Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni Kungälvs kommun. Granskning av kontanthantering i kommunens gruppboenden

Transkript

1 Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2012 Kungälvs kommun Granskning av kontanthantering i kommunens gruppboenden

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Granskningens revisionskriterier Metod Roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel Utbildning av personal Vår bedömning Rutiner och riktlinjer för hantering av privata ekonomiska medel på kommunens gruppboenden Beskrivning av rutinen för kontanthanteringen Rutin vid stödpersons frånvaro Rutin vid avvikelser Vår bedömning Stickprovsgranskning av tillämpning av rutiner Hantering och redovisning av matkassa Hantering och redovisning av privata medel Vår bedömning Identifierade risker vid hantering av privata medel Risk för stöld av kontanta medel Risk för stöld av bankkort Risk för gränsdragningsproblematik mellan stödperson och god man Vår bedömning Sammanfattande bedömning och rekommendationer Sammanfattande bedömning Rekommendationer...13 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Dokumentförteckning 1

3 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun granskat rutinerna för kontanthantering vid kommunens gruppboenden. Syftet har varit att granska om det råder god intern kontroll avseende kontanthanteringen på kommunens gruppboenden. Inom kommunens funktionshinderverksamhet finns flera gruppboenden för personer med funktionsnedsättning. Det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen har vårdtagaren, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legala företrädare (god man eller förvaltare). Det är dock vanligt att kommunens personal på boendena hjälper till med hanteringen av privata medel. Det är viktigt att denna hantering sker utifrån de riktlinjer och rutiner som finns inom kommunen samt i samråd med ansvarig god man eller annan ansvarig person. Vår bedömning är att befintliga rutiner bör kompletteras och förtydligas. Vid intervju har framkommit att rutiner finns inom vissa områden som inte framgår av den skriftliga rutinen. Inom andra områden saknas helt rutiner och riktlinjer. Nedan sammanfattas våra rekommendationer efter genomförd granskning: Upprätta rutiner och riktlinjer som är tillämpbara för samtliga gruppboenden. Upprättande av en dokumenterad roll och ansvarsfördelning mellan god man och personal. Dokumentet bör signeras av enhetschef, stödperson och god man och uppdateras årligen. Rutiner för personalens hantering av kontokort där det tydligt framgår hur kort och kod ska förvaras samt begränsning av tillgängligt belopp på kortet. Riktlinjer för hur kontanter ska förvaras och vem som har tillgång till de kontanta medlen. Rutiner för ställföreträdande vid sjukdom eller ledighet. Dokumenterad delegation av ansvar för privata medel vid planerad ledighet. Riktlinjer för vilka uppgifter som ska finnas i kassaboken och vilka krav som ställs på verifikationen för varje transaktion. Rutiner för attestering som säkerställer att redovisningen är spårbar. Införande av en andrahandskontroll genom exempelvis inventering av de kontanta medlen med jämna mellanrum av oberoende part. Riktlinjer för hur ofta redovisning ska ske till god man. Redovisning bör ske regelbundet under året. Rutin för att tillse att personalen har den utbildning som krävs för att fullgöra sitt uppdrag. Rutin för hur differenser mot redovisningen ska hanteras bör fastställas. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Inom kommunens funktionshinderverksamhet finns flera gruppboenden för personer med funktionsnedsättning. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), reglerar den enskildes rätt att få möjlighet att leva som andra. Det övergripande ansvaret för den privata medelshanteringen har vårdtagaren, anhörig med fullmakt eller vårdtagarens legala företrädare (god man eller förvaltare). Det är dock vanligt att kommunens personal på boendena hjälper till med hanteringen av privata medel. Det är viktigt att denna hantering sker utifrån de riktlinjer och rutiner som finns inom kommunen samt i samråd med ansvarig god man eller annan ansvarig person. Revisorerna har beslutat om en fördjupad granskning av kontanthanteringen vid kommunens gruppboenden Syfte och revisionsfrågor Syftet är att granska om det råder god intern kontroll avseende kontanthanteringen på kommunens gruppboenden. Revisorerna har utifrån syftet formulerat följande kontrollmål vilka granskningen ska inriktas på: Analys av risker i hanteringen av ekonomiska medel Godman/förvaltare visavi personalen? Vilken utbildning får personalen? Betalningsrutiner Bankuttag Attester För att uppfylla kontrollmålen har vi även inriktat granskningen på följande revisionsfrågor: Finns det tydliga riktlinjer och rutiner för hanteringen av ekonomiska medel på kommunens gruppboenden? Finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel och är den dokumenterad? Känner personalen till riktlinjer och rutiner, och tillämpas de? Sker någon uppföljning avseende bankuttag? Hur ser rutinen avseende attester ut? 3

