PROTOKOLL 1 (23)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (23) Valnämnden Plats och tid Stadshuset rum 104, kl Beslutande Tobias Wass (S), ordförande Per-Ivar Skogqvist (KD), vice ordförande Wiveca Andersson (S) Lars-Åke Hedlund (S) 1-14 Karin Häggmark (V) Annica Nilsson (M) Stig Eriksson (C) Tjänstgörande ersättare Ingemar Vikström (S) Ersättare Ingemar Wikström (S) Annika Nyman (S) Jens Wennberg (L) Agneta Hansson (V) från kl Övriga deltagare Staffan Larsson, valsamordnare Veronica Vikström, biträdande valsamordnare samt sekreterare Anna Nordström, Ekonom, Utbilning mutor och korruption Jenni Lindmark-Holmström, valadministratör kl Roland Eriksson, valadministratör kl Justerare Per-Ivar Skogqvist Paragrafer 1-20 Underskrifter.. Tobias Wass, ordförande Veronica Vikström, sekreterare.. Per-Ivar Skogqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av valnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Stadshuset Underskrift.

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 VN 1 Dnr VN Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 VN 2 Dnr VN /000 Val av justerare Per-Ivar Skogqvist (KD) utses att justera protokollet.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 VN 3 Dnr VN /000 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Valnämnden Valnämnden beslutar Protokollet läggs till handlingarna.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 VN 4 Dnr VN /042 Årsrapport valnämnden 2018 inkl. verksamhetsberättelse Årsrapporten beskriver uppföljning av finansiella mål och verksamhetsmål samt balanskrav. Här redovisar valnämnden ett underskott för genomförande av val till riksdagen, landstings- och kommunfullmäktige under verksamhetsåret Underskottet beror dels på felaktig beräkning av valkansliets lönekostnader och dels på ökade kostnader för valets genomförande. Kostnader för arvoden och ersättningar till röstmottagarna har ökat mer än beräknat liksom kostnader för hantering (hämtning, sortering, förvaring och transport) av förtidsröster. Delårsrapporten beskriver också kortfattat viktiga händelser och utveckling utifrån nämndens uppdrag och reglemente. Årsrapporten godkänns. Tjänsteskrivelse Bilaga Årsrapport valnämnden Budget och bokslut

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 VN 5 Dnr VN /042 Uppföljning av internkontroll 2018 En internkontrollplan fastställdes av valnämnden , 6. Intern kontroll är ett brett område som handlar om att ha grepp över både verksamhet och ekonomi, att styra mot effektivitet, att ha ordning och reda samt att skapa trygghet. Med en väl fungerande intern kontroll skyddas såväl tjänstemän som förtroendevalda mot oberättigade misstankar. Utifrån de risker som var framtagna i planen har åtgärder planerats och genomförts under året. Därefter har kontroller gjorts och ansvariga tjänstepersoner har rapporterat att åtgärder och kontrollmoment genomförts. Uppföljningen av 2018 års interkontrollplan godkänns. Tjänsteskrivelse Internkontroll resultat, valnämnden Budget och bokslut

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 VN 6 Dnr VN /042 Internkontrollplan 2019 Den interna kontrollen i Skellefteå kommun regleras i Riktlinjer för intern kontroll (KF ) och den enskilda nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. En internkontrollplan för 2019 har tagits fram för verksamheten inom valnämnden. Den bygger på genomförda riskanalyser och prioriteringar som har framkommit i ett fördjupat riskanalysarbete inför valåret 2018 och har reviderats utifrån erfarenheter framförda i valutvärderingen och i eftervalsanalysen. 1. Internkontrollplan 2019 godkänns 2. Redovisning av internkontroll 2019 sker samtidigt som bokslut 2019 Tjänsteskrivelse Valnämndens internkontrollplan 2019 Budget och bokslut

