Riktlinje för hantering av privata medel inom vård och omsorgsförvaltningen

Transkript

1 Riktlinje för hantering av privata medel inom vård och omsorgsförvaltningen Handläggare: Socialt Ansvarig Samordnare (SAS) Beslutsdatum: Enhet: Central Administration Reviderad: Inledning För brukare inom vård- och omsorgsförvaltningen som inte själv kan ta hand om sina pengar ska detta i första hand skötas av god man, förvaltare eller anhörig. Brukaren kan få hjälp av personal att göra inköp och ha hand om en mindre summa kontanter, bankkort och västtrafikkort som förvaras på verksamheten eller i bostaden. Om personalen ska vara behjälplig att ta hand om privata medel beskriver denna riktlinje hur detta ska gå till på ett säkert sätt och så att verksamhetens ansvar är tydligt. För att kunna stötta brukaren med privata medel ska det hanteras genom en skriftlig överenskommelse. Privata medel och lösa värdeföremål som brukaren väljer att ha vid sidan av denna överenskommelse kan verksamheten inte ta ansvar för. Syfte Syftet med denna riktlinje är att beskriva hur brukarnas privata medel ska hanteras i de fall brukare behöver personalens stöd för att göra inköp och hantera sina pengar. Vilket stöd man som brukare kan förvänta sig när det gäller hantering av privata medel skiljer sig mellan de olika verksamheterna i förvaltningen. Stödet att hantera privata medel inom hemtjänsten och på korttidsverksamheten 1 är t.ex. begränsat jämfört med särskilt boende. På samma sätt kan maxbeloppet vara lägre i vissa verksamheter. Varje enhetschef ska vid behov utifrån ovanstående övergripande riktlinjer ta fram och formulera egna, anpassade rutiner med hänsynstagande till de lokala förutsättningarna och göra de kända för sina medarbetare. Behov av god man/förvaltare Om brukaren inte själv kan hantera sina privata medel och om ingen anhörig finns som kan ombesörja detta kan den enskilde ansöka om god man hos Överförmyndare i samverkan Mölndal. Personal i verksamheten kan vara behjälpliga att stötta brukaren att skicka en 1 Vanligtvis ansvarar inte personal för privata medel inom hemtjänst eller korttidsenhet. När personalen ska handla för en brukare inom hemtjänst, korttidsenhet fylls en kvittens i på hur mycket pengar brukaren skickat med personalen. När personalen är färdig med inköpen och har redovisat hemma hos brukaren ska kvittensen återigen skrivas under samt hur mycket brukaren fått tillbaka och om det stämde överens med kvitton. Kvittens sparas i brukarens pärm under fliken övrigt. Postadress: Partille kommun, Partille E-post: partille.kommun@partille.se : Facebook:

2 ansökan om god man. Personal inom vård- och omsorgsförvaltningen får inte skriva på eller bevittna fullmakter eller andra handlingar. I vissa undantagsfall, när det inte finns något nätverk kopplat till brukaren och denne till exempel behöver tillfällig hjälp, kan verksamheten kontakta SAF, Social- och arbetsförvaltningen, mottagningsgruppen på ekonomiskt bistånd för information. Skriftlig överenskommelse om hantering av brukares privata medel När personal ska stötta brukare med privata medel ska en skriftlig överenskommelse skrivas med brukaren och dennes företrädare om sådan finns. Kontaktpersonal tar fram blanketten och frågan lyfts lämpligen i samband med upprättande av genomförandeplan. Se bilaga Överenskommelse om hantering av privata medel. Ansvar Samtliga medarbetare inom vård och omsorgsförvaltningen ansvarar för att rutinerna kring privata medel följs. Enhetschefen ansvarar för att berörd personal känner till och har kunskap om de verksamhetsspecifika rutinerna. Kontaktpersonal ansvarar för att frågan lyfts med brukare i samband med upprättandet av genomförandeplanen och vid uppföljningar. Personal kan högst ansvara för 2000 kronor kontant eller betalkort med max 2000 kronor. Maxbeloppet kan vara lägre inom vissa verksamheter, men det får aldrig vara högre än 2000 kr. Åtgärder för att minska hanteringen av kontanter Hantering av kontanter ska så långt det är möjligt minimeras. För inköp ska brukare rekommenderas att öppna ett särskilt bankkonto som enbart ska användas av personalen. Användande av livsmedelsaffärskort ska även rekommenderas för inköp i matvaruaffär där inköp via nätet kan vara att föredra för en säkrare hantering av privata medel. Fakturering ska efterfrågas när det är möjligt vid exempelvis bokning av frisör, fotvård och liknande. Även vid vårdbesök rekommenderas att vårdgivaren skickar faktura. Det finns alltid en risk att kvitton från inköp med kontanter försvinner och sedan är svåra att återfå varför inköp med betalkort är att föredra då inköpen säkrare kan spåras. Vård- och omsorgsförvaltningen ersätter inte per automatik brukare summan för förlorade kvitton gjorda med inköp av kontanter. Inköp med kontokort Vid inköp med betalkort får ingen kredit kopplas till kortet utan det ska vara ett separat konto med max 2000 kr som innestående belopp. Brukaren eller dennes företrädare kontrollerar kontoutdragen för kortet regelbundet. Koden ska förvaras inlåst i brukarens kassaskrin 2 och den personal som hämtar kortet för inköp ansvarar för att omedelbart återlämna kortet och varorna till brukaren. 2 2 Alt. Säkerhetsskåp/kassaskåp/värdeskåp Partille kommun 2 (7)