5 2.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till att fokusera på övergripande styrdokument inom kommunen avseende hantering av ekonomiska medel. Intervjuer har att genomförts med enhetschef och medarbetare på ett av kommunens gruppboenden Granskningens revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av i huvudsak av Kommunallagens 6 kap. 7 vilken reglerar styrelser och nämnders uppdrag samt bestämmelserna i föräldrabalken avseende god man. Se bilaga 1 för ytterligare information Metod Granskningen har genomförts i huvudsak som en dokument- och intervjustudie. Intervjuer har genomförts med ansvarig chef och medarbetare på Jorsalagatans gruppboende. Stickprovsgranskning av att rutinen för kontanthantering följs har genomförts för ett urval av brukare samt för den gemensamma matkassan. Målet för granskningen är att kartlägga hur hanteringen av kontanta medel sker på boendena samt om de överensstämmer med de rutiner som finns idag. Vidare är målet för granskningen att identifiera eventuella brister i rutinerna och komma med förslag till förbättringar. 4

6 3. Roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel På Jorsalagatans gruppboende har samtliga brukare en god man. God man är ansvarig för förvaltningen av brukarens egendom. Personalen bistår god man med hantering av brukarens privata medel. I dagsläget finns ingen fullständig dokumentation rörande gränsdragningen mellan vad god man och stödperson ska hantera gällande respektive brukare. För en av brukarna har ett dokument upprättats, Överenskommelse om hantering av privata medel mm. I överenskommelsen framgår vem som förvaltar exempelvis kontanta medel, bankmedel, övriga inkomster så som pension. För varje punkt beskrivs vem som ansvarar och hur rutinen kommer se ut. Exempelvis hur ofta godman för över pengar till det kort som stödpersonen förfogar över och storleken på beloppet. Dokumentet signeras av enhetschef, god man och stödperson. Tanken är att detta dokument ska uppdateras årligen. Sådan skriftlig dokumentation saknas för övriga brukare på gruppboendet. Varje anställd som är stödperson har i sin skriftliga uppdragsbeskrivning en beskrivning av vad det innebär att var stödperson. En del i denna roll är att ansvara för privata medel och redovisning till anhörig eller god man Utbildning av personal Vid nyanställningar ges enligt uppgift en kortare introduktion av rutinen för hantering av privata medel av kollegorna på boendet. Vi har inte kunnat ta del av ett utbildningsmaterial eller liknande Vår bedömning Vår bedömning är att en roll- och ansvarsfördelning mellan god man och stödperson bör upprättas för samtliga brukare. Det bör så långt som möjligt dokumenteras hur stödpersonen kommer att tilldelas kontanter eller bankkort av god man, hur ofta och hur stora belopp samt vad de ska användas till. Ansvarfördelningen bör uppdateras vid behov, men minst årligen. Vår bedömning är att personal bör erbjudas utbildning för att klargöra gränsdragning mellan god mans och stödpersons ansvar. De bör även informeras om vilka krav som ställs på hantering och redovisning av privata medel. 5

