Exempel på åtgärder för att minimera kontanthantering är:

Transkript

1 Rutin för hantering av privata medel för personer som har hemtjänst eller bor i vårdbostad (Detta är en del av omsorgsnämndens rutin för att förvalta/ hantera vårdtagares privata medel och ingår som en del i omsorgsnämndens förfrågningsunderlag.) Syfte med rutinen Denna rutin syftar till att skapa trygghet både för den enskilde vårdtagaren och för den personal som praktiskt skall hjälpa den enskilde. Allmänt om kommunens åtagande inom hemtjänst/vårdboenden Det övergripande ansvaret för den enskildes ekonomi har vårdtagaren själv eller dennes företrädare oftast anhörig eller god man. Kommunens åtagande gäller hanteringen av de privata medel som behövs för den dagliga livsföringen. Uttag på bank inklusive uttag från bankkort eller motsvarande, inbetalning av räkningar mm ingår ej i de uppgifter som vårdpersonalen utför. Hantering av privata medel För alla personer som har hemtjänst i form av personlig omvårdnad eller bor i vårdbostad upprättas en omsorgsplan. I samband med att omsorgsplanen upprättas skall även behov av hjälp med ekonomi beaktas. Omsorgsplanen följs upp årligen eller vid förändrat vårdbehov. Verksamhetschef/motsvarande upprättar omsorgsplan och ansvarar för att informera om rutinen samt för att i samråd med den enskilde och/eller anhörig/god man/förvaltare hitta lösningar för att hantera den enskildes ekonomi. När god man/förvaltare finns skall kommunikation i första hand ske med god man/förvaltare. Notering görs på omsorgsplanen. En viktig utgångspunkt för kommunens åtagande vid hantering av privata medel är att minimera kontanthanteringen. Behov av hjälp med ekonomi kan även initieras i samband med upprättande av omsorgsplan men även av vårdpersonal eller av ELU (Ekonomi- Lön och upphandling) p g a obetalda räkningar. Om det finns behov av hjälp med hantering av privata medel skall samrådsavtal tecknas samt i förekommande fall ansökan om god man/förvaltare göras. Verksamhetschefen/motsvarande ansvarar för detta. Exempel på åtgärder för att minimera kontanthantering är: Kommunens fakturor för vård, kost och hyra betalas genom autogiro. Blankett för ansökan om autogirering finns att hämta på klicka på blankettarkivet. Kommunens fakturor kan även sändas till annan räkningsmottagare än den enskilde. Övriga regelbundna räkningar kan betalas genom autogiro, det gäller exempelvis hyror från bostadsföretag, apoteksräkningar, prenumeration på dagstidningar, elräkningar, försäkringsbolag m m. Ansökan om autogirobetalning kan fås från respektive företag. Den enskilde måste underteckna ansökan. Vid större utgifter exempelvis fotvård, frisör mm skall i möjligaste mån fakturering ske till anhörig/god man/förvaltare.

2 Särskilda och/eller akuta situationer Vid särskilda, enstaka eller akuta situationer uppstår ibland behov av att hjälpa till med hantering av privata medel utan att samrådsavtal finns. Det gäller exempelvis hjälp med apoteksärende, inköp efter hemkomst från sjukhus mm. Till dessa personer som vanligtvis fullt ut ansvarar för sin ekonomi skall redovisning ske direkt till den enskilde genom kvitto. Ansökan om god man/förvaltare Om den enskilde inte själv, eller med stöd av anhörig, kan tillvarata sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person skall ansökan om god man aktualiseras. Ansökan kan göras av den enskilde ( egen ansökan ) eller aktualiseras av anhörig eller av verksamhetschef med hjälp av ett läkarintyg. Ansökan skall ske i samråd med den enskilde och/eller anhörig. Egen ansökan finns på www. linkoping.se, blankettarkivet (Inte klart ännu). Överförmyndarenheten utreder behovet av god man, föreslår person, inhämtar godkännande från anhöriga samt ansöker hos tingsrätten om att god man anordnas. En förordnad god man eller förvaltare ska alltid kunna visa upp ett registerutdrag av vilket framgår att han/hon är förordnad som god man för en viss person. Samrådsavtal Hantering av vårdtagares egna medel får endast ske efter upprättande av samrådsavtal. (För de vårdtagare som själva fullt ut ansvarar för sin ekonomi skrivs inget samrådsavtal.) Samrådsavtal skall upprättas mellan utföraren (verksamhetschef) och vårdtagaren/god man/förvaltare när utföraren ska bistå vårdtagaren i hanteringen av privata medel. Utföraren får inte åta sig större ansvar än vad denna rutin medger. De privata medel som kommunen hanterar får ej överstiga 5 % av prisbasbeloppet, vilket motsvarar kr/månad för Hjälp med hantering av privata medel skall i största utsträckning ske på sådant sätt att behov av kontanter minimeras. Frågor som ska regleras i samrådsavtalet (se förslag, bilaga A-ÄO): Vad överenskommelsen omfattar Hur ansvarsfördelningen ser ut Hur redovisning och avstämning skall ske mellan personal och omsorgstagare/god man/anhörig Kontaktman/kassaansvarig Verksamhetschefen utser kontaktman/kassaansvariga. Kontaktman/kassaansvariga ansvarar för att löpande bokföring sköts samt håller kontakt med anhörig/god man vid behov av kontanta medel. Antalet personer som har tillgång till den enskildes medel skall begränsas. Endast en person skall dock ej ha tillgång till den enskildes privata medel. Förvaring Privata medel skall förvaras i den enskildes hem. I de bostäder där värdefack finns skall pengarna förvaras inlåsta i värdefacket. I annat fall skall förvarig ske i låsbart kassaskrin. Den enskilde bekostar kassaskrin. Nycklar till värdefack och kassaskrin skall förvaras så att inga obehöriga kommer åt dem. Anhörig/god man/förvaltare skall ej ha tillgång till nyckel till värdefack/kassaskrin om