3 Uttag från Bankomat I de fall där brukaren behöver hämta ut pengar på bankomat, är det önskvärt att denne själv följer med i den mån det går eller får stöd av anhörig, god man eller förvaltare. Att personal är behjälplig att ta ut kontakter från bankomat utan brukares närvaro bör bara ske i undantagsfall. Om detta blir aktuellt behöver två personal kvittera uttaget. Personal ska redovisa med kvitto från bankomat hur mycket pengar som tagits ut och kvittot ska signeras av personal. Pengarna förvaras i kassaskrinet 3 och uttaget redovisas i brukarens kassapärm. Kvittera kontanter och betalkort Kvitto på mottagna pengar skall alltid lämnas till brukare/anhöriga/förvaltare/god man. Mottagna pengar skall omgående läggas i kassaskrin på respektive avdelning/hus eller i värdeskåp i brukarens lägenhet i närvaro av den person som lämnat pengarna. Vid varje tillfälle som kontanter lämnas till verksamheten ska kvittens skrivas samt signeras av brukaren eller dess företrädare och personalen i tjänst. Förvaring av privata medel Personalen ansvarar för att brukarens plånbok med kontanter eller betalkort förvaras i ett låst kassaskrin i bostaden eller annat utrymme. (Brukaren ansvarar för inköp av kassaskrin). Kod till betalkortet måste förvaras separat från kortet vid de tillfällen det inte ligger säkert förvarat i kassaskåpet/skrinet. Om kort används och det tappas bort ansvarar den personal i tjänst som upptäcker detta att utan dröjsmål se till att kortet spärras (genom att kontakta brukare, anhörig eller förvaltare). Redovisning av inköp Kassablad ska föras vid all hantering av pengar och kort inom boendeverksamheterna. In- och utbetalningar ska styrkas med kvitto/kvittens. Kvitton ska numreras, fästas på löst blad och sätts in i brukarens pärm för privata medel tillsammans med kassabladet, uppdelad månadsvis. Bakom flik 1 förvaras januari månads redovisning osv. Av kvittot ska framgå datum, belopp, inköpsställe och personalens signatur. Vid användning av bankkort redovisas kvitton på samma sätt men separat från den kontanta redovisningen. Redovisningen är brukarens och ska hållas tillgänglig för brukaren eller dennes företrädare att godkänna. Kopior på redovisningen tas i samband med avstämning och förvaras av verksamheten i 3 år (tid för att väcka klagan från berörda). Kopior på kassablad och kvitton är personalens möjlighet att påvisa att alla medel hanterats korrekt. Felskrivning i räkenskapen rättas genom överstrykning med smalt streck (ingen tipp-ex). Rättning förses med datum, förklaring och signatur. Kassablad finns på VOF under blanketter på Insidan, eller klicka här. 3 Alt. Säkerhetsskåp/kassaskåp/värdeskåp Partille kommun 3 (7)

4 Avstämning och uppföljning av redovisningen Kontaktpersonal stämmer av innehållet i brukarens plånbok och redovisningar av kontanter minst en gång i månanden (alla kvitton ska redovisas kontinuerligt av personal som gör inköp). Vid avstämningen ska saldokolumnen på listan stämmas av med kontanterna i kassan. Den avstämning som kontaktpersonal gör ska kontrolleras och signeras av annan i personalen. Kvitton från inköp med betalkort redovisas separat och brukaren eller dennes ställföreträdare stämmer av dessa kvitton mot bankens kontoutdrag. Enhetschefer har ett uppföljningsansvar och skall kontrollera att räkenskaperna redovisas. Stickprovskontroller kommer att göras av Central Administration på enhetschefernas uppföljning. Avslut/kvittering av privata medel till brukare eller ställföreträdare Kontaktpersonal redovisar räkenskaperna till brukaren eller dennes företrädare, i enlighet med överenskommelsen om hantering av brukares privata medel, minst en gång per kvartal samt senast den 31 januari året efter redovisningsåret. Redovisningen godkänns av brukare eller dennes företrädare på blanketten Godkännande av redovisningen av den enskildes kassaboksföring Godkänd blankett förvaras i verksamhetens dokumentskåp ihop med kopior på redovisningen. Partille kommun 4 (7)

5 Överenskommelse om hantering av privata medel Brukare Namn Adress Pers.nr God man/förvaltare Namn Adress Kommunen Kontaktpersonalens namn Verksamhetens namn/adress Förvaltning av privata medel Kontanter vid vistelse Kontokort Avrapportering till god man/förvaltare/vårdnadshavare Förvaras av/ ansvarig Brukare Personal Godman/ förvaltare Maxbelopp Fotnot Fotnoter Datum Brukare Datum Kontaktpersonal Ev. Godman/Förvaltare/vårdnadshavare Postadress: Partille kommun, Partille E-post: : Facebook:

6 Kvittens gällande överlämnande av privata medel mellan brukare och personal Härmed kvitteras att kronor/. kort överlämnats till personal för inköp Datum Brukare.. Personal.... Personal.. Härmed kvitteras att kronor/ kort och kvitto motsvarande ovan utkvitterade summa återlämnats till mig av personal. Datum Brukare.. Personal.... Personal.. Postadress: Partille kommun, Partille E-post: : Facebook:

7 Godkännande av redovisningen av brukares kassaboksföring Redovisning av privata medel för: Redovisningsperiod: Från och med till och med (år - månad -dag) (år - månad -dag) Undertecknad har granskat ovanstående räkenskaper och funnit att hanteringen har skett enligt gällande rutiner och att redovisningen är utan anmärkning. All redovisning inklusive kopior på kvitton sparas av verksamheten i tre år. Datum: (år - månad - dag) Namnteckning: Namnförtydligande: Brukare God man Förvaltare Närstående Postadress: Partille kommun, Partille Bankgiro: : Fax: Plusgiro: E-post: vardochomsorgsforvaltningen@partille.se Organisationsnummer: