Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 29 maj 2018 kl. 8:30 Plats KS-salen, stadshuset Enligt uppdrag Anette Mellström Föredragningslista Val av protokollsjusterare 1. Upphandling av bussresor med förare Beslutsnivå: Kommunstyrelsens arbetsutskott Föredragande: Maria Kleveborn, kommunledningskontoret 2. Revidering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan Beslutsnivå: Kommunstyrelsens arbetsutskott 3. Delårsuppföljning och prognos efter april 2018 Beslutsnivå: Kommunstyrelsen Föredragande: Jonas Agerhed, kommunledningskontoret 4. Kommunstyrelsens ekonomi- och verksamhetsuppföljning efter april 2018 Beslutsnivå: Kommunstyrelsen Föredragande: Vanja Lukic, kommunledningskontoret 5. Utredning av servicepunkter Beslutsnivå: Kommunstyrelsen 6. Begäran om extra medel till enskilda vägar 2018 Beslutsnivå: Kommunfullmäktige

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 7. Process för inköp och upphandling Beslutsnivå: Kommunstyrelsen 8. Återrapportering av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut 2015 och 2016 Beslutsnivå: Kommunfullmäktige 9. Motion från Jonas Lövgren (M): Öka valdeltagandet med en valbuss Beslutsnivå: Kommunfullmäktige 10. Motion från Per Dahl (M): Hur kan vi förtroendevalda styra bättre? Beslutsnivå: Kommunfullmäktige 11. Godkännande av bildande av Kommunförbundet Kalmar län Beslutsnivå: Kommunfullmäktige

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johanna Vasilevski KS 2018/ Kommunstyrelsens arbetsutskott Upphandling av bussresor med förare Förslag till beslut Förslag till beslut lämnas på sammanträdet på grund av upphandlingssekretess. Bakgrund Upphandlingen omfattar hyra av buss med förare, att hämta och lämna inom Kalmar kommun. Det kan vara bussresor i samband med friluftsdagar, skolresor, utflykter, personalresor och studiebesök. Upphandlingen omfattar inte resor utanför Kalmar kommun, resor där bussen är disponibel en längre tid och skolskjuts. Upphandlingen omfattar alla förvaltningar i Kalmar kommun och Kalmarsunds gymnasieförbund. I upphandlingsdokumentet anges ett antal ska krav som ska uppfyllas för att anbudet ska vara kvalificerat: Kvalificeringsfasen, prövning av leverantören: Ekonomisk kapacitet Krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet- referens på tidigare utfört uppdrag. Särskilda kontraktsvillkor som är ställda i upphandlingen: Arbetsrättsliga villkor Kvalitetsledningssystem Miljöledningsarbete Miljökrav från upphandlingsmyndigheten, krav på fordon, drivmedel och tvätthall mm. Prövning av anbud Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax anette.mellstrom@kalmar.se

4 KS 2018/ (2) Utvärdering har skett av de anbud som uppfyller ställda krav och som har lämnats av leverantörer som kvalificerats till utvärderingen. Beställaren kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, baserat på pris. Totala anbudssumman på 3 delområden kommer att utvärderas. Avtalstiden är från och med till och med Därefter har beställaren en ensidig möjlighet att begära förlängning av avtalet med år. Maria Kleveborn upphandlingschef

5 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magdalena Salomonsson KS 2018/0526 Kommunarkivarie Kommunstyrelsens arbetsutskott Revidering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott antar kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan och förslag på gallringsfrister. Bakgrund Uppdatering av kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan sker årligen i samarbete med enheterna De enheter som inkommit med önskemål om förändringar i dokumenthanteringsplanen är: Arbete- och välfärdsenheten Arbetsmiljöenheten Kansli- och omvärdsenheten Kommunikationsenheten Personalenheten Arbetsmiljöenheten Handlingstyp Tidigare Bevaras/gallras Arbetsprofilbedömning Kick Profildata Tas bort, görs inte längre Hälsoprofilbedömning Kick Profildata Tas bort, görs inte längre Klimatprofilbedömning Kick Profildata Tas bort, görs inte längre Ledarprofilbedömning Kick Profildata Tas bort, görs inte längre Arbetsskadeanmälningar Till kommunarkivet årsvis Inkomna pappershandlingar T o m 2017, därefter i personalakt Träningskontrakt G=1 år G=1 år efter avslutad träning Kansli- och omvärdsenheten Handlingstyp Tidigare Bevaras/gallras Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax magdalena.salomonsson@kalmar.se

6 KS 2018/ (2) Postlista G=2 år B Ansökan extern utbild- Pärm hos chef Borttagen använd ej ning Kommunikationsenheten Handlingstyp Tidigare Bevaras/gallras Pressmeddelanden, Inte specificerat GIA inbjudningar Ärendehantering Streamflow Artwise Pressmeddelanden B=5 år Tas bort nationella evenemang Vänorter, Entebbe Tas bort Vid uppdatering av dokumenthanteringsplanen tillkommer alltid bevarandevärda handlingar och andra ändringar pga. förändrade arbetssätt eller organisationsförändringar. Därför är det av stor vikt att arkivansvariga, arkivredogörare och ansvariga handläggare använder sig av dokumenthanteringsplanen vid arkivering och gallring av myndighetens allmänna handlingar. Magdalena Salomonsson Kommunarkivarie Bilaga Kommunledningskontorets dokumenthanteringsplan

7 KOMMUNLEDNINGSKONTORETS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsens arbetsutskott Magdalena Salomonsson (48) Kommunledningskontorets Dokumenthanteringsplan Läsanvisning Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad arkivredovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar. För kommungemensamma handlingstyper se den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen i verksamhetshandboken. Uppdatering sker en gång per år vid årsskiftet. Förslag till förändringar skickas in till kommunarkivet löpande under året från kommunledningskontorets enheter. Kommunstyrelsen beslutade att förvaltningarna får gallra diarieförda pappershandlingar efter skanning till dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360. Från gallring undantas handlingar där underskrift krävs pga. krav i lagstiftningen, omfattande handlingar och om handlingens format inte lämpar sig för skanning. Då det ser olika ut på förvaltningarna vilka handlingstyper som diarieförs så kan det i förekomma att det står papper/digitalt vilket betyder att antingen finns den i pappersform eller digitalt eller både och då det i vissa fall diarieförs men att pappershandlingen skickas till en annan förvaltning för förvaring och arkivering. För mer information se dokumentet Gallring av diarieförda pappershandlingar efter skanning till dokumentoch ärendehanteringssystemet Public 360 i vår gemensamma verksamhetshandbok. Diariekod/strukturenhet anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges. Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll. Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt. Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats ( lilla arkivet ), verksamhetssystem eller mapp på gemensam. Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer handlingarna som ska till kommunarkivet. Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en 10-årig gallringsfrist får gallras först år GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov. Gallringsfristen gäller oavsett om handlingen är på papper eller digital. I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering

8 2 (48) Innehållsförteckning Kommunledningskontorets Dokumenthanteringsplan... 1 Läsanvisning... 1 Innehållsförteckning... 2 Arbete- och välfärdsenheten... 6 Arbetsmarknad/Falkenbergshuset... 6 Flykting & Integration... 6 Protokoll... 6 Allmän administration... 6 Flyktingmottagande... 8 Arbetsmiljöenheten... 9 Journal - företag... 9 Journal - patient... 9 Journal - tidbok Övrigt Brandkåren Rapporter m.m Ekonomienheten Protokoll Kvalitetsarbete Bokslutshandlingar Koncernbokslutshandling Övrigt Deklarationer... 15

9 3 (48) Planering och uppföljning Fonder Ekonomi- och lönecenter Ekonomihandlingar Fakturering/kundreskontra Löneadministration Statistik Kansli- och omvärldsenheten Avtal Ekonomi Förteckningar Protokoll Styrdokument Kvalitetsarbete Övrigt Kommunens revisorer Arbetsmiljöenheten... Fel! Bokmärket är inte definierat. Journal - företag... Fel! Bokmärket är inte definierat. Journal - patient... Fel! Bokmärket är inte definierat. Journal - tidbok... Fel! Bokmärket är inte definierat. Protokoll... Fel! Bokmärket är inte definierat. Övrigt... Fel! Bokmärket är inte definierat. Kommunikationsenheten Kommunikation Kontaktcenter... 24

10 4 (48) Nationella evenemang Sveriges Nationaldag Vänorter Gdansk, Polen och Wismar, Tyskland Wilmington, USA Internationella evenemang Hansedagarna Kontorsledning Protokoll Näringslivsenheten Samverkan externa aktörer Event och sammankomster Kommunikation Hemsändningsbidrag Övrigt Personalenheten Protokoll Utbildning Övrigt Personal Personalakter Projekt- och exploateringsenheten Tomträtt Försäljning av anläggningstillgång Försäljning av fastighet, marköverlåtelse genom fastighetsreglering... 35

11 5 (48) Förvärv av fastighet Samhällsplanering Bygglov Detaljplan Tomtkö Grävtillstånd Markanvisningstävling Markreservation Övriga markärenden Genomförande detaljplan Dokument som berör fastighetsrättsliga genomförandet och utbyggnad av allmän platsmark Dokument som berör markanvisningstävling Dokument som berör markreservation Miljö förorenad mark... 47

12 6 (48) Arbete- och välfärdsenheten Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Arbetsmarknad/Falkenbergshuset PPP (pröva på praktik för gymnasieelever) sammanställning PPP övriga handlingar, underlag, svar på enkät mm. Anvisningsbeslut (arbetsmarknadspolitiskt program) Papper/digital Papper/digital Papper/digital Platschef/ G: Platschef/ G: Platschef/ G: Kronolo gisk Kronolo gisk Kronologisk/ Alfabetisk B=5 år GIA G=3 år Flykting & Integration Protokoll Protokoll från möten med frivilligorganisationer m.fl. som deltar i mottagande av flyktingar Papper Chef-lilla arkivet Integrationsrådets protokoll Papper Chef-lilla arkivet Referensgruppens protokoll Papper Chef-lilla arkivet B=5 år *Mentor till mentor *Integrationsråd B=5 år B=5 år *LÖK *SFI utveckling; styr & arbetsgrupp Allmän administration Utvärdering av flyktingverksamheten Papper/Digital Chef-lilla arkivet Kronologisk Kronologisk Kronologisk Kronologisk B=5 år *Statistik *Revision

13 7 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Register över flyktingar Papper/Digital Chef-lilla arkivet Avtal om mottagande av flyktingar Papper Chef-lilla arkivet Avtal mellan kommunen och Papper Chef-lilla frivilligorganisationer arkivet Projekt Papper Chef-lilla arkivet Klippärm Papper Chef-lilla arkivet Tolkrekvisitioner Papper Adm. Krono- Mottagningsbevis Papper Adm. Krono- Underlag för återsökningar-kopior Papper Chef-lilla arkivet Utbetalningslistor-original Migrationsverket Papper Chef-lilla arkivet Statsbidragsansökningar Papper/Digital Chef-lilla arkivet Underlag till statsbidragsansökningar Papper/Digital Chef-lilla arkivet Utbetalningslistor över statsbidrag Papper/Digital Chef-lilla arkivet Lägenhetskontrakt-original Papper/Digitalt Chef-lilla arkivet Anmärkning - B=5 år Mottagningsblanketter/Procapita - GIA Gallras vid in aktualitet - B=5 år *Röda korset *Bilda Kronologisk B=5 år Kronologisk B *Eget info *Material *Broschyrer B=5år logisk B=5år logisk Kronologisk G=10 år Kronologisk G=10 år Kronologisk B=5 Kronologisk B=5 Krono- B=5 logisk Alfabetisk B=5 Efter kontraktstidens utgång under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår

14 8 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Register över andrahandsbostäder Digitalt Chef/Adm. Alfabetisk Uppsägning av lägenhetskontrakt-original Papper Lilla arkivet Kronologisk Varningsbrev och uppsägningar Papper Lilla arkivet Kronologisk Besiktningsprotokoll, foton, film Papper/Digital Lilla arkivet Alfabetisk Överklaganden med bilagor ang. Lgh Papper Lilla arkivet Alfabetisk GIA Anmärkning Ajourhålles G=2 år Efter kontraktstidens utgång G=2 år Efter att ärendet avslutats G=2 år Efter att ärendet avslutats G=2år Efter att ärendet avslutats Flyktingmottagande Dossié - Etableringsplan; AF - Praktikplatsformulär; AF, SFI - Korrespondens Papper Ansvarig handläggare Beslut i enskilt ärende Digital Ansvarig handläggare Dossié/ärenden- Procapita 2 Digital Procapitaansvarig Ärendekorrespondens Papper/digital Ansvarig handläggare Pnr G=se anmärkning Pnr B Procaita Pnr Pnr G=5 år efter sista anteckning G=se anmärkning Gallras 6 månader efter avslutat ärende. Gallring sker vid årsskiftet det 6:e året. Gallras 6 månader efter avslutat ärende.

15 9 (48) Arbetsmiljöenheten Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Dokument, sammanställning, mätprotokoll, ergonomirond Digital Alfabetisk B Pappershandlingar som skannas kan efter kontroll gallras vid inaktualitet. Kronologisk B Original till beställaren. Pappershandlingar som skannas kan efter kontroll gallras vid inaktualitet. - GIA Pappershandlingar som skannas kan efter kontroll gallras vid inaktualitet. Journalsystem Uppdragsbekräftelse Digital Journalsystem Journal - företag Avtal anslutna bolag Digital Journalsystem Journal - patient Audiogram Brev och intyg Journalanteckning Journalkopior annan vårdinrättning Provsvar Remissvar från sjukvårdsinrättning Sjukintyg Vaccinationsjournal Digital Journalsystem Pnr B Fr.o.m skannas pappershandlingar in i journalsystemet och får efter kontroll gallras vid inaktualitet.

16 10 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Arbetsskador, kopior t.o.m Audiogram Brev och intyg EKG Journalanteckning t.o.m Journalkopior annan vårdinrättning Provsvar Remissvar från sjukvårdsinrättningar Sjukintyg Synjournal t.o.m Vaccinationsjournal Anmärkning Papper Arkivskåp Pnr B Inkomna pappershandlingar T.o.m Därefter i personalakt Sekretess Journal - tidbok Tidbokningssystem Digital Journalsystem Kronologisk Övrigt Kalibreringsprotokoll Papper Laboratoriet Träningskontrakt Papper Sjukgymnast Kronologisk Alfabetisk B GIA G=1 år Gallras ett år efter avslutad träning.

17 11 (48) Brandkåren Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Rapporter m.m. Insatsrapporter - Styrkeledar - G=5 år -exp. Utryckningsstatistik (Pb) - Kansli - B=5 år Tillsynsrapporter Pärm Förebygga Kronologisk B=5 år nde-arkivet Stationsrapporter (SOS Alarm AB) Pärm Kansli Kronologisk G=2 år Riskinventering, riskanalys, utredningar Pärm Kassaskåp Kronologisk B=5 år Polisanmälan-protokoll/tillsyn Pärm Fbbibliotelogisk Krono- G=5 år Tillstånd brandfarliga varor Mapp - Kronologisk GIA Tillsyn brandfarlig vara - Kansli Kronologisk B=5 år Journalblad över farligt avfall Pärm Brandkåren G=2 år Övningsjournal Pärm/data Övnings- GIA Enheten Förebyggandearkivet (objekt) - Brandskyddsenheten Fastig- GIA hetsbe- teckning - GIA Testprotokoll-andningsskydd, kem- Pärm/data Rökoch dykdräkter verkstaden Testprotokoll-fys Pärm Brandkåren - GIA Sekretess

18 12 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Uppdragsbeskrivning för kommunens skyddsjägare Uppdragsbeskrivning för medlem i kommunalt jaktlag Anmärkning Pärm - - G Gallras efter kontrakttidens slut Pärm - - G Gallras efter kontrakttidens slut

19 13 (48) Ekonomienheten Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Protokoll Kvalitets- och miljönätverkets mötesanteckningar Digital Kvalitetsoch miljösamordnaren/g: Kronologisk G=10 år Kvalitetsarbete Ansökan, lägesrapport, redovisning ännu bättre och social hållbarhet Kemikalielista, sammanställning förvaltningarnas Digital Digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Kvalitetsoch miljösamordnare n/g: Diariekod B - B=5 år Bokslutshandlingar Värdehandlingsförteckningar B=5 år Sista inlämningsår till kommunarkivet Revisionsbilagor Papper Arkivskåp B=5 år Årsjournaler B=5 år Sista inlämningsår till kommunarkivet Handlingar rörande kommunens pensionsskulder Papper/digital Tjänsterum /databas B=5 år Beräkning av pensionsskuld, underlag till pensionsberäkningar. Bifogas som specifikation till bokslut. Budgetavräkningar B=5 år Sista inlämningsår till kommunarkivet

20 14 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Tilläggsbudget Papper/digital Diariet Diariekod B=5 år Huvudböcker med bilagor Digital Ekonomisystem - B Fr.o.m Kontoplan med kodförteckning Digital Ekonomisystem - B Årsredovisning Papper/digital Ärendehanteringssystem Diariekod B=5 år Underlag till årsredovisning Se anmärkning Delårsbokslut/Budgetuppföljning Papper/digital Ärende- Diarie- B=5 år hanterings- kod system Kan gallras efter avstämning eller när det inte längre behövs. Koncernbokslutshandling Förvärvsanalyser Papper Arkivskåp - B=5 år Koncernårsredovisningar Papper/Digitalt Arkivskåp - B=5 år Underlag till framställd koncernredovisning Papper Arkivskåp - B=5 år Sammanställningar balansräkningar/ B=5 år Sista inlämningsår till kommunarkivet resultaträkning och finansieringsanalys Sammanställningar interna fordringar och B=5 år Sista inlämningsår till kommunarkivet skulder Sammanställningar interna intäkter och B=5 år Sista inlämningsår till kommunarkivet kostnader Sammanställningar aktier/andelar i dotterföretag B=5 år Sista inlämningsår till kommunarkivet

21 15 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Övrigt Akter, borgen/säkerheter Papper Närarkiv - G=10 år Gallras 10 år efter borgensåtagandets upphörande, kan innehålla ansökan, borgensförbindelse, beslut, pantbrev. OBS pantbrev återsändes. Kvitto på återsänt pantbrev/inteckning bevaras. Kvittens på återsänt pantbrev/inteckning Papper Närarkiv - B=5 år När pantbrev återsänts ska kvittens på återsänt/inteckning bevaras. Lånehandlingar, upptagna och utlämnade lån Förvaltningsberättelse, stiftelser och donationer Kapitalkostnadslistor Papper/digital Arkivskåp/ Ekonomisystem Papper Tjänsterum - G=10 år Efter att lånet är slutbetalt. Akten kan innehålla pantbrev. Kvitto på återsänt pantbrev bevaras B=5 år Sista inlämningsår till kommunarkivet - G=10 år Kommunens pantbrev för egna fastigheter (obelånade pantbrev) Papper Närarkiv - B Kvittenser, listor över utlämnade kvittensblock Papper Tjänsterum - G=2 år Kvitto, återlämnade värdehandlingar Papper Närarkiv - G=10 år Anläggningsregister, fastigheter, inventarier Digital Databas - B=10 år Årsvisa sammanställningar bevaras. Deklarationer Momsredovisning med underlag Papper Arkivskåp - G=10 år Allmänna deklarationer Papper Tjänsterum - G=10 år

22 16 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Planering och uppföljning Förvaltningarnas budgetförslag Digitalt Ärendehanteringssystem - G=10 år (bevaras på respektive förvaltning) Detaljspecifikationer m.m. Papper Tjänsterum - G=3 år Budget och ekonomisk planering Papper/digital Diariet Diariekod B=5 år Dokument budgetunderlag Papper/digital Tjänsterum - B=5 år Fonder Urkunder Papper Närarkiv - B Ansökningar Papper Tjänsterum - B=5 år /Närarkiv Donationskommitténs protokoll Papper Närarkiv - B=5 år Deklarationer Papper Tjänsterum /Närarkiv - G=10 år Kommunens och stiftelsers. Ekonomi- och lönecenter Ekonomihandlingar Dagrapporter/dagjournaler Papper Arkivskåp - G=10 år Kassaposter inbetalningar Papper Arkivskåp - G=10 år Kassaposter utbetalningar - Lilla arkivet - G=10 år Sista utgallringsår Plusgirolistor Digital Nordea - G=10 år Kontoutdrag Digital Nordea - G=10 år Bankgirolistor - Arkivskåp - G=10 år Sista utgallringsår Bankgirolistor autogiro - Arkivskåp - G=10 år

23 17 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Autogiroanmälan medgivande Papper Arkivskåp - G=2 år Efter upphörande. Autogiro div listor Bankgirocentralen Papper Arkivskåp - G=10 år Autogiro, makulering eller ändring av autogirobetalare Papper/digital - - G=2 år Efter upphörande. Då ett autogiro ska avslutas, makuleras eller ett betalningsuppdrag ska makuleras. Anmälan e-faktura Papper Arkivskåp - G=2 år Efter upphörande. Rättade fellistor - Arkivskåp - G=10 år Sista utgallringsår Momsredovisningar G=10 år Sista utgallringsår Fakturering/kundreskontra Bokförda betalningsuppdrag Papper Arkivskåp - G=10 år Bokförings- och ekonomifiler, löner Digital Ekonomi- - G=2 år system Bokföringsjournaler Papper Arkivskåp - G=10 år Debiteringssystem Digital Didi (debiterings system) - G=10 år Gäller debiteringssystem för bland annat äldreomsorg, vatten- och avlopp och förskola. Fakturajournal Digital Filserver - G=10 år PDF-filer Makulerade fakturor Papper Tjänsterum - G=10 år Devis/X Dubbelbetalade fakturor Papper Tjänsterum - G=10 år Devis/X Avstämningsuppgifter, reskontra/redovisning Se anmärkning Listor över optiska inbetalningar Digital Databas - G=10 år OCR-lästa Betalningsförelägganden Papper/Digital Tjänsterum - G=5 år Efter avslutad fordran. /Visma Inkassoärenden Papper/Digital Tjänsterum - G=10 år Efter att ärendet avslutas. /Visma Kan gallras efter avstämning eller när de inte längre behövs.

24 18 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Betalda och återkallade kronofogden Papper/Digital Tjänsterum /Visma - G=10 år Avskrivna ej sända till efterbevakning - Tjänsterum - G=10 år Sista utgallringsår Slutredovisningar, inkassoföretag Papper Tjänsterum - G=10 år Underlag för registrering eller ändring av kunder G=2 år Löneadministration Arvodesblanketter för politiker Papper - - G=2 år Efter mandatperioden. Avisering till Försäkringskassan Digital G: Kronologisk GIA Beslut och redovisning - utmätning - - Pnr G=2 år Bilersättningsavtal Papper Personalchef - GIA Efter giltighetstidens utgång Friskvårdsbidrag - blankett med Papper - - G=2 år originalkvitton Underlag för bankutbetalningar G=10 år Fr.o.m Företagstabell GIA Ajourhålls. Fr.o.m.1999 Individuella valet, fakturaspecifikation G=10 år Fr.o.m.1998 Konteringsregister GIA Kontrollistor Digital Personalsystem - GIA Kontrolluppgifter Digital Personalsystem - G=6 år Listor på retroaktiv lön - - Db-kod /Förvaltning G=2 år Db-kod = Distributionskod.

25 19 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Lönelistor Digital Personalsystem - B Lönelistor, familjehem Digital Personalsystem - B Sekretess Löneskuld - - Db-kod GIA Ajourhålles /Förvaltning Matriklar över personer som inte hade en öppen anställning i Respons Digital CD-skiva - B Finns även på mikrokort i kommunarkivet Procentfördelningslistor - - Db-kod GIA /Förvaltning Redovisningslistor för kommunägda bolag månad Överlämnas till resp. bolag efter varje månad Skattejämkningsbesked - Kontorsrum Pnr G=6 år Underlag ny lön - Kontorsrum - G=2 år Underlag till uppbördsdeklaration - Kontorsrum Pnr G=10 år Fr.o.m Utanordning/överenskommelse G=6 år uppdragstagare utan F-skattesedel Årliga sammanställningar över B=5 år utbetalda pensioner Övertidsjournaler, månad 1-11 Digital Personalsystem Db-kod /Förvaltning B

26 20 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Övertidsjournaler, sista för året Digital Personalsystem Statistik Konjunkturstatistik löner och sysselsättning för primärkommunal sektor - SCB Papper/digital Db-kod /Förvaltning Kontorsrum/L: katalogen B - G=2 år Novemberstatistik - SKL Digital L: katalogen - G=2 år Anmärkning Kansli- och omvärldsenheten Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Avtal Avtal som inte är ärendebundna t.ex. systemavtal Papper/digital Lilla arkivet/ Ärendehanteringssystem Diariekod B=5 Från 2013 årsvis.

27 21 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Avtal av rutinmässig karaktär, t.ex. avtal för kopiatorer och dylikt och städavtal, serviceavtal Papper/digital Lilla arkivet/ Ärendehanteringssystem Diariekod GIA Anmärkning Efter upphörande. Registreras from 2014 i Public. Ekonomi Portföljrapport Kalmar läns pensionskapitalförvaltning Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod G=2 år Rapport juni och december bevaras övriga gallras. Förtroendevaldas uppdrag m.m. fr.o.m Digital Troman lokal databas Förteckningar Diariekodplan Digital Public B Gäller för Public 360 användare. Bifogas årligen diarieförda handlingar. Arkivförteckningar Papper/digital Kommunarkivet/ Arkivförtecknings- _ B system Förtroendevaldas samtycke, Internet Pärm Troman ansvarig Alfabetisk Postlista Digital G: - B G=4 år Gallras efter varje mandatperiod - B=8 år Efter varje mandatperiod uttag på papper samtliga uppdrag och avsägelser.

28 22 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Värdehandlingsliggare Papper Vaktmästeri Kronologisk Anmärkning G= 10 år Efter sista anteckning. Protokoll Kommunfullmäktige inkl. voteringslistor Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Kommunfullmäktiges inspelade möten - ljud/bild Kommunfullmäktiges valberedning Papper Närarkiv/ Kronologisk Digital G: Kronologisk Kronologisk Papper Donationsstiftelser Papper Närarkiv Kronologisk Styrelseprotokoll för vuxenutbildningen i Kalmar-Mörbylånga-Torsås Papper Närarkiv Kronologisk Protokoll från rådgivande organ Papper Närarkiv Kronologisk Justeringsanslag Digitalt G: Kronologisk Styrdokument Styrande dokument (reglementen m.fl.) Digital Public360 Diariekod B=5 år Binds in med innehållsförteckning. B B=5 år Bevara originalfilen B=5 år Handläggs av socialförvaltningen original skickas till kansli- och omvärldsenheten inför beslut i kommunfullmäktige. B=5 år Original arkiveras av kansli- och omvärldsenheten. B=5 år B B Kvalitetsarbete

29 23 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Arkivtillsyn - frågeformulär Papper/digital G:/Kommunarkivet Rapport vid tillsyn enligt arkivlagen Digital G:/Kommunarkivet Tillsynsplan och rapport om genomförda Digital Ärende- tillsynsbesök hanterings- system Fövaltning Fövaltning Diariekod GIA B=5 år B Anmärkning Leveranskvitton för leveranser till kommunarkivet Papper/digital Övrigt Kalmarsalen, godkännande av fridagar - Kanslisekreterare Kommunarkivet/G: Kronologisk Förvaltningsvis G=2 år G=5 år Pappershandlingen får gallras efter kontroll vid skanning. Kommunens revisorer In- och utgående skrivelser Papper Närarkiv Kronologisk Postlista Papper Närarkiv Kronologisk B=5 år B=5 år

30 24 (48) Kommunikationsenheten Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Kommunikation Annonsmanus och korrektur Pressmeddelanden, inbjudningar Personaltidningen Digital Digital Papper Gemensam server Webbaserat system Ansvarig handläggare Samtycke fotografier på Internet Papper Närarkiv 1 år G=2 år - GIA B=5 år 1 ex bevaras GIA Ligger i webbaserade systemet MyNewsdesk Kontaktcenter Ärendehantering Digital Webbaserat system Ärendestatistik per förvaltning, ärendetyp och valda delar med bl.a. sociala medier Nationella evenemang Papper/digital Ansvarig handläggare Kronologisk Alfabetisk Ärendenummer Kronologisk GIA Artvise B=5 år Excel sparas digitalt Sveriges Nationaldag Årliga program Papper/digital Ansvarig handläggare Kronologisk B=5 år Vänorter

31 25 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Diverse evenemang Papper/digital Ansvarig handläggare Kronologisk B=5 år Anmärkning Arborg Island, Arendal Norge, Kaliningrad Ryssland, Panevezys Lituaen, Savonlinna Finland, Gdansk Polen och Wismar Tyskland Gdansk, Polen och Wismar, Tyskland Årliga program Deltagarförteckningar Papper/digital Papper/digital Ansvarig handläggare Ansvarig handläggare Kronologisk Kronologisk B=5 år Luciafirande i Gdansk och Schwedenfest i Wismar B=5 år Wilmington, USA Diverse evenemang Resestipendium ansökningar, program och slutrapport Papper/digital Papper/digital Ansvarig handläggare Ansvarig handläggare/ Ärendehanteringssystem Kronologisk Diariekod B=5 år B=5 Internationella evenemang Hansedagarna Årliga program Deltagarförteckningar Papper/digital Papper/digital Papper/digital Ansvarig handläggare Ansvarig handläggare Ansvarig handläggare Kronologisk Kronologisk Kronologisk B=5 år B=5 år B=5 år

32 26 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Diverse evenemang Papper/digital Ansvarig handläggare Kronologisk B=5 år Anmärkning Kontorsledning Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Protokoll Plan- och investeringsberedningens mötesanteckningar SAV Samordning Arbete och Välfärd mötesanteckningar Papper Digital Handläggare Handläggare Kronologisk Kronologisk B=5 år G=5 år

33 27 (48) Näringslivsenheten Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Samverkan externa aktörer Minnesanteckningar Digital/papper Ansvarig handläggare Event och sammankomster Inbjudan Digital/papper Närarkiv/ G: Avtal Digital/papper Ansvarig Diariekod handläggare Avsiktsförklaringar Digital/papper Ansvarig Diariekod/ handläggare Alfabetisk Handlingar av vikt för samverkan Digital/papper Ansvarig Diariekod/ handläggare Kronologisk Kronologisk Event/ Kronologisk Lista inbjudna Digital G: Event/ Kronologisk B=5 år B=5 år B=5 år G=2 år B G=3 år Anmärkning LNU, Kalmarsundsregionen, Linnéstudenterna, Nia-nätverket, Fairtrade city, Kalmar City, Kalmar Science Park, Dessie Friska steg, Kalmar Co, Guldfesten, Topp 100, Guldkontakt, Franchisetorget, Inflyttarträffar, Mitt Företag, Näringslivsrådet

34 28 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Deltagarlistor Digital Närarkiv/ G: Enkäter och sammanställningar Digital/papper Närarkiv/ G: Minnesanteckningar Digital/papper Närarkiv/ G: Redovisning från projektledarna Digital/papper Närarkiv/ G: Event/ Kronologisk Event/ Kronologisk Event/ Kronologisk Event/ Kronologisk Tidningsartiklar, annonser urklipp Papper Närarkiv Event/ Kronologisk G=3 år B=5 år/gia B B B Anmärkning Enkäter kan gallras efter inaktualitet efter sammanställning gjorts som bevaras tex budget Kommunikation Annonsmanus och korrektur Digital G: Event G=2 år Kampanjer i sociala medier - skärmdump Digital/papper G:/ansvarig Kronologisk handläggare B=5 år Betalda egenproducerade kampanjer, ej statusuppdateringar av obetydlig karaktär Nyhetsbrev från Näringslivsenheten Digital/papper G:/ansvarig Kronologisk B=5 år Ett ex bevaras handläggare Nyhetsbrev från Kalmarsundsregionen Digital/papper G:/ansvarig Kronologisk handläggare Ett ex bevaras Samtycke fotografier på internet Papper Ansvarig Kronologisk GIA handläggare Filmer Digital G: Kronologisk B

35 29 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning B=5 år t ex broschyrer Ett ex bevaras GIA Hemsändningsbidrag Ansökan statsbidrag Digital/papper Närarkiv/ Ansvarig handläggare Beslut statsbidrag Digital/papper Närarkiv/ Ansvarig handläggare Avtal med handlare Digital/papper Närarkiv/ Ansvarig handläggare Egenproducerat informationsmaterial Digital/papper Ansvarig Kronologisk handläggare Samtycke fotografier på internet Papper Ansvarig Kronologisk handläggare Diariekod Diariekod Diariekod B=5 år B=5 år B=5 år Övrigt Mätningar Digital/papper G:/ansvarig Kronologisk handläggare Företagslistor Digital G: Kronologisk B GIA t ex Insikt, Näringslivsfakta, Svenskt Näringsliv företagsklimat t ex listor på begäran av andra aktörer, inbjudningslistor till möten

36 30 (48) Personalenheten Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning handläggare Intyg om hindersprövning Papper Ansvarig handläggare Protokoll Personalutskottets protokoll Papper/digital Förhandlingschef Lokala översynsförhandlingar Papper/digital Förhandlingschef Förhandlingar med fackliga Papper/digital Förhandlingschef organisationer Intyg om vigsel Papper Ansvarig handläggare Vigselprotokoll Papper Ansvarig Kronologisk Kronologisk Kronologisk Kronologisk Kronologisk Kronologisk B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år B=5 år Utbildning Utbildningskatalog Digital Handläggare/ Kursadministrationssystem Deltagarlistor Digital Handläggare/ Kursadministrationssystem Kronologisk Kronologisk B B Via Competence

37 31 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Studiematerial - Handläggare Statistik över genomförd utbildning Digital Handläggare/ Kursadministrationssystem Kronologisk Kronologisk B=5 år B Anmärkning Övrigt Förteckning över fackliga företrädare Digital Förhandlingschef Föreningsvis GIA GIA Personal Avslutningssamtal vid egen uppsägning av tjänst-mall Digital Bilersättningsavtal Papper Personalchef Personalchef/enkätsystem - GIA Personalöversikt Digital Public 360 Kronolo B Ligger i Public 360 fr o m 2013 gisk Rehabiliteringsutredningar Digital Rehabiliteringssystem Pnr B=5 år Ligger i Adato Personalakter Papper Närarkiv Pnr B Vid uppnådd pensionsålder till kommunarkivet. Innehåll se sid 34

38 32 (48) Personalakter Ansökningshandlingar med betygskopior och meritförteckning. Anställningsinformation/beslut (sida 1) (månadsanställda). Anställningsinformation/bilaga Vikariatsförordnande (som beslutas på delegation). Hälsodeklaration avseende tuberkulos. Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg. Arbetsskadeärenden (anmälan, läkarintyg, utredning, ansökan och beslut om ersättning) beslut om månadsersättning från AFA (Kopia på anmälan till Arbetsmiljöenheten). Delägarbevis i Kalmar stads pensionskassa. Inregistreringsanmälan till Sveriges Kommunalanställdas Pensionskassa. Tjänstematriklar, såväl det sista för anställningen som fullskrivna. Matrikel/personkort: nyanmälan, avslutning. Inregistreringsanmälan till Kommunsektorns Pensions AB. Beslut om pensionsförmån. Uträkning av "kvalifikationsperiod" respektive pensionsberättigad anställning. Avslut av anställning - egen uppsägning, pension, personliga skäl eller uppsägning pga. arbetsbrist med avtal om avgångsvederlag/ersättning om sådan gjorts. Beslut om anställningens upphörande hel sjukersättning och Försäkringskassans beslut. Beslut om omreglering av anställning och Försäkringskassans beslut (på grund av sjukersättning). Betyg över anställningen. Vid dödsfall - arbetsgivarintyg, anmälan om avlidna arbetstagare försäkran, dödsfallsintyg med släktutredning och bouppteckningsintyg från Kommunernas Försäkrings AB. Disciplinärenden (beslut, dokumentation, underlag och protokoll från överläggningar m.m. med misskötsamhetsärende om underlag för disciplinärende). Omplaceringsärenden (beslut och utredning). Diskriminering eller kränkande särbehandling (dokumentation och utredning) om ärendet rör enskild. Riskbedömning och handlingsplan om ärendet rör enskild. Lex Sarah och Lex Maria kopia på beslut med notering om diariekod och diarienummer om ärendet rör enskild. Upphävande av sekretess skriftlig fullmakt.

39 33 (48) Projekt- och exploateringsenheten Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Tomträtt Tomträttsavtal Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Beräkning ny tomträttsavgäld Papper/digital Ansvarig handläggare Diariekod Kronologisk B=5 år GIA Anmärkning Ärende 360: Tomträtt fastighetsbeteckning (del av, m fl) Diariekod Diariekod Brev om ny avgäld Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Skriftlig acceptans från tomträttshavare Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Undertecknat tillägg tomträttsavtal Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Stämning till domstol Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod GIA B=5 år B=5 år GIA Datum ska finnas i brevet.

