Information. Sekretess Gåvor och Testamenten Hantering av privata medel

Transkript

1 Information Sekretess Gåvor och Testamenten Hantering av privata medel Avdelningen för LSS-verksamhet Juli 2009

2 Välkommen till Avdelningen För LSS-verksamhet Inom LSS-verksamheten är mötet med olika människor en del av vardagen vilket ställer stora krav på alla medarbetare. Ett förhållningssätt som bygger på en gemensam värdegrund, inlevelseförmåga och engagemang är centralt i verksamheten. Alla brukare ska mötas med respekt för sin integritet och självbestämmande och kunna känna tillit och trygghet i vår verksamhet. Vår gemensamma värdegrund och förhållningssätt sammanfattas med orden: Öppenhet Respekt Lojalitet - Ansvar Tydlighet Vi har uppgiften att ge hjälp/vård/service i brukarnas hem, dagliga verksamhet, mm, och detta medför ett stort ansvar. Denna broschyr ska vara en vägledning för alla som arbetar inom LSS-verksamheten i frågor som rör: Sekretess och tystnadsplikt Mottagande av gåva, belöning, förmåner mm från brukare Låne- och affärstransaktioner, testamentariskt förordnande mellan brukare och personal Hantering av privata medel

3 Sekretess och tystnadsplikt All personal inom LSS-verksamheten har tystnadsplikt. Tystnadsplikten finns reglerad i Sekretesslagen som är till för att skydda brukarens integritet och rätt att själv bestämma vem som skall få ta del av uppgifter som rör honom/henne. Sekretess innebär att du inte får berätta för någon om en brukares förhållanden. Det kan handla om t ex hälsa, boendestandard, vanor, sociala relationer eller eventuella missbruksproblem. Du får inte heller tala om att brukaren är inlagd på lasarettet. Du får lämna uppgifter till enhetschefen eller arbetskamrater i arbetsgruppen som behöver uppgifter i sitt arbete samt berörda anhöriga. Sekretesslagen omfattar både muntliga och skriftliga uppgifter. Brott mot sekretesslagen kan leda till böter eller fängelse. Sekretessen gäller även efter det att du slutat din anställning inom verksamheten. Vill Du veta mer läs den särskilda information som finns om Sekretess och Tystnadsplikt inom LSS-verksamheten! Fråga Din arbetsledare.

4 Om gåvor och testamenten Du kan som tack för god vård få en enklare gåva, t ex tårtor, blombuketter, frukt och chokladaskar från vårdtagare. En vägran att ta emot en gåva kan uppfattas som sårande av brukaren eller dennes anhöriga. Men, mot detta skall ställas risken för missbruk och utnyttjande av den beroendeställning som brukaren kan befinns sig i. Detta särskilt om gåvan överlämnas under den tid som brukaren får insatser. Att ta emot gåvor med realiserbart värde kan medföra straff för mutbrott enligt brottsbalken. Även om inte den anställde handlat uppsåtligt, men väl oaktsamt, kan ansvar för tjänstefel enligt brottsbalken förekomma. Följande regler gäller: Penninggåvor Du får under inga förhållanden för eget bruk ta emot penninggåvor. Även om brukaren eller anhöriga insisterar på att visa sin tacksamhet genom att ge en penninggåva, skall du tacka nej till gåvan. Drickspengar får aldrig tas emot. Gåvor utan egentligt ekonomiskt värde Till gåvor utan egentligt ekonomiskt värde kan räknas t ex tårtor, frukt, blommor och choklad, men även mindre saker som brukaren själv har tillverkat. Sådana gåvor bör du som regel kunna ta emot av brukaren. Gåvor med realiserbart ekonomiskt värde Till gåvor med realiserbart ekonomiskt värde räknas smycken, prydnadsföremål, böcker, konstverk, mattor, möbler, dukar, husgeråd och kläder. Det är inte tillåtet att ta emot gåvor med realiserbart ekonomiskt värde. Du får heller inte ta emot gåvor med realiserbart ekonomiskt värde efter det att insatserna avslutats. Om tvivel uppstår om vad som räknas till realiserbart ekonomiskt värde skall alltid enhetschefen kontaktas. Donationer Om en brukare eller dennes anhöriga/legala företrädare insisterar på att överlämna en penninggåva eller en gåva med realiserbart ekonomiskt värde, kan gåvan överlämnas till socialnämnden, som i sådana fall får besluta om att ta emot gåvan. I sådana fall skall frågan hänvisas till enhetschef eller avdelningschef för vidare handläggning.

