PROTOKOLL 1 (21)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (21) Valnämnden Plats och tid Sammanträdesrum Stadshuset rum 104, kl Beslutande Tobias Wass (S), ordförande Per-Ivar Skogqvist (KD), vice ordförande Agneta Hansson (V) Lars-Åke Hedlund (S) Annica Nilsson (M) Kjell Norén (S) Gun Sundberg (S) Tjänstgörande ersättare Ersättare Wiveca Andersson (S) Stig Eriksson (C) Ludmilla Larsson (S) närvarande from kl 8.50, 9 Ingemar Wikström (S) Övriga deltagare Staffan Larsson, valsamordnare Veronica Vikström, biträdande valsamordnare Anna Norén Engström, sekreterare Justerare Per-Ivar Skogqvist Paragrafer 1-18 Underskrifter.. Tobias Wass, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Per-Ivar Skogqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av valnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret/sekretariatet Underskrift. Anna Norén Engström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 VN 1 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 VN 2 Val av justerare Per-Ivar Skogqvist (KD) utses att justera protokollet.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 VN 3 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Valnämnden Protokollet läggs till handlingarna.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 VN 4 Årsrapport 2017, valnämnden Årsrapporten beskriver uppföljning av finansiella mål och verksamhetsmål samt avstämning av balanskrav. Här redovisar valnämnden ett negativt resultat om 0,2 mkr. Underskottet härrör sig från de ökade lönekostnader ett nytt valkansli inneburit. Nämndens årsrapport beskriver också verksamhetsmålen med viktiga händelser och planerad utveckling utifrån nämndens uppdrag och reglemente. Godkänna årsrapporten för år Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse Årsrapport, valnämnden Budget och bokslut Kommunstyrelsen Revisionen

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 VN 5 Uppföljning av internkontroll 2017 En internkontrollplan fastställdes av valnämnden , 10. Intern kontroll är ett brett område som handlar om att ha grepp över både verksamhet och ekonomi, att styra mot effektivitet, att ha ordning och reda samt att skapa trygghet. Med en väl fungerande intern kontroll skyddas såväl tjänstemän som förtroendevalda mot oberättigade misstankar. Utifrån de risker som var framtagna i planen har åtgärder planerats och genomförts under året. Ansvariga tjänstepersoner har löpande rapporterat när åtgärder och kontrollmoment genomförts. Därefter har kontroller gjorts. Godkänna uppföljningen av 2017 års interkontrollplan. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga - Intern kontroll resultat, valnämnden Budget och bokslut

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 VN 6 Internkontrollplan 2018, valnämnden Den interna kontrollen i Skellefteå kommun regleras i Riktlinjer för intern kontroll (KF ) och den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2018 har tagits fram för verksamheten inom valnämnden. Den bygger på genomförda riskanalyser och prioriteringar som har framkommit i ett fördjupat riskanalysarbete. 1. Godkänna internkontrollplan Att redovisning av internkontroll 2018 sker samtidigt som bokslut Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga - Förslag till valnämndens internkontrollplan 2018 Budget och bokslut Valnämndens ekonom Valsamordnare

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 VN 7 Ett Skellefteå för alla Uppföljning och plan för valnämnden Alla nämnder uppdras att årligen redovisa det arbete som pågår inom den funktionshinderpolitiska strategin - Ett Skellefteå för alla. Den årliga uppföljningen är ett bra verktyg för att få en överblick över alla aktiviteter som pågår i kommunorganisationen. Under icke valår finns inget valkansli och inget aktivt arbete pågår. Valkansliet arbetar inför valen aktivt med tillgänglighet av lokalerna. Delar av detta sker efter kontakter och i samarbete med olika föreningar och stödfunktioner inom kommunen. Valkansliet föreslår att valnämnden har som återkommande mål att anordna tillgängliga val. Efter varje val utvärderas valprocessen, och därmed målet, och utvärderingen tas upp i valnämnden för godkännande. Redovisningen till ett Skellefteå för alla sker genom att utvärderingen delges samordnaren. Övriga år sker ingen redovisning. 1. Godkänna redovisningen av det under 2017 utförda arbetet. 2. Fastställa målet att anordna tillgängliga val som ett stående mål för nämndens arbete inom den funktionshinderspolitiska strategin. 3. Fastställa att redovisning sker, endast år efter genomfört val, genom att delge samordnaren och socialnämnden, den av valnämnden godkända, utvärderingen av genomfört val. Yrkande Agneta Hansson (V) yrkar bifall till förslaget. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Följebrev Socialförvaltningens delaktighetssamordnare Socialnämnden f.k.