40 34 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) läggare Värdering Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Dom från domstol Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Försäljning av anläggningstillgång Diariekod Diariekod Diariekod Förslag till beslut KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Beslut om försäljning KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Uppsägning av hyresgäst Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Förmedlingsuppdrag Papper/digital Hand- Diariekod Kronologisk Diariekod B=5 år GIA B=5 år B=5 år GIA Anmärkning Ärende 360: Försäljning anläggningstillgång fastighetsbeteckning (del av, m fl) populärnamn. Försäljning: se Försäljning av fastighet, diariekod B=5 år Sekretess eventuellt möjligt

41 35 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Besiktning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Mottagna anbud Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod Diariekod Försäljning av fastighet, marköverlåtelse genom fastighetsreglering (i det fall överlåtelsen ingår i genomförande av detaljplan diarieförs den istället i det ärendet, 08.07) Värdering Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Förslag till beslut KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Beslut om försäljning KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod B=5 år B=5 år B=5 år GIA B=5 år Anmärkning Ärende 360: Försäljning fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn

42 36 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Reservation av tomtköpare villatomt Papper/digital Ansvarig handläggare Kronologisk Anmärkning GIA För företag: se markreservation Godkännande av tomtköpare Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Köpekontrakt, original Papper/digital Kassaskåp Kronologisk Avtal och överenskommelse om Papper/digital Diariekod fastighetsreglering Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Kvitto inbetald handpenning Papper/digital Ansvarig Kronologisk handläggare Beslut om bygglov Papper/digital Ansvarig Kronologisk handläggare Köpebrev Papper/digital Kassaskåp Kronologisk Kvitto inbetald köpeskilling Papper/digital Ansvarig Kronologisk handläggare B=5 år Original lämnas till köparen, arkivera kopia. B=5 år Två original skrivs, parterna tar var sitt B=5 år Ett original skrivs. Originalet lämnas till Lantmäterimyndigheten. Kopia till avtalspart. GIA GIA B=5 år Original lämnas till köparen, arkivera kopia GIA Lantmäteriförrättning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod B=5 år

43 37 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Krav om årligt vite Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Godkänt slutbesked för huvudbyggnad Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod Diariekod Förvärv av fastighet (i det fall överlåtelsen ingår i genomförande av detaljplan diarieförs den istället i det ärendet, 08.07) Värdering Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Förslag till beslut KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Beslut om köp KS/KF Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod Köpekontrakt Papper Kassaskåp Kronologisk Köpebrev Papper Kassaskåp Kronologisk B=5 år B=5 år B=5 år GIA B=5 år Anmärkning Ärende 360: Köp fastighetsbeteckning (del av/ m fl) område/populärnamn B=5 år Två original skrivs, parterna tar var sitt B=5 år Original

44 38 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Underrättelse om bygglovsansökan Papper/digital Närarkiv/ diariet Yttrande om bygglovsansökan Papper/digital Närarkiv/ diariet Ansökan lagfart Papper/digital Närarkiv/ Diariekod GIA Ärendehanteringssystem Lagfartshandling Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod B=5 år Ärende 360: Samhällsplanering (som inte hanteras av PBL) Handlingsplan Papper/digital Närarkiv/ Diariekod B=5 år Ärendehanteringssystem Utredningar/sammanställningar Papper Närarkiv - B=5 år Inte bara stora utredningar utan även Siffror om Kalmar, PM om bostadsmarknaden, studenters boende, kärnverksamhet mm. Såväl interna rapporter som från andra förvaltningar eller konsulter Ärende 360: Bygglov Bygglov fastighetsbeteckning (del av, m.fl.) Diariekod Diariekod G=2 år Registrator skapar ärende i 360, stämplar och scannar underrättelsen och sätter in det i närarkiv G=2 år

45 39 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Underrättelse om beslut om bygglov Papper Ansvarig handläggare Kronologisk G=2 år Anmärkning Detaljplan Uppdragsbekräftelse, kopia från annan enhet Papper Ansvarig handläggare Detaljplanebeställning/projektdirektiv Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Kronologisk B=5 år GIA Ärende 360: Detaljplan fastighetsbeteckning (del av, m fl) område/populärnamn Från detaljplanehandläggare Diariekod Diariekod Förfrågningsunderlag Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Offert/anbud Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Tilldelningsbeslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Uppdragsbekräftelse/avtal Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod B=5år B=5år Upphandling av konsult Upphandling av konsult. Sekretess fram tills tilldelningsbeslut. B=5 år Upphandling av konsult B=5 år Upphandling av konsult

46 40 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Diariekod Diariekod Diariekod Diariekod Utredningar Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Avtal med fastighetsägare/exploatör Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Plankostnadsavtal Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Gatukostnadsersättning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Samrådshandling Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Samrådsyttrande till SBK Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanterings- Diariekod Diariekod system Utställningshandling Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Anmärkning B=5 år Ex arkeologi, kulturmiljö, markmiljö, geo, buller m m B=5 år Om ej reglering i markanvisning B=5 år B=5 år G=5 år Original hos SBK B=5 år B=5 år

47 41 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Diariekod Diariekod Diariekod Diariekod Lagakraftshandling Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Papper/digital Närarkiv/ Tomtkö Ärendehanteringssystem Regler för tomtkön Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Allmän information Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Ansökningar Digital Capitex Kronologisk Grävtillstånd Underrättelse ansökan Papper/digital Närarkiv/ Diariekod Ärendehanteringssystem B=5 år Anmärkning B=5 år Synpunkter från och kontakt med allmänhet. B=5 år Ärende 360: Tomtkö dokumentnamn B=5 år Ej information om nya tomter. GIA Ärende 360: Grävtillstånd ledningstyp adress företag B=5 år Registrator skapar koppling till tidigare ärende i 360, stämplar och scannar underrättelsen och sätter in det i närarkiv

48 42 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Yttrande om ansökan Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod Diariekod Diariekod Markanvisningstävling (i det fall tävling ingår i genomförande av detaljplan diarieförs tävlingen istället i det ärendet, 08.07) Tävlingsunderlag Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Tävlingsbidrag Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Utvärdering Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Beslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Information till tävlande om beslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod Anmärkning B=5 år Handläggare skriver yttrande som e- post och checkar in i 360 samt sätter kopia i närarkiv Ärende 360: Markanvisningstävling fastighet (del av, m fl) område/populärnamn. B=5 år Förutsättningar för tävlingen tex tävlingsprogram, undersökningar med mera B=5 år B=5 år B=5 år GIA

49 43 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod Diariekod Diariekod Markreservation (i det fall reservationen ingår i genomförande av detaljplan diarieförs den istället i det ärendet, 08.07) Ansökan Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Svar om handläggning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Svarsbrev Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Förslag till politiskt beslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod B=5 år /GIA B=5 år GIA Anmärkning Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Ärende 360: Markreservation fastighet (del av, m fl) område/populärnamn B=5 år Besked om kommunen vill gå vidare eller avböjer B=5 år /GIA GIA Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet

50 44 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Diariekod Diariekod Diariekod Politiskt beslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Övriga markärenden Gatukostnadsutredning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Markundersökning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Ansökan om förrättning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Beslut om förrättning (akt) Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Genomförande detaljplan Diariekod B=5 år Anmärkning B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Ärende 360: Gatukostnadsutredning fastighetsbet. (del av, m fl) område/populärnamn B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Ärende 360: Markundersökning fastighetsbet. (del av, m fl) område/populärnamn B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande/ försäljning: Ärende 360: Lantmäteriförrättning fastighetsbet. (del av, m.fl.) område/populärnamn B=5 år Om ej inom detaljplan/genomförande: Inom ärende ovan. Ärende 360: Genomförande detaljplan fastighetsbeteckning (del av, m.fl.) område/populärnamn.

51 45 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Anmärkning Dokument som berör markanvisningstävling Diariekod Diariekod Diariekod Diariekod Dokument som berör fastighetsrättsliga genomförandet och utbyggnad av allmän platsmark Ansökan om förrättning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Beslut om förrättning från lantmäteriet (akt) Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Gatukostnadsersättning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Exploateringsbeställning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Ritningar, illustrationer med mera Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod GIA Skickas till lantmäteriet. B=5 år Beslut från lantmäteriet. B=5 år GIA Worddokument B=5 år

52 46 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Dokument som berör markreservation Diariekod Diariekod Diariekod Diariekod Tävlingsunderlag Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Tävlingsbidrag Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Utvärdering Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Beslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Information till tävlande om beslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod Diariekod Anmärkning B=5 år Förutsättningar för tävlingen t.ex. tävlingsprogram, undersökningar med mera B=5 år B=5 år B=5 år GIA B=5 år/gia Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Ärende 360: Markreservation fastighet (del av, m fl) område/populärnamn

53 47 (48) Diariekod/ strukturenhet Myndighet Kommunstyrelsen Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Diariekod Diariekod Diariekod Diariekod Ansökan Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Svar om handläggning Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Svarsbrev Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Kommunikation Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Förslag till politiskt beslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Politiskt beslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Miljö förorenad mark Diariekod Diariekod B=5 år GIA Anmärkning B=5 år Besked om kommunen vill gå vidare eller avböjer B=5 år /GIA GIA B=5 år Kommunikation av vikt för ärendets gång bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Ärende 360: Förorenad mark fastighet (del av, m.fl.) område/populärnamn

54 48 (48) Myndighet Kommunstyrelsen Diariekod/ strukturenhet Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B)/Gallras (G) Diariekod Diariekod Kommuniceringsbeslut Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Föreläggande Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Slutrapport Papper/digital Närarkiv/ Ärendehanteringssystem Diariekod B=5 år B=5 år B=5 år Anmärkning

55 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Agerhed KS 2018/ Kommunstyrelsen Delårsuppföljning och prognos efter april 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen överlämnar kommunledningskontorets rapport om delårsuppföljning efter april och prognos för bokslutet 2018 till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen noterar avvikelsen från socialnämnden och begär en redovisning i september 2018 och utifrån dessa redovisningar kommer eventuella förslag till vidare hantering att presenteras för kommunfullmäktige. Bakgrund I enlighet kommunens principer för ekonomstyrning görs en uppföljning av ekonomi och verksamhet i en delårsuppföljning per den siste april. I delårsuppföljningen ingår att göra en prognos för helårsutfallet i jämförelse med budget. Det ingår även en uppföljning av årets verksamhetsplan med fokusområden, mål och uppdrag för det första tertialet. Budgeten för årets resultat 2018 är 73,5 miljoner kronor (mnkr). I denna andra rapport för året, som baseras på fyra månaders förbrukning, är förutsättningarna att lämna en prognos för ett samlat helårsutfall fortfarande begränsad. I det följande kommenteras därför nu kända utfall, förändringar och tendenser som påverkar kommunens ekonomi. Kultur- och fritidsnämnden prognostiserar en positiv budgetavvikelse med 7,6 mnkr med anledning av att budgeterad hyreskostnad för KIFAB Arena (4,8 mnkr) och nya lokaler för Byteatern (2,7 mnkr) inte är aktuell under året. Barn- och ungdomsnämnden prognostiserar en positiv budgetavvikelse med 5,0 mnkr för återställande av vissa enheters underskott i resultatutjämningsfonder. Socialnämnden prognostiserar en negativ avvikelse, för utebliven helårseffekt, motsvarande -13,5 mnkr. Övergången till entreprenaddrift av verksamheten för personlig assistans beräknas till -7,0 mnkr och väntas få helårseffekt Kommunledningskontoret Ekonomienheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax Jonas.Agerhed@kalmar.se

56 KS 2018/ (2) Omställningsarbetet med anpassning av verksamheten till ett minskat antal ensamkommande barn och ungdomar beräknas till -4,5 mnkr och väntas få helårseffekt Därutöver ger ett ökat antal placeringar av barn och vuxna ökade kostnader (7,0 mnkr högre än budget) medan det ekonomiska biståndet fortsätter att minska (5,0 mnkr lägre än budget) För övriga nämnder är bedömningen att verksamheten 2018 kommer att bedrivas i enlighet med budgetram. För internränta, pensioner, jämförelsestörande poster m.m. beräknas en positiv budgetavvikelse med 4,8 mnkr. Utifrån SKL:s senaste bedömning om skatteunderlagets utveckling för 2018 minskar skatteintäkterna med 14,2 mnkr. För finansnettot är bedömningen en positiv budgetavvikelse med 7,0 mnkr. Sammantaget innebär bedömningarna ovan en prognos för årets resultat på 70,1 mnkr, en budgetavvikelse med -3,4 mnkr, men 5,7 mnkr högre än den föregående prognosen från februari. Prognosen för investeringsverksamheten är 825,5 mnkr vilket är 205,5 mnkr över budget. I prognosen ingår övertagandet av arenan med 244,5 mnkr. Jonas Agerhed budgetchef Bilagor - Delårsuppföljning och prognos april Uppföljning Verksamhetsplan tertial 1

57 Delårsuppföljning och prognos april 2018

58 Vår omvärld Kommunens ekonomi och verksamhet påverkas ständigt av förändringar i omvärlden. Exempel på förutsättningar som på olika sätt påverkar kommunens utveckling är: Det internationella ekonomiska läget Näringslivets och arbetsmarknadens utveckling Politiska beslut av riksdag och regering Utvecklingen i regionen I detta avsnitt beskrivs kort några av dessa förutsättningar. De grundas i Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) senaste bedömningar. Högkonjunkturen dämpas Sveriges ekonomi har under 2017 och inledningen av 2018 präglats av en högkonjunktur. Ökningen i antalet arbetade timmar och lönesumman i samhället har varit god, vilket är en avgörande faktor för utvecklingen av kommunernas skatteunderlag. Inom det närmaste året väntas konjunkturen kulminera för att sedan utvecklas betydligt svagare under kommande år och gå mot ett neutralt konjunkturläge. Inte bara Sverige har högkonjunktur. Även inom övriga EU är tillväxten starkare än den varit hittills under tiden efter den senaste finanskrisen Samtidigt finns det osäkerheter kring exempelvis effekterna av Storbritanniens utträde ur EU och konsekvenser av ett eventuellt handelskrig med USA. Goda resultat Det samlade preliminära resultatet för Sveriges kommuner blev 24 miljarder kronor Det motsvarar 4,4 procent av summan skatteintäkter och generella statsbidrag. Det är ett historiskt sett högt resultat och klart över tumregeln om 2 procent som ett mål för uppfyllande av god ekonomisk hushållning. Demografiskt tryck Sedan några år tillbaka ökar befolkningen i yngre och äldre åldrar betydligt snabbare än befolkningen i yrkesverksam ålder. Detta förhållande består framöver och innebär att kommunala kärnverksamheter såsom barnomsorg, skola och äldreomsorg behöver utökas kraftigt. De senaste åren har de demografiska förändringarna inneburit årliga ökningar av resursbehoven med cirka 0,5 procent. De kommande åren förväntas ökningen istället vara i genomsnitt 1,5 procent årligen. Det innebär också ett skifte, då den årliga tillväxten av skatteunderlaget väntas bli lägre än den årliga kostnadsökningen till följd av demografiska förändringar. Länge har skatteunderlagets ökning kunnat finansiera de demografiskt drivna volymökningarna i verksamheterna men de kommande åren kommer det inte längre att räcka. Stora investeringsbehov Behovet av investeringar har ökat och kommer fortsatt att vara stort inom kommunsektorn. Kommunernas investeringar (exklusive bolagen) uppgick 2017 till 62,6 mdkr, en ökning med 18 procent jämfört med föregående år. Kommunkoncernernas årliga investeringar uppgick till 78 mdkr 2008 och beräknas vara det dubbla Bostäder, verksamhetslokaler, infrastruktur och idrottsanläggningar, med mera behöver dels byggas ut till följd av en ökande befolkning, och dels behöver gamla anläggningar från och 70-talen nu ersättas. Den höga investeringstakten har inte fullt finansierats med egna medel. Kommunkoncernernas samlade låneskuld har därför ökat med 26 procent mellan 2012 och utgången av 2016, då den uppgick till 521 miljarder kronor. 2

59 Organisation Kommunens organisation består av tio nämnder och en gemensam nämnd. Det finns också åtta majoritetsägda bolag samt ett moderbolag och medlemskap i två kommunalförbund. Inför den nya mandatperioden har en organisationsöversyn genomförts och beslutats av kommunfullmäktige. Arbetet för att införa den nya organisationen har påbörjats, bland annat sammanslagningen av personalenheten och arbetsmiljöenheten som ska vara genomförd den 1 september Genom den nya organisationen har också kommunstyrelsen tillförts ansvaret för att samordna kommunens upphandlingar av varor och tjänster från servicenämnden. Överflyttningen av upphandlingsenheten skulle initialt ha skett vid årsskiftet 2018/2019 men tidigarelades till den 1 april 2018 i och med en granskning av inköpsprocessen. 3

60 Verksamhetsplan Kommunfullmäktige fastställde i verksamhetsplanen för mål för kommunkoncernen. Utgångspunkten är visionen Kalmar Målen inordnas under fem fokusområden: Ordning och reda i ekonomin Ett grönare Kalmar Ett växande attraktivt Kalmar Hög kvalitet i välfärden Verksamhet, personal och arbetsmiljö Fokusområden och fullmäktigemål pekar ut färdriktning och ambition inom olika områden. Nämnder och bolagsstyrelser har brutit ned dem till nämnds/bolagsmål och aktiviteter för den egna verksamheten. Av de 30 målen på fullmäktigenivå bedöms 26 mål vara uppnådda eller på rätt väg med en positiv utveckling, vilket motsvarar 87 procent. Nämnder och bolag har för 2018 även tilldelats 18 uppdrag av kommunfullmäktige. Av dessa uppdrag bedöms 16 som pågående och 2 som inte påbörjade. Inför uppföljningen tertial 2 tillkommer rapportering av de 7 uppdrag från verksamhetsplan 2017 som i årsredovisningen bedömdes som fortsatt pågående. Sammanlagt 25 uppdrag. Uppföljning med bedömningar och kommentarer kring mål och uppdrag återfinns i bilaga Uppföljningsrapport Verksamhetsplan. Målbedömningar illustreras med en mätare där grönt innebär att målet redan är uppnått. Gult betyder att man är på rätt väg mot målet, trenden och utvecklingen är positiv. Rött innebär att utvecklingen går i negativ riktning eller är oförändrad mot utgångsläget. Väsentliga händelser En koncernövergripande digitaliseringsledare har rekryterats med bland annat ansvar att säkerställa den strategiska planeringen för och genomförandet av den digitala verksamhetsutvecklingen. Dataskyddsförordningen (GDPR) som träder i kraft den 25 maj har fört med sig många olika insatser och arbetet kommer att fortsätta inom hela koncernen. Bland annat har ett gemensamt dataskyddsombud rekryterats, utbildningar genomförts samt register och olika system gåtts igenom för att uppfylla kraven i GDPR. Med anledning av den nya kommunallagen har en instruktion för kommundirektören arbetats fram. Kommunfullmäktige har antagit planen för resursbortfall inom samhällsviktig verksamhet, planen med åtgärder för att förebygga och motverka våldsbejakande extremism liksom den nya grafiska profilen. Arbetet med en gemensam överförmyndarnämnd mellan Kalmar, Borgholm och Mörbylånga har fortsatt och kommunfullmäktige godkände förslaget till samverkansavtal liksom det gemensamma reglementet. Nämnden ska träda i kraft den 1 januari Trygghets- och larmcentralen (TLC) har invigts och verksamheten startade i "skarpt läge" den 1 april. Arbetet med att överta olika larm, jour- och beredskapsnummer liksom samverkan med närliggande kommuner har pågått under de första fyra månaderna och fortsätter framöver. För att få en mer enhetlig syn på kameraövervakningen av olika fastigheter antog kommunfullmäktige riktlinjer för kameraövervakning. Även kameraövervakningen en ska ske via TLC. 4

61 Införandet av bygdepengen har genererat flera intressanta ansökningar från olika föreningar i kommunen. För att Kalmar ska utvecklas till en modern, ledande universitetsstad, som är en effektiv motor för tillväxt krävs en bredare samverkan mellan kommunen och Linnéuniversitetet. Därför har en överenskommelse om satsning på forskning, utveckling och tillväxt formulerats och som kommunstyrelsen godkänt. Arbetet med att uppnå de mål och uppdrag som kommunfullmäktige beslutat i verksamhetsplanen för 2018 har påbörjats. Bland annat målet att sänka sjukfrånvaron där handlingsplaner tas fram på samtliga förvaltningar, det läggs stort fokus på det systematiska arbetsmiljöarbetet och en ny rutin för sjukfrånvaro fastställts. Kommunstyrelsen Under Kommunikationsenheten har Trygghets- och larmcentralen gått i skap drift och arbetet med att utveckla enheten kommer fortgå. Riktlinjer för en ny grafisk profil har antagits av fullmäktige och arbetet med att konkretiskera den pågår. En ny organisationsförändring träder i kraft. Kommunledningskontoret stärks med en nybildad HR-enhet genom en sammanslagning av nuvarande personalenhet med HR-specialister och HR strateger samt arbetsmiljöenheten. I och med detta har delar av Kommunikationsenheten flyttat till lokaler i Rådhuset. Vidare har kommunledningskontoret vuxit med ytterligare en enhet. Från och med 1 april 2018 ligger Upphandlingsenheten organisatoriskt under kommunledningskontoret. Syftet är att samordna kommunens upphandlingar av varor och tjänster samt säkerställa avtalstrohet. Prognosen efter april månad visar på några avvikelser i förhållande till budget, men totalt för kommunledningskontoret beräknas ett resultat i nivå med budget. Det finns i dagsläget inget som tyder på att de högre kostnaderna inte kommer att mötas av andra lägre kostnader eller högre intäkter. Investeringarnas prognostiserade avvikelse totalt på året beror på några poster. För fastighet finns en avvikelse på tkr som hänförs till den "räntabla delen", det vill säga investeringar som inte genererar någon ramjustering, och avser köp av Arenan. Prognosen för investeringar på exploateringsverksamheten visar totalt på cirka tkr lägre än budget, vilket beror på tidsförskjutningar i projekten. Samhällsbyggnadsnämnd Under årets första tertial har fokus huvudsakligen varit på implementering av verksamhetsmålen för 2018, rekrytering av personal och projektet SBK 2.0. Verksamhetsutveckling pågår kontinuerligt inom förvaltningens samtliga verksamheter för att öka kvaliteten och effektiviteten i arbetet. I slutet av 2017 och början på 2018 har samtliga verksamheter haft planeringsdagar där de nya verksamhetsmålen diskuterades och bearbetades. Det ökade fokuset på genomförande och fullmäktigemålet att kommunkoncernen ska arbeta för att färdigställa minst 700 bostäder per år fram till 2020 genomsyrar hela förvaltningens arbete och samtliga verksamheter diskuterade hur de kunde bidra till det. Det är med stor stolthet och glädje som förvaltningen konstaterar att de senaste årens hårda arbete med att uppfylla målet att samhällsbyggnadskontoret under åren 2016 till och med 2018 ska planera för bostäder varav 300 småhus har gett resultat. Redan under första tertialet är målet uppfyllt då förvaltningen har tagit fram detaljplaner som möjliggör för bostärder varav 282 i småhus. Arbetet med att förbereda beslut om nästa prioritering av detaljplaner i kommunstyrelsens planutskott är i full gång i samarbete med kommunens övriga förvaltningar och bolag. Samtidigt pågår arbetet med flera övergripande dokument, såsom Sveaplan och Norra staden liksom aktualitetsprövning av ÖP samt trädersättningsplan. Vidare fattade samhällsbyggnadsnämnden i april beslut om bygglov för Linnéuniversitetets lokaler i Ölandshamnen, ett bygglov vars beredning involverat flera medarbetare på 5

62 förvaltningen. Förvaltningen arbetar vidare med att genomföra de åtgärder som åtagits i Stadsmiljöavtalet för att främja hållbart resande och satsa på starka stråk för cykel och kollektivtrafik. Prognosen för samhällsbyggnadsnämndens driftbudget är lika med budget Samhällsbyggnadsnämndens budget för investeringar är i år, liksom de senaste åren, tkr och årets budget är tänkt att användas för ombyggnation av receptionen, flygfotografering till mätningsenheten, nytt verksamhetssystem på miljöverksamheten samt instrument till stadsingenjörs- och miljöverksamheterna. Prognosen totalt på helår för investeringar är ett underskott på -250 tkr. Underskottet beror på att ombyggnationen av receptionen inte var beslutad när investeringsbudgeten antogs i december Servicenämnd Väsentliga händelser Vinterns omfattande snöfall under inledningen av 2018 har påverkat förvaltningen genom ökade kostnader. Snömängden och väderväxlingarna kommer innebära ökade underhållskostnader på fastigheter, gator och vägar. Främst är det ett kraftigt ökat behov av nya vägbeläggningar. Vid prognosläggningen är de totala kostnaderna för detta svåra att uppskatta. Under årets två första månader har två spadtag tagits. De gällde nybyggnad av Åby förskola samt nybyggnationen av Djurängsskolan. Tillbyggnaden av Falkenbergsskolan har startat, liksom ny konstgräsplan på Berga IP. Driftredovisning Servicenämnden avlämnar efter april 2018 en prognos för helåret 2018 på +-0 tkr. Investeringsredovisning Prognosen på 28,0 mnkr överskrider budgeten på 24,9 mnkr med 3,1 mnkr och avser nyinvestering samt investering i förtid för främst fordon som inte var med i budget. Kultur- och fritidsnämnd Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för kommunens kultur- och fritidsverksamhet. I detta ansvar ingår bibliotek, fritidsgårdar, ungdomshuset UNIK, Äventyrsbadet, idrottsanläggningar, Kalmar teater och kulturskolan. Kalmar kommun har fått 2,5 miljoner kr i riktat statsbidrag för att genomföra avgiftsfria lovaktiviteter för barn i åldrarna 6-15 år för Förvaltningen står redo att fylla sommarlovet med aktiviteter och planerar även för loven på höstterminen. Nytt för i år är att Kalmar kommun fått 1,9 miljoner kr till avgiftsfri simskola för förskoleklass. Det innebär att Äventyrsbadet under 2018 kommer att ha två årskullar igång samtidigt under dagtid. Planeringen är i full gång och ambitionen är att ha allt klart inför höstterminen Förvaltningen har skapat förutsättningar för att Gröndals IP ska kunna få dispens av svenska fotbollsförbundet för att spela allsvensk fotboll där under Investeringarna som krävts är förbättrad belysning, press- och mediaförutsättningar mm. Det innebär att IFK Kalmar spelar på Gröndals IP i allsvenskan under Arbetet med anlägga en konstgräsplan på Bergaviks IP har kommit igång och fortlöper enligt tidsplan. Arbete med att förbereda för en flytt av den begagnade mattan från Gastens IP till Läckeby pågår. Den begagnade mattan från Lindsdals IP har nu återinstallerats på Barkestorps grusplan och slutbesiktigats. 6

63 Kultur- och fritidsnämnden förväntas göra ett överskott om c:a 7,5 mnkr. Av dessa medel är hyra för KIFAB Arena, 4.8 mnkr, samt hyra för Byteaterns nya lokaler, 2,7 mnkr. Nämnden har fått extraordinära intäkter i form av statsbidrag för lovverksamhet, 2,5 mnkr som inte genererat några betydande utgifter under första tertialet. Övriga kostnader har låg förbrukning då det finns c:a 21 mnkr i extra bidragsmedel som inte är utbetalda per sista april. Investeringsverksamheten förväntas ge ett utfall i enlighet med budget. Inga åtgärder planeras till följd av helårsprognosen. Barn- och ungdomsnämnd Prognos efter första tertialet ger ett totalt överskott på 5 mnkr, Grundskoleverksamheten inklusive förskoleklass samt lokal administration ser ut att lämna överskott och förskoleverksamheten i sin helhet ett underskott liksom fritidshemsverksamheten. Då förskoleverksamheten är under luppen 2018 kan i detta sammanhang nämnas att verksamhetens underskott på -2,7 beror främst på högre utbetalning till fristående verksamhet. Enheter med underskott 2017 har upprättat ekonomiska åtgärdsprogram för att hämta hem sitt underskott i resultatutjämningsfonden på 1-3 års sikt. Efter första tertialet ser det ut som 8 av de 13 enheter med åtgärdsprogram klarar av att uppfylla sina utlovade åtaganden för att minska den negativa resultatutjämningsfonden. Den nya befolkningsprognosen för Kalmar kommun ger väsentligt förändrade förutsättningar. Ökningen av antalet barn 1-5 år förväntas bli lägre än i tidigare prognoser. Orsaken är att födelsetalen sjunkit markant under 2017 både i Kalmar och i riket. Det är fortfarande osäkert om detta är ett trendbrott eller en tillfällig nedgång. Socialnämnd Prognosen för Socialnämnden visar ett underskott på -13,5 mnkr. Prognosen beror på underskott med - 4,5 mnkr för verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar p g a svårigheter att anpassa verksamheten efter minskat antal ungdomar och minskade ersättningar. Besparingseffekt för övergång till entreprenaddrift av verksamheten för personlig assistans förväntas först under senare delen av 2019 (-7,0 mnkr). Ökade kostnader för placeringar av barn och vuxna på institution och familjehem medför ett prognostiserat underskott (-7,0 mnkr). Utbetalt ekonomiskt bistånd fortsätter att minska (+5,0 mnkr). Inom övriga verksamheter för personer med funktionsnedsättning och socialpsykiatri visar prognosen budget i balans. Omställning av verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar för att minska kostnaderna till den lägre ersättningsnivån påbörjades under 2017 och väntas inte få helårseffekt förrän år Förseningen av övergången till entreprenaddrift av personlig assistans har gjort att effekten av besparingen förskjutits och väntas inte ge ekonomiskt resultat förrän under senare delen av Verksamheterna har påbörjat arbete med åtgärdsplaner för att komma till rätta med de ökade kostnaderna för placeringar av barn och vuxna, men helårseffekt uppnås inte under året. Omsorgsnämnd Ekonomi Prognosen för omsorgsnämnden är budget i balans på helår. Inga förslag på åtgärder. Väsentliga händelser Ny lagstiftning gäller från årsskiftet vid utskrivning från slutenvården. Riktlinjer för samarbetet med landstinget är fastställda på länsnivå. Lagstiftningen innebär kortare utskrivningstider från sjukhuset. 7

64 Genom detta har skapats ett utskrivningsteam som går igenom utskrivningar från sjukhuset samt ett trygg hemgångsteam för att snabbt ta emot utanför sjukhuset och tillhandahålla hemtjänstinsatser. GDPR påverkar verksamheten väsentligt. Förberedelser pågår men en del formella delar återstår just nu. Mycket har kretsat kring att identifiera system som innehåller personuppgifter samt när samtycke erfordras, Förvaltningen känner sig ändå väl framme i förberedelserna. Nytt riktat statsbidrag kring äldre och teknik presenterades i vårpropositionen. Detta är bidrag som verksamheten kommer att ta del av. Förutsättningarna inte klara ännu. Nytt äldreboende på Vänskapens väg har invigts och är nu i full gång. Boendet har uppmärksammats och efterfrågan på studiebesök finns. Omsorgsnämnden inser möjligheten med digitalisering i verksamheten och införande av välfärdsteknik. I mars fattade omsorgsnämnden beslut om e-hälsostrategi. Södermöre kommundelsnämnd De första månaderna under 2018 visar på en fortsatt stor drivkraft och ett stort engagemang bland personal, invånare, byalag och företagare i Södermöre kommundel. Invånaranatalet ökar i de flesta av orterna i Södermöre kommundel och signaler ges om ett ökat behov av ett varierat bostadsbestånd. Kultur och fritidsverksamheten i Södermöre kommundelsnämnd kommer under 2018 att arbeta med att biblioteken ska var en plats för alla och målet är att uppnå en jämställd verksamhet med fokus på låntagare och evenemang. Den pedagogiska verksamheten i Södermöre kommundelsnämnd visar att nöjdheten och inflytandegraden bland vårdnadshavarna ökar. Måluppfyllelsen i årskurs 9 är dock lägre än modellberäknat värde och åtgärder för detta planeras under året. Planering för omorganisering inom omsorgsverksamheten i Södermöre har påbörjats. Målet är att skapa mer anpassade avdelningar som syftar till att öka möjligheterna för omsorgstagarna att få mer specialiserad omsorg. Analys av hemtjänstverksamheten har påbörjats i syfte att kostnadssäkra verksamheten. Omsorgsverksamheten och den pedagogiska verksamheten i Södermöre fortsätter arbetet med generationer i samverkan och enheterna försöker arbeta över verksamhetsgränserna och på det sättet hitta samarbetsvinster och ekonomiska vinster mellan omsorgsverksamhet och pedagogisk verksamhet. Den ekonomiska prognosen för Södermöre kommundelsnämnd visar ett utfall i enlighet med budget. Södermöre kommundelsnämnd kommer fortsatt under 2018 att arbeta med de sju ledorden stolthet, kvalitet, närhet, demografisk variation, geografisk variation, driv/engagemang och miljötänk. Det är dessa ord som kommer att leda kommundelen i det fortsatta arbetet med att vara en livskraftig landsbygd. 8

65 Prognos Driftredovisning År: 2018 Projekttyp: Drift Enhet: Tkr Konto Budget VR apr 2018 Prognos VR apr Avvikelse 2018 Kommunledningskontor Överförmyndarnämnd Exploateringsverksamhet Gymnasieverksamhet Summa Kommunstyrelsen Kommunens revisorer Samhällsbyggnadsnämnden Servicenämnden Kultur- och fritidsnämnden Barn- och ungdomsnämnden Omsorgsnämnden Socialnämnden Södermöre kommundelsnämnd Summa Nämnder Finansförvaltningen, del av Jämförelsestörande poster Summa Verksamhetens nettokostnader Skatteintäkter Generella statsbidrag och kommunal utjämning Summa Skatteintäkter totalt Finansiella intäkter Finansiella kostnader Summa Finansiella poster Summa Årets resultat Nämndernas avvikelser Kultur- och fritidsnämnden prognostiserar en positiv budgetavvikelse med 7,6 miljoner kronor med anledning av att budgeterad hyreskostnad för KIFAB Arena och nya lokaler för Byteatern inte är aktuell under året. Barn- och ungdomsnämnden prognostiserar en positiv budgetavvikelse med 5,0 miljoner kronor för återställande av vissa enheters underskott i resultatutjämningsfond. Socialnämnden prognostiserar en negativ avvikelse, för utebliven helårseffekt, motsvarande -13,5 miljoner kronor. Övergången till entreprenaddrift av verksamheten för personlig assistans beräknas till -7,0 miljoner och väntas få helårseffekt Omställningsarbetet med anpassning av verksamheten till ett minskat antal ensamkommande barn och ungdomar beräknas till -4,5 mnkr och väntas få helårseffekt Därutöver ger ett ökat antal placeringar av barn och vuxna ökade kostnader (7,0 mnkr högre än budget) medan det ekonomiska biståndet fortsätter att minska (5,0 mnkr lägre än budget). För övriga nämnder är nu bedömningen att verksamheten 2018 kommer att bedrivas inom budgetram. Nämndernas prognostiserade budgetavvikelse blir därmed sammanlagt -1,0 mnkr. 9

66 Finansförvaltning För internränta, pensioner, jämförelsestörande poster m.m. beräknas en positiv budgetavvikelse med 4,8 miljoner kronor. Det beror främst på att den positiva resultateffekten av övergången till komponentredovisning blivit 9 mnkr högre än budgeterat. Kostnaden för utfallet i lönerevisionen blev 2,4 mnkr högre än budgeterat. Pensionskostnaderna beräknas bli cirka 4 mnkr högre än budgeterat. Utifrån SKL:s senaste bedömning om skatteunderlagets utveckling för 2018 blir den samlade intäkten från skatter, utjämning och generella statsbidrag 14,2 miljoner kronor lägre än budgeterat, dock 15 mnkr högre än i prognosen i februari Det är främst ett lägre bidrag i inkomstutjämningsbidraget som bidrar till det lägre utfallet i den senaste skatteunderlagsprognosen. Finansnetto För finansnettot är bedömningen en positiv budgetavvikelse med 7,0 mnkr, främst beroende på lägre räntekostnader. Total prognos Sammantaget innebär bedömningarna ovan en prognos för årets resultat på 70,1 mnkr, vilket är 3,4 mnkr lägre än det budgeterade resultatet på 73,5 mnkr. Jämfört med den senaste prognosen från februari (64,4 mnkr) så är denna 5,7 mnkr högre. Investeringsredovisning År: 2018 Projekttyp: Investering Enhet: Tkr Konto Budget VR apr 2018 Prognos VR apr Avvikelse 2018 Fastigheter Infrastruktur Exploateringsverksamhet Gymnasieverksamhet Övrigt Summa Kommunstyrelsen Kommunens revisorer Samhällsbyggnadsnämnden Varav fastighet Varav infrastruktur Varav övrigt Summa Servicenämnden Kultur- och fritidsnämnden Barn- och ungdomsnämnden Omsorgsnämnden Socialnämnden Södermöre kommundelsnämnd Summa Investeringar Prognosen för investeringar på exploateringsverksamheten visar på ett utfall cirka tkr lägre än budget, vilket beror på tidsförskjutningar i projekten. Detta återfinns till största del på projektet Södra staden, men också mindre delar på Fjölebro och Fredriksskans. Avvikelsen på investeringar för fastighet hänförs till den räntabla delen, det vill säga investeringar som inte genererar någon ramjustering/ökad kostnad, och avser köp av Arenan. 10

67 Personalredovisning Personalsammansättning Ansvar: Kalmar Kommun Verksamhet: Verksamhetsstruktur Sysselsättningsgrupp: Månadsavlönade och vilande Anställningsform: 1 Tillsvidare Avtal: Alla avtal Anställningstyp: Alla anställningstyper AID: Alla etiketter exkl Period förgående: Mars År: Antal personer Antal årsarbetare Antal personer Antal årsarbetare Kvinnor Män Totalt Antalet tillsvidareanställda uppgick i mars 2018 till personer, varav 77 procent kvinnor och 23 procent män. Antalet årsarbetare ökade med 55 jämfört med samma period föregående år. Andelen kvinnor respektive män var i stort sett oförändrad. Sjukfrånvaro Sysselsättningsgrupp: Alla exkl. vilande Ansvar: Kalmar Kommun Verksamhet: Verksamhetsstruktur Befattning: Alla befattningar Ålder: Totalt AID: Alla etiketter exkl Period förgående: Mars År: 2018 Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Kvinnor 8.91% 8.64% 9.23% 8.83% Män 4.60% 5.32% 5.47% 5.28% Totalt 7.84% 7.80% 8.27% 7.92% Den totala sjukfrånvaron 2018 ackumulerat t.o.m. mars uppgick till 7,92 procent. Kvinnornas sjukfrånvaro var 8,83 procent och männens 5,28 procent. Totalt har sjukfrånvaron minskat med 0,35 procentenheter jämfört med samma period föregående år. Kvinnornas sjukfrånvaro har minskat med 0,4 procentenheter och männens med 0,19 procentenheter. 11