7 4. Rutiner och riktlinjer för hantering av privata ekonomiska medel på kommunens gruppboenden. Kungälvs kommun har inga rutiner eller riktlinjer för hanteringen av brukarnas privata ekonomiska medel som gäller för samtliga kommunens gruppboenden. Det är upp till varje gruppboende att upprätta egna rutiner. Vi har tagit del av de dokument som har upprättats för Jorsalagatans gruppboende, samt genom intervju tagit del av hur kontanthanteringen sker i praktiken Beskrivning av rutinen för kontanthanteringen På Jorsalagatans gruppboende hanterar personalen brukarnas gemensamma matkassa och för varje brukare hanterar personalen privata medel Gemensam matkassa Den gemensamma matkassan används för att göra matinköp till gruppboendet. Varje brukare betalar månadsvis till den gemensamma matkassan. Då personalen äter på boendet betalar de efter en prislista för varje måltid. Inköp av mat görs av personalen. Jorsalagatans gruppboendes rutin för hantering av matkassan Här följer en kort beskrivning över den skriftliga rutin som vi har tagit del av för Jorsalagatans gruppboende: Matkassan ska användas till inköp av mat och kollektiva förbrukningsartiklar. Vid inköp ska kvitto attesteras av personal. Kvittot ska läggas i platsficka. Inköpet noteras i kassabok. Kontrollräkning av kontanter ska göras före och efter ett inköp. När brukare betalar in till matkassan skrivs kvitto som attesteras av två personer. Det är inte tillåtet att låna pengar ur matkassan. Förvaring av kontanter Matkassan uppgår till cirka tolv tusen kronor och förvaras kontant i ett kassaskåp. Två anställda har tillgång till kassaskåpet. Inför ett matinköp tas kontanter från matkassan som förvaras i kassaskåpet och läggs i en plånbok. Då varje matinköp kostar cirka ett till två tusen kronor förvaras cirka två tusen kronor i plånboken. All personal har tillgång till matkassans plånbok som förvaras på personalens kontor. Redovisning Redovisning förs löpande i en kassabok över de transaktioner som görs med de kontanter som förvaras i plånboken. Ansvarig för matkassan sammanställer alla transaktioner med jämna mellanrum. Hur ofta sammanställnig bör ske framgår inte av rutinen. 6

8 Varje kvitto och varje transaktion som förs in i kassaboken ska attesteras av den i personalen som genomfört transaktionen. Varje transaktion redovisas med löpnummer, datum, en kort beskrivning och belopp. Till kassabladen bifogas kvitton som är numrerade Hantering av brukarnas privata medel De brukare som bor på boendet behöver hjälp av personalen att hantera privata medel. Varje brukare har två stödpersoner i personalen. En av stödpersonerna är ansvarig för att hantera brukarens privata medel. Mängden skiljer sig åt mellan olika brukare. I vissa fall hjälper personalen till med att göra inköp av exempelvis kläder i andra fall sköter god man inköp själv. Vad som ingår i personalens uppgifter bestäms genom samtal med god man. Stödpersonen erhåller kontanter direkt från god man eller förfogar över ett bankkort för att göra egna uttag. Bankkort används för att göra uttag av kontanter i bankomat och inte för inköp. Någon uppföljning av bankkontoutdrag görs inte av stödperson eller annan personal på gruppboendet. Bankkontoutdrag skickas direkt till god man. Jorsalagatans gruppboendes rutin för hantering av privata medel Här följer en kort sammanfattning över den skriftliga rutin som vi har tagit del av för Jorsalagatans gruppboende: I brukarens skåp förvaras cirka 300 kronor. Brukarens stödperson är ansvarig för att det finns kontanter tillgängliga i skåpet. Brukarna får inte låna av varandra eller av matkassan. Personalen ska kontrollräkna kontanterna inför och efter ett inköp. Stödperson redovisar till god man minst en gång om året, i vissa fall oftare. God man redovisar till överförmyndare en gång om året. Förvaring av kontanter och bankkort Kontanter och bankkort förvaras i stödpersonens låsta skåp. En mindre summa av brukarens kontanter förvaras i låst skåp i brukarens rum. All personal har tillgång till skåpet i brukarens rum. Stödpersonen är ansvarig för att det alltid finns kontanter tillgängliga för dagliga inköp. Dagliga inköp görs av all personal, inte enbart stödpersonen. Redovisning Redovisning förs löpande i en kassabok för de transaktioner som görs med de kontanter som förvaras på brukarens rum. Varje transaktion attesteras av den i personalen som genomfört transaktionen. Stödperson sammanställer redovisningen till god man månad för månad. Varje transaktion redovisas med löpnummer, datum, en kort beskrivning och belopp. Till redovisningen bifogas kvitton som är numrerade. Saldot räknas ut och stäms av genom kontrollräkning. Hur ofta stödperson ska sammanställa redovisningen och lämna till god man skiljer sig från var tredje månad till en gång om året. Vid redovisning till god man attesterar stödperson redovisningen. Vid överlämnande av redovisning fylls dokumentet Kvittens utlämnande av kassablad i och attesteras av god man och stödperson som bevis på att redovisningen har överlämnats. 7