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 VN 8 Motion om central distribution av valsedlar till vallokalerna vid allmänna val (57/17) Kommunfullmäktigeledamoten Peter Lindkvist (SD) har lämnat in en motion i vilken det föreslås centralt organiserad utkörning av samtliga valsedlar till varje val- och röstningslokal i kommunen. Valnämnden beslutade att föreslå att motionen avslås med hänvisning till vallagen som ger kommunen ansvar för distribution av blanka valsedlar och partivalsedlar medan namnvalsedlar är partiernas ansvar. Kommunstyrelsen beslutade , 526, att återremittera ärendet till valnämnden för förtydligande av svaret beträffande ansvaret för uttransport av valsedlar sett i förhållande till ansvaret att hålla ordning i vallokal. Kommunen ansvarar, genom valnämnden, för att blanka- och partivalsedlar alltid finns på plats och finns utlagda och presenterade för väljarna medan partierna ansvarar för namnvalsedlarna (valsedlar med kandidatnamn) enligt rekommendation från Valmyndigheten. Valmyndigheten framhåller att kommunen inte har någon lagstadgad skyldighet att hantera namnvalsedlar. Det stadgas i vallagstiftning och Valmyndighetens styrdokument att alla valsedlar ska presenteras på ett likvärdigt sätt för väljarna. Kommunens valnämnd fattar därför beslut om hur valsedlarna placeras och står som garant för att samtliga partiers valsedlar exponeras på likformigt sätt för väljarna. Ansvaret för ordningen bland valsedlarna har inget samband med distributionen av dem att göra. Det är röstmottagarnas uppgift att se till att röstmottagningen följer lagstiftningen, att det är ordning i och omkring lokalen i övrigt. Valkansliet menar sammanfattningsvis att den lokala Valmyndighetens (valnämndens) ansvar för valsedlar inte bör utvidgas och att motionen därmed ska avslås. Valnämndens föreslår kommunfullmäktige Motionen avslås. Yrkande Agneta Hansson (V) yrkar bifall till att motionen avslås. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll Valnämndens protokoll

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Motion (57/17) Kommunfullmäktige

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 VN 9 Principer för rekrytering, bemanning och utbildning av röstmottagare Den 9 september 2018 hålls allmänt val till riksdag, landsting- och kommunfullmäktige och 2019 val till Europaparlamentet. Valnämnden har att besluta om principer för rekrytering och utbildning av röstmottagare under valen samt hur de olika vallokalerna ska bemannas. Föreslagna riktlinjer ligger i linje med riktlinjer från tidigare genomförda val. Dock har ett förändrat arbetssätt avseende risk- och säkerhetsbedömning gjort att vissa rekryteringsriktlinjer behöver skärpas. Till exempel ska en lämplighetsbedömning av alla röstmottagare göras. Därför kommer internrekrytering att användas som första rekryteringsverktyg. Här förslås att kommunens egna rekryteringscenter anlitas vilket kan innebära en viss kostnadsökning för rekrytering av röstmottagare. Behovet av röstmottagare uppskattas till minst 575. De som rekryteras som röstmottagare ska återspegla hur Skellefteå kommuns befolkning i stort ser ut. Detta innebär att det ska vara en spridd ålders- och könsfördelning. Ambitionen är att rekrytera personer med olika etnisk bakgrund för att säkra språkkompetenser hos röstmottagarna. Av vallagen framgår att utbildning av röstmottagare är obligatorisk. Det finns dock ingen beskrivning av vad utbildningen ska innehålla utan det är upp till varje kommun att besluta detta. Det är väsentligt att röstmottagarna agerar så att väljarnas förtroende för valförfarandet upprätthålls. Som mål föreslås att personer som kandiderar på lista i möjligaste mån inte ska arbeta som röstmottagare i val- eller röstningslokal och att man placerar familjemedlemmar i olika val- och röstningslokaler i så stor utsträckning som möjligt. Röstmottagare placeras nära sin bostadsadress. Fastställa principer för rekrytering, bemanning och utbildning av röstmottagare inför val 2018 och Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Valkansliet