68 Organisationsenhet: Kalmar Kommunkoncern Period: April År: 2018 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Jonas Agerhed, :34 1

69 FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Kommunallagen slår fast att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Kommentar En förutsättning för ordning och reda i ekonomin är att man som kommun uppfyller kommunallagens krav på "god ekonomisk hushållning". Det så kallade "balanskravet" innebär att intäkterna ska överstiga kostnaderna. En ekonomi i balans samt en väl fungerande uppföljning och utvärdering av ekonomi och verksamhet är nödvändiga förutsättningar för att kommunen ska kunna leva upp till kravet på god ekonomisk hushållning. Kravet på god ekonomisk hushållning är överordnat balanskravet. Det innebär att det inte är tillräckligt att i resultatet uppnå balanskravet, utan för att kravet på en god ekonomisk hushållning ska vara uppfyllt bör resultatet ligga på en nivå som realt sett konsoliderar ekonomin på kort och lång sikt och att värdet på kommunens tillgångar inte urholkas. Begreppet god ekonomisk hushållning har två perspektiv; ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Det finansiella perspektivet Det finansiella perspektivet innebär bland annat att varje generation själv ska bära kostnaderna för den service som den konsumerar, det vill säga ingen generation ska behöva betala för det som en tidigare generation har förbrukat. Kommunen måste ange en ambitionsnivå för den egna finansiella utvecklingen och ställningen i form av finansiella mål. För det finansiella perspektivet har kommunfullmäktige i budget 2018 satt två mål, dels om nettokostnadsandelen och dels om självfinansiering av investeringar. Målen uttrycks som ett genomsnitt över en rullande femårsperiod för att dämpa effekten av uppgångar och nedgångar under ett enskilt år på grund av exempelvis snabba konjunktursvängningar. En tumregel i kommunsektorn är att resultatet bör uppgå till minst två procent av de samlade intäkterna från skatt, generella statsbidrag och kommunal utjämning för att god ekonomisk hushållning ska anses uppnådd. Med tanke på de utmaningar som sektorn nu möter i form av ökade volymer och kostnader görs bedömningen att sektorn inte kommer att klara denna resultatnivå de närmaste åren. Kalmar är en bland andra kommuner som därför justerat ned målsättningen till en procent. Samma förhållande gäller kring målet om självfinansiering. Den långsiktiga strävan är att investeringar fullt ut finansieras med egna medel. I det korta perspektivet är dock behovet av investeringar så stort, både till följd av ökad befolkning och av behovet att ersätta äldre anläggningar, att det kan motivera en lägre självfinansieringsgrad. Det nu gällande målet för Kalmar är en självfinansiering om minst 50 procent. Verksamhetsperspektivet Verksamhetsperspektivet tar sikte på att kommunen ska bedriva sin verksamhet på ett kostnadseffektivt och ändamålsenligt sätt för att kunna skapa förutsättningar för en god ekonomisk hushållning. För att säkerställa detta krävs ett klart samband mellan resurser, prestationer, resultat och effekter. För verksamhetsperspektivet har kommunfullmäktige i budget 2018 satt ett mål om att verksamheten ska bedrivas ändamålsenligt och kostnadseffektivt. En annan viktig faktor är god prognossäkerhet och budgetföljsamhet. Det kan anses vara ett mått på organisationens förmåga att anpassa verksamheten efter ledningens beslut, givna ramar och ändrade förutsättningar. X Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Kommentar På kommunövergripande nivå används fyra mätningar som grund för att uttala sig om verksamheternas ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet. Därutöver arbetar nämnderna med egna modeller som ska ge förutsättningar för att uttala sig om måluppfyllelsen. Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) för Syftet med KKiK är att bidra med en bild av en kommuns ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet. Metoden är att jämföra deltagande kommuners värden och rangordna resultaten. I mätningen 2017 deltog 258 kommuner. Mätningen omfattar totalt 37 nyckeltal som redovisas under perspektiven - tillgänglighet, trygghet, delaktighet, effektivitet och samhällsutvecklare. För varje nyckeltal rangordnas alla kommuner efter sina resultat, "grön" om man tillhör de bästa 25 procenten, "gul" om man tillhör de mittersta 50 procenten och "röd" om man tillhör de sämsta 25 procenten. Nettokostnadsavvikelse - Jämförelse mellan verksamheternas referenskostnad och verklig kostnad för Referenskostnad för olika verksamheter används i kostnadsutjämningen och är den beräknade kostnad som kommunen skulle ha om man bedrev verksamheten på en genomsnittlig nivå i fråga om ambitioner och effektivitet och med hänsyn tagen till kommunens struktur (demografi etc.). Nettokostnadsavvikelsen för 2017 kommer att vara publicerad inför uppföljning tertial Jonas Agerhed, :34 2

70 Rådets för främjande av Kommunala Analyser (RKA) presentation "Jämföraren" i kommun- och landstingsdatabasen (Kolada.se). Jämförarens ansats är att ge en bild av förhållandet mellan insatta resurser (kostnader) och kvalitet (objektiv och subjektiv) i verksamheternas utförande. Detta förhållande benämns "verkningsgrad" och används som en del i analysen av huruvida kommunen bedriver en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Bedömning av verkningsgraden genom en kvalitets- och kostnadsjämförelse av de verksamheter som har den högsta kostnaden jämfört med genomsnittet för landets kommuner och som inte mäts med nettokostnadsavvikelse. I uppföljningen för tertial har det inte tillkommit några mätningar som ger anledning att ändra bedömningen från senaste uppföljningen i årsredovisningen för Givet de politiska beslut och prioriteringar som styrt resurstilldelningen är den samlade bedömningen att verksamheterna rör sig mot en allt högre grad av ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet. X Fullmäktigemål - Nettokostnaderna Begränsa nettokostnaderna till högst 99 procent av skatteintäkter och kommunal utjämning över en rullande femårsperiod. Kommentar Nettokostnadsandelen för enskilda året 2018 hamnar enligt nuvarande prognos på 98,2 procent. Över den rullande femårsperioden blir värdet 97,6 procent, vilket är oförändrat jämfört med femårsperioden (97,6 procent). Målet är således uppfyllt. X Fullmäktigemål - Självfinansiering Självfinansiera investeringarna till 50 procent över en rullande femårsperiod. Kommentar Självfinansieringsgraden för enskilda året 2018 hamnar enligt nuvarande prognos på 35,4 procent Över den rullande femårsperioden blir värdet 73,0 procent, en minskning med 7,7 procentenheter jämfört med femårsperioden (80,7 procent). Målet är således uppnått. Om man exkluderar investeringen i arenan (244,5 mnkr, räntabel i den mening att den inte genererar några nya kostnader utan är en växling av kostnader) så är självfinansieringsgraden för det enskilda året 50,3 procent och det rullande femårsgenomsnittet 76,1 procent. FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Kalmar ska fortsätta vara en av Sveriges grönaste kommuner och ett föredöme inom miljöområdet. Kommentar Kalmar kommun arbetar för att hitta miljösmarta lösningar som alla tjänar på. Där ingår att koppla ihop miljöarbetet med människors välmående, en attraktiv kommun och ett konkurrenskraftigt näringsliv. Under tertial publicerades det årliga miljöbokslutet som beskriver kommunkoncernens arbete under föregående år för att uppnå "Ett grönare Kalmar" års bokslut visar att kommunen är på rätt väg inom de flesta miljöområden. Inom "God vattenstatus" och "Fossilbränslefri kommun" pågår systematiskt arbete inom förvaltningar och bolag. Likaså vad gäller cirkulär resurshantering (hållbar konsumtion) samt kompetens och kommunikation inom miljöområdet. Arbetet behöver systematiseras inom ekosystemtjänster och biologisk mångfald. Uppföljningen av Tertial visar en tydlig förbättring både vad gäller nedbrytning av fullmäktigemålen och inrapportering av nämndsmål under "Ett grönare Kalmar". X Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Kommentar Jonas Agerhed, :34 3

71 Samhällsbyggnadskontoret arbetar kontinuerligt med åtgärder för att bidra till en årligt ökande cykeltrafik. Interregprojektet CMM syftar till att främja hållbara mobilitetslösningar och arbetet med att ta fram en mobilitetsstrategi för Kalmar kommun där cykel spelar en framträdande roll har påbörjats. Inom ramen för projektet kommer även ett cykelgarage att byggas i direkt anslutning till det nuvarande stationsområdet. Vidare samarbetar Kalmar kommun, Växjö kommun och Linnéuniversitetet i ett genomförandeprojekt gällande Mobility Management för att få till beteendeförändringar i de båda kommunerna och kring campus vad gäller människors benägenhet att välja cykel som transportslag. Arbete pågår med att genomföra åtaganden enligt stadsmiljöavtalet och planering av genomförande av enkla cykelfrämjande åtgärder, exempelvis fler cykelställ och uppföljning av vinterväghållning på gång- och cykelvägar. Övriga förvaltningar arbetar på olika sätt med att uppmuntra till ökat cyklande i tjänsten samt till och från arbetet. Exempel är fler tjänstecyklar, bättre service på poolcyklar, cykelpump utomhus och arrangemang av cykeldag med service. Södermöre kommundelsnämnd undersöker huruvida hemtjänsten kan använda cyklar i tjänsten. X Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Kommentar Arbetet med att nå målet om "Klimatneutrala kommunbetalda resor och godstransporter" till 2020 har intensifierats i och med 2018 års nämndsmål och verksamhetsplaner. Informationsinsatser, infasning av el- eller biogasbilar samt översyn av egna fordon, tjänsteresor och privatbil i tjänsten pågår på alla förvaltningar. Kalmar kommuns klimatkompensationssystem visar att användande av färdmedel som drivs av fossila bränslen minskar på hälften av förvaltningarna och ökar på hälften. Trenden är alltså inte odelat positiv. Serviceförvaltningens prognos är att de blir fossilfria under Transportcentralen stöttar övriga förvaltningar och ser till att ha ett aktuellt utbud av el- eller biogasbilar. Övriga förvaltningar med egna/leasade fordon arbetar med att kartlägga vilka fossila utsläpp (fordon) som kommer finnas kvar efter 31/ om inget nytt grepp tas. Alternativen för att nå målet under 2020 är utfasning av fordon i förtid eller ersättning av fossil diesel med biodiesel. En kommunövergripande kampanj för att öka medvetenheten om kommunens mötes- och resepolicy pågår. Flera förvaltningar arbetar för att öka antalet digitala möten med syfte att minska resandet. En ansökan om investeringsbidrag för uppförande av laddstolpar för elbilar på kommunala fastigheter har lämnats in till Naturvårdsverket. KIFAB och Kalmar Öland Airport är fossilbränslefria i sin egen verksamhet. X Fullmäktigemål - Kollektivtrafik Resandet med kollektivtrafik ska årligen öka. Kommentar Samhällsbyggnadskontoret arbetar kontinuerligt med åtgärder för att bidra till en årligt ökande kollektivtrafik. Förvaltningen samarbetar med KLT och utreder olika kollektivtrafikfrämjande åtgärder i dialog med dem. SBK driver Interregprojektet CMM vilket syftar till att främja hållbara mobilitetslösningar och arbetet med att ta fram en mobilitetsstrategi för Kalmar kommun där cykel och kollektivtrafik spelar en framträdande roll har påbörjats. Vidare samarbetar Kalmar kommun, Växjö kommun och Linnéuniversitetet i ett genomförandeprojekt gällande Mobility Management för att få till beteendeförändringar i de båda kommunerna och kring campus vad gäller människors benägenhet att välja cykel och kollektivtrafik som transportslag. Kultur- och fritidsförvaltningen arbetar för att det ska finnas bra och tillgängliga cykel och gångvägar till närmaste busshållplats vid byggnation av nya anläggningar, med syfte att öka tillgängligheten till anläggningen samt möjligheten att använda kollektivtrafik. Socialförvaltningen undersöker om det är möjligt att genomföra tjänsteresor (hembesök) med kollektivtrafik. Södermöre kommundelsförvaltning har bjudit in Kalmar länstrafik till Södermöres lokala pensionärsråd för att informera om närtrafik och seniorresor. X Jonas Agerhed, :34 4

72 Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun 2030 Kalmar kommun som geografiskt område ska vara helt fossilbränslefritt år Kommentar Arbetet för att uppnå målen om ökad cykling, ökad kollektivtrafik och klimatneutrala kommunbetalda resor och godstransporter bidrar till målet om en fossilbränslefri kommun. Utöver detta genomförs ytterligare aktiviteter för att skapa förutsättningar för alla som lever och verkar i Kalmar att bli fossilbränslefria på sikt. Solel är temat är för 2018 i kommunens energi- och klimatrådgivning, där finansiering från Energimyndigheten nu är säkrad för tre år framåt. För att i kommande detaljplaner kunna möjliggöra att transformationer till laddstolpar sätts upp för Samhällsbyggnadskontoret dialog med Kalmar Energi. Arbete pågår för att utvidga solkartan till att omfatta byggnader i hela kommunen. En aktualisering av vindkraftsplanen är påbörjad. Klimatklivspengar är sökta för ett kommunikationsprojekt om biogas och dialog förs kring fler biogasmackar i kommunen. Vecka 35 är Kalmar kommun med och anordnar "Kalmarsundsveckan - mötesplats för hållbarhet". Syftet är bland annat att visa på fördelarna med miljösmarta lösningar för privatpersoner, näringsliv och offentlig sektor, t.ex. förnybara drivmedel. Kultur- och fritidsnämnden prioriterar energibesparande åtgärder vid beslut om investeringsbidrag till föreningarna. Alla ansökningar om energibesparande åtgärder under tertial 1 föreslogs bifall. X Fullmäktigemål - Energianvändningen Energianvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2018 till Kommentar Serviceförvaltningen och övriga förvaltningar som använder kommunens lokaler för dialog kring energieffektivitet. Kultur och fritid undersöker vilka möjligheter som finns att göra energibesparande åtgärder på flera enheter, till exempel Kalmar Teater. Energianvändning i Barn- och ungdoms lokaler sammanställs årligen. Beräkningar pågår av vilken förbrukning varje förskola och skola ska hamna på, om målet ska nås vid utgången av Kalmarhem har satt ett årligt mål om minskad energianvändning med 3,2 % jämfört med Prognosen är att målet kommer att bli tufft att uppnå då de enklare energisparåtgärderna redan är utförda. KIFAB kartlägger nuläget i de av bolagets fastigheter där de själva har ansvar för el- och värme abonnemang, med syfte att nå målet om 10% minskning till X Fullmäktigemål - God vattenstatus Kalmarsund och våra vattendrag ska ha uppnått God vattenstatus år Kommentar Kalmar Vatten arbetar med områdena "Rena avloppsvatten med stor miljöhänsyn" och "Optimal reningsgrad". Höga flöden och kallt vatten under vårvintern 2018 gjorde att målen för såväl utsläpp av fosfor, kväve och organiskt material var svåra att uppfylla. Arbete pågår med fortsatt VA-förnyelse för att komma tillrätta med höga flöden vid häftiga regn och snösmältning i framtiden. Dagvattenrening delas upp i två indikatorer av Kalmar Vatten. Nuvarande resultat är att inom tätort renas 75 % av dagvattnet och utanför tätort renas 55 %. Tidplanen för Kalmarsundsverket har blivit fördröjd bland annat på grund av att upphandlingsdokumentet tagit längre tid än beräknat att ta fram. Under 2018 inriktas kommunens miljötillsyn bland annat på minskad påverkan på vatten, inklusive dagvattenhantering. Miljöskyddsenheten medverkar i LOVA-projektet Norra Möre Vattenvård tillsammans med Serviceförvaltningen. Kommunen fortsätter samarbetet med organisationen Race for the Baltic för att hitta internationella lösningar på Östersjöns övergödningsproblem, bland annat genom att medverka som talare och rundabords partner den internationella miljödagen i St. Petersburg. Omsorgsförvaltningen har uppdaterat sin rutin för hantering av övergivna läkemedel inklusive flytande läkemedel. X Fullmäktigemål - Vattenanvändningen Jonas Agerhed, :34 5

73 Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till Kommentar Statistik från samtliga bolag som äger fastigheter samt Serviceförvaltningen är insamlad. Sedan 2015 har vattenanvändningen i hela koncernen minskat med 4 %. En analys ska göras kring vilka åtgärder som kan och bör prioriteras framöver. Serviceförvaltningen genomför aktiviteter för att minska dricksvattenförbrukningen. Exempel är att samtliga dusch- och tvättställsmunstycken byttes ut till snålspolande munstycken i de fastigheter som ingick i energieffektiviseringsprojektet. Målsättningen är att fortsätta arbetet med vattenspar i resterande byggnader där så är möjligt. Vid nybyggnationer och renovering av idrottsanläggningar, tas alltid vattenbesparande åtgärder med, t.ex. vid utformning av toaletter och duschar. Serviceförvaltningen arbetar för att under sommarsäsongen kunna ta vatten från dämmen för bevattning. Kultur- och fritid arbetar vidare utifrån den genomförda utredningen kring möjligheter att bevattna gräsplaner med vatten från dämmen. När kultur- och fritidsnämnden tar beslut om investeringsbidrag till föreningarna så är ett prioriterat område vatten- och energibesparande åtgärder. Alla ansökningar som kunnat klassas in i kategorin vatten och energibesparande åtgärder har föreslogs bifall under tertial 1. Barn- och ungdomsförvaltningen mäter vattenförbrukning från sina verksamheter. Under rörde sig vattenanvändningen i spannet till kubikmeter. Kalmarhems vattenförbrukning har minskat med 5,8 % jämfört med X Fullmäktigemål - Avfallet Avfallet inom kommunkoncernen ska minska med 30 procent från 2018 till Kommentar En nulägesanalys av avfallsmängder är påbörjad på de flesta förvaltningar. Information saknas om hämtade mängder av KSRR, vilket gör att en helhetsbild inte går att få fram just nu. Möjligheter till källsortering finns inte överallt i kommunens verksamheter. De flesta förvaltningar har inlett ett arbete med att se över och installera källsortering, vilket bedöms ta tid. Kultur- och fritidsnämndens har satt som mål att det ska finnas källsortering i lokaler och anläggningar senast år Arbete med minskat matsvinn inom förskola, skola och omsorg pågår. Mätningar under tertial 1 visar att kökssvinnet inom kost omsorg nästan halverats, men att tallriksvinnet i skolor ökat med 20%. Arbete med att minska matsvinnet inom omsorgen är påbörjat, utifrån en första mätning som genomfördes i december I Södermöre kommundelsnämnd har socialpedagogiska måltider vilket förväntas minska matsvinn på vård och omsorgsboenden. Kommunen arbetar koncernövergripande med målet att få till källsortering på evenemang. X Fullmäktigemål - Livsmedel Andelen livsmedel som är ekologiska eller ursprungsmärkta Sverige i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 75 procent 2020, varav minst 30 procent ska vara ekologiska. Minst 40 procent ska komma från närområdet. Kommentar Mätning sker vid halv- och helårsskiften. Halvårsresultatet rapporteras för tertial 2. Uppdrag - Handlingsplan Fossilbränslefritt 2030 Ta fram en koncernövergripande handlingsplan för att nå målet om Fossilbränslefritt Pågående Kommentar Arbete med handlingsplanen pågår. Nulägesanalys i form av en "Energibalans", dvs. kartläggning av fossil respektive förnybar energianvändning i kommunen som helhet är framtagen. Kommunen är delaktig i arbetet med ett länsgemensamt handlingsprogram för Fossilbränslefri region 2030 som är planerad att bli färdig innan sommaren. Det regionala handlingsprogrammet kommer delvis ligga till grund för aktiviteter i kommunens handlingsplan. Uppdrag - Handlingsplan God vattenstatus Pågående Jonas Agerhed, :34 6

74 Ta fram en koncernövergripande handlingsplan för att nå målet God vattenstatus. Kommentar En arbetsgrupp har tagits fram där Serviceförvaltningen, Samhällsbyggnadskontoret, Kalmar Vatten och Länsstyrelsen ingår. En struktur har tagits fram och en nulägesanalys har påbörjats. Det finns dock bristande information både vad det gäller mätning samt tydlighet när det kommer till parametrar som visar när t.ex. ett vattendrag anses uppnå god vattenstatus på morfologiska förändringar, övergödning eller biologisk mångfald. Denna information måstes tas fram gemensamt med Länsstyrelsen varför en försening av uppdraget är troligt. Uppdrag - Komplettera vattenförsörjningsplanen Pågående Komplettera vattenförsörjningsplanen med en plan för att återskapa och bevara vattenförhållandeområden. Kommentar Arbetet har påbörjats och uppstartsmöte är inbokat. Uppdrag - Klimatanpassningsplan Majoritetens inriktning är att under 2018 ta fram en klimatanpassningsplan. Pågående Kommentar Arbetet med klimatanpassningsplanen är påbörjat. Uppdrag - Solcellsanläggningar Pågående Majoritetens inriktning är att ha minst 25 solcellsanläggningar på kommunens egna byggnader år Kommentar Förberedelser pågår ihop med upphandlad leverantör att installera solceller på Kalmarsundsskolan, Vasaskolan, Konstmuseet och Lindö förskola. Uppdrag - Söka nationella vattenmedel Pågående Majoritetens inriktning är att vi ska ensamt eller tillsammans med Kalmarsundskommissionen och eventuella andra aktörer söka de nationella vattenmedel som finns tillgängliga från och med Kommentar Under första kvartalet 2018 har kustmiljögruppen sökt 4 åtgärdsprojekt till ett värde av sammanlagt 8 miljoner kr, att genomföra åren Bidrag har även sökts för ett ett skräpplockarprojekt, 600 tkr. Deltagande sker i en pågående EU interreg ansökan med 1 miljon kr FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. X Fullmäktigemål - Arbetslöshet Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner, gäller alla grupper. Kommentar Arbetslösheten i riket och Kalmar låg efter utgången av april på samma nivå (7,1%). Detta efter att arbetslösheten varit marginellt högre i Kalmar än i riket under de inledande månaderna av Jämförelsekommunernas arbetsmarknadsstatistik för mars-april har ännu inte publicerats. Sedan årsskiftet har arbetslösheten sjunkit i såväl riket som i Kalmar. Dock har rikets arbetslöshet sjunkit mer än Kalmars, vilket gör att målet såsom det är formulerat, inte kan anses vara uppnått. Jonas Agerhed, :34 7

75 X Fullmäktigemål - Tryggaste residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Kommentar Enligt polisens trygghetsundersökning som presenterades i januari 2018 är problemnivån generellt betraktat densamma som Kalmar är en trygg kommun med ett indexvärde på 1.53 ( nationellt normalindex 2.0) Andelen utsatta för mängdbrott har stabiliserats under den senaste 5-årsperioden och sett över tid ligger nivåerna långt under början av 2000-talets utsatthet för mängdbrott. Andelen i Kalmar kommun som uppger att de inte varit utsatta för något som helst brott under de senaste året redovisar det högsta värdet sedan mätningen av detta mått började Problembilden 2017 redovisar ett enda större generellt problem över hela kommunen - trygghetskänslan utomhus ensam sent på kvällen. Detta trots en marginell förbättring sedan mätningen Trygghetsundersökningen mäter problemnivån avseende utemiljön, missbruksproblem, utomhusstörningar, utsatthet för brott, oro att utsättas för brott, konkret känsla av otrygghet och polisens agerande mot problem års enkät innehöll även frågor kopplade till social tillit och sammanhållning i bostadsområdet, vilka precis som problemnivåerna för övriga områden varierade mellan olika geografiska områden i Kalmar kommun. Kvinnor uppger en något högre problembild än män generellt men störst könsskillnader framträder i upplevelsen av konkret känsla av otrygghet där 76 % av männen upplever sig trygga utomhus sen kväll medan motsvarande andel för kvinnor är 50 %. 16 % av männen uppger att de känner sig otrygga ute ensam sen kväll i jämförelse med 34 % av kvinnorna. Utsatthet för brott och medborgarnas upplevelse av trygghet ligger till grund för de medborgarlöften som Kalmar kommun lämnar tillsammans med polisen och under årets första månader har medborgarlöfterna för 2016/17 (minskade bostadsinbrott och ökad trygghet i centrum) utvärderats och bedömts som effektiva vilket innebär att samverkan kring Grannsamverkan, information riktade till fastighetsägare och insatserna med fokus på Kvarnholmen fortsätter. Förslag till nya medborgarlöften planeras att presenteras under augusti Det pågår både fysiska och sociala insatser i de kommunala verksamheterna, insatser som kan förväntas påverka medborgarnas upplevelse av trygghet är bl.a. implementering av kommunens belysningsprogram vilket medför konkreta belysningsprojekt runt om i kommunen, införandet av trygghets- och säkerhetsanalyser i varje planbeskrivning samt ett systematisk arbete med trygghetsaspekten i trafikärenden. Andra exempel på pågående insatser är kultur och fritidsnämndens checklista för trygga miljöer som tillämpas vid nybyggnation men även insatser i befintlig miljö, och socialnämndens avtal med IFK Kalmar avseende vuxenvandringar vid riskkvällar ( ungdomsperspektiv). Barn- och ungdomsnämnden följer på förvaltningsnivå upp anmälningar om kränkande behandling, och under perioden 1/1-6/ inrapporterades 85 anmälningar, vilket är en ökning med 22 stycken jämfört med inkomna anmälningar motsvarande period X Fullmäktigemål - Företagsklimatet Totala Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning Öppna Jämförelser avseende företagsklimatet ska vidmakthållas eller öka. Majoritetens inriktning är att minst 100 företagsbesök ska genomföras per år. Kommentar Kalmar vidmakthåller sitt höga index även i 2017 års mätning. Dock sjunker totalt NKI från 77 till 76, vilket gör att målet såsom det är formulerat inte kan anses vara uppnått. Organisationen arbetar kontinuerligt med att förbättra företagsklimatet, och hittills har cirka 40 företagsbesök genomförts. Inriktningen om att genomföra 100 företagsbesök under året kommer att uppnås. X Fullmäktigemål - Kalmar - En plats för alla Kalmar ska vara en plats för alla samt vara en av Sveriges bästa kommuner att besöka, att växa upp, bo och åldras i. Kommentar Med utgångspunkt i Medborgarundersökningens uppdelning på olika ålderskategorier kan det uttalas att Kalmar är på rätt väg och att trenden är positiv avseende detta mål. I en jämförelse mellan 2016 och 2017 har index ökat enligt följande: Jonas Agerhed, :34 8

76 I åldergruppen år har NRI (Nöjd Region Index) ökat från 67 till 75. NII (Nöjd Inflytande Index) har ökat från 32 till 65 och NMI (Nöjd Medborgare Index) har ökat från 66 till 74. I åldersgruppen 75 år eller äldre har NRI (Nöjd Region Index) ökat från 67 till 71. NII (Nöjd Inflytande Index) har ökat från 38 till 44 och NMI (Nöjd Medborgare Index) har ökat från 63 till 69. Totalt för alla åldersgrupper har NRI (Nöjd Region Index) ökat från 67 till 72. NII (Nöjd Inflytande Index) har ökat från 40 till 50 och NMI (Nöjd Medborgare Index) har ökat från 62 till 68. X Fullmäktigemål - Dubbelspår Kalmar - Alvesta Tågsträckan Kalmar - Alvesta ska förses med dubbelspår. Kommentar Tillsammans med Växjö och Karlskrona kommuner har pågår arbetet för att åstadkomma ett dubbelspår. Bland annat har de tre kommunerna gemensamt gett staten ett erbjudande om ökad bostadsproduktion mot att staten satsar på förbättringar av transportinfrastrukturen. Tillsammans med respektive regionala organ har behovet av dubbelspår även förts fram till regeringen i ett initiativ från Sydsvenska Industri- och Handelskammaren. X Fullmäktigemål - Mötesstation Stångådalsbanan En mötesstation på Stångådalsbanan tillskapas för att underlätta pendlingstrafik. Kommentar Samhällsbyggnadskontoret har medverkat aktivt i Regionförbundets arbete med att samla länets kommuner och större företag bakom ett erbjudande att bidra till medfinansiering av transportsystemet. En mötesstation i Rockneby med möjlighet till resandeutbyte är bland de åtgärder som diskuterats i det fall erbjudandet skulle falla ut. X Fullmäktigemål - Färdigställda bostäder Samlat i kommunkoncernen ska vi arbeta för att färdigställa minst 700 bostäder per år fram till år Kommentar Under 2018 har 262 bostäder färdigställts till och med 30 april. Bedömningen för helåret är cirka 800 färdigställda bostäder. X Fullmäktigemål - Bostadsplanering Under åren 2016 till och med 2018 ska Kalmar planera för 2500 bostäder, varav 300 småhus. Kommentar Redan under första tertialet är målet uppfyllt då det tagits fram detaljplaner under åren 2016 till och med 2018 som möjliggör för bostärder varav 282 i småhus. X Fullmäktigemål - Tillgänglighet Kalmar ska vara en kommun med hög tillgänglighet. Kommentar En förvaltningsövergripande arbetsgrupp är utsedd vars uppdrag är att få till ett samlad tillgänglighetsarbete utifrån den nya nationella funktionshinderspolitiken Jonas Agerhed, :34 9

77 Uppdrag - Tillgänglighetsåtgärder badplatser Pågående Ta fram ett underlag som ska ligga till grund för att förbättra tillgängligheten till kommunens badplatser och utifrån detta föreslå åtgärder för tillgänglighet på ett antal platser. Kommentar Kattrumpan och Långviksbadet kommer att förses med ramper inför sommaren Tillgänglighet skapas till bryggor, toaletter och parkering. Tillgänglighetsinventering av badplatser har gjorts och åtgärdslista har upprättats. Uppdrag - Projektgrupp för aktiviteter 2020 Pågående Skapa en projektgrupp inom kommunen som i samverkan med övriga aktörer ska göra år 2020 till ett år fyllt av aktiviteter. Kommentar Arbetet pågår och möten med LNU är under bearbetning. De större kända händelserna är inramade att ingå i Uppdrag - Samordna Södra staden Pågående Samordna utbyggnaden av Södra staden så att ett helhetsgrepp för en flexibel utbyggnad och ianspråktagande av lokaler för alla verksamheter som ska finnas där, tas. Kommentar Arbetet har kommit halvvägs. Uppdrag - Stärka civilt försvar Pågående Majoritetens inriktning är att Kalmar ska aktivt delta i det arbete som nu sker med att stärka civilförsvaret sett till det förändrade säkerhetspolitiska läget. En del i det arbetet ska vara att säkerhetsklassa viss personal. Kommentar Arbetet är uppstartat. Kärnfrågorna är att skydda befolkningen, skydda den samhällsviktiga verksamheten och att stödja Försvarsmakten. Uppdrag - Tillgängligheten till stadskärnan Pågående Majoritetens inriktning är att gemensamt med näringsidkare och fastighetsägare ta fram en handlingsplan på kort och lång sikt för att förbättra tillgängligheten för alla trafikslag till stadskärnan. Kommentar En arbetsgrupp tillsammans med Kalmar City, fastighetsägare och näringsidkare har genomfört 4 möten hittills under året, väldigt många förslag har framkommit, vilka kommer att utvärderas, gruppens arbete fortsätter. En utredning ang trafiksituationen inkl parkeringssituationen pågår parallellt med arbetsgruppens arbete. Uppdrag - Evenemangsstrategi Pågående Slutföra arbetet med förslag till evenemangsstrategi och därefter koordinera kommunkoncernens arbete med att stärka Kalmar som en attraktiv evenemangsstad. Kommentar Koncernledningen arbetar aktivt med uppdraget och ambitionen att stärka Kalmar som en attraktiv evenemangsstad. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Kommentar Jonas Agerhed, :34 10

78 I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Två fullmäktigemål finns noterade under fokusområdet - Bästa skolkommun och - Bästa äldreomsorgskommun. Gällande bästa skolkommun fortsätter det långsiktiga arbetet med att utveckla undervisningen så att varje barn/elev i Kalmar kommun kan utvecklas så långt som möjligt såväl socialt, emotionellt som kunskapsmässigt fortsätter enligt planen. Stora satsningar i specialpedagogik för lärande, språk och kunskapsutvecklande arbetssätt, entreprenöriellt lärande och modersmålsstödjande arbetssätt i förskolan pågår. När det gäller "Bästa äldreomsorgskommun" arbetar verksamheten aktivt inom ett flertal förbättringsområden. Områden som prioriteras högt är exempelvis att skapa attraktiva vård- och omsorgsboenden, systematiskt arbeta med kvalitetsregister för att säkra arbetssätt och utveckla kvaliteten, personkontinuiteten i hemtjänsten. Under våren har omsorgsnämnden också beslutat om förvaltningens framåtspaning av vård och omsorg år 2030 beskriver ett tänkt scenario utifrån den demografiska utvecklingen. Socialnämnden har samlat sina långsiktiga mål, som alla rör hög kvalitet i välfärden, under "Egna verksamhetsspecifika mål och aktiviteter". Målen är att socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad, säker, individanpassad, effektiv, jämlik och tillgänglig. X Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år Kommentar Målet har tilldelats Barn- och Ungdomsnämnden, Södermöres kommundelsnämnd samt Kommunstyrelsen. Positiva betygsprognoser inför vt borde medföra en positiv utveckling även i SKL:s ranking under året. I Lärarförbundet skolranking 2017 "Bästa skolkommun" kom Kalmar kommun på en 4:e plats vilket var en förbättring med 8 placeringar jämfört med De resultatnyckeltal där Kalmar kommun presterat lite sämre är genomsnittligt meritvärde och behörighet till gymnasiet. För att kunna förbättra oss ytterligare, så bör speciellt utvecklingsfokus riktas mot dessa områden. Enligt betygsprognosen som sammanställts efter betygsdialoger med skolorna indikerar den en ökning både när det gäller genomsnittlig betygspoäng i årskurs 9 och behörighet till gymnasiet. Södermöre konstaterar att kvalitén inom pedagogisk omsorg visar på förbättringar inom flera områden. Resultatet av enkäter utförda av elev- och vårdnadshavare visar att samtliga verksamheter bibehåller eller ökar nöjdheten från vårdnadshavare. Man anser också som vårdnadshavare att man har ett större inflytande av verksamheter i förskola och fritidshem än man haft tidigare. Däremot sjunker resultatet när man besvarar frågan om man anser att man kan påverka hur man lär sig saker i skolan. Kommunstyrelsen bidrar till målet genom projektet AdNos där en modell som ska stödja arbetsgivare och medarbetare i arbetet med att skapa hälsosamma arbetsplatser är under framtagning. Projektet beräknas vara klart till sommaren X Fullmäktigemål - Bästa äldreomsorgskommun Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år Kommentar Målet har tilldelats Omsorgsförvaltningen, Södermöre kommundelsnämnd samt Kommunstyrelsen. Brukarundersökning pågår för uppföljning av omsorgstagarnas inflytande, delaktighet och upplevd självbestämmande i verksamheten. Arbetet präglas av individens behov i centrum. Södermöre kommundelsnämnd konstaterar att resultat från brukarundersökningen 2017 visar att den sammanlagda nöjdheten ökar inom hemtjänst och minskar något på vård och omsorgsboende. Flera indikatorer visar dock på ett positivt resultat. Resultatet för bemötande ligger på hela 100 % nöjdhet både på vård och omsorgsboende och hemtjänst i Södermöre kommundelsnämnd. Undersökningen visar också på en positiv trend gällande resultat av inflytande och förtroende för personal. Fokusområden som nöjdhet med sociala aktiviteter och utevistelse fortsätter visa ett positivt resultat Trivsel med omkringliggande boendemiljö ligger på 63 %, vilket är något under rikssnittet, som ligger på 66 %. Aktiviteter pågår tillsammans med omsorgstagare för att öka nöjdheten med boendemiljön. Kommunstyrelsen konstaterar att utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete är genomförd för alla chefer och skyddsombud. Utbildning i aktiv rehabilitering hösten 2018 för alla chefer i förvaltningen är under planering. Förutom dessa utbildningsinsatser ingår förvaltningen i projektet AdNos-hälsosamma arbetsplatser. Jonas Agerhed, :34 11

