för växeltelefonister

Transkript

1 Arc Enterprisekonsolen för växeltelefonister Snabbreferens Version 5.1

2 Arc Solutions (International) Ltd. Med ensamrätt Ingen del av denna dokumentation får reproduceras i någon form och på något sätt eller användas i någon form av återgivning (t.ex. översättning, ombildning eller anpassning) utan tillstånd från Arc Solutions (International) Limited. Arc Solutions (International) Limited förbehåller sig rätten att vid olika tidpunkter revidera detta dokument och ändra dess innehåll utan att Arc Solutions (International) Limited har någon förpliktelse att meddela om sådana revideringar eller ändringar. Cisco är ett registrerat varumärke som tillhör Cisco, inc. Om inget annat anges är alla registrerade varumärken som tillhör Arc Solutions (International) Limited registrerade i Storbritannien och kan men behöver inte vara registrerade i andra länder. Alla varumärken vidkänns Europa Amerika Asien/Stillahavsområdet Mellanöstern och Afrika Arc Solutions (International) Ltd. Innovation House Pincents Lane, Reading, Berkshire. RG31 4UH T: +44(0) f: +44(0) Arc Solutions (International) Inc. Research Triangle Park 4819 Emperor Blvd Durham North Carolina T: f: Arc Solutions (International) Ltd. 2 Marks Street Naremburn NSW 2065 Australia T: F: +61 (0) Mettoni FZE Room D306 Dubai Silicon Oasis PO Box Dubai. U.A.E. T: F: e: info@arcsolutions.com e: inquiries@arcsolutions.com e: info@arcsolutions.com e: info@arcsolutions.com Support eller +44(0) utanför Storbritannien Support Support eller +44(0) Support +44(0) Ett företag som tillhör Mettoni Limited 1:a utgåvan, juni 2008 support för version 5.0.x medföljer 2:a utgåvan, augusti 2009 med stöd för version 5.1 3:e utgåvan, juni 2010 Stöd för version Författare: Mark Kent Tryckt i England Utrustningen uppfyller alla relevanta villkor om den används enligt instruktionerna i handboken. V5.1.2a_PR0610

3 Arc Enterprise Operator Attendant Console- Snabbreferens Följande dokument är en snabbreferens för växeltelefonister som använder Arc Enterprise Operator Attendant Console. Kolumnen till höger på sidan anger vilka tangenter som ska användas för att utföra en process. 5.1 Besvara samtal Den vanligaste metoden är att välja nästa samtal som har högst prioritet Tryck på tangenten Besvara nästa. (PLUS +) Samtals uppgifterna visas i fältet Aktiva samtal. (F7) Uppringaren är i systemet. En del köer måste eventuellt konfigureras så att det går att svara automatiskt. Dessa samtal visas direkt i fältet Aktiva samtal (F7). Uppringaren är i systemet. 5.2 Överflytta ett samtal Osynlig överflyttning Samtalsuppgifterna visas i fältet Aktiva samtal. (F7) Med siffertangenterna på tangentbordets högra sida slår du anknytningsnumret. Tryck på tangenten Koppla för att ringa upp. (RETUR) Om anknytningen har en närvarostatus inställd kan ett fönster med närvaro och linjestatus visas. Det finns olika alternativ för att genomföra överflyttningen. Tryck på tangenten Koppla igen för att frigöra linjen. (RETUR) Samtalet visas inte längre på konsolen. Hämta när ingen svarar Om ingen på anknytningen svarar visas samtalet igen i fältet Samtalsförlopp efter timeout. (F5) Välj i fältet Samtalsförlopp. (F5) Tryck på tangenten Hämta. (PAGE DOWN) Samtalet visas igen i fältet Aktiva samtal. (F7) Uppringaren är i systemet. Meddela/rådfråga om överflyttning Samtalsuppgifterna visas i fältet Aktiva samtal. (F7) Med siffertangenterna på tangentbordets högra sida slår du anknytningsnumret. Tryck på tangenten Koppla för att utföra uppringningen. (RETUR) Om anknytningen har en närvarostatus inställd kan ett fönster med närvaro och linjestatus visas. Det finns olika alternativ för att genomföra överflyttningen. Dröj kvar på linjen och meddela om samtalet. Arc Enterprise-konsolen för växeltelefonister - Snabbreferens 5-1

4 Inget svar Tryck på tangenten Avbryt rådfrågning för att återgå till uppringaren (MINUS -) Accepterat Tryck på tangenten Koppla igen för att frigöra linjen. (RETUR) Samtalet visas inte längre på konsolen. Avvisat Tryck på tangenten Avbryt rådfrågning för att återgå till uppringaren. (MINUS -) Om den uppringda personen vill ha mer information Tryck på Växla för att återgå till uppringaren. (PLUS +) Tryck på Växla för att återgå till personen som blivit uppringd. (PLUS +) Koppla samtal Med personen som blivit uppringd i systemet. Tryck på tangenten Koppla för att frigöra linjen. (RETUR) Samtalet visas inte längre på konsolen. 5.3 Väntkoppla och hämta samtal Väntkoppla ett samtal Under ett aktivt samtal. (F7) Tryck på tangenten Väntkoppla. (PAGE DOWN) Samtalet markeras i fältet Samtalsförlopp. (F5) Väntkoppla ett samtal med noteringar Markera det samtal du vill väntkoppla i fältet Aktiva samtal. (F7) Tryck på tangenten Väntkoppla med anmärkningar. (PAGE UP) Samtalet markeras i fältet Samtalsförlopp. (F5) Hämta ett samtal Välj i fältet Samtalsförlopp. (F5) Tryck på tangenten Hämta. (PAGE DOWN) Samtalet visas igen i fältet Aktiva samtal. (F7) Uppringaren är i systemet. 5.4 Parkera samtal Se till att det aktuella samtalet är markerat i fältet Aktiva samtal. (F7) Ring anknytningsnumret som är upptaget. När det tutar upptaget visas ordet UPPTAGET i visningsfönstret. Tryck på tangenten Parkering. (INSERT) Samtalet visas inte längre på konsolen. 5-2

5 Hämta ett samtal När timeout har nåtts för parkeringen och om uppringaren fortfarande väntar på den upptagna anknytningen visas samtalet igen i fältet Samtalsförlopp (F5). Välj i fältet Samtalsförlopp. (F5) Tryck på tangenten Hämta för att hämta samtalet. (PAGE DOWN) Uppringaren visas igen i fältet Aktiva samtal så att växeltelefonisten kan rådgöra med uppringaren - om personen vill fortsätta att vänta. Slå anknytningsnumret som är upptaget. När det tutar upptaget visas ordet UPPTAGET i visningsfönstret. Slå anknytningsnumret för att parkera samtalet till den upptagna anknytningen. Tryck på tangenten Parkering. (INSERT) Samtalet visas inte längre på konsolen. Om uppringaren redan har gått med på att vänta tills den uppringda personen blir ledig när samtalet visas igen efter timeout (F5) Välj i fältet Samtalsförlopp. Tryck på tangenten Återupprätta. (DELETE) Samtalet parkeras igen. 5.5 Felslagna nummer Tryck på tangenten Sifferkorrigering. (Backsteg) Siffran raderas. 5.6 Konferenssamtal Telefonisten kan starta en konferens med tre personer, uppringaren, telefonisten och en tredje person. Välj ett samtal från området Aktiva samtal. Välj den anknytning som ska läggas till i konferensen från telefonboken (eller skriv in numret) Tryck på knappen Starta konferens. (End) När den tredje personen är ansluten och du är klar att starta samtalet trycker du på knappen Konferens. (End) När Konferensledare visas i området Aktiva samtal kan telefonisten koppla bort sig från samtalet. Eller Välj ett samtal från området Aktiva samtal. Högerklicka på önskad anknytning i telefonboken och välj Starta konferens. Välj nästa person och tryck på knappen Konferens. När Konferensledare visas i området Aktiva samtal kan telefonisten koppla bort sig från samtalet. 5.7 Parkera samtal Placera ett samtal i en parkeringsposition Markera det samtal du vill parkera i fältet Aktiva samtal. (F7) Tryck på tangenten Parkera. (HOME) Nästa tillgängliga parkeringsposition används och börjar lysa grönt. Arc Enterprise-konsolen för växeltelefonister - Snabbreferens 5-3

6 Hämta före timeout Slå parkeringspositionsnumret. Tryck på tangenten Koppla. (RETUR) Samtalet visas igen i fältet Aktiva samtal. (F7) Uppringaren är i systemet. Hämta vid timeout Välj i fältet Samtalsförlopp. (F5) Tryck på tangenten Hämta. (PAGE DOWN) Samtalet visas igen i fältet Aktiva samtal. (F7) Uppringaren är i systemet. 5.8 Ringa samtal - internt Slå önskat nummer på det numeriska tangentbordet. Tryck på tangenten Koppla för att ringa. (RETUR) Samtalet visas i fältet Aktiva samtal. (F7) Tillståndet ändras från Ringer till Talar när någon svarar. 5.9 Rensa samtal Avsluta ett samtal när uppringaren har fått ett svar på sin förfrågan. Välj i fältet Aktiva samtal. (F7) Tryck på tangenten Rensa. (RETUR) Samtalet visas inte längre på konsolen Kortnummer Använda kortnummer Markera och dubbelklicka på önskat kortnummer. Lägga till kortnummer Du kan göra det på två olika sätt: Markera och dra önskad kontakt till fältet Kortnummer med hjälp av musen. Posterna i detta fält sorteras i bokstavsordning. Eller Peka på fältet Kortnummer och högerklicka för att välja Lägg till kortnummer. Skriv in Nummer, Namn och Namn på företag för kontakten. Klicka på OK. Kortnummer kan vara privata eller offentliga (visas för alla växeltelefonister). Ta bort kortnummer Markera det kortnummer du vill ta bort. Högerklicka och välj Ta bort kortnummer. Välj Ja i bekräftelsemeddelandet. Redigera kortnummer Markera det kortnummer du vill redigera. Högerklicka och välj Redigera kortnummer. Redigera Nummer, Namn och Namn på företag efter behov. Klicka på OK. 5-4

7 5.11 Lateral sökning (CTRL+F2) Används när en kontakt är markerad i den interna eller externa telefonboken. Öppna Lateral sökning (CTRL+F2) Välj en alternativ kontakt i urvalet som visas (RETUR) Tryck på Esc för att stänga skärmen Lateral sökning (ESC) Konfigurera Lateral sökning Ställ in fältet Önskad lateral sökning genom att ange kriterier i Inställningar. (Alternativ/Inställningar och därefter fliken Filtrera sökning). Välj i antingen Avdelning eller Förnamn/Efternamn. Om du väljer Ingen inaktiveras funktionen Närvaro Visa närvaro och linjestatus Välj en kontakt i den interna/externa telefonboken Tryck på knappen BLF, Närvarostatus och Alternativa nummer (F2) Ett fönster med statusinformation visas. Beroende på konfigurationen kan kontakten även ha alternativa nummer. Om ett alternativt nummer väljs Ett rådfrågningssamtal till den anknytningen inleds om du trycker en gång på Koppla. (Enter) Tryck på Koppla två gånger för att göra en osynlig överflyttning till den anknytningen. (Enter)+(Enter) Trycker du på Personsök parkeras samtalet och ett personsökningsmeddelande skickas. (Ctrl)+(P) Följande samtalsalternativ är tillgängliga via knappar och musklickningar:- Besvara samtal, Rensa samtal, Rådfrågningsöverflyttning, Osynlig överflyttning, Flytta till röstbrevlåda, Väntkoppla, Väntkoppla med anmärkningar, Starta konferens, Parkera samtal, Personsök, Seriesamtal. Avbryt genom att klicka på Stäng. Visa kalender (Beroende på installerad produkt och konfiguration) Välj Kontakt i Intern/extern telefonbok Öppna Kalender för att visa möten (CTRL+L) Visa CUPS-information (Beroende på installerad produkt och konfiguration) Välj en kontakt i den interna telefonboken. För musmarkören över en bild som anger närvarostatus. Uppgifter om närvarostatus visas Arc Enterprise-konsolen för växeltelefonister - Snabbreferens 5-5

8 5.13 Alternativa nummer Visa alternativa nummer för en kontakt Välj en kontakt i den interna/externa telefonboken Tryck på Alternativa nummer för att visa de alternativa kontakter som är tillgängliga. (CTRL+F12) Välj en alternativ kontakt. Välj sedan något av följande alternativ: Ett rådfrågningssamtal till den anknytningen inleds om du trycker en gång på Koppla. (Enter) Tryck på Koppla två gånger för att göra en osynlig överflyttning till den anknytningen. (Enter)+(Enter) Trycker du på Personsök parkeras samtalet och ett personsökningsmeddelande skickas. (Ctrl)+(P) Följande samtalsalternativ är tillgängliga via knappar och musklickningar:- Besvara samtal, Rensa samtal, Rådfrågningsöverflyttning, Osynlig överflyttning, Flytta till röstbrevlåda, Väntkoppla, Väntkoppla med anmärkningar, Starta konferens, Parkera samtal, Personsök, Seriesamtal. Avbryt genom att klicka på Stäng. 5-6

9 Exempel på skärmelement Följande bilder visar olika element på skärmbilden som utgör Arc Enterprise Operator Attendant Console. Skärmbildernas layout påverkas av installations- och konfigurationsinställningarna och kan ha ett annat utseende när de distribueras till växeltelefonisterna. Arc Enterprise-administratören kan bistå dig med anpassade inställningar. LAYOUT FÖR FULLSTÄNDIG KONSOLSKÄRMBILD FÄLTET INKOMMANDE SAMTAL (F8) Växeltelefonisten trycker på Besvara nästa (Plus +) för att svara på det samtal i fältet som har högst prioritet. Flaggorna med olika färger visar olika hälsningar. Arc Enterprise-konsolen för växeltelefonister - Snabbreferens 5-7

10 FÄLTET AKTIVA SAMTAL (F7) Uppringaren flyttas till växeltelefonistens fält för aktiva samtal och kommer där att ingå i systemet. Om kön har konfigurerats för automatiska svar visas samtalet genast i fältet Aktiva samtal och uppringaren är i systemet. FÄLTET SAMTALSFÖRLOPP (F5) När uppringaren har väntkopplats eller har aktiverats igen efter timeout efter Inget svar, Parkering eller Parkera, visas samtalet i fältet Samtalsförlopp. I detta exempel visas hur det ser ut när det finns flera samtal i fältet och växeltelefonisten har markerat det samtal som står på tur. FÄLTET PARKERADE SAMTAL Alla samtal som har parkerats grupperas efter anknytningsnummer (t.ex. 4041) tills personen med det anknytningsnumret svarar på uppringningen. Växeltelefonisten kan se vilka samtal som har parkerats och statusen för varje samtal. 5-8

11 BLF, NÄRVAROSTATUS OCH LINJESTATUS När telefonisten överflyttar samtal till anknytningar med närvarostatus kan ett meddelande visas som informerar användaren om att personen som samtalet vidarekopplas till har en närvarostatus inställd. På bilden nedan visas skärmen Sammanfattning. Du kan välja vart och ett av de tillgängliga närvaroalternativen för mer information. Du kan också gå till denna skärm genom att trycka på F2 på en kontakt i den interna telefonboken. Vid statusen BLF visas inte detta meddelande. Detta har gjorts avsiktligt för att möjliggöra röstbrevlåda eller vidarekoppling. Det finns olika alternativ för att genomföra överflyttningen, till exempel Samtal, Rådfrågningsöverflyttning, Osynlig överflyttning, Flytta till röstbrevlåda, Väntkoppla, Väntkoppla med anmärkningar, Starta konferens, Parkera samtal och Sök. Arc Enterprise-konsolen för växeltelefonister - Snabbreferens 5-9

12 Konsol med klassiskt eller förbättrat utseende I version går det att välja att köra konsolen med klassiskt eller förbättrat utseende. Ändra utseendet på Visa-menyn genom att växla Klassiskt utseende av/på. Det här är det första steget i en planerad uppdatering av Arc Premium-konsolens användargränssnitt till ett utseende som är inspirerat av den senaste utvecklingen av operativsystem. Fler ändringar görs de kommande åren som ska ge helt nya program och upplevelser till våra användare. 5-10