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 VN 7 Dnr VN /002 Delegationsordning, valnämnden Regler om delegering av nämndärenden finns i 6 kap kommunallagen (KL). Delegation innebär överlåtande av beslutsfunktion och syftet med delegering är att avlasta nämnderna i rutinärenden. Valnämndens delegationsordning är i behov av en översyn då vissa delegationer saknas och andra behöver uppdateras. Valkansliet har därför sett över valnämndens delegationsordning och presenterar ett förslag enligt särskild bilaga. Valnämnden fastställer delegationsordningen enligt särskild bilaga att gälla from Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga Delegationsordning from Delegaterna

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 VN 8 Dnr VN /111 Förhållningssätt i val- och röstningslokaler vid val till Europaparlamentet 2019 Partirepresentanter som levererar valsedlar till val- eller röstningslokal ska inte bära partisymboler eller annan propaganda som uppfattas bära sådant politiskt budskap som otillbörligt kan påverka väljare i deras val. Detta kan handla om kläder, kepsar, väskor, pins eller liknande. Om partier avser att dela ut valsedlar utanför val- eller röstningslokaler ska utdelningen vara passiv, det vill säga valsedlar får hållas fram på ett sätt som inte upplevs påträngande för väljaren. Utdelningen ska ske på ett avstånd från entrén som erbjuder väljaren fri passage till val- eller röstningslokalen om väljaren önskar passera utan att ta erbjudna valsedlar. Någon annan politisk propaganda än att dela ut valsedlar är inte tillåten. Valaffischering ska ske på behörigt avstånd från val- eller röstningslokal. Om ett parti önskar ha valobservatörer i val- eller röstningslokal under valdagen eller rösträkningen ska dessa presentera sig för röstmottagarna i lokalen. I de fall observatörerna uppfattar felaktigheter i valförfarandet, i lokalen eller andra brister bör observatören kontakta valdistriktets ordförande för att påtala detta och lyssna på ordförandes motivering till förhållandena. Skulle valobservatören inte vara nöjd med svaret kontaktas valkansliet. Observatören ska inte på eget initiativ ändra i vallokalen då det är röstmottagarnas uppgift att hålla ordning i lokalen och på valsedlarna. Avser observatören att fotografera upplevda brister ska denne försäkra sig om att ingen väljare kommer med på bild av integritetsskäl. Valobservatörer från ett politiskt parti ska vara neutralt klädda utan partisymboler eller propaganda som otillbörligt kan påverka väljarna i sina val. Valnämnden fastställer förhållningssätt i och utanför val- och röstningslokaler Valkansliets tjänsteskrivelse Valkansliet för vidarebefordran till samtliga val- och röstningslokaler för kännedom hos röstmottagarna. Partier med representation i fullmäktige.

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 VN 9 Dnr VN /111 Kommunikationsplan vid val till Europaparlamentet 2019 Valmyndigheten ansvarar för nationell information om valet. Kommunens valnämnd kompletterar denna information med uppgifter om lokala lösningar för valet. Det avser till exempel val- och röstningslokalers geografiska placering och deras öppettider, möjligheter till röstning med ambulerande röstmottagare och röstning på kommunala boenden och vårdinrättningar. Förvaltningen Support och lokalers informationsavdelning bistår valkansliet i att ta fram en kommunikationsplan för valet som presenteras i särskild bilaga. Informationsavdelningen bistår också i planering och genomförande av olika kommunikationsaktiviteter. Kommunikationsplan vid val till Europaparlamentet 2019 fastställs enligt särskild bilaga med ändringen att sista punkten i 2.5. stryks. Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga kommunikationsplan EU-val 2019 Valkansliet Informationsenheten