79 Uppdrag - Välfärdens fördelning och jämlikhet Pågående I samverkan med berörda verksamheter och lokala aktörer inventera insatser som påverkar välfärdens fördelning och jämlikhet i hälsa, samt lämna förslag på lokalt genomförbara insatser som bidrar till att skillnader i tillgång till välfärd och hälsa minskar. Kommentar Uppdraget har just påbörjats. Uppdrag - Mål för integrationsarbetet Pågående Mål för integrationsarbetet som underlättar uppföljning av de insatser som beslutas ska tas fram. Kommentar Målarbetet pågår tillsammans med en arbetsgrupp. Arbetsgruppen har haft kontakt med Kalmar kommuns jämförelsekommuner i frågan. Utifrån det insamlade materialet arbetas Kalmar kommuns integrationsmål fram. Uppdrag - Härbärge/stödboende Pågående Kommunfullmäktige ger socialnämnden i uppdrag att tillsammans med frivilligorganisationer utreda möjligheten att tillskapa platser i härbärge/stödboende till hemlösa. Kommentar Utredning är färdigställd och kommer att presenteras för socialnämnden på sammanträdet i maj för vidare behandling till fullmäktige. FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET, PERSONAL OCH ARBETSMILJÖ Kalmar kommun ska vara ett föredöme som arbetsgivare. Vi ska vara en attraktiv, effektiv och utvecklande arbetsplats som präglas av hög kompetens, öppenhet, delaktighet, jämställdhet och trygghet. Kommentar Inom fokusområdet ligger tyngdpunkten på arbete med "heltidsarbete som norm" samt arbetsmiljö och hälsa. Arbete med att minska sjukfrånvaron samt utbildning inom systematiskt arbetsmiljöarbete har prioriterats under året Arbetet med att visa på att vi är en attraktiv arbetsgivare där medarbetare trivs och utvecklas blir allt viktigare då fler yrken inom välfärdssektorn är svårrekryterade bristyrken och vi konkurrerar med andra kommuner och med landstinget om samma personal. Kalmar växer vilket gör att vi behöver fler medarbetare i olika verksamheter framförallt inom socialtjänst, förskola/skola och äldreomsorg. Kalmar kommun har blivit beviljat ett ESF-projekt som har som mål att ta fram, fastställa och sprida standardiserade chefs- och medarbetarutbildningar i preventivt arbete med ohälsa samt att ta fram, fastställa och sprida kunskap om hälsofrämjande arbetsplats. Detta ska leda till sänkt sjukfrånvaro och en mer hälsofrämjande organisation. Projektet start 4 april och håller på i två år. Under ska alla chefer och skyddsombud få en fördjupad utbildning i arbetsmiljöfrågor. X Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad år 2022, vilket innebär att alla verksamheter säkerställer: Likvärdig service och bemötande Likvärdig myndighetsutövning Likvärdig resursfördelning Jämställd fördelning av makt och inflytande Till alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett bakgrund och tillhörighet. Kommentar Under årets första kvartal har kommunledningskontoret utarbetat ett förslag till strategi för att nå målet. Strategin har utvecklats i samråd med kommunens jämställdhetsnätverk. För att stötta ett kunskapsbaserat förhållningssätt till jämställdhetsfrågorna har två centrala utbildningar erbjudits under kvartalet, en grundkurs i jämställdhet och jämställdhetsintegrering för jämställdhets- och kvalitetsutvecklare samt en halvdagsutbildning för förtroendevalda och chefer/nyckelpersoner om jämställd verksamhet. Under Jonas Agerhed, :34 12

80 våren har även en kartläggning om tillämpningen av policyn om könsuppdelad statistik genomförts, vars resultat återförs till förvaltnings- och bolagsledningar i dialogform under maj/juni. Flera förvaltningar har påbörjat insatser för att ta fram checklistor kopplade till olika verksamhetsområden. X Fullmäktigemål - Medarbetare per chef Antalet medarbetare per chef ska minska. Kommentar Medeltal i kommunen 31/ : 20 medarbetare Medeltal i kommunen 31/ :19 medarbetare Medeltal i kommunen 30/4 2018: 18 medarbetare Socialförvaltningen har 7 chefer som har fler än 30 medarbetare Serviceförvaltningen har 2 chefer som har fler än 30 medarbetare Södermöre har 7 chefer som har fler än 30 medarbetare Barn- och ungdomsförvaltningen har 18 rektorer som har fler än 30 medarbetare (ibland finns biträdande rektor) Omsorgsförvaltningen har 19 chefer som har fler än 30 medarbetare Kultur- och fritidsförvaltningen har 2 chefer som har fler än 30 medarbetare På samhällsbyggnadskontoret har cheferna mellan 4 och 10 medarbetare På kommunledningskontoret har cheferna mellan 4 och 38 medarbetare I höstens medarbetarenkät kommer chefer att få besvara frågor om storlek på sin arbetsgrupp och hur nöjd/missnöjd man är med förutsättningarna. Antal medarbetare i snitt per chef är inget bra mått, framöver bör vi snarare jobba för på att minska antalet chefer som har fler än 30 medarbetare. X Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Majoritetens inriktning är att sjukskrivningarna ska totalt minska med en procentenhet under Varje nämnd och bolagsstyrelse ska ta fram mål och en plan för det konkreta arbetet. Kommentar Sjukfrånvaron ackumulerat tom mars 2018 är 7,6 % vilket är avsevärt lägre än 2017 då den var 8,4 %. Dock är det första kvartalet inte alltid en bra period att dra slutsatser av då säsongsinfluensan varierar år från år. X Fullmäktigemål - Medarbetarengagemang Öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang. Kommentar Olika insatser görs för att främja medarbetarengagemanget. Bland annat att öka kunskapen om värdegrund, verksamhetsmål och vision samt utbildning i samverkan och arbetsmiljö för chefer och skyddsombud. Mäts i medarbetarenkäten som görs i oktober X Fullmäktigemål - Heltid som norm Kalmar kommun har heltid som norm, med möjlighet att önska sysselsättningsgrad. Heltid ska alltid erbjudas vid nya tillsvidareanställningar. Det är en viktig rättvise- och jämställdhetsfråga. Kommentar Sammanfattning tom april 2018 jämfört med november 2017: Jonas Agerhed, :34 13

81 De genomsnittliga sysselsättningsgraderna enligt anställningsavtalet för tv-anställda är 96,9 % vilket är en ökning med 0,3 procentenheter. Andelen heltider för tillsvidareanställda enligt anställningsavtalet har ökat med ca 2 procentenheter och uppgår nu till 86 %. De faktiska heltiderna för månadsavlönade ökar för både kvinnor och män. Kvinnornas faktiska heltider i april är 66,4 % (+1,8 procentenheter). Männens är 86,5 % (+ 1,2 procentenheter). På omsorgsförvaltningen har 73 medarbetare ökat sin sysselsättningsgrad upp till heltid. Sedan tidigare är alla nya tillsvidareanställningar på heltid. På omsorgsförvaltningen prövas nu också en modell med heltid för medarbetare som jobbar i nattpatrull. Omsorgsförvaltningen ser ett minskat behov av rekrytering om vi lyckas lösa "deltidsproblematiken". X Fullmäktigemål - Riktade insatser som uppföljning Riktade insatser som uppföljning av kort- och långtidssjukskrivna samt analys ur ett jämställdhetsperspektiv ska göras årligen. Kommentar En HR-specialist har i uppdrag att besöka alla chefer för att ge stöd till chefer i rehabiliteringsarbete. Detta görs i samarbete med rehabiliteringskoordinator på arbetsmiljöenheten. Samtliga chefer genomgår utbildning i "psykisk ohälsa på din arbetsplats" för att bättre kunna upptäcka och förebygga sjukfrånvaro. Kalmar kommuns rutiner vid sjukanmälan och korttidssjukfrånvaro är reviderade för minska korttidssjukfrånvaron. Satsningen på utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete fortsätter. X Fullmäktigemål - E-hälsokommun Kalmar ska bli årets e-hälsokommun år Kommentar Målet om årets E-hälsokommun kommer kommuncentralt att samordnas av digitaliseringsledaren som är på plats i maj Med grund i de insatser som inletts i förvaltningarna torde arbetet vara på rätt väg. Exempelvis har omsorgsförvaltningen antagit en e-hälsostrategi och anställt en e-hälsosamordnare. Uppdrag - Digital kompetens Stärka den digitala kompetensen i kommunkoncernen. Ej påbörjad Kommentar Digital kompetens blir ett uppdrag för digitaliseringsledaren som påbörjar sin anställning i maj Uppdrag - Strategi för modern e-förvaltning Ej påbörjad Utarbeta en strategi som vägledning för kommunkoncernen att med hjälp av modern teknik, effektivisera verksamheten och utveckla en modern e-förvaltning. Syftet med strategin ska bl.a. vara att beskriva en gemensam målbild som skapar förutsättningar för kommunkoncernen att utarbeta egna planer för införandet av e-tjänster. Kommentar Strategi för modern e-förvaltning blir ett uppdrag för digitaliseringsledaren som påbörjar sin anställning i maj Uppdrag - Sänka sjukfrånvaron Pågående Arbeta aktivt för att sänka sjukfrånvaron alternativt behålla en redan låg sjukfrånvaro. Varje förvaltning ska ta fram en plan för hur detta ska gå till med utgångspunkt från Sveriges kommuner och landstings och fackliga organisationers avsiktsförklaring för friskare arbetsplatser. Kommentar HR-specialist besöker alla chefer för att ge stöd i rehabiliteringsprocessen. Kommunens rutin för sjukanmälan och arbete med korttidssjukfrånvaro är reviderad. Jonas Agerhed, :34 14

82 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Vanja Lukic KS 2018/ Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ekonomi- och verksamhetsuppföljning efter april 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen fattar inte något beslut med anledning av ekonomi- och verksamhetsuppföljningen per april. Bakgrund Kommunledningskontoret redovisar varannan månad det ekonomiska utfallet för perioden och en ekonomisk prognos för årsutfallet. Efter april och augusti görs också uppföljning av verksamhetsplanen. Kommunstyrelsens förbrukning efter april uppgår till 21,1 % jämfört mot riktvärdet 33,3 %. Inom de olika verksamheterna finns både positiva och negativa ekonomiska avvikelser som kommenteras i rapporten. Totalt för kommunledningskontoret beräknas ett resultat i nivå med budget. Uppföljningen av målen visar på en god måluppfyllelse, 81 % vid årets slut. Aktiviteterna som är knutna till nämndsmålen har påbörjats i de flesta fall och även uppdragen är påbörjade i god omfattning. Vanja Lukic Ekonom Bilagor Uppföljning och prognos april 2018 Uppföljningsrapport verksamhetsplan 2018 Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax vanja.lukic@kalmar.se

83 Uppföljning och prognos April Kommunstyrelsen 2018 Utgåva: Tertialrapport april 2018 Rapportperiod: Organisation: Kommunstyrelsen

84 Verksamhetsmål Kommunstyrelsen antog i budgeten 33 mål utifrån de övergripande fullmäktigemålen. Till dessa har aktiviteter knutits för att kunna nå målen. De flesta aktiviteter och därmed mål är påbörjade, men det är ännu för tidigt på året för att en större andel ska vara klara. Trenden är dock positiv och bedömningen är att måluppfyllelsen vid årets slut kommer att vara god, 81 %. Kommunstyrelsen har också erhållit 9 uppdrag från kommunfullmäktige att jobba med. Alla uppdrag är påbörjade. Detaljerad information om mål, aktiviteter och uppdrag finns i bilaga "Uppföljningsrapport verksamhetsplan". Väsentliga händelser Näringslivsenheten fortsätter jobba med Kalmar2020. Under åren nyetableras Linnéuniversitetet, Lnu, på en samlad plats i Kalmar. Ett universitet är en betydande drivkraft för regional utveckling och industriell förnyelse. Kalmar2020 kommer aktivt att jobba med att försärka Kalmar som en universitetsstad genom sammarbete och dialog mellan Lnu, näringsliv, kommuner och andra aktörer. Projektet ska också marknadsföra och förankra Lnu i Kalmar-regionen, både nationellt och internationellt. Flykting och Integration jobbar intensivt med projektet Bas Kalmar som kommer fortgå under 3 år. Initiativet till projektet uppkom genom diskussion mellan flertal organisationer som arbetar med etableringsprocessen och dess problematik i nuvarande modell. Genom projektet ska Kalmar stärka och förbättra språkmässiga kunskaper, öka delaktigheten och sammanhanget i ett tidigt skede av etableringsprocessen, höja kvinnor och mäns motivation och självförtroende på den svenska arbetsmarknaden samt stäkra deras hälsa. Under kommunikationsenheten har trygghet- och larmcentralen gått i skap drift och arbetet med att utveckla enheten fortgår. Riktlinjer för en ny grafisk profil har antagits av fullmäktige och arbetet med att konkretiskera den pågår. En ny organisationsförändring träder i kraft. Kommunledningskontoret stärks med en nybildad HR-enhet genom en sammanslagning av nuvarande personalenhet med HR-specialister och arbetsmiljöenheten. I och med detta har delar av kommunikationsenheten flyttat till lokaler i Rådhuset. Vidare har kommunledningskontoret vuxit med ytterligare en enhet. Från och med 1 april 2018 ligger upphandlingsenheten organisatorsikt under kommunledningskontoret. Syftet är att samordna kommunens upphandlingar av varor och tjänster samt säkerställa avtalstrohet. Naturvårdsverket har beviljat bidrag till åtgärder för sanering på Fredriksskans och för projektet "Vassmolösa ångsåg" och dess kvarvarande saneringsbehov. Arbetet med dessa saneringar kommer att påbörjas under 2018 och Jobb och krav kommer att öka på gymnasieverksamheten. Enligt befolkningsprognosen i medlemskommunerna kommer antalet åringar att öka markant de kommande åren. Elevökningen :26 2

85 kommer att ställa krav på kontinuerlig behovsplanering och analyser för att optimalt möta förändringarna av exempelvis lokaler, lärarresurser och elevhälsa. Prognos Driftredovisning Driftredovisning Budget VR apr 2018 Prognos VR apr 2018 Avvikelse nämnd Intäkter Personalkostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa KOSTNADER Summa RESULTAT Prognosen efter april månad visar på några avvikelser i förhållande till budget, men totalt för kommunledningskontoret beräknas ett resultat i nivå med budget. Det finns i dagsläget inget som tyder på att de högra kostnaderna inte kommer att mötas av andra lägre kostnader eller högre intäkter. Förbrukningen efter april uppgår till 21,1 % mot riktpunkt 33,3 %. Avvikelsen mot budget på intäkterna beror på beräknad högre erhållen schablonersättning från Migrationsverket, överkott för fonden forskning och utveckling och ökade intäkter för exploateringsverksamheten. Personalkostnaderna påvisar en negativ avvikelse mot budget, som beror på den senaste tidens omfattande bränder. Även övriga kostnader påvisar en negativ avvikelse mot budget och denna återfinns inom överförmyndarverksamheten och gymnasieverksamheten. Överförmyndarverksamheten prognostiserar ett underskott om cirka tkr som kan härledas till lägre ersättning för ensamkommande barn samt införandet av ett nytt ärendehanteringssystem. Ett överskott prognostiseras om cirka tkr avseende högre erhållen schablonersättning från Migrationsverket samt överkott för fonden forskning och utveckling, som beräknas till cirka 500 tkr. Kommunen är ålagd att :26 3

86 vidta vissa miljöåtgärder på gamla deponier och andra förorenade områden. Dessa kostnader beräknas uppgå till cirka tkr, men bedömningen är att dessa i år kan hanteras inom ram beroende på bland annat högre intäkter totalt inom verksamheten. Exploateringsverksamheten har sålt ett flertal områden och bedöms i dagläget generera ett överskott på cirka tkr mot budget. Personalkostnaderna för Brandkåren påvisar ett underskott om cirka tkr som beror på den senaste tidens omfattande bränder. För gymnasieverksamheten prognostiseras ett underskott om cirka tkr vilket beror på att antalet åringar som studerar på gymnasieskolan ökat i förhållandet till det budgeterade. Investeringsredovisning Investeringsredovisning Budget VR apr 2018 Prognos VR apr Avvikelse nämnd 2018 Inkomster 0 0 Utgifter Summa NETTOINVESTERINGAR Investeringarnas prognostiserade avvikelse totalt på året beror på några poster. För fastighet finns en avvikelse på tkr som hänförs till den "räntabla delen", det vill säga investeringar som inte genererar någon ramjustering, och avser köp av Arenan. Prognosen för investeringar på exploateringsverksamheten visar totalt på cirka tkr lägre än budget, vilket beror på tidsförskjutningar i projekten. Detta återfinns till största del på projektet "Södra staden", men också mindre delar på "Fjölebro" och "Fredriksskans". Kommunstyrelsens övriga verksamheter visar på en prognos som avviker med -800 tkr mot budget. Dessa investeringar avser flytten av delar av område arbetsmarknad till Falkenbergshuset för nya Kunskapens hus. Där utöver ska arbetsmiljöenheten flytta sin verksamhet in till stadshuset vilket också troligtvis kommer innebära en del investeringar. Åtgärder med konsekvenser Prognosen visar på ett antal negativa avvikelser inom några verksamheter. I dagsläget finns inget som tyder på att några särskilda åtgärder krävs inom året då andra verksamheter beräknas visa positiva avvikelser. På sikt bör några verksamheter ses över inför kommande budgetår. Personalredovisning Personalsammansättning Antal personer Antal årsarbetare Antal personer Antal årsarbetare Kvinnor Män Totalt :26 4

87 Personalsammansättningen på Kommunledningskontoret har ökat. Denna ökning kan härledas till anställning av nya tjänster så som en ny digitaliseringledare, datorskyddsombud, handläggare inom social hållbarhet samt fortsatt koncentration av ekonomi- och löneadministration. Sjukfrånvaro Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Kvinnor 5.47% 5.32% 5.42% 4.93% Män 4.12% 7.47% 5.86% 4.77% Totalt 4.72% 6.50% 5.65% 4.86% Sjukfrånvaron har ökat på Kommunledningskontoret. Anledning till höga sjukfrånvaror är influensaperioden som infaller första kvartalet. Den ackumulerade sjukfrånvaron för 2018 till och med mars månad ligger för åldersgruppen år 8,3% vilket är det högsta utfallet, lägsta är för åldersgruppen år som ger ett utfall på 3,1 %. Dock ligger sjukfrånvaron avseende 2018 första kvartalet lägre för samma period 2016 samt Kvalitet, styrning och kontroll Arbetet med att underhålla och förbättra kommunens verksamhetsledningssystem pågår löpande. Internrevisionsarbetet har tidigare år genomförts under hösten men har nu flyttats till våren för att inte sammanfalla med de externa kvalitets- och miljörevisionerna. I år har fokus legat på uppföljning av rutinen för direktupphandling, arkivreglementen samt avfallshantering. Svenskt Näringsliv har presenterats årets enkätdel av undersökning och den visar att Kalmar fortsätter att klättra på rankningen och ligger nu på en 75:e plats. Även SKL s rapport Insikt - Företagsklimat 2017 visar att Kalmar fortsatt ligger bra till jämfört med övriga deltagande kommuner i Sverige. Bilagor Uppföljningsrapport verksamhetsplan :26 5

88 Organisationsenhet: Kommunstyrelsen Period: April År: 2018 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Vanja Lukic, :20 1

89 EGNA VERKSAMHETSSPECIFIKA MÅL OCH AKTIVITETER Under denna rubrik kan förvaltningar och bolag lägga in egna mål och aktiviteter som man vill följa upp, och som saknar koppling till kommunfullmäktiges fokusområden och mål. Kommunstyrelsens egna mål Under denna rubrik kan kommunstyrelsen lägga in eventuella nämndsmål och aktiviteter som inte är kopplade till fullmäktigemålen. För att det arbete som redovisas under denna rubrik ska bli synliggjort i de centrala uppföljningarna bör man skriva in relevanta delar i kommentarerna under kommunfullmäktiges respektive fokusområde. FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Kommunallagen slår fast att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska ha en ändamålsenlig verksamhet Måluppfyllelsen mäts utifrån valda nyckeltal och indikatorer. Kommentar Kommunledningskontorets verksamhet är ändamålsenlig om vi arbetar mot de mål som fastställs i budget, följer de lagar, riktlinjer och rutiner som finns beslutade. Uppföljning av att kontorets verksamhet arbetar i rätt riktning sker hela tiden men de kontrollaktiviteter som finns inlagda är påbörjade men ännu inte slutförda så någon slutlig bedömning kan ännu inte göras. Dock finns inget som tyder på att målet inte kommer att uppnås. Utfall dec 2017 Mål 2018 Utfall April 2018 KLK - Nöjd MedborgarIndex (NKI) brandtillsyn KLK - Kostnad för räddningstjänst per invånare KLK - responstid för brandkåren 10.2 KLK - Kostnad för räddningstjänst per invånare Samhällets kostnader för olyckor 2017: 7000 kr per invånare. Median i riket är 7800 kr. KLK - responstid för brandkåren Responstid för brandkåren från när 112- anrop ankommer tills första resurs är på plats 2017: 10,2 minuter (mediantid). Jämföras kan mediantiden i riket som är 12,3 minuter. Min- max i riket är 7,8-44,6 minuter. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Uppföljning av kundnöjdhet Jonas Sverk én En översyn och förbättring av kundenkäten görs som en fördjupningsuppgift av kommunens ledarförsörjningsprogram. Själva enkäten går sedan ut i slutet av året. Uppföljning av nyckeltal Åsa Bejvall För verksamhetsmåtten finns ännu ingen ny statistik framtagen. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska ha en kostnadseffektiv verksamhet Måluppfyllelsen mäts utifrån valda nyckeltal och faktorer. Vanja Lukic, :20 2

90 Kommentar Det finns inga resultat att redovisa ännu. Processen är igång. Invånarnas syn på inflytande i kommunens verksamheter Enligt medborgarundersökningen var Nöjd-Inflytande -Index (NII) 50 för Kalmar vid mätningen Kalmar placerade sig på delad 5:e plats av 131 deltagande kommuner. Snittet för deltagande kommuner var 40. Resultatet för 2018 presenteras i december. (N18012) Kostnad grundläggande vuxenutbildning, kr/inv Uppdateras i Kolada (kommun och landsting databasen) under sommaren. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Uppföljning av nyckeltal Åsa Bejvall För kostnadseffektivitetsmåtten finns ingen ny statistik framtagen. Publiceras i juni. Hälsofrämjande arbetsplatser för högre kostnadseffektivitet Ylva Gorton Genom långsiktigt arbete förskjuta arbetssätt och rutiner till mer hälsofrämjande aktiviteter och mindre rehabiliterande kommer kommunen stärkas i det hälsofrämjande arbetet. Genom att aktivt arbeta med att skapa hälsa på arbetsplatsen kommer vi få mer nöjda medarbetare. Detta leder till minskade sjukskrivningstal och ökad effektivitet. FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Kalmar ska fortsätta vara en av Sveriges grönaste kommuner och ett föredöme inom miljöområdet. Kommentar Under tertial 1 tog KLK fram det årliga miljöbokslutet som beskriver föregå-ende års arbete under "Ett grönare Kalmar". Bokslutet visar att kommunen är på rätt väg inom de flesta miljöområden. Arbetet behöver systematiseras inom ekosystemtjänster och biologisk mångfald, inklusive kopplingen till attraktivitet och folkhälsa. Miljöstrategiskt arbete pågår med att definiera "den röda tråden" i förvaltningarnas miljöarbete för att skapa en samsyn kring vad kommunens miljöarbete består och hur det ska mätas, följas upp och redovisas. I arbetet ingår även i och identifiera var förvaltningsövergripande arbete behöver intensifieras. Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att cykeltrafiken årligen ökar Målet ska uppnås genom att kommunens resepolicy följs. Resan ska utvärderas enligt följande: 1) Resfritt möte, 2) Gå eller cykla 3) Buss eller tåg 4) Bil (kommunens bilpool) 5) Flyg. Se aktivitet under Klimatneutrala resor. Kommentar Hälsopendlingen genomförs i år under maj månad. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Hälsopendling via Aktivt liv Anne Elgmar k Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. X Vanja Lukic, :20 3

91 Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att alla kommunbetalda personresor och godstransporter ska vara klimatneutrala Målet innebär att alla resor och transporter som kommunen betalar för ska gå på fossilfria bränslen. I de fall det inte finns fossilfria alternativ godkänns klimatkompensation. Egna fordon, egna resor samt inköpta tjänster där resor och godstransporter utgör en väsentlig del av det som upphandlas ingår i målet. Målet uppnås genom att alla enheter på KLK går igenom egna fordon samt inköpta resor och transporter samt tar fram en plan för hur fossila bränslen ska fasas ut. Att följa kommunens resepolicy ingår, vilket förutsätter att medarbetarna känner till policyn och vilka möjligheter som finns för hållbart resande. Kommentar Brandkåren och Arbete och välfärd har kartlagt alla sina fossila bilar och ska ta fram plan för utfasning, samt kostnad för att göra det innan Övriga bilar går på förnybara bränslen. Flygresorna för kommunledningskontoret har ökat från , men numera går klimatkompensationspengarna till flygbiobränsle. Förvaltningsövergripande informationskampanj av Mötes- och resepolicyn (se aktivitet nedan) ska medvetandegöra hur vi reser. Km-ersättning för privatbil i tjänsten har ökat med 79 % från , men det är få som kör mycket. En enkät om orsak till användning av privat bil har skickats ut till berörda personer och berörda chefer kommer ha djupare dialog. Frågan har varit uppe i ledningsgruppen för information. Strateg för ekologisk hållbarhet arbetar förvaltningsövergripande med uppföljning och driver på övriga förvaltningar i arbetet med att ta fram utfasningsplaner för fossila bränslen. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Kunskapshöjning om resepolicy och webkonferenser Arbete och välfärd: Ta fram en plan för att fasa ut fossila bränslen till förmån för el och gas Brandkåren: Ta fram en plan för att fasa ut fossila bränslen Karin Löfströ m Hillevi Österb o Karl-Johan Daleén Ett arbete för att öka medvetenheten om Mötes- och resepolicyn pågår med hjälp av en kampanj på Piren. Kampanjen påbörjades under januari och kommer att pågå hela året med ett inlägg varannan- till var tredje månad. Under tertial 1 har två inlägg gjorts. En genomgång av hur bilparken ser ut inom enheten gällande avtal och drivmedel har tagits fram. Nu återstår att lägga en plan för att lösa ut de bilar som inte lever upp till målet. Handlingsplan är framtagen för transportbilar/ personbilar. Det finns i dagsläget ingen möjlighet att uppfylla målen för utryckningsfordon som lastbilar, bandvagnar, terrängfordon etc. Se bifogade filer. I fordonsplanen finns angivet att besiktningsbilar, transportbilar framöver ska leasas via transportcentralen och att det då handlar om gas- eller eldrivna fordon. X Nämndsmål: Kommunledningskontorets tjänsteresor med egen bil ska minska Målet ska uppnås genom att kommunens resepolicy följs. Resan ska utvärderas enligt följande: 1) Resfritt möte, 2) Gå eller cykla 3) Buss eller tåg 4) Bil (kommunens bilpool) 5) Flyg. Följs upp i mars 2019 i samband med att klimatkompensationen beräknas. Se aktivitet under Klimatneutrala resor. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Översyn av rutin för bilar till fältet Elbilar och laddstolpar Brandpostsystem Karl-Johan Daleén Karl-Johan Daleén Karl-Johan Daleén Aktiveten är genomförd och översynen visar att samordning av transporter till övningsfältet inte är genomförbar då utbildningsplatserna ofta varierar. Gas- och elbil finns med i handlingsplanen för transportbilar/ personbilar. Behov av laddstolpar framfört till serviceförvaltningen. Det arbetas med ett projekt att förse övningsfältet med kommunalt VA. I samband med detta kommer befintlig brunn att användas som släckvatten vid övningar. Några brandposter med kommunalt vatten för att öva brandsläckning med kommer därför inte att vara nödvändigt. Vanja Lukic, :20 4

92 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Stationering av lastbil Karl-Johan Daleén Material transporteras ofta till fältet på morgonen och från fältet på eftermiddagen. Det hämtas även material under arbetsdagen. Detta gör att lastbilen inte kan vara stationerad vid Ebbetorp. Fullmäktigemål - Kollektivtrafik Resandet med kollektivtrafik ska årligen öka. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att resandet med kollektivtrafik årligen ökar Målet ska uppnås genom att kommunens resepolicy följs. Resan ska utvärderas enligt följande: 1) Resfritt möte, 2) Gå eller cykla 3) Buss eller tåg 4) Bil (kommunens bilpool) 5) Flyg. Se aktivitet under Klimatneutrala resor. Kommentar Kommunledningskontoret har under tertial 1 bidragit med stöd till samhällsbyggnadskontoret ansökning om ett gemensamt projekt med Linnéuniversitetet. Projektet, om beviljat, kommer att handla om cykling, kollektivtrafik och mobility management till det nya universitetet. Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun 2030 Kalmar kommun som geografiskt område ska vara helt fossilbränslefritt år X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att kommunen som geografiskt område ska vara fossilbränslefri år 2030 Målet ska uppnås med hjälp av miljöstrategernas förvaltningsövergripande arbete samt PEX arbete med att skapa möjligheter för hållbart resande. Kommentar Förutom att arbeta mot målet om att KLK:s kommunbetalda resor och gods-transporter ska vara klimatneutrala 2020 pågår arbete för att kommunen som helhet ska bli fossilbränslefri Klimatklivspengar är sökta för ett kommunikationsprojekt om biogas, dialog kring fler möjligheter att ladda/tanka fossil-fritt pågår, klimatklivspengar för laddstolpar i den egna verksamheten söks med mera. PEX arbete med resor till det nya universitetet löper på. Planering pågår för "Kalmarsundsveckan - mötesplats för hållbarhet" som genomförs v. 35. Aktiviteter kring hållbar mobilitet och förnybar energi planeras. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Mäta energianvändningen i kommunen som geografiskt område genom en ny energibalans Karin Löfströ m Arbetet med en Energibalans är i slutskedet och färdig leverans förväntas i slutet av maj. Fullmäktigemål - Energianvändningen Energianvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2018 till X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att energianvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2018 till 2022 Vanja Lukic, :20 5

93 Målet ska uppnås genom att de verksamheter som hyr lokaler via serviceförvaltningen återkopplar till dem om hur väl styrningen av värme och el fungerar. De verksamheter som inte hyr via serviceförvaltningen behöver undersöka möjligheterna att kravställa och samverka med fastighetsägaren/hyresvärden. Kommentar Arbete pågår med att identifiera vad användare av fastigheter kan göra för att minimera energianvändningen. Fullmäktigemål - God vattenstatus Kalmarsund och våra vattendrag ska ha uppnått God vattenstatus år X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att Kalmarsund och våra vattendrag har uppnått en god vattenstatus år 2025 Målet ska uppnås med hjälp av projekt- och exploateringsenhetens arbete, miljöstrategernas arbete och kommunikation med medborgarna. Alla enheter som använder kemiska produkter berörs också, t.ex. Brandkåren och Arbete och välfärd. Kommentar Kommunledningskontoret leder arbetet med att ta fram en handlingsplan för God vattenstatus (se mer under uppdrag). Under tertial 1har KLK varit behjälpliga i utformning och upphandling av vattenmätning i alla kommunens vattendrag. KLK har fortsatt sitt samarbete med organisationen Race for the Baltic för att hitta internationella lösningar på Östersjöns övergödningsproblem. Bland annat genom att medverka som talare och rundabords partner den internationella miljödagen i St. Petersburg. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Hållbarhetssafari Karin Löfströ m Tillsammans med Linnéuniversitetet och Kalmar Energi göra det årliga Hållbarhetssafari. I år med tema klimat då vi bland annat tittar på hur vattnet påverkas av ett förändrat klimat. Dagen är under planering och kommer att genomföras den 29 augusti. Fullmäktigemål - Vattenanvändningen Vattenanvändningen i kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att vattenanvändningen inom kommunkoncernen ska minska med 10 procent från 2015 till 2020 Målet ska uppnås genom att alla enheter tar reda på nuläget, dvs. på vilket sätt konsumeras dricksvatten och utifrån det föreslå åtgärder för hur de kan uppnå en cirkulär och resurssnål vattenanvändning. Kommentar I sin roll som samordnare för Energistyrgruppen samlat in vattenstatistik från samtliga bolag som äger fastigheter samt serviceförvaltningen. Sedan 2015 har vattenanvändningen i hela koncernen minskat med 4 %. Nu ska en analys göras kring "lågt hängande frukter". Det är i dag inte möjligt att få fram vattenförbrukning per förvaltning på ett enkelt sätt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Information om vattenanvändni ng Karin Löfströ m Information om vattenanvändning i kommunal verksamhet har gjorts i Energistyrgruppen samt kommunens vattengrupp under tertial 1. Ytterligare insatser är för närvarande inte planerat. Fullmäktigemål - Avfallet Avfallet inom kommunkoncernen ska minska med 30 procent från 2018 till Vanja Lukic, :20 6

94 X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att avfallet inom kommunkoncernen ska minska med 30 procent från 2018 till 2025 Målet ska uppnås genom att alla enheter tar reda på nuläget, dvs. vilket avfall uppstår idag, och föreslår åtgärder för hur de kan uppnå en cirkulär och resurssnål konsumtion. Kommentar Nulägesanalys påbörjad men information gällande hämtade mängder från KSRR saknas vilket gör att en helhetsbild saknas. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Nulägesanalys och åtgärdsförslag över avfallsgenerering Cecilia Ahlgr en Information gällande avfall 2017 hämtat av Stena Recycling AB, RagnSells AB samt farligt avfall hanterat av KLK finns sammanställd (kg/fraktion) för enheterna. Information gällande avfall hämtat av KSRR saknas. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska tillse att det finns sorteringsmöjligheter på samtliga av kommunledningskontorets arbetsplatser Målet ska uppnås genom inventering och kompletteringar av sopsorteringsmöjligheter. Kommentar Möjlighet till källsortering finns vid de flesta enheter, men information i anslutning till sorteringen är inte helt enhetlig. Framtagning av rutiner vid Trädgårdsgatan pågår. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Källsortering inklusive information Cecilia Ahlgr en Möjlighet till källsortering finns vid de flesta enheter, men information i anslutning till sorteringen är inte helt enhetlig. Framtagning av rutiner vid Trädgårdsgatan pågår. Uppdrag - Handlingsplan Fossilbränslefritt 2030 Ta fram en koncernövergripande handlingsplan för att nå målet om Fossilbränslefritt Pågående Kommentar Arbete med handlingsplanen pågår. Nulägesanalys i form av en "Energibalans", dvs. kartläggning av fossil respektive förnybar energianvändning i kommunen som helhet är framtagen. Kommunen är delaktig i arbetet med ett länsgemensamt handlingsprogram för Fossilbränslefri region 2030 som är planerad att bli färdig innan sommaren. Det regionala handlingsprogrammet kommer delvis ligga till grund för aktiviteter i kommunens handlingsplan. Uppdrag - Handlingsplan God vattenstatus Ta fram en koncernövergripande handlingsplan för att nå målet God vattenstatus. Pågående Kommentar En arbetsgrupp har tagits fram där Serviceförvaltningen, Samhällsbyggnadskontoret, Kalmar Vatten och Länsstyrelsen ingår. En struktur har tagits fram och en nulägesanalys har påbörjats. Det finns dock bristande information både vad det gäller mätning samt tydlighet när det kommer till parametrar som visar när t.ex. ett vattendrag anses uppnå god vattenstatus på morfologiska förändringar, övergödning eller biologisk mångfald. Denna information måstes tas fram gemensamt med Länsstyrelsen varför en försening av uppdraget är troligt. FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Vanja Lukic, :20 7

95 Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Fullmäktigemål - Arbetslöshet Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner, gäller alla grupper. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra att Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner i alla grupper Målet ska uppnås genom arbetsmarknadsåtgärder, vuxenutbildning och projekt riktade för att få fler i arbete. Kommentar Område arbetsmarknad arbetar med att hitta rätt anställningar till de personer som står långt från arbetsmarknaden för att öka deras chanser till arbete på den reguljära marknaden. Kunskapsnavet gör insatser för att skapa möjligheter till studier och inte minst för utrikesfödda med låga svenska kunskaper i syfte att öka möjligheter till arbete. Flykting och integration har nyligen startat ett projekt, BAS Kalmar för att öka språkinlärningen för den gruppen som står långt från arbetsmarknaden. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Kvalitetssäkrade rehabiliteringsprocesser och omplacerings-utr edningar Utveckla jobbförberedande insatser för kvinnor och män som står långt från arbetsmarknaden Skapa och genomföra ett språkspår för utrikesfödda kvinnor och män med liten eller ingen skolbakgrund Utveckla jobbförberedande insatser för kvinnor och män som står långt från arbetsmarknaden Anne Elgmar k Birgitta Agnesson Lina Löfströ m Niklas Ander sson Kunskapsnavet bedriver förberedande kurser inför yrkesutbildning på gymnasial nivå, bussförare, vård och omsorg, storkök mm. Vi har fått ESF-medel och har rekryterat samtlig personal till " BAS-Kalmar" som nu har blivit namnet på projektet. Vi räknar med att ha kommit igång fullt ut i mitten av augusti. Arbetslösheten i riket och Kalmar låg efter utgången av april på samma nivå (7,1%). Detta efter att arbetslösheten varit marginellt högre i Kalmar än i riket under de inledande månaderna av Jämförelsekommunernas arbetsmarknadsstatistik för mars-april har ännu inte publicerats Fullmäktigemål - Tryggaste residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun Målet ska uppnås med hjälp av de sociala strategernas arbete, trygghets- och larmcentralen, grannsamverkan, samverkan poliser, trygghetsappar, ordningsvakter på stan med mera. Kommentar Enligt polisens trygghetsundersökning som presenterades i januari 2018 är problemnivån generellt betraktat densamma som Kalmar är en trygg kommun med ett indexvärde på 1.53 ( nationellt normalindex 2.0) Andelen utsatta för mängdbrott har stabiliserats under den senaste 5-årsperioden och sett över tid ligger nivåerna långt under början av 2000-talets utsatthet för mängdbrott. Andelen i Kalmar kommun som uppger att de inte varit utsatta för något som helst brott under de senaste året redovisar det högsta värdet sedan mätningen av detta mått började Problembilden 2017 redovisar ett enda större generellt problem över hela kommunen - trygghetskänslan utomhus ensam sent på kvällen. Detta trots en marginell förbättring sedan mätningen Utsatthet för brott och medborgarnas upplevelse av trygghet ligger till grund för de medborgarlöften som Kalmar kommun lämnar tillsammans med polisen och under årets första månader har medborgarlöfterna för 2016/17 (minskade bostadsinbrott och ökad Vanja Lukic, :20 8