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 VN 10 Uppdrag och uppdragsbeskrivningar under valen Valnämnden fastställer uppdrag och uppdragsbeskrivningar i val- och röstningslokaler under röstmottagningen. Enligt lag så ska det finnas en ordförande, en vice ordförande och röstmottagare i varje vallokal. I en röstningslokal ska det finnas en ordförande och röstmottagare. Valkansliet framlägger att det har skett förändringar i vallagen fr.o.m års val, vilket innebär att det ska finnas ambulerande (särskilt förordnade) röstmottagare, som upprättar förtidsröstning i väljares bostad, vid särskilda omständigheter. Valkansliet vill därför att rollen ska tillföras. Vidare föreslår valkansliet att uppdraget mentor införs i Skellefteå kommun och erbjuds de röstmottagare som arbetat under tidigare val, men som nu nått aktningsvärd ålder och bedöms sakna samma uthållighet som tidigare, men som ändå gärna vill göra en insats under valdagen. Mentorskap erbjuds endast om det finns tillräckligt antal röstmottagare i val- och röstningslokal. 1. Mentor i val- och röstningslokal införs om det finns tillräckligt antal röstmottagare i val- och röstningslokal. 2. Fastställa uppdragsbeskrivning för ordförande, vice ordförande, röstmottagare, mentor i val- och röstningslokal och för särskilt förordnade (ambulerande) röstmottagare 2018 och 2019 enligt särskild bilaga. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga Uppdrag och uppdragsbeskrivning Valkansliet

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 VN 11 Val- och röstningslokaler valet 2018 Valkansliet föreslår lokaler och öppettider för röstmottagning under förtidsröstningsperioden och valdagen samt besökslista för särskilt förordnade röstmottagare enligt särskild bilaga. Föreslaget innebär: - En vallokal för varje valdistrikt (49) anvisas röstningslokaler för förtidsröstning under valdagen röstningslokaler under förtidsröstningsperioden. - Planering fasta besök för särskilt förordnade röstmottagare, så kallade ambulerande röstmottagare. 1. Fastställa val- och röstningslokaler enligt särskild bilaga. 2. Att särskilt förordnade röstmottagare ersätter förtidsröstningslokaler vid äldreboenden och särskilda boenden. 3. Att planeringen för särskilt förordnade röstmottagare uppdras åt valkansliet. 4. Att ge valkansliet i uppdrag att i utvärdering av valet 2018, särskilt analysera antalet röster i röstningslokaler med öppettider på 3 timmar i syfte att utreda om dessa kan ersättas av särskilt förordnade röstmottagare samt i nya röstningslokaler på stormarknader. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga Val och röstningslokaler 2018 Valkansliet Kommunikationsavdelningen/Informationsenheten

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 VN 12 Personuppgiftsombud för valnämnden Personuppgiftslagen har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Personuppgiftsombudets uppgift är att se till att personuppgifter behandlas på ett lagligt och korrekt sätt. Från maj 2108 börjar Dataskyddsförordningen att gälla vilket ställer högre krav på verksamheten och därmed ombudet. Utifrån de högre kraven föreslår valkansliet att valsamordnare Staffan Larsson ska entledigas från sin roll som personuppgiftsombud och att verksamhetsstrateg Isak Nyberg ska utses som nytt personuppgiftsombud. Personuppgiftombudet ska i maj övergå till att vara dataskyddsombud. 1. Entlediga valsamordnare Staffan Larsson från uppdraget som personuppgiftombud för valnämnden fr.o.m Utse verksamhetsstrateg Isak Nyberg till nytt personuppgiftsombud för valnämnden att gälla fr.o.m Verksamhetsstrateg Isak Nyberg övergår till att vara dataskyddsombud för valnämnden vid övergången till Dataskyddsförordningen från Personuppgiftslagen. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Staffan Larsson Isak Nyberg Datainspektionen