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 VN 10 Dnr VN /110 Plan för utbildning av röstmottagare och övriga valarbetare Vallagen reglerar att alla personer som förordnas som röstmottagare ska ha genomgått en obligatorisk utbildning. Lagen beskriver dock inte något innehåll i en sådan utbildning utan varje kommun ska besluta om utbildningens innehåll och form. Utbildningens innehåll kan dock härledas ur de olika utbildningsmaterial som Valmyndigheten tillhandhåller såväl i form av webbutbildning som i presentationer. Valkansliet framhåller det som lämpligt att samtliga röstmottagare genomgår den webb-utbildning som Valmyndigheten tillhandahåller och därutöver går ett utbildningstillfälle där lokala tillämpningar och bestämmelser presenteras. Innehållet i detta utbildningstillfälle beskrivs i särskild bilaga. I bilagan beskrivs även utbildningstillfällen för valnämndens ledamöter. 1. Alla röstmottagare ska genomföra Valmyndighetens webb-utbildning inför Val till Europaparlamentet Alla röstmottagare ska delta i lokala utbildningstillfällen enligt beskrivning i Utbildningsplan Utbildningsplan 2019 fastställs enligt särskild bilaga med ändringen att utbildningar planeras i samma serviceorter som vid valet Delegera till valkansliet att genomföra förändringar i planen om förutsättningar förändras. 5. Partier med representation i fullmäktige inbjuds att skicka en representant till av valkansliet erbjudna utbildningstillfällen. Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga Utbildningsplan 2019 Valnämndens ledamöter Partier med representation i kommunfullmäktige för kännedom

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 VN 11 Dnr VN /111 Val- och röstningslokaler under Europaparlamentsvalet 2019 Valkansliet föreslår lokaler och öppettider för röstmottagning under förtidsröstningsperioden och valdagen samt röstningslokaler utan tillträde för allmänheten enligt särskild bilaga. Föreslaget innebär: - En vallokal för varje valdistrikt (45) anvisas röstningslokaler för förtidsröstning under valdagen i byar röstningslokaler under förtidsröstningsperioden röstningslokaler i byar öppna under förtidsröstningsperioden. - 9 röstningslokaler utan tillträde för allmänheten samt - 20 besök i äldreboenden för särskilt förordnade röstmottagare, så kallade ambulerande röstmottagare. - 1 mobil enhet. Förslaget innebär även att andra öppettider än på valdagen prövas i byarna. Bakgrunden är det ändrade väljarbeteendet med fler röstande under förtidsröstningen och färre på valdagen. Därför föreslås att också boende i vissa byar ges möjligheten att rösta i byalokalen på annan tid än under valdagen. Valkansliet vill framhålla att det minskar transporter av valmaterial till och från dessa lokaler, att en mindre mängd valmaterial i form av valsedlar och valkuvert behöver beställas och svinnet minskar. Antalet röstmottagare kan minska och nyttjas mer effektivt. Från vallokalerna framförs att hanteringen av förtidsrösterna från dessa lokaler ses som en stressfaktor under valdagen, något som detta förslag åtgärdar samtidigt som lokalkostnaderna kan minskas då röstningslokalerna kan bokas per timme i stället för per dygn. Förslaget bedöms också minska förvirring kring begreppet förtidsröstning på valdagen. Valkansliet anser att byborna erbjuds samma servicenivå som vid tidigare val och nu får möjlighet att rösta under förtidsröstningen i byns lokal eller i sin vallokal på valdagen. I syfte att öka valdeltagandet föreslår valkansliet på försök att en mobil röstningslokal upprättas vilket ökar tillgängligheten för alla väljargrupper.

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Val- och röstningslokaler fastställs enligt särskild bilaga. 2. Valkansliet får i uppdrag att samordna öppettider för röstningslokaler öppna tre timmar med förtidsröstningen på närbiblioteken. 3. Planeringen för mobil enhet, under förutsättning att plats för aktiviteten finns, uppdras åt valkansliet. 4. Planering för särskilt förordnade (ambulerande) röstmottagare uppdras åt valkansliet Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga Val och röstningslokaler 2019 ep Valkansliet