96 trygghet i centrum) utvärderats och bedömts som effektiva vilket innebär att samverkan kring Grannsamverkan, information riktade till fastighetsägare och insatserna med fokus på Kvarnholmen fortsätter. Förslag till nya medborgarlöften planeras att presenteras under augusti Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Inventera kommunens hjärtstartare och se över antalet HLR-instruktörer Brandkåren ska fortsätta delta i samhällsplaneringen och i planeringen av offentliga tillställningar Kommunledningskontoret ska fortsätta vara delaktig i TIK (trygg i Kalmar) Fortsätta att utbilda kommunanställd personal i HLR Gå med i projektet "Hjärtsäkra Kalmar" Arbete och välfärd ska verka för att tryggheten för verksamhetens målgrupper ökar genom att medverkan i trygghetsrådet Ylva Gorton Karl-Johan Daleén Ann-Sofie Lagercrantz Ylva Gorton Ylva Gorton Hillevi Österb o Uppdraget är tilldelat en företagsjuksköterska och pågår. Brandkåren deltar i samhällsplanering både i framtagandet av detaljplaner och i samband med bygglovsärenden. Nära och tidig samverkan med samhällsbyggnadskontoret sker i hög utsträckning. I arbetet med offentliga tillställningar är brandkåren en aktiv part i tillståndsgruppen och har nära samverkan med övriga förvaltningar och myndigheter när det gäller säkerhetsfrågor vid offentliga tillställningar och arrangemang. Vi utbildar löpande kommunanställd personal. Vi träffar projektledarna för "Hjärtsäkra Kalmar" i april för att ta reda på vad de har för förväntningarna på vår insats. Arbetet har inte påbörjats. Fullmäktigemål - Företagsklimatet Totala Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning Öppna Jämförelser avseende företagsklimatet ska vidmakthållas eller öka. Majoritetens inriktning är att minst 100 företagsbesök ska genomföras per år. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att företagsklimatet vidmaktshålls eller ökar Målet ska uppnås genom företagsbesök, fortsätta arbetet med uppdraget "Förbättringsarbete företagskontakter" och företagslotsarnas arbete. Kommentar Pågående samtal och en samverkan över större region. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Delta i Löpande Insikt 2018 och medverka vid upprättande av handlingsplan Medverka till att genomföra minst tre träffar med nya rekryteringsnätverket Kalmarsund Näringslivsenheten ska, enskilt eller tillsammans med politiken, genomföra 100 företagsbesök, varav 20 hos företag på landsbygden Företagslotsarna ska presentera sig och sitt arbete för fem enheter inom den kommunala organisationen och delta i minst tio externa nätverk Monica Björk egren-ohlso n Monica Björk egren-ohlso n Thomas Davi dsson Christian Hultén Avrop till avtalet mellan Kalmar kommun och Markör Marknad och Kommunikation gjordes , vilket betyder att vi deltar i Löpande Insikt under Plan hur vi ska jobba vidare tas fram i den nya arbetsgruppen Förbättrade Företagskontakter. Årets första träff genomfördes Årets andra träff är planerad till och inbjudan till denna har gått ut. 35 företagsbesök är genomförda. Arbetet är pågående. Vanja Lukic, :20 9

97 Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Företagslotsarna ska göra 15 riktade/ sponsrade inlägg på sociala medier Företagslotsarna ska arrangera tio näringslivsträffar, varav två på landsbygen Brandkåren ska vara en part i förenklingsarbetet och samtidigt bedriva en rättsäker myndighetsutövning Linda Peters son Linda Peters son Karl-Johan Daleén Arbetet är pågående. Flera möten genomförda, "frukosthäng", Top 100 mm. Brandkåren deltar i den kommunövergripande grupp som arbetar med förenklingsarbete. Samtidigt sker ständig utveckling och samverkan med MSB (myndigheten för samhällsskydd och beredskap) för att bedriva en rättssäker myndighetsutövning. Rutiner finns framtagna för myndighetsutövning och det pågår ständigt utvecklingsinsatser för att underlätta för näringslivet att bedriva sin verksamhet samtidigt som myndighetsutövningen är rättssäker. Fullmäktigemål - Kalmar - En plats för alla Kalmar ska vara en plats för alla samt vara en av Sveriges bästa kommuner att besöka, att växa upp, bo och åldras i. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att Kalmar ska vara en plats för alla Målet ska uppnås genom ett inkluderande bemötande från alla som arbetar på kommunledningskontoret, strategernas arbete, utveckling av besöksnäringen, planering av exploateringsområden, inflyttarlotsens arbete, marknadsföring av Kalmars "goda sidor" med mera. Kommentar Inflyttarträffar pågår och arbete med Kalmarsundsregionen pågår. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Minst fem inflyttarträffar ska genomföras under 2018 Minst tre marknadsförings-even emang inom samarbetet för Kalmarsunds-regionen ska genomföras Arbete och välfärd ska stödja kommunens verksamheter till att utveckla integrationsarbetet Monica Björk egren-ohlso n Monica Björk egren-ohlso n Lina Löfströ m Hittills är två träffar arrangerade, 7 februari och 5 april, varav den första fick ställas in p.g.a. för få anmälda. Deltog på rekryteringsmässa i Holland under februari, varefter vi även skickat ett nyhetsbrev till de som var intresserade av ev. flytta till vår region. Vi jobbar både med Integrationsutvecklare och Integrationshandläggare för information och stöd i integrationsarbetet samt med uppföljning av kommunens övergripande Integrationshandlingsplan. Fullmäktigemål - Dubbelspår Kalmar - Alvesta Tågsträckan Kalmar - Alvesta ska förses med dubbelspår. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att tågsträckan Kalmar - Alvesta förses med dubbelspår Målet ska uppnås genom ett nära samarbete med samhällsbyggnadskontoret, kringliggande kommuner och näringslivet. Kommentar Samhällsbyggnadskontoret stödjer kommunledningen i dess långsiktiga arbete att åstadkomma förbättringar av Kust till kustbanan tillsammans med kommunledningarna i Växjö och Karlskrona. Här har flera initiativ tagits under De tre kommunerna har gemensamt gett staten ett erbjudande att bygga nya bostäder mot att staten satsar på förbättringar av transportinfrastrukturen. Tillsammans med respektive regionala organ har behovet av dubbelspår även förts fram till regeringen i ett initiativ från Sydsvenska Industri- och Handelskammaren. Vanja Lukic, :20 10

98 Fullmäktigemål - Mötesstation Stångådalsbanan En mötesstation på Stångådalsbanan tillskapas för att underlätta pendlingstrafik. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att en mötesstation tillskapas på Stångådalsbanan Målet ska uppnås genom samarbete med samhällsbyggnadskontoret och övriga kommuner längs Stångådalsbanan. Kommentar Samhällsbyggnadskontoret ska medverka till att en mötesstation på Stångådalsbanan tillskapas för att funderlätta pendlingstrafik. Fullmäktigemål - Färdigställda bostäder Samlat i kommunkoncernen ska vi arbeta för att färdigställa minst 700 bostäder per år fram till år X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att minst 700 bostäder färdigställs per år fram till Målet ska uppnås genom planering och beställning av exploateringsområden i nära samarbete med samhällsbyggnadskontoret och berörda kommunala bolag. Kommentar Arbetet pågår. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar En till två gånger per år genomföra dialogmöten med fastighetsförvaltare och exploatörer Pär Svanfeldt Dialog kommer förmodligen hållas under hösten. Fullmäktigemål - Tillgänglighet Kalmar ska vara en kommun med hög tillgänglighet. Uppdrag - Projektgrupp för aktiviteter 2020 Pågående Skapa en projektgrupp inom kommunen som i samverkan med övriga aktörer ska göra år 2020 till ett år fyllt av aktiviteter. Kommentar Arbetet pågår och möten med LNU är under bearbetning. De större kända händelserna är inramade att ingå i Uppdrag - Samordna Södra staden Pågående Samordna utbyggnaden av Södra staden så att ett helhetsgrepp för en flexibel utbyggnad och ianspråktagande av lokaler för alla verksamheter som ska finnas där, tas. Kommentar Arbetet har kommit halvvägs. Uppdrag - Stärka civilt försvar Pågående Majoritetens inriktning är att Kalmar ska aktivt delta i det arbete som nu sker med att stärka civilförsvaret sett till det förändrade säkerhetspolitiska läget. En del i det arbetet ska vara att säkerhetsklassa viss personal. Vanja Lukic, :20 11

99 Kommentar Arbetet är uppstartat. Kärnfrågorna är att skydda befolkningen, skydda den samhällsviktiga verksamheten och att stödja försvarsmakten. Uppdrag - Evenemangsstrategi Pågående Slutföra arbetet med förslag till evenemangsstrategi och därefter koordinera kommunkoncernens arbete med att stärka Kalmar som en attraktiv evenemangsstad. Kommentar Koncernledningen arbetar aktivt med uppdraget och ambitionen att stärka Kalmar som en attraktiv evenemangsstad. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år 2020 Genom en god arbetsmiljö och attraktiva hälsosamma arbetsplatser för lärarna ska Kalmar bli en av Sveriges bästa solkommuner Kommentar Kommunstyrelsen bidrar till målet genom projektet AdNos där en modell som ska stödja arbetsgivare och medarbetare i arbetet med att skapa hälsosamma arbetsplatser är under framtagning. Projektet beräknas vara klart till sommaren Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Genom arbetet med arbetsmiljö och hälsa, stödja i skapandet av attraktiva hälsosamma arbetsplatser Ylva Gorton Genom projektet AdNos tar vi fram en modell som ska stödja arbetsgivare och medarbetare i arbetet med att skapa hälsosamma arbetesplatser. Projektet beräknas vara klart till sommaren Under tiden tar vi också fram nya tjänster för oss på arbetsmiljöenheten som ska kunna stödja arbetsgivaren i dessa frågor både på individ, grupp och organisationsnivå. Fullmäktigemål - Bästa äldreomsorgskommun Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år 2020 Genom en god arbetsmiljö och attraktiva hälsosamma arbetsplatser för medarbetarna inom äldreomsorgen ska Kalmar bli en av Sveriges bästa äldreomsorgskommuner Kommentar Kommunstyrelsen konstaterar att utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete är genomförd för alla chefer och skyddsombud. Utbildning i aktiv rehabilitering hösten 2018 för alla chefer i förvaltningen är under planering. Förutom dessa utbildningsinsatser Vanja Lukic, :20 12

100 ingår förvaltningen i projektet AdNos-hälsosamma arbetsplatser. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Genom arbetet med arbetsmiljö och hälsa, stödja i skapandet av attraktiva hälsosamma arbetsplatser Ylva Gorton Utbildning genomförd i systematiskt arbetsmiljöarbete för alla chefer och skyddsombud. Utbildning i aktiv rehabilitering hösten 2018 för alla chefer i förvaltningen är under planering. Förutom dessa utbildningsinsatser ingår förvaltningen i projektet AdNos-hälsosamma arbetsplatser. VI stödjer också förvaltningen i enstaka uppdrag som vi får av cheferna. Uppdrag - Välfärdens fördelning och jämlikhet Pågående I samverkan med berörda verksamheter och lokala aktörer inventera insatser som påverkar välfärdens fördelning och jämlikhet i hälsa, samt lämna förslag på lokalt genomförbara insatser som bidrar till att skillnader i tillgång till välfärd och hälsa minskar. Kommentar Uppdraget har just påbörjats. Uppdrag - Mål för integrationsarbetet Pågående Mål för integrationsarbetet som underlättar uppföljning av de insatser som beslutas ska tas fram. Kommentar Målarbetet pågår tillsammans med en arbetsgrupp. Arbetsgruppen har haft kontakt med Kalmar kommuns jämförelsekommuner i frågan. Utifrån det insamlade materialet arbetas Kalmar kommuns integrationsmål fram. FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET, PERSONAL OCH ARBETSMILJÖ Kalmar kommun ska vara ett föredöme som arbetsgivare. Vi ska vara en attraktiv, effektiv och utvecklande arbetsplats som präglas av hög kompetens, öppenhet, delaktighet, jämställdhet och trygghet. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad år 2022, vilket innebär att alla verksamheter säkerställer: Likvärdig service och bemötande Likvärdig myndighetsutövning Likvärdig resursfördelning Jämställd fördelning av makt och inflytande Till alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett bakgrund och tillhörighet. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska medverka till att kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad år 2022 Målet ska uppnås genom de sociala strategernas arbete och utbildning inom jämställdhet. Kommentar Under årets första kvartal har kommunledningskontoret utarbetat ett förslag till strategi för att nå målet. Strategin har utvecklats i samråd med kommunens jämställdhetsnätverk. För att stötta ett kunskapsbaserat förhållningssätt till jämställdhetsfrågorna har två centrala utbildningar erbjudits under kvartalet, en grundkurs i jämställdhet och jämställdhetsintegrering för jämställdhets- och kvalitetsutvecklare samt en halvdagsutbildning för förtroendevalda och chefer/nyckelpersoner om jämställd verksamhet. Under våren har även en kartläggning om tillämpningen av policyn om könsuppdelad statistik genomförts, vars resultat återförs till förvaltnings- och bolagsledningar i dialogform under maj/juni. Flera förvaltningar har påbörjat insatser för att ta fram checklistor kopplade till olika verksamhetsområden. X Vanja Lukic, :20 13

101 Nämndsmål: Kommunledningskontorets enheter ska ge likvärdig service och bemötande Målet ska uppnås genom att all personal utbildas och diskuterar enhetens service och bemötande. Kommentar Arbetet pågår med utbildningar av chefer och personal. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Dialog på APT:er om bemötande Jonas Sverk én Arbetet pågår med utbildningar av chefer och personal. X Nämndsmål: Kommunledningskontorets resursfördelning ska vara likvärdig till alla kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett bakgrund och tillhörighet Målet ska uppnås genom utvärdering av resursfördelningen. Kommentar Det finns inga resultat att redovisa ännu. Processen är igång. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Inventering av fördelning kvinnor och män i kommunens internutbildningar Analys tillsammans med enhetschefer av kommunstyrels ens internbudget utifrån jämställdhet Fler kvinnliga brandmän Arbete och välfärd ska erbjuda yrkesutbildning i syfte att öka kvinnor och mäns anställningsbarhet Arbete och välfärd ska skapa ett språkspår för utrikesfödda Anne Elgmar k Åsa Bejvall Karl-Johan Daleén Hillevi Österb o Hillevi Österb o Arbetet är ännu inte påbörjat. Arbetet pågår ständigt med att försöka få fler kvinnliga brandmän i organisationen. Det genomförs bland annat årligen " prova-på-dagar" med detta som huvudsyfte. Det finns ett antal kvinnor som just nu går utbildning till brandman som har som målsättning att efter sin utbildning söka anställning på Kalmar brandkår. Kunskapsnavet erbjuder utbildning inom en rad områden där det råder brist på utbildad arbetskraft. Genom det ökar medborgarnas anställningsbarhet. Arbete och välfärd har sökt och erhållit medel från ESF för att genomföra Språkspåret. Projektet kommer i framtiden att heta BAS Kalmar. Projektet kommer starta inom någon månad. Fullmäktigemål - Medarbetare per chef Antalet medarbetare per chef ska minska. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att antalet medarbetare per chef ska minska Arbetsmiljöenhetens och personalenhetens stödjer förvaltningarna i deras arbete med att målet ska uppnås. Kommentar Medeltal i kommunen 31/ : 20 medarbetare Medeltal i kommunen 31/ :19 medarbetare Vanja Lukic, :20 14

102 Medeltal i kommunen 30/4 2018: 18 medarbetare På kommunledningskontoret har cheferna mellan 4 och 38 medarbetare I höstens medarbetarenkät kommer chefer att få besvara frågor om storlek på sin arbetsgrupp och hur nöjd/missnöjd man är med förutsättningarna. Antal medarbetare i snitt per chef är inget bra mått, framöver bör vi snarare jobba för på att minska antalet chefer som har fler än 30 medarbetare. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Stödja verksamheterna i dialog om organisations-utveckling Ta fram underlag på nuläge och vilka områden som behöver förändras Genom hälsofrämjande insatser på organisatorisk nivå påverka resursägarna att minska antalet medarbetare per chef Mats Gustafs on Anne Elgmar k Ylva Gorton Initiera dialog med HR-specialister hur de i förvaltningarna kan bidra vid organisationsförändringar, bevaka att enheter inte blir för stora och att chefer har rimligt stora arbetsgrupper. Medeltal i kommunen:19 medarbetare På kommunledningskontoret har cheferna mellan 4 och 38 medarbetare. De som ligger över 25 medarbetare är brandkårens operativa enhet, arbetsmarknadsenheten samt ekonomi- och lönecenter. I höstens medarbetarenkät kommer chefer att få besvara frågor om storlek på sin arbetsgrupp och hur nöjd/missnöjd man är med förutsättningarna. Information i olika sammanhang om friskfaktorer. Genom utbildningsinsatser för politiker och förvaltningschefer i systematiskt arbetsmiljöarbete där hälsofrämjande arbete ingår. Utbildning i friskfaktorer där närvarande ledarskap är en förutsättning för att skapa hälsa på arbetsplatsen. Påvisa att ledarskapet och chefens förutsättningar har stor betydelse för arbetsmiljön. X Nämndsmål: Inom kommunstyrelsens verksamheter ska varje chef ha max 25 medarbetare Vid nyrekrytering och växande verksamhet ska organisationen ses över. Kommentar Medeltal i kommunen:19 medarbetare På kommunledningskontoret har cheferna mellan 4 och 38 medarbetare. De som ligger över 25 medarbetare är brandkårens operativa enhet, arbetsmarknadsenheten samt ekonomi- och lönecenter. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Nuläge och eventuellt förslag Barbro Schöt t Medeltal i kommunen:19 medarbetare På kommunledningskontoret har cheferna mellan 4 och 38 medarbetare. De som ligger över 25 medarbetare är brandkårens operativa enhet, arbetsmarknadsenheten samt ekonomi- och lönecenter Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Majoritetens inriktning är att sjukskrivningarna ska totalt minska med en procentenhet under Varje nämnd och bolagsstyrelse ska ta fram mål och en plan för det konkreta arbetet. X Nämndsmål: Sjukfrånvaron inom kommunstyrelsens verksamheter ska vara max 3 % Målet ska uppnås genom förebyggande och rehabiliterande insatser. Se aktiviteter under målet "Kommunstyrelsen ska bidra till att sjukfrånvaron minskar inom kommunkoncernens verksamheter". Kommentar Sjukfrånvaron tom mars på KLK var 4,3 % jämfört 3,8 % motsvarande period förra året. Prognosen är att sjukfrånvaron kommer att vara lägre under kommande period. Vanja Lukic, :20 15

103 X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att sjukfrånvaron minskar inom kommunkoncernens verksamheter Målet ska uppnås genom stöd från personalenheten och arbetsmiljöenheten till kommunens verksamheter. Sjukfrånvaron ackumulerat tom mars 2018 är 7,6 % vilket är avsevärt lägre än 2017 då den var 8,4 %. Dock är det första kvartalet inte alltid en bra period att dra slutsatser av då säsongsinfluensan varierar år från år. Kommentar Sjukfrånvaron ackumulerat tom mars 2018 är 7,6 % vilket är avsevärt lägre än 2017 då den var 8,4 %. Dock är det första kvartalet inte alltid en bra period att dra slutsatser av då säsongsinfluensan varierar år från år. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete enligt sunt arbetsliv för alla chefer och skyddsombud Ylva Gorton Ca 200 personer är ny utbildade av de uppskattade 600 i kommunens och bolagens verksamheter. Utbildning för chefer i psykisk ohälsa på din arbetsplats Genomföra ESF-projektet AdNos Hitta balansen - hantera stressen-erbjudande till alla anställda med risk för stressrelaterad ohälsa Fysisk aktivitet, arbete och hälsaföreläsning ska erbjudas alla chefer i kommunkoncernen Ylva Gorton Ylva Gorton Ylva Gorton Ylva Gorton Årlig analys av sjukskrivningar Ylva Gorton Görs i september. Ca hälften av cheferna har nu gått utbildningen psykiskohälsa på din arbetsplats. Den andra hälften är planerad att gå under Kommit ca 8månader in i projektet som beräknas pågå till sommaren Projektet håller tidsplanen. Utbildningen klar och finns till förfogande två gånger/termin. Utbildningen färdigplanerad men ej ännu igång. Planerara att köra de första omgångarna inom ramen för ESF för att sedan bredda till övriga verksamheter. Utbildning i Adato för chefer Ylva Gorton En HR-specialist besöker just nu varje enskild chef för att gå igenom sjukrivna på enheten och även titta på hur man använder Adato. Påbörjat en dialog om att Körkort i Adato ska vara en del av chefskörkortet. Införa KIA-systemet för att bättre kunna följa upp tillbud och arbetsskador Stödja förvaltningarna i framtagandet av handlingsplan kopplad till avsiktsförklaringen Ta fram en processbeskrivning för systematiskt arbetsmiljöarbe te som ska gälla alla förvaltningar och bolag Fastställa ny rutin för uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Uppdatera rehabili-teringsproce ssen Hjälpa förvaltningar och bolag med arbetslivsriktad rehabilitering och att skapa hälsofrämjande arbetsplatser Anne Elgmar k Anne Elgmar k Pilotprojekt pågår under våren 2018 på kultur- och fritidsförvaltningen samt serviceförvaltningen. Utbildning för chefer och skyddsombud på dessa förvaltningar har genomförts. Kommunledningskontoret påbörjas hösten Ylva Gorton Avvaktar här tills den nya organisationen är igång 1/9. Ylva Gorton Avvaktar här tills den nya organisationen är igång 1/9. Ylva Gorton Ylva Gorton Tillsammans med personalenheten tagit fram en ny rutin för hur vi ska agera vid sjukskrivning. Rutinen börja gälla 1/4. Avvaktar här tills den nya organisationen är igång 1/9. Aktiv rehabilitering av sjukskrivna och medarbetare som riskerar att gå in i sjukskrivning. Genomlysning och utbildning av chefer på individnivå genomförs under Fullmäktigemål - Medarbetarengagemang Öka indexet för Hållbart medarbetarengagemang. X Vanja Lukic, :20 16

104 Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att öka indexet för hållbart medarbetarengagemang Målet ska uppnås genom arbetet med hälsofrämjande arbetsplatser och mäts via medarbetarenkäten. Kommentar Sammanfattning tom april 2018 jämfört med november 2017: De genomsnittliga sysselsättningsgraderna enligt anställningsavtalet för tv-anställda är 96,9 % vilket är en ökning med 0,3 procentenheter. Andelen heltider för tillsvidareanställda enligt anställningsavtalet har ökat med ca 2 procentenheter och uppgår nu till 86 %. De faktiska heltiderna för månadsavlönade ökar för både kvinnor och män. Kvinnornas faktiska heltider i april är 66,4 % (+1,8 procentenheter). Männens är 86,5 % (+ 1,2 procentenheter). På omsorgsförvaltningen har 73 medarbetare ökat sin sysselsättningsgrad upp till heltid. Sedan tidigare är alla nya tillsvidareanställningar på heltid. På omsorgsförvaltningen prövas nu också en modell med heltid för medarbetare som jobbar i nattpatrull. Omsorgsförvaltningen ser ett minskat behov av rekrytering om vi lyckas lösa "deltidsproblematiken". Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Arbetsmiljöenhetens insatser ska bidra till att stödja förvaltningar och bolag att kunna nå målet med att öka HME Genom medverkan på samverkan informera om HME Genom ESF-projektet ta fram en certifieringsmodell för hälsofrämjande arbetsplatser som ska implementeras i hela kommunen Samtliga chefer och skyddsombud ska utbildas i systematiskt arbetsmiljöarbete Ylva Gorton Ylva Gorton Ylva Gorton Ylva Gorton Pågående verksamhetsförändring i vårt uppdrag. Genom kompetensförändringar och nya tjänster har vi en långsiktig plan för arbetet. Medverkar på samverkan varje månad Projektet pågår och håller tidsram. Arbetet pågår. Ta fram en kommun-övergripan de process för systematiskt arbetsmiljöarbete Ylva Gorton Avvaktar här tills den nya organisationen är igång 1/9. Genomföra lagutveckling på minst en enhet Jonas Sverk én Ett arbete för att hitta lämplig form för lagutvecklingen har påbörjats. X Nämndsmål: Kommunstyrelsens verksamheter ska ha god kännedom om de mål som ska uppnås Målet ska uppnås genom att alla medarbetare ska ha god kännedom om de mål de ska arbeta mot. Kommentar Arbetet pågår med att prata mål och visioner på arbetsplatsträffarna. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Cheferna ska prata mål och visioner på arbetsplatsträffar Jonas Sverk én Information kring kommunens vision, mål och kommunstyrelsens mål och uppdrag har givits på ett gemensamt frukostmöte för samtliga medarbetare. Arbetet pågår med att prata mål och visioner på arbetsplatsträffarna. Fullmäktigemål - Heltid som norm Kalmar kommun har heltid som norm, med möjlighet att önska sysselsättningsgrad. Heltid ska alltid erbjudas vid nya tillsvidareanställningar. Det är en viktig rättvise- och jämställdhetsfråga. X Vanja Lukic, :20 17

105 Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att heltid ska vara norm Målet ska uppnås genom kontroll av annonseringen av lediga tjänster. Kommentar KLK har ingen personal med ofrivillig deltidsanställning. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Samtliga annonser av lediga tjänster ska kontrolleras Anne Elgmar k Alla lediga tjänster bevakas utifrån sysselsättningsgrad innan publicering Fullmäktigemål - Riktade insatser som uppföljning Riktade insatser som uppföljning av kort- och långtidssjukskrivna samt analys ur ett jämställdhetsperspektiv ska göras årligen. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att riktade insatser mot kort- och långtidssjukskrivna ska göras årligen Målet ska uppnås genom riktade insatser. Kommentar En HR-specialist har i uppdrag att besöka alla chefer för att ge stöd till chefer i rehabiliteringsarbete. Detta görs i samarbete med rehabiliteringskoordinator på arbetsmiljöenheten. Samtliga chefer genomgår utbildning i "psykisk ohälsa på din arbetsplats" för att bättre kunna upptäcka och förebygga sjukfrånvaro. Kalmar kommuns rutiner vid sjukanmälan och korttidssjukfrånvaro är reviderade för minska korttidssjukfrånvaron. Satsningen på utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete fortsätter. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Göra en årlig analys av kortoch långtidssjukskrivningar. Analysen lämnas över till personalenheten för handläggning. Utbilda chefer i Adato I samarbete med personalenhet en identifiera de individer som behöver extra mycket stöd i arbetslivsinriktad rehabilitering. Ylva Gorton Mats Gustafs son Ylva Gorton Görs i september. HR-specialist besöker alla chefer för en genomgång av dokumentation och råd i arbetet med Adato En HR specialist är just nu ute och träffar alla chefer personligen och identifierar de som behöver extra stöd men också individer/medarbetare som kan tänkas behöva hjälp för att orka ta sig tillbaks till arbetet. Dessa uppgifter lämnas med kunden medgivande sedan över till vår rehabilteringkoordinator som håller ihop processen. Fullmäktigemål - E-hälsokommun Kalmar ska bli årets e-hälsokommun år Kommentar En digitaliseringsledare är anställd från 1 maj 2018 och ett av de prioriterade uppdragen är att bistå uppdraget att bli årets E-hälsokommun. X Nämndsmål: Kommunstyrelsen ska bidra till att Kalmar blir årets E-hälsokommun år 2022 Målet ska uppnås genom kommunledningskontorets medverkan i olika utvecklingsprojekt kopplade till e-hälsoarbetet. Vanja Lukic, :20 18

106 Kommentar Digital kompetens blir ett uppdrag för digitaliseringsledaren som påbörjar sin anställning i maj Uppdrag - Sänka sjukfrånvaron Pågående Arbeta aktivt för att sänka sjukfrånvaron alternativt behålla en redan låg sjukfrånvaro. Varje förvaltning ska ta fram en plan för hur detta ska gå till med utgångspunkt från Sveriges kommuner och landstings och fackliga organisationers avsiktsförklaring för friskare arbetsplatser. Kommentar HR-specialist besöker alla chefer för att ge stöd i rehabiliteringsprocessen. Kommunens rutin för sjukanmälan och arbete med korttidssjukfrånvaro är reviderad. Vanja Lukic, :20 19

107 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Svendsén KS 2018/0524 Kommunstyrelsen Utredning av servicepunkter Förslag till beslut Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att upprätta samarbetsavtal om servicepunkter i befintliga butiker i Påryd, Halltorp och Läckeby. Ersättning om högst kronor per butik och år utgår förutsatt att de uppfyller samtliga delar som definierats i utredning om servicepunkter. Butikerna erhåller även ett investeringsbidrag om högst kronor för att investera i den utrustning som krävs för att vara en servicepunkt. Beloppet är ett engångsbidrag. Bakgrund I verksamhetsplan med budget 2018 under majoritetens inriktning gavs följande uppdrag: En utredning om samarbetsavtal för servicepunkter i tätorter enligt Västerviksmodellen genomförs under första halvåret I Kalmar kommun finns idag en servicepunkt i Läckeby som etablerades inom ramen för ett pilotprojekt som Kalmar kommun deltog i En servicepunkt är en naturlig samlingsplats där man kan ta del av kommunala tjänster och samhällsinformation, kunna uträtta ärenden och få turistinformation. Servicepunkter kan användas som ombud för vissa kommunala tjänster så som bokbuss eller andra kommunala tjänster. Utvecklingspotentialen är stor. På en servicepunkt ska man kunna fika vilket gör dem till viktiga platser ur social synpunkt, särskilt med tanke på den växande känslan av ensamheten som framförallt äldre drabbas av. Ofta är en servicepunkt placerad i anslutning till en butik på en mindre ort, butiken har ofta i uppdrag att hålla koll och sköta servicepunkten mot en avgift som kommunen finansierar. Servicepunkten bör kunna erbjuda kommersiell service som till exempel paketutlämning, ombud för apotek och systembolag etc. Att vara kommunal servicepunkt innebär att man åtar sig vissa uppdrag för kommunens räkning och för det erhåller en ersättning. Kommunledningskontoret Näringslivsenheten Adress, Besök Tel vx Fax jonas.svendsen@kalmar.se

108 KS 2018/ (2) Västerviksmodellen har visat sig vara en lyckad satsning för att bevara och utveckla servicen på landsbygden. Utredningen föreslår att etablera tre servicepunkter i ett första skede likt Västerviksmodellen. Orterna och butikerna som ska utvecklas bör vara de i Halltorp och Påryd samt att utveckla och uppdatera den befintliga servicepunkten som finns i Läckeby. Likt Västerviksmodellen föreslås en prissättning av de olika tjänsterna som ska ingå i en servicepunkt. Om handlaren erbjuder samtliga tjänster erhåller handlaren kronor. En grundförutsättning för att bli en servicepunkt är god tillgänglighet. Butiken skall vara öppen minst fem timmar per dag fem dagar i veckan. Jonas Svendsén Landsbygdsutvecklare Hanna Ivarsson Kommundelsutvecklare Bilaga Utredning av servicepunkter

109 Handläggare Datum Hanna Ivarsson Utredningsuppdrag servicepunkter Bakgrund till utredningen Majoriteten gav landsbygdsutvecklaren och kommundelsutvecklaren i uppdrag att utreda servicepunkter i Kalmar kommun under första halvåret Ur verksamhetsplan med budget 2018: En utredning om samarbetsavtal för Servicepunkter i tätorter enligt Västerviksmodellen genomförs under första halvåret Servicepunkt innebär en fysisk plats där man som besökare kan hitta information från kommunen och om besöksmål i närheten. från VPbudget I Kalmar kommun finns idag en servicepunkt i Läckeby som etablerades inom ramen för ett pilotprojekt som Kalmar kommun deltog i Vad är en servicepunkt? En servicepunkt är en naturlig samlingsplats där man kan ta del av kommunala tjänster och samhällsinformation, man ska kunna uträtta ärenden och få turistinformation. Servicepunkter kan användas som ombud för vissa kommunala tjänster så som bokbuss eller andra kommunala tjänster. Utvecklingspotentialen är stor. På en servicepunkt ska man kunna fika vilket gör dem till viktiga platser ur social synpunkt, särskilt med tanke på den växande känslan av ensamheten som framförallt äldre drabbas av. Ofta är en servicepunkt placerad i anslutning till en butik på en mindre ort, butiken har ofta i uppdrag att hålla koll och sköta servicepunkten mot en avgift som kommunen finansierar. Servicepunkten bör kunna erbjuda kommersiell service som till exempel paketutlämning, ombud för apotek och systembolag etc. Att vara kommunal servicepunkt innebär att man åtar sig vissa uppdrag för kommunens räkning och för det erhåller en ersättning. Nulägesanalys Kalmar kommun Läckeby Affären Handlaren Kalmar kommun införde en servicepunkt i Läckeby 2015 efter att ha varit med i ett nationellt pilotprojekt som byggde på samverkan mellan Tillväxtverket, Hela Södermöre kommundel Södermörekommundelsförvaltning Adress Besök Harbyvägen 3 Tel vx hanna.ivarsson@kalmar.se

110 2 (4) Sverige ska leva, Regionförbundet i Kalmar län, fastighetsägaren och Kalmar kommun. Servicepunkten innehåller idag: - Skrivare - Dator - Möjlighet att fika - Kommunal information - Turist information Handlaren i Läckeby har fått en engångsumma på kronor i samband med att servicepunkten inrättades, därefter har betalning från kommunen uteblivit. Handlaren har ändå hämtat turistinformation inför sommarsäsonger och upprätthållit servicepunkten enligt den standard som den inrättades i Det finns dock behov av att uppdatera framförallt den kommunala informationen. Handlaren är fortsatt intresserad av att vara en servicepunkt. Påryd - ICA Vid tidpunkten för utredningen fanns även butiken i Påryd med. Det fanns intentioner om att utveckla en servicepunkt i Påryd i samband med att ICA butiken skulle renoveras alternativt byggas ut. Eftersom detta ännu inte har påbörjats så har projektet om att etablera en servicepunkt i Påryd inte genomförts. Vid en ombyggnad/tillbyggnad och i samband med att biblioteket renoveras så kan en servicepunkt etableras, ICA-handlaren är positiv till att i så fall tillhandahålla en servicepunkt. Halltorp - Handlaren Även Halltorps butik har sedan 2015 funnits med i planen att utvecklas till servicepunkt. Butiksägaren i Halltorp är fortfarande intresserad av att etablera en servicepunkt. Idag är butiken ute till försäljning men tanken är att servicepunkten följer med den nya ägaren. Exempel på andra servicepunkter Västervik I Västerviks kommun finns åtta servicepunkter sedan Kommunen har tagit fram ett samarbetsavtal som omfattar en rad olika tjänster som Västerviks kommun har identifierat bör ingå i en servicepunkt. Tjänsterna är prissatta enligt en förankrad modell. De butiker som tillhandahåller samtliga tjänster erhåller årligen ett stöd på kronor. Serviceslag 1a Grundläggande besöksnäringsinformation Ersättning kr/år 1b Mini-turistbyrå kr/år 2 Medborgarinformationstjänster kr/år 3 Mötesplats med fikaservering samt bokförmedling kr/år 4 - Ombudstjänster kr/år (Inför 2018 har Västerviks kommun kompletterat samarbetsavtalet med att WIFI ska ingå).

111 3 (4) Mönsterås I Mönsterås kommun finns en servicepunkt i Fliseryd. Servicepunkten är idag ett samarbete mellan ICA-handlaren, fastighetsägaren, samhällsföreningen och Mönsterås kommun. Servicepunkten ligger i anslutning till entrén till ICA och är en nyrenoverad biyta som ICA tidigare har tillhandahållit. Servicepunkten är nu en separat yta i fastigheten. Servicepunkten innehåller enklare café med kaffeautomat där besökaren kan köpa fikabröd i butiken. Det finns en lånedator, enklare kök, toalett, ett rum, kommunala tjänster, turistinformation och samhällsinformation från både samhällsföreningen och kommunen. Servicepunkten används till allt från föräldramöten till föreningsmöten och är en samlingspunkt för invånare, flera handverkare som använder lokalen som en lunchplats. Mönsterås kommun står för uppvärmning, el och försäkring samt betalar kronor om året för städning och tillsyn av servicepunkten. Förslag till upplägg för servicepunkter i Kalmar kommun Västerviksmodellen har visat sig vara en lyckad satsning för att bevara och utveckla servicen på landsbygden. Vi kan också se att ett nära samarbete med byalagen/samhällsföreningar är framgångsrika. Landsbygdsutvecklaren och kommundelsutvecklaren föreslår att etablera tre servicepunkter i ett första skede likt Västerviksmodellen. Orterna och butikerna som ska utvecklas bör i ett första skede vara de i Halltorp och Påryd samt att utveckla och uppdatera den befintliga servicepunkten som finns i Läckeby enligt utredningens förslag på innehåll. Att säkerställa butikernas överlevnad på landsbygden tillsammans med ett väl utbyggt servicenät av tjänster främjar orterna och landsbygdens fortsatta utveckling och attraktionskraft för inflyttning. Förslag servicepunkter i Kalmar kommun Utredarna föreslår, likt Västerviksmodellen, att prissätta de olika tjänsterna som ska ingå i en servicepunkt. Om handlaren erbjuder samtliga tjänster erhåller handlaren kronor. En grundförutsättning för att bli en servicepunkt är god tillgänglighet. Butiken skall vara öppen minst fem timmar per dag fem dagar i veckan. En servicepunkt enligt Kalmarmodellen bör innehålla: Tjänster Årligt bidrag Investeringsbidrag Dator med skrivare 10 tkr 10 tkr Fritt WIFI 15 tkr 5 tkr Laddstationer för mobiler och surfplattor 15 tkr 10 tkr Turist- och samhällsinformation 1 35 tkr 15 tkr Mötesplats med möjlighet att 15 tkr 10 tkr 1 Med samhällsinformation avses informationstjänster där butiken bistår invånare med information om och från den offentliga sektorn, främst kommunen. Butikspersonalen ska vid behov hjälpa invånare med exempelvis sökvägar på alternativt lotsa invånare var de kan vända sig för mer information. Turistinformation avser att vara ombud för turistdestinationer i området samt att kunna hjälpa till med sökvägar på

112 4 (4) fika (kaffe-/temaskin). Ombud för servicetjänster 2 10 tkr Stöden för servicepunkter är knuten till butiken och inte den enskilda handlaren/ägaren. Uppfyller butiken samtliga kriterier bör de erhålla ett årligt bidrag på kronor från Kalmar kommun. Det bör även utgå ett investeringsbidrag på kronor vid inrättandet av servicepunkt. Investeringsbidraget på kronor ska täcka inköp av dator med skrivare och router, laddstationer, kaffemaskin, broschyrställ för samhällsoch turistinformation samt eventuell inredning. Det årliga bidraget för att tillhandahålla servicepunkten innebär att handlaren står för drift och underhåll av inköpt material till servicepunkten. Butikspersonalen skall erbjudas en enklare utbildning om innehåll och sökvägar på samt Kalmar kommun ska stå för skyltning av servicepunkten, vilket innebär att en skylt placeras vid butiken som beskriver att det är en servicepunkt samt informationskylt turistinformation. Förslag på uppföljning Vid inrättandet av en servicepunkt tecknas ett avtal mellan Kalmar kommun och butiken. Avtalet följs upp en gång om året tillsammans med tjänstepersoner från kommunen och butiksägaren. Servicepunkter på fler platser i Kalmar kommun Det bör framöver vara möjligt att etablera servicepunkter på fler platser i kommunen under förutsättning att butiken är av landsbygdskaraktär. Med landsbygdskaraktär menas mindre butiker och orter. Hanna Ivarsson, Kommundelsutvecklare Jonas Svendsén, Landsbygdsutvecklare 2 Ombud för servicetjänster innebär att butiken fungerar som ombud åt andra tjänsteleverantörer så som hemsändning, post, ATG, systembolaget, Schenker Privpak, DHL, Apotek och bank/kassatjänster. Vissa av tjänsterna är kopplade till omsättning i butik och/eller befolkningsunderlag vilket innebär att det kan vara svåra att etablera i samtliga butiker. Förslaget avser att handlarna ska sträva efter att erbjuda så många ombudstjänster som möjligt.