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 VN 13 Hantering av dokument från kommunal folkomröstning En kommunal folkomröstning, om byggandet av den så kallade centrumbron, hölls den 25 maj 2014 i Skellefteå kommun. Valsedlarna från denna omröstning ska enligt 11, Lagen om kommunal folkomröstning, sparas i minst ett år. Valkansliet föreslår att dessa och valsedlar från eventuella framtida lokala folkomröstningar ska gallras när ett år har gått från den dag då resultatet fastställts och valet avslutats. Detta tillförs valnämndens dokumenthanteringsplan. Vid räkningen av rösterna görs en sammanställning per distrikt över resultatet. Det finns i lagstiftningen inga regler kring om eller hur länge dessa ska sparas men valkansliet rekommenderar att dessa sammanställningar arkiveras tillsammans med den för valet gällande röstlängden. Till valnämndens dokumenthanteringsplan tillföra att valsedlar från kommunal folkomröstning gallras ett år efter den dag då valet avslutats och att en sammanställning av varje distrikts valresultat sparas tillsammans med röstlängden i kommunens arkiv. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Arkivarie Valkansliet

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 VN 14 Anmälan av delegationsbeslut Det föreligger följande anmälningar av delegationsbeslut: Valnämndens ordförande Anmälan till Länsstyrelsen utbildning för valnämnder inför valet 2018 och beslut om vilka som ska delta. Redovisningen av delegationsbeslut godkänns.

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 VN 15 Uppdrag från kommunfullmäktige Följande uppdrag har inkommit från kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige Protokoll , 337 Förändring av valdistrikt från och med 2018 års val. De röstberättigade i byn Hemmistjärn tillhör Kusmarks valdistrikt from ordinarie val 2018 och därmed flyttas från valdistrikt Drängsmark- Ostvik. I övrigt fastställs samma indelning i valdistrikt som vid ordinarie val Förändringen gäller från 1 januari Kommunfullmäktige Protokoll , 357 Skellefteå kommun indelas i två valkretsar inför 2018 års ordinarie val. Valkretsarna benämns Skellefteå Norra och Skellefteå Södra, med samma gränsdragning som vid 2014 års ordinarie val. (Även noterats i valnämndens protokoll ). Informationen noteras.

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 VN 16 Delgivningar Följande delges: Valmyndigheten Förordning som reglerar hur stort statsbidrag som kommunerna får för förtidsröstningen. Kommunfullmäktige Protokoll , 419. Sammanträdesplan 2018 för kommunfullmäktige. Länsstyrelsen Beslut Länsstyrelsen beslutar att fastställa kommunfullmäktiges i Skellefteå kommun beslut den 31 oktober 2017 om att Skellefteå kommun ska vara indelat i två valkretsar: Skellefteå Norra och Skellefteå Södra. Personalnämnden Protokoll , 137 Heltidsresan Alla medarbetare inom Skellefteå kommun som tillsvidareanställs ska anställas på heltid och att deltidsanställda med tillsvidareanställning ska erbjudas heltidsanställning. Personalnämnden Protokoll , 136 Skellefteå kommuns lönestruktur. Personalnämnden Protokoll , 134 Arvoden och ersättningar för röstmottagare m fl under förtidsröstningsperioderna och valdagarna Personalnämnden Protokoll , 133 Uppräkning av ersättningar i Arvodesreglementet för förtroendevalda i Skellefteå kommun från och med Kommunstyrelsen Protokoll , 531 Månadsrapport per den sista november 2017, Skellefteå kommun. Kommunstyrelsen Protokoll , 499 Månadsrapport per den sista oktober 2017, Skellefteå kommun. Kommunstyrelsen Protokoll , 439 Månadsrapport per den sista september 2017, Skellefteå kommun.

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 Budget och bokslut Valnämndens månadsrapport november Kommunfullmäktige Protokoll , 380 Taxa för kopiering av allmän handling. Kommunfullmäktige Protokoll , 340 Nytt syfte med ungdomsfullmäktige. Kommunfullmäktige Protokoll , 327 Delårsrapport augusti 2017, Skellefteå kommun. Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet. Delgivningarna läggs till handlingarna.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 VN 17 Valkansliet informerar Valkansliet informerar om: - Presentation av valkansliets personal. - Visning av Valportalen som finns på Skellefteå kommuns hemsida. - Behovet av "Code of conduct". - Kaskelot utbildningen. - Samverkan med säkerhetssamordnare i kommunen. - Samverkan med Demokratiberedningen. - Förordningen om statsbidrag. Godkänna informationen.

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 VN 18 Övriga frågor Per-Ivar Skogqvist (KD) har fått förhinder att deltaga vid Ungdomsfullmäktigedagen 2018 och behöver en ersättare. Utse Lars-Åke Hedlund (S) som ersättare för Per-Ivar Skogqvist (KD) som representant vid Ungdomsfullmäktigedagen Demokratilots Den valda