RUTIN FÖR HANTERING AV PRIVATA MEDEL INOM VÅRD- OCH OMSORG OM ÄLDRE OCH FUNKTIONSHINDRADE

Transkript

1 RUTIN 1(9) HUMANISTISK SERVICE VÅRD OCH OMSORG RUTIN FÖR HANTERING AV PRIVATA MEDEL INOM VÅRD- OCH OMSORG OM ÄLDRE OCH FUNKTIONSHINDRADE Syfte Syftet med denna rutin för hantering av vårdtagares privata medel är att skydda den enskildes privata medel att förtydliga personalens ansvar och skyldigheter. Rutinen skall vara utformad så att god intern kontroll kan upprätthållas, hanteringen skall vara så rationell som möjligt samt skall vårdtagarens krav på säkerhet, service och integritet tillgodoses. Post- och bankärenden samt regelbundna inköp av dagligvaror får endast utföras om det finns en beviljad insats enligt SoL eller LSS. Värdeföremål och handlingar Personal får aldrig förvara värdeföremål eller handlingar, t ex smycken, bankböcker eller testamente för vårdtagares räkning. Vårdtagaren eller anhörig/god man ska rekommenderas att använda bankfack om förmågan till eget ansvar saknas. Gåvor Penninggåvor från vårdtagare/anhörig/god man får under inga omständigheter tas emot av personal. Fullständig information om vad som gäller vid gåvor finns att läsa i utgivet Staffanstorps kommuns interncirkulär Mutor och andra förmåner Rutin för hantering av privata medel inom vård och omsorg om äldre och funktionshindrade. Antaget av socialnämnden , handläggare Petra Kvist Zaar

2 2(9) Testamente Om vårdtagaren önskar hjälp med att upprätta testamente ska hänvisning ske till jurist. Personalen får inte medverka vid testamentes tillkomst eller bevittna namnteckningar. Personal får ej motta till dem från vårdtagare testamenterad egendom. Resultatenhetschefen ansvarar för att information ges vid inflyttning till särskilda boenden, resultatenhetschefen ansvarar också för att informationen når ut till vårdtagare som redan idag bor i kommunens särskilda boenden. Stöld m.m. Om vårdtagare utsatts för stöld av pengar eller ägodelar, utpressning eller förskingring ska händelsen anmälas enligt Lex Sarah (14 kap 2 i socialtjänstlagen 2001:453). Lex Sarah gäller för verksamheter som drivs jml Socialtjänstlagen och Lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade (LSS) 9 p 2-5. (För verksamheter som drivs jml LSS 9 p6-10 gäller ej Lex Sarah). Vid stöld och misstanke om stöld, utpressning, förskingring etc, skall polisanmälan ske.

3 3(9) När vårdtagare har god man Allmänt Personal får endast hantera vårdtagares privata medel enligt följande rutiner: I möjligaste mån ska vårdtagaren själv ansvara för sina inköp av varor och tjänster. Saknas denna förmåga kan personal under nedan angivna förutsättningar bistå i samarbete med god man. God man har alltid det totala ansvaret för såväl ekonomin som redovisningen. Personal får inte vara god man åt vårdtagare som man genom sin anställning har kontakt med. Hanteringen ska begränsas till så få personer som möjligt. För varje utsedd kontaktman ska en skriftlig fullmakt från god man upprättas (se bilaga fullmakt/skriftlig/plan). All hantering av kontanta medel ska ske i vårdtagarens bostad. Rutiner Kontakten med god man ska leda till att en fullmakt/skriftlig plan upprättas för hur de privata medlen ska hanteras, blankett bifogas. Av planen ska framgå: 1. vem som är huvudman (vårdtagare) 2. vem som är ansvarig kontaktman 3. hur påfyllning av medel ska ske 4. vilka ändamål de ekonomiska medlen är avsedda för 5. om kvittolösa inköp får förekomma eller ej och i så fall maximerat till vilket belopp Samtliga inköp och övriga ekonomiska ärenden åt vårdtagare ska vara planerade, utföras och skrivas in i kassaboken under personalens arbetstid. När kontaktmannen är borta under en längre tid ex vid sommarsemester eller planerad sjukskrivning ska en annan ordinarie personal ansvara för hanteringen, vilket ska finnas nerskrivet och signerat på löpande lista. Listan ska finnas tillgänglig för resultatenhetschefen. Gemensamma / pedagogiska måltider Måltider för personal får aldrig subventioneras av vårdtagare.

4 4(9) Kassabok/noteringshäfte Vårdtagarens privata medel ska förvaras tillsammans med kassabok/noteringshäfte i värdeskåp - till vilket ansvarig kontaktman har nyckel - i respektive rum/lägenhet. Vid påfyllning av medel ska kvittens undertecknas såväl av ansvarig personal som av god man. Kvittensen förvaras i vårdtagarens värdeskåp och kopian behålls av god man. Påfyllning av medel kan också styrkas genom gemensam signering i kassaboken. Kontantbelopp som förvaras i värdeskåp bör inte överstiga 1000 kronor. Kassaboken skall innehålla följande uppgifter: 1. vem kassabokens noteringar avser 2. tidpunkt för kassabokens början och avslutning 3. för varje transaktion skall anges datum för transaktionen 4. var inköpet skett 5. vad som inköpts 6. belopp 7. signering av ansvarig personal Bokförda transaktioner skall styrkas med kvitton/verifikationer. God man stämmer av/godkänner och signerar minst en gång i månaden, då tas också avstämda kvitton omhand, av god man. I kassaboken skall utgående saldo efter varje transaktion noteras. Redovisningen skall vidare ske i datumföljd. Det som redan bokförts får inte utplånas eller göras oläsligt. Vid rättelse anges när den har skett samt vem som företagit rättelsen. Signeras! När ny kassabok påbörjas ska en avstämning av den gamla göras, den gamla kassaboken tas om hand av god man. Det är under inga omständigheter tillåtet för någon att ta hem vårdtagares privata medel eller tillhörande räkenskapsinformation. Oreglerade underskott skall utredas och klarläggas. Kontroll God man ska regelbundet genom signering godkänna kvittenserna. Lämpligt tillfälle för detta är i samband med påfyllning, månadsvis. Resultatenhetschef kan även genomföra eller låta genomföra stickprovskontroller.

5 5(9) Kontantinköp och -uttag Personal får inte göra uttag eller inköp med bankomatkort eller motsvarande för vårdtagares räkning. Personal får inte inneha fullmakt för bankkonto, autogiro eller kontokort. Kundkort som ICA/MedMera/AG-kort, utan kredit, får användas för inköp i respektive affär. Kvitton som ännu inte överlämnats till god man (se ovan Kassabok/ noteringshäfte, femte punkten) skall förvaras i respektive värdeskåp. Av kvittot ska framgå: 1. leverantör 2. datum 3. belopp 4. avsedd vara Om inköp till flera boende sker samtidigt ska varje boende erhålla sitt kvitto. Personal får ej låna ut pengar till vårdtagare. Lån från vårdtagare får ej förekomma. Vid köp med kundkort ska kvittot signeras av medföljande personal. När vårdtagares pengar sköts av anhörig ( personen har EJ god man ) Allmänt Personal får endast hantera vårdtagares privata medel enligt följande rutiner: I möjligaste mån ska vårdtagaren själv ansvara för sina inköp av varor och tjänster. Saknas denna förmåga kan personal under nedan angivna förutsättningar bistå i samarbete med anhörig. Anhörig har det totala ansvaret för såväl ekonomin som redovisningen. Hanteringen ska begränsas till så få personer som möjligt. För varje utsedd kontaktman ska en skriftlig fullmakt från anhörig upprättas (se bilaga fullmakt/skriftlig plan). All hantering av kontanta medel ska ske i vårdtagarens bostad. Rutiner När personal har anledning att förmoda att vårdtagaren eller dess anhörig(a) inte kan ansvara för sin ekonomi på egen hand ska vårdtagarens

6 6(9) kontaktman i samråd med sektionsledare eller resultatenhetschef, kontakta överförmyndaren för att god man om möjligt ska utses. Kontakten med anhöriga ska leda till att en fullmakt/skriftlig plan upprättas för hur de privata medlen ska hanteras. Av planen ska framgå: 1. vem som är huvudman ( vårdtagare) 2. vem som är ansvarig kontaktman 3. hur påfyllning av medel ska ske 4. vilka ändamål de ekonomiska medlen är avsedda för 5. om kvittolösa inköp får förekomma eller ej och i så fall maximerat till vilket belopp 6. hur ofta anhörig ska revidera bokföringen Samtliga inköp och övriga ekonomiska ärenden åt vårdtagare ska vara planerade, utföras och skrivas in i kassaboken under personalens arbetstid. När kontaktmannen är borta under en längre tid ex vid sommarsemester eller planerad sjukskrivning ska en annan ordinarie personal ansvara för hanteringen, vilket ska finnas uppskrivet och signerat på löpande lista. Listan ska finnas tillgänglig för resultatenhetschefen. Gemensamma / pedagogiska måltider Måltider för personal får aldrig subventioneras av vårdtagare. Kassabok/noteringshäfte Vårdtagarens privata medel ska förvaras tillsammans med kassabok/noteringshäfte i värdeskåp - till vilket ansvarig kontaktman har nyckel - i respektive rum/lägenhet. Vid påfyllning av medel ska kvittens undertecknas såväl av ansvarig personal som av anhörig. Kvittensen förvaras i vårdtagarens värdeskåp och kopian behålls av anhörig. Påfyllning av medel kan också styrkas genom gemensam signering i kassaboken. Kontantbelopp som förvaras i värdeskåp bör inte överstiga kronor. Den förda kassaboken skall innehålla följande uppgifter: 1. vem kassabokens noteringar avser 2. tidpunkt för kassabokens början och avslutning 3. för varje transaktion skall dessutom anges datum för transaktionen 4. var inköpet skett

7 7(9) 5. vad som inköpts 6. belopp 7. signering av ansvarig personal Bokförda transaktioner skall styrkas med kvitton/verifikationer. I kassaboken skall in- och utgående saldo efter varje transaktion noteras. Redovisningen skall vidare ske i datumföljd. Det som redan bokförts får inte utplånas eller göras oläsligt. Vid rättelse anges när den har skett samt vem som företagit rättelsen. Signeras! När ny kassabok påbörjas ska en avstämning av den gamla göras och av anhörig godkännas med ett skriftligt mottagningsbevis. Detta bevis ska förvaras i värdeskåpet tillsammans med kassaboken och sparas i tio år. Det är under inga omständigheter tillåtet för någon att ta hem vårdtagares privata medel eller tillhörande räkenskapsinformation. Oreglerade underskott skall utredas och klarläggas. Kontroll Anhörig ska regelbundet genom signering godkänna kvittenserna. Lämpligt tillfälle för detta är i samband med påfyllning, månadsvis. Resultatenhetschefen svarar för att regelbunden kontroll av kassaböcker och räkenskapsmaterial sker årligen. Resultatenhetschef kan även genomföra eller låta genomföra stickprovskontroller. Resultatenhetschefen redovisar årligen (december månad) skriftligen att sådan kontroll har skett hos respektive vårdtagare och resultatet av dessa kontroller. Kontantinköp och -uttag Personal får inte göra uttag eller inköp med bankomatkort eller motsvarande för vårdtagares räkning. Personal får inte inneha fullmakt för bankkonto, autogiro eller kontokort. Kundkort som ICA/MedMera/AG-kort, utan kredit, får användas för inköp i respektive affär. Kvittona förvaras i respektive värdeskåp. Av kvittot ska framgå: 1. leverantör 2. datum 3. belopp 4. avsedd vara Om inköp till flera boende sker samtidigt ska varje boende erhålla sitt kvitto.

8 Personal får ej låna ut pengar till vårdtagare. Lån från vårdtagare får ej förekomma. Vid köp med kundkort ska kvittot signeras av medföljande personal. 8(9)

9 9(9) FULLMAKT/SKRIFTLIG PLAN Åt kontaktmannen, (pers nr) att för nedanstående vårdtagarens räkning hantera privata medel (fickpengar). Vårdtagares namn, (pers nr) Påfyllning av kontanter sker minst 1 gång/mån, med maximalt kronor. Annat, (ex överenskommelse om kvittolösa inköp) För att vårdtagarens privata medel hanteras och bokföres i enlighet med gällande regler ansvarar: god man Närmast anhörig som förvaltar vårdtagarens privata medel: Namn telefonnummer Gatuadress postnummer och ort Underskrift Datum / God man/anhörig Datum / Kontaktman