113 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén KS 2018/ Kommunfullmäktige Begäran om extra medel till enskilda vägar 2018 utökad budgetram för servicenämnden Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner servicenämndens begäran om kronor till enskilda vägar Årets resultat minskar med motsvarande belopp. Servicenämndens begäran om att avsätta 6,1 miljoner kronor i utökning av den årliga investeringsnivån i beläggningsbudgeten och att öka den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar med kronor från 2019 hanteras i det sedvanliga budgetarbetet. Bakgrund Servicenämnden har anmält ett akut åtgärdsbehov utöver det löpande underhållsbehovet av kommunens vägbanor under 2018 med anledning av vintervädret. Åtgärder för de mest akuta och största skadorna beräknas till cirka 8,3 miljoner kronor för 2018, som behövs utöver redan tillgängliga medel för vägunderhåll. De beskrivna åtgärderna bedöms som investeringsåtgärder och har hanterats av kommunstyrelsens planutskott. Vid sidan av dessa akuta åtgärdsbehov har servicenämndens begärt kronor till enskilda vägar Vidare föreslås att kommunfullmäktige avsätter 6,1 miljoner kronor i utökning av den årliga investeringsnivån i beläggningsbudgeten samt öka den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar med kronor från Utifrån servicenämndens skrivelse föreslås att kommunfullmäktige godkänner begäran om kronor till enskilda vägar Övrig avsättning från 2019 och framåt bör hanteras det sedvanliga arbetet med verksamhetsplan och budget. Annette Andersson kommundirektör Jonas Sverkén förvaltningschef Bilagor Protokollsutdrag från servicenämnden Serviceförvaltningens skrivelse Swecos rapport 2017 Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax jonas.sverken@kalmar.se

114 Utdrag Sammanträdesdatum Servicenämnden 46 Ökade kostnader för vägunderhåll Dnr SFN 2018/0117 Handlingar Förvaltningens skrivelse SWEcos rapport 2017 daterad Bakgrund Akuta åtgärder På grund av väderläget i vinter med hastigt uppkomna tjälskador i vägbanorna har det uppkommit ett akut åtgärdsbehov utöver det löpande underhållsbehovet av kommunens vägbanor. Asfalten har släppt i hjulspåren vilket kan leda till sämre framkomlighet, missnöjda invånare, stenskott/skador på fordon som leder till ökad klagomålshantering etc. Det krävs en extra investering detta år för att åtgärda de mest akuta och största skadorna. Genom att göra om sträckorna i sin helhet skapas längre hållbarhet och mindre tillfälliga nödlösningar som blir dyrare med begränsad hållbarhet samt innebär att vår personal ofta måste vistas ute i dessa tungt trafikerade vägmiljöer. Åtgärden klassificeras som en investering enligt regelverket för komponentavskrivning. Berörda vägsträckor: Tyskavägen 480m x 10m= ca m 2 Lindsdalsvägen 3900m x 14m= ca m 2 Norravägen 500m x 10m= ca m 2 Tullslätten 250m x 12m= ca m 2 Ståthållare gatan 500m x 10m= ca m 2 Stensövägen 600m x 10m= ca m 2 Erik Dahlbergs väg 400m x 12m= ca m 2 TOTALT: m 2 Kostnad för akuta beläggningsåtgärder ,3 miljoner kronor (MKR). Även budgeten för bidrag till enskilda vägar behöver ökas med 600 tusen kronor (TKR) Anslaget på kommunens anslagstavla den 3 maj 2018

115 Servicenämnden Utdrag Sammanträdesdatum (3) Ökat årligt reinvesteringsbehov Swecos rapport om beläggningstillståndet i Kalmar kommun pekar på ökat behov av beläggningsåtgärder i gatu- och GC-nätet. Rapporten har tagits fram av systemet RoSy. Systemet signalerar att de årliga medel som investeras behöver ökas för att kunna bibehålla dagens standard i vägnätet. Om inte kommer det att byggas upp ett underhållsbehov som kommer att kräva en stor och fördyrad insats framöver alternativt sker en sänkning av den beläggningsstandard som vi har i dagsläget. För att kunna hålla en medelnivå och bibehålla den beräknar systemet behov av en årlig beläggningsbudget på cirka 16 MKR på gatunätet samt 2 MKR för GC nätet. För gatunätet har kommunen idag 8 MKR till beläggningsunderhåll i drift och 2,8 MKR till reinvestering gator vilket ger ett underskott på 5,2 MKR. För underhåll på GC nätet finns idag 1,1 MKR vilket ger ett underskott på 0,9 MKR. Den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar är idag 3,1 MKR. Åtgärderna klassificeras som en investering enligt regelverket för komponentavskrivning. För att kunna hantera det löpande underhållet och hålla en önskvärd standard behövs därmed en utökad årlig beläggningsbudget budget med 6,1 MKR. Den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar behöver ökas med 600 TKR. Överläggning Under överläggningen yrkar Johanna Petersson (C) bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg: - Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att till nämnden återrapportera hur förvaltningen vid upphandling av asfalt säkerställer kvalitén på asfalten. Sedan överläggningen avslutas beslutar servicenämnden första att bifalla förvaltningens förslag. Därefter frågar ordföranden om nämnden vill bifalla yrkat tilläggsförslag. Hon finner att servicenämnden bifaller yrkat tilläggsförslag. Beslut Servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Avsätta 8,3 MKR i extra investeringsmedel för akut beläggningsunderhåll och att utöka budgeten för bidrag till enskilda vägar med 600 TKR för Avsätta 6,1 MKR i utökning av den årliga investeringsnivån i beläggningsbudgeten och att öka den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar med 600 TKR från Serviceförvaltningen ska till servicenämnden återrapportera hur förvaltningen vid upphandling av asfalt säkerställer kvalitén på asfalten.

116 Servicenämnden Utdrag Sammanträdesdatum (3) Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Johanna Petersson Ordförande Staffan Ljungar

117 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Benny Wennberg SFN 2018/ Servicenämnden Ökade kostnader för vägunderhåll Förslag till beslut Servicenämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att: 1. Avsätta 8,3 MKR i extra investeringsmedel för akut beläggningsunderhåll och att utöka budgeten för bidrag till enskilda vägar med 600 TKR för Avsätta 6,1 MKR i utökning av den årliga investeringsnivån i beläggningsbudgeten och att öka den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar med 600 TKR från 2019 Bakgrund Akuta åtgärder På grund av väderläget i vinter med hastigt uppkomna tjälskador i vägbanorna har det uppkommit ett akut åtgärdsbehov utöver det löpande underhållsbehovet av kommunens vägbanor. Asfalten har släppt i hjulspåren vilket kan leda till sämre framkomlighet, missnöjda invånare, stenskott/skador på fordon som leder till ökad klagomålshantering etc. Det krävs en extra investering detta år för att åtgärda de mest akuta och största skadorna. Genom att göra om sträckorna i sin helhet skapas längre hållbarhet och mindre tillfälliga nödlösningar som blir dyrare med begränsad hållbarhet samt innebär att vår personal ofta måste vistas ute i dessa tungt trafikerade vägmiljöer. Åtgärden klassificeras som en investering enligt regelverket för komponentavskrivning. Berörda vägsträckor: Tyskavägen 480m x 10m= ca m 2 Lindsdalsvägen 3900m x 14m= ca m 2 Norravägen 500m x 10m= ca m 2 Tullslätten 250m x 12m= ca m 2 Ståthållare gatan 500m x 10m= ca m 2 Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Södra Långgatan 39

118 SFN 2018/ (2) Stensövägen 600m x 10m= ca m 2 Erik Dahlbergs väg 400m x 12m= ca m 2 TOTALT: m 2 Kostnad för akuta beläggningsåtgärder ,3 MKR. Även budgeten för bidrag till enskilda vägar behöver ökas med 600 TKR Ökat årligt reinvesteringsbehov Swecos rapport om beläggningstillståndet i Kalmar kommun pekar på ökat behov av beläggningsåtgärder i gatu- och GC-nätet. Rapporten har tagits fram av systemet RoSy. Systemet signalerar att de årliga medel som investeras behöver ökas för att kunna bibehålla dagens standard i vägnätet. Om inte kommer det att byggas upp ett underhållsbehov som kommer att kräva en stor och fördyrad insats framöver alternativt sker en sänkning av den beläggningsstandard som vi har i dagsläget. För att kunna hålla en medelnivå och bibehålla den beräknar systemet behov av en årlig beläggningsbudget på cirka 16 MKR på gatunätet samt 2 MKR för GC nätet. För gatunätet har kommunen idag 8 MKR till beläggningsunderhåll i drift och 2,8 MKR till reinvestering gator vilket ger ett underskott på 5,2 MKR. För underhåll på GC nätet finns idag 1,1 MKR vilket ger ett underskott på 0,9 MKR. Den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar är idag 3,1 MKR. Åtgärderna klassificeras som en investering enligt regelverket för komponentavskrivning. För att kunna hantera det löpande underhållet och hålla en önskvärd standard behövs därmed en utökad årlig beläggningsbudget budget med 6,1 MKR. Den årliga budgeten för bidrag till enskilda vägar behöver ökas med 600 TKR. Benny Wennberg Förvaltningschef Bilagor SWEcos Rapport 2017 daterad

119 Pavement Consultants AB RAPPORT 2017 Beläggningstillstånd Inom Datum:

120 Pavement Consultants AB STATUS Resultatet av utförd tillståndsbedömning och analys av vägnätet inom Kalmar kommun, presenteras kort sammanfattande nedan: Analyser av befintligt tillstånd samt beräkningar av framtida nedbrytning i RoSy systemet, ligger till grund för bedömningen av vilket år beläggningsåtgärder på specifika gatusträckor bör utföras enligt diagrammet nedan. Standarden på gatunätet i Kalmar kommun är bra. Av det totala gatunätet är det 7 % som i någon form borde ha varit åtgärdat enligt ekonomiplanen senast under 2017, alltså före Detta har ökat med två procentenheter jämfört med förra året. Inom den närmaste 5-årsperioden, fram till och med 2022, bör 36 % av det totala gatunätet, motsvarande cirka 128 km gator, ha någon form av beläggningsåtgärd. Det har totalt sett ökat med tre procentenheter jämfört med förra året. Gatunätet har fortsatt att försämrats sedan förra året. Det är lite drygt 8 km gator som har restlevnadstid 2017 som nu har blivit röda och ca 33 km gator med restlevnadstid 2022 som nu har blivit gula. Totalt sett ligger standarden fortfarande på en bra nivå men det är nu mer än en tredjedel som behöver åtgärd inom de kommande fem åren. Det gäller framöver att få tillräckligt med ekonomiska medel för att kunna utföra tillräckliga åtgärder för att inte fortsätta denna utveckling.

121 Pavement Consultants AB Standarden på GC-nätet i Kalmar kommun är bra. Av det totala GC-nätet är det 11 % som i någon form borde vara åtgärdat enligt ekonomiplanen senast under 2017, alltså före Jämfört med förra året är det oförändrat. Inom den närmaste 5-årsperioden, fram till och med 2022, bör 48 % av det totala GC-nätet, motsvarande ca 70 km GC-banor, ha någon form av beläggningsåtgärd. Det har totalt sett ökat med 16 procentenheter jämfört med förra året. Det är positivt att de röda sträckorna är oförändrade men de gula sträckorna har ökat kraftigt jämfört med förra året. Förklaringen till det är att är nästan 25 km GC-vägar som har restlevnadstid 2022 och som i årets rapport har blivit gula. Det gäller att beakta detta framöver då det kommer behövas ett flertal åtgärder på GC-vägarna inom fem år.

122 Pavement Consultants AB Vägkapitalutveckling Gator (Konsekvensanalys) Diagrammet avseende vägkapitalutvecklingen ovan, beskriver hur vägkapitalet (d.v.s. standarden), på gatunätet kommer att utveckla sig vid olika årliga budgetnivåer. Det som kan utläsas ur diagrammet är att en årlig budget på 10 miljoner i 10 år framåt sänker gatunätets standard i förhållande till den standard som idag finns på gatunätet. För att behålla den standard som idag finns på gatunätet behövs en årlig budget på något mer än 16 miljoner. För att höja och även nå upp i en optimal nivå på gatunätets standard i kommunen och därmed också en optimal ekonomisk underhållssituation, krävs en årlig budget på nästan 22 miljoner per år. Det som dock bör poängteras i detta sammanhang är att dessa årliga budgetbelopp i detta fall ENDAST innefattar de åtgärder som har med asfaltering av gatunätet att göra. Utöver dessa kostnader tillkommer sedan kostnader för åtgärder av sidoanläggningar (justering av brunnar, kantstenar, gångbanor etc.). Produktprislistan i systemet ligger en bit över genomsnittliga kvadratmeterpriser för asfalt för att till viss del få med kringkostnader. De gula staplarna i diagrammet ovan, kallas för Ekonomiplanen, och detta är det optimala sättet att sköta sitt beläggningsunderhåll på.

123 Pavement Consultants AB Denna ekonomiplan beräknar kostnader och åtgärder när det är optimalt att utföra dessa och tar inte hänsyn till någon budget. Som kan utläsas ur diagrammet så finns det ett stort behov av åtgärder under 2021 på ca 38 miljoner som kommunen redan nu behöver planera för i sitt budgetarbete.

124 Pavement Consultants AB Vägkapitalutveckling GC (Konsekvensanalys) Diagrammet avseende vägkapitalutvecklingen ovan, beskriver hur vägkapitalet (d.v.s. standarden), på GC-nätet kommer att utveckla sig vid olika årliga budgetnivåer. Det som kan utläsas ur diagrammet är att en årlig budget på 1 miljon i 10 år framåt sänker GC-nätets standard i förhållande till den standard som idag finns på gatunätet. För att behålla den standard som idag finns på GC-nätet behövs en årlig budget på minst 2 miljoner. För att däremot nå upp i en optimal nivå på GC-nätets standard i kommunen och därmed också en optimal ekonomisk underhållssituation, krävs en årlig budget på minst 3 miljoner per år. Det som dock bör poängteras i detta sammanhang är att dessa årliga budgetbelopp i detta fall ENDAST innefattar de åtgärder som har med asfaltering av gatunätet att göra. Utöver dessa kostnader tillkommer sedan kostnader för åtgärder av sidoanläggningar (justering av brunnar, kantstenar, gångbanor etc.). Produktprislistan i systemet ligger en bit över genomsnittliga kvadratmeterpriser för asfalt för att till viss del få med kringkostnader. De gula staplarna i diagrammet ovan, kallas för Ekonomiplanen, och detta är det optimala sättet att sköta sitt beläggningsunderhåll på.

125 Pavement Consultants AB Denna ekonomiplan innebär att under det närmsta året skjuta till en större summa pengar för att på detta sätt få bort den underhållsskuld (de röda sträckorna i rapporten ovan), som skapats genom en för låg budget under åren (Se nedanstående diagram över investeringsbehovet i förhållande till Ekonomiplan). Det ska poängteras att det 2021 till 2023 är beräknad tid för åtgärd på en stor mängd GC-banor. De ligger delvis i slutet på den närmaste 5-års perioden samt inom de gröna området efter Detta bör kommunen redan nu ha med sig i budgetarbetet för kommande år. Sweco Pavement Consultants AB Jesper Gustafsson Tfn:

126 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ulrick Hultman KS 2018/0162 Martina Adiels Balk Kommunstyrelsen Inköp och upphandling - process Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta processen för inköp och upphandling. Kommunledningskontoret får i uppdrag att löpande uppdatera processen när förändringar sker i regelverk för upphandling (beloppsgränser m.m.). Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomförde EY under hösten 2017 en granskning av inköpsprocessen i kommunstyrelsen och servicenämnden. Syftet med granskningen var att bedöma kommunstyrelsens och servicenämndens styrning, ledning och uppföljning av inköpsprocessen. Att besluta om riktlinjer för direktupphandling och att stärka återrapporteringen avseende inköp- och upphandlingsprocessen var två av de sju rekommendationer som lämnades till kommunstyrelsen i samband med revisionen. Sedan tidigare finns i kommunens verksamhetshandbok en processbeskrivning för inköp och upphandling. Den innehåller beskrivningar av rutiner och riktlinjer vid alla typer av inköps- och upphandlingsbehov inklusive direktupphandlingar. En arbetsgrupp har arbetet fram ett förslag på uppdatering av processen som även innehåller rutin för återrapportering/uppföljning till kommunstyrelsen. Jonas Sverkén Förvaltningschef Maria Kleveborn Upphandlingschef Bilagor: Inköp och upphandling process Direktupphandling anvisning (bilaga till processen) Direktupphandling protokoll (bilaga till processen) Kommunledningskontoret Kontorsledning Tel vx ulrick.hultman@kalmar.se

127 Fastsällt av Kommunstyrelsen KOMMUNÖVERGRIPANDE VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Upphandlingschef Maria Kleveborn Sida: Datum 1 (1) Inköp och upphandling - process Inköps behov Vara Finns vara på central förrådet? Ja Beställa och ta emot varor från centralförrådet Klicka här I undantagsfall görs besök på centralförrådet, tänk på miljö och tidsåtgång Chef beviljar inköp Vara eller tjänst? Slut Nej Tjänst Finns ramavtal? Nej Ja Avropa varor och tjänster på befintliga ramavtal Klicka här Göra upphandling Klicka här Ta emot vara eller tjänst Klicka här Kontrollera fakturan Rutiner: Vad ska en faktura innehålla? När leverantörsfaktura avviker vid kontroll mot ställda krav. Inköp av varor och tjänster ska göras på centralförrådet eller via ramavtal. Om vara/tjänst saknas på förråd eller ramavtal ska en upphandling göras. Kontakta gärna upphandlingsenheten för rådgivning!

128 Beställa och ta emot varor från centralförrådet via webb-butik I ekonomisystemet delas beloppet upp efter slag. Ta upp fakturan i webb-butiken och sortera på slag så stämmer den med ekonomisystemet. Koll i ekonomisystemet av bokfört belopp Slut Sök vara i webbbutiken Beställ i webbbutiken Varor levereras med följesedel Stäm av leverans mot följesedel Vara restnoterad? Nej Vara och leverans är riktig Mottagningskontroll Ja Felaktig vara eller leverans Körschema för centralförrådets turbil Följesedlar Fyll i avvikelserapport Avvikelserapport Vänta på leverans Kontakta centralförrådet

129 Avropa varor och tjänster på befintliga ramavtal Kvantitet, omfattning, leveranstid och adress för leverans, fakturaadress med referensnummer, m.m. Telefon, e-post eller webb Bestäm leverans Begär orderbekräftelse Vara eller tjänst finns på ramavtal Välj sätt att beställa Besök i butik/på plats Rekvisition Spara 1 ex av rekvisition Ta emot vara eller tjänst Klicka här Slut Betalningssätt kort eller rekvisition? Kort Spara kvitto

130 Ta emot varor och tjänster avropade på ramavtal Om emballage är skadat, notera på kvittens. Vid mottagandet eller snarast därefter Rutiner: Vad ska en faktura innehålla? När leverantörsfaktura avviker vid kontroll mot ställda krav. Kontrollera fakturan Vara anländer Gör mottagningskontroll Stäm av mot följesedel/ orderbekräftelse Kontrollera varans funktion e.d. Ja Leverans ok? Slut Följesedlar Nej Tjänst levereras Kontrollera slutleverans av tjänst Stäm av mot orderbekräftelse Kontakta leverantör, stoppa faktura Ja Fyll i avvikelserapport Avvikelserapport Problemet utrett Nej Kontakta upphandlings - enheten

131 Göra upphandling Direktupphandling: Under kr för varor, tjänster och entreprenader. Direktupphandling Klicka här Ramavtal saknas Värdet på köpet Upphandling: Över kr för varor, tjänster och entreprenader. Utförs av samhällsbyggnadskontoret eller serviceförvaltningen och beslutas av kommunstyrelsen Varor och tjänster Kontakta upphandlingsenheten Lokaler, anläggningar och infrastruktur Upphandlingsenheten leder upphandlingen Genomför upphandling Upphandlingsenheten dokumenterar Dokumentera Ta emot vara eller tjänst Klicka här Slut

132 Direktupphandling Direktupphandling är tillåten för varor, tjänster och entreprenader om inköpen under de senaste tolv månaderna inte överstiger kr gemensamt för kommunens förvaltningar. Förväntade upphandlingar för de kommande tre åren ska också tas in i beräkningen. Även om värdet på inköpet understiger kr kontrolleras att ovan nämnda gräns för direktupphandling inte överskrids. Begär skriftligt anbud. Ange omfattning, tid, adress och övr. villkor för leverans. Vid köp av tjänst; begär uppgift om F-skattesedel. Kontakta upphandlingsenhet om behov av leverantörskontroll. Begär anbud av minst 2 st Utvärdera anbud och välj leverantör Meddela samtliga anbudsgivare vem som upphandlingen gick till. Upphandlingsenheten registrerar i leverantörsdatabas Skriv direktupphand -lingsprotokoll Skicka kopia på upphandlingsprotokoll till upphandlingsenheten. Kvantitet, omfattning, tid och adress för leverans, fakturaadress med referensnummer, m.m. Skriftlig beställning Hantera enligt dokumenthanteringsplan. Dokumentera Direktupphandling Ramavtal saknas Om vi överskrider beräknat belopp i rubriken ovan, så krävs en förenklad upphandling. Leverantörsdatabas Ja Inköp under gränsvärdet? Nej Ja Kontrollera belopp i leverantörsdatabas Inköpsvärdet över kr Nej Hur görs en direktupphandling Gör inköp Upphandling krävs Göra upphandling Klicka här Protokoll vid direktupphandling Avropa varor och tjänster på befintliga ramavtal Klicka här Ta emot vara eller tjänst Klicka här Slut

133 Uppföljning av inköp/ upphandlingar Behov av uppföljning Upphandlingsen heten, kommunledningskontoret Sammanställning varor och tjänster Sammanställning lokaler och andra anläggningar Sammanställning infrastruktur och andra anläggningar Fastighet, serviceförvaltningen Samhällsbyggnadskontoret Kommunstyrelsen Årlig redovisning under våren av inköp och upphandlingar föregående år Slut

134 KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Upphandlingschef Maria Kleveborn 1 (2) Direktupphandling anvisning Direktupphandling är ett enklare förfarande av upphandling där lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller. Direktupphandling kan ske om upphandlingsbeloppet understiger kr för varor, tjänster och entreprenader under de senaste tolv månaderna. Även förväntade upphandlingar för de kommande tre åren ska räknas in i beloppet. Affärsmässighet ska gälla vid all direktupphandling. Inköp under kr görs direkt utan krav på direktupphandlingsprotokoll. Det är det sammantagna inköps/upphandlingsbeloppet under ovan angivna villkor som gäller och det är inte tillåtet att dela upp inköpet/upphandlingen för att komma under gränserna. Hur görs en direktupphandling? Direktupphandling ska genomföras med hänsyn till riktlinjerna i Upphandlingspolicy. Kontrollera i Leverantörsdatabas så att inte direktupphandlingsbeloppet överskrids. Det är det gemensamt upphandlade beloppet för hela kommunen som gäller. Ta kontakt med minst två leverantörer som kan vara aktuella för leverans av varan/tjänsten/entreprenaden. De kan kontaktas per telefon, skriftligt eller via e-post. Beskriv vad som ska köpas in samt till exempel leveransplats och leveranstid. Begär in en skriftlig offert och ange senaste datum du vill ha offerten. Vid offertöppning ska direktupphandlingsprotokoll föras, Protokoll vid direktupphandling - blankett. Alla kostnader ska räknas in i upphandlat belopp, även till exempel resekostnader, leveranskostnader med mera. Det totala upphandlade beloppet (exklusive moms) anges i direktupphandlingsprotokollet. Om upphandlat belopp överstiger kr, ska en kreditbedömning genomföras av upphandlingsenheten. Skriv in företagsnamn eller/och organisationsnummer i mailet.

135 2 (2) Följ punkterna i protokollet och motivera beslutet. Glöm inte att tacka de övriga leverantörerna för deras offert och informera dem om att uppdraget denna gång gått till en annan leverantör. Direktupphandlingsprotokollet arkiveras på den egna enheten tillsammans med andra handlingar avseende upphandlingsobjektet. En kopia av protokollet ska direkt efter upphandlingen mailas/skickas till upphandlingsenheten.

136 DIREKTUPPHANDLING - PROTOKOLL Datum Protokoll vid direktupphandling - blankett Förvaltning Enhet Upphandlingsobjekt Sista anbudsdag Anbud har begärts in av nedanstående leverantörer 1. Ankom den Vald leverantör Motivering Upphandlat belopp, exklusive moms Ange totalbeloppet Alla kostnader ska räknas in i upphandlat belopp, även t.ex. resekostnader, leveranskostnader m.m. Totalbeloppet för hela direktupphandlingen anges. Har direktupphandlingen genomförts enligt riktlinjerna i Upphandlingspolicyn? Ja Nej Har leverantörskontroll inhämtas från upphandlingen? Om upphandlat belopp (exklusive moms) överstiger kr, ska en kreditbedömning göras av upphandlingsenheten. Maila geer.thornqvist@kalmar.se och skriv in företagsnamn Ja Nej och/eller organisationsnummer i mailet. Har upphandlat belopp kontrollerats i leverantörsdatabasen så att Kalmar kommun totalt inte överskrider beloppet kr för varor, tjänster och entreprenader? Ja Nej Kalmar den Underskrift Namnförtydligande Kopia av protokollet skickas till Upphandlingsenheten Originalet förvaras enligt dokumenthanteringsplanen på respektive förvaltning Fastställt av KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Kommundirektör Annette Andersson Upphandlingschef Maria Kleveborn 1 (1) Utgåvedatum Tillhör dokument Inköp och upphandling - process

137 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Mari Nilsson KS 2018/0316 Tel Kommunfullmäktige Återrapportering av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut för åren 2015 och 2016 Förslag till beslut Kommunfullmäktige fattar inte något beslut med anledning av återrapporteringen av verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut för åren 2015 och Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskade Ernst & Young AB (EY) kommunstyrelsen och nämnderna Syftet var att bedöma om de hade en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll för att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut verkställdes och återrapporterades. Resultatet sammanställdes i en granskningsrapport. Kommunledningskontoret tog fram ett förslag till yttrande över granskningsrapporten. Kommunstyrelsen beslutade den 3 oktober 2017 att anta yttrandet som sitt och överlämna det till revisorerna som svar på granskningsrapporten om verkställande av kommunfullmäktiges beslut. I yttrandet framgick bland annat att en årlig återrapportering skulle införas till kommunfullmäktige. Denna ska lämnas under april månad respektive år utifrån de beslut som kommunfullmäktige fattade föregående år. Härigenom säkerställs bristerna gällande återrapportering av verkställighet som EY pekar på i sin rapport. En genomgång av de beslut som kommunfullmäktige fattade under 2017 har genomförts och presenterats för kommunfullmäktige vid sammanträdet Av tjänsteskrivelsen framgick att en genomgång även skulle göras av verkställigheten av de beslut som fattades under 2015 och Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax Ann-Mari.Nilsson@kalmar.se

138 KS 2018/ (2) Granskningen av verkställigheten för 2015 och 2016 är nu klar och de beslut som särskilt granskats framgår av bilagan. Bedömningen av granskningen är att verkställigheten av fattade beslut under 2015 och 2016 överlag är god. Vid sidan om redovisningen bör nämnas att det viktigaste dokumentet för styrning av kommunal verksamhet är verksamhetsplan med budget. Verkställigheten av de mål och uppdrag som ges där redovisas inte nedan utan följs upp via delårsuppföljningar och årsredovisning. Ann-Mari Nilsson Verksamhetsutvecklare Bilagor Granskning av beslut fattade av kommunfullmäktige under 2015 Granskning av beslut fattade av kommunfullmäktige under 2016

139 Handläggare Datum Ann-Mari Nilsson Tel Granskning av beslut fattade av kommunfullmäktige under 2015 Beslutsdatum Ärende och beslut Mötes- och resepolicy Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till mötes- och resepolicy. Tidigare policy upphörde därmed att gälla. Taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser 2015 Kommunfullmäktige beslutade att anta servicenämndens förslag till taxor. Taxa för odlingslotter Kommunfullmäktige beslutade att fastställa ny taxa för odlingslotterna. Avtal med Kalmarsalen Konferens & Evenemang AB Kommunfullmäktige beslutade att uppdra åt kommunstyrelsen att teckna avtal för perioden till och med enligt upprättat förslag till avtal. Återrapportering Den nya policyn är publicerad i kommunens verksamhetshandbok. Beslutade ändringar infördes i dokumentet som är publicerat bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Den nya taxan är införd i dokumentet som är publicerat bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Ett nytt avtal är upprättat och det undertecknades Avtalet finns i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Public 360. Kommunledningskontoret Kalmar kommun Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx ann-mari.nilsson@kalmar.se

140 2 (11) Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning Kommunfullmäktige beslutade att godkänna förslaget till ändringar i arbetsordningen. Motion från Birgitta Nordlöw (FP) om sällskapsdjur på äldreboende i Kalmar Kommunfullmäktige beslutade att omsorgsnämndens yttrande skulle utgöra svar på motionen. I yttrandet framgick bland annat att det inte specifikt bör utses en avdelning som särskilt lämpar sig för djurprofil. Det ska skapas ett öppet och positivt förhållningssätt till husdjur på alla boenden men om det är lämpligt med närvarande djur är beroende på allergikänsligheten hos personal och boende. Motion från Anna Thore (MP) om gratis dagvatten för gröna tak och LOD Kommunfullmäktige beslutade att ett yttrande från Kalmar Vatten AB skulle utgöra svar på motionen. Av yttrandet framkom bland annat att en arbetsgrupp skulle bildas för att utreda möjligheten med reduktioner och åtgärder. Ändringarna infördes i arbetsordningen som är publicerad bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Vid kontakt med omsorgsförvaltningen framkommer att det inte är särskilt vanligt med husdjur men att det inte kan uteslutas att katt kan finnas. På ett strukturerat sätt erbjuds boendena nu besöks- eller vårdhund i form av en utbildad och särskilt tränad hund och en riskbedömning görs både ur arbetsmiljö och ur vård-/omsorgsperspektivet. Information och särskilda städrutiner införs. Vid kontakt med Kalmar Vatten AB framkommer bland annat följande från arbetsgruppens rapport: Kalmar Vatten har samma anläggningskostnad för att ordna det allmänna VA-ledningssystemet i ett område oberoende av om åtgärder görs på den egna fastigheten. Det är därför inte skäligt att reducera anläggningsavgiften för dagvatten. Fastighetens nytta av dagvattentjänsten är oförändrad även då en åtgärd för omhändertagande eller fördröjning av dagvattnet ordnas på fastigheten. Om en åtgärd för omhändertagande och/eller fördröjning görs inom en fastighet kan det däremot anses att fastighetens brukande av dagvattentjänsten minskar eller helt upphör varför det hellre kan bli fråga om att ta ställning till en reduktion av fastighetens brukningsavgift för Df (dagvatten fastighet). Brukningsavgiften ligger i storleksordningen betydligt lägre än en anläggningsavgift för dagvatten varför effekten av en sådan reduktion kan ifrågasättas.

141 3 (11) Godkännande av Kalmarsundsregionens Renhållares bildande av bolaget MOSA AB Kommunfullmäktige beslutade att godkänna bildandet av bolaget MOSA AB. Värdering vid försäljning av kommunal mark Kommunfullmäktige beslutade bland annat att huvudregeln vid markförsäljningar är att kommunen värderar marken i egen regi och fastställer markpriset i förhandling med aktuell part. I de fall osäkerhet råder kan oberoende värderingar köpas in. Ägardirektiv 2015 för Kalmar Kommunbolag AB och de majoritetsägda dotterbolagen Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till ägardirektiv. Inkråmsöverlåtelse av all verksamhet i Flygutveckling i Kalmar AB till Kalmar Öland Airport AB Kommunfullmäktige beslutade bland annat att godkänna att Kalmar Flygutveckling i Kalmar AB efter inkråmsöverlåtelsen kan säljas eller avvecklas. Inrättande av Kalmar kommuns integrationspris Kommunfullmäktige beslutade att inrätta ett årligt integrationspris enligt förslag. Ansvaret för att upprätta en långsiktigt hållbar och medveten dagvattenhantering i Kalmar kommun ligger inte ensamt på VAhuvudmannen att ordna. Det är en fråga om samhällsplanering och samarbete. I och med kapacitetsproblem har effektueringen av beslutet dröjt samtidigt som förutsättningarna förändrats. För att uppnå den önskade effekten av tidigare beslut har KSRR:s uppfattning ändrats till att hela Moskogens avfallsanläggning ska ingå i aktiebolaget. Kommunfullmäktige behandlade ärendet på nytt och godkände bildandet av Moskogen AB. Vid kontakt med projekt- och exploateringsenheten framkommer att värderingar har skett både i egen regi och genom att köpa in oberoende värderingar. Föreslagna ändringar infördes i ägardirektiven som är publicerade bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Inkråmet har överlåtits till Kalmar Öland Airport AB och det tomma bolaget såldes under maj 2015 till S-Bolag Börsen AB. Integrationspriset är inrättat och delas ut i samband med kommunfullmäktiges januarisammanträde.

142 4 (11) Inrättande av Kalmar kommuns tillgänglighetspris Kommunfullmäktige beslutade att inrätta ett årligt tillgänglighetspris enligt förslag. Ändring i regler för kommunal flaggning Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till riktlinjer för flaggning med ett antal tillägg. Revisorernas utvärderingsberättelse för år 2013 och årsrapport för år 2014 Kommunfullmäktige beslutade att överlämna rapporten till kommunstyrelsen och berörda nämnder med begäran om svar till kommunens revisorer senast den 16 november 2015, om inget annat angivits i missivbrev som följde av rapporterna: 1. Årsredovisningen, vilka åtgärder som ska vidtas med anledning av gjorda påpekanden och bedömningar 2. Inventeringen av kommunens konst 3. Den kommunala missbruksvården 4. Kränkande behandling och diskriminering 5. Omsorgens ekonomiska situation 6. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt 7. Äldreomsorgen meningsfull vardag Försäljning av tomtmark för atriumhus på del av Berga 10:19 område söder om Bergauddsvägen, i Bergavik Kommunfullmäktige beslutade att kommunstyrelsen får sälja 14 tomter för atriumhus och att ett markanvisningsavtal skulle tecknas med Humana Hus Berga Udd AB. Indexreglering av inkomsttaket för maxtaxa och slopad reducering av 15- timmarsplats i förskola Kommunfullmäktige beslutade att anta förslaget till indexreglering av inkomsttaket. Kommunfullmäktige beslutade även att återremittera förslaget om att reducering av avgif- Tillgänglighetspriset är inrättat och delas ut i samband med kommunfullmäktiges januarisammanträde. Reglerna för kommunal flaggning är uppdaterade och publicerade bland de styrande dokumenten på kalmar.se. 1. Enligt förvaltningschefen för kommunledningskontoret gjordes vid en dialog med ordförande för revisorerna en överenskommelse om att något svar inte skulle lämnas. Innan svaret på granskningsrapporterna 2-7 skickades till revisorerna behandlades de av nämnderna enligt nedan: 2. Kultur- och fritidsnämnden Socialnämnden Barn- och ungdomsnämnden Omsorgsnämnden Kommunstyrelsen Omsorgsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd Ett markanvisningsavtal undertecknades våren Maxtaxan för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg har en indexreglering.

