Kassörhandbok SLUG UTBILDNINGSVETENSKAPLIGA STUDENTKÅREN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET

Transkript

1 SLUG Kassörhandbok Status: Beslutad Skapat: : Senast ändrat: Av: Kårstyrelsen Version: 1.0 Beslutsreferens: Kår-StyM 2008/09: Utskriftsdatum: :45 E-post: slug@slug.gu.se

2 VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Kassörhandbok Sidan 1 av 8 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...1 Till dig som blivit vald till kassör...2 Insättning och tilldelning av pengar...2 Verksamhetsår...2 Kvitton...3 Kvittopärmen...3 arrangemang...4 Kassabok...4 Avstämning...5 Alkohol...5 Handkassa...6 Kort och digipass...6 Bokslut...6 Lathund...7 Kvittomallar...8 Status: Beslutad Skapat: : Senast ändrat: Av: Kårstyrelsen Version: 1.0 Beslutsreferens: Kår-StyM 2008/09: Utskriftsdatum: :45 Telefon: / Webbplats: Pedagogen, Hus A

3 Till dig som blivit vald till kassör Kassörhandbok Sidan 2 av 8 Du har fått ett både roligt och ansvarsfullt uppdrag, eftersom det är din uppgift att hålla ordning på pengarna. Som kassör så kommer det också ansvar över utskottet/föreningens ekonomi och redovisning. Som kassör ansvarar du över att kassaboken lämnas in till SLUG innan juluppehållet och i slutet på maj för hel och halvårsbokslut att löpande bokföring förs in i kassaboken att kontinuerligt (en gång i månaden) stämma av utskottets eller föreningens pengar, kassaboken och kontoutdrag mot varandra. att alla kvitton finns i kvittopärmen på kvittomallar att kvittona stämmer överens med kassaboken kort och digipass till utskottet eller föreningen (om utskottet eller föreningen beslutat att kassören skall ha det) att kort och digipass lämnas tillbaka till SLUG när man avslutar uppdraget att aldrig ha kontanta medel löst utan alltid sätta in utskottets eller föreningens kontanter på dess konto att följa kassörhandboken Insättning och tilldelning av pengar De av Fullmäktige (Fum) eller av utskottet (gäller föreningarna) tilldelade pengarna kommer att sättas in på utskottet/föreningens konto i början av ett verksamhetsår, så snart som SLUG börjar får in pengar på sitt centrala konto, det får SLUG när kåravgifterna börjar trilla in. Fum tilldelar utskotten pengar och sen tilldelar utskotten pengar till sina föreningar, råd och grupper. När föreningarna, råden eller grupperna får sina pengar beror på när utskottet beslutar om sin budget, och när de fått pengar från SLUG centralt. Fullmäktige beslutar om hur mycket pengar utskotten skall få. Detta gör fullmäktige på fullmäktigemöte nummer fyra i slutet på vårterminen. Utskotten beslutar efter fullmäktiges beslut hur mycket föreningarna, råden och grupperna skall få. När detta beslut skall tas är upp till utskotten. Det vanligaste är att föreningarna får lämna in en äskan på hur mycket de vill ha tilldelat sig. Verksamhetsår SLUG har så kallat brutet verksamhetsår, vilket betyder att SLUGs verksamhetsår sträcker sig från 1 juli till 31 juni. I slutet på varje verksamhetsår nollställs alla konton och man börjar om från de tilldelade pengarna från Fum eller utskottet. Utbildningsvetenskapliga studentkåren vid Göteborgs universitet

4 Kvitton Kassörhandbok Sidan 3 av 8 Varje gång kassören eller någon i utskottet/föreningen köper något till utskottet/föreningen är det jätteviktigt att man ser till att få ett giltigt kvitto. Om någon har köpt något för utskottets/föreningens räkning och inte har något giltigt kvitto får eller kan man inte betala ut pengar till vederbörande. Ger kassören ut pengar utan att få kvitto kommer det inte att stämma i bokföringen i slutändan. Om det inte finns något giltigt kvitto (t ex om någon har bakat hemma och vill ha betalt för det), måste ordföranden eller kassören skriva ett kvitto på detta. Det finns kvitton på SLUGs expedition som man kan använda sig av. Det är mycket viktigt att det stämmer i utskottet eller föreningens bokföring, för att SLUGs ekonomiska redovisning i slutändan skall stämma i sin helhet. När man inhandlar varor och tjänster till utskottet eller föreningen måste man alltid köpa från ett företag, organisation etc. Man får aldrig köpa av privatpersoner, då det innebär extrakostnader i form av sociala avgifter och skatt samt arbetsgivaransvar och arbetstid för SLUGs anställda och kårstyrelse. Anlitar man en privatperson och inte ett företag medför det extrakostnader och ytterligare ansvar för studentkåren och kårstyrelsen. Anlitar man en privatperson blir betalningen till personen en lön vilket medför att personen skall skatta på den utbetalade lönen och att studentkåren måste betala sociala avgifter. För att personen skall få ut det belopp man har kommit överens om måste studentkåren lägga ut de pengar som skall skattas utöver det belopp personen blivit lovad. Att anlita en privatperson medför också juridiskt ansvar för SLUGs kårstyrelse. När man anlitar en privatperson blir det att man anställer personen för att utföra uppgiften och kårstyrelsen blir arbetsgivare för personen. Att vara arbetsgivare medför juridiskt ansvar och skyldigheter för kårstyrelsen. Detta är något som kårstyrelsen inte är bered att ta förutom för de personer som kårstyrelsen aktivt har anställt för studentkåren. Kvittopärmen För att det skall bli lättare att hitta kvittona och inte så rörigt i kvittopärmen skall kassören sätta alla kvitton på A4-papper innan de sätts in i pärmen. På A4-pappret skall det skrivas datum som gäller för kvittot, vad det inköpta skall användas till (t ex mötesfika) och en namnteckning av den som har gjort inköpet. Använd gärna SLUGs mall för kvitton. För att även göra det lättare att gå tillbaka och hitta ett kvitto, är det viktigt att man skriver ett verifikationsnummer på själva kvittot (eller A4-pappret), verifikationsnummet skall också skrivas in i kassaboken där man skriver in utgiften eller inkomsten. I kassaboken skall man också skriva in vad det inköpta skall användas till, samma text som man skriver på A4-pappret som kvittot sitter på. Detta är också viktigt för det skulle kunna finnas kvitton med samma summa på. Kassören verifierar genom att numrera kvittona i den ordning kassören för in kvittona i kassaboken, första kvittot på ett verksamhetsår numreras med nummer ett, andra nummer två osv. Helst skall kvittona också vara i datumordning. Utbildningsvetenskapliga studentkåren vid Göteborgs universitet

5 Kassörhandbok Sidan 4 av 8 Det är bra om man tar kopia på A4-pappret när man har satt på kvittot. Kvitton kan nämligen blekna med tiden. Sätt kopian ihop tillsammans med originalet. Till allt man köper måste det finnas någon form av underlag, som skall sättas tillsammans med kvittot/kvittona i kvittopärmen. Skall man köpa in något till utskottet/föreningen är det alltså viktigt att man har beslut på att det som skall köpas. Kopia på beslutet skall sättas tillsammans med kvittot. Beslutet tas antingen på ett utskotts- eller föreningsmöte eller utav utskottets/föreningens presidium om beslut om att de får ta egna beslut finns, se nedan. I beslutet/underlaget måste det framgå vilken post i er budget inköpet är tänkt att belasta. På kvittomallen där man sätter kvittot skall man också fylla i beslutsreferens, alltså på vilket möte och mötespunkt man tog beslutet. Har man ett arrangemang behöver man inte ha beslut på varje inköp utan det räcker med beslut på att man skall göra ett arrangemang och hur mycket pengar man tänker lägga på arrangemanget. När man köper mötesfika till ett möte är mötesprotokollet underlaget till att man har haft detta möte. Man behöver inte sätta in mötesprotokollet tillsammans kvittot på mötesfika, utan man har alla protokoll har man i en annan pärm. Protokollspärmen skall antingen finnas på SLUGs expedition eller lämnas in samtidigt som man lämnar in kassabok och kvittopärm. Det är viktigt att protokollen är påskrivna av en mötesordförande, sekreterare och justerare. Inom vissa utskott och föreningar kan ordförande eller några ur presidiet ta beslut på inköp och göra inköp Om detta skall kunna ske måste man i början på verksamhetsåret ta beslut på att detta får ske. Man bör också då ta beslut om att presidiet skall meddela inköpen vid nästa möte. Exempel på beslut man kan ta är att Stina Student och Lars Lärare har rätt att själva besluta om enskilda inköp där belopp ej överskrider 2000 kr, inkl moms. arrangemang Förutom att alla kvitton från ett arrangemang skall redovisas skall det även skrivas en sammanfattande redovisning. I redovisningen av ett arrangemang skall det finnas med vilket arrangemang, datum för arrangemanget, biljettpris, antalet sålda biljetter, inkomster av försäljning på arrangemanget samt alla utgifter arrangemanget hade. Det finns en mall på hur detta kan se ut. Använd gärna den. Kassabok När du eller någon har köpt något för er skall kassören skriva in beloppet i kassaboken enligt följande. Utgift = högerspalten Intäkt = vänsterspalten Utbildningsvetenskapliga studentkåren vid Göteborgs universitet

6 Kassörhandbok Sidan 5 av 8 De pengar ni får tilldelade ut fullmäktige eller utskottet måste ni skriva in som en intäkt. I kassaboken skall det skrivas in verifikationsnummer, datum för utgift/inkomst, vad det inköpta skall användas till, hur mycket inkomsten respektive utgiften är samt varifrån inkomsten kommer. Avstämning För att det inte skall bli allt för mycket arbete i halv och helårsskifte när kassabok och kvittopärm skall in till SLUGs ekonom är det viktigt att man har kontinuerlig kontroll av kvitton, kassabok och kontoutdrag. Därför skall man varje månad dra ut kontoutdrag, antingen från en bankomat eller för de som har digipass från kontoöversikten på SEBs hemsida. Man kan även be SLUGs ekonom, ordförande eller vice ordförande om kontoutdrag. Man skall stämma av det som finns på kontoutdrager mot det som är inhandlat och hur mycket pengar föreningen eller utskottet har mot kontoutdraget och den eventuella lilla handkassan man har. Alkohol Vid köp av alkohol till arrangemang är det viktigt att man följer SLUGs alkoholpolicy samt gällande lagar. Utdrag ur SLUGs alkoholpolicy - kårens pengar inte får användas till inköp av drycker med en alkoholhalt som överstiger 2,25%. med undantag att: - alkohol kan bekostas av kårens pengar där det ingår till middagen vid studentarrangemang. Mängden alkohol som ingår till middagen vid studentarrangemang får max vara ett glas fördrink, två glas vin alternativ två öl (max 50 cl) alternativ två cider (max 50 cl) till maten samt ett glas avec. - alkohol får enbart inhandlas till försäljning från detaljhandel för spritdrycker, vin, starköl eller öl vid tillställningar som kåren arrangerar för studenter. Överbliven alkohol ifrån tillställningarna skall återlämnas till detaljhandeln. - SLUG bjuder av tradition de studenter som tar examen på ett glas mousserande vin. När man köper alkohol till arrangemang/aktiviteter skall överbliven alkoholen lämnas tillbaka till detaljhandeln (detaljhandel kan till exempel vara Systembolaget). När man lämnar tillbaks alkohol och får tillbaks pengar redovisar man pengarna som en inkomst på arrangemanget. Om man mot förmodan sparar alkohol från ett arrangemang till ett annat måste det framgå i redovisningen av arrangemanget att man har använt alkohol från ett tidigare arrangemang. Det måste även framgå i redovisningen av arrangemanget där alkoholen blir över att man använder alkoholen till ett senare arrangemang. OBS detta får enbart ske om man har ett nytt arrangeman planerat inom en snar framtid. Utbildningsvetenskapliga studentkåren vid Göteborgs universitet

