PROTOKOLL 1 (22)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (22) Valnämnden Plats och tid Sammanträdesrum Stadshuset rum 104, kl Beslutande Tobias Wass (S), ordförande Per-Ivar Skogqvist (KD), vice ordförande, närvarande tom kl 16.00, 44 Agneta Hansson (V) Lars-Åke Hedlund (S) Annica Nilsson (M) Gun Sundberg (S) Tjänstgörande ersättare Wiveca Andersson (S) tjg ers för Kjell Norén (S) Bert Öhlund (S) tjg ers för Per-Ivar Skogqvist (KD) from kl 16.00, 45 Ersättare Ludmilla Larsson (S) Ingemar Wikström (S) Övriga deltagare Staffan Larsson, valsamordnare Veronica Vikström, biträdande valsamordnare Anna Norén Engström, sekreterare Justerare Per-Ivar Skogqvist Paragrafer Underskrifter.. Tobias Wass, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Per-Ivar Skogqvist, justerare, Annica Nilsson, justerare, 45 BEVIS OM ANSLAG Justering av valnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret/sekretariatet Underskrift. Anna Norén Engström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 VN 26 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 VN 27 Val av justerare Per-Ivar Skogqvist (KD) utses att justera protokollet.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 VN 28 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Valnämnden Protokollet läggs till handlingarna.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 VN 29 Utbildning i mänskliga rättigheter Kommunstyrelsen har uppmanat alla nämnder att ta del av en utbildningsinsats för förtroendevalda avseende mänskliga rättigheter och organiserad intolerans. För att skapa förutsättningar för att så många som möjligt ska kunna delta vid utbildningen har valet fallit på en webbutbildning som Sveriges Kommuner och Landsting gjort i samarbete med Uppsala universitet. Det är en grundläggande webbutbildning för att skapa förståelse för roller och ansvar samt öka kunskapen inom mänskliga rättigheter. Utbildningen ger kunskap om: - Varför mänskliga rättigheter är grundläggande i all offentlig verksamhet. - Vad mänskliga rättigheter innebär, hur de regleras och vilka skyldigheter det medför för det offentliga. - Hur de mänskliga rättigheterna kan respekteras, skyddas och främjas i den dagliga verksamheten. Nämnden tar del av utbildningen. Godkänna informationen

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 VN 30 Valnämndens utvecklingsrapport Valnämndens uppgift är att beskriva verksamhetens förväntade utveckling under de närmaste planeringsåren med särskilt fokus på budgetåret Rapporten ska också beskriva ekonomiska konsekvenser i förhållande till ramar för 2019 samt innehålla förslag till förändringar i reglemente. Inför budgetåret 2019 ser nämnden ett totalt behov av ram för den politiska verksamheten om 300 tkr exklusive balansering av eventuellt underskott från Valkansliet har ingen beslutad ram för valkansliets löner och övriga kostnader för att genomföra val. För 2019 äskar valnämnden om ett anslag omfattande tkr för valkansliet exklusiva eventuella underskott Budget för 2019 förutsätter statsbidrag från Valmyndigheten. 1. Godkänna utvecklingsrapport Till budgetberedningen framföra ett äskande om anslag till nämnd samt till valkansli för genomförande av val till Europaparlamentet Notera att budgetavvikelse som följd av eventuell minskning av förutsatt statsbidrag från valmyndigheten föreslås finansieras ur kommunstyrelsens medel till förfogande. 4. Till ordförande delegera att vid behov komplettera utvecklingsrapporten. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Valnämndens utvecklingsrapport Valnämndens driftsbudget Beslutet sänds till: Budgetberedning Budget och bokslut

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 VN 31 Internbudget 2018, valnämnden I budgetbeslutet för 2017 har nämndens verksamhet indelats i två verksamheter, Valnämnd samt Valkansli. Kommunfullmäktige har anslagit 212 tkr till valnämnd för nämndens kostnader samt 200 tkr till valkansli för att täcka valkansliets uppstartsarbete. För verksamhetsåret 2018 har kommunfullmäktige anslagit tkr för genomförande av val 2018 och 172 tkr för valnämnd. Godkänna internbudget Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Verksamhetsekonomi/Support och lokaler Budget och bokslut Budgetberedningen