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 VN 12 Dnr VN /110 Revidering av uppdragsbeskrivningar under valet till Europaparlamentet 2019 Valnämnden fastställde uppdrag och uppdragsbeskrivningar under röstmottagningen inför Europaparlamentsvalet 2019 i beslut Med anledning av vad som framkommit i utvärderingen av valet 2018 finns anledning att revidera uppdragsbeskrivningarna i syfte att tydliggöra dessa inför kommande val. Vidare föreslår valkansliet en ny rutin för förtidsröstningen i byalokaler som gör att uppdragsbeskrivningen för ordförande i lokal öppen tre timmar på valdagen blir överflödig. En del av dessa uppgifter överförs i stället under uppdraget röstmottagare förtidsröstning. Uppdragsbeskrivning för ordförande, vice ordförande och röstmottagare i val- och röstningslokaler fastställs enligt särskild bilaga. Valkansliets tjänsteskrivelse Valkansliet

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 VN 13 Dnr VN /110 Valsedlar och deras placering vid val till Europaparlamentet 2019 Alla valsedlar ska presenteras för väljarna på ett likformigt sätt enligt vallagen. Valmyndigheten rekommenderar att alla valsedlar presenteras i valsedelställ och att valsedlarna placeras i bokstavsordning efter partinamn. Valkansliet föreslår att valnämnden beslutar i enlighet med valmyndighetens rekommendation. Partier med mer än 1 % av det totala röstetalet i något av de två senaste valen till Europaparlamentet har rätt att få sina valsedlar utlagda om de begär det. För partier som inte fått 1 % av rösterna i något av de senaste två valen och anmält deltagande i valet gäller att dessa partier själva distribuerar sina valsedlar till de val- och röstningslokaler där partiet önskar få sina valsedlar presenterade. Valsedlarna lämnas till röstmottagarna som placerar dem i valsedelsställ i ordning beslutad av valnämnden. Det är röstmottagarnas uppgift att se till att det är ordning bland alla valsedlar och i lokalen i övrigt. Ändringar i vallagen som trädde i kraft 1 januari 2019 innebär att det ställs krav på att det i anslutning till, eller i, en val- eller röstningslokal för förtidsröstning ska ordnas en avskärmad plats där valsedlar kan läggas ut. Genom avskärmningen ska en väljare kunna välja sina valsedlar utan påverkan och insyn från andra väljare. Valnämnden ger valkansliet i uppdrag att utforma avskärmningarna på lämpligt sätt i val- och röstningslokalerna. 1. Valsedlar placeras i valsedelsställ i ordning enligt särskild bilaga. 2. Röstmottagarna i val- och röstningslokal tar emot övriga partiers namnvalsedlar och placerar dessa i valsedelsställ. 3. Valkansliet får i uppdrag att utforma avskärmning av valsedlar på för lokalen lämpligt sätt så att väljarna kan välja valsedlar utan insyn och påverkan från andra väljare. Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga - Placering valsedelställ Partier med representation i kommunfullmäktige för kännedom

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 VN 14 Dnr VN /059 Anskaffningsbeslut inför val till Europaparlamentet 2019 Inför tidigare val har tjänster upphandlats av Posten AB, nuvarande PostNord, inom ramen för löpande avtal. PostNord har nu meddelat att de inte kan ta ett uppdrag som innebär transport av allt nödvändigt valmaterial från kommunens valkällare till valoch röstningslokaler då de inte har fordon tillgänglig. Inför Europaparlamentet föreslår valkansliet därför att valnämnden beslutar att anskaffa denna tjänst och att man gör en ny upphandling då valkansliet inte själva har möjlighet att sköta denna uppgift. Inköp av ovanstående tjänst sker senast genom direktupphandling enligt kommunens riktlinjer. Vidare hantering och beslut om inköp delegeras till valsamordnare upp till en kostnad på maximalt kr och ska inrymmas i valnämndens budget för genomförande av val inom verksamheten Valkansliet (vht 1300). 1. Anskaffa tjänsten utkörning och hämtning av valmaterial till valoch röstningslokaler. 2. Delegera inköpsbeslutet och kontakter med upphandlingsenheten till valsamordnaren. 3. Kostnaden för tjänsten får uppgå till maximalt 250 tkr och inryms i valnämndens budget. Tjänsteskrivelse Valkansliet Delegat