9 4.2. Rutin vid stödpersons frånvaro Någon fastställd rutin för kontanthantering under stödpersons oplanerade frånvaro finns inte i dagsläget. När stödpersonen är planerat frånvarande på grund av exempelvis semester utses en vikarie att sköta hanteringen av de privata medlen. Delegation av ansvar för hantering av privata medel dokumenteras inte Rutin vid avvikelser Någon fastställd rutin vid avvikelser i redovisningen av de privata medlen finns inte. Avvikelser har förekommit få gånger historiskt och personalen har då tagit kontakt med närmaste chef och en polisanmälan har gjorts Vår bedömning Vår bedömning är att befintliga skriftliga rutiner bör kompletteras och förtydligas. Vid intervju har framkommit att rutiner finns inom vissa områden som inte framgår av den skriftliga rutinen. Inom andra områden saknas helt rutiner och riktlinjer. Det saknas dokumentation över vem som är ansvarig för varje brukares privata medel. Ansvaret bör delegeras formellt av god man och personal som åtagit sig ansvaret bör bekräfta att de är införstådda med vad uppdraget innebär och vilka krav som ställs på redovisning och förvaltning av kontanter och kontokort. Rutin för attest av transaktioner bör förtydligas. Varje transaktion bör attesteras för att göra redovisningen spårbar. Ansvarig för redovisningen bör kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Krav på vilken information redovisningen ska innehålla bör förtydligas. Exempelvis att datum ska anges, vad beskrivningen ska innehålla och vilka krav som ställs på kvitto. För att stärka den interna kontrollen och tidigt upptäcka differenser bör de kontanta medlen kontrollräknas regelbundet. Förslagsvis av en oberoende part innan redovisning till god man. Riktlinjer för hur kontanter och bankkort ska förvaras samt riktlinjer för hur bankkort får hanteras bör fastställas. Rutin vid personalens oplanerade frånvaro bör fastställas. Rutin vid personalens planerade frånvaro bör kompletteras med att delegation av ansvar för de privata medlen bör dokumenteras. Detta för att klargöra vilket ansvar det innebär och vilka krav det finns på redovisningen av privata medel. 8