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 VN 32 Utsedda attestanter 2018 Valkansliet har behov att besluta om förteckningen över utsedda attestanter för valnämndens verksamhet avseende år Förteckningen skall emellertid börja gälla från och med Attestförteckningen redovisas i separat bilaga. Den uppfyller de krav på information och tydlighet som behövs för en bra och säker arbetsgång. Kommunens ekonomisystem uppdateras löpande med informationen om nya attestanter. Fastställa redovisad attestförteckning enligt särskild bilaga att gälla fr o m tom Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga, Attestförteckning Valnämnd 2018 Beslutet sänds till: Budget och bokslut Attestanterna

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 VN 33 Motion om central distribution av valsedlar till vallokalerna vid allmänna val (57/17) Peter Lindkvist (SD) föreslår centralt organiserad utkörning av samtliga valsedlar till varje röstningslokal i kommunen dels av praktiska och miljömässiga skäl och dels av demokratiska skäl med likvärdiga möjligheter för alla partier att nå alla väljare. Enligt vallagen och valmyndighetens rekommendationer ansvarar kommunens valadministration endast för beställning och distribution av valsedlar med valbeteckning (blanka valsedlar) och valsedlar med partioch valbeteckning (partivalsedlar) medan valsedlar med kandidatförteckning (namnvalsedlar) är partiernas ansvar. Valkansliet föreslår att Skellefteå kommun fortsätter att följa den rekommendation kring valsedlar som Valmyndigheten lämnar. Handläggaren har varit i kontakt med motionären i frågan. Valnämnden föreslår kommunfullmäktige Motionen avslås. Yrkande Agneta Hansson (V) yrkar bifall till att motionen avslås. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Motion (57/17) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 VN 34 Arvoden och ersättningar för röstmottagare med flera under förtidsröstningsperioderna och valdagarna Inför valen 2014 fastställde nämnden arvoderingsbelopp för de olika uppdrag som är nödvändiga i en vallokal. Löneökningarna under de följande åren har gjort att arvodena från 2014 föreslås räknas upp. Beräkningsgrund för denna uppräkning har varit det genomsnittliga löneutfallet i de löneöversyner som genomförts under åren inom kommunens anställningsområden. För 2018 och 2019 har använts en schablon om 2,25 % då dessa löneöversyner inte genomförts. I så hög utsträckning som möjligt eftersträvas arvoden i hela 100-tal kronor. Lönerevisionerna har gett följande utfall: 2014 = 2,76 % 2015 = 2,90 % 2016 = 2,63 % 2017 = 2,5 % Schablon för åren 2018 och 2019 har satts vid 2,25 % för båda åren. Som utgångspunkt har rollen ordförande i vallokal räknats upp och övriga roller föreslås höjas så att samma differens i kronor bibehålls i förhållande till den rollen. Uppräkning har också skett av uppdragen inom förtidsröstningen, timarvoden, utbildnings- och jourarvodena. Jourarvodet avser de röstmottagare som står stand-by under valdagen för att täcka upp oväntad frånvaro hos ordinarie röstmottagare eller vallokaler med oväntat hög besöksfrekvens. Valnämnden föreslår personalnämnden Fastställa arvoden och ersättningar för röstmottagare med flera under förtidsröstningsperioderna och valdagarna 2018 och Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Bilaga - Arvoden och ersättningar för röstmottagare mfl under förtidsröstningsperioderna och valdagarna Beslutet sänds till: Personalnämnden