5 Affärstransaktioner Det får inte förekomma privata affärstransaktioner av vilket slag det än kan vara, mellan brukare och anställda, detta med tanke på brukarens beroendeställning. Till exempel får inte brukares ägodelar eller egendom eller föremål, handarbeten, mm som tillverkas av brukare köpas direkt av anställd utan då måste detta ske under öppna organiserade och kontrollerade former, som vid en terapiförsäljning, lotteri, budgivning eller auktion. Att låna pengar av brukare eller att satsa brukares pengar i olika typer av spel är under inga omständigheter tillåtet. Testamentariskt förordnande Mellan brukare och anställda kan speciella vänskapsförhållanden växa fram. Det kan då vara naturligt att brukaren eller dennes anhöriga genom t ex ett testamentariskt förordnande visar sin uppskattning. Kan det inte bevisas att brukaren och den anställde haft en nära relation utanför tjänsten, kan mottagandet av testamentet komma att jämställas med annan belöning och falla under brottsbalken. Upprättande och bevittnande av testamente och andra handlingar Om du får vetskap om att vårdtagaren gjort testamentariskt förordnande till någon inom personalgruppen skall enhetschefen omedelbart informeras. Detta för att inga juridiska, moraliska eller etiska problem ska uppstå. Du skall inte medverka till upprättande av testamente. Detsamma gäller om du blir ombedd att ställa upp som testamentsvittne eller bevittna underskrift av andra handlingar. Om detta blir aktuellt hänvisa till din enhetschef. God man Du skall aldrig låta dig utses som god man för en brukare som du själv vårdar. Om du som anställd kommer i situationer där det uppstår oklarheter skall du kontakta din enhetschef för vidare diskussioner. Det får aldrig uppstå, ens misstankar om, något som kan ändra förtroendet för den verksamhet vi bedriver och i vilken vi ska ge trygg och säker omvårdnad.

6 Hantering av privata medel Huvudinriktningen ska vara att den enskilde själv ansvarar för sin ekonomi och så långt möjligt svarar för hanteringen av löpande kostnader. När brukaren inte själv klarar att sköta sin ekonomi, utföra post eller bankärenden skall anhörig, närstående eller god man överta ansvaret. I de fall enheten förvaltar privata medel för brukare som bor på LSS-boende och gör inköp för den boendes räkning, skall alla ekonomiska transaktioner såväl kostnader som intäkter redovisas enligt god redovisningssed. Den boendes intäkter och kostnader ska styrkas med kvitto. Transaktionerna skall bokföras löpande i för varje boende separat kassabok. Kassaboken skall vara inbunden och sidnumrerad. Transaktionerna skall bokföras med varaktig skrift. Blyerts får inte användas. Verifikationerna (kvitton) numreras löpande under året och arkiveras i kuvert eller pärm. Ett kuvert per månad och brukare. Om ett kvitto tappas bort ska verifikationsunderlag skrivas ut. Av underlaget skall det tydligt framgå var inköpet gjorts och vad kostnaden avser. Kostnaden bestyrks genom underskrift av två personer. God man/förvaltare skall fortlöpande granska bokförda ekonomiska transaktioner och med namnunderskrift godkänna dessa i kassaboken. Verifikationsunderlag (kvitton) sparas till dess god man/förvaltare fått sin årliga redovisning till överförmyndaren godkänd. Därefter ska verifikationsunderlagen arkiveras i stadsarkivet. Kassabok skall också arkiveras i stadsarkivet. Kassaboken och omsorgstagarens privata medel ska förvaras på gruppbostaden. Varje kvartal skall verifikationer och kassabok granskas av enhetschef. OBS! Verifikationsunderlagen får inte överlämnas till god man/förvaltare.

7 Fickpengar Kontanta medel som den boende själv kvitterar ut och förvarar i sin plånbok bokförs i kassaboken med texten fickpengar. Kvittot numreras och arkiveras. I de fall den boende inte är i stånd att själv kvittera ut fickpengar ska bokföring och verifiering ske enligt följande. - kontanta medel bokförs som intäkt i en särskild bok för fickpengar. - utgifterna bokförs som kostnad och verifieras med kvitton - utgifterna för vilka kvitton saknas bokförs så att det klart framgår vad köpet avser och vad utgiften kostat. OBS! utgifter för vilka kvitton saknas får endast avse mindre belopp! När fickpengarna är slut ska bokförda transaktioner summeras. Sammanställning görs på blankett redovisning fickpengar : summa kvitton erhållna kvitton summeras summa övrigt ej verifierade utgifter summeras totalsumma summa kvitton + summa övrigt underskrift namnunderskrift av ansvarig kontaktperson Kvitton häftas vid blankettens baksida. Blanketten verifieras och bokförs i kassaboken. Verifikationen sätts in i pärm eller läggs i kuvert. Överföring av kapital Om det finns 2000 kronor av den boendes privata medel ska överskjutande belopp föras över till den boendes personliga bankkonto som disponeras av god man/förvaltare. Undantagsvis får överenskommelse ske med god man/förvaltare om att ha ett högre belopp innestående på den boendes konto för privata medel. Överföringen bokförs som utgift i kassaboken med insättningskvitto som verifikationsunderlag. Avslutning av den boendes bankmedel Då en boende flyttar till annat boende eller avlider ska privata medel avslutas. Efter det att god man/förvaltare upprättat slutavräkning som omfattar förvaltning fram till och med dödsdagen, övergår ansvar och befogenheter till dödsboet. Avslutning av privata medel ska ske enligt följande 1. Kassabok avstäms 2. Bokförda transaktioner och verifikationer granskas av god man/förvaltare och godkänns skriftligen genom namnunderskrift i kassaboken. Verifikaten och kassabok lämnas till stadsarkivet.

8 3. Bankmedel plus kontanta medel överförs till brukarens personliga bankkonto som disponeras av god man/förvaltare. Eventuellt bankkonto som disponerats av kontaktperson dödas. 4. Den boendes bankbok överlämnas till god man/förvaltare. Finns det önskemål från god man/förvaltare att få uppgift om bokförda transaktioner, kopieras aktuella sidor innan kassaboken lämnas till stadsarkivet. OBS! Lämna aldrig kassaboken till god man/förvaltare. I de fall god man/förvaltare ej skriftligen godkänt samtliga ekonomiska transaktioner skickas kopia på bokföringsbladet/en (redovisningsräkning) till dödsboet. Kvitton som ej granskats av god man/förvaltare arkiveras tillsammans med kassaboken på LSS-boende. Enligt handelsbalken 18 kap 9 preskriberas en fordran ett år efter det uppdraget upphörde och redovisningsräkning är lämnad. När ett år förflutit inträder klanderpreskription d.v.s. rätten att klandra redovisningen upphör. Förutsättningen för att klanderpreskription skall inträda är alltså att en redovisningsräkning lämnats. Om redovisning inte lämnats gäller vanlig tioårspreskription, d.v.s. skyldighet att lämna redovisning för beloppet finns kvar åtminstone i tio år. Revision Det åligger enhetschefen att följa handläggningen av privata medel så att redovisning sker enligt god redovisningssed. Kommunens revision samt kommunens administration är berättigade att när som helst granska handläggningen av privata medel. Vid en sådan granskning ska alla räkenskapshandlingar kunna uppvisas.