7 Handkassa Kassörhandbok Sidan 6 av 8 Ha så liten handkassa som möjligt. Det är viktigt att man sätter in pengarna på utskottet eller föreningens konto regelbundet för att inte ha för mycket pengar löst. Det är både för säkerhetens skulle men också för att det kommer räkningar centralt till SLUG, så som exempelvis kopiering och för att kunna betala dessa måste de finnas pengar på utskottet eller föreningens konto. Varje gång man tar ut pengar med utskottets eller föreningens bankkort är det viktigt att man spara bankomatuttagskvittot. Om du inte skulle få något kvitto så måste du skriva ett eget, det skall innehålla summa på uttaget, datum, tid och bankomat. Detta skall sättas in i pärmen på ett A4-papper. Kontinuerligt under hela verksamhetsåret är det viktigt att ha koll på inkomster och utgifter kontra budget, se också avsnittet om Avstämning. Kort och digipass Man kan som kassör få kort för inhandling från utskottets eller föreningens konto och digipass för att kunna betala och föra över pengar från utskottets eller föreningens konto. Kostnaden för kort och digipass står utskottet eller föreningen för. Man är personligt ansvarig för sitt kort eller digipass. Om man skulle tappa bort kortet och/eller digipasset kan man beställa ett nytt från SEB. Det gör man genom att själv kontakta ett SEBkontor. Har du tappat bort ditt kort kan du ringa för att spärra det. När man avslutar sitt uppdrag skall man lämna in sitt kort och digipass till SLUG. Bokslut Kassaboken och pärmen med alla kvitton skall lämnas in till SLUGs ekonom före juluppehållet och i slutet på maj. Detta för att SLUGs ekonom skall kunna göra hela studentkårens halv och helårsbokslut i tid. Kommer inte pärmen in i tid drar bokslutet ut på tiden och det kan kosta studentkåren pengar hos revisorerna. Självklar skall denna handbok inte vara istället för att fråga SLUGs ekonom Rudi Molki, utan endast som verksamhetsmall för kassörerna. Ni är alltid välkomna att fråga om det är något ni undrar över eller om ni har synpunkter på hur något ni tycker kan förbättras. Bättre att fråga en gång för mycket än inte alls. SLUGs ekonom Rudi Molki kan ni nå på , rudi.molki@slug.gu.se eller kom in på expeditionen. Utbildningsvetenskapliga studentkåren vid Göteborgs universitet

8 Lathund Kassörhandbok Sidan 7 av 8 Alla kvitton skall sättas upp på ett A4-papper Till alla inköp måste det finnas beslutunderlag, detta skall sättas tillsammans med kvittot i kvittopärmen. För in utgifter och inkomster i kassaboken i anslutning till att man får kvittot. Ge aldrig ut pengar till någon som har lagt ut för ett inköp innan du har fått kvittot Ha så liten handkassa som möjligt. Det är viktigt att man sätter in pengarna på utskottet eller föreningens konto regelbundet för att inte ha för mycket pengar löst. Skriv alltid en sammanfattande redovisning av arrangemang som anordnats. Man får aldrig köpa något från privatperson/personer utan alla inköp skall ske från företag/organisationer. Kassabok och kvittopärm skall in för halv- och helårsbokslut till SLUGs ekonom före juluppehållet och i slutet på maj. Utbildningsvetenskapliga studentkåren vid Göteborgs universitet

9 Kassörhandbok Sidan 8 av 8 Kvittomallar Dessa mallar skall användas i redovisning. De finns att kopiera upp på SLUGs kårexpedition. Utbildningsvetenskapliga studentkåren vid Göteborgs universitet

10 Verifikationsnummer: vid inköp Utskott/förening Aktivitet (vid inköp) Inköp Kostnadsställe Beslutsreferens Handkassan 0 Kort 0 Signatur (kassör/ordförande) Plats för kvitto

11 Verifikationsnummer: vid inköp Denna blankett är till för när en kassör eller annan (ex ordförande eller person ansvarig för ett arrangemang) som har kort eller handkassa kopplat till ett utskott eller förening. Utskott/förening Aktivitet Vilket utskott eller förening är det som har redovisningen gäller? (vid inköp) vid inköpet, alltså det som står på kvittot! Vad är det för aktivitet redovisningen gäller? Inköp Vad är det man har köpt? Kostnadsställe Beslutsreferens Vad är det för kostnadsställe i er budget är det som belastas? Här fyller man i på vilket möte och mötespunkt man tog beslutet om inköp Handkassan 0 Signatur (kassör/ordförande) Kort 0 Om man har gjort inköpet med handkassa eller kort Signatur av dig som är kassör eller annan person, den som gjort inköpet med kort eller handkassa skall signera här Plats för kvitto