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 VN 35 Inbjudan till Ungdomsfullmäktige 2018 Ungdomsfullmäktigedagen hålls torsdag den 15 februari 2018 och vänder sig till elever från årskurs 8 samt årskurs 2 på gymnasiet. Varje nämnd har rätt att låta tre politiker och en tjänsteperson att delta vid dagen för att representera nämnden. Ärendet bordlades i valnämnden Valkansliet framhåller att det är ytterst ovanligt att ungdomar lämnar in elevförslag inom Valnämndens ansvarsområde. Uppgiften har främst bestått i att finnas närvarande för att svara på frågor om hur den representativa demokratin fungerar. Valkansliet föreslår mot den bakgrunden att nämnden representeras av två förtroendevalda som nämnden utser samt en tjänsteperson från valkansliet. Utse Tobias Wass (S) och Per-Ivar Skogqvist (KD) att representera nämnden vid Ungdomsfullmäktige. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Inbjudan Beslutet sänds till: Demokratilots Valkansliet De valda

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 VN 36 Ungdomsfullmäktige 2018 fråga från valnämnden Vid kommande Ungdomsfullmäktige har nämnderna möjlighet att ställa frågor till de deltagande eleverna i årskurs 8 vid alla högstadieskolor och årskurs 2 vid alla gymnasieskolor via mentometerröstning. Valnämnden bordlade ärendet , 20. Valkansliet framlägger att ungdomsfullmäktige genomgår förändringar inför 2018 som innebär att det ställs särskilda krav på frågans formulering samt på nämndens och frågans påverkbarhet. En sammanfattande bakgrund, fakta till frågan samt plan för återkoppling till Ungdomsfullmäktige ska bifogas. Valnämndens uppdrag är att säkerställa att rättssäkra val genomförs och detta uppdrag är noga reglerat i lag varför det är få områden inom nämndens ansvar som ungdomar kan ha direkt inflytande över. En sådan fråga skulle dock kunna handla om röstningslokaler för förtidsröstning och deras öppettider där nämnden kan besluta om såväl lokal som öppethållande. Valkansliet föreslår därför att valnämnden formulerar en fråga med svarsalternativ kring förtidsröstningslokaler och fastställer bakgrund, fakta och plan för återkoppling enligt nedan: Var ska en röstningslokal ligga för att du ska gå och rösta i ett val? A. I skolan B. I livsmedelsbutik C. I en galleria (ex Vintergatan/CK) D. I ett köpcentrum (ex Solbacken eller Anderstorp) E. I en träningsanläggning/gym/sporthall Bakgrund till frågan Valnämndens uppdrag är avgränsat till att arrangera val. Det är ett uppdrag som styrs av vallagen och begränsar vilka frågor som kan påverkas direkt. En sak som valnämnden själv får besluta om är var och under vilka tider som förtidsröstning kan ske. Valdeltagandet bland unga väljare och förstagångsväljare är lägre än i andra väljargrupper. Valnämnden vill därför veta om val av andra lokaler skulle påverka ungas benägenhet att rösta.

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Återkoppling Information om valet 2018 publiceras på kommunens hemsida och på appen Mitt Skellefteå. Där presenteras hur valet genomförs för alla intresserade. Direkt återkoppling till ungdomsfullmäktige ges vid nästa ungdomsfullmäktige. 1. Godkänna fråga med svarsalternativ till Ungdomsfullmäktige. 2. Fastställa bakgrund, fakta och plan för återkoppling. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Demokratilotsens brev till nämnd med inbjudan att ställa fråga. Beslutet sänds till: Demokratilots

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 VN 37 Barn- och ungdomsperspektivet inom valnämndens ansvarsområde Valkansliet föreslår utformning av valnämndens införlivande av barn- och ungdomsperspektivet i nämndens verksamhet. Förslaget innebär: - Strategin för barns och ungas inflytande anses införlivat vid deltagande i ungdomsfullmäktige. - Valnämnden beaktar ungdomsperspektivet vid beslut om förtidsröstning. - Valnämndens kontaktperson deltar i strateginätverket i frågor inom nämndens ansvarsområde som berör målgruppen år. 1. Strategin för barns- och ungas inflytande anses införlivat med valnämndens verksamhet genom att nämnden representeras vid ungdomsfullmäktige samt genom att nämnden särskilt beaktar ungdomsperspektivet vid beslut om förtidsröstning. 2. Valnämndens kontaktperson i Strateginätverket för barns och ungas inflytande deltar i nätverkets möten i frågor inom nämndens uppdragsområde som berör åldersgruppen år. 3. Ge valsamordnare i uppdrag att verka för att öka valdeltagandet och samhällsengagemanget i åldersgruppen år och återrapportera löpande till nämnden under valkansliet informerar. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens Strategi för barns och ungas inflytande och delaktighet Beslutet sänds till: Demokratilots, Strateginätverket för barns- och ungas inflytande