143 5 (11) ten för förskolebarn med vistelsetid under 15 timmar per vecka upphör, med syfte att ta fram en ny fördelningsmodell, baserad på såväl inkomst som vistelsetid. Utvärdering och uppföljning av hemsjukvårdsavtalet Kommunfullmäktige beslutade bland annat att ge länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänsten och angränsande hälso- och sjukvård i uppdrag att 1. Ansvara för att upprätta en handlingsplan för kompetensutvecklingsinsatser på lång sikt kring vård- och omsorgsplaner samt Samordnad individuell plan (SIP). 2. Ansvara för att en arbetsgrupp snarast tillsätts för att arbeta fram praktiska anvisningar kopplat till förtydliganden kring Hemsjukvårdsavtalet samt för framtida revideringar av praktiska anvisningar. 3. Ansvara för informationsinsatser kring Förtydligande och tillägg till Avtal om övertagande av hälso- och sjukvårdsinsatser i ordinärt boende mellan landstinget och kommunerna i Kalmar län och reviderat Ramavtal läkarmedverkan samt Praktiska anvisningar. 4. Leda och följa upp utvecklingen av hemsjukvårdsavtalet. Taxor inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till taxor och delegera till kultur- och fritidsnämnden att besluta om mindre justeringar av taxorna. Medborgarförslag om jämställd snöröjning Kommunfullmäktige beslutade att servicenämnden i sitt arbete med vinterväghållning ska beakta kommande resvaneundersökningar som en del i arbetet mot kommunens mål om ett jämställt och jämlikt samhälle. 1. Äldregruppen har ansvar för handlingsplanen. Landstinget är sammankallande för gruppen och hösten 2018 planeras en utbildningsinsats. Antalet SIP följs av landstinget. Handlingsplan för SIP-införandet finns delvis i överenskommelsen för den nya lagen om samverkan vid utskrivning från slutenvården. 2. En arbetsgrupp är utsedd av Äldregruppen och arbetsgruppen påbörjade sitt arbete mars Ansvaret ligger på äldregruppen och utbildningsinsatser är genomförda. 4. Ledning och samverkan består av socialoch omsorgschefer samt chefer inom landstinget. Gruppen ger uppdrag till Äldregruppen. Dokumentet om taxor och avgifter är publicerat bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Efter kommunfullmäktiges beslut har kultur- och fritidsnämnden uppdaterat dokumentet tre gånger: , och och i tjänsteskrivelser framgår att kultur- och fritidsförvaltningens förslag till nya taxor är att betrakta som mindre justeringar och revideringar. Den senaste resvaneundersökningen gjordes 2012.

144 6 (11) Slopad reducering av avgiften för 15-timmarsplats i förskolan Kommunfullmäktige beslutade att reduceringen av avgift för förskolebarn med vistelsetid under 15 timmar i veckan upphör fr.o.m. den 1 januari Borgen för lån till Kalmar FF Fastigheter AB Kommunfullmäktige beslutade bland annat följande: 1. Kommunledningskontoret får i uppdrag att skapa en arbetsgrupp med företrädare för Kalmar FF, kultur- och fritidsförvaltningen, Destination Kalmar AB med flera som tillsammans ser över möjligheterna att utveckla arenan/området och som en följd kan attrahera/involvera externa investerare. 2. Kultur- och fritidsförvaltningen får i uppdrag att utreda hur fler idrottsföreningar och övriga föreningar kan nyttja Guldfågeln Arena. 3. Kommunstyrelsens presidium får i uppdrag att sammankalla träffar med styrelsens arenaarbetsutskott för att löpande diskutera verksamheten på arenan och utvecklingsmöjligheter. Risk- och sårbarhetsanalys för Kalmar kommun Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till Risk- och sårbarhetsanalys med en ändring. Meningen Klimatanpassning och hållbarhetsfrågor behandlas i Kalmar kommuns översiktsplan skulle ändras till Klimatanpassning och hållbarhetsfrågor kommer att behandlas i Kalmar kommuns översiktsplan. Motion från Carl-Henrik Sölvinger (FP): Vad tycker nybyggarna om bygglovprocessen? Kommunfullmäktige beslutade att bifalla motionen om att skicka en enkät till de som sökt bygglov under året och använda resultatet i kommunens förbättringsarbete. Reduceringen av avgiften gällde barn yngre än tre år och denna har upphört. Beslutet överklagades och processen med att påbörja uppdragen fördröjdes. 1. En arbetsgrupp bildades och en muntlig redovisning gjordes till kommunstyrelsen. 2. En arbetsgrupp bildades med representanter från Kalmar kommun, kommunbolaget, Destination Kalmar och Kalmar FF. Resultatet har bl.a. blivit att division 2 derbymatcherna mellan IFK Berga och Lindsdals IF och Nybro IF spelades på Guldfågeln arena. I samband med olika föreningsdialoger har också frågan lyfts med andra föreningar. 3. Kommunstyrelsens presidium har löpande träffat företrädare för Kalmar FF. Kommunfullmäktiges ändringsbeslut verkställdes inte utan vid kontroll ligger den ursprungliga texten kvar i dokumentet. Detta har påpekats och formuleringen är nu ändrad. Sedan 2016 mäts nöjd-kund-index (NKI) för både företagare och privatpersoner när det gäller bygglov. Mätningarna sker månadsvis med hjälp av statistikkonsulten Markör för Insikt som också genererar Öppna Jämförelser Företagsklimat.

145 7 (11) Motion från Patricia Vildanfors (MP) om 100 % giftfri fruktstund Kommunfullmäktige beslutade att anta servicenämndens yttrande som svar med ett tillägg: Kalmar kommun arbetar för att kraftigt öka andelen ekologiskt och/eller närproducerade livsmedel i verksamheten enligt beslut i kommunfullmäktige. Arbetet fortsätter och servicenämnden får i uppdrag att speciellt så långt det är möjligt öka andelen inköp av ekologisk frukt till förskola/fritidshem/skola. Arbetet ska redovisas till kommunfullmäktige i det årliga bokslutet. Permutation av Stiftelsen Dahmska fonden upphävande av reglemente Kommunfullmäktige beslutade att upphäva tidigare beslutat reglemente för Dahmska Stiftelsen å Stensberg. Kalmar och Växjös stora Linnéstipendium för forskning inom ekologisk hållbar utveckling beslut om permanentning och revidering av riktlinjer och kriterier Kommunfullmäktige beslutade att permanenta forskningsstipendiet och anta reviderade riktlinjer och kriterier. Kommunstyrelsen gavs rätt att göra mindre justeringar i riktlinjer och kriterier för stipendiet. I årsredovisningarna redovisas hur det går med målet Andelen ekologisk och närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år I årsredovisningarna för 2015 och 2017 finns ingen information om andelen inköp av ekologisk frukt. I årsredovisningen för 2016 framkommer följande: Målet att öka mängden ekologisk och närproducerad mat är något som kommunen har arbetat framgångsrikt med under ett antal år. Andelen ekologisk och/eller närproducerad mat 2016 var 62 %, varav 32 % var ekologisk. Serviceförvaltningen tittade också specifikt på frukt för ekologiska fruktstunder, då andelen ekologisk frukt var 30 %. Permutationen gick inte igenom och som en följd av det ligger reglementet kvar under de styrande dokumenten på kalmar.se. Reglementet stämmer dock inte längre utifrån fastställd fördelning mellan Dahmska fonden och Dahmska Stiftelsen å Stensberg. Ett förslag till ändring av reglementet kommer därför att föreslås kommunfullmäktige efter sommaren Sedan kommunfullmäktige antog de reviderade riktlinjerna och kriterierna har inga ytterligare justeringar gjorts i dessa.

146 8 (11) Ändring av bolagsordning för Kalmar Hamn AB Kommunfullmäktige beslutade att godkänna föreslagna ändringar. Motion från Carl-Henrik Sölvinger (FP): Lättillgänglig information en rättighet Kommunfullmäktige beslutade att bifalla motionen i vilken förslaget var att kommunledningskontoret tillsammans med berörda förvaltningar tar fram ett informationskort om rättigheter och skyldigheter i Sverige samt kontaktuppgifter till olika myndigheter, till exempel polis, sjukvård och socialjour. Informationskortet ska distribueras till de aktörer som arbetar med fattiga EU-medborgare på daglig basis t.ex. socialförvaltningen och ideella organisationer. HBTQ-handlingsplan Kommunfullmäktige beslutade att anta förslaget till handlingsplan. Reglemente för intern kontroll Kommunfullmäktige beslutade att godkänna förslag till reglemente för intern kontroll. Taxa för planbesked (PBL 5 kap 2-5 ), komplettering till befintlig taxa Kommunfullmäktige beslutade att från och med den 1 januari 2016 tillämpas en differentierad avgift enligt kriterier i samhällsbyggnadskontorets yttrande. Taxa för planavgift (PBL 12 kap 9-11 ), komplettering till befintlig taxa Kommunfullmäktige beslutade att för bygglov där planavgift ska tas ut, från och med den 1 januari 2016 tillämpa en differentierad planfaktor enligt samhällsbyggnadskontorets yttrande. Ändring i avgifter för kommunal hemsjukvård och installation av trygghetslarm Kommunfullmäktige beslutade om ändrade avgifter enligt omsorgsnämndens förslag. Ändringarna är införda i bolagsordningen som finns bland kommunens styrande dokument på kalmar.se. Ett kort producerades och distribuerades till berörda aktörer. Kortet gjordes flerspråkigt och trycktes i två omgångar. Handlingsplanen är publicerad i kommunens verksamhetshandbok. En uppföljning av handlingsplanen presenteras för kommunfullmäktige under maj Reglementet finns bland kommunens styrande dokument på kalmar.se och i verksamhetshandboken. Den differentierade avgiften återfinns i dokumentet Plan- och bygglovtaxa med mätoch karttaxa som finns bland kommunens styrande dokument på kalmar.se. Den differentierade planfaktorn återfinns i dokumentet Plan- och bygglovtaxa med mätoch karttaxa som finns bland kommunens styrande dokument på kalmar.se. De ändrade avgifterna publicerades i dokumentet Avgifter omsorg/hemtjänst och kommunal hälso- och sjukvård som

147 9 (11) Taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser 2016 Kommunfullmäktige beslutade att anta ny taxa enligt servicenämndens förslag. Handlingsplan för integration Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till handlingsplan för integration. Handlingsprogram enligt lagen om skydd mot olyckor Kommunfullmäktige beslutade att anta förslaget till handlingsplan enligt lagen om skydd mot olyckor att gälla under mandatperioden Utdelning ur förvaltade donationsstiftelser Kommunfullmäktige biföll förslag till utdelning ur August Peterssons donationsfond, Axel Åkessons donationsfond, Stiftelsen Dahmska fonden och Appeltoffts donationsfond. Stopp och utfasning av produkter med tillsatser av mikroplaster samt svar på motion från Patricia Vildanfors (MP) om att säga nej till mikroplaster Kommunfullmäktige beslutade uppdra åt servicenämnden att i samarbete med samhällsbyggnadsnämnden säkerställa att kommunens verksamheter snarast upphör med inköp, användning och spridning av produkter med tillsatser av mikroplaster. fanns bland kommunens styrande dokument på kalmar.se. Sedan dess har dokumentet uppdaterats och en ny version är publicerad. Den nya taxan är publicerad i dokumentet Taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser som finns bland kommunens styrande dokument på kalmar.se. Handlingsplanen återfinns dels via kalmar.se och dels i kommunens verksamhetshandbok. En uppföljning av handlingsplanen presenteras för kommunfullmäktige under maj Handlingsprogrammet är publicerat bland kommunens styrande dokument på kalmar.se. Vid granskningen har ett antal stickprov gjorts. Där det har varit tekniskt möjligt att följa utbetalningarna har dessa överensstämt med protokollen från fonderna. Vid kontakt med serviceförvaltningen framkommer följande: Centralförrådet har fasat ut alla produkter med mikroplaster. Vi ställer krav i upphandling av produkter där tillsatta mikroplaster kan förekomma. Produkter med tillsatta mikroplaster är dock en väldigt liten del i mikroplastproblematiken. Biltrafik, gummigranulat, nedskräpning m.m. är större bovar. Sedan KF-beslutet togs har regeringen dessutom infört ett förbud mot tillsatta mikroplaster i vissa kosmetiska produkter, och fler förbud är på gång.

148 10 (11) Motion från Inger Hilmansson (L) om tidig och tydlig inbjudan till nyblivna medborgare Kommunfullmäktige beslutade att kommunledningskontorets yttrande ska utgöra svar på motionen. I kontorets svar framgick bland annat att politiska partier i arbetsutskottet fått en inbjudan och att kontoret såg positivt på att en ledamot från de politiska partier som är representerade i kommunfullmäktige bjuds in och ges möjlighet att delta i ceremonin framöver. I beslutet finns en skrivning om att mer övergripande minimera mikroplaster. Där jobbar vi genom att: - Kommunens konstgräsplaner anläggs och sköts enligt en tydlig modell med syfte att minimera spridning av gummigranulat (som är en av de större mikroplastkällorna). - Vi arbetar mot nedskräpning och har bl.a. ansökt om bidrag för strandstädning, där plaster är ett vanligt skräp. Under 2016 och 2017 har samtliga partier som varit representerade i kommunfullmäktige bjudits in.

149 Kommunledningskontoret Kalmar kommun Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx

150 Handläggare Datum Ann-Mari Nilsson Tel Granskning av beslut fattade av kommunfullmäktige under 2016 Beslutsdatum Ärende och beslut Inriktningsbeslut gällande möjligheter kring KIFAB i Kalmar AB:s fastighetsbestånd i samband med Linnéuniversitetets flytt Kommunfullmäktige beslutade nedanstående och att uppdragen skulle samordnas av kommundirektören: 1. att före planering och genomförande av nybyggnation eller extern förhyrning skall KIFAB:s lediga lokaler med anledning av Linnéuniversitetets flytt väljas om de är tillämpliga för ändamålet. Genom nyttjande av redan befintliga lokaler i kommunkoncernen ska befintliga och kommande investeringsbehov minskas under perioden fram till ge barn- och ungdomsnämnden i uppdrag att tillsammans med servicenämnden och KIFAB utreda förutsättningar för placering av särskolan i kv. Telemarken. Utredningen skall vara klar januari ge barn- och ungdomsnämnden i uppdrag att tillsammans med KIFAB utreda förutsättningar för placering av ytterligare skolverksamhet utöver särskolan i kv. Telemarken. Utredningen skall vara klar maj ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att tillsammans med KIFAB utreda de möjligheter som finns för placering av delar av Kulturcentrum i lediga lokaler i samband med Linnéuniversitetets flytt innan man går vidare med tidigare beslut om Tullslätten. Utredningen skall Återrapportering 1. Serviceförvaltningen svarar att hela Telemarkenprojektet är kopplat till detta uppdrag. Övriga lokalbehov som hittills uppkommit har ej kunnat matchas mot KIFAB:s lokalinnehav. Om befintliga och kommande investeringsbehov minskats under perioden fram till 2020 får utvärderas vid återrapportering till kommunfullmäktige under april Barn- och ungdomsnämndens utredning behandlades av kommunfullmäktige Barn- och ungdomsnämndens utredning behandlades av kommunfullmäktige Efter kontakt med kultur- och fritidsförvaltningen framkommer att de och KIFAB arbetade med att se om det fanns möjlighet att Kommunledningskontoret Kalmar kommun Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx ann-mari.nilsson@kalmar.se

151 2 (12) vara klar maj ge kommunstyrelsen i samarbete med berörda förvaltningar och KIFAB i uppdrag att utreda förutsättningarna för ett gemensamt förvaltningshus i hela eller delar av fastigheten Norrgård. Utredningen skall vara klar maj Vatten- och avloppsplan tematiskt tillägg till Kalmar kommuns översiktsplan Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till tematiskt tillägg och upphävde samtidigt dagvattenpolicyn. Revidering av personalprogram för Kalmar kommun Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till nytt personalprogram. Förslag till ny serviceplan Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till ny serviceplan och att tidigare varuförsörjningsplan därmed skulle upphöra att gälla. Höjning av arvode till gode män för ensamkommande barn Kommunfullmäktige beslutade att från och med den 1 mars 2016 höja arvodet. Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L) om alternativa betalningssätt till kommunen använda någon av KIFAB:s fastigheter till ett framtida Kulturcentrum. En gemensam prövning gjordes utifrån de behov som fanns och inget av de tillgängliga fastighetsalternativen bedömdes som lämpliga verksamhetslokaler för ett Kulturcentrum. Någon återrapportering av uppdraget till kommunfullmäktige har inte skett. 5. Någon utredning färdigställdes aldrig utan den lades ner i ett tidigt skede. Det konstaterades att kostnaderna skulle bli alltför höga jämfört med befintliga kostnader. Det tematiska tillägget är publicerat bland de styrande dokumenten på kalmar.se. När sökning gjordes på dagvattenpolicy på kalmar.se kom dock dokumentet upp och det framgick inte att det utgått. Detta har påtalats och dokumentet är nu borttaget. Personalprogrammet är publicerat bland de styrande dokumenten på kalmar.se och i verksamhetshandboken. Serviceplanen är publicerad bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Vid kontakt med chefen för överförmyndarverksamheten verifieras att beslutet har verkställts. En utredning genomfördes och kommunfullmäktige behandlade frågan på nytt den 20 juni 2016.

152 3 (12) Kommunfullmäktige beslutade att bifalla motionen och att en utredning skulle redovisas i kommunfullmäktige i juni Inriktningsbeslut för Kalmarsundsverket Kommunfullmäktige beslutade bland annat att ge Kalmar Vatten AB i uppdrag att genomföra planeringsfasen för projektet Kalmarsundsverket och återkomma om förslag på investeringskalkyl, som även innehåller att utreda förslag om användning av bassäng för forskningsändamål i samverkan och samråd med Linnéuniversitetet, inför ett investeringsbeslut som medför en utökning av Kalmar Vatten AB:s borgensram. Godkännande av Kalmarsundsregionens Renhållares investering för ombyggnation av optisk sortering Kommunfullmäktige beslutade godkänna investeringen upp till 30 miljoner kronor. Ägardirektiv 2016 för Kalmar Kommunbolag AB och de majoritetsägda dotterbolagen Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till ägardirektiv. Projektet pågår men detaljplanen har försenats varför det inte varit möjligt att återkomma till kommunfullmäktige enligt beslut. Inriktningen är att förslag till investeringskalkyl kommer upp i kommunfullmäktige under Av Kalmarsundsregionens Renhållares årsredovisning för 2017 framgår följande under rubriken Investeringsredovisning: Utbyggnad av sorteringsanläggning Moskogen (kkr). Vid kontakt med KSRR framgår att överskjutande belopp beror på tilläggsinvesteringar som fick göras i hela anläggningen för att klara den nya optiska sorteringsmaskinen. Delar av den kompenserades genom försäljning av den gamla anläggningen, skrotpengar bl.a. Kallelsen med tillhörande dokument till kommunfullmäktiges sammanträde , som ligger på nätet, överensstämmer inte med det dokument som kommunfullmäktige tog ställning till. Anledningen är att efter det att kallelsen skickades ut gick dokumentet med förslag till ytterligare ändringar ut via e-post men dokumentet på nätet ändrades aldrig. Den beslutade versionen av ägardirektiven publicerades dock bland de styrande dokumenten på kalmar.se.

153 4 (12) Upphandling av personlig assistansverksamhet på entreprenad Kommunfullmäktige beslutade att socialnämnden får, tillsammans med serviceförvaltningens upphandlingsenhet, upphandla och ta fram förfrågningsunderlag för att överlåta kommunens personliga assistansverksamhet på entreprenad. Kommunstyrelsens arbetsutskott fattar därefter tilldelningsbeslut och ger uppdrag om att teckna avtal med den entreprenör som vinner upphandlingen. Alla medarbetare som väljer att gå över till entreprenör i samband med verksamhetsövergång ska erbjudas en möjlighet att ta tjänstledigt i 15 månader. Medarbetaren ska meddela återgång till Kalmar kommun tolv månader efter övergången. Medarbetaren kan återgå till Kalmar kommun tre månader efter tillsägelse om detta. Medarbetare som ej vill gå över till entreprenör har rätt att vara kvar som anställd i Kalmar kommun. Motion från Patricia Vildanfors (MP) om källsortering på skolor Kommunfullmäktige biföll motionen. Av barn- och ungdomsförvaltningens yttrande över motionen (i samråd med Södermöre kommundelsförvaltning) framgick att en enkät skulle skickas ut till skolorna. I samma enkät skulle möjlighet ges att lämna önskemål och idéer om hur skolan kan rustas enligt motionärens tankar. Etablering av särskola, förskola och grundskola i kv. Telemarken Kommunfullmäktige beslutade bland annat att inrymma verksamheterna i kv. Telemarken och att bemyndiga servicenämnden att teckna ett 20-årigt hyresavtal med HB Telemarken. Kommunfullmäktige beslutade även att en redovisning skulle ske i kommunstyrelsen senast juni 2017 av bland annat Arbetet med övriga delar såsom idrottshall och övrig verksamhet inom kv. Telemarken. Arbetet med en balanserad elevsammansättning på Funkaboskolan. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att avbryta upphandlingen då inga giltiga anbud inkommit samt gav socialförvaltningen i uppdrag att påbörja en ny upphandling. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att serviceförvaltningen skulle få i uppdrag att slutföra upphandlingen och teckna avtal med Humana Assistans AB. Verksamheten går över bortsett från ärenden där det enbart är PAN-anställda i. De går över Vilka ärenden som går över är ännu inte klart. Brukare håller på att välja. Barn- och ungdomsförvaltningen har skickat ut en enkät till grundskolorna där det av svaren framgår vilka avfallsfraktioner som sorteras i klassrum, i korridorer och i miljöhus. I enkäten gavs även en möjlighet att lämna önskemål och idéer om hur skolan kan rustas för att stimulera miljömedvetenhet och ansvarstagande om den gemensamma miljön. Skolorna i Södermöre kommundelsförvaltning fanns inte med i enkäten. Vid kontakt med kommundelen har de skickat ut en förfrågan till sina skolor Vid kommunstyrelsens sammanträde lämnades en redovisning.

154 5 (12) Hur elever, föräldrar m.m. blir delaktiga i utformningen av skola, dess omgivningar samt skolvägar. Hur en pedagogisk och socialt trygg skol- och förskolemiljö skapas och hur en trygg flytt från en liten till en stor skola kan göras. Vilken beredskap som finns om inte tillträde kan ske enligt tidplan. Arbetet med förbättrade skolvägar och trafiksäkerheten. Justerad maxtaxa enligt socialtjänstlagen Kommunfullmäktige beslutade justera maxtaxan enligt förslag. Regler för enskilda vägar och privata utfartsvägar Kommunfullmäktige beslutade att fastställa servicenämndens förslag till regler. Utvärdering och fortsatta nivåer för klimatkompensation av samhällsbetalda resor i Kalmar kommun Kommunfullmäktige beslutade att godkänna utvärderingen och att fortsätta med klimatkompensationssystemet. Lån till Förlösa-Årtebäck fiber ekonomisk förening Kommunfullmäktige beslutade att bevilja ansökan om lån på högst kronor, att räntan skulle vara marknadsmässig, att del av lånet skulle återbetalas när föreningen erhållit stöd från Regionförbundet med motsvarande belopp som stödet, resterande del återbetalas när hela fiberutbyggnaden är genomförd eller senast 31 december 2021 och att ett avtal skulle skrivas att markupplåtelseavtal och kanalisation övergår i kommunens ägo om lånet inte kan betalas tillbaka. Maxtaxan justerades till kronor enligt kommunfullmäktiges beslut och dokumentet med avgifter publicerades bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Reglerna är publicerade på kalmar.se under hemsidan Bidrag enskilda vägar. På dokumentet står att de är fastställda av servicenämnden och inte av kommunfullmäktige Detta har påtalats för serviceförvaltningen som därefter justerat detta. Klimatkompensationssystemet har fortsatt under åren 2016 och 2017 enligt kommunfullmäktiges beslut. Lånet till Förlösa-Årtebäck var med marknadsmässig ränta då det var samma ränta som en annan fiberförening fick betala för sitt lån i en bank. Ett avtal skrevs och det undertecknades den 14 augusti Hela lånet är återbetalat.

155 6 (12) Ansökan om kommunal borgen till Mokällan fiber ekonomisk förening Kommunfullmäktige beslutade att bevilja kommunal borgen och att ett avtal skulle skrivas om att markupplåtelseavtal och fibernät ska övergå i kommunens ägo om borgensåtagandet utfaller. Kommunal borgen och lån till fiberföreningar Kommunfullmäktige beslutade att kommunstyrelsen, med rätt att delegera vidare, skulle få bevilja kommunal borgen till fiberföreningar i Kalmar kommun under vissa förutsättningar. Riktlinjer för parkering i Kalmar kommun i detaljplan och bygglov Kommunfullmäktige beslutade att anta samhällsbyggnadsnämndens förslag till riktlinjer. Drogpolitiskt program Kommunfullmäktige beslutade att anta förslag till drogpolitiskt program. Program med mål och riktlinjer för privata utförare mandatperioden Kommunfullmäktige antog programmet. Byteaterns expansion på fastigheten Oljefabriken 3 och godkännande av investeringsram för Kalmar Hamn AB Kommunfullmäktige beslutade bland annat att ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att återkomma med bedömda kostnader för behov av tillfälliga lokaler. Avtalet mellan Kalmar kommun och Mokällan fiber ekonomisk förening undertecknades Kommunen har, efter det att beslutet fattades, inte fått några förfrågningar om lån. Däremot har kommunen efter beslut av kommunstyrelsens arbetsutskott gått i borgen för en förening som behövde låna av Nordea. Riktlinjerna är publicerade bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Det drogpolitiska programmet är publicerat på kalmar.se. Vid kontakt med upphandlingsenheten framkommer följande: Sedan beslutet har två upphandlingar genomförts. Personlig assistans med avtalsstart inom kort- och omsorgsboende Ståthållaren och Liljan med avtalsstart och Uppföljning har gjorts under 2017 och pågår fortfarande. Personalen hos entreprenören har meddelarfrihet, avtalet är inte sekretessbelagt och avtalet följs upp kontinuerligt. Någon direkt återkoppling till kommunfullmäktige har inte gjorts. Kultur- och fritidsnämnden har vid sitt sammanträde den 1 juni 2017 fått information om att en del av den hyreskompensation som

156 7 (12) Arrendeavtal för uppställning av solcellspark på del av fastigheten Barkestorp 3:1 Kommunfullmäktige beslutade att godkänna förslaget till andrahandsarrende, gav Kalmar Kommunbolag AB och kommunledningskontorets projekt- och exploateringsenhet i uppdrag att ändra avtalstiden mellan Kalmar kommun och Kalmar Öland Airport AB till 30 år med löpande förlängning i 5-årsperioder alternativt utreda förutsättningarna för överlåtelse av mark och byggnader från Kalmar kommun till Kalmar Öland Airport AB. Uppdraget skulle senast redovisas i december Reglementen för Kalmar kommuns nämnder Kommunfullmäktige beslutade att anta förslagen till reglementen med två ändringar i reglementet för Södermöre kommundelsnämnd. Motion från Max Troendlé (MP): Öppna upp demokratin låt frågor få replikeras Kommunfullmäktige beslutade att kommunledningskontorets yttrande skulle utgöra svar på motionen och att göra ett tillägg i kommunfullmäktiges arbetsordning om att den frågande har rätt till en minuts replik samt att den svarande ges rätt att begära ordet och har en minut till förfogande. Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L): Reformera deltidsbrandkåren i Kalmar kommun Kommunfullmäktige beslutade att bifalla motionen om att utreda ett eventuellt införande av en s.k. FIP-organisation och att utredningen skulle presenteras för kommunstyrelsens arbetsutskott under våren nämnden fick för KIFAB Arena används för att täcka oförutsedda extraordinära kostnader som t.ex. ersättningslokaler för Byteatern. I delårsrapporten tas beloppet för ersättningslokaler upp och där framgår att kostnaden för ersättningslokal för Byteatern omfattar 1,1 miljoner kronor. Delårsrapporter går till kommunfullmäktige för kännedom. En redovisning av ärendet gick fram till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkände då att efter genomförd fastighetsreglering överlåta fastigheten Törneby 8:18 till Kalmar Öland Airport AB för kommunens bokförda värde. Samtliga reglementen publicerades efter beslutet bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Reglementet för Södermöre kommundelsnämnd ändrades enligt beslut. Ändringen är införd i kommunfullmäktiges arbetsordning som återfinns bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Kommunstyrelsens arbetsutskott fick en redovisning av uppdraget om införande av en första insatsperson (FIP) vid kommunens räddningstjänst. Beslutet blev att för närvarande inte införa en FIPorganisation.

157 8 (12) Styrdokument enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Kommunfullmäktige beslutade att anta styrdokumentet. Revidering av risk- och sårbarhetsanalys för Kalmar kommun Kommunfullmäktige beslutade att fastställa den reviderad risk- och sårbarhetsanalysen. Förslag till organisation för IT-frågor Kommunfullmäktige beslutade att anta uppdaterat dokument Organisation för IT-frågor. Avgifter för privata bryggor Kommunfullmäktige beslutade att införa en årlig avgift om 800 kronor per brygga och båt med början enligt lägenhetsarrendet och att arrendeavgiften ska justeras enligt konsumentprisindex i enlighet med avtalen om lägenhetsarrende för privata bryggor. Godkännande av Kalmarsundsregionens Renhållares investering för byggnation av kontor och garage vid Moskogens avfallsanläggning samt återvinningscentral vid Flygstaden Kommunfullmäktige godkände KSRR:s investering upp till 115 miljoner kronor. Riktlinjer för ersättning till gode män för ensamkommande barn enligt lag (2005:429) om god man för ensamkommande barn Kommunfullmäktige beslutade anta riktlinjerna att gälla från och med den 1 januari Dokumentet är publicerat bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Den reviderade versionen är publicerade bland de styrande dokumenten på kalmar.se samt i kommunens verksamhetshandbok. Det antagna dokumentet finns i kommunens verksamhetshandbok. Dokumentet om avgifterna är publicerad bland de styrande dokumenten på kalmar.se. Vid kontakt med KSRR framkommer att återvinningscentralen vid Flygstaden kommer att öppna den 30 juni och att KSRR flyttar till nytt huvudsäte vid Moskogen den 13 augusti. Investeringskostnaden finns därför inte redovisad i deras årsredovisning för 2017 utan redovisas vid årsredovisningen för Efter kommunfullmäktiges beslut har det visat sig att ändring av arvodering inte ska behandlas i kommunfullmäktige då Föräldrabalken går före Kommunallagen lex Specialis. Det är överförmyndarnämnden som fattar dessa beslut och de har beslutat om hur gode män för ensamkommande barn ska ersättas. Information om detta gavs som ett anmälningsärende till kommunfullmäktige

158 9 (12) Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L): Förebygg fallolyckor hos våra äldre Kommunfullmäktige beslutade att återremittera ärendet för komplettering av beslutsunderlaget med kostnader för att införa gratis broddar för gruppen äldre med beslut om hemtjänst eller larm. Motion från Carl-Henric Sölvinger (L) Sportotek i Kalmar kommun Kommunfullmäktige beslutade att bifalla motionen om att uppdra åt kultur- och fritidsnämnden att utreda förutsättningarna att bygga upp ett Sportotek/fritidsbank i Kalmar. Motion från Inger Hilmansson (L): En väl förankrad organisation Kommunfullmäktige beslutade att bifalla motionen om att en ny politisk organisation ska arbetas fram av samtliga partier som är representerade i kommunfullmäktige och att organisationen skulle vara beslutad före valet Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L): Uppmärksamma och hedra våra veteraner Kommunfullmäktige beslutade att kommunledningskontorets yttrande ska utgöra svar på motionen och överlämnade svaret till kultur- och fritidsnämnden samt Destination Kalmar AB med uppmaning att undersöka möjligheten att koppla förmåner till veterankortet på exempelvis Kalmar slott. Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L) om att öka samverkan mellan kommun och landsting Kommunfullmäktige beslutade att bifalla motionen som handlade om internutbildningar och om att möjliggöra organisationsöverskridande auskultation för personal Kommunfullmäktige behandlade motionen på nytt Det beslutades då att svaret på motionen skulle vara att omsorgsnämnden från och med vintern 2017/2018 erbjuder gratis broddar via träffpunkterna och seniorlotsen. Förutsättningarna har utretts och en fritidsbank startar under våren Kultur- och fritidsförvaltningen är projektägare och kommunledningskontorets område arbetsmarknad är verksamhetsansvarig. Kommunfullmäktige fattade beslut om den parlamentariska gruppens förslag till organisation vid sitt sammanträde Vid kontakt med Destination Kalmar framkommer att de får många förfrågningar om olika erbjudanden/förmåner men att de av rättviseskäl beslutat att de inte kan favorisera någon enskild förening eller organisation. Kultur- och fritidsnämnden behandlade frågan vid sitt sammanträde Nämnden beslutade att inte vidta några åtgärder med anledning av motionen. I det svar omsorgsnämnden lämnade på motionen framgick att möjligheter till auskultation samt gemensamma utbildningar redan förekom och att de såg positivt på en ytterligare utveckling inom området.

159 10 (12) VA-taxa för 2017 Kommunfullmäktige beslutade att anta ny VA-taxa att gälla från och med den 1 januari Kalmar kommuns destinationsutveckling Kommunfullmäktige beslutade bland annat att godkänna planen med ett tillägg. Under rubriken Finansiering ( i slutet på det första stycket) skulle följande mening skrivas in: Kommunens ambition är att denna andel ska öka de kommande åren. Taxa för parkering Kommunfullmäktige beslutade att anta taxa för parkering att gälla från och med den 1 januari Utdelning ur förvaltade donationsstiftelser 2016 Kommunfullmäktige biföll förslag till utdelning ur August Peterssons donationsfond, Dahmska stiftelsen å Stensberg och Appeltoffts donationsfond. Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L): Uteservering året runt en säsong Kommunfullmäktige beslutade att samhällsbyggnadskontorets yttrande ska utgöra svar på motionen. Av yttrandet framkom att samhällsbyggnadsnämnden gett samhällsbyggnadskontoret i uppdrag att revidera uteserveringsprogrammet. Förslaget från motionären om att säsongerna slopas och tillstånd för uteservering gäller hela året skulle utredas inom ramarna för uppdraget att revidera programmet. Sedan svaret lämnades har den nya lagen om samverkan vid utskrivning från slutenvården trätt i kraft den 1 januari Lagen har ytterligare inneburit förstärkt samverkan mellan landstinget och kommunen. Av Kalmar Vatten AB:s hemsida framkommer att den nya VA-taxan för 2017 publicerades på deras hemsida Vid granskning framkommer att dokumentet inte har uppdaterats med kommunfullmäktiges beslutade tillägg. Detta hanteras löpande i Destination Kalmars uppdrag/avtal med Kalmar kommun. Taxan är publicerad bland kommunens styrande dokument på kalmar.se. Vid granskningen har ett antal stickprov gjorts. Där det har varit tekniskt möjligt att följa utbetalningarna har dessa överensstämt med protokollen från fonderna. Samhällsbyggnadskontoret arbetar med att revidera uteserveringsprogrammet och beräknar att bli klara efter hösten Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L): Starta Sund Smart Stark Senior även i Projektet genomfördes i Kalmar under hösten

160 11 (12) 247 Kalmar Kommunfullmäktige beslutade att kultur- och fritidsnämndens yttrande ska utgöra svar på motionen. Av yttrandet framgick att det är landstinget som prioriterar vilka kommuner som föreslås delta i projektet och att Kalmar kommun anmält sitt intresse. Nämnden svarade även att om landstinget prioriterar Kalmar kommun kommer nämnden att verka för att ta det ansvar som ligger på kommunerna i projektet och avslutades under januari Kultur- och fritidsförvaltningen upplät lokaler, kommunledningskontoret stod för informationsspridning samt kostnader utöver lokaler medan Smålandsidrotten och landstinget höll i verksamheten Medborgarförslag om att alla förskolor och skolor i Kalmar kommun ska byta till Bregott, svenskt smör och svensk rapsolja Kommunfullmäktige beslutade att servicenämndens yttrande, med en justering från den politiska majoriteten, ska utgöra svar på medborgarförslaget. Beslutet blev därmed att använda Bregott och liknande produkter och produkter med rapsolja och att förekomsten av palmolja i de produkter som köps in bör minimeras. I de fall det inte går att hitta alternativ ska säkerställas att palmoljan är certifierad enligt krav på ett segregerat flöde. Vid kontakt med serviceförvaltningen framkommer att de har riktlinjer för vilka produkter som ska användas. Bregott, smör och rapsolja är ett stående inslag i alla förskolors och skolors kök. Förekomsten av palmolja har minimerats i och med nya livsmedelsavtal där krav ställts om att eventuell palmolja ska vara certifierad enligt segregerat flöde.