3 utföraren genom samrådsavtal åtagit sig hantering av den enskildes medel. Öppenhet skall råda så att anhörig/god man/förvaltare vid önskemål skall kunna se och gå igenom ekonomin. Redovisning Bokföring ska ske i kassabok för de vårdtagare där samrådsavtal finns. Det ska klart framgå vem kassan avser. Kassaansvariga ansvarar för att löpande bokföring sköts. Redovisning förvaras i värdefack/kassaskrin. Vid varje tillskott/uttag ur kassan antecknas oavsett storlek: 1. datum 2. vad inkomsten/utgiften avser 3. belopp 4. kassabehållning 5. signatur Anteckningarna skall göras med bläck- eller kulspetspenna och varje transaktion skall signeras. Detta gäller även ev. rättelse. Vid inköp med kassakvitto ska det av kvittot framgå när och var inköpet skett samt vad det avser och till vilket belopp. Om det ej framgår av kvittot vad som avses, begärs skrivet kvitto. Då kvitto förkommit skall orsaken anges skriftligt och styrkas av två personer. Arkivering Då vårdtagaren flyttar eller avlider överlämnas kassabok, kvitton mm till anhörig/god man/förvaltare. Intern kontroll skall ha skett innan överlämnandet. Samrådsavtalet förvaras i omsorgsjournalen och arkiveras som en journalhandling. Intern kontroll Syftet med internkontroll är att genom egen uppföljning se till att regler och rutiner följs. Detta innebär en säkerhet för både personal och vårdtagare/anhörig/god man/förvaltare. Kassaansvarig skall stämma av redovisningen en gång per månad. Avstämningen skall dateras och signeras. Om differenser uppstår skall kontaktman/kassaansvarig kontakta verksamhetschef. Anmälningsrutin Om det saknas pengar eller andra oegentligheter kan misstänkas skall handlägggning ske i enlighet med omsorgsnämndens anmälningsrutin. Anmälan skickas till sociala förvaltningen, medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS). Vid misstanke om stöld skall polisanmälan göras. Samråd skall ske med den enskilde/anhörig/god man. Fullmakt/bevittning/uttag på bankbok Personal som arbetar inom äldreomsorgen får ej ha fullmakt till vårdtagares bankbok, bevittna namnteckningar eller göra uttag på bankbok. Uttag får ej heller göras på bankomatkort eller motsvarande. Gåvor./. Ang regler gällande gåvor ska socialstyrelsens rekommendationer vara vägledande, se separat bilaga eller gå in på socialstyrelsens hemsida ange artikelnummer Vid osäkerhet ang. detta ska verksamhetschef kontaktas.

