Business Communications Manager SWCA-knappar (System-wide Call Access) Funktioner

Transkript

1 Business Communications Manager SWCA-knappar (System-wide Call Access) Funktioner 2002 Nortel Networks P Utgåva 01

2 Om SWCA-knappar (System-wide Call Appearance) SWCA-funktionen (System-wide Call Appearance) gör att du kan parkera inkommande och utgående samtal på Business Communications Managersystemet och samtidigt visa samtalen för en grupp med telefoner. När du använder den här funktionen frigörs den linje som används av samtalet så att en annan användare kan ta upp samtalet på en telefon som har tilldelats samma SWCA-knappar. Obs! Telefonen måste a en ledig intercom-knapp för att ta upp SWCAsamtal. Det hjälper om telefonens knappar har etiketter så att de identifierar vilken kod som har använts för att programmera knappen (se diagrammet nedan) Tilldela SWCA-knappar Linje 1 Linje 2 SWCA1 SWCA2 SWCA3 SWCA4 SWCA5 SWCA6 Om det går ska du tilldela samma uppsättning med knappar till samma SWCA-användarkoder för alla telefoner i samtalsgruppen. Du kan ge knapparna vilka namn som helst, men det är bra om den identifierar SWCAkoden som sparats på knappen. Om du vill ta reda på vilken kod som har tilldelats en knapp använder du knappförfrågan ( ). Ange etiketten för SWCAknapparna Telefonknapp SWCA-kod fi fi fi fi fi fi fi fl fi fi fi fi fi fi fi fi fi fi fi fl Sid. 2

3 Lägga till SWCA-knappar på telefonen SWCA-knappar kan tilldelas av systemadministratören till en grupp med telefoner. Varje användare kan också tilldela dessa knappar på sina egna telefoner: 1 Knappa in 2 Välj en minnesknapp med en indikator 3 Ange en SWCA-kod ( fi till fi fi) Hantera samtal med SWCA-knappar Ta emot ett samtal och koppla det till en SWCA-knapp Systemadministratören kan berätta hur systemet fungerar: Systemet kan vara programmerat på något av följande sätt: 1 Ett inkommande samtal kopplas automatiskt till en ledig SWCA-knapp när det besvaras. För att parkera samtalet trycker du på SWCAknappen en andra gång. 2 Tryck på en ledig SWCA-knapp för att parkera samtalet på den knappen. 3 När du trycker på parkeras samtalet på en ledig SWCA-knapp. Svara på ett annat samtal: Det ursprungliga samtalet parkeras automatiskt på en ledig SWCA-knapp. För att detta ska fungera måste systemet vara inställt på automatisk parkering ( ). Du kan också göra något av följande för att parkera samtalet: 1 Medan samtalet är aktivt, knappa in SWCA-koden som motsvarar den knapp där du vill parkera samtalet. Se Lägga till SWCA-knappar på telefonen på sidan 3. Sid. 3

4 2 Medan samtalet är aktivt, knappa in fi för att söka efter nästa tillgängliga SWCA-kod (som tilldelats till telefonen). Om systemet hittar en tillgänglig kod associeras samtalet till koden. Tryck på eller tilldelad SWCA-knapp för att parkera samtalet. Om ingen kod är tillgänglig förblir samtalet aktivt enbart på din linje. Parkera samtalet tills en SWCA-knapp blir tillgänglig. Om samtalet redan har associerats till en SWCA-kod (under samtalets livslängd) parkeras det på den koden igen. Inga programmerade SWCA-knappar Du behöver inte ha SWCA-knappar programmerade på telefonen för att ta upp ett parkerat SWCA-samtal. Du kan också ta upp ett parkerat samtal på en SWCA-knapp genom att ange SWCA-koden ( fi till fi fi) som användes för att parkera samtalet. För att detta ska fungera måste emellertid den person som parkerade samtalet använda andra funktioner för att ange var samtalet är parkerat, t.ex. personsökning fl, röstsamtal flfl eller meddelanden. Inkommande samtal kopplas till en SWCA-knapp Linje 1 Linje 2 SWCA1 SWCA2 SWCA3 SWCA4 SWCA5 SWCA6 I detta exempel kommer samtalet till linje 1 och vidarekopplas automatiskt till SWCA1 (den första lediga SWCAknappen). Den fyllda indikatorn bredvid SWCA1 och bredvid linjeknappen anger att samtalet är aktivt på denna telefon och att det inte har parkerats ännu. På alla övriga telefoner i gruppen är indikatorn bara fylld bredvid SWCA1. Linjeknapparna för övriga telefoner är lediga att ta emot flera samtal. Om du trycker på SWCA1 igen för att parkera samtalet försvinner linjeindikatorn och indikatorn bredvid SWCA1 börjar blinka på alla telefoner i gruppen för att ange att samtalet är tillgängligt att besvaras. Sid. 4

5 Parkera samtal med SWCA-knappar Om ett samtal inte parkeras automatiskt på en SWCA-knapp när du trycker på Parkera, parkeras det endast på din telefon på den linje som det kom in på. När du vill göra samtalet tillgängligt för gruppen måste du frigöra samtalet (tryck på ) och tryck sedan på en ledig SWCA-knapp. Samtalet parkeras på den SWCA-knapp som du väljer och den linje som samtalet kom till blir ledig. Tillfälligt parkerade samtal Systemet kan konfigureras så att SWCA-knappen frigörs när ett parkerat samtal besvaras. I detta fall måste en person som svarar på ett samtal och sedan vill parkera det på nytt använda en av de manuella metoderna som beskrivs ovan för att parkera samtalet på en ledig SWCA-knapp. Systemet kan konfigureras så att det behåller samtalet på samma SWCAknapp under samtalets livslängd, dvs. tills någon lägger på, oavsett av hur många gånger som samtalet besvaras och parkeras. Inga tillgängliga SWCA-knappar Om alla SWCA-knappar är upptagna och du får ett nytt samtal kan du göra följande: 1 Parkera samtalet tills en SWCA-knapp 2 Knappa in en SWCA-kod som inte är blir ledig. Detta gör du genom att helt associerad till en knapp på telefonen. enkelt ta upp samtalet. Då parkeras det Om du kopplar ett samtal till en kod som första samtalet automatiskt på telefonen. inte visas på telefonen ska du använda personsökning, röstsamtal eller meddelanden för att underrätta gruppen eller någon annan person att det finns ett samtal som väntar och ange på vilken kod det har parkerats. Ta upp ett samtal från en SWCA-knapp Om indikatorn bredvid en SWCA-knapp blinkar kan du ta upp samtalet genom att lyfta på telefonluren och trycka på den SWCA-knapp som är kopplad till indikatorn, eller genom att knappa in SWCA-koden som är associerad med den knappen. Sid. 5

6 Linje 1 Linje 2 SWCA1 SWCA2 SWCA3 SWCA4 SWCA5 SWCA6 I detta exempel hämtades ett samtal som var parkerat på SWCA1 av en användare som tryckte på SWCA1-knappen. Den blinkande indikatorn bredvid SWCA1 blir fylld. Dessutom visas en fylld indikator bredvid en av intercom-knapparna. På alla övriga telefoner i gruppen är indikatorn fylld bredvid SWCA1 för att ange att samtalet har besvarats och att det är aktivt. Om du inte är säker på vilket samtal du ska ta upp kan du använda någon av följande koder för att ta reda på vilket samtal som har varit parkerat längst eller vilket samtal som parkerades senast: 1 fi tar upp det äldsta SWCA-samtalet. På alla övriga telefoner i gruppen blir indikatorn fylld för att ange att samtalet är aktivt. 2 fi tar upp det senaste SWCA-samtalet. På alla övriga telefoner i gruppen blir indikatorn fylld för att ange att samtalet är aktivt. Obs! Dessa koder fungerar bara för telefoner som har definierade SWCA-knappar, och systemet söker bara igenom de koder som har tilldelats för den telefonen. Andra funktioner som påverkar SWCA-användning SWCA-samtal som går över en tidsgräns Om ett samtal förblir parkerat och obesvarat på en SWCA-knapp längre än en förinställd tidsgräns (timer för parkering), tas det parkerade samtalet upp från SWCA-knappen och ringer igen på den telefon där det parkerades senast. Utgående samtal Du kan också parkera utgående samtal på en SWCA-knapp. Om systemet är konfigurerat att automatiskt koppla samtal till en SWCA-knapp, kopplas samtalet till en knapp så fort det besvaras. Annars kan du trycka på en ledig SWCA-knapp eller Parkera under samtalets gång för att parkera det på en SWCA-knapp. Detta gör samtalet tillgängligt för övriga användare i gruppen och frigör din intercom eller linje. Sid. 6

7 Automatisk parkering Din telefon måste vara inställd på automatisk parkering så att ett samtal parkeras automatiskt om du svarar på ett annat samtal. Om telefonen inte är aktiverad för automatisk parkering använder du för att ändra inställningen. Vidarekoppla samtal Om du vidarekopplar samtalet till en telefon som inte har samma inställning av SWCA-knappar, försvinner samtalet från SWCA-knappen på din telefon när samtalet vidarekopplas. Om samtalet ska kopplas om till din grupp anger den person som besvarade samtalet en SWCA-kontrollkod som är associerad till din grupp för att koppla tillbaka samtalet till SWCA-knappen på din telefon. Konferenssamtal Ett konferenssamtal kan inte parkeras på en SWCA-knapp. Du kan inte skapa ett konferenssamtal med ett samtal som är parkerat på en SWCA-knapp. Så här skapar du ett konferenssamtal med ett samtal som är parkerat på en SWCA-knapp: 1 Tryck på SWCA-knappen för att ta upp samtalet. 2 Tryck på. 3 Tryck på för att skapa konferensen. Om ett konferenssamtal skapas från två SWCA-associerade samtal och en vidarekoppling görs genom att den som skapar konferensen frigör samtalet, blir det kvarvarande samtalet mellan de två konferensdeltagarna slav. Samtalet blir då endast associerat till de SWCA-knappar (om några) som redan är associerade på slavarna. Om ett konferenssamtal skapas från två SWCA-associerade externa samtal och sedan en vidarekoppling görs genom att den som skapar konferensen frigör samtalet, blir det kvarvarande samtalet mellan linjerna/huvudlinjerna inte associerat med någon SWCA-knapp. Sid. 7