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 VN 15 Dnr VN /110 Rapport från barnrättsgruppen 2018 Samtliga nämnder och förvaltningar ska ha minst en representant i Nätverket för barn- och unga som samordnar arbetet inom ramen för kommunens barn- och ungdomspolitiska program. Valnämnden representeras av valsamordnaren. Kommunen har utsetts till barnrättkommun och nätverket har omvandlats till kommunens barnrättsgrupp. Barnrättsgruppens arbete under 2018 redovisas muntligt för nämnden. Barn definieras i barnrättsarbetet som unga upp till 18 år. Kommunens barn- och ungdomspolitiska program omfattar dock även unga upp till 25 år. Valnämndens ansvar omfattar således unga i åldrarna år i frågor som rör val och genomförande av val. I stort sett motsvarar det åldrar för förstagångsväljarna (18-22 år). I kommunens barnrättsarbete kan nämnden ha mätbara mål för sitt arbete med barnrätt. Eventuellt mål för nämndens barnrättsarbete fastställs i kommande nämnd. Rapporten godkänns Tjänsteskrivelse Rapport från barnrättsgruppen Demokratilots

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 VN 16 Dnr VN /002 Anmälan av delegationsbeslut Det föreligger följande anmälningar av delegationsbeslut: Valnämndens ordförande - Beslut om brådskande ärende , om inlämnande av synpunkter på samråd förslag till fördjupad översiktsplan för Skellefteå landsbygder, Skellefteå kommun, Västerbotten. Underlag till delegationsbesluten finns i särskild akt under sammanträdet. Redovisningen av delegationsbeslut godkänns. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 VN 17 Dnr VN /000 Uppdrag från kommunfullmäktige Inga uppdrag från kommunfullmäktige har inkommit sedan förra nämndsammanträdet. Informationen noteras.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 VN 18 Dnr VN /000 Delgivningar Följande delges: Tekniska nämnden Protokoll , Riktlinjer för Skellefteå kommuns tjänstefordon. Kommunfullmäktige Protokoll , Införande av Skellefteåförslaget. Kommunfullmäktige Protokoll , Delårsrapport augusti 2018, Skellefteå kommun. Kommunfullmäktige Protokoll , Riktlinjer för investeringar. Kommunfullmäktige Protokoll , Hållbarhetsprogram Hållbar välfärd Kommunfullmäktige Protokoll , 331 Skellefteå kommuns budget 2019 och plan Kommunfullmäktige Protokoll , Revidering och uppräkning av Arvodesreglemente för förtroendevalda i Skellefteå kommun från och med Kommunfullmäktige Protokoll , Ordning för inkallande av ersättare i nämnder och styrelser, mandatperioden Kommunfullmäktige Protokoll , Val av revisorer, ledamöter och ersättare i nämnderna och andra organ med mera från och med Kommunfullmäktige Protokoll , Kompetensförsörjningsstrategi Länsstyrelsen Beslut om ändring av valdistriktsindelningen i Skellefteå kommun. Länsstyrelsen Länsstyrelsens utvärdering av val till riksdag, kommun och landsting Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet.

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 Delgivningarna läggs till handlingarna. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Delgivningarna läggs till handlingarna.

22 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 VN 19 Dnr VN /110 Valkansliet informerar Valkansliet informerar om: - Användarträffen för Kaskelot Ny medarbetare, Roland Eriksson, från Kommande träff för valkansliet med Länsstyrelsen i Umeå Valmyndighetens utbildning i Stockholm , Jenni och Staffan deltar. Informationen godkänns

23 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 VN 20 Dnr VN /110 Övriga frågor Inga övriga frågor att föra till protokollet.