12 Verifikationsnummer: vid utlägg Utskott/förening Aktivitet (vid inköp) Inköp Kostnadsställe Beslutsreferens Utbetalat till, namn (när den som lagt ut får pengarna) Signatur (kassör) Signatur (den som har lagt ut) Plats för kvitto

13 Verifikationsnummer: vid utlägg Denna blankett är till för person som har köpt något till ett utskott eller förening och lagt ut egna pengar. Denna blankett fylls i och signeras när den som har lagt ut pengar får pengar från kassören. Vilket utskott eller Utskott/förening förening är det som har redovisningen gäller? (vid inköp) vid inköpet, alltså det som står på kvittot! Aktivitet Vad är det för aktivitet utlägget gäller? Inköp Vad är det man har köpt? Var är det för kostnadsställe i er budget är Kostnadsställe det som belastas? (fylls i av kassören) Här fyller man i på vilket möte och Beslutsreferens mötespunkt man tog beslutet om inköp Skriv här vem är det som har Utbetalat till, namn gjort utlägget, namn. på när den som lagt ut får pengarna Signatur av kassör/ordförande Signatur av den som Signatur (den som har lagt ut att den har Signatur (kassör) som ger ut pengar har lagt ut) fått pengar Plats för kvitto

14 Verifikationsnummer: inkomster Utskott/förening Aktivitet (för aktivitet) Inkomstställe Biljettpris Antal sålda biljetter Signatur (biljettansvarig) Kopia på biljett Häftad eller tejpad fast Kopia på affisch eller inbjudan Om den ej får plats här, häfta fast den ihop med denna redovisningslapp

15 Verifikationsnummer: inkomster Denna blankett används för att redovisa inkomster av biljettförsäljning/entré för en aktivitet/arrangemang. Blankett fylls i och signeras av den som är ansvarig. Vilket utskott eller förening är det som Utskott/förening har inkomsterna? Vad är det för aktivitet Aktivitet inkomsterna kommer ifrån? då aktiviteten (för aktivitet) ägde rum Inkomstställe Biljettpris Var i er budget skall denna inkomst? Hur mycket en biljett kostar Antal sålda biljetter Hur många biljetter ni har sålt Signatur (biljettansvarig) Signatur av den som är ansvarig för försäljningen av biljetterna Kopia på biljett Häftad eller tejpad fast Kopia på biljetten måste finnas, har man inga biljetter till aktiviteten skall en gästlista finnas med deltagarna på aktivteten. Kopia på affisch eller inbjudan Om den ej får plats här, häfta fast den ihop med denna redovisningslapp Kopia på affisch eller inbjudan måste finns med i redovisningen.

16 aktivitet Utskott/förening Aktivitet Inkomst biljetter Försäljning av Summa inkomster Utgifter Summa utgifter Totalt

17 aktivitet Denna blankett för att redovisa en sammanställning av en aktivitet. Här redovisas aktivitetens inkomster och utgifter samt det ekonomiska resultatet. Utskott/förening Vilket utskott eller förening är det som har inkomsterna? Aktivitet Vad är det för aktivitet man skall göra? då aktiviteten ägde rum Inkomst biljetter Hur mycket inkomsten var av biljettförsäljningen Försäljning av av inkomster av försäljning man haft Summa inkomsterna man Summa inkomster haft på aktiviteten Utgifter Här skriver man alla utgifter man haft på aktiviteten Summa utgifter Totalt Summa utgifter man haft på aktiviteten Här skriver man hur mycket aktiviteten gick plus alternativt gick minus

18 alkoholförsäljning Utskott/förening Aktivitet Vara Försäljningspris Antal Inkomst Totalt

19 alkoholförsäljning Denna blankett för att redovisa försäljningen av alkohol vid en aktivitet. Utskott/förening Vilket utskott eller förening är det som har inkomsterna? Aktivitet Vad är det för aktivitet man har gjort? då aktiviteten ägde rum Vara Försäljningspris Antal Inkomst Vilken sorts alkohol Styckpriset vid försäljning* Hur många man sålde Summa inkomster för en vara Totalt Total inkomst på alla alkoholförsäljning * ingår alkohol i ett biljettpris, t ex vid en sittning, specificerar man här den del av biljettpriset som utgörs av alkohol