161 Kommunledningskontoret Kalmar kommun Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx

162 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Mari Nilsson KS 2017/0586 Tel Kommunfullmäktige Motion från Jonas Lövgren (M): Öka valdeltagandet med en valbuss Förslag till beslut Kommunfullmäktige besvarar motionen från Jonas Lövgren (M) om valbuss med att valnämnden har utrett och utökat lokaler i områden med lågt valdeltagande. Bakgrund Jonas Lövgren inkom i april 2017 med en motion om att öka valdeltagandet med en valbuss. En valbuss skulle kunna underlätta förhandsröstning bland annat i kommunens glesbygd och vid större samlingsplatser i kommunen. Jonas Lövgren föreslog i motionen - att valnämnden utreder vilka krav som måste uppfyllas för användande av en valbuss som ett förhandsröstningsställe och - att valnämnden utreder på vilket sätt och på vilka platser valbussen skulle kunna ställas upp Kommunfullmäktige behandlade motionen och kommunledningskontorets yttrande vid sitt sammanträde den 18 december Kommunfullmäktige beslutade då att återremittera ärendet för att inhämta valnämndens yttrande. Valnämnden behandlade motionen vid sitt sammanträde den 23 januari Valnämnden fattade följande beslut: Valnämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige besvarar motionen från Jonas Lövgren (M) om valbuss med att valnämnden får i uppdrag att utreda andra lämpliga lokaler såsom samlingslokaler och dylikt i områden med lågt valdeltagande. Efter att valnämnden yttrat sig över motionen har en genomgång gjorts av lämpliga lokaler för förtidsröstning bland annat i områden med lågt Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax Ann-Mari.Nilsson@kalmar.se

163 KS 2017/ (2) valdeltagande. Efter genomgång har exempelvis följande lokaler tillkommit för förtidsröstning: - Kalmar Sportcenter - Hyresgästföreningen Myran, Två Systrars väg i Norrliden - Träffpunkt Skogsrået - Bergaviksbiblioteket - Träffpunkt Smedängen - Biblioteket i Hagby Ann-Mari Nilsson verksamhetsutvecklare Bilagor Motion Kommunledningskontorets yttrande den 11 oktober 2017 Protokollsutdrag från kommunfullmäktige den 18 december 2017 Protokollsutdrag från valnämnden den 23 januari 2018

164

165 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Mari Nilsson KS 2017/0586 Tel Kommunfullmäktige Motion från Jonas Lövgren (M) om att öka valdeltagandet med en valbuss Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå Jonas Lövgrens (M) motion om att öka valdeltagandet med en valbuss. Bakgrund Jonas Lövgren har inkommit med en motion om att öka valdeltagandet med en valbuss och hänvisar bland annat till Karlstad och Västerås som bra exempel. En valbuss skulle kunna underlätta förhandsröstning bland annat i kommunens glesbygd och vid större samlingsplatser i kommunen. Jonas Lövgren föreslår i motionen - att valnämnden utreder vilka krav som måste uppfyllas för användande av en valbuss som ett förhandsröstningsställe och - att valnämnden utreder på vilket sätt och på vilka platser valbussen skulle kunna ställas upp. Yttrande Enligt vallagen ska varje kommun se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som röstningslokaler och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att rösta. I lagen framgår även På ett röstmottagningsställe skall det finnas ett lämpligt antal avskilda platser (valskärmar) där väljarna kan rösta utan insyn. Det är mycket viktigt att på olika sätt försöka öka antalet personer som röstar vid de allmänna valen. Tillgången till ändamålsenliga röstningslokaler är därför en viktig faktor för valdeltagandet. Arbetet med att få fram så bra röstningslokaler som möjligt inför valen 2018 pågår för närvarande. En möjlighet kan vara att placera röstningslokaler på kommunens bibliotek och i lediga lokaler i anslutning till större köpcentrum. Detta kräver dock att det går att rekrytera valförrättare i tillräcklig omfattning. Kommunledningskontoret Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax marie.svensson_4@kalmar.se

166 KS 2017/ (2) För personer som har svårigheter att ta sig till en röstmottagningslokal står redan idag ett antal andra möjligheter till buds. Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder själva inte kan ta sig till ett röstmottagningsställe kan lämna sina valsedlar genom bud men också till av valnämnden förordnade särskilda röstmottagare (ambulerande röstmottagare). Även väljare som betjänas av Posten AB:s lantbrevbärare, väljare som är häktade och vissa intagna på en kriminalvårdsanstalt har möjlighet att budrösta. Kommunen erbjuder dessutom personer på häktet, kriminalvårdsanstalten och länssjukhuset möjlighet att förtidsrösta genom att valförrättare finns på plats en utsedd dag innan valet. Och för personer på kommunens vård- och omsorgsboenden ges en möjlighet till förtidsröstning med hjälp av kommunala bud. De tjänstepersoner som administrerar valen har tagit del av motionen och undersökt frågan om användandet av en valbuss och även tittat på bokbussen. Deras slutsats är att det inte är optimalt att använda valbussar utan att det är mer effektivt att använda andra platser för förtidsröstning. Att använda kommunens bokbuss är inte en bra lösning. Bokbussen körs enligt ett särskilt schema till olika platser i kommunen och det blir svårt att kombinera dessa tider med att personer samtidigt ska kunna få möjlighet att rösta. Även om bokbussen, eller någon annan buss, endast skulle användas som röstningslokal så finns det vissa hinder för detta. Det stora hindret är att kunna garantera valsekretessen för de personer som röstar. Utrymmet i en buss är begränsat och som väljare ska man i lugn och ro kunna göra iordning sina röster bakom en valskärm utan att riskera insyn från någon annan som också ska rösta. Det är därmed svårt att ta emot personer i någon större omfattning för att rösta i en buss och personer skulle tvingas stå utanför och vänta. Ur tillgänglighetssynpunkt kan det också för personer med rörelsenedsättning innebära svårigheter att ta sig på och av en buss. Det är även svårt att sätta tider för en ambulerande buss då det inte i förväg går att förutsäga antalet personer som kommer att rösta vid respektive stopp. Mer permanenta röstningslokaler med bra öppethållande är därför att föredra. Kontakt har tagits med Karlstad kommun men Karlstad tillhör inte de kommuner som testat en valbuss. Västerås kommun hade från 2010 använt sig av en mindre husbil men erfarenheterna därifrån var att det inte fungerat helt tillfredsställande bland annat ur tillgänglighetssynpunkt. Med hänvisning till ovanstående är en valbuss inte det bästa alternativet när det gäller att utöka antalet som röstar vid de allmänna valen. Kommunfullmäktige föreslås därför avslå motionen och de två, i motionen föreslagna, utredningarna ska därmed inte genomföras. Ann-Mari Nilsson Verksamhetsutvecklare Bilaga Motion

167 UTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 264 Motion från Jonas Lövgren (M) om att öka valdeltagandet med en valbuss Dnr KS 2017/0586 Handlingar Kommunledningskontorets skrivelse den 11 oktober Motion. Kommunstyrelsens protokoll den 7 november 2017, 200. Bakgrund Jonas Lövgren (M) föreslår i en motion att valnämnden utreder vilka krav som måste uppfyllas för användande av en valbuss som ett förhandsröstningsställe och att valnämnden utreder på vilket sätt och på vilka platser valbussen skulle kunna ställas upp. Kommunledningskontoret har tagit fram ett förslag till yttrande. I förslaget framgår bland annat att tillgången till ändamålsenliga röstningslokaler är en viktig faktor för valdeltagandet och att arbetet med att få fram så bra röstningslokaler som möjligt inför valen 2018 pågår för närvarande. De tjänstepersoner som administrerar valen har tagit del av motionen och undersökt frågan om användandet av en valbuss och även tittat på bokbussen. Deras slutsats är att det inte är optimalt att använda valbussar utan att det är mer effektivt att använda andra platser för förtidsröstning. Kommunstyrelsen har föreslagit att kommunfullmäktige avslår motionen. Överläggning Under överläggningen föreslår Jonas Lövgren (M) att kommunfullmäktige ska återremittera ärendet för att inhämta valnämndens yttrande. Sedan överläggningen avslutats beslutar kommunfullmäktige att återremittera ärendet. Beslut Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet för att inhämta valnämndens yttrande. Anslaget på kommunens anslagstavla den 3 januari 2018.

168 2 (2) Kommunfullmäktige UTDRAG Sammanträdesdatum Sekreterare Jonas Sverkén Justeras Roger Kaliff ordförande Mattias Adolfson Christina Fosnes

169 PROTOKOLLSUTDRAG 1 (2) Sammanträdesdatum Valnämnden 5 Motion från Jonas Lövgren (M) om att öka valdeltagandet med en valbuss Handlingar Jonas Lövgrens motion Öka valdeltagandet med en valbuss. Kommunledningskontorets skrivelse den 11 oktober Bakgrund Ordföranden redogör för de kontakter som tagits med andra kommuner. Förutom de kommuner som tidigare redovisats i skrivelse till kommunstyrelsen har även Sigtuna, Stockholm och Botkyrka kommuner kontaktats. Av dessa kommer inte Stockholm och Sigtuna att använda någon valbuss vid valet Sigtuna har använt valbuss men bestämt sig för att avstå då de inte anser att valbussen ökar valdeltagandet. Detta bygger på valet 2014 då de fick in för få röster via valbussen för att motivera den insats som krävs. Stockholm hade fyra valbussar 2006 och kommer inte att använda valbussar under valet Deras uppfattning är att det blev mycket dyra röster med tanke på den tid det tog att planera och styra upp allt praktiskt kring valbussarna. De bussar som användes i Stockholm skulle heller inte gå att använda idag p.g.a. tillgänglighetskraven. Botkyrka kommer att använda en mindre buss för att transportera valmaterial till andra lokaler men de kommer inte att använda bussen som röstningslokal. Lokaler som de använder är t.ex. köpcentrum, entré till badhus och komvux. Överläggning Under överläggningen redovisas följande förslag: 1. Britt Lindblad (S) föreslår att valnämnden får i uppdrag att utreda andra lämpliga lokaler såsom samlingslokaler och dylikt i områden med lågt valdeltagande. 2. Kerstin Edvinsson (M) föreslår att Kalmar kommun ska pröva att använda en valbuss. Även om bokbussen inte blir aktuell så finns det andra bussar eller husbilar att köpa eller hyra. Efter att överläggningen avslutats frågar ordföranden om valnämnden vill besluta i enlighet med Britt Lindblads eller Kerstin Edvinssons förslag. Ordföranden finner att valnämnden beslutar i enlighet med Britt Lindblads förslag. Beslut Valnämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Anslaget på kommunens anslagstavla

170 Valnämnden PROTOKOLL Sammanträdesdatum (2) Kommunfullmäktige besvarar motionen från Jonas Lövgren (M) om valbuss med att valnämnden får i uppdrag att utreda andra lämpliga lokaler såsom samlingslokaler och dylikt i områden med lågt valdeltagande. Reservation Kerstin Edvinsson (M) reserverar sig till förmån för eget förslag. Sekreterare Christina Becker Justerare Britt Lindblad ordförande Gunnel Akinder

171 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning KS 2018/0299 Kommunfullmäktige Motion från Per Dahl (M): Hur kan vi förtroendevalda styra bättre? Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att kommunledningskontorets yttrande ska utgöra svar på Per Dahls (M) motion om hur förtroendevalda kan styra bättre. Motionen och kommunledningskontorets yttrande ska översändas som förslag till Kommunförbundet Kalmar län. Motionen ska härmed anses besvarad. Bakgrund Per Dahl (M) skriver i en motion från den 20 mars 2018 att Kalmar kommun är en av Kalmars större organisationer, såväl räknat i de cirka 5500 anställda/ årsarbetena som i de 267 förtroendevalda. Som i alla institutioner blir styrningen av den verksamhet som ska fullgöras ett intrikat spel, där olika beslutssfärer växelverkar, och där mål från demokratisk förankring och medborgarinflytande till effektivitet och resultatuppfyllelse gentemot allmänheten ska nås, samtidigt. Hur en kommunal verksamhet framgångsrikt styrs politiskt är också ett forskningsområde. Svensk kommunforskning bedrivs i dag bl.a. vid fyra centra: CKS, Centrum för kommunstrategiska studier (i Norrköping, Linköpings universitet), Institutet för kommunal ekonomi (i Stockholm, Stockholms universitet), Kommunforskning i Västsverige (i Göteborg, Göteborgs universitet) och KEFU - Rådet för kommunalekonomisk forskning och utbildning (i Lund, Lunds universitet). De fyra centra har skilda inriktningar och resurser och bedriver verksamhet som ser olika ut. Institutionerna i Göteborg, Linköping och Lund har Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax

172 KS 2018/ (2) etablerade nätverk av kommuner i sina respektive regioner inom vilka de samarbetar. Linnéuniversitetet har däremot inte någon motsvarande bredare verksamhet. I motionen föreslås att kommunstyrelsen ges i uppdrag att undersöka möjligheter till närmare kontakter med i första hand Centrum för kommunstrategiska studier vid Linköpings universitet. Yttrande Som konstateras i motionen så bedrivs forskning inom området vid universiteten i Linköping, Lund och Göteborg. Samarbetena är geografiskt förankrade i närområdet genom samverkan i avtal med kommuner, landsting och regioner i främst Östergötland, Skåne och Västra Götaland. Forskningen vid Stockholms universitet bedrivs i samverkan med Kommunalekonomernas förening och Stockholms stad. Forskningsområdet saknas vid Linnéuniversitetet. Genom att anordna seminarium eller andra aktiviteter, lokalt i Kalmar, finns möjlighet att ta del av dessa forskningsresultat. Det är generella resultat med bärighet även på kommunerna i vårt område. Enligt planerna kommer Kommunförbundet Kalmar län att bildas i augusti 2018, med verksamhetsstart den 1 januari Kommunförbundets uppgift ska bl.a. vara att tillvarata kommunernas intressen och främja samverkan mellan kommunerna. Inom kommunförbundet kommer det att finnas ett särskilt verksamhetsområde för kurs- och konferensverksamhet för gemensamma kommunala behov. Motionärens förslag om att undersöka möjligheter till närmare kontakter med ovan nämnda forskningscentra kompletterat med ett förslag till att anordna aktiviteter i länet, föreslås överlämnas till det kommande Kommunförbundet Kalmar län. Alla förbundets medlemskommuner skulle på så sätt kunna få ta del av forskningsresultatet. Anders Saur verksamhetsutvecklare Bilaga Motion från Per Dahl (M): Hur kan vi förtroendevalda styra bättre?

173 Kalmar kommun, Motion till kommunfullmäktige Hur kan vi förtroendevalda styra bättre? Kalmar kommun är en av Kalmars större organisationer, såväl räknat i de cirka 5500 anställda/årsarbetena som i de 267 förtroendevalda. Som i alla institutioner blir styrningen av den verksamhet som ska fullgöras ett intrikat spel, där olika beslutssfärer växelverkar, och där mål från demokratisk förankring och medborgarinflytande till effektivitet och resultatuppfyllelse gentemot allmänheten ska nås, samtidigt. En av gränsytorna i denna organisation är den mellan å ena sidan de förtroendevalda, och å den andra den professionella förvaltningsledningen, ett samspel som inte minst aktualiserades i den nu genomförda organisationsöversynen inför nästa mandatperiod. Hur en kommunal verksamhet framgångsrikt styrs politiskt är också ett forskningsområde; man kan nämna studier som Nils Brunssons och Björn Rombachs gamla Går det att spara: kommunal budgetering under stagnation (1985) från forskningsprojektet Kommunal ekonomi och organisation, Micael Nilssons Genusregim i förändring (2008) och Leif Anjous Politisk styrning av kommunal tjänsteproduktion i egen regi (2008), Kommunpolitikens handlingskraft (2011) och Strategier för kommunpolitisk styrning (2013). I dag märker vi inte minst hur den allmänna ramen kring diskussion av kommunala problem förflyttat sig från New public management-resonemang till ämbetsmannaetiska perspektiv. Svensk kommunforskning bedrivs i dag bl a vid fyra centra: CKS, Centrum för kommunstrategiska studier (i Norrköping, Linköpings universitet), Institutet för kommunal ekonomi (i Stockholm, Stockholms universitet), Kommunforskning i Västsverige (i Göteborg, Göteborgs universitet) och KEFU - Rådet för kommunalekonomisk forskning och utbildning (i Lund, Lunds universitet). De fyra centra har skilda inriktningar och resurser och bedriver verksamhet som ser olika ut. Institutionerna i Göteborg, Linköping och Lund har etablerade nätverk av kommuner i sina respektive regioner inom vilka de samarbetar. Linnéuniversitetet har däremot inte någon motsvarande bredare verksamhet. Jag har själv varit med på öppna seminarier hos CKS och mött rapporter därifrån. Ämnena täcker ofta gränsytan och samspelet mellan politik och förvaltning, i stället för att syssla med enbart någon av aspekterna. Seminarierna har inte minst givit möjlighet till informellt erfarenhetsutbyte mellan tjänstemän och förtroendevalda kring tunga framtidsfrågor, större möjligheter än SKL:s arrangemang i motsvarande ämnen. Jag tror att det vore värdefullt om reflektionen och erfarenhetsutbytet blev tillgängliga för fler, i synnerhet som Kalmar kommun står inför stora utmaningar, inte minst av demografiska skäl, vilket kommer att ge en än bredare välfärdsproduktion. Jag föreslår därför, att kommunstyrelsen ges i uppdrag att undersöka möjligheter till närmare kontakter med i första hand Centrum för kommunstrategiska studier vid Linköpings universitet. Per Dahl (m)

174 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Anders Saur KS 2018/ Kommunfullmäktige Godkännande av bildande av Kommunförbundet Kalmar län Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att: 1. Godkänna förslaget att bilda Kommunförbundet Kalmar län. 2. Kalmar kommun går med som medlem i Kommunförbundet Kalmar län. 3. Tillstyrka stadgar för Kommunförbundet Kalmar län. 4. Utse Bertil Dahl (V) som kommunens ombud och Dzenita Abaza (S) som personlig ersättare till det konstituerande förbundsmötet och nominerar Dzenita Abaza (S) som styrelseledamot och Bertil Dahl (V) som personlig ersättare för tiden fram till det första förbundsmötet i den nya mandatperioden Medlemsavgiften till kommunförbundet ska vara kostnadsneutral med en andel av vad Kalmar kommun idag betalar som medlemsavgift till Regionförbundet. Bakgrund 1 januari 2019 bildas den nya regionkommunen, Region Kalmar län. Regionkommunen kommer att ha ansvar för de regionala utvecklingsfrågorna men inte utgöra samverkans- och intresseorgan för länets primärkommuner. Inför bildandet av regionkommunen gav primärkommunala nämnden ett utredningsuppdrag till Kent Johansson. I sin rapport Kommunförbund Kalmar län underlag och förslag för kommande beslut, daterad den 11 oktober 2016, Kommunledningskontoret Kontorsledning Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Anders.Saur@kalmar.se

175 KS 2018/ (2) presenterades ett underlag och förslag för bildandet av Kommunförbundet Kalmar län. Primärkommunala nämnden har sett behovet av ett organ för samverkan och intressebevakning i frågor utöver de regionala utvecklingsfrågorna och har utarbetat förslag enligt bifogad skrivelse och stadgar. Förslaget innebär att ett kommunförbund ska bildas vid ett konstituerande möte den 23 augusti 2018 under namnet Kommunförbundet Kalmar län, som egen juridisk person. Verksamheten startar aktivt 1 januari 2019 efter att Regionförbundet i Kalmar län har upphört. Kommunförbundets uppgift ska vara att tillvarata kommunernas intressen, främja samverkan mellan kommunerna samt att åt kommunerna svara för vissa uppdrag med särskild finansiering, där beslut tas i särskild ordning. Anders Saur verksamhetsutvecklare Bilagor 1. Beslut att bilda Kommunförbundet Kalmar län; skrivelse från primärkommunala nämndens presidie 8 maj Stadgar för Kommunförbundet Kalmar län 3. Kommunförbund Kalmar Län, underlag och förslag för kommande beslut. (Rapport från Kent Johansson daterad den 11 oktober 2016.)

176 Kommunerna i Kalmar län Beslut att bilda Kommunförbundet Kalmar län Inledning Kommunerna i länet avser att bilda ett kommunförbund. Verksamheten planeras starta den 1 januari Ett konstituerande möte ska genomföras den 23 augusti 2018 i samband med regionförbundets primärkommunala nämnds möte. Dessförinnan behöver respektive kommun ha fattat beslut avseende sitt medlemskap. Beslut från respektive kommun bör inkomma till ansvarig handläggare senast den 30 juni Förslag till beslut i respektive kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige i [Kommun] godkänner förslaget att bilda Kommunförbundet Kalmar län. 2. Kommunfullmäktige beslutar att [Kommun] går med som medlem i Kommunförbund Kalmar län. 3. Kommunfullmäktige tillstyrker stadgar för Kommunförbundet Kalmar län. 4. Kommunfullmäktige utser [Namn] som kommunens ombud och [Namn] som personlig ersättare till det konstituerande förbundsmötet och nominerar [Namn] som styrelseledamot och [Namn] som personlig ersättare för tiden fram till det första förbundsmötet i den nya mandatperioden Förbundsmöte och styrelsemöte är två olika möten. Ombud och styrelseledamot är två olika roller. Bakgrund Inför bildandet av en regionkommun Region Kalmar län gav primärkommunala nämnden ett utredningsuppdrag till Kent Johansson. Uppdraget formulerades som att i dialog med företrädare för kommunerna föreslå vilka uppdrag, vilka frågor, som ska hanteras inom ramen för ett kommunalt intresseorgan i Kalmar län. Kent Johansson har i sin rapport Kommunförbund Kalmar län underlag och förslag för kommande beslut, daterad den 11 oktober 2016, presenterat ett underlag och förslag för bildandet av Kommunförbundet Kalmar län. Av rapporten framgår att när regionkommunen bildas, med ansvar för de regionala utvecklingsfrågorna, så kommer regionkommunen inte att vara samverkans- och intresseorgan för länets primärkommuner. Primärkommunala nämnden har i överläggningar sett behovet av ett organ för samverkan och intressebevakning i frågor utöver de regionala utvecklingsfrågorna. Mot bakgrund av Kent Johanssons rapport beslutade primärkommunala nämnden under 45 den 21 oktober 2016 att presidiet får i uppdrag att utifrån rapporten, utarbeta ett 1/4

177 beslutsunderlag med stadgar, reglemente, budget och befattningsbeskrivningar för ett kommande kommunförbund. Till det vidare utredningsarbetet bör knytas experter samt jurister fra n exempelvis SKL. Nämnden poängterar vikten av att det vidare utredningsarbetet sker omgående och att en handling som underlag för beslut i respektive kommun tas fram snarast. Bildandet av ett kommunförbund i Kalmar län ska vara klart senast juni Presidiet knöt till sig en arbetsgrupp bestående av kommundirektör Annette Andersson, Kalmar kommun och kommunchef Carolina Leijonram, Vimmerby kommun. Till sin hjälp har Annette och Carolina utsett Therese Jigsved, kanslijurist i Vimmerby kommun och Anders Saur, verksamhetsutvecklare i Kalmar kommun. För att stärka processen inför bildandet av ett kommunförbund utsågs en rekryteringsgrupp som fick mandatet att anställa en chef till det kommande kommunförbundet. Det beslutades att fr. o. m. 1 mars 2018 anställa Johan Engdahl som förbundschef och tjänsten är initialt placerad vid Regionförbundet i Kalmar län. Efter registreringen av kommunförbundet så övergår tjänstens placering till Kommunförbundet Kalmar län. Kommunförbundets uppdrag och innehåll Ett kommunförbund ska bildas vid konstituerande möte den 23 augusti 2018 under namnet Kommunförbundet Kalmar län, som egen juridisk person. Det är alltså inget kommunalförbund dit myndighetsutövning kan föras. Kommunförbundet ska främst ses som ett intresseorgan för kommunerna. Verksamheten startar aktivt 1 januari 2019 efter att Regionförbundet i Kalmar län har upphört. Kommunförbundets uppgift ska vara att tillvarata kommunernas intressen, främja samverkan mellan kommunerna samt att åt kommunerna svara för vissa uppdrag med särskild finansiering och där beslut tas i särskild ordning. Kommunförbundets organisation ska utformas för att stödja ett bra samspel och samverkan med kommunernas politiska företrädare, kommunchefer och kommunala tjänstemän, samt företräda kommunerna i frågor där så beslutats. Kommunförbundet ska ledas av en styrelse. Förbundets styrelse utövar ledningen av förbundets verksamhet samt förvaltar förbundets egendom. Styrelsen ska bestå av 12 ledamöter och 12 personliga ersättare. Varje medlemskommun ska vardera nominera en ledamot och en personlig ersättare. Fram till ordinarie förbundsmöte 2019 är föreslaget att regionförbundets primärkommunala nämnd fungerar som interimstyrelse för kommunförbundet. Styrelsen utses av ordinarie förbundsmöte för hela mandatperioden. För att ge styrelsen legitimitet och förankring i medlemskommunerna, föreslås att kommunstyrelsens ordförande eller person i annan lämplig position utses som ledamot. 2/4

178 Verksamhetsområden Här följer en kort beskrivning av de verksamheter som ingår när kommunförbundet startar sin verksamhet den 1 januari Kommunförbundet kommer att ha ett kansli bestående av förbundschefen och 2-3 personer. Med utgångspunkt från överenskommelser och beslut tagna i särskild ordning genomförs tidsbestämda uppdrag och projekt med egen finansiering som varierar över tid. Från regionförbundet följer ett antal projekt och uppdrag som fortlöper eller där separata beslut ska till under Dessa är i dagsläget utvecklingsledare med uppdrag från kommunernas socialtjänster, Kompass - Kommunal praktisk samverkan socialtjänsten Kalmar län, LUPP- Lokal uppföljning av ungdomspolitiken, Samhällsorientering för nyanlända, CaSypot - Capacity Building for Strategic Youth Policy and Transnational Cooperation, Vi blir fler - Integration, Kompetens och Organisation (IKO), och Samverkan leder till arbete. AV-media är ett regionalt medie- och kompetenscentrum för pedagogisk IT-användning och digitalisering för skola och förskola. Kurs- och konferensverksamhet som anordnar utbildningar där gemensamma kommunala behov finns. Miljösamverkan Sydost samordnar tillsynsmyndigheterna inom miljö-, livsmedels- och hälsoskyddsområdena i Gotlands och Kalmar län. Tillsynsmyndigheterna finns i länens kommuner och på länsstyrelserna I samband med regionförbundets avveckling sker en verksamhetsövergång enligt LAS 6 b från regionförbundet till kommunförbundet. Verksamhetsövergången omfattar i dagsläget sammanlagt 22 personer i områdesgruppen Befolkning och välfärd, AV-Media, Miljösamverkan Sydost, samt Kurs och konferens. Värdkommun Kalmar kommun ska vara värdkommun och bistå kommunförbundet med olika administrativa tjänster framförallt inom ekonomi, HR och IT. Närmare överenskommelse avseende detta kommer att tas fram under hösten Övriga uppgifter, uppdrag och olika projekt kan efter överenskommelser fördelas mellan kommunerna. Medlemsavgift och avgifter I Kent Johanssons utredning föreslås att 6 av de 16 miljoner kronor, som kommunerna betalade till regionförbundet i medlemsavgift för kanslikostnader år 2016, är en lämplig nivå för uttag av avgift för att finansiera kommunförbundets kansli. Omräknat till 2019 års nivå så är summan för kommunernas kanslikostnader 6,8 miljoner kronor. Medlemskommun ska betala årsavgift till förbundet. Förbundsavgiftens storlek fastställs varje år av förbundsmötet. Förbundets styrelse får besluta att särskilda avgifter får tas ut för tjänster som förbundet tillhandahåller. 3/4

179 Konstitutionerande förbundsmöte Ett konstitutionerande förbundsmöte föreslås att genomföras 23 augusti Mötet sker i samband med PKN:s möte med de av kommunerna utsedda ombuden. Vid mötet ska stadgarna antas, tre revisorer samt en valberedning bestående av tre ledamötet utses och en styrelse väljas för tiden fram till nästa förbundsmöte som sker i början av nästa mandatperiod Styrelsemöte Ett styrelsemöte ska därefter genomföras den 23 augusti med val av ordförande och vice ordförande. Styrelsen väljer inom sig ordförande och vice ordförande ( 7). Styrelsen beslutar om sammanträdesplan, rutiner för kallelser och protokoll ( 8). Beslut ska även fattas om vem/vilka som tecknar föreningens firma. Besluten gäller för tiden fram till nästa förbundsmöte. Ansvarig handläggare: Johan Engdahl johan.engdahl@rfkl.se Primärkommunala nämndens presidie Tomas Kronståhl(S) Henrik Yngvesson(M) Bilagor 1. Stadgar för Kommunförbundet Kalmar län 2. Kommunförbund Kalmar Län, underlag och förslag för kommande beslut. (Rapport från Kent Johansson daterad den 11 oktober 2016.) 4/4

180 1 Stadgar för Kommunförbundet Kalmar län Ändamål och medlemskap 1 Kommunförbundet Kalmar län är en intresseorganisation för Kalmar läns primärkommuner med uppgift att tillvarata kommunernas intressen, främja samverkan mellan kommunerna samt åt kommunerna svara för vissa uppdrag. Kommunförbundet Kalmar län är en ideell förening och kallas nedan för förbundet. Förbundet är ett offentligrättsligt organ och ska följa offentlighetsprincipen. Förbundet ska samverka med Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, i frågor av gemensamt intresse samt med övriga kommuner för att främja förbundets ändamål. 2 Berättigade till medlemskap är primärkommunerna i Kalmar län. Verksamhetsår och räkenskapsår 3 Verksamhetsår och räkenskapsår för förbundet är 1 januari till 31 december, dvs. kalenderår. Förbundskansli 4 Förbundet ska ha ett kansli med uppgift att under styrelsen handha förbundets administration och ombesörja dess löpande verksamhet. Förbundskansliet leds av en förbundschef som svarar inför styrelsen för förbundets löpande förvaltning. Styrelse 5 Förbundets styrelse utövar ledningen av förbundets verksamhet och har insyn i övriga organ samt förvaltar förbundets egendom. Styrelsen har sitt säte i Kalmar kommun, Kalmar län. 6 Styrelsen ska bestå av 12 ledamöter och 12 personliga ersättare. Varje medlemskommun ska vardera nominera en ledamot och en personlig ersättare.

181 2 Styrelsen utses av ordinarie förbundsmöte för hela mandatperioden, dvs. till det första ordinarie förbundsmötet efter det år då allmänna val till kommunfullmäktige senast ägde rum. 7 Styrelsen väljer inom sig en ordförande och en vice ordförande för den tid valet av styrelse avser. Fram till dess att ordförande är vald får den ledamot i styrelsen som är äldst agera ordförande. Avgår ordförande eller vice ordförande under mandatperioden utser styrelsen inom sig ny ordförande eller vice ordförande. Avgår ledamot eller ersättare har styrelsen rätt att adjungera person till styrelsen fram till att ny ledamot eller ersättare har valts. Förslag till adjungerad person lämnas av den kommunen som den avgående ledamoten eller ersättaren representerade. 8 Styrelsen sammanträder de tider som styrelsen beslutar samt när ordföranden eller minst en tredjedel av ledamöterna begär att sammanträde ska äga rum. Vid styrelsemöte förs protokoll. Ordföranden ansvarar för att kallelse till styrelsemöte skickas ut. Styrelsen får själv besluta om rutiner för kallelse och protokoll till styrelsemöte. 9 Ersättare har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden och ska alltid underrättas om dessa. Vid ledamots förhinder eller avgång kallas ersättare att tjänstgöra som ledamot. 10 Styrelsen är beslutför då fler än hälften (7) av ledamöterna är närvarande. 11 Styrelsen kan utse beredningar eller andra organ för verkställighet och beredning. Styrelsen ansvarar för tillsättning av förbundschef. Förbundsmöte 12 Medlemmarna utövar beslutanderätt rörande förbundet och dess verksamhet genom förbundsmöten. Förbundsmöte genomförs årligen innan utgången av april månad på tid och plats som bestäms av styrelsen. Vid förbundsmöte förs protokoll.

182 3 Vid det första ordinarie förbundsmötet året efter det år då allmänna val till kommunfullmäktige ägt rum sker val av styrelse, revisorer och valberedning för hela mandatperioden. Vid andra förbundsmöten sker eventuella fyllnadsval. Förbundets styrelse ansvarar för att kallelse till förbundsmötet går ut till kommunerna i god tid. Föredragningslista med därtill hörande handlingar ska skickas till ombuden senast 14 dagar före förbundsmötet. Följande ärenden ska behandlas vid det årliga förbundsmötet: Upprop Val av presidium för förbundsmötet Val av två justerare och två rösträknare Genomgång och godkännande av årsberättelse för föregående år Genomgång av revisionsberättelse och beslut om ansvarsfrihet för styrelsen Fastställande av verksamhetsplan och budget. Fastställande av kommunernas medlemsavgift. Valärenden Motioner och interpellationer Övriga ärenden Förbundsmöte behandlar av styrelsen framlagda förslag samt motioner och interpellationer. Extra förbundsmöte 13 Extra förbundsmöte hålls enligt beslut av ordinarie förbundsmöte eller då förbundets styrelse finner det påkallat. Extra förbundsmöte ska hållas om minst en tredjedel av medlemmarna eller revisorerna begär det. Val av ombud 14 Varje medlemskommun utser ett ombud vardera inför det år som följer efter året då allmänna val till kommunfullmäktige senast ägde rum. Ombud utses för samma mandatperiod som gäller för ledamot i kommunens nämnder. För samma period utses personlig ersättare för ombud.

183 4 Motion 15 Motion kan väckas av ombud eller tjänstgörande ersättare och ska ha kommit in till styrelsen senast två månader innan förbundsmötet. Styrelsen ska till förbundsmötet avge utlåtande över motion med förslag till beslut. Vid extra förbundsmöte är motionsrätten begränsad till ärende som föranlett mötet. Styrelsen bestämmer motionstiden. Interpellation 16 Vid förbundsmöte får ombud eller tjänstgörande ersättare ställa interpellationer som ska besvaras av styrelsens ordförande eller, på uppdrag av ordföranden, av en tjänsteman. Interpellationen ska ha kommit in senast två veckor före förbundsmötet. Vid extra förbundsmöte är interpellationsrätten begränsad till ärende som föranlett mötet. Regler vid omröstning 17 Vid omröstning inom organ som regleras i dessa stadgar gäller enkel majoritet om inte annat anges i dessa stadgar. Omröstning sker öppet med undantag för omröstning vid val som ska ske med slutna sedlar. Vid lika röstetal avgörs ärendet genom ordförandes utslagsröst. Gäller ärendet valfrågor avgörs ärendet genom lottning. Revisorer 18 Vid det första ordinarie förbundsmötet väljs minst tre revisorer för granskning av förbundets förvaltning och räkenskaper. En av revisorerna utses att vara sammankallande. Revisorerna utses för hela mandatperioden, dvs. till det första ordinarie förbundsmötet efter det år då allmänna val till kommunfullmäktige senast ägt rum. En auktoriserad revisor eller godkänd revisor ska anlitas som sakkunnigt biträde. Revisionen ska utföras enligt revisionslagen.

184 5 Revisorerna ska årligen avge revisionsberättelse över verkställd granskning och ta ställning till frågan om ansvarsfrihet för styrelsen. 19 Ombud vid förbundsmöte, ledamot eller ersättare i styrelsen eller tjänsteman inom förbundet får ej väljas till revisor. Valberedning 20 Valberedningen består av tre ledamöter. Valberedningens uppdrag är att förbereda valärenden. En i valberedningen utses att vara sammankallande. Ersättningar för förtroendeuppdrag 21 Respektive medlemskommun betalar arvode till ombuden samt styrelsens ledamöter och ersättare enligt sina bestämmelser om ersättning till förtroendevalda. Ersättning till revisorerna och till styrelsens ordförande och vice ordförande utgår från förbundet enligt bestämmelser som fastställs på förbundsmöte. Firmateckning 22 Styrelsen beslutar om tecknande av förbundets firma. Avgifter till förbundet 23 Medlemskommun ska betala årsavgift till förbundet. Förbundsavgiftens storlek fastställs varje år av förbundsmötet. 24 Förbundets styrelse får besluta att särskilda avgifter får tas ut för speciella tjänster som förbundet tillhandahåller.

185 6 Medlemskapets upphörande 25 Utträde ur förbundet får äga rum endast vid slutet av kalenderår. Begäran härom ska göras skriftligen till styrelsen senast den 31 december året dessförinnan. Utträdande medlem får ingen ersättning för andel i kommunförbundets tillgångar. Särskilda regler gäller för Kommunernas Hus AB enligt 27 i dessa stadgar. Uteslutning av medlem, som icke fullgör sina förpliktelser enligt dessa stadgar, förutsätter beslut av förbundsmöte. Utesluten medlem får ingen ersättning för andel i kommunförbundets tillgångar. Särskilda regler gäller för Kommunernas Hus AB enligt 27 i dessa stadgar. Upplösning av förbundet 26 Beslut om upplösning av föreningen fattas med 2/3 kvalificerad majoritet vid två förbundsmöten med minst två månaders mellanrum. Vid beslut om upplösning av föreningen ska samtidigt fattas beslut om vem som ska verkställa upplösning och likvidation. Efter upplösningen tillfaller föreningens tillgångar medlemskommunerna. Särskilt om Kommunernas Hus 27 Kommunförbundet Kalmar län äger 100 % av aktierna i Kommunernas Hus i Kalmar AB. Om Kommunförbundet Kalmar län träder i likvidation eller kommunförbundets tillgångar av annan anledning ska fördelas mellan medlemmarna, ska aktierna i Kommunernas Hus i Kalmar AB delas mellan länets 12 kommuner. Fördelningen ska ske proportionellt efter den grund som gäller för kommunernas avgift till Kommunförbundet Kalmar län för det år som fördelningen äger rum och som om alla 12 kommunerna i länet fortfarande är medlemmar. Stadgeändring 28

186 7 Förbundets stadgar antas av förbundsmöte. Ändring av stadgarna görs på ordinarie eller extra förbundsmöte med 2/3 kvalificerad majoritet. Ikraftträdande 29 Dessa stadgar träder i kraft 23 augusti 2018.

187

188

189

190

191

192

193