4 Vårdpersonal skall ej ta emot penninggåvor eller gåvor av större ekonomiskt värde från vårdtagare eller anhöriga. Många äldre och deras anhöriga vill ändå på olika sätt visa sin uppskattning och gåvor av mindre värde bör man som anställd kunna ta emot. Övrigt, försäljning, lotterier, insamling m m Affärstransaktioner får ej förekomma mellan vårdtagare och vårdpersonal. Försäljning, lotterier eller insamlingar m m får ej heller ske av anställd personal på arbetsplatsen. Detta gäller även anhöriga till anställda. ICA-kort eller motsvarande För att undvika direkt kontanthantering förekommer det att vårdpersonal har tillgång till den enskildes kundkort. Kundkorten har både för- och nackdelar. Frågan kommer därför att tillsammans med berörda utförare att utredas vidare. De utförare som f n hanterar kundkort åt sina vårdtagare skall ange detta i samrådsavtalet. Kundkorten skall användas till den dagliga livsföringen och ej till uttag av kontanter. Frågan om kortanvändning bör utredas ytterligare vad avser begränsningar, bokföring m m.

5 SAMRÅDSAVTAL PRIVATA MEDEL - ÄLDREOMSORG Samrådsavtal gäller fr.o.m.... Omsorgstagarens namn och personnummer.... Enhet/vårdboende... Tel:... Anhörig/God man/förvaltare...tel:... ÖVERENSKOMMELSEN AVSER Utföraren skall bistå omsorgstagaren med hantering av privata medel. De kontanta medlen som överenskommelsen avser skall ej överstiga.kr. (De privata medel som kommunen får hantera får ej överstiga 5 % av prisbasbeloppet, vilket motsvarar kr/månad för 2005.) De kontanta medlen skall avse följande: (Krysslista) Ex livsmedel, rengöringsmedel, hygienartiklar, fickpengar/till plånbok, m m. Vid större utgifter skall faktura skickas till anhörig/god man/förvaltare. ANSVARSFÖRDELNING Anhörig/god man/förvaltare: Ta ut pengar från den enskildes bankkonto, lämna pengar till personal. Hålla regelbunden kontakt med kontaktman/kassaansvarig. Kontaktman/kassaansvarig: Från anhörig/god man/förvaltare ta emot kontanta medel. Ansvara för att förvaring och redovisning sker på ett säkert sätt. Hålla regelbunden kontakt med anhörig/god man/förvaltare. Ha kunskap om kommunens rutiner kring privata medel. Verksamhetschef: Utse kassaansvariga/kontaktman. Ansvara för att personal har information och utbildning om rutinen. Ansvara för att interkontroll genomförs, göra stickprovskontroller samt ansvara för att anmälan görs om så erfodras enligt kommunens anmälningsrutin. Ort datum Underskrift vårdtagare...

6 Underskrift Anhörig/God man/förvaltare... Underskrift verksamhetschef Original till vårdtagare 1 ex anhörig/god man/förvaltare 1 ex omsorgsjournal

7 SAMRÅDSAVTAL KUNDKORT - ÄLDREOMSORG Samrådsavtal gäller fr.o.m.... Omsorgstagarens namn och personnummer.... Enhet/vårdboende... Tel:... Anhörig/God man/förvaltare...tel:... ÖVERENSKOMMELSEN AVSER Utföraren skall bistå omsorgstagaren med hantering av kundkort från.. Summan på det kundkort som överenskommelsen avser skall ej överstiga.kr. (De privata medel/kundkort som kommunen får hantera får ej överstiga 5 % av prisbasbeloppet, vilket motsvarar kr/månad för 2005.) Användning av kundkort skall avse följande: (Krysslista) Ex livsmedel, rengöringsmedel, hygienartiklar. Vid större utgifter skall faktura skickas till anhörig/god man/förvaltare. ANSVARSFÖRDELNING Anhörig/god man/förvaltare: Se till att pengar finns på den enskildes kundkort. Hålla regelbunden kontakt med kontaktman/kassaansvarig. Kontaktman/kassaansvarig: Från anhörig/god man/förvaltare ta emot kundkort. Ansvara för att förvaring och redovisning sker på ett säkert sätt. Hålla regelbunden kontakt med anhörig/god man/förvaltare. Ha kunskap om kommunens rutiner kring privata medel. Verksamhetschef: Utse kassaansvariga/kontaktman. Ansvara för att personal har information och utbildning om rutinen. Ansvara för att interkontroll genomförs, göra stickprovskontroller samt ansvara för att anmälan görs om så erfodras enligt kommunens anmälningsrutin. Ort datum Underskrift vårdtagare

8 ... Underskrift Anhörig/God man/förvaltare... Underskrift verksamhetschef Original till vårdtagare 1 ex anhörig/god man/förvaltare 1 ex till omsorgsjournal