationer Papper Tjänsterum /Närarkiv - G=10 år Kommunens och stiftelsers. Ekonomi- och lönecenter Ekonomihandlingar Dagrapporter/dagjournaler Papper Arkivskåp - G=10 år Kassaposter inbetalningar Papper Arkivskåp - G=10 år Kassaposter utbetalningar - Lilla arkivet - G=10 år Sista utgallringsår Plusgirolistor Digital Nordea - G=10 år Kontoutdrag Digital Nordea - G=10 år Bankgirolistor - Arkivskåp - G=10 år Sista utgallringsår Bankgirolistor autogiro - Arkivskåp - G=10 år

19 17 (48) / Autogiroanmälan medgivande Papper Arkivskåp - G=2 år Efter upphörande. Autogiro div listor Bankgirocentralen Papper Arkivskåp - G=10 år Autogiro, makulering eller ändring av autogirobetalare Papper/digital - - G=2 år Efter upphörande. Då ett autogiro ska avslutas, makuleras eller ett betalningsuppdrag ska makuleras. Anmälan e-faktura Papper Arkivskåp - G=2 år Efter upphörande. Rättade fellistor - Arkivskåp - G=10 år Sista utgallringsår Momsredovisningar G=10 år Sista utgallringsår Fakturering/kundreskontra Bokförda betalningsuppdrag Papper Arkivskåp - G=10 år Bokförings- och ekonomifiler, löner Digital Ekonomi- - G=2 år system Bokföringsjournaler Papper Arkivskåp - G=10 år Debiteringssystem Digital Didi (debiterings system) - G=10 år Gäller debiteringssystem för bland annat äldreomsorg, vatten- och avlopp och förskola. Fakturajournal Digital Filserver - G=10 år PDF-filer Makulerade fakturor Papper Tjänsterum - G=10 år Devis/X Dubbelbetalade fakturor Papper Tjänsterum - G=10 år Devis/X Avstämningsuppgifter, reskontra/redovisning Se anmärkning Listor över optiska inbetalningar Digital Databas - G=10 år OCR-lästa Betalningsförelägganden Papper/Digital Tjänsterum - G=5 år Efter avslutad fordran. /Visma Inkassoärenden Papper/Digital Tjänsterum - G=10 år Efter att ärendet avslutas. /Visma Kan gallras efter avstämning eller när de inte längre behövs.

20 18 (48) / Betalda och återkallade kronofogden Papper/Digital Tjänsterum /Visma - G=10 år Avskrivna ej sända till efterbevakning - Tjänsterum - G=10 år Sista utgallringsår Slutredovisningar, inkassoföretag Papper Tjänsterum - G=10 år Underlag för registrering eller ändring av kunder G=2 år Löneadministration Arvodesblanketter för politiker Papper - - G=2 år Efter mandatperioden. Avisering till Försäkringskassan Digital G: Beslut och redovisning - utmätning - - Pnr G=2 år Bilersättningsavtal Papper Personalchef - Efter giltighetstidens utgång Friskvårdsbidrag - blankett med Papper - - G=2 år originalkvitton Underlag för bankutbetalningar G=10 år Fr.o.m Företagstabell Ajourhålls. Fr.o.m.1999 Individuella valet, fakturaspecifikation G=10 år Fr.o.m.1998 Konteringsregister Kontrollistor Digital Personalsystem - Kontrolluppgifter Digital Personalsystem - G=6 år Listor på retroaktiv lön - - Db-kod /Förvaltning G=2 år Db-kod = Distributionskod.

21 19 (48) / Lönelistor Digital Personalsystem - B Lönelistor, familjehem Digital Personalsystem - B Sekretess Löneskuld - - Db-kod Ajourhålles /Förvaltning Matriklar över personer som inte hade en öppen anställning i Respons Digital CD-skiva - B Finns även på mikrokort i kommunarkivet Procentfördelningslistor - - Db-kod /Förvaltning Redovisningslistor för kommunägda bolag månad Överlämnas till resp. bolag efter varje månad Skattejämkningsbesked - Kontorsrum Pnr G=6 år Underlag ny lön - Kontorsrum - G=2 år Underlag till uppbördsdeklaration - Kontorsrum Pnr G=10 år Fr.o.m Utanordning/överenskommelse G=6 år uppdragstagare utan F-skattesedel Årliga sammanställningar över utbetalda pensioner Övertidsjournaler, månad 1-11 Digital Personalsystem Db-kod /Förvaltning B

22 20 (48) / Övertidsjournaler, sista för året Digital Personalsystem Statistik Konjunkturstatistik löner och sysselsättning för primärkommunal sektor - SCB Papper/digital Db-kod /Förvaltning Kontorsrum/L: katalogen B - G=2 år Novemberstatistik - SKL Digital L: katalogen - G=2 år Kansli- och omvärldsenheten / Avtal Avtal som inte är ärendebundna t.ex. systemavtal Papper/digital Lilla arkivet/ B=5 Från 2013 årsvis.

23 21 (48) / Avtal av rutinmässig karaktär, t.ex. avtal för kopiatorer och dylikt och städavtal, serviceavtal Papper/digital Lilla arkivet/ Efter upphörande. Registreras from 2014 i Public. Ekonomi Portföljrapport Kalmar läns pensionskapitalförvaltning Närarkiv/ G=2 år Rapport juni och december bevaras övriga gallras. Förtroendevaldas uppdrag m.m. fr.o.m Digital Troman lokal databas Förteckningar plan Digital Public B Gäller för Public 360 användare. Bifogas årligen diarieförda handlingar. Arkivförteckningar Papper/digital Kommunarkivet/ Arkivförtecknings- _ B system Förtroendevaldas samtycke, Internet Pärm Troman ansvarig Alfabetisk Postlista Digital G: - B G=4 år Gallras efter varje mandatperiod - B=8 år Efter varje mandatperiod uttag på papper samtliga uppdrag och avsägelser.

24 22 (48) / Värdehandlingsliggare Papper Vaktmästeri G= 10 år Efter sista anteckning. Protokoll Kommunfullmäktige inkl. voteringslistor Papper/digital Närarkiv/ Kommunfullmäktiges inspelade möten - ljud/bild Kommunfullmäktiges valberedning Papper Närarkiv/ Digital G: Papper Donationsstiftelser Papper Närarkiv Styrelseprotokoll för vuxenutbildningen i Kalmar-Mörbylånga-Torsås Papper Närarkiv Protokoll från rådgivande organ Papper Närarkiv Justeringsanslag Digitalt G: Styrdokument Styrande dokument (reglementen m.fl.) Digital Public360 Binds in med innehållsförteckning. B Bevara originalfilen Handläggs av socialförvaltningen original skickas till kansli- och omvärldsenheten inför beslut i kommunfullmäktige. Original arkiveras av kansli- och omvärldsenheten. B B Kvalitetsarbete

25 23 (48) / Arkivtillsyn - frågeformulär Papper/digital G:/Kommunarkivet Rapport vid tillsyn enligt arkivlagen Digital G:/Kommunarkivet Tillsynsplan och rapport om genomförda Digital Ärende- tillsynsbesök hanterings- system Fövaltning Fövaltning B Leveranskvitton för leveranser till kommunarkivet Papper/digital Övrigt Kalmarsalen, godkännande av fridagar - Kanslisekreterare Kommunarkivet/G: Förvaltningsvis G=2 år G=5 år Pappershandlingen får gallras efter kontroll vid skanning. Kommunens revisorer In- och utgående skrivelser Papper Närarkiv Postlista Papper Närarkiv

26 24 (48) Kommunikationsenheten / Kommunikation Annonsmanus och korrektur Pressmeddelanden, inbjudningar Personaltidningen Digital Digital Papper Gemensam server Webbaserat system Ansvarig Samtycke fotografier på Internet Papper Närarkiv 1 år G=2 år - 1 ex bevaras Ligger i webbaserade systemet MyNewsdesk Kontaktcenter Ärendehantering Digital Webbaserat system Ärendestatistik per förvaltning, ärendetyp och valda delar med bl.a. sociala medier Nationella evenemang Papper/digital Ansvarig Alfabetisk Ärendenummer Artvise Excel sparas digitalt Sveriges Nationaldag Årliga program Papper/digital Ansvarig Vänorter

27 25 (48) / Diverse evenemang Papper/digital Ansvarig Arborg Island, Arendal Norge, Kaliningrad Ryssland, Panevezys Lituaen, Savonlinna Finland, Gdansk Polen och Wismar Tyskland Gdansk, Polen och Wismar, Tyskland Årliga program Deltagarförteckningar Papper/digital Papper/digital Ansvarig Ansvarig Luciafirande i Gdansk och Schwedenfest i Wismar Wilmington, USA Diverse evenemang Resestipendium ansökningar, program och slutrapport Papper/digital Papper/digital Ansvarig Ansvarig / B=5 Internationella evenemang Hansedagarna Årliga program Deltagarförteckningar Papper/digital Papper/digital Papper/digital Ansvarig Ansvarig Ansvarig

28 26 (48) / Diverse evenemang Papper/digital Ansvarig Kontorsledning / Protokoll Plan- och investeringsberedningens mötesanteckningar SAV Samordning Arbete och Välfärd mötesanteckningar Papper Digital Handläggare Handläggare G=5 år

29 27 (48) Näringslivsenheten / Samverkan externa aktörer Minnesanteckningar Digital/papper Ansvarig Event och sammankomster Inbjudan Digital/papper Närarkiv/ G: Avtal Digital/papper Ansvarig Avsiktsförklaringar Digital/papper Ansvarig / Alfabetisk Handlingar av vikt för samverkan Digital/papper Ansvarig / Event/ Lista inbjudna Digital G: Event/ G=2 år B G=3 år LNU, Kalmarsundsregionen, Linnéstudenterna, Nia-nätverket, Fairtrade city, Kalmar City, Kalmar Science Park, Dessie Friska steg, Kalmar Co, Guldfesten, Topp 100, Guldkontakt, Franchisetorget, Inflyttarträffar, Mitt Företag, Näringslivsrådet

30 28 (48) / Deltagarlistor Digital Närarkiv/ G: Enkäter och sammanställningar Digital/papper Närarkiv/ G: Minnesanteckningar Digital/papper Närarkiv/ G: Redovisning från projektledarna Digital/papper Närarkiv/ G: Event/ Event/ Event/ Event/ Tidningsartiklar, annonser urklipp Papper Närarkiv Event/ G=3 år B=5 år/ B B B Enkäter kan gallras efter inaktualitet efter sammanställning gjorts som bevaras tex budget Kommunikation Annonsmanus och korrektur Digital G: Event G=2 år Kampanjer i sociala medier - skärmdump Digital/papper G:/ansvarig Betalda egenproducerade kampanjer, ej statusuppdateringar av obetydlig karaktär Nyhetsbrev från Näringslivsenheten Digital/papper G:/ansvarig Ett ex bevaras Nyhetsbrev från Kalmarsundsregionen Digital/papper G:/ansvarig Ett ex bevaras Samtycke fotografier på internet Papper Ansvarig Filmer Digital G: B

31 29 (48) / t ex broschyrer Ett ex bevaras Hemsändningsbidrag Ansökan statsbidrag Digital/papper Närarkiv/ Ansvarig Beslut statsbidrag Digital/papper Närarkiv/ Ansvarig Avtal med handlare Digital/papper Närarkiv/ Ansvarig Egenproducerat informationsmaterial Digital/papper Ansvarig Samtycke fotografier på internet Papper Ansvarig Övrigt Mätningar Digital/papper G:/ansvarig Företagslistor Digital G: B t ex Insikt, Näringslivsfakta, Svenskt Näringsliv företagsklimat t ex listor på begäran av andra aktörer, inbjudningslistor till möten

32 30 (48) Personalenheten / Intyg om hindersprövning Papper Ansvarig Protokoll Personalutskottets protokoll Papper/digital Förhandlingschef Lokala översynsförhandlingar Papper/digital Förhandlingschef Förhandlingar med fackliga Papper/digital Förhandlingschef organisationer Intyg om vigsel Papper Ansvarig Vigselprotokoll Papper Ansvarig Utbildning Utbildningskatalog Digital Handläggare/ Kursadministrationssystem Deltagarlistor Digital Handläggare/ Kursadministrationssystem B B Via Competence