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 VN 38 Sammanträdesplan 2018 Valkansliet föreslår att valnämnden sammanträder fem gånger under valåret 2018 enligt följande: Onsdag 7 februari, kl 8-12 Onsdag 11 april, kl 8-12 Onsdag 16 maj, kl 8-12 Onsdag 3 oktober, kl 8-12 Fredag 9 november, kl 8-12 Fastställa sammanträdesplanen för Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Valnämnden Valkansliet Kommunledningskontorets sekretariat

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 VN 39 Inbjudan till konferensen en trygg valrörelse 2018 Sveriges Kommuner och Landsting bjuder in till en videokonferens den 11 december 2017 på Campus och som sätter fokus på att skapa en trygg valrörelse Deltagandet är begränsat. att utse Lars-Åke Hedlund (S) och Annica Nilsson (M) att delta vid konferensen. Beslutsunderlag Inbjudan Beslutet sänds till: De valda Kommunsekreterare

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 VN 40 Anmälan av delegationsbeslut Det föreligger följande anmälningar av delegationsbeslut: Valnämndens ordförande Anskaffningsbeslut om inköp av tjänst inför val Redovisningen av delegationsbeslut godkänns.

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 VN 41 Uppdrag från kommunfullmäktige Följande uppdrag har inkommit: Kommunfullmäktige Skellefteå kommun indelas i två valkretsar inför 2018 års ordinarie val. Valkretsarna benämns Skellefteå Norra och Skellefteå Södra, med samma gränsdragning som vid 2014 års ordinarie val. Godkänna informationen.

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 VN 42 Delgivningar Följande delges: Kommunfullmäktige Protokoll , 272 Motion av Iosif Karambotis (S) om att använda formuleringen invånare i kommunens dokument och sociala medier (35/17). Kommunrevisionen Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande Budget och bokslut Valnämndens delårsrapport september Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet. Förslag till beslut Delgivningarna läggs till handlingarna.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 VN 43 Valkansliet informerar Valkansliet informerar om: - Valprocessen och tidsplan inom delprocessen Planera val. - Val och röstningslokaler (inventering, besiktning och nuläge). - Valadministrativa programmet. - Utredningsuppdrag. - Framtidsdagarna 21 november Godkänna informationen.

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 VN 44 Övriga frågor Det finns inga övriga frågor att notera.

22 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 VN 45 Utvärdering av valnämndens arbetsformer 2017 Alla nämnder ska en gång per år utvärdera sina arbetsformer utan tjänstemän närvarande. Syftet är att fånga upp när förbättringar behövs för att öka kvalitén i processerna och kunna uppnå effektiviseringsvinster som också påverkar ledamöternas möjligheter till att fatta bra beslut. Följande kom fram: Föredragningar - Valkansliets representanter. - Föredragande. Föredragningarnas längd, innehåll och kvalitet - Föredragningarna är informativa och ger plats för frågor o svar, vilket ger hög kvalitet. - Föredragningarna upplevs lagom långa. Tjänsteskrivelserna - Är tydliga och har den omfattning som krävs för beslut. Sammanträdenas längd - Vi får tillräckligt med tid för att hinna med sammanträdena, upplever inte någon stress. Beslutsförslagens utformning - Beslutsförslagen är tydliga och är lätta att förstå. Informationer - Bra kvalitet på informationer. - Lätt att få respons och lyfta in funderingar, som sedan blir informationspunkt/-er till nästa sammanträde. Beslutet sänds: Berörda