10 5. Stickprovsgranskning av tillämpning av rutiner Vi har intervjuat medarbetare som är ansvariga för matkassan och granskat redovisningen översiktligt samt genomfört stickprov av inköp. Vi har granskat redovisningen för tre brukare översiktligt och genomfört stickprov Hantering och redovisning av matkassa Redovisning av fyra inköp har granskats mot kvitto. Samtliga granskade kvitton har signerats av anställd, förts in i kassabok och redovisats på kassablad. Vid en översiktlig genomläsning av kassabladen för april och maj månad noterades att en brukare hade lånat en mindre summa pengar ur matkassan. Lånet har återbetalats. Enligt rutinerna är det inte tillåtet att låna ur matkassan. Enligt medarbetarna på boendet var detta en nödåtgärd Hantering och redovisning av privata medel Redovisningen för tre brukare har granskats stickprovsmässigt. För varje brukare har följande granskats: Pärm finns där kassablad och kvitton förvaras. Kassabok märkt med brukarens namn finns där transaktioner redovisas. Transaktioner i kassabok har attesterats. Tre slumpmässigt valda inköp har granskats mot kvitto. Förfrågning om hur ofta redovisning lämnas till god man. Pärm med kassablad och kvitton och kassabok finns för samtliga brukare. Vid översiktlig granskning av kassabok noterades att samtliga rader inte har attesterats av personal. Samtliga slumpmässigt valda inköp har granskats mot kvitto utan anmärkning. Redovisning till god man sker för en av de granskade brukarna var tredje månad. För resterande två brukare redovisar stödperson till god man en gång om året Vår bedömning Vid vår granskning har vi identifierat brister avseende attestrutinen, då det saknas attest på ett antal transaktioner. Vi har även noterat att ett lån har gjorts från matkassan, vilket strider mot rutinen. De kvitton som har granskats i samband med vår stickprovsgranskning är korrekt redovisade och redovisningen lätt att följa. Vår bedömning är att attestrutinen bör förtydligas för att stärka den interna kontrollen. Stödperson bör vid sin avstämning kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Redovisning till god man bör ske oftare då detta utgör ytterligare en kontroll. 9

11 6. Identifierade risker vid hantering av privata medel I detta avsnitt redogörs för de risker som vi har identifierat avseende hantering av privata medel på kommunens gruppboenden Risk för stöld av kontanta medel Vid kontanthantering föreligger alltid en risk för stöld av kontanter. För att minimera denna risk är det viktigt att kontanterna förvaras säkert och att ett fåtal personer har tillgång till dem. Idag så förvaras kontanta medel på fyra sätt: kassaskåp, stödpersonens skåp, i plånbok för matinköp och skåp i brukarens rum. I kassaskåp och i stödpersonens skåp har få personer tillgång till medlen. De medel som förvaras i plånboken för matinköp och i skåp i brukarens rum har all personal tillgång till. Av praktiska skäl måste det finnas kontanter tillgängliga när inte stödpersonen är i tjänst. De belopp som finns tillgängliga bör dock av säkerhetsskäl vara så låga som möjligt. När differenser mellan redovisning och kontanta medel uppstår är det viktigt att kunna spåra bakåt i tiden när avvikelsen uppstod. För att uppnå spårbarhet är det viktigt att alla transaktioner attesteras och att avstämningar görs med jämna mellanrum Risk för stöld av bankkort Det förekommer även att stödpersonen har tillgång till bankkort för att göra uttag och inköp. Risk föreligger för stöld eller förlust av kort. För att minimera risken är det viktigt att bankkort och kod förvaras säkert. Idag förvaras bankkort i stödpersonens låsta skåp. För att minimera den ekonomiska konsekvensen av en stöld bör tillgängligt belopp på bankkortet begränsas Risk för gränsdragningsproblematik mellan stödperson och god man God man har ansvar för förvaltningen av brukarens privata medel. Stödpersonen bistår god man med dagliga inköp och hantering av privata medel. För att klargöra vilket ansvar som god man överlåter på stödperson bör en överenskommelse upprättas och dokumenteras Vår bedömning Utifrån identifierade risker bör rutinen för hantering av privata medel uppdateras och förtydligas avseende riktlinjer för förvaring av kontanter och bankkort. Antalet personal som har tillgång till privata medel bör begränsas i så stor utsträckning som möjligt. Det belopp som finns tillgängligt på bankkort som hanteras av stödperson bör begränsas så långt som möjligt för att minimera skada vid stöld. Bankkontoutdrag bör granskas av god man för att kontrollera att uttag inte har gjorts utan överenskommelse. 10

12 Kravet på attester bör förtydligas och följas upp. De kontanta medlen bör kontrollräknas med jämna mellanrum. Förslagsvis av en oberoende part vid redovisning till god man. En överenskommelse om ansvarfördelningen mellan god man och stödperson bör göras och dokumenteras. För att säkerställa en korrekt redovisning av de privata medlen bör det finnas en ansvarig person för varje brukare. 11

13 7. Sammanfattande bedömning och rekommendationer I detta avsnitt sammanfattar vi våra bedömningar och rekommendationer utifrån uppställda revisionskriterier och genomförd granskning Sammanfattande bedömning Nedan sammanfattas våra bedömningar utifrån uppsatta revisionsfrågor: Finns det tydliga riktlinjer och rutiner för hanteringen av ekonomiska medel på kommunens gruppboenden? Kungälvs Kommun har inga rutiner eller riktlinjer för hanteringen av brukarnas privata medel som gäller för samtliga kommunens gruppboenden. Det är upp till varje gruppboende att upprätta egna rutiner. De rutiner som vi har tagit del av från Jorsalagatans gruppboende är mycket kortfattade och täcker inte in alla aspekter av kontanthanteringen. Vår bedömning är att rutiner och riktlinjer bör upprättas som innefattar de områden som beskrivs nedan under rubriken rekommendationer. Finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel och är den dokumenterad? På Jorsalagatans gruppboende har samtliga brukare en god man. God man är ansvarig för förvaltningen av brukarens egendom. Personalen bistår god man i olika omfattning med hantering av brukarens privata medel. Omfattningen av personalens hantering av brukarens privata medel bestäms av brukaren och god man. Vid granskningen har framkommit att på Jorsalagatans gruppboende finns roll- och ansvarsfördelningen endast dokumenterad för en brukare. För övriga brukare finns endast en muntlig överenskommelse. Vår bedömning är att en dokumenterad roll- och ansvarsfördelning gällande ekonomiska medel alltid bör upprättas för varje brukare. Dokumentet bör undertecknas av god man, stödperson och enhetschef och uppdateras årligen. Känner personalen till riktlinjer och rutiner, och tillämpas de? Vid vår granskning har vi identifierat brister avseende attestrutinen, då det saknas attest på ett antal transaktioner. Vi har även noterat att ett lån har gjorts från matkassan, vilket strider mot rutinen. Vår bedömning är att attestrutinen bör förtydligas för att stärka den interna kontrollen. Stödperson bör vid sin avstämning kontrollera att samtliga transaktioner har attesterats. Redovisning till god man bör ske oftare då detta utgör ytterligare en kontroll. 12

14 Sker någon uppföljning avseende bankuttag? Stödperson har i vissa fall tillgång till bankkort. Bankkort används för att göra uttag av kontanter i bankomat och inte för inköp. Någon uppföljning av bankkontoutdrag görs inte av stödperson eller annan personal på gruppboendet. Bankkontoutdrag skickas direkt till god man. Vår bedömning är att det i överenskommelsen med god man ska specificeras hur stort belopp som ska finnas tillgängligt på det bankkort som hanteras av stödperson. Tillgängligt belopp på bankkortet bör begränsas av god man för att minimera stöldrisken. Bankkontoutdrag bör granskas av god man för att kontrollera att uttag inte har gjorts utan överenskommelse. Hur ser rutinen avseende attester ut? Den i personalen som har genomfört transaktionen ska attestera kvitto och kassabok. Vid vår stickprovsmässiga granskning noterade vi att det fanns transaktioner som inte var attesterade i de granskade kassaböckerna. Stödpersonen attesterar den sammanställda redovisning som lämnas till god man tillsammans med kvitton för genomförda köp. Vår bedömning är att attestrutinen kan förbättras. För att varje transaktion ska kunna spåras till den i personalen som genomfört den är det av vikt att det dokumenteras genom en attest. Vid kontrollräkning av kontanta medel bör stödperson kontrollera att alla transaktioner har attesterats Rekommendationer Nedan sammanfattas våra rekommendationer efter genomförd granskning: Upprätta rutiner och riktlinjer som är tillämpbara för samtliga gruppboenden. Upprättande av en dokumenterad roll och ansvarsfördelning mellan god man och personal. Dokumentet bör signeras av enhetschef, stödperson och god man och uppdateras årligen. Rutiner för personalens hantering av kontokort där det tydligt framgår hur kort och kod ska förvaras. God man bör begränsa tillgängligt belopp på kortet och kontrollera bankutdrag. Riktlinjer för hur kontanter ska förvaras och vem som har tillgång till de kontanta medlen. Rutiner för ställföreträdande vid sjukdom eller ledighet. Dokumenterad delegation av ansvar för privata medel vid planerad ledighet. Riktlinjer för vilka uppgifter som ska finnas i kassaboken och vilka krav som ställs på verifikationen för varje transaktion. 13

15 Rutiner för attestering som säkerställer att redovisningen är spårbar. Införande av en andrahandskontroll genom exempelvis inventering av de kontanta medlen med jämna mellanrum av oberoende part. Riktlinjer för hur ofta redovisning ska ske till god man. Redovisning bör ske regelbundet under året. Rutin för att tillse att personalen har den utbildning som krävs för att fullgöra sitt uppdrag. Rutin för hur differenser mot redovisningen ska hanteras bör fastställas. Göteborg den 19 juni 2012 Carina Dalenius Revisor Liselott M Daun Certifierad kommunal revisor 14

16 Bilaga 1: Revisionskriterier Kommunallagen 6 kap. 7 Av kommunallagens 6 kap. 7 framgår att nämnderna var och en inom sitt område skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare ska de tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Bestämmelser i föräldrabalken avseende god man En god man kan enligt föräldrabalkens 11 kap. 4 utses till den som på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagad hälsa eller liknande förhållanden behöver hjälp att bevaka sin rätt, förvalta egendom eller sörja för sin person. Ett sådant beslut får inte meddelas utan samtycke av den för vilken godmanskap skall anordnas, om inte den enskildes tillstånd hindrar att hans eller hennes mening inhämtas. Gode män skall, enligt 12 kap. 5, fortlöpande föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder i övrigt. God man ska enligt 14 kap. 15 lämna en årsräkning till överförmyndaren och där redogöra för förvaltningen under föregående år av egendomen. I årsräkningen skall anges den enskildes tillgångar och skulder vid början och slutet av den tid som räkningen avser. Vidare skall en sammanställning göras av inkomster och utgifter under nämnda tid. Av årsräkningen skall särskilt framgå hur mycket som har använts för den enskildes uppehälle eller nytta i övrigt. Om en god mans uppdrag har upphört skall, enligt 14 kap. 18, den som frånträder uppdraget inom en månad därefter lämna en sluträkning till överförmyndaren beträffande egendom som har stått under hans eller hennes förvaltning. Sluträkningen skall innehålla en redogörelse för förvaltningen under det löpande året fram till dess att ställföreträdarskapet upphörde. 15

17 Bilaga 2: Dokumentförteckning Blankett Överenskommelse om hantering av privata medel. Rutinbeskrivning Jorsalagatans gruppboende - Brukarnas pengar Rutinbeskrivning Jorsalagatans gruppboende Matkassan/hushållskassan Rutinbeskrivning Funktionshindersverksamheten Arbetsliv och stöd Matkostnad för medarbetare i funktionshindersverksamheten Kungälvs Kommun Individuell ansvar- uppdragsbeskrivning Funktionshindersverksamhet