33 31 (48) / Studiematerial - Handläggare Statistik över genomförd utbildning Digital Handläggare/ Kursadministrationssystem B Övrigt Förteckning över fackliga företrädare Digital Förhandlingschef Föreningsvis Personal Avslutningssamtal vid egen uppsägning av tjänst-mall Digital Bilersättningsavtal Papper Personalchef Personalchef/enkätsystem - Personalöversikt Digital Public 360 Kronolo B Ligger i Public 360 fr o m 2013 gisk Rehabiliteringsutredningar Digital Rehabiliteringssystem Pnr Ligger i Adato Personalakter Papper Närarkiv Pnr B Vid uppnådd pensionsålder till kommunarkivet. Innehåll se sid 34

34 32 (48) Personalakter Ansökningshandlingar med betygskopior och meritförteckning. Anställningsinformation/beslut (sida 1) (månadsanställda). Anställningsinformation/bilaga Vikariatsförordnande (som beslutas på delegation). Hälsodeklaration avseende tuberkulos. Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg. Arbetsskadeärenden (anmälan, läkarintyg, utredning, ansökan och beslut om ersättning) beslut om månadsersättning från AFA (Kopia på anmälan till Arbetsmiljöenheten). Delägarbevis i Kalmar stads pensionskassa. Inregistreringsanmälan till Sveriges Kommunalanställdas Pensionskassa. Tjänstematriklar, såväl det sista för anställningen som fullskrivna. Matrikel/personkort: nyanmälan, avslutning. Inregistreringsanmälan till Kommunsektorns Pensions AB. Beslut om pensionsförmån. Uträkning av "kvalifikationsperiod" respektive pensionsberättigad anställning. Avslut av anställning - egen uppsägning, pension, personliga skäl eller uppsägning pga. arbetsbrist med avtal om avgångsvederlag/ersättning om sådan gjorts. Beslut om anställningens upphörande hel sjukersättning och Försäkringskassans beslut. Beslut om omreglering av anställning och Försäkringskassans beslut (på grund av sjukersättning). Betyg över anställningen. Vid dödsfall - arbetsgivarintyg, anmälan om avlidna arbetstagare försäkran, dödsfallsintyg med släktutredning och bouppteckningsintyg från Kommunernas Försäkrings AB. Disciplinärenden (beslut, dokumentation, underlag och protokoll från överläggningar m.m. med misskötsamhetsärende om underlag för disciplinärende). Omplaceringsärenden (beslut och utredning). Diskriminering eller kränkande särbehandling (dokumentation och utredning) om ärendet rör enskild. Riskbedömning och handlingsplan om ärendet rör enskild. Lex Sarah och Lex Maria kopia på beslut med notering om diariekod och diarienummer om ärendet rör enskild. Upphävande av sekretess skriftlig fullmakt.

35 33 (48) Projekt- och exploateringsenheten / Tomträtt Tomträttsavtal Papper/digital Närarkiv/ Beräkning ny tomträttsavgäld Papper/digital Ansvarig Ärende 360: Tomträtt fastighetsbeteckning (del av, m fl) Brev om ny avgäld Papper/digital Närarkiv/ Skriftlig acceptans från tomträttshavare Papper/digital Närarkiv/ Undertecknat tillägg tomträttsavtal Papper/digital Närarkiv/ Stämning till domstol Papper/digital Närarkiv/ Datum ska finnas i brevet.

36 34 (48) / läggare Värdering Papper/digital Närarkiv/ Dom från domstol Papper/digital Närarkiv/ Försäljning av anläggningstillgång Förslag till beslut KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Beslut om försäljning KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Uppsägning av hyresgäst Papper/digital Närarkiv/ Förmedlingsuppdrag Papper/digital Hand- Ärende 360: Försäljning anläggningstillgång fastighetsbeteckning (del av, m fl) populärnamn. Försäljning: se Försäljning av fastighet, diariekod Sekretess eventuellt möjligt

37 35 (48) / Besiktning Papper/digital Närarkiv/ Mottagna anbud Papper/digital Närarkiv/ Försäljning av fastighet, marköverlåtelse genom fastighetsreglering (i det fall överlåtelsen ingår i genomförande av detaljplan diarieförs den istället i det ärendet, 08.07) Värdering Papper/digital Närarkiv/ Förslag till beslut KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Beslut om försäljning KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Ärende 360: Försäljning fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn

38 36 (48) / Reservation av tomtköpare villatomt Papper/digital Ansvarig För företag: se markreservation Godkännande av tomtköpare Papper/digital Närarkiv/ Köpekontrakt, original Papper/digital Kassaskåp Avtal och överenskommelse om Papper/digital fastighetsreglering Närarkiv/ Kvitto inbetald handpenning Papper/digital Ansvarig Beslut om bygglov Papper/digital Ansvarig Köpebrev Papper/digital Kassaskåp Kvitto inbetald köpeskilling Papper/digital Ansvarig Original lämnas till köparen, arkivera kopia. Två original skrivs, parterna tar var sitt Ett original skrivs. Originalet lämnas till Lantmäterimyndigheten. Kopia till avtalspart. Original lämnas till köparen, arkivera kopia Lantmäteriförrättning Papper/digital Närarkiv/

39 37 (48) / Krav om årligt vite Papper/digital Närarkiv/ Godkänt slutbesked för huvudbyggnad Papper/digital Närarkiv/ Förvärv av fastighet (i det fall överlåtelsen ingår i genomförande av detaljplan diarieförs den istället i det ärendet, 08.07) Värdering Papper/digital Närarkiv/ Förslag till beslut KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Beslut om köp KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Köpekontrakt Papper Kassaskåp Köpebrev Papper Kassaskåp Ärende 360: Köp fastighetsbeteckning (del av/ m fl) område/populärnamn Två original skrivs, parterna tar var sitt Original

40 38 (48) / Underrättelse om bygglovsansökan Papper/digital Närarkiv/ diariet Yttrande om bygglovsansökan Papper/digital Närarkiv/ diariet Ansökan lagfart Papper/digital Närarkiv/ Lagfartshandling Papper/digital Närarkiv/ Ärende 360: Samhällsplanering (som inte hanteras av PBL) Handlingsplan Papper/digital Närarkiv/ Utredningar/sammanställningar Papper Närarkiv - Inte bara stora utredningar utan även Siffror om Kalmar, PM om bostadsmarknaden, studenters boende, kärnverksamhet mm. Såväl interna rapporter som från andra förvaltningar eller konsulter Ärende 360: Bygglov Bygglov fastighetsbeteckning (del av, m.fl.) G=2 år Registrator skapar ärende i 360, stämplar och scannar underrättelsen och sätter in det i närarkiv G=2 år

41 39 (48) / Underrättelse om beslut om bygglov Papper Ansvarig G=2 år Detaljplan Uppdragsbekräftelse, kopia från annan enhet Papper Ansvarig Detaljplanebeställning/projektdirektiv Papper/digital Närarkiv/ Ärende 360: Detaljplan fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn Från detaljplane Förfrågningsunderlag Papper/digital Närarkiv/ Offert/anbud Papper/digital Närarkiv/ Tilldelningsbeslut Papper/digital Närarkiv/ Uppdragsbekräftelse/avtal Papper/digital Närarkiv/ B=5år B=5år Upphandling av konsult Upphandling av konsult. Sekretess fram tills tilldelningsbeslut. Upphandling av konsult Upphandling av konsult

42 40 (48) / Utredningar Papper/digital Närarkiv/ Avtal med fastighetsägare/exploatör Papper/digital Närarkiv/ Plankostnadsavtal Papper/digital Närarkiv/ Gatukostnadsersättning Papper/digital Närarkiv/ Samrådshandling Papper/digital Närarkiv/ Samrådsyttrande till SBK Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanterings- system Utställningshandling Papper/digital Närarkiv/ Ex arkeologi, kulturmiljö, markmiljö, geo, buller m m Om ej reglering i markanvisning G=5 år Original hos SBK

43 41 (48) / Lagakraftshandling Papper/digital Närarkiv/ Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Papper/digital Närarkiv/ Tomtkö Regler för tomtkön Papper/digital Närarkiv/ Allmän information Papper/digital Närarkiv/ Ansökningar Digital Capitex Grävtillstånd Underrättelse ansökan Papper/digital Närarkiv/ Synpunkter från och kontakt med allmänhet. Ärende 360: Tomtkö dokumentnamn Ej information om nya tomter. Ärende 360: Grävtillstånd ledningstyp adress företag Registrator skapar koppling till tidigare ärende i 360, stämplar och scannar underrättelsen och sätter in det i närarkiv

44 42 (48) / Yttrande om ansökan Papper/digital Närarkiv/ Markanvisningstävling (i det fall tävling ingår i genomförande av detaljplan diarieförs tävlingen istället i det ärendet, 08.07) Tävlingsunderlag Papper/digital Närarkiv/ Tävlingsbidrag Papper/digital Närarkiv/ Utvärdering Papper/digital Närarkiv/ Beslut Papper/digital Närarkiv/ Information till tävlande om beslut Papper/digital Närarkiv/ Handläggare skriver yttrande som e- post och checkar in i 360 samt sätter kopia i närarkiv Ärende 360: Markanvisningstävling fastighet (del av, m fl) område/populärnamn. Förutsättningar för tävlingen tex tävlingsprogram, undersökningar med mera

45 43 (48) / Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Markreservation (i det fall reservationen ingår i genomförande av detaljplan diarieförs den istället i det ärendet, 08.07) Ansökan Papper/digital Närarkiv/ Svar om handläggning Papper/digital Närarkiv/ Svarsbrev Papper/digital Närarkiv/ Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Förslag till politiskt beslut Papper/digital Närarkiv/ / Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Ärende 360: Markreservation fastighet (del av, m fl) område/populärnamn Besked om kommunen vill gå vidare eller avböjer / Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet

46 44 (48) / Politiskt beslut Papper/digital Närarkiv/ Övriga markärenden Gatukostnadsutredning Papper/digital Närarkiv/ Markundersökning Papper/digital Närarkiv/ Ansökan om förrättning Papper/digital Närarkiv/ Beslut om förrättning (akt) Papper/digital Närarkiv/ Genomförande detaljplan Om ej inom detaljplan/genomförande: Ärende 360: Gatukostnadsutredning fastighetsbet. (del av, m fl) område/populärnamn Om ej inom detaljplan/genomförande: Ärende 360: Markundersökning fastighetsbet. (del av, m fl) område/populärnamn Om ej inom detaljplan/genomförande/ försäljning: Ärende 360: Lantmäteriförrättning fastighetsbet. (del av, m.fl.) område/populärnamn Om ej inom detaljplan/genomförande: Inom ärende ovan. Ärende 360: Genomförande detaljplan fastighetsbeteckning (del av, m.fl.) område/populärnamn.

47 45 (48) / Dokument som berör markanvisningstävling Dokument som berör fastighetsrättsliga genomförandet och utbyggnad av allmän platsmark Ansökan om förrättning Papper/digital Närarkiv/ Beslut om förrättning från lantmäteriet (akt) Papper/digital Närarkiv/ Gatukostnadsersättning Papper/digital Närarkiv/ Exploateringsbeställning Papper/digital Närarkiv/ Ritningar, illustrationer med mera Papper/digital Närarkiv/ Skickas till lantmäteriet. Beslut från lantmäteriet. Worddokument

48 46 (48) / Dokument som berör markreservation Tävlingsunderlag Papper/digital Närarkiv/ Tävlingsbidrag Papper/digital Närarkiv/ Utvärdering Papper/digital Närarkiv/ Beslut Papper/digital Närarkiv/ Information till tävlande om beslut Papper/digital Närarkiv/ Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Förutsättningar för tävlingen t.ex. tävlingsprogram, undersökningar med mera B=5 år/ Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Ärende 360: Markreservation fastighet (del av, m fl) område/populärnamn

49 47 (48) / Ansökan Papper/digital Närarkiv/ Svar om handläggning Papper/digital Närarkiv/ Svarsbrev Papper/digital Närarkiv/ Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Förslag till politiskt beslut Papper/digital Närarkiv/ Politiskt beslut Papper/digital Närarkiv/ Miljö förorenad mark Besked om kommunen vill gå vidare eller avböjer / Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Ärende 360: Förorenad mark fastighet (del av, m.fl.) område/populärnamn

50 48 (48) / Kommuniceringsbeslut Papper/digital Närarkiv/ Föreläggande Papper/digital Närarkiv/ Slutrapport Papper/